Vaihtamalla paranee Kokemuksia uuden HR-järjestelmän käyttöönotosta Case VTI Technologies Oy ja Mortti Uudista ja Uudistu messut 29.9.2011 Riitta Talvenlahti HR Manager
Tervetuloa! Esityksen sisältö: Case esimerkki Sympa HR-järjestelmän käyttöönoton taustoista ja toteutuksesta VTI Technologies Oy:ssä. Käyttöönotto tapahtuu vaiheittain vuoden 2011 loppuun mennessä, eli järjestelmä ei ole kokonaisuudessaan vielä valmis.
VTI in Brief VTI's 3D MEMS solutions improve safety, quality of life and efficiency Consumer Electronics Medical Transportation Other applications FACTS MEMS Pioneer since over 20 years World s largest independent provider of MEMS sensors Turnover approx. 75 MEUR (2010) Over 35 million sensor elements/a ISO14001, ISO9001, TS16949 Headquartered in Finland Sales offices in China, Germany, Japan and USA Worldwide distributor network
What is 3D MEMS? MEMS = Micro Electro Mechanical Systems Shaping silicon into three-dimensional structures, encapsulation, and contacting for easy mounting and assembly An advanced sensor can be made of a tiny piece of silicon, capable of measuring acceleration in three orthogonal directions. VTI's proprietary technology offers excellent sensor accuracy small unit size low power consumption robustness.
MEMS Solutions to Measure acceleration acceleration inclination inclination shock shock vibration vibration angular rate angular rate pressure pressure
Our People: Small Sensors, Big Skills VTI's success is based on competent, responsible and quality-consciousness personnel According to the annual job satisfaction surveys VTI people appreciate positive work athmosphere, good opportunity to professional challenges and personal development. Number of employees approx. 700 (2011)
FACTS Clean Room Manufacturing Clean Room Class ISO 4 ISO 8 Highly automated 3D MEMS element and component manufacturing Extensive testing ti capabilities Business process based quality system ISO TS-16949 (incl. ISO 9001) Environmental management system ISO 14001 Six Sigma principles
Global Presence Supported by a Network of Distributors VTI Finland (HQ) VTI Japan VTI North America VTI Germany VTI Asia
Miksi VTI:ssä haluttiin uusi HR Miksi VTI:ssä haluttiin uusi HRjärjestelmä?
Kasvavassa organisaatiossa kiinnitettävä huomiota HR-prosesseihin ja niitä tukeviin työkaluihin VTI:n voimakas kasvu asettaa uudenlaisia vaatimuksia paitsi HR-prosesseille, myös niitä tukeville järjestelmille ja työkaluille VTI:n vanha, sinänsä hyvä HR-järjestelmä ei vastannut enää odotuksiin toivotulla tavalla Myös palkkaprosessin toimivuudessa todettiin olevan parantamisen varaa Palautetta saatiin myös henkilöstöltä vuosittaisessa HUPOssa eli ilmapiirimittauksessa Johtoryhmän päätöksella uuden HR-järjestelmän j hankintaa ja palkkahallinnon uudistamista lähdettiin edistämään jo vuoden 2010 lopussa. Projekti näiden kahden käyttöönoton osalta käynnistyi huhtikuussa 2011 ja sai työnimekseen "Teho-osasto".
Miksi uusi HR-järjestelmä? Suoriutumisen arviointi Roolikuvaus Osaamisen arviointi Tavoiteasetanta Kehityssuunnitelma Työuhteen historiatieto Palkkatiedot MANUAALINEN Excel MANUAALINEN Excel MANUAALINEN Word Vanha HR-järjestelmä Vanha HR-järjestelmä MANUAALINEN / vanha HR-järjestelmä MANUAALINEN ei yhteyttä palkanlaskentaan Vie aikaa Byrokraattista Ei systemaattista arkistointia Henkilötason "kokonaiskuvaa" vaikea hahmottaa ja hallita Eri prosessien välinen linkitys puuttuu Lähes kaikki päivitykset yhden HR-henkilön vastuulla Estää tehokasta implementointia!!
Miten uuden HR järjestelmän Miten uuden HR-järjestelmän hankinta eteni?
Ydinkysymykset: Mitä tarvitsemme, kenet haluamme kumppaniksemme? Kartoitimme johdon, esimiesten, henkilöstön ja HR:n tarpeita uuteen HRjärjestelmään liittyen Määrittelimme tärkeimmät toiminnallisuudet, joita järjestelmältä edellytimme Monipuolisuus, kaikki olennaiset HR-prosessit dokumentointeineen ja hyväksyntineen saatava järjestelmän j piiriin "sähköisinä" Mahdollisuus luoda toiminnallisuuksia prosessi "edellä", ei järjestelmän teknisten vaatimusten orjana Yhteys voitava luoda ulkoistetun palkkahallinnon järjestelmään j manuaalisen työn minimoimiseksi Käyttöoikeuksia ja tietojen päivitysmahdollisuuksia oltava HR:n lisäksi myös esimiehillä ja muulla henkilöstöllä Raportoinnin oltava nopeaa ja joustavaa Voitava ottaa näppärästi käyttöön myös ulkomaan yksiköissä Oltava helppokäyttöinen ja "kehityskykyinen" Tutustuimme useisiin eri vaihtoehtoihin, demosimme järjestelmiä ja vertailimme tarjouksia Kokonaisuutena parhaaksi vaihtoehdoksi erottui Sympa HR
Toimeen päästiin tarttumaan nopeasti! Sympan tarjous saatiin maaliskuussa, sitä hiottiin pari viikkoa, jonka jälkeen pääsimme allekirjoittamaan sopimuksen Projektisuunnitelma tehtiin vuoden 2011 loppuun asti Järjestelmän luominen käynnistyi huhtikuussa Projektiorganisaatio on kevyt: Sympalta nimettiin oma projektipäällikkö, jolla tukena tekninen asiantuntija VTI:llä myös nimetty projektipäällikkö, jolla tukena projektiryhmä, IT:n vastuuhenkilöitä sekä hankkeen ohjausryhmä Lähes samaa tahtia lähdimme aloittamaan yhteistyötä t uuden ulkoistetun t palkkahallintokumppanin kanssa Nimi uudelle järjestelmälle tuli nimikilpailun kautta. Intramme Vertti sai kaverikseen HR-järjestelmä Mortin!
Mortin käyttöönotto VTI:ssä Käyttöönotto tapahtuu useassa eri vaiheessa vuoden 2011 aikana Milestone 1: Kesäkuussa toimihenkilöiden kehityskeskustelut Milestone 2: Loka-marraskuussa mm. palkka- ja työsuhdetiedot, koulutustoiminnot sekä käyttöönotto tuotannon työntekijöille Milestone 3: Rekrytointi ja loput toiminnallisuudet vuoden loppuun mennessä Käyttöönoton eri vaiheet ovat aina samat toiminnallisuuden tultua teknisesti valmiiksi Testaus - toiminnallisuus testataan esimiesryhmän ja HR:n toimesta Käyttöohjeet - ne luodaan sekä esimies- että peruskäyttäjälle. Ajantasaiset ohjeet löytyvät aina intranetistä. Koulutus - ensin koulutettiin johtoryhmä, sitten esimiehet, sen jälkeen toimihenkilöt. Tuotannon työntekijöillä t käyttöönotto tapahtuu lokakuussa. k Palautetta tt kerätään jokaisesta koulutuksesta. Jatkotuki loimme oman morttihelp@vti.fi -sähköpostin, johon järjestelmään liittyvät kysymykset ja ongelmat ohjataan. Niitä hyödynnetään mm. Q&A-listoissa.
Mortti kattaa työsuhteen elinkaaren kaikki vaiheet, mutta se otetaan t käyttöön vaiheittain itt i Suorituksen 2. Kierroksen kehityskeskustelut: toimihenkilön valmistautuminen, tavoitteiden Kesäkuu 1 johtaminen välitarkastelu, osaamisen arviointi & kehityssuunnitelmat 2 Osaamisen johtaminen Sisäinen koulutussuunnittelu ja hallinnointi Työluvat, auditoinnit ja sertifioinnit Työntekijän tausta-/historiatiedot: koulutus ja työhistoria, erityisosaamiset Syyskuu 3 Työsuhteen alkaminen Työsopimukset PC-, puhelin-, verkkotunnus- ym. tilaukset Lokakuu Perehdyttäminen (syys/lokakuu) 4 Työsuhdetiedot Ajan tasalla olevat henkilötiedot, työsuhdetiedot ja palkkatiedot (palkkahallintojärjestelmän integrointi) Lokakuu Työsuhteen 5 päättäminen 6 Suoriutuksen johtaminen 7 Rekrytointi Lähtöhaastattelut Lähtijöiden "tsekkilista" Työtodistukset 1. Kierroksen kehityskeskustelut: suoriutumisen arvioinnit, tavoitteiden asettaminen ja roolikuvaukset Rekrytointiprosessi kokonaisuudessaan: hakemukset, haastattelut ja viestintä hakijoille ill Lokakuu Joulukuu Joulukuu
Näin käyttöönottoa vietiin eteenpäin projektisuunnitelman it valmistuttua.. tt Workshopit Projektisuunnitelman yhteydessä varattiin kullekin osa-alueelle muutaman tunnin mittaiset workshopit Valmistaudumme VTI:ssä etukäteen määrittelemällä omat prosessimme ja toimintatapamme i t t Workshopeissa käymme yhteisesti läpi määrittelymme ja toiveemme, jonka jälkeen Sympa toteuttaa ne järjestelmään Katselmoimme, testaamme ja annamme palautetta, jonka jälkeen Sympa tekee mahdollisia muutoksia 1 - x kertaa Tehtävälista HR-järjestelmäprojekti on täynnä detaljeja! Sympa ylläpitää tarkan tason tehtävälistaa, jossa näkyy missä vaiheessa eri tehtävät etenevät, ja kenellä on vastuu eri osa- alueista. Lista helpottaa etenemisen seurantaa suuresti!
..näistäkin on todella suuri hyöty! Järjestelmän taipuisuus ja projektihenkilöstön osaaminen Sympa HR:ää voi hyödyntää todella monella tavalla! Projektissa työskennelleillä sympalaisilla on ollut osaamista ja näkemystä paitsi järjestelmän mahdollisuuksista, myös itse HR-prosesseista Saimme Sympalta kolmelle HR-henkilölle pääkäyttäjäkoulutuksen ja -oikeudet, joiden avulla voimme jatkossa itse kehittää järjestelmäämme, lisätä tai poistaa lomakkeita jne. Sympan ja uuden palkkahallintokumppanimme aikaisempi yhteistyö Sympa on tehnyt yhteistyötä kyseisen yrityksen kanssa aiemminkin ja tuntee palkkajärjestelmän ominaisuuksia. Nämä ovat olennaisia asioita liittymien toteutuksessa.
Mortin kirjautumissivu
Mortin rakenne Mortissa tieto t tallennetaan t tietokorteille, t t ill lomakkeille ja profiileihin, ihi joiden sisältö on räätälöity VTI:n prosessien ja tarpeiden mukaiseksi Tietokortti Profiili Lomake
Missä mennään nyt, y, mitä seuraavaksi?
Tähän mennessä tapahtunutta Henkilöstön perustietoja on viety Morttiin nk. massa-aineistoina Morttiin on luotu lähes kaikki suunnitellut toiminnallisuudet, niistä on otettu käyttöön kuitenkin ki vain kehityskeskusteluissa k k t i käytettävät ttä ät lomakkeet ja profiilit. Niiden avulla saimme keke-prosessiin uutta ryhtiä! Mortti toimi apuna myös uusittujen VTI:n arvojen, tiimityön periaatteiden, leadership-kulttuurin ja skills cataloguen lanseerauksessa Englanninkielinen versio otettu käyttöön ulkomaiden myyntikonttoreissa Liittymien avautuminen Mortin ja palkkahallinnon välille tapahtuu näinä päivinä, ja toisella massaviennillä tulemme viemään työsuhteen historiatietoja Ensimmäiset headcount-raportit on jo tehty onnistuneesti Mortin datan avulla Henkilöstön CV- ja taustakoulutuksiin sekä sisäisiin koulutuksiin (koulutuskalenteri, ilmoittautumiset, koulutusrekisteri) liittyvät toiminnallisuudet on speksattu ja niiden toteutus t t on parhaillaan työn alla. Järjestelmään on luotu uusia käyttäjäryhmiä (esim. IT-käyttäjät, kouluttajat), jotka pääsevät luomaan, näkemään ja ylläpitämään roolinsa kannalta tarvitsemiaan tietoja ilman katseluoikeutta arkaluontoisiin tietoihin.
Henkilöstön palautetta kehityskeskustelukoulutuksen k k t k l t k jälkeen Hienoa kun tiedot historioituu! Siis tietokortti, lomakkeet ja profiilit. Selkeä rakenne, helppo navigoida. Hyvä että päästään eroon papereista ja niiden allekirjoittamisista Tiedot löytyy jatkossa yhdestä paikasta Ei tartte enää vaivata esimiestä kaikilla päivityksillä Mitä tapahtuu vanhoille osaamisarvioinneille? Mä näen mun tavoitteet ja kehityssuunnitelman livenä! Mitä tänne voi ja kannattaa kirjata ylös, jos kaikesta kertyy loki?
Nälkä kasvaa syödessä eli työn alla seuraavaksi! Järjestelmän laskentaominaisuuden hyödyntäminen viemällä toimihenkilöiden tavoitepalkkion laskenta Morttiin Työntekijöiden kehityskeskusteluprosessin päivittäminen ja tallentaminen Morttiin Selvityksessä: Roolikohtaisten osaamisprofiilien ja koulutusohjelmien luominen? Teknologiateollisuuden työehtosopimuksen mukaisten parakepäivitysten tekeminen Mortissa?
Kysymyksiä, y y y, kommentteja?
Kiitos mielenkiinnostanne! Kiitos sympalaisille hienosti edenneestä projektista! www.vti.fi riitta.talvenlahti@vti.fi