Käyttöohje 23.9.2005 1...6 VMBaro...6 1.1...6 Sovelluksen käyttötarkoitus...6 1.2...6 HTML-käyttöliittymä...6 1.2.1...7 HTML-sovelluksen käynnistys...7 1.3...7 Huoltokatkokset...7 2...9 Sovelluksen käsitteet ja käyttöprosessi...9 2.1...9 Tutkimusprosessi ja siinä käytetyt käsitteet...9 2.1.1...10 Kuva. Kysymysten periytyminen...10 2.2...10 Tarvittavat käyttäjätunnukset...10 2.3...11 Tutkimusprosessin kulku karkeasti esitettynä...11 2.4...12 VMBaro-järjestelmän osasovellukset...12 2.5...12 Osasovellus: Opastus...12 2.5.1...13 Kuva. Tutkimuksen luonti wizard-toiminnolla...13 2.5.2...13 Opastus >< Tutkimus itse tehden...13 3...15 Opastus - sovellus ensikertalaisille...15 3.1...15 Opastus-sovelluksen kuusi porrasta...15 3.1.1...15 Perusta uusi tutkimus...15 3.1.1.1...16 Kuva. Opastettu valintalistan luominen...16 3.1.2...16 Testaa tutkimus...16 3.1.3...16 Testivastausten vertailulaskenta...16 1
3.1.4...17 Aseta aikarajat...17 3.1.5...17 Suorita tutkimus...17 3.1.6...17 Raportoi...17 4...18 Tutkimusprosessin kulku ja tutkimuksen lisääminen...18 4.1...18 Milloin tutkimus on luotava itse...18 4.1.1...18 Kuva. Tutkimus hakusivu...18 4.2...18 Lisää Tutkimus...18 4.2.1...19 Kopioi tutkimuksen kysymykset...19 4.2.1.1...20 Kuva. Tee-valikko...20 4.3...20 Tutkimuksen testaaminen ja vastauslomakkeen osoite...20 4.4...21 Laske vertailu...21 4.5...22 Valintalistat ja niiden lisääminen...22 4.5.1...22 Kuva. Valintalista hakusivu...22 4.5.2...22 Valintalistan lisääminen...22 4.5.2.1...23 Monivirastopääkäyttäjänä valintalistojen tekeminen...23 4.5.2.2...23 Taustakysymyksiin liitettävien valintalistojen valintalistarivien tietojen syöttäminen 23 4.5.2.3...24 Kuva. Taustakysymykseen Yksikkö linkitetty oma valintalista...24 4.5.2.4...24 Varsinaisiin kysymyksiin liitettävien valintalistojen valintalistarivien tietojen syöttäminen...24 4.5.3...25 Moniportaisen valintalistan tekeminen...25 4.5.3.1...26 Kuva. Valintalista tietosivu...26 4.5.3.2...26 Kaksiportaisen valintalistan linkitys vastauslomakkeeseen...26 4.5.3.3...27 Kuva. (VETO_Toimiala)...27 4.5.3.4...27 Kuva. (VETO_Linjat)...27 4.5.3.5...28 Kuva. (VETO_Yksiköt)...28 4.5.3.6...28 2
Edellisen valinnan mukaan säätyvän valintalistan linkitys kysymysriviin...28 4.5.3.7...29 Kuva. Kysymysrivit...29 4.5.3.8...29 Kuva. Valintalista vastauslomakkeella...29 4.6...30 Luokitusten (valintalistojen) yhdistäminen jälkeenpäin...30 4.7...30 Virastokohtaisten kysymysten lisääminen...30 4.7.1...30 Taustakysymysten lisääminen...30 4.7.2...31 Lisäkysymysten lisääminen...31 4.8...33 Tuplavastausten vaikeuttaminen...33 5...34 Edellisen vuoden tutkimukset...34 5.1...34 Vanhojen tulosten tuonti VMBaro-järjestelmään...34 5.2...34 Vanhojen vertailutietojen syöttö...34 5.3...36 Muunnosavain...36 6...37 Raportointi...37 6.1...37 Raportoinnin yleisiä periaatteita...37 6.1.1...37 Laskennassa ja raportoinnissa esiintyviä käsitteitä...37 6.1.1.1...38 Kuva. Työtyytyväisyysindeksien jakauma...38 6.1.1.2...39 Kuva. Keskihajonta...39 6.1.1.3...39 Kuva. Keskipoikkeama...39 6.1.2...39 Tulosten jatkojalostus erilaisilla työkaluilla...39 6.1.2.1...40 Numeroaineiston siirto taulukkolaskentaan...40 6.1.2.2...40 Valmiin raportin siirto taulukkolaskentaan...40 6.1.2.3...41 Tietojen siirto esitysohjelmaan...41 6.1.2.4...41 Kuva. Kopiointi Adobe Acrobat Readerissa...41 6.1.2.5...41 Raporttien lähettäminen sähköpostilla...41 6.2...42 Vaihtoehtoiset poiminnat ja raportit...42 6.2.1...42 3
4 Jakaumat...42 6.2.1.1...45 Kuva. Raportti JA-01A Jakaumat / Ryhmäristiintaulukointi...45 6.2.1.2...45 Kuva. Raportti JA-02A Perusjakaumat...45 6.2.1.3...46 Kuva. Raportti JA-02B. Graafinen vastausjakauma...46 6.2.1.4...47 Kuva. JA-02C. Graafinen vastausjakauma, valintalistavertailu...47 6.2.2...47 KA Keskiarvot...47 6.2.2.1...48 Kuva. Raportti KA-01A Keskiarvovertailu...48 6.2.2.2...49 Kuva. Raportti KA-01B. Kvartiilit, mediaani. moodi, keskihajonta...49 6.2.2.3...50 Kuva. Raportti KA-01C. Kvartiilit, mediaani, moodi, keskihajonta - valintalistavertailu...50 6.2.2.4...51 Kuva. Raportti KA-02. Keskiarvovertailu joukoittain (tutka)...51 6.2.3...51 Kehitystä kuvaavat vuosittaiset vertailut...51 6.2.3.1...52 Kuva. Raportti KE-01A Vuosittaiset indeksit...52 6.2.3.2...53 Kuva. Raportti KE-01B Vuosittainen kehitys joukoittain viivapiirroksena...53 6.2.3.4...53 Kuva. Raportti KE-01D Vuosittainen kehitys (tutka)...53 6.2.4...54 Tekstivastaukset...54 6.2.4.1...54 Kuva. Raportti TE-01A. Tekstivastaukset...54 6.2.4.2...55 Tunnusluvut...55 6.2.4.3...55 Kuva. Raportti TU-01A Tunnusluvut...55 6.2.4.4...55 Kuva. Raportti TU-01B Tunnusluvut väreillä...55 6.2.4.5...56 Kuva. Raportti TU-01C Tunnusluvut graafisesti (kvartiilit)...56 6.2.4.6...57 Kuva. Raportti TU-01D Tunnusluvut graafisesti (ka, mod, haj)...57 6.2.5...57 Monivertailut...57 6.2.5.1...58 Kuva. Raportti VVV-01A Keskiarvovertailu...58 6.2.5.2...59 Kuva. Raportti VVV-01B Keskiarvovertailu väreillä...59 6.2.5.3...59 Kuva. Raportti VVV-01C Keskiarvovertailu graafinen...59
5 6.2.5.4...60 Kuva. Raportti VVV-02A Tunnuslukuvertailu...60 6.2.5.5...60 Kuva. Raportti VVV-02B. Tunnuslukuvertailu väreillä...60 6.2.6...61 Vertailuryhmäkohtaiset tulosteet...61 6.2.6.1...64 Kuva. Raportti VJA-02A. Vertailuryhmän vastausjakauma...64 6.2.6.2...65 Kuva. Raportti VJA-02B. Vertailuryhmän graafinen vastausjakauma...65 6.2.6.3...65 Kuva. Raportti VKA-01A. Vertailuryhmän keskiarvovertailu...65 6.2.6.4...66 Kuva. Raportti VKA-01B. Vertailuryhmän kvartiilit, mediaani, moodi, keskihajonta.66 6.2.6.5...66 Kuva. Raportti VKA-02A. Ryhmävertailu vertailuryhmittäin (tutka)...66 6.2.6.6...67 Kuva. Raportti VKA-02B. Yhdistetty ryhmävertailu (tutka)...67 6.2.6.7...67 Kuva. Raportti VKE-01A. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit...67 6.2.6.9...68 Kuva. Raportti VKE-01C. Vertailuryhmän vuosittainen kehitys ryhmittäin (viiva)...68 6.2.6.10...69 Kuva. Raportti VKE-01D Vertailuryhmän vuosittainen kehitys ryhmittäin (tutka)...69 6.2.6.11...70 Kuva. Raportti VKE-02A. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit lukuina...70 6.2.6.12...70 Kuva. Raportti VKE-02B. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit ja ero...70 6.2.6.13...71 Kuva. Raportti VTU-01A. Vertailuryhmän tunnusluvut...71 6.2.6.14...72 Kuva. Raportti VTU-01B. Vertailuryhmän tunnusluvut väreillä...72 6.2.6.15...72 Kuva. Raportti VTU-01C. Vertailuryhmän tunnusluvut graafisesti (kvartiilit)...72 6.2.6.16...73 Kuva. Raportti VTU-01D. Vertailuryhmän tunnusluvut graafisesti (ka, mod, haj)...73
1 VMBaro 1.1 Sovelluksen käyttötarkoitus VMBaro on sovellus, jolla valtion virastot voivat mitata henkilöstönsä työtyytyväisyyden tilaa. Järjestelmä perustuu työntekijöiden internet-selaimella täyttämiin kyselylomakkeisiin. Valtiovarainministeriön ylläpitää vuosittain toistettavaa työtyytyväisyysbarometritutkimusta. Tutkimus toteutetaan virastokohtaisesti ja virastot voivat lisätä tutkimukseen omia täydentäviä lisäkysymyksiä. Kyselyajankohtana on jokaisella henkilöllä mahdollisuus vastata joko omasta tai yhteisestä työasemasta ruudulle avautuvaan kyselyyn. Vastaukset tallentuvat keskistettyyn tietokantaan, josta voidaan ajaa erilaisia työtyytyväisyyden tilaa kuvaavia raportteja. Tietokannan perusteella viraston tuloksia voidaan verrata alayksiköittäin tai verrata edellisten vuosien vastaaviin tuloksiin. Laajemmalti voidaan verrata yksittäisen viraston tuloksia esimerkiksi virastotyypeittäin tai hallinnonaloittain. Järjestelmää voidaan käyttää myös muiden henkilöstölle kohdistettujen henkilöstökyselyjen tai tutkimusten toteuttamiseen. 1.2 HTML-käyttöliittymä VMBaro sovellukselle on kehitetty virastopääkäyttäjille tarkoitettu HTMLkäyttöliittymällä toimiva sovellus. Sen etuna java-sovellukseen nähden on se, ettei käyttäjän tarvitse asentaa mitään. Liittymä käyttää tietoliikenteessä vain normaalia www-liikenneporttia, kun java-sovellus edellyttää pääsyä vm:n palvelimelle tietyistä IP-porteista. Tästä syystä HTML-sovellus on helpommin käyttöönotettavissa. Javasovelluksen käyttö on kuitenkin jonkin verran tehokkaampaa. Päätoiminnot ovat molemmissa kuitenkin samat. Varsinaisesta sovelluksesta avautuu aluksi päävalikko, josta valitaan käytettävä sovellus: Opastus Kysymys Osallistuja 6
Poiminta Raportointi Tutkimus Valintalista Vanhavertailu Kunkin sovelluksen jälkeen palataan "Päävalikko"-linkistä takaisin tähän päävalintaan. Sovellukset muodostuvat aina hakusivusta sekä tietosivusta. Hakusivulla tehdään hakuja ja hakutulosjoukosta valitaan haluttu tietue käsiteltäväksi. Hakukentistä osassa on ns. lookup-nappi jonka avulla voidaan hakea hakukriteeri mahdollisten kriteerin joukosta ja osa kentistä on sellaisia joihin hakuehto vain kirjoitetaan. Koska sovelluksen pohjana on tietokanta, voidaan tehdä tietokannoille tyypillisiä ehdollisia hakuja. Esimerkiksi haetaan täsmällisesti jonkun ehdon mukaan: Kysymystyyppi = O. Katso lisää Hakuehtojen alapuolella olevasta linkistä Hakuohje. Sovellusten yläreunassa on linkkejä joiden avulla navigoidaan sekä tehdään toimintoja. Siirryttäessä Päävalikosta sovellukseen, tullaan sovelluksen hakusivulle. Hakusivulla on aina Päävalikko- sekä Lopetus-linkit. Lisäksi voi olla erilaisia Lisäälinkkejä. Hakusivulta päästään haettuun tietoon valitsemalla se Hakutulosjoukosta. Tieto-sivulla tietoa voidaan Muokata. 1.2.1 HTML-sovelluksen käynnistys HTML-sovellus käynnistetään menemällä Internet-selaimella osoitteeseen: http://192.49.187.78/kot/y-vtml Sama osoite pidemmällä esitysmuodolla: http://192.49.187.78/kayttooikeustarkistus/yritys-vtml Jos käyttäjällä on useita tutkimuksia, avautuu ensimmäisenä käsiteltävän tutkimuksen valintaikkuna. Valitse se tutkimus jota haluat käyttää. Vaihtaaksesi käsiteltävää tutkimusta on Sinun kirjauduttava uudelleen sovellukseen. Jos haluat tehdä uuden tutkimuksen, voit valita minkä tahansa edellisen tutkimuksen. Tehtyäsi uuden tutkimuksen, tulee siitä automaattisesti aktiivi, eli käsiteltävänä oleva. 1.3 Huoltokatkokset Mikäli palvelimella tehdään ohjelmistopäivityksiä tai huoltotoimia, ne tehdään maanantaisin klo 7.00-8.00. VMBaro ei ole silloin käytettävissä. 7
Sisäänkirjautumisen yhteydessä käyttäjää informoidaan käyttösulun alkamisesta tai jo meneillään olevasta käyttösulusta. Esimerkkejä ilmoituksista: Varoitus! Järjestelmän käyttösulku alkaa 45 min 56 s kuluttua. Sulku kestää 60 minuuttia. Järjestelmän lisäys-, päivitys-, talletus- ja poistosulku on päällä. Se loppuu 29 min 41 s kuluttua. Käyttäjän täytyy ensin kuitata (ok tai sulje) ennakkoilmoitus, jonka jälkeen hän voi valita sovelluksen ja työskennellä normaalisti sulkuajankohtaan asti. Huom! Yllä olevat ilmoitukset näkyvät niin kauan kuin serveri on "ylhäällä". Alasajetulta serveriltä tulee normaalit ilmoitukset "Yhteyden muodostaminen osoitteeseen xxxxxxxxxxxxxxx ei onnistunut " (javaclient) tai "Sivua ei voida näyttää " (selain versio) 8
2 Sovelluksen käsitteet ja käyttöprosessi 2.1 Tutkimusprosessi ja siinä käytetyt käsitteet Tutkimukset toteutetaan virastokohtaisesti yhteisen mallin pohjalta. Valtiovarainministeriö luo pohjatutkimuksen (TYB_0 ja UPJ_0), josta kopioimalla kysymykset saadaan virastokohtainen tutkimus, esimerkiksi "Työtyytyväisyystutkimus sosiaali- ja terveysministeriössä vuonna 2004. " Viraston pääkäyttäjä voi tehdä virastokohtaisia muutoksia, esimerkiksi lisäämällä omia lisäkysymyksiä, taustakysymyksiä tai passivoimalla viraston kannalta epärelevantteja kysymyksiä. Vastaaja on viraston työntekijä, joka vastaa www-vastauslomakkeella. Vastausta varten tutkimus on avoinna sovitun ajan. Kaikki viraston työntekijät vastaavat samoilla tunnuksilla, jotta vastaajan anonymiteetti säilyy. Kun vastaukset on tallennettu ja tutkimus on sulkeutunut, laskee järjestelmä virastolle vertailun. Viraston vastauksia voidaan verrata viraston edellisen vuoden vastaavan tutkimuksen tulokseen koko valtionhallinnon vastaavaan tutkimukseen vastaavantyyppisten virastojen (virastoryhmä) tutkimuksiin mihin tahansa haluamaansa vertailuryhmään Lisäksi valtiovarainministeriö voi laatia erityisanalyysejä samoin perustein tehdyistä tutkimuksista. 9
2.1.1 Kuva. Kysymysten periytyminen 2.2 Tarvittavat käyttäjätunnukset Virastopääkäyttäjä luo kaikki muut virastonsa tarvitsemat käyttäjätunnukset ja salasanat itse osallistuja-sovelluksella, mutta VM luo vastaajan tarvitseman tunnuksen ja salasanan samalla kun se aktivoi viraston käyttöönottoilmoituksen perusteella. Vastaajaa varten on oltava käyttäjätunnus, jolla vastaaja kirjautuu järjestelmään - Tarvitaan yksi käyttäjätunnus ja salasana virastoa kohden, esim. käyttäjätunnus "STM", joka linkitetään osallistujaan "STM" - Vastaajan käyttäjätunnus on sama kuin osallistujatunnus eli virastotunnus. Vastaaja tunnuksen ja salasanan luonti VM luo vastaajatunnuksen samalla kuin se aktivoi viraston. Mutta prosessi menee seuraavasti: Haetaan esille oma virasto osallistuja-sovelluksessa ja siirrytään tiedot-sivulle muokkaustilassa. Alarooli -kenttään valitaan V = Vastaaja, listalta, joka avautuu Alarooli- kentän 10
oikealla puolella olevasta... -painikkeesta. (Listalta haluttu tietue valitaan klikkaamalla hiirellä riviä ja painamalla Valitsepainiketta.) Seuraavaksi kirjoitetaan salasana -kenttään salasana, jota kaikki vastaajat käyttävät. Salasana näkyy selväkielisenä siihen saakka, kunnes tiedot tallennetaan. HUOM! Vastaajan käyttäjätunnus on sama kuin virastotunnus ja salasana viraston salasana -kentässä oleva salasana Virastopääkäyttäjä voi luoda itse myös viraston raportointikäyttäjän (henkilö, joka voi pääkäyttäjän ohella nähdä raportteina viraston tutkimustietoja) käyttäjätunnuksen ja salasanan. Viraston raportointikäyttäjän tunnuksen ja salasanan luonti Viraston raportointikäyttäjän tunnus ja salasana luodaan osallistuja-sovelluksella Yhdyshenkilöt -kohdan painikkeesta "Lisää päätaulussa". Avautuvalla lomakkeella on valmiiksi täytettynä Muoto = H ja Rooli = Y = Asiakkaan yhteyshenkilö. Alarooli -kenttään valitaan VRK = Viraston raportointikäyttäjä, listalta, joka avautuu Alarooli- kentän oikealla puolella olevasta haku-painikkeesta. (Listalta haluttu tietue valitaan klikkaamalla hiirellä riviä ja painamalla Valitse-painiketta.) Tämän jälkeen kirjoitetaan pääkäyttäjän sukunimi ja etunimi. Kun etunimi on kirjoitettu ja poistutaan etunimi-kentästä, niin ohjelma antaa viraston raportointikäyttäjälle tunnusehdotuksen Tunnus-kenttään. Käyttäjätunnus on muotoa virastotunnus/sukunimen 1. kirjain ja etunimen 1. kirjain (esim DEMO/MM) Tunnusta voidaan tässä vaiheessa muuttaa. Käyttäjätunnuksen lisäksi tarvitaan oletussalasana. Salasana voidaan kirjoittaa suoraan salasana kenttään tai valita ohjelman generoima salasana painikkeesta "Luo salasana". Salasana näkyy selväkielisenä siihen saakka, kunnes tiedot tallennetaan. Lopuksi informoidaan käyttäjää ja pyydetään häntä vaihtamaan salasanansa 2.3 Tutkimusprosessin kulku karkeasti esitettynä Karkeasti ottaen tutkimusprosessi etenee seuraavasti: 1. Lisää tutkimus ja anna sille alku- ja loppupäivät (joko Opastus- tai Tutkimussovelluksella) 2. Luo tarvittavat valintalistat (Opastus-sovelluksella yksikköä koskeva valintalista tai itsenäisesti Valintalista-sovelluksella) 3. Lisää tarvittavat omat taustakysymykset ja linkitä taustakysymysten kysymysriveihin tekemäsi virastokohtaiset valintalistat (yleensä yksikkö ja henkilöstöryhmä) (Kysymys-sovellus) 11
4. Lisää tarvittavat omat lisäkysymykset (Kysymys-sovellus) 5. Luo tarvittavat muut valintalistat, esimerkiksi jos haluat lisäkysymyksiisi asteikolta 1-5 poikkeavat vastausvaihtoehdot (Valintalista-sovellus) 6. Muuta tarvittaessa pohjatutkimuksesta kopioituneet ohjetekstit (Tutkimus-sekä Kysymys-sovellukset) 7. Testaa vastauslomaketta: anna testivastauksia jos haluat (Vastauslomake) 8. Laske testivertailu (Opastus- tai Tutkimus-sovellus) raportoinnin testaamista varten. Ellet halua testata raportointia, et tarvitse laskea vertailua. 9. Informoi vastaajia. Oletus vastaustunnus ja salasana ovat viraston VMBaro tunnus 10. Tutkimus on vastattavana (menee automaattisesti avoimeksi asettamasi alkupäivämäärän mukaan ja sulkeutuu automaattisesti asettamasi loppupäivämäärän mukaan). 11. Tutkimuksen sulkeuduttua, raportoi (Opastus-, Poiminta- tai Raportointisovellukset). Järjestelmä laskee tarvittavat vertailut. 2.4 VMBaro-järjestelmän osasovellukset Järjestelmä muodostuu osasovelluksista. Kussakin sovelluksessa tehdään sille tyypilliset toiminnot. Opastava tutkimuksen teko eli Opastus. Sovellus opastaa tutkimuksen (TYB ja UPJ) teon alusta loppuun. Kysymys. Sovelluksella muokataan tutkimuksen kysymyksiä. Voit lisätä virastokohtaisia kysymyksiä tai taustakysymyksiä. Taustakysymyksiin voit linkittää tekemäsi valintalistat. Tutkimus. Sovelluksella lisätään uusia tutkimuksia, lasketaan manuaalisesti vertailu ja valitaan mistä tutkimuksen kysymykset kopioidaan. Valintalista. Sovelluksella tehdään taustakysymysten sekä muut tarvittavat valintalistat. Poiminta. Omatoimisen raportoinnin sovellus. Kaikki raportit ovat listattu poiminnoittain. Raportointi. Omatoimisen raportoinnin sovellus. Kaikki raportit ovat listattu aakkosjärjestyksessä. Vanhavertailu. Sovelluksella tuodaan VMBaro-järjestelmään edellisten vuosien muilla systeemeillä tehtyjen tutkimusten keskiarvot Osallistuja. Hallinnoidaan osallistujia. Voit lisätä virastollesi toisen pääkäyttäjän tai ns. raportointikäyttäjän. 2.5 Osasovellus: Opastus Osana jatkuvaa kehitystyötä VMBaro-järjestelmään on lisätty helppokäyttöinen wizard-tyyppinen apuväline virastokohtaisten tutkimusten luomiseen. Opastus - 12
sovelluksen avulla luot virastollesi lähinnä ensimmäisen vuosittaisen TYB- tai UPJtutkimuksen. Tutkimuksen perustaminen ja sen peruskäyttö tapahtuu kuusi-portaisen ohjatun toiminnon mukaisesti. 2.5.1 Kuva. Tutkimuksen luonti wizard-toiminnolla Sis 2.5.2 Opastus >< Tutkimus itse tehden Tutkimuksen voi luoda joko wizard-tyyppisesti tai itse lisäämällä Tutkimussovelluksella. Opastus-sovellus on hyvä väline ensimmäisen tutkimuksen tekoon. Se on tarkoitettu lähinnä niille virastoille joilla ei ole vielä yhtään TYB- tai UPJ-tutkimusta! Jos virastollasi jo on tutkimus, on Sinun kopioitava siitä tutkimuksesta kysymykset uuteen tutkimukseen. Tämä siksi että saat kopioitua kysymykset viime vuoden tutkimuksesta. Edellisen vuoden tietojen tuontia varten joudut myös käyttämään Tutkimus- sekä Vanhavertailu-sovelluksia. Lue lisää luvusta 4 Tutkimusprosessin kulku ja tutkimuksen lisääminen. Opastus-sovelluksen avulla testaat tutkimustasi. Näet sen vastaajan silmin ja voit antaa myös testivastauksia. Samalla kun saat käyttäjätunnuksen ja salasanan VM:stä, virastosi vastaajatunnus aktivoidaan. Vastaajatunnus sekä salasana ovat oletuksena samat kuin virastosi VMBaro tunnus. Tutkimusta voit testata myös suoraan kirjoittamalla linkin selaimen osoite-kenttään. Katso lisää luvusta Tutkimusprosessin kulku ja tutkimuksen lisääminen. Opastus-sovelluksen avulla annat tutkimuksen alku- ja loppupäivät. Näiden mukaan järjestelmä osaa asettaa tutkimuksen Avoimeksi = vastattavaksi sekä sulkee 13
tutkimuksen = asettaa sen raportointitilaan. Sen lisäksi että järjestelmä sulkee tutkimuksen, se myös laskee vertailun, jonka pohjalta saadaan raportit. Opastus-sovelluksen auttaa sinua tekemään tavallisen, yksiköitä kuvaavan valintalistan (valintalista: VIRASTO_Osasto, jolla valintalistariveinä Osasto1, Osasto2, jne.). Monimutkaisempia organisaatioita kuvaavat taustakysymykset ja niihin liittyvät valintalistat joudut tekemään itse Valintalista-sovelluksessa. Tämä mm. silloin kun esimerkiksi halutaan että organisaation valinta vastauslomakkeella tapahtuu kaksiportaisesti niin että ylemmän tason valinta (Linja: ulkomaiden toimispisteet) vaikuttaa alemman tason valintaan (toimipisteet: Lontoo, Pariisi, Saksa, Meksiko). Lue lisää alkaen kohdasta Valintalistat ja niiden lisääminen. Tutkimuksen sulkeuduttua saat Opastus-sovelluksen avulla perusraportit: - Jakaumat / Ryhmäristiintaulukointi, - Vastausjakauma, osallistujakohtainen - Graafinen vastausjakauma, osallistujakohtainen - Kvartaalit, mediaani, moodi, keskihajonta - osallistujakohtainen - Tunnusluvut väreillä, osallistujakohtainen Itsenäisesti voit raportoida Raportointi sekä Poiminta-sovellusten avulla. Lisää tutkimuksen perustamisesta luvuissa Opastus sekä Tutkimuksen luominen Tutkimus-sovelluksella 14
3 Opastus - sovellus ensikertalaisille 3.1 Opastus-sovelluksen kuusi porrasta Ensimmäistä tutkimusta perustettaessa kannattaa käyttää Opastus-sovellusta. Tutkimuksen luominen tapahtuu kuusiportaisen ohjatun toiminnon avulla: Perusta tutkimus Testaa tutkimus Testivastausten vertailulaskenta Aseta aikarajat Suorita tutkimus Raportoi 3.1.1 Perusta uusi tutkimus Opastus-sovelluksella voidaan perustaa joko TYB- tai UPJ-tutkimus. TYB- ja UPJtutkimuksia voi olla yksi tyyppi/ virasto/ vuosi. Jos virastolla ei ole vielä yhtään tutkimusta, lukee Opastus-sovelluksen tietosivulla "Ei tutkimusta, perusta uusi". Linkkiä painamalla alkaa ohjattu toiminto. Ennen tutkimuksen luomista pääset luomaan ohjatusti valintalistan Yksikkötaustakysymykselle. Järjestelmä antaa valintalistalle nimen VIRASTONTUNNUS_Osasto. Kaksi valmiina olevaa valintalistariviä ovat esimerkkejä, jotka voit siis muokata tarvittavaan muotoon. Valintalistariveille annat Tunnus-kenttään osaston lyhenteen ja Selite-kenttään annat osaston nimen. HUOM! Jos virastosi tarvitsee lisätä omia taustakysymyksiä (valintalistoja) lue lisää kohdasta Valintalistat. HUOM! Jos virastollasi on edellisen vuoden tutkimuksia, on Sinun kopioitava kysymykset tekeillä olevaan tutkimukseen viraston edellisen vuoden tutkimuksista, jotta viraston tekemät lisäkysymykset tulevat tähän uuteen tutkimukseen mukaan. Valittuasi pohjatutkimuksen (TYB_0 tai UPJ_0) tai oman edellisen vuoden tutkimuksen kopioi järjestelmä kysymykset pohjatutkimuksesta. Massatoiminto (kopiointi) keroo tapahtumat jotka se tekee. Massatoiminnon päättymisen jälkeen voit palata Opastus-sovellukseen. HUOM! Erillisiä testitutkimuksia ei tarvita eikä saa lisätä! Myös kokonaan viraston omille tutkimuksille on perustettu oma ympäristö. 15
Kokonaan omien tutkimusten perustamiseen emme tässä puutu. 3.1.1.1 Kuva. Opastettu valintalistan luominen 3.1.2 Testaa tutkimus Tehtyä tutkimusta pääset testaamaan Testaa tutkimus -linkistä. Vastaajan käyttäjätunnus sekä salasana ovat samat kuin viraston VMBaro tunnus. Lomakkeen ulkoasun tarkistamisen lisäksi testitilassa voit antaa testivastauksia. Testivastaukset häviävät kun tutkimus menee Avoin tilaan ja tutkimus on varsinaisesti vastattavana. HUOM! vastauslomake aukeaa omaan ikkunaan. Takaisin sovellukseen pääset sulkemalla vastauslomakkeen. 3.1.3 Testivastausten vertailulaskenta Opastus-sovelluksen avulla voit laskea testivastauksille raportoinnissa tarvittavan vertailun. Näin voit testata myös raportteja jo ennen tutkimuksen toteutusta. HUOM! Kun tutkimus menee Avoimesta tilasta Raportointi tilaan, automaattilaskenta laskee "oikean" vertailun, joten testivertailua ei tarvitse poistaa. 16
3.1.4 Aseta aikarajat Tässä kohdassa asetetaan tutkimuksen alku- ja loppupäivät. Tämä kannattaa tehdä, näin järjestelmä osaa siirtyä Avoimeksi, jolloin tutkimus on vastattavana ja kun vastausaika päättyy, järjestelmä siirtää tutkimuksen raportointi tilaan. Järjestelmä laskee vertailun. Sen jälkeen voit aloittaa raportoinnin. 3.1.5 Suorita tutkimus Tutkimus on Avoin eli vastattavana. Nyt Opastavan kautta tutkimukseen ei pääse käsiksi. 3.1.6 Raportoi Opastus-sovelluksessa on linkit ns. pikaraportointiin. Sovelluksen perusraportit ovat: - Jakaumat / Ryhmäristiintaulukointi, raportilta näet mm. vastausprosentin, suorat jakaumat, miten kuhunkin kysymykseen on vastattu ja kuinka monta valintaa kullekin taustakysymykselle on tehty. - Vastausjakauma, osallistujakohtainen, raportilta näet kuinka monta kappaletta vastauksia on annettu ja mikä niiden prosentuaalinen osuus on - Graafinen vastausjakauma, osallistujakohtainen, sama kuin yläpuolella, mutta graafisessa muodossa - Kvartaalit, mediaani, moodi, keskihajonta - osallistujakohtainen, raportin avulla voit tarkatella tuloksia tilastollisesti - Tunnusluvut väreillä, osallistujakohtainen Valitsemalla raportin pääset hakusivulle, jossa haku-toimintoa on ohjeistettu. Valitset sopivat hakuehdot (oma tutkimus oletuksena) ja Haku-painikeesta haet tulokset raportille. Sen jälkeen valitset haluamasi esitysasun (raportin) alasvetovalikosta. Valittavana on graafisia- sekä pelkää numero dataa esittäviä raportteja. Uutuutena on PDF-raportteja joiden sisältö on sama kuin graafisten raporttien, mutta sekä niiden riisuttu muoto ja käytetty tiedostomuoto (PDF) mahdollistaa helpon grafiikan siirron esitysohjelmiin. Lue lisää kohdasta Tietojen siirto esitysohjelmaan. 17
4 Tutkimusprosessin kulku ja tutkimuksen lisääminen 4.1 Milloin tutkimus on luotava itse Tutkimus on luotava itse käyttäen Tutkimus-sovellusta, jos: haluat luoda tutkimuksen edellisille vuosille voidaksesi tuoda vanhoja tutkimustuloksia VMBaro-järjestelmään HUOM! Tutkimus-sovellusta on käytettävä, jos: - olet luonut tutkimuksen (Opastus- tai Tutkimus-sovelluksilla) ja haluat muokata Tutkimuksen ohjetekstiä 4.1.1 Kuva. Tutkimus hakusivu 4.2 Lisää Tutkimus Tutkimus-sovelluksella lisätään uusia tutkimuksia Lisää linkistä. Järjestelmä muodostaa tutkimuksen tunnuksen antamiesi tietojen pohjalta. Tunnus tulee olemaan 18
tyyppiä TYB (tai UPJ) vuosi virastontunnus, esim. TYB_05_VETO. Sinun on annettava vuosi ja Nimi-kenttään voit antaa tutkimukselle selväsanaisen nimen. Sovellus tarjoaa oletuksena tilaksi Testi. Talletuksen jälkeen Tunnus kentässä lukee UUSI_VV. Kun kopioit tutkimukselle kysymykset, muuttuu tunnuskin oikeaan muotoon. Tilan muuttamista käsin ei suositella! Testi-tilassa tutkimusta, vastauslomaketta ja raportointia voidaan testata. Asettamalla Alkupvm ja Loppupvm muuttaa järjestelmä tutkimuksen tilat Avoimeksi = vastattavaksi sekä Raportointi tilaan = sulkee tutkimuksen. Mikäli tutkimus on jo menossa ja huomaat että haluat muuttaa loppupäivämäärää, voit sen tehdä. Testi-tilassa annetut testivastaukset poistuvat järjestelmästä kun tutkimus muuttuu Avoimeksi. HUOM! Jos testaat tutkimusta Avoin tilassa, eivät testinä antamasi vastaukset poistu, vaan ne joudutaan poistamaan käsin VMBaro-järjestelmän pääkäyttäjän toimesta! 4.2.1 Kopioi tutkimuksen kysymykset Tutkimusta tehdessä kysymysten kopioinnissa on vaihtoehtoina se että kysymykset kopioidaan pohjatutkimuksesta (TYB_0 tai UPJ_0) TAI viraston omasta, aiemmasta tutkimuksesta. HUOM! Virasto, joka tekee tutkimusta ensimmäistä kertaa, kopioi aina Pohjatutkimuksesta (TYB_0 tai UPJ_0). Virasto, jolla on jo aikaisempi pohjasta kopioitu tutkimus, kopioi kysymyksensä tästä tutkimuksesta käyttämällä kopiointivaihtoehtoa A Kysymysten kopiointi tapahtuu Tutkimus-sovelluksessa. Kun olet lisännyt tutkimuksen, valitse Tee-alasvetovalikosta toiminto Kopioi pohjatutkimuksen kysymykset. Järjestelmä kysyy kopiointivaihtoehdot: A, B tai C. Mikäli valitset pohjatutkimuksen, niin ohjelma aloittaa kopoinnin heti, mutta mikäli valitset esim. edellisen vuoden tutkimuksen, ohjelma esittää käyttäjälle lisäkysymyksen siitä, mihin pohjakysymysrivit asetetaan viittaamaan Valittavana on kolme vaihtoehtoa: A) Kopioitavaan, pohjaan Tällä valinnalla ohjelma kytkee pohjatutkimuksesta asti periytyneet kysymysrivit edelleen viittaamaan alkuperäiseen pohjatutkimukseen sekä viraston lisäämät omat rivit tutkimukseen, josta kopioidaan B) Uuteen, pohjaan Tällä valinnalla ohjelma kytkee pohjatutkimuksesta asti periytyneet kysymysrivit edelleen viittaamaan alkuperäiseen pohjatutkimukseen sekä viraston lisäämät omat rivit tutkimukseen, jolle tietoja ollaan kopioimassa 19
C) Kaikki kopioitavaan Tällä valinnalla ohjelma kytkee kaikki kysymysrivit tutkimukseen, josta kopioidaan Järjestelmä kysyy varmistuksen, joka kuitataan painamalla Ok. Järjestelmä kopioi kysymykset ja pyytää kuittaamaan Ok:lla. Tämän jälkeen voidaan siirtyä Kysymyssovellukseen. Huomaa ettei pohjatutkimuksesta kopioituja, valtakunnallisia kysymyksiä pysty muokkaamaan. Voit muokata, poistaa ja lisätä vain virastokohtaisia kysymyksiä! - Kopiointi on kohtalaisen pitkä prosessi. Huonojen linjayhteyksien tilanteessa kopiointi voi jäädä kesken, jolloin sen joutuu aloittamaan uudestaan. HUOM! Jos kopioinnissa ongelmia, kopioit väärän jne. Kysymykset voi myös poistaa alavetovalikossa olevalla toiminnolla Poista kysymykset. 4.2.1.1 Kuva. Tee-valikko 4.3 Tutkimuksen testaaminen ja vastauslomakkeen osoite Kun tutkimus on Testi-tilassa, voi sitä testata. Tyypillistä on katsella tutkimusta käyttäjän näkökulmasta, vastauslomakkeen kautta. Vastauslomakkeella voidaan antaa omia testivastuksiakin, jos halutaan nähdä kuinka vastausprosessi etenee tai jos halutaan testata raportointia. Vastauslomake on siis www-sivu jonne päästään kirjautumaan hyperlinkin kautta. Täydellinen linkki on muotoa - http://[osoite]/kayttooikeustarkistus/yritys-[yritystunnus]/tutkimus- [tutkimustunnus]/kieli-[kielitunnus] - Linkkiesimerkkejä (nämä ovat malleja, tarkista oikea linkitys): suomenkielinen http://192.49.187.78/kayttooikeustarkistus/yritys-vtml/tutkimus-tyb_04_vm (vaihtoehtoisesti http://192.49.187.78/kot/y-vtml/t-tyb_04_vm) ruotsinkielinen http://192.49.187.78/kayttooikeustarkistus/yritys-vtml/tutkimus- 20
TYB_04_VM/K-svenska englanninkielinen http://192.49.187.78/kayttooikeustarkistus/yritys-vtml/tutkimus- TYB_04_VM/K-english Lyhyempi, synonyymeillä toteutettu esitysmuoto linkistä on: - http://[osoite]/kot/y-[yritystunnus]/t-[tutkimustunnus]/k-[kielitunnus] URL-parametrien synonyymit, Kayttooikeustarkistus -sanan synonyymiksi kelpaa KOT, YRITYS-parametrin synonyymiksi kelpaa Y, TUTKIMUS-parametrin synonyymiksi kelpaa T ja KIELI-parametrin synonyymiksi kelpaa K. Alkuosa linkistä http://192.49.187.78/kayttooikeustarkistus/yritys- VTML/TUTKIMUSsamoin kuin loppuosan kielimääritykset ovat kaikille virastoille yhteisiä. Ainoastaan - [tutkimustunnus] vaihtelee virastokohtaisesti 4.4 Laske vertailu Järjestelmä laskee tutkimukselle vertailun HUOM! Vertailun joudut laskemaan itse jos olet antanut testivastauksia ja haluat niiden pohjalta testata raportointia. Vertailun laskenta käynnistetään Tutkimussovelluksen tietosivulla olevasta Tee-valikosta. Valitse alasvetovalikosta Laske tutkimuksen vertailut ja paina Suorita-painiketta. Jokaista tutkimusta varten lasketaan vertailu, johon kuuluvat kaikki kyseiseen tutkimukseen saadut vastaukset. Vertailuun lasketaan siihen kuuluvan vastausjoukon vastausjakaumat valmiiksi raportointia varten. Järjestelmä laskee tutkimukselle vertailun tutkimuksen mennessä Raportointi-tilaan. Tämä toimii niin että käytettäessä alku- ja loppupäivämäärää, laskenta käynnistyy tutkimuksen sulkeutuessa. Jos et ole käyttänyt alku- ja lopppupäivämääriä, laskee järjestelmä tutkimukselle vertailun seuraavan kerran kun automaattinen laskenta käynnistyy. Vertailujen laskentaperiaatteet - Raportointia varten lasketaan valmiiksi kvarttiilit, moodi, keskiarvo, jakaumat/prosenttijakaumat, keskihajonta jne kysymysriveittäin (esim 1.1,1.2, 1,3,1.4) ja kysymysryhmittäin (esim 1, 2, 3, 4 jne) sekä taustaluokituksien perusteella (Yksikkö, Sukupuoli jne) - Tyytyväisyysbarometri-tutkimuksissa kysymysryhmät eli otsikot lasketaan keskiarvona ryhmään kuuluvista kysymysriveistä esim kysymysryhmä eli otsikko 1 Johtaminen lasketaan vastaajittain keskiarvona kohdista 1.1,1.2, 1.3 ja 1.4. Johtaminen kohdan indeksi on keskiarvo kaikkien vastaajien ko kohdan keskiarvoista 21
- Laskenta huomioi virastokohtaisesti myös valtakunnalliseen vertailuun menevien tietojen tuottamisen pohjatutkimus- ja valintalistalinkityksien perusteella. 4.5 Valintalistat ja niiden lisääminen Valintalista-sovelluksella tehdään vastauslomakkeella valittavana olevat taustakysymysten vaihtoehdot, esim. vastauslomakkeen kohdassa 0.3 Sukupuoli, vaihtoehdot ovat Nainen ja Mies. Nainen on valintalistan SP valintalistarivi. Valintalista siis muodostuu valintalistariveistä! HUOM! Ennen kuin aloitat omien listojen tekemisen, mene Valintalista-sovellukseen ja hae kaikki valintalistat Hae-painikkeella. Saat näkyviisi kaikki valtakunnalliset sekä virastosi valintalistat. Valtakunnallisia ovat ne listat joiden Osallistuja-sarake on tyhjä. Valitse joku valintalista tarkasteluun. 4.5.1 Kuva. Valintalista hakusivu 4.5.2 Valintalistan lisääminen Valintalista koostuu valintalistariveistä. Valintalistarivillä on se tieto, jonka vastaaja valitsee vastauslomakkeelta. Valintalistoja käytetään joko taustakysymyksiin tai varsinaisiin kysymyksiin liitettävinä. 22
Uuden valintalistan tekeminen Mene Valintalista-sovellukseen. Uuden valintalistan tekeminen aloitetaan klikkaamalla Lisää-linkistä uusi tyhjä valintalista. Tunnus-kenttään kirjoitetaan valintalistan tunnus määrämuotoisena: osallistujatunnus alaviiva valtakunnallinen tunnus (kaikki yhteen kirjoitettuina) esim. KTM_Osasto eli KTM:n oma osastovalintalista. Tunnuksien on oltava yksiselitteisiä. Ohjelma huomauttaa samanlaisista tunnuksista tallennettaessa. Selite-kenttään kirjoitetaan vapaamuotoinen valintalistaa kuvaava selite Tässä vaiheessa kannattaa valintalista tallentaa Talleta-painikkeesta HUOM! Jos valintalista on osa kaksi portaista valintaa TAI jos valintalista halutaan linkittää valtakunnalliseen valintalistaan, on Ylävalintalista-kenttään linkitettävä valintalistan ylempi taso. Tästä lisää kohdassa Kaksiportainen valinta TAI Oman valintalistan kytkeminen osaksi valtakunnallisia vertailuja. Palataan uudelleen muokkaustilaan ja lisätään seuraavaksi valintalistarivit painamalla "Lisää loppuun" -painiketta. Kullekin valintalistariville voidaan antaa seuraavat tiedot: Tunnus, Lukuarvo, Selite, Rivi, Ylävalintalistarivi, Väri, Passiivi. Tietojen syöttäminen riippuu siitä tehdäänkö valintalistaa, joka kytketään taustakysymykseen vaiko valintalistaa, joka kytketään varsinaiseen kysymykseen. Valtakunnallisista valintalistoista Asteikko5, Palkkaus ja K/E ovat varsinaisiin kysymyksiin liitettäviä valintalistoja ja muut ovat taustakysymysten valintalistoja. 4.5.2.1 Monivirastopääkäyttäjänä valintalistojen tekeminen Monivirastopääkäyttäjä voi tehdä valintalistoja jotka ovat käytettävissä kaikissa pääviraston alaisissa virastoissa, mutta alavirastojen pääkäyttäjät eivät voi muokata listoja. 4.5.2.2 Taustakysymyksiin liitettävien valintalistojen valintalistarivien tietojen syöttäminen Tunnus. Valintalistarivin tunnuksien on oltava saman osallistujan eli viraston sisällä erilaisia eli yksiselitteisiä. Tässä annettua tunnusta käytetään raportoinnissa luokittelutietoja kuvaavana nimenä esim. esimiehet, asiantuntijat, osa-aikainen, määräaikainen. Lukuarvo. Tämä jätetään tyhjäksi ellei lasketa keskiarvoa Selite. Tähän kirjoitettu teksti näkyy vastaajalle vastauslomakkeen alavetovalikkona (combobox). Tämän perusteella vastaaja päättelee esim. mihin henkilöstöryhmään hän kuuluu 23
Rivi. Rivi-kenttään annetaan numero, jonka avulla ohjelma järjestää valintalistarivit haluttuun järjestykseen. Ylävalintalistarivi. kts kohta Oman valintalistan kytkeminen osaksi valtakunnallisia vertailuja TAI kaksiportaisen valintalistan kytkeminen. Väri. Tähän saa jäädä ohjelman antama oletus. Passiivi. Saa jäädä tyhjäksi. Passiivi-ruksauksella voidaan poistaa esim. jokin osasto käytöstä, viraston osastojaon muuttuessa. 4.5.2.3 Kuva. Taustakysymykseen Yksikkö linkitetty oma valintalista 4.5.2.4 Varsinaisiin kysymyksiin liitettävien valintalistojen valintalistarivien tietojen syöttäminen Tunnus. Valintalistarivin tunnuksien on oltava saman valintalistan sisällä erilaisia eli yksiselitteisiä. Varsinaisiin kysymyksiin liitettävien valintalistojen valintalistarivien tunnus on aina numero. (kts Kysymys-sovellus, kysymysrivin sarake Alatyyppi, radiobutton tunnuksella RBT. Tässä vaihtoehdossa selite on kirjoitettava erikseen esim. otsikkokohtaisesti apuotsikkorivin ohjeteksti-kenttään ) Lukuarvo. Tähän annetaan ko valintalistariviä vastaava painoarvo lukuna indeksien laskentaa varten. esim. Asteikko5 valintalistan vastausvaihtoehto Erittäin tyytymätön lukuarvo on 1,Tyytymätön 2, Ei tyytymätön eikä tyytyväinen 3, Tyytyväinen 4 ja Erittäin tyytyväinen 5 Selite. Tähän kirjoitettu teksti näkyy vastaajalle vastauslomakkeen kysymyskohtaisina vastausvaihtoehtoina (kts Kysymys-sovellus, kysymysrivin sarake Alatyyppi, radiobutton selitteellä RBS ) Rivi. Rivi-kenttään annetaan numero, jonka avulla ohjelma järjestää valintalistarivit haluttuun järjestykseen. 24
Ylävalintalistarivi. kts kohta Oman valintalistan kytkeminen osaksi valtakunnallisia vertailuja Väri. Valintalistarivin värioletus on musta. Jos kaikilla valintalistariveillä on musta väri (tarkoittaa se sitä, ettei käyttäjä ole vielä ehtinyt muuttaa värejä ), niin ohjelma muuttaa valintalistaa tallennettaessa kaikkien valintalistarivien värit siten, että viisirivisessä listassa ensimmäiselle riville tulee punainen, toiselle ruskeanpunainen, kolmannelle keltainen, neljännelle vaalean vihreä, viidennelle tumman vihreä. - Aseta värit -painikkeesta käynnistyvällä toiminnolla voidaan muuttaa valintalistarivien oletusvärien järjestys päinvastaiseksi vihreästä (ylin rivi) ---- punaiseen (alin rivi) tai punaisesta (ylin rivi) ---- vihreään (alin rivi) HUOM! Toiminto korvaa käyttäjän muuttamat värit takaisin oletusväreiksi Virastokäyttäjä voi muuttaa halutessaan omien valintalistarivien väriä Väri-kentän oikealla puolella olevasta... -painikkeesta. Tässä tehtyä värimäärittelyä käytetään JA-02 Jakaumaraporteilla Passiivi. Saa jäädä tyhjäksi 4.5.3 Moniportaisen valintalistan tekeminen Edellisen valintalistan mukaan säätyvät valintalistat toimivat seuraavasti. Kun vastaaja valitsee ensimmäisen valintalistan jonkin vaihtoehdon, hän samalla rajaa vaihtoehtojoukon, joka hänelle näytetään seuraavassa valintalistassa Esimerkkinä tässä ohjeessa käytetään kolmiportaista valintalistaa, missä käyttäjä valitsee ensin karkeammasta luokituksesta(toimiala) jonkun ja saa seuraavaan valintaan (linja) edellä valitun toimialan linjat eikä mitään muuta. Linja valinta määrittelee yksiköt, jotka näytetään vastaajalle Kaksi- tai useampi portaista valintalistaa voidaan käyttää esimerkiksi silloin kun viraston organisaatiota halutaan esittää tarkemmin kuin yksikkö-tasolla. Aluksi tehdään tarvittavat valintalistat, esimerkiksi VETO_toimiala, VETO_Linjat ja VETO_Yksikkö. Linkitys: ylävalintalistana on VETO_toimiala, johon kuuluu valintalistarivit HO, RA, VA. Linkitys tapahtuu VETO_Linjat valintalistassa Ylävalintalista hakunapin avulla. Linjat-valintalistaan kuuluvat rivit HO-li,RA-Anto,RA-Muut,VA_ELPA,VA_RIPA. VETO_Linjat-valintalistan riviin HO-li linkitetään VETO_toimialan-valintalistarivi HO jne. Samalla tavalla kytketään VETO_Yksikkö ja VETO_Linjat toisiinsa. Seuraavaksi tehdään Kysymys-sovelluksella tarvittavat linkitykset. 25
4.5.3.1 Kuva. Valintalista tietosivu 4.5.3.2 Kaksiportaisen valintalistan linkitys vastauslomakkeeseen Kun halutut valintalistat on tehty Valintalista-sovelluksessa ja valintalistat on linkitetty toisiinsa, kuten edellisessä kappaleessa kerrottiin, siirrytään Kysymyssovellukseen. Uudelle taustakysymykselle (valintalistalle) on tehtävä oma kysymysrivi. Uuden rivin saat siirtymällä Muokkaa-tilaan. Kysymysrivi-otsikon alapuolella on painikkeita, joilla luodaan uusia rivejä ja poistetaan tai muokataan itse tehtyvä rivejä. Valintasarakkeeseen laitetaan "täppi" siihen kohtaan jonka edelle kysymysrivi halutaan lisätä. Tässä esimerkissä kysymysrivi lisätään sen kysymysrivin yläpuolelle jonka tunnus on 0.1 (rivi jolla Kysymysteksti-sarakkeessa lukee Yksikkö). Anna kysymysriville tunnus (0.01) ja kirjoita Kysymysteksti-sarakkeeseen teksti (Linja). Kysymyksen tyyppi on V (valintalista) ja alatyyppi on CB (Combobox). KaksoisvalintaKysymysrivi jätetään tyhjäksi. Analyysityyppi on J (Joukko) ja Valintalista-sarakkeeseen haetaan ISLH_Linja-valintalista. Muokkaa rivi jonka Kysymysteksti-sarakkeessa lukee Yksikkö. Jotta kaksoisvalinta olisi vastauslomakkeessa mahdollinen on Alatyyppi muutettava ALACB-tyyppiseksi (Alacombobox) ja KaksoisvalintaKysymysrivi-sarakkeeseen merkitään sen kysymysrivin tunnus joka toimii ns. ylävalintana, esimerkissä 0.01. Valintalistasarakkeeseen haetaan viraston oma Osasto-valintalista, esimerkissä ISLH_Osasto. Näin saadaan aikaan valintatilanne jossa 1. valinta vaikuttaa toiseen valintaan. 26
4.5.3.3 Kuva. (VETO_Toimiala) 4.5.3.4 Kuva. (VETO_Linjat) S 27
4.5.3.5 Kuva. (VETO_Yksiköt) S 4.5.3.6 Edellisen valinnan mukaan säätyvän valintalistan linkitys kysymysriviin Uudelle taustakysymykselle (valintalistalle) on tehtävä oma kysymysrivi. Tässä esimerkissä uusia kysymysrivejä lisätään kaksi Ensimmäinen lisätään sen kysymysrivin yläpuolelle jonka tunnus on 0.1 (rivi jolla Kysymysteksti-sarakkeessa lukee Yksikkö). Annetaan kysymysriville tunnus 0.0.2 ja kirjoitetaan Kysymysteksti-sarakkeeseen teksti (Linja). Kysymyksen tyyppi on V (valintalista) ja alatyyppi on ALACB ( eli Alacombobox). KaksoisvalintaKysymysrivi jätetään tyhjäksi. Analyysityyppi on J (Joukko) ja Valintalista-sarakkeeseen haetaan VETO_Linjat -valintalista. Linja rivin yläpuolelle lisätään uusi rivi, jolle annetaan tunnus 0.0.1 ja kirjoitetaan Kysymysteksti-sarakkeeseen teksti (Toimiala). Kysymyksen tyyppi on V (valintalista) ja alatyyppi on CB ( eli Combobox). KaksoisvalintaKysymysrivi jätetään tyhjäksi. Analyysityyppi on J (Joukko) ja Valintalista-sarakkeeseen haetaan VETO_toimiala -valintalista. Tässä vaiheessa tallennetaan lisäykset. Palataan takaisin Muokkaa -tilaan ja riville, jonka Kysymysteksti-sarakkeessa lukee Yksikkö. Jotta kaksoisvalinta olisi vastauslomakkeessa mahdollinen on Alatyyppi muutettava ALACOMB-tyyppiseksi (Alacombobox) ja KaksoisvalintaKysymysrivisarakkeeseen haetaan sen kysymysrivin tunnus joka toimii ns. ylävalintana, 28
esimerkissä 0.0.2. Tässä kannattaa käyttää hyväksi KaksoisvalintaKysymysrivi-sarakkeeseen oikeassa laidassa olevaa lookup painiketta [...], josta voi valita halutun tunnuksen ja ohjelma suorittaa tarvittavat linkkaukset. Valintalista-sarakkeeseen haetaan viraston oma osasto-valintalista, esimerkissä VETO_Yksikkö. Samalla tavalla kytketään rivin 0.0.2 KaksoisvalintaKysymysrivi-sarakkeeseen rivin 0.0.1 tunnus 4.5.3.7 Kuva. Kysymysrivit 4.5.3.8 Kuva. Valintalista vastauslomakkeella 29
4.6 Luokitusten (valintalistojen) yhdistäminen jälkeenpäin Luokitusten yhdistäminen jälkikäteen yhteenvetoja ja esityksiä varten on mahdollista lisäämällä rinnakkaisia ylävalintalistoja. Liian tiheäksi todetulle valintalistalle tehdään uusi harvemmalla luokituksella oleva valintalista. Tiheämmän valintalistan rivit kytketään ylävalintalistariveittäin harvemman valintalistan riveihin. Tämän jälkeen siirrytään Kysymys-sovellukseen ja valitaan taustakysymysrivi, jossa on kiinni liian tiheäksi todettu valintalista Tee-menun Aseta korvausvalintalista -toiminto suorittaa kaikki muut tarpeelliset asiat. Onnistunut aseta-toiminto päättyy ilmoitukseen "Uudelle valintalistalle on luotu oma kysymysrivi ja sille on kopioitu vastaukset valintalistalinkkien perusteella. Suorita vertailulaskenta uudestaan nähdäksesi tulokset." 4.7 Virastokohtaisten kysymysten lisääminen Virastokohtaisiin TYB-tutkimuksiin voidaan tehdä harkitusti omia tausta- ja lisäkysymyksiä. UPJ-tutkimukseen voidaan tarvittaessa lisätä oma taustakysymys. Tämä on parasta varmistaa VM:stä. 4.7.1 Taustakysymysten lisääminen Lisää rivi haluttuun kohtaan Lisää loppuun tai Lisää edelle -painikkeilla ja täytä kentät seuraavasti. (Mallia voi katsoa jo olemassa olevista taustakysymyksistä) Tunnus: vapaasti valittavissa oleva kysymystunnus. Näkyy myös raporteilla. Taustakysymysten muoto on 0.numero (esim. 0.9). Kysymysteksti: kysymysteksti on vastaajalle Vastaus-lomakkeella näkyvä teksti Tyyppi: V = Valintalista. Käyttäjä valitsee vastauksen listalta. Taustakysymyksillä ei yleensä käytetä muita tyyppejä. Muut vaihtoehdot: AO = Apuotsikko. Voidaan tehdä tyhjä rivi. O = Otsikko. Voidaan tehdä oma otsikko. T = Teksti. Käyttäjä kirjoittaa vastauksensa tekstikenttään. 30
Alatyyppi: määritellään kuinka rivin sisältö näkyy vastauslomakkeella. Jos tyyppi on V = valintalista, on alatyyppi Combobox (CB) eli alasvetovalikko tai "täppi ympyrään" eli Radio button. Radio button voi olla joko tunnuksella (RBT) tai selitteellä (RBS). Jos tehdään kahden valintalistan muodostama kaksiportainen valintalista tulee ns. alemman tason valintalistalle tähän alatyypiksi ALACOMB. Katso kohdasta Kaksiportaisen valintalistan tekeminen. Pakollinen: jos taustakysymys halutaan pakolliseksi, niin valitaan vaihtoehdoista Pakollinen. Jos halutaan varmistaa, että vastaajalta ei vahingossa jää vastaamatta taustakysymykseen, voidaan valita vaihtoehdoista Huomautus. Ei huomautusta valitaan silloin kun kyseessä on ehdollinen taustakysymys, johon kaikilta ei odoteta vastausta. Analyysityyppi: taustakysymysten analyysityyppi on aina J = Joukko. Taustakysymyksestähän ei lasketa numeerisia tuloksia, vaan valittu vaihtoehto kuuluu johonkin joukkoon, esim. Naiset. Valintalista: valintalistaksi linkitetään haluttu valintalista tai jos sellaista ei ole niin mennään Valintalista-sovellukseen luomaan haluttu valintalista. Ohjeteksti: kohtaan voidaan kirjoittaa kysymykseen liittyvät ohjeet. Raportointinimi: raporteilla näkyvä teksti. Ellei tähän kirjoita mitään, tuo järjestelmä siihen kysymystekstin. Jos käytät englantia tai ruotsia, muista lisätä omiin kysymyksiin myös käännökset. 4.7.2 Lisäkysymysten lisääminen HUOM! Omien lisäkysymyksien lisäys on sallittu ainoastaan työtyytyväisyyskyselyyn. UPJ-kysely on valmis sellaisenaan. Parannusehdotuksia otetaan vastaan molemmista kyselyistä. Ehdotukset voi lähettää VTML:n tutkimusyksikköön. Muutama yleinen huomio: - Jos omia kysymyksiä lisätään olemassaolevan pääotsikon alle (1-8), on niiden käytettävä samaa valintalistaa kuin muiden samassa ryhmässä. - Jos halutaan tehdä useita kysymyksiä, joissa käytetään erilaisia valintalistoja, on ne kysymykset lisättävä omaksi ryhmäksi mielellään tutkimuksen loppuun. - Jos käytät useampia kieliä, muista lisätä uusiin kysymyksiin myös käännökset. - Kysymysten välille tulevan tyhjän rivin tyyppi on apuotsikko. Tyhjän rivin muut sarakekohdat voivat olla tyhjiä. Lisää rivi haluttuun kohtaan Lisää loppuun tai Lisää edelle -painikkeilla ja täytä kentät seuraavasti (Mallia kannattaa katsoa jo tehdyistä kysymyksistä) Tunnus: vapaasti valittavissa oleva kysymystunnus. Näkyy myös raporteilla. Jos 31
lisätään valmiin otsikon alle, on syytä jatkaa numerointia. Jos lisätään oma ryhmä, voi muoto olla seuraava: O (iso o-kirjain) otsikolle ja O.1, O.2, O.3,... O.T kysymyksille. Kysymysteksti: kysymysteksti näkyy vastaajalle Vastaus-lomakkeella. Tyyppi: V = Valintalista. Käyttäjä valitsee vastauksen listalta. AO = Apuotsikko. Voidaan tehdä tyhjä rivi. O = Otsikko. Voidaan tehdä oma otsikko. T = Teksti. Käyttäjä kirjoittaa vastauksensa tekstikenttään. Alatyyppi: määritellään kuinka rivin sisältö näkyy vastauslomakkeella. Jos tyyppi on V = valintalista, on alatyyppi Combobox (CB) eli alasvetovalikko tai "täppi ympyrään" eli Radio button. Radio button voi olla joko tunnuksella (RBT) tai selitteellä (RBS). Jos Tyyppi on O = Otsikko, voidaan alatyypiksi antaa joko ylä- tai alaotsikko (YO tai AO). Otsikoilla joiden alatyyppi on YO, lasketaan alaolevien kysymysten lukuarvot ylöspäin. Esimerkiksi: Tunnus 8, Tyyppi O ja alatyyppi YO. Allaolevat kysymykset 8.1, 8.2 ja 8.3 antavat otsikolle raportilla näkyvän lukuarvon. Pakollinen: jos varsinainen kysymys halutaan pakolliseksi, niin valitaan vaihtoehdoista Pakollinen. Jos halutaan varmistaa, että vastaajalta ei vahingossa jää vastaamatta kysymykseen, voidaan valita vaihtoehdoista Huomautus. Ei huomautusta valitaan silloin kun kyseessä on vapaa sana tai ehdollinen kysymys, johon kaikilta ei odoteta vastausta. Analyysityyppi: varsinaisten kysymysten analyysityyppi on oltava aina N = Lukuarvot. Näistähän lasketaan vertailut, joiden pohjalta saadaan keskiarvot jne. Valintalista: saman kysymysryhmän sisällä voi käyttää vain yhtä valintalistaa. Jos halutaan käyttää erilaisia vastausvaihtoehtoja, on kysymykset lisättävä omaksi ryhmäksi, mielellään tutkimuksen loppuun. Valintalistaksi linkitetään haluttu valintalista tai jos sellaista ei ole niin mennään Valintalista-sovellukseen luomaan haluttu valintalista. Ohjeteksti: kohtaan voidaan kirjoittaa kysymykseen liittyvät ohjeet. Jos kyseessä on apuotsikkorivi, jossa kysymysteksti-kentässä on tekstiä, tulee ohjeteksti samalle riville oikealle tasattuna. Miten tyytyväinen olet? 1 = Erittäin tyytymätön 2 = Tyytymätön 3 = Ei tyytymätön eikä tyytyväinen 4 = Tyytyväinen 5 = Erittäin tyytyväinen Raportointinimi: raporteilla näkyvä teksti. Ellei tähän kirjoita mitään, tuo järjestelmä siihen kysymystekstin. Jos käytät englantia tai ruotsia, muista lisätä omiin kysymyksiin myös käännökset. 32
4.8 Tuplavastausten vaikeuttaminen VMBaroon on toteutettu Internet-selaimen evästeitä hyväksikäyttävä toiminto, jolla estetään ettei sama tietokoneelle kirjautuva käyttäjätunnus pääse syöttämään Avointilassa olevaan tutkimukseen samalta koneelta uutta vastausta, mikäli ensimmäinen vastaus on onnistuneesti tallentunut. Testi-tilassa olevaan tutkimukseen pääsee vastaamaan vaikka vastauseväste olisikin asetettu päälle. Tällä varmistetaan, että virastopääkäyttäjä pääsee tekemään testivastauksia omalta koneeltaan. Evästetoiminto on tarkoitettu estämään, ettei sama tietokoneen sisäänkirjautuja/käyttäjä vahingossa vastaa samaan tutkimukseen kahteen kertaan. Vastausevästeen käyttö Tutkimus-sovelluksessa on Vastauseväste -niminen ruksikohta, joka on oletusarvoisesti ruksattuna. Kun ruksi on "päällä", niin tuplavastaukset estävä eväste on käytössä. Kun ruksi-ikkuna klikataan tyhjäksi, evästetoiminto on pois päältä. Avoin-tilaisen tutkimuksen Vastauseväste VOI OLLA RUKSATTUNA, vain jos kaikilla viraston työntekijöillä on sisäiseen tietokoneverkkoon ikioma sisäänkirjautumistunnus, jolloin sisäänkirjautumistunnusten "lainaaminen" toisille vastaajille ei ole tarpeellista. Vastauseväste ruksaus KANNATTAA OTTAA POIS PÄÄLTÄ, mikäli tulee esim. seuraavanlaisia käyttötapauksia: - Tietokone avataan ensin jonkun työntekijän sisäänkirjautumistunnuksilla, jonka jälkeen useampi vastaaja vastaa tältä koneelta VMBaron anonyymillä käyttäjätunnuksella ja salasanalla - Virastopääkäyttäjä syöttää massatoimintona vastauksia esim paperilomakkeilta Huom! VMBaro järjestelmään ei vastausevästeestä tule mitään merkintää, joten vastaajatiedon paljastumista ei tarvitse pelätä. 33