Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 1 Tarkastuslautakunta Aika 28.03.2019 klo 15:30-19:45 Paikka Talouspalvelujen kokoushuone, Talvialantie 2, 2 krs Läsnäolleet Kokko Jyrki puheenjohtaja Niivee Esa varapuheenjohtaja Hiekkamäki Lea jäsen Lajunen Jaakko jäsen Mäntylä Erkki jäsen Salminen Helena jäsen Selenius Pirjo jäsen Muut läsnäolleet Järvinen Riitta pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat :t 13-19 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin. Allekirjoitukset Jyrki Kokko puheenjohtaja Riitta Järvinen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Jämsä 3.4.2019 Helena Salminen Pirjo Selenius Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kaupungin verkkosivulla www.jamsa.fi 4.4.2019 klo 9:00 lähtien pöytäkirjanpitäjä Riitta Järvinen
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 2 Tarkastuslautakunta Käsitellyt asiat Sivu 13 Työjärjestyksen hyväksyminen 3 14 Henkilöstökertomus 2018 ja henkilöstösuunnitelma 2019 sekä tulevaisuustyö hyvinvointimittareiden näkökulmasta / hallintojohtaja Auli Korhonen ja työhyvinvointikoordinaattori Hannele Rahkonen 15 Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Vesi ja Jäte liikelaitokset, liikelaitosjohtaja Tarja Kuisma 16 Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos, liikelaitoksen johtaja Mervi Västinen 4 5 6 17 Arviointikertomus 2018 / Valmistelu 7 18 Tilintarkastuspalveluiden hankinta 2019-2020 8 19 Muut asiat /Sidonnaisuusilmoitukset 10 Muutoksenhakuohjeet
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 3 Tarkastuslautakunta 13 28.03.2019 Työjärjestyksen hyväksyminen Tarkla 28.03.2019 13 Jämsän kaupungin hallintosääntö: - 147 Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimi elin toisin päätä. - 148 Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai puheenjohtajan ehdotuksesta ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Työjärjestys hyväksyttiin.
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 4 Tarkastuslautakunta 14 28.03.2019 Henkilöstökertomus 2018 ja henkilöstösuunnitelma 2019 sekä tulevaisuustyö hyvinvointimittareiden näkökulmasta / hallintojohtaja Auli Korhonen ja työhyvinvointikoordinaattori Hannele Rahkonen Tarkla 28.03.2019 14 Kokouksessa kuultaville on lähetetty kutsu ja tarkastuslautakunnan työohjelma 21.12.2018. Tarkastuslautakunta kuulee hallintojohtaja Auli Korhosta ja työhyvinvointikoordinaattori Hannele Rahkosta henkilöstökertomuksesta 2018, henkilöstösuunnitelmasta 2019 sekä tulevaisuustyöstä hyvinvointimittareiden näkökulmasta. Ehdotuksen mukainen. Henkilöstösuunnitelmaa käsitellään vasta lisätalousarvion hyväksymisen jälkeen.
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 5 Tarkastuslautakunta 15 28.03.2019 Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Vesi ja Jäte liikelaitokset, liikelaitosjohtaja Tarja Kuisma Tarkla 28.03.2019 15 Tarkastuslautakunnan kokouksessa 12.12.2018 varmistuneet kokouspäivät ja työohjelman kuulemisaiheet on ilmoitettu asianosaisille 21.12.2018. Tarkastuslautakunta kuulee liikelaitosjohtaja Tarja Kuismaa Jämsän Vesi ja Jäte liikelaitoksen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta vuonna 2018, mahdollisten merkittävien poikkeamien syistä sekä siitä, kuinka ostopalvelusopimukset tukevat Jämsän kaupungin strategiaa. Ehdotuksen mukainen. Tarja Kuisman ollessa estynyt, kokouksessa olivat kuultavina vesihuoltopäällikkö Pekka Karppinen Jämsän Vesi liikelaitokselta ja jätehuoltopäällikkö Isto Vaheri Jämsän Jätehuolto liikelaitokselta.
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 6 Tarkastuslautakunta 16 28.03.2019 Tilinpäätös 2018, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen, selvitykset merkittävistä poikkeamista / Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos, liikelaitoksen johtaja Mervi Västinen Tarkla 28.03.2019 16 Tarkastuslautakunnan kokouksessa 12.12.2018 varmistuneet kokouspäivät ja työohjelman kuulemisaiheet on ilmoitettu asianosaisille 21.12.2018. Tarkastuslautakunta kuulee liikelaitoksen johtajaa Mervi Västistä Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitoksen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta vuonna 2018, mahdollisten merkittävien poikkeamien syistä sekä siitä, kuinka ostopalvelusopimukset tukevat Jämsän kaupungin strategiaa. Ehdotuksen mukainen.
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 7 Tarkastuslautakunta 11 14.02.2019 Tarkastuslautakunta 17 28.03.2019 Arviointikertomus 2018 / Valmistelu Tarkla 14.02.2019 11 Kaupunginhallitus käsittelee Jämsän kaupungin tilinpäätöstä ja henkilöstökertomusta vuodelta 2018 maaliskuun lopulla. Tilinpäätös ja henkilöstökertomus toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille kaupunginhallituksen käsittelyn jälkeen. Puheenjohtaja: Lautakunta keskustelee arviointikertomuksen laatimisesta ja aikataulusta. Tarkastuslautakunnan jäsenet tekevät koosteen muistiinpanoistaan 25.3.2019 mennessä ja lähettävät ne pöytäkirjanpitäjälle. Tarkla 28.03.2019 17 Tarkastuslautakunta käsittelee arviointikertomusluonnosta. Lautakunta käsittelee kokoukseen mennessä saaduista lautakunnan jäsenten havainnoista tehtyä yhteenvetoa. Ehdotuksen mukainen.
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 8 Tarkastuslautakunta 18 28.03.2019 Tilintarkastuspalveluiden hankinta 2019-2020 1310/00.03.00/2019 Tarkla 28.03.2019 18 Valmistelija: talousjohtaja Ari Luostarinen, puh. 040 593 4655 Tilintarkastajan toimikauden pituutta ei ole kuntalaissa enää sidottu tarkastuslautakunnan eikä valtuuston toimikauteen. Vuonna 2016 toiminut tarkastuslautakunta on valmistellut tilintarkastusyhteisön valinnan suorahankintana vuosille 2017 2018. Esityksen on kaupunginvaltuusto hyväksynyt (KV 10.04.2017 25). Nykyinen tilintarkastussopimus BDO Audiator Oy:n kanssa päättyy, kun tilikaudelta 2018 on tehty tilintarkastus ja tilintarkastaja antanut tarkastuskertomuksensa. Perusteluna aiempaan päätökseen oli, että nykyinen valtuusto valittiin huhtikuussa 2017 käydyissä kuntavaaleissa ja toimikausi alkoi kesken kalenterivuotta 1.6.2017. Tulevan valtuustokauden aikana tapahtuu merkittäviä muutoksia kuntien organisaatiossa ja lakisääteisissä tehtävissä. Sosiaali- ja terveystoimen oli suunniteltu siirtyvän maakunnan hoitoon ja vastuulle 1.1.2019 lukien valtuustokauden puolivälissä. Sosiaali- ja terveystoimen siirrolla maakuntiin on vaikutuksensa myös hankittavan lakisääteisen tilintarkastuksen määrään ja sen tarpeeseen. Uudistus on sittemmin myöhästynyt ja näillä näkymin uudistus tulee voimaan aikaisintaan vuonna 2021. Hankintalain (1397/2016) mukaan kaupungin tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävät hankinnat. Tilintarkastuspalvelujen hankinnan arvo lasketaan hankittavien tarkastuspalveluiden vuosittaisen arvon mukaan kerrottuna sopimuskauden pituudella. Hankintalain uudet kansalliset kynnysarvot ovat olleet voimassa 1.1.2017 alkaen ja palveluhankinnassa kynnysarvo on nyt 60.000 euroa. Kynnysarvot ovat arvonlisäverottomia. Kansallisen kynnysarvon alittavissa ns. pienhankinnoissa ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen. Jämsän kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus on 35 tarkastuspäivää vuodessa, josta vastuullisen tarkastajan osuus on 25 päivää. Lisäksi on erityistoimeksiantona hankittu muutamia projektien tarkastuspalveluja ja asiantuntijapalveluita. Kaupungin tytäryhtiöiden tilintarkastuksesta vastaa pääsääntöisesti sama tilintarkastusyhteisö kuin kaupungin hallinnon, toiminnan ja talouden tarkastuksesta. Vuonna 2018 on kaupungin vastuullinen tilintarkastaja vaihtunut tarkastajan vaihtaessa työnantajaa. Tavoitteena olisi, ettei tarkastaja vaihtuisi yhtä usein kuin vastuullinen tarkastushenkilö on viime vuosina vaihtunut, henkilön vaihtuminen aiheuttaa aina uuden tutustumisen asiakenttään ja kaupungin tilanteeseen, joka osaltaan kuormittaa myös kaupungin
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 9 Tarkastuslautakunta 18 28.03.2019 organisaatiota. Lisäksi organisaatiossa on uudelleen järjestelyitä meneillään ja yllättäviäkin henkilöiden poisjääntejä, joiden tehtävien hoitoa on paikattu sisäisin järjestelyin. Palvelujen hankinnan vaihtoehtoina on kilpailuttaa hankinta vuosille 2019-2020 tai tehdä tilintarkastuspalvelujen hankinta suorahankintana ko. tilivuosille, koska hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon. Suorahankinta voidaan tehdä perustellusta syystä. Koska sote- ja maakuntauudistuksen voimaantulo siirtyy ja sen tuomat muutokset pystyy pätevästi ennakoimaan tilintarkastuspalvelujen hankinnassa vasta myöhemmin. Ratkaisua puoltaa myös meneillään olevat organisaation järjestelyt ja sitä kautta aiheutuva aikapula. Valittavan tilintarkastusyhteisön kanssa laaditaan sopimus tilintarkastuspalveluista. Nykyinen tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy:n on jättänyt tarjouksen (6.2.2019) tilintarkastuspalveluista vuosille 2019-2020. Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että Jämsän kaupungin tilintarkastuspalvelut vuosille 2019-2020 hankitaan BDO Audiator Oy:ltä tarjouksen mukaisesti. Ehdotuksen mukainen. Liitteet Liite 1 Tilintarkastustarjous vuosille 2019-2020
Jämsän kaupunki Pöytäkirja 3/2019 10 Tarkastuslautakunta 19 28.03.2019 Muut asiat /Sidonnaisuusilmoitukset Tarkla 28.03.2019 19 Tarkastuslautakunta voi ottaa käsiteltäväkseen lautakunnan puheenjohtajan ja jäsenten sekä tilintarkastajan esille ottamia asioita. Keskusteltiin puuttuvista sidonnaisuusilmoitusten tarkistuksista.