Projektikuvaus Päiväys Versio Tekijät 23.3.2010 22.2.2010 versio 0.2 versio 1.0 kommentoidun sisäisen version pohjalta Karoliina Luoto / Sitra Arttu Kataja / Avarko Tähän dokumenttiin on poimittu julkiset osat Sitran sisäisestä verkkopalveluuudistusprojektin projektisuunnitelmasta. Dokumentin tarkoituksena on kuvata toteuttajatiimille ja kaikille kiinnosrtuneille, millaiseksi Sitran Sitra.fiverkkopalvelukehitysprojekti on ymmärretty projektin esiselvitysvaiheen aikana. Sen ei kuitenkaan ole tarkoitus rajata tiukasti projektin toteutustapaa. 1. Perusidea: avoin ja oppiva projekti Haluamme toteuttaa Sitra.fi-projektin oppivana ja avoimena projektina, jotta projektin aikana voitaisiin tehdä uusimmilla ratkaisuilla ja parhailla käytännöillä paras mahdollinen lopputulos, joka pystyy etsimään aidosti uusinta näkemystä aiheesta ja reagoimaan myös siihen muutokseen joka maailmassa ja projektin tavoitteissa projektin aikana tapahtuu. Projektin toteuttavalle tiimille halutaan jättää tilaa ymmärtää projektin tavoitteet ja etsiä niihin omista lähtökohdistaan käsin parhaat mahdolliset ratkaisut, hyödyntää projektin aikana syntyvä ymmärrys ja ajatella organisaatioverkkosivuston tarpeita uudesta näkökulmasta. Samalla halutaan osallistaa joukko mallikäyttäjiä mukaan projektiin ja pysyä herkkinä ja liikkumakykyisinä heidän palautteelleen. Kerrotaan parhaista käytännöistä eteenpäin Projektin ylätason tavoitteena on ylläpitää keskustelua siitä, millaisilla prosesseilla ja osaamisella syntyy parhaita mahdollisia organisaatiosivustoja. Muut suomalaiset ja ulkomaisetkin organisaatiot voivat halunsa mukaan hyödyntää projektin lopputuloksia omissa verkkoprojekteissaan. Tähtäimessä on läpinäkyvä projekti, joka tiivistää kysymyksiä ja niiden ratkaisuja esimerkeiksi sosiaaliseen mediaan. Samalla ulkopuoliset kehittäjät voivat osallistua parhaiden ratkaisuiden etsimiseen ja löytämiseen. Verkkosivuprojektista halutaan Suomen verkkomaailmaa hyödyttävä esimerkki, jonka tuottamia lopputuloksia jaellaan ja poimitaan hyödynnettäväksi verkkoyhteisöissä. Parhaimmillaan projektista syntyy innostava yhteistyöhanke, josta voivat oppia sekä siihen osallistuvat että sitä seuraavat tahot. Kehitetään avoimesti Sitra.fi:n rakentamisen ja ylläpidon on siis tarkoitus olla mahdollisimman avointa. Pyrimme siihen, että uusia kehittäjiä tai teknisiä ylläpitäjiä voi liittyä mukaan
milloin tahansa palvelun elinkaaren aikana. Tämä edellyttää, että järjestelmän tekemistä dokumentoidaan jatkuvasti ja selkeästi. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi projektissa syntyvän koodin lisensointia avoimesti ja tallentamista jollekin avoimelle alustalle kuten SourceForgeen, sekä aktiivista osallistumista projektin ympärille syntyvässä verkkokeskustelussa. 2. Projektin toteutus Projekti on alustavasti suunniteltu vaiheistettavaksi seuraavan taulukon mukaisesti. Vaihe 1. Esiselvitys 2. Kilpailutus 3. Toteutus Sisältö visio (=palvelun tavoitteet), odotetut lopputulemat (= minimivaatimukset), projektin selviytymissuunnitelma (= tämä dokumentti), integraatiot (= tekninen liite) toimittajan valintakriteerit projektin verkkoulottuvuus käyttäjätutkimus sopimusneuvottelussa SLA:t sprint 1 ja 2: konseptointi = käyttöliittymäsuunnittelu ja product backlog sprint 3+ toteutus 3. Projektin onnistuminen Sitra.fi-uudistusprojektin kriittisiksi menestystekijöiksi nousevat alla olevan taulukon mukaiset tekijät:
Kriittinen menestystekijä Sopivan toteuttajatiimin löytäminen ja valinta Asiakkaan päivittäinen osallistuminen jotta toteutus ei karkaa tavoitteista Käyttäjäkeskeisyys ja moninaisten tarpeiden priorisointi Toteuttajatiimin onnistumisen laaja-alainen mahdollistaminen Avoimen ilmapiirin johtaminen Oikean suunnan johtaminen Nykyisen sitra.fi -sivuston korvautuminen kokonaisuudessaan Kuvaus Huipputiimin löytäminen jolla on projektille sopivat kompetenssit Asiakkaan edustaja on projektiryhmässä täysimääräisesti mukana osallistumalla kontribuoimalla projektiin päivittäin Käyttäjäkeskeisyys organisaatiokeskeisyyden sijasta ja tarpeiden priorisointi niin, ettei konsepti vesity konsensukseen, kuitenkin niin että kaikki käyttäjäryhmät huomioidaan. Sen varmistaminen, ettei toteuttajatiimin työ tyssää organisatorisiin, teknisiin, poliittisiin tai muuhun vastaaviin ongelmiin Johtajuus, joka synnyttää tekemiseen avoimen ilmapiirin. Ongelmia ei piilotella, vaan ne hoidetaan pois ennen kuin ne pääsevät kasvamaan kriisitasolle. Johtajuus, joka varmistaa tekemisen oikean suunnan ja tavoitteellisuuden läpi koko projektin Projektin tuloksena syntyvän sivuston tulee korvata nykyinen sitra.fi -sivusto kaikilta osin ja ylläpitotyökalusta tulee löytyä samat toiminnot kuin nykyisestäkin. Hankkeen onnistumista mitataan subjektiivisilla arvioilla, mielikuvatutkimuksella, ulkoisella käytettävyystutkimuksella ja teknisellä mittauksella. Alustava mittaristo on kokonaisuudessaan liitteenä "Sitra.fi verkkosivuston ja uudistusprojektin mittarit". Seuraavat mittarit on tunnistettu erityisen keskeisiksi:
# Mittari Asteikko Mittaus 7 13 19 20 26 Käyttäjien on keskimäärin helppo erottaa, mikä sisällöstä on stabiilia perusfaktaa, mikä muuttuvaa sisältövirtaa ja mikä verkkopöhinää ja innovointia? Onko kuvien ja videoiden lisäys helppoa ei-rutinoituneille ylläpitäjille? Kuinka suuri osuus Sitran toimintaan suoraan liittyvästä keskustelusta sosiaalisessa mediassa näkyy Sitra.fi sivulla? Näkyykö sosiaalisesta mediasta nostettu keskustelu relevantin sitra.fi sisällön yhteydessä? Käytetäänkö sitra.fi projektissa syntynyttä koodia, työtapoja tai ideoita suomalaisissa verkkohankkeissa? kyllä, useimmiten, ei kyllä, ei erinomainen 90-100%, kohtuullinen 70-90%, huono 0-70% kyllä, osittain, ei useita käyttöjä, muutamia, ei ulkoinen käytettävyystutkimus ulkoinen käytettävyystutkimus subjektiivinen subjektiivinen subjektiivinen
3. Projektiorganisaatio 3.1 Toteuttajatiimi Toimittajaksi halutaan motivoitunut huipputiimi, joka on sitoutunut tekemään huippulaatua ja jonka kompetenssit kattavat ainakin alla olevaan taulukkoon tunnistetut osa-alueet. Projektin luonteen takia tiimin jäsenten on näiden kompetenssiulottuvuuksien lisäksi oltava valmiita esiintymään verkossa pohdintoineen omilla nimillään ja kasvoillaan. 3.1 Sitran resurssointi Sitra on motivoitunut osallistumaan projektin päivittäiseen kulkuun ainakin oman projektitiiminsä keskeisimpien (1-2 hlö) jäsenten osalta. Sitran sisäisen projektitiimin tehtävänä on huolehtia projektin arjen sujumisesta ja tehdä projektin hoitamiseen liittyvät käytännön tehtävät. Lisäksi projektille perustetaan ohjausryhmä, jonka tehtävä on tukea projektin omistajaa kriittisissä menestystekijöissä (moninaisten tarpeiden priorisointi, toteuttajatiimin onnistumisen laaja-alainen fasilitointi, avoimen ilmapiirin johtaminen ja oikean suunnan johtaminen). 3.3 Ulkopuoliset konsulttitahot Toteutustiimin ulkopuolisille konsulteille on varattu projektissa resursseja. Ajatuksena on, että lisäkompetensseja voidaan ostaa projektin käyttöön aina kun sellaisille huomataan tarve. Tällä pyritään edistämään projektin jouhevuutta ja lopputulosten laatua. Suunnitelmissa on, että asiakas ja toimittaja voisivat päättää ulkopuolisten konsulttien budjetista yhdessä. Ainoa sääntö olisi, ettei ulkopuolisten konsulttien budjettia ei saa käyttää toimittajalta lisätyön ostamiseen ilman ohjausryhmän erillistä hyväksyntää. Ulkopuolisten konsulttien budjettia saa käyttää myös crowdsourcing -palkintoihin ja vastaaviin. 4. Toimittajan valinta Esiselvitysvaiheessa ei ole vielä suunniteltu tarkasti projektin kilpailuttamista, hankintamenettelyä ja toimittajan valintakriteerejä. Tähän osioon on kerätty kilpailutuksen muistilistaksi joukko huomioitavia asioita ja alustavia ideoita. Sopivan toimittajatiimin löytäminen ja valinta on yksi Sitra.fi uudistuksen kriittisistä menestystekijöistä. Projektiin halutaan kansainvälisen tason huipputiimi. Toteutuksen kilpailuun pyritään saamaan tarjouksia sekä kansainvälisiltä että suomalaisilta tiimeiltä. Koska Sitra.fi-uudistus on nivottu tavoitteisiin eikä ominaisuuksiin, toimittajaehdokkaille jätetään paljon tilaa konseptoida tavoitteet parhaiten tyydyttävä ratkaisu. Tarjouspyynnössä pyydetään liittämään tarjoukseen alustava konseptisuunnitelma. Tätä on tuettu muutamalla tavoitteita havainnollistavalla konseptiluonnoksella. Konseptiehdotusten suhteen tarjouspyyntö vastaa tältä osin
julkisten rakennusten arkkitehtikilpailuja, joissa osallistuvat arkkitehtitoimistot vievät suunnitelmat varsin pitkälle jo tarjousvaiheessa. Esiselvityksen yhteydessä on myös pohdittu kilpailutuksen toteutusta kaksivaiheisesti siten että ensin valittaisiin tarjouksista jollain yksinkertaisella kriteeristöllä osa tarjoajista seuraavaan vaiheeseen ja vasta jatkoon päässeiltä tarjoajilta pyydettäisiin alustavat konseptisuunnitelmat. Vaatimus alustavan konseptisuunnitelman liittämisestä tarjoukseen saattaa rajata joitain tarjoajia tarjouskilpailusta, sillä se vie aikaa. Uskomme kuitenkin että motivoituneet huipputiimit ovat valmiita käyttämään hieman aikaa konseptointiin jo tarjousvaiheessa. Tarjouspyyntöön liitetään myös porkkana, jossa ei-valituille konsepteille masketaan 1000 palkkio. Tarjouskilpailuun osallistumisen ehtona on myös antaa konseptien ideat projektiryhmän ja projektin ympärille rakentuvan yhteisön käyttöön, vaikka suora visuaalisuuden kopiointi ei tietenkään ole sallittua. Alustavana hahmotelmana toimittajan valintakriteereiksi on: (1) alustavan konseptisuunnitelman arviointi suhteessa Sitra.fi:n tavoitteisiin, mittareihin ja mallipersooniin(2) tiimin kompetenssit suhteessa projektin vaatimuksiin (3) tiimin tekemät aiemmat toteutukset (arvioituna tärkeimpien osa-alueiden kuten avoimen koodin tekonologioiden, raikkaan visuaalisuuden, hyvän käytettävyyden ja löydettävyyden ja kirkkaan sisältökonseptin mukaan) (4) toteutussuunnitelma (5) tuntihinta (kevyt painoarvo) (6) laadunvarmistuksen käytännöt 6. Riskit Alla olevissa taulukoissa on osana esiselvitysprojektia tehty riskianalyysi projektille. Riskianalyysin menetelmällisenä taustana on käytetty julkaisua "Risk Management Guide for Information Technology System", Technology Adminisration, U.S. Department of Commerce, 2002.
# Riski Kriittisyys Millä vältetään? Mitä tehdään jos? 1 Konseptointi epäonnistuu keski (50) Uskalletaan priorisoida tavoitteita ja tarvittaessa konseptoida uudelleen Jos alkuvaiheessa: keskeytetään projekti väliaikaisesti Valitaan julkaisujärjestelmäksi hyvän ylläpitokäytettävyyden tarjoava tai mahdollistava tuote 2 Ylläpidostä ei tule helppoa keski (50) Priorisoidaan helpon ylläpidon tavoite korkealle läpi koko toteutusprojektin Tehdään uudelleen tarvittaessa täydentävän osaamisen kanssa Irrotetaan ylläpitokäyttöliittymä mahdollisimman omaksi kokonaisuudekseen alustaratkaisusta 3 Toteuttajaksi ei saada huipputiimiä keski (50) Panostus innostavaan viestintään kilpailutusvaiheessa Julkisuusrumba sosiaaliseen mediaan jo kilpailutuksessa Jos hyvä tiimi: aloitetaan projekti ja paikataan matkalla ulkopuolisilla konsulteilla Jos keskinkertainen : vaikea päätös aloitetaanko vai ei Jos huono: ei aloiteta tai keskeytetään 4 Kehitystyö teknologiaalustalle on hankalaa keski (50) Huomioidaan alustavalinnassa suhteellisen laajat integraatiotarpeet Yritetään ratkaista kehitystyön ongelmakohtia käyttämällä ulkopuolisen avun budjettia 5 Sisältösuunnittelu ei linkity tekniseen toteutukseen keski (25) Aloitetaan tietoarkkitehtuurin kehittäminen riittävän ajoissa Varmistetaan että tietoarkkitehtuuria kehittävän tiimi ja muu kehitystiimi keskustelevat jatkuvasti keskenään Käytetään projektin ulkopuolisen avun budjettia ongelmallisiin osa-alueisiin 6 Toimialan kehitys vain hyviksi ideoiksi keski (25) Konkretisoidaan tuloksia selkeiksi vinkkilistoiksi Kehitetään helposti uudelleenkäytettäviä ja Konkretisoidaan syntynyttä tietoa jälkikäteen vinkkilistoiksi ja parhaiden käytäntöjen kuvauksiksi
6. Kriisitilanteet Kriisitilanteissa pyritään ensisijaisesti tavoitteiden uudelleen arviointiin, resurssien laadulliseen ja määrälliseen tarkistamiseen sekä työtapojen kehittämiseen. Poikkeuksellisessa tilanteessa voidaan joutua esimerkiksi vaihtamaan joku tiimiläinen. Viimeinen riskinhallinnan keino ketterässä projektissa on hankkeen pysäyttäminen väliaikaisesti tai kokonaan. Vaikka kukaan ei tätä haluaisi tehdä, täytyy projektin asiakkaan ja toimittajan olla valmiita ottamaan projektille aikalisä vakavissa ongelmatilanteissa, koska ketterässä projektissa asiakas ei voi ongelmatilanteissa vedota allekirjoitettuun vaatimusmäärittelyyn. Jos projekti syystä tai toisesta keskeytetään, on työtä mahdollista jatkaa myöhemmin siitä mihin keskeytetyssä projektissa jäätiin. Sitran oikeus keskeyttää projekti väliaikaisesti tai pysyvästi täytyy huomioida osana toteutusprojektin kilpailutusta ja sopimusneuvottelua. Vastuu kriisitilanteiden ratkaisusta on viime kädessä projektin ohjausryhmällä. Kriisitilanteita pyritään välttämään reagoimalla ongelmiin aikaisin. Yhtenä toteutusprojektin ensimmäisistä tehtävistä onkin etsiä ja sopia kriisien välttämisen ja ratkaisun menetelmät. Lähtökohta projektissa on, että kriisitilanteet vältetään keskusteluun kannustamalla, ei luomalla projektiin kontrollin mekanismeja. Esiselvityksen aikana hahmoteltiin keskustelua kannustavaksi menetelmäksi viikko-indikaattoria, jossa sekä asiakkaan että toimittajan projektista vastaavat henkilöt arvioivat projektin tilanteen viikottain vastaamalla yhdessä sovittuihin statuskysymyksiin kuten "tehdäänkö projektissa tavoitteiden mukaisia asioita?" ja "kuinka tehokkaasti projekti etenee?".
Tiedostonimi: 7_Projektikuvaus_v.1 Hakemisto: D:\Privaatti\Documents Malli: C:\kameleon\mallit\Normal.dotm Otsikko: Osia projektisuunnitelmasta v.0.2 Aihe: Tekijä: Karoliina Luoto Avainsanat: Kommentit: Luontipäivä: 23.3.2010 15:13:00 Version numero: 2 Viimeksi tallennettu: 23.3.2010 15:13:00 Viimeksi tallentanut: Karoliina Luoto Kokonaismuokkausaika: 0 minuuttia Viimeksi tulostettu: 26.3.2010 15:35:00 Viimeisestä täydestä tulostuksesta Sivuja: 8 Sanoja: 1 044 (noin) Merkkejä: 8 458 (noin)