Viestintäsuunnitelma Viestintätyöryhmä xx Yhteistyötoimikunta xx Yhtymähallitus xx
2 ITÄ-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN VIESTINTÄSUUNNITELMA Viestintä ei ole työkalu se on asenne 0. Johdanto 1. Suunnitelman perusteet 2. Kohderyhmät 3. Viestinnän tarkoitus, tavoitteet ja tehtävät 4. Viestinnän periaatteet ja hyvät käytännöt 5. Viestinnän keinot 6. Viestinnän organisointi ja vastuut 7. Toimenpideohjelma 2011-2013 8. Seuranta, päivitys ja kustannukset LIITTEET - Liite 1: Viestinnän nykytilan analyysi - Liite 2: Määritelmiä - Liite 3: Viestintä erityistilanteissa ja poikkeusoloissa - Liite 4: Salaiset ja ei-julkiset asiakirjat - Liite 5: Käytännön viestintäohjeita - Liite 6: Yhteisöviestintään liittyviä lakeja, säädöksiä ja suosituksia - Liite 7: Viestintäsuunnitelman toimenpideohjelma vuosille 2011-2013
0. Johdanto Tämä asiakirja on kuntayhtymähallituksen 29.1.2008 hyväksymän Itä-Savon sairaanhoitopiirin viestintäsuunnitelman yleisperiaateosan ja kuntayhtymähallituksen 12.8.2008 hyväksymän viestintäsuunnitelman toimenpideosan päivitys. Tässä löytyy yhdistettynä siis strateginen yleisperiaateosa ja toimenpideosa samassa paperissa. Päivityksen laatimisessa ovat korostuneet seuraavat näkökohdat: viestinnän merkitys Sosterille nähdään entistä strategisempana organisaation kiihtyvän muutostilanteen erityisesti ISER-hanke vuoksi; viestinnän onnistuminen on näin ollen entistä kriittisempi tekijä tässä tilanteessa korostuu tarve vahvistaa Sosterin viestinnän rakenteita ja prosesseja yksisuuntaisen viestinnän aika on ohi - nykyisessä viestinnässä ollaan avoimesti vuorovaikutuksessa kahteen suuntaan tai paremminkin useille tahoille, verkostossa suunnitelmien täytäntöönpanoon, seurantaa ja jalkauttamiseen arjen työssä on kiinnitettävä aiempaa selkeästi enemmän huomiota, aikaa ja resursseja viestintä on osa perustyötämme 1. Suunnitelman perusteet Oikeus tietoon on jokaisen perusoikeus, josta säädetään perustuslaissa. Tiedon perusoikeus merkitsee sitä, että viranomaisten asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia. Asiakirjan julkisuutta voidaan rajoittaa vain erikseen lailla ja välttämättömien syiden vuoksi. Mielipiteen vapaus ja toisaalta sananvapaus tarvitsevat pohjakseen luotettavaa tietoa yhteiskunnasta ja julkisen vallan käytöstä. Tässä osiossa kerrotaan tämän suunnitelman juridisista ja hallinnollisista perusteista. Viestintämme tarkoitusta ja tavoitteita omista lähtökodistamme tarkastellaan yksityiskohtaisemmin luvussa 3. Viestinnän tarkoitus, tavoitteet ja tehtävät. Kuntalaki 27 :n mukaan valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. 29 :n mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Julkisuuslaki (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta) 3 :n mukaan sen tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan. 3
Hallintolaki 18 :n mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Lain toisessa luvussa on määritelty Hyvän hallinnon periaatteet Lain 8 :n mukaan viranomaisen on toimivaltansa rajoissa annettava asiakkailleen tarpeen mukaan hallintoasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. Lain 9 :n mukaan Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Kuntayhtymän hallintosääntö Hallintosäännön 65 :n mukaan yhtymähallitus päättää sairaanhoitopiirin tiedottamisen linjauksista. Sairaanhoitopiirin johtaja johtaa sairaanhoitopiirin tiedottamista ja antaa siitä ohjeita. Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa 1.9.2007 voimaanastuneessa kuntien yhteistoimintalain (Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa 1313.4.3007/449) 4 :ssä todetaan sen soveltamisalaan kuuluvaksi sekä työyhteisön sisäiseen tietojenvaihtoon liittyviä periaatteita ja suunnitelmia. Kuntayhtymän arvot Sosterin strategia 2011-2013 Kuntayhtymän talousarvio ja taloussuunnitelma 2. Kohderyhmät Viestintää tehdään vastaanottajille ja kohderyhmille. Kuntayhtymän tärkein ulkoisen viestinnän kohderyhmä on kuntalaiset ja muut asiakkaat. He jakaantuvat hyvin erilaisiin osaryhmiin, joille kullekin tulee pystyä viestimään heille sopivimmilla keinoilla. Kohderyhmien ja niiden erityispiirteiden tunnistaminen on yksi onnistuneen viestinnän peruslähtökohtia. Viestinnän kohderyhmiä ovat: Sisäiset kohderyhmät Sosterin sisäiset sidosryhmät henkilöstö luottamushenkilöt ammattiyhdistykset, pääluottamusmiehet työsuojelu 4
Ulkoiset kohderyhmät Asukkaat, kuntalaiset kuntayhtymän alueen vakituiset asukkaat ja osa-aikaiset asukkaat kesäasukkaat opiskelijat Muut asiakkaat ulkokuntalaiset ja ulkomaalaiset matkailijat Omistajat kuntien luottamushenkilöjohto kuntien virkamiesjohto kunnalliset perusturvatyöryhmät Viranomaiset ministeriöt / STM, OPM, TEM, MMM, Ympäristöministeriö Itä-Suomen aluehallintovirasto Etelä-Savon pelastuslaitos; hälytyskeskus, poliisi KELA, Tilastokeskus Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea, Työterveyslaitos, VALVIRA, Kuluttajavirasto työsuojeluviranomaiset (aluehallintoviraston Työsuojelun vastuualue) Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset TEKES Kumppanit Suomen ympäristökeskus Vertaisryhmät yritykset, tavaran- ja palvelujen toimittajat ISER-selvitys- ja valmisteluhanke KYS:n erityisvastuualueen toimijat muut terveydenhuollon toimijat sosiaalitoimen organisaatiot Korkeakoulut ja oppilaitokset sosiaali- ja terveysalan koulutusorganisaatiot paikalliset ja seudulliset oppilaitokset muut oppilaitokset 5
Kuntayhtymästä työantajana kiinnostuneet Media lehdistö, TV, radio, www-julkaisut, sosiaalinen media Muut sidosryhmät Kuntaliitto KEVA, KT Kuntatyönantajat Kolmas sektori potilasjärjestöt, sosiaalialan järjestöt Terveyden edistämisen keskuksen jäsenyhteisöt kylätoimikunnat/asukasyhdistykset 3. Viestinnän tarkoitus, tehtävät ja tavoitteet Tässä luvussa käsitellään viestintämme tarkoitusta, tehtäviä ja tavoitteita. Johdantona kerrotaan viestinnän hengestä, jolla kuvataan sitä, millaiseen ilmapiiriin Sosterin viestintää tulee rakentaa. Viestinnän tarkoitus ja tehtävät -kohdassa kuvataan sitä, miksi viestimme ja mitä sillä tavoittelemme. Tässä kohdassa ytimenä ovat kuntayhtymämme strategiset tavoitteet ja niiden saavuttamisen tukeminen. 3.1 Viestinnän henki - Viestinnällä rakennetaan yhteistä ja avointa identiteettiä Sosterille. - Se, joka tietää, tiedottaa - ymmärretään, että jokaisella työntekijällä on asiantuntijuuteensa ja työtehtäväänsä perustuva oikeus ja velvollisuus osallistua viestintään. - Jakamaton tieto ei ole valtaa - jaettu tieto on kaksinkertainen tieto (ja usein enemmänkin) - tieto/osaaminen ei saa henkilöityä, vaan sen on saatava levitä vapaasti ja laajasti - Yhteinen ymmärrys osapuolten välille syntyy ajan kuluessa vuorovaikutuksen ja yhteisen kokemuksen kautta - viestintä on prosessi, jolla yhteistä ymmärrystä luodaan - Kerro aina totuus, se on helpoin muistaa - Kuunteleminen on tärkeää: Isot korvat, pieni suu - Suomalaisia johdetaan edestä ja esimerkillä, ei takarivistä tyhjillä lupauksilla - Erilaisuus on rikkaus ja hyödynnämme sitä 6
3.2 Viestinnän tarkoitus ja tehtävät Kuntayhtymämme viestinnän tarkoituksena on luoda edellytyksiä sen strategiassa esitettyjen tehtävien ja tavoitteiden toteutumiselle. Se tapahtuu antamalla jäsenkuntien asukkaille, henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille mahdollisuus saada avointa, oikeaa ja monipuolista tietoa toiminnastamme, hallinnostamme ja taloudestamme. Tietoa tulee saada myös vireillä olevista ja käsiteltävistä asioista omaa mielipiteenmuodostamista, vaikuttamista ja käsittelyä varten hyvissä ajoin ennen päätöksentekoa. Viestintä ymmärretään laajamuotoisena eri toimijoiden yhteistyönä ja voimien kokoamisena sekä sisäisenä ja ulkoisena vuoropuheluna - dialogina. Perustana on eri toimijoiden välinen luottamus. Tavoitteena on osallistuva ja kriittisesti keskusteleva työntekijä, kuntalainen/asiakas ja yhteistyökumppani. Kuntayhtymämme viestintä on tavoitteellista toimintaa. Viestintä on voimavara, jota voidaan käyttää johtamisen välineenä ja tukemaan organisaation toimintaa. Viestintää on suunniteltava, johdettava, toteutettava ja seurattava kuten kuntayhtymän muitakin voimavaroja. Avainasemassa yhteisön myönteisen mielikuvan muodostumisen ovat kaikki Sosterilaiset omalla toiminnallaan ja teoillaan. Viestinnän tehtävät: Viestintä on voimavara, jonka tehtävänä on tukea Sosteria sen perustehtävän suorittamisessa ja edesauttaa sen tavoitteiden saavuttamista. Kuntayhtymämme viestinnän tehtävänä on: - Tiedon jakaminen, työyhteisöviestintä, yhteydenpito, tiedottaminen (s/u) - Kuntalaisten ja henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien edistäminen (s/u) - Maineen vahvistaminen ja organisaatiokuvan kirkastaminen (s/u) - Sitoutumisen ja yhteisöllisyyden vahvistaminen (s) 3.3 Viestinnän tavoitteet (s=sisäinen viestintä; u=ulkoinen viestintä) Kuntayhtymämme viestinnän tavoitteena on: - Tukea kuntayhtymän strategian onnistumista - koko hoitoketjun hallinta kustannustehokkaasti yksiportaisen hoitomallin toteutuminen - riittävät palvelut kuntalaisten saavutettavissa - Itä-Suomen sairaanhoitopiirin jatkoselvityksen yhteydessä keskussairaalan asema ja erityisosaaminen päivystyssairaalana on turvattu - kustannusten hallinta väestön tarpeiden ja jäsenkuntien maksukyvyn rajoissa - perusterveydenhuolto vahvistuu 7
- Edistää kuntayhtymän kehittämistä, ymmärtämistä ja hyväksyntää - Tukea kuntayhtymän suunnittelua, johtamista, palvelutuotantoa ja tuloksellisuutta - Edistää asiakkaitten tiedonsaantimahdollisuuksia - Lisätä asiakkaiden, henkilöstön, luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien edellytyksiä seurata ja arvioida kuntayhtymän toimintaa ja osallistua vuorovaikutukseen - Edistää henkilöstön motivoitumista, selkeyttää sisäistä toimintaa ja helpottaa kuntayhtymän eri yksiköiden palvelujen sovittamista toisiinsa - Tehdä toimivista sisäisen viestinnän käytännöistä osa kuntayhtymän yksiköiden arkipäivää - Edistää sosterilaisen ja jatkossa iseriläisen identiteetin syntymistä ja vahvistumista - Edistää myönteisen, mutta samalla realistisen mielikuvan muotoutumista ja kehittymistä kuntayhtymästä paikallisesti, seudullisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti - Edistää osaavan henkilöstön rekrytointia - Varmistaa, että viestintä kuuluu arkipäivän työn osana kaikkeen päätöksentekoon ja toimintaan 4. Viestinnän periaatteet ja hyvät käytännöt Tässä osiossa käsitellään periaatteita ja hyviä käytäntöjä, joita noudattamalla voimme edistää ylempänä kuvattujen viestinnän tavoitteiden saavuttamista. Kyseessä on eri organisaatioiden viestinnän kokemuksista sovellettu työkalupakki, josta voidaan tilanteesta riippuen löytää linjauksia ja käytäntöjä käytännön viestinnän tekemiseen. Viestinnän tekoja ja toimenpiteitä kannattaa aina peilata näitä periaatteita vasten. Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän viestinnässä noudatetaan seuraavia periaatteita ja niistä johdettuja hyviä käytäntöjä: - Strategialähtöistä - viestintä on osa Sosterin strategiaa (strategian luku 7.8 Viestintäpolitiikka ) ja se sisältyy kaikkiin neljään päänäkökulmaan eli Asiakkaat ja väestö, Uudistuminen ja henkilöstö, Prosessit ja rakenteet sekä Kustannusvaikuttavuus - viestimme Sosterin strategian toteutumista edistävällä tavalla 8
- Arvoihimme pohjautuvaa - Tavoitteellista - Henkilöstölähtöistä - Asiakaspalvelua - viestimme kuntayhtymän arvojen mukaisella tavalla - kaikkea viestintää ohjaavat kuntayhtymän strategiat ja tavoitteet - kaikkien tulee tietää, että jokainen viestintätoimenpide vaikuttaa kuntayhtymämme kuvaan - viestinnän tuloksia ja vaikuttavuutta seurataan ja arvioidaan systemaattisesti ja säännöllisesti - toimiva sisäinen viestintä on ulkoisen viestinnän edellytys - viestintä alkaa aina ensimmäisenä omasta henkilöstöstä - asiakaspalvelutilanne on tärkein kuntayhtymämme viestinnän ja ulkoisen kuvan rakentamisen hetki - Päivittäistä toimintaa - viestintä tapahtuu pääosin suoraan tiedonlähteeltä ja toiminnan tasolta - jokaisella työntekijällä on asiantuntijuuteensa ja työtehtäväänsä perustuva oikeus ja velvollisuus osallistua viestintään; "Se, joka tietää, tiedottaa - tiedon perillemeno ja palautteen saanti on tehokkainta, kun viestintä on henkilökohtaista - Pitkäjänteistä ja suunnitelmallista - viestinnän teho perustuu sen huolelliseen suunnitteluun - viestien perillemeno vaatii usein toistoa ja sinnikkyyttä - kuntayhtymälle määritellään vuosittaiset viestinnän painopisteet, joiden toteutumista tuetaan toimenpideohjelman avulla - Ennakoivaa ja aloitteellista - Vuorovaikutteista - pidetään aloite viestinnässä itsellä, tieto tapahtumista tulee kuntayhtymältä ja sen edustajilta itseltään - suunnitelmallisella ja oikea-aikaisella viestinnällä pyritään ehkäisemään huhujen syntymistä - aktiivinen ja aikaisessa vaiheessa tapahtuva tiedottaminen lisää mahdollisuuksia vaikuttaa yhteisiin asioihin - asioista keskustellaan - asiakkaiden, henkilöstön ja sidosryhmien palautetta kuunnellaan ja siihen luodaan järjestyneet edellytykset - vuorovaikutus vaatii kaikkien vastuuta tiedonkulusta 9
- Tasapuolista - viestinnässä noudatetaan poliittista, alueellista ja sosiaalista tasapuolisuutta - eri asiakas-, henkilöstö- ja sidosryhmiä ja viestimiä kohdellaan yhdenvertaisesti - tiedon antamista ei saa tarpeettomasti rajoittaa, ja tiedon antamatta jättämiseen oikeuttavat vain lailliset ja asialliset syyt - Kohderyhmät huomioon ottavaa - viestin lähettäjällä on aina vastuu sanomansa ymmärrettävyydestä, siksi hänen on tunnistettava kohderyhmänsä, sen tarpeet sekä pohdittava, millä keinoin viestintä on menestyksekkäintä - viestinnässä käytetään monipuolisesti eri kohderyhmille (ikä, koulutus, mahdollinen vammaisuus, monikulttuurisuus, kansalaisuus, asuinalue) soveltuvia keinoja (mm selkokieli) - Nykyaikaista ja monikanavaista - viestinnässä käytetään hyväksi monipuolisesti nykyaikaisia teknisiä apuvälineitä mukaan lukien sosiaalisen median tarjoamat mahdollisuudet - viestintää ei jätetä vain yhden kanavan varaan, vaan sitä vahvistetaan välittämällä sama viesti useammalla tavalla (suullisesti, kirjallisesti, sähköisesti) - Osaavaa ja oikein resursoitua - Luotettavaa - Avointa - henkilöstön ja luottamushenkilöiden viestintätaitoja kehitetään koulutuksella - tietosuojasäännökset ja oman alan erityislainsäädännön tiedotus- ja salassapitomääräykset tunnetaan - viestinnän toteuttamiseen varataan kuntayhtymän eri tasoilla riittävät voimavarat - puheet ja teot vastaavat toisiaan - asiat kerrotaan tosiasioihin perustuen - avoimuus merkitsee sitä, että aloite viestintään tulee asiasta vastaavalta taholta - avoimuus on myös uskallusta ja harkintaa 10
- Nopeaa - Selkeää - Myönteistä - päätökset ja muut tiedotusasiat on viestitettävä nopeasti - viestintäkulttuurissa on tapahtunut muutos: reaktioajat ovat lyhentyneet, on toimittava heti, kun jotain tapahtuu - myös keskeneräisistä asioista tulee tiedottaa salassapitosäännösten rajoissa - asiat kerrotaan ymmärrettävällä kielellä ilman virasto- ja lakikielen ilmaisuja - viestinnän visuaalinen ilme on yhtenäinen ja tyylikäs - asiat kerrotaan myönteisellä tavalla, mutta totuudenmukaisesti ikäviäkään asioita kiistämättä - tiedotusvälineissä mahdollisesti esiintyvät virheelliset ja harhaanjohtavat tiedot oikaistaan heti, ensisijaisesti toimituksen kanssa neuvotellen 5. Viestinnän keinot Tässä osioissa käydään läpi käytettävissä olevia viestinnän keinoja. Kyseessä on pitkälti muistilista, josta eri viestintätilainteisiin soveltuvia keinoja voidaan poimia. Tässä tarkastelussa ei ole otettu erikseen kantaa siihen, mitä keinoa missäkin tilanteessa voidaan pitää soveliaimpana tai tehokkaimpana. Nyrkkisääntönä on kuitenkin se, että viestinnän tehoa lisää, jos käytetään useampaa kuin yhtä keinoa. Tämän suunnitelman toimenpideosassa (luku 7.) tullaan käyttämään tarjolla olevasta keinovalikoimasta omiin tarkoituksiimme käyttökelpoisimpia. Viestinnässä on käytettävissä laaja kirjo erilaisia keinoja. Sisäisen viestinnän keinovalikoimaa: - Henkilökohtaiset keskustelut - Työpaikka/osasto/johtoryhmäkokoukset/palvelulinjakokoukset - Ammattiryhmäkokoukset (yl-, lääkäri, hoito- ja hoivatyön esimiesten työkokous jne.) - Tiedotus/informaatiotilaisuudet - Kirjalliset tiedotteet ja ohjeet - Henkilöstön perehdyttäminen (kirjallisen materiaalin lisäksi ns. perehdytyspäivät: jatkossa myös vanhoille työntekijöille ) - Kehityskeskustelut, palautejärjestelmät ja mittaukset - Ilmoitustaulut, tapahtumakalenterit - Viikkotiedote Sisäpiirinposti 11
- Henkilöstölehti - Lähiverkon yhteiset levyalueet - Koulutustilaisuudet - Intranet ja extranetit - Microsoft Office Communicator -pikaviestintäsovellus - Puhelin - VIRVE-puhelin - Puhelinluettelot (sisäiset) - Sähköposti, sähköpostiryhmät, kalenterit - Asiakirja- ja dokumenttienhallintajärjestelmä Dynastia - Muut tietojärjestelmät (mm. Effica) - Keskusradio - Säännöt ja määräykset - Toimintakertomukset ja -suunnitelmat, talousarvio - Epäviralliset keskustelut (kahviot, ruokalat) - Yhteistoimintaelimet (yt-toimikunta) - Ammattiyhdistystoiminta - Työsuojelutoiminta - johtoryhmien työskentely ja niiden muistioiden jakelu Ulkoisen viestinnän keinovalikoimaa: - Päivittäiset asiakaskohtaamiset - Asiakaspalvelu ja -neuvonta - Yhteydenpito omistajatahoihon (kunnat) - Yhteydenpito yhteistyökumppaneihin (esim. muut shp:t) sekä viranomaisiin (lääni- ja ministeriötaso) - Talon esittelyaineistot (mm. diasarjat, esitteet) - Julkiset kuulutukset ja ilmoitukset - Luottamuselinten kokoukset, esityslistat, pöytäkirjat ja muistiot - Kokouspäätösten tiedottaminen medialle - Ilmoitustaulut - Kiinteistöjen ja tilojen opasteet - Verkkosivumme http://www.isshp.fi ja rekrytointisivusto http://www.sosteri.fi - Extranet-palvelu (sidosryhmille, omistajataholle) - Asia- ja dokumenttienhallintajärjestelmä Dynasty 12
- Sosiaalisen median alustat (Facebook, Twitter, keskustelufoorumit jne.) - Toimintakertomukset ja -suunnitelmat, talousarvio - Lehdistötiedotteet - Tiedotustilaisuudet - Rekrytointi-ilmoitukset - Painotuotteet, oppaat, esitteet - Henkilöstölehti Sykkeen jakelu myös yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille (shp:t jne) - Potilasohjeet (painotuotteet, tulosteet, www-sivut) - Tapahtumat (seminaarit, näyttelyt, rekrytointitilaisuudet) - Yhteydenpito oppilaitoksiin - Puhelin - VIRVE-puhelin - Puhelinluettelot (ulkoiset) - Sähköposti, sähköpostiryhmät - Kannanotot, lausunnot - Valmiit asiantuntija-artikkelit - Verkostoituminen - Ilmoitukset - Suorakampanjat (kirjeet valituille kohderyhmille) - Juttuvihjeet medialle - Seudullinen ammattiyhdistystoiminta 6. Viestinnän vastuut ja organisointi Tässä osiossa käsitellään rakennetta, jolla kuntayhtymämme viestintä toimii. Luvussa kuvataan lyhyesti keskeiset viestinnän toimijat ja heidän vastuunsa. Keskeisessä linjaavassa roolissa on kuntayhtymähallitus, joka hyväksyy tämän suunnitelman. Operatiivisessa viestinnässä kokonaisviestinnästä vastaa sairaanhoitopiirin johtaja. Tärkeänä pidetään kuitenkin jatkuvasti sen seikan korostamista, että tällä suunnitelmalla vastuutetaan jokaista sosterilaista avainasemaan yhteisömme mielikuvan muodostamisessa. Tätä vastuuta kukin työntekijä kantaa omalla päivittäisellä toiminnallaan ja teoillaan. - Yhtymävaltuusto linjaa kuntayhtymämme strategian ja luo edellytykset viestinnälle. Talousarviokäsittelyn yhteydessä valtuusto antaa puitteet viestinnän resursseille. - Kuntayhtymän viestintää johtaa ja valvoo yhtymähallitus, joka hyväksyy viestintäsuunnitelman. 13
- Kokonaisviestinnästä vastaa sairaanhoitopiirin johtaja. Tehtävänä on viestinnän johtaminen. - Virallisten koko kuntayhtymää koskevien lausuntojen ja kannanottojen antaminen kuuluu sairaanhoitopiirin johtajalle tai hänen sijaiselleen sekä johtajaylilääkärille tai kansanterveyslain tarkoittamalle vastuulääkärille - Tulosalueiden keskinäinen viestintäyhteistyö koordinoidaan keskushallinnon johtoryhmässä. - Viestinnän käytännön toteuttamista on hajautettu tulosalueille. - Toimialakohtainen vastuu viestinnästä on tulosalueiden johtajilla. Tehtävänä on oman tulosalueen viestinnän johtaminen, sisäinen viestintä ja yksikön ulkoinen viestintä. - Tulosalueen johtaja nimeää oman johtoryhmästään yhden henkilön tulosalueen viestintävastaavaksi, joka ohjaa ja opastaa tulosalueen henkilöstöä viestinnän vuosisuunnitelman toteutuksessa ja tuo viestintää koskevia ehdotuksia ja toiveita johtoryhmän käsiteltäväksi. - Viestinnän strategisista suunnittelutehtävät (vastuu viestintäsuunnitelman ja ohjelman ylläpidosta ja päivittämisestä), viestinnän ohjauksesta ja koordinoinnista vastaa keskushallinnon suunnittelija. Tarpeen mukaan hän avustaa toimivaa johtoa viestintätehtävissä. - Yksittäistapauksissa tietoja antaa se henkilö, joka tietää parhaiten asiasta. Jokainen työntekijä on tiedottaja omalla paikallaan. Hän viestii oman asiantuntijuutensa perusteella sekä laadukkaalla palvelulla. Tiedotusvälineille annetuista lausunnoista on kerrottava esimiehelle. - Ulkoisessa viestinnässä vastuu jakautuu johdon, esimiesten, asiantuntijoiden ja suunnittelijan kesken. Sisäisessä viestinnässä avainasemassa ovat johto ja esimiehet. - Mikäli viestitettävässä asiassa on mukana ulkopuolisia tahoja, laaditaan tiedotus/ viestintäsuunnitelma yhteistyössä sopimusosapuolien kanssa. Suunnitelma on ennen sen täytäntöönpanoa käsiteltävä keskushallinnon johtoryhmässä. - Luottamushenkilöiden julkinen rooli ja laajat sidosryhmäsuhteet ovat tärkeä voimavara kuntayhtymän viestinnässä. Luottamushenkilöt voivat monella tapaa herättää kuntalaisten mielenkiintoa kuntayhtymän asioihin. Luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden viestinnän tulee olla yhdensuuntaista ja perustua hyväksyttyyn strategiaan. Luottamushenkilöiden ja virkamiesten toimivalla vuorovaikutuksella varmistetaan, ettei oleellisten asioiden hoidossa ei synny tietovajetta. Yksittäinen luottamushenkilö tuo esiin aina vain omia mielipiteitään, ellei hänellä ole luottamusmieselimen antamaa valtuutusta. - Viestintätyöryhmä toimii viestintään liittyvissä asioissa ideoivana ja konsultoivana ryhmänä, jonka tehtävänä on viestintäsuunnitelman päivittäminen, suunnitelman jalkauttamisen edistäminen, toteuttamisen seuranta ja kehittämistarpeiden esiintuominen. Ryhmän nimeää keskushallinnon johtoryhmä. - Intranetin ja www-palvelujen sisällöntuotannon suuntaviivojen ja sisällön määrittelyä ja edelleen kehittämistä, palvelun saavutettavuuden varmistamista ja käytön seurantaa, käytäntöjen yhtenäistämistä sekä visuaalisen ilmeen kehittämistä varten on perustettu sähköisten verkkopalvelujen kehittämisryhmä. 14
7. Toimenpideohjelma 2011-2013 Painopisteet: 2011: Viestinnän rakenteet ja osaamisen kehittäminen 2012: Viestintä osana strategiaa 2013: Muutoksen viestiminen Toimenpideohjelma Viestintäsuunnitelman toimenpideohjelman vuosille 2011-2013 rakenne on seuraava. 1. Viestintä osana johtamista 2. Strateginen viestintäsuunnittelu 3. Viestinnän kytkeminen vuosisuunnitteluun 4. Viestinnän organisointi ja vastuusuhteet 5. Viestinnän osaamisen kehittäminen 6. Työyhteisöviestintä 7. Julkisen keskustelun seuranta 8. Kansalaisjulkisuus 9. Sidosryhmäjulkisuus 10. Verkkojulkisuus 11. Muutosviestintä 12. Kriisiviestintä 13. Erityisryhmien viestintätarpeet 14. Kuntayhtymän maine 15. Viestinnän seuranta ja arviointi 16. Muut (viestinnän työvälineet ja infra, graafinen ohjeisto, perusmateriaalit) Liite 7: Toimenpideohjelma 2011 2013 15
8. Seuranta, päivitys ja kustannukset Kuntayhtymän viestintäsuunnitelmaa tulee tarkastella laajana kokonaisuutena. Toteutuakseen se vaatii monen eri osapuolen pitkäjännitteistä yhteistyötä, taloudellisia ja henkilöstöresursseja sekä erityisesti kaikkien tahojen vahvaa sitoutumista. Viestinnän suunnittelun ja kehittämisen tärkeä apuväline on saavutettujen tulosten seuranta. Tulosten mittaaminen on osa jatkuvaa suunnittelua ja kehittämistä. Viestinnän tavoitteet tulee määritellä niin konkreettisesti, että niiden toteutumista voidaan seurata. Sekä koko kuntayhtymän että yksittäisten palvelujen tasolla seurataan ja arvioidaan aktiivisesti viestinnän vaikutuksia ja tehdään tarvittavat muutokset. Tulosten seurantaa toteutetaan erikseen seuraavilla osa-alueilla: Sisäinen viestintä Kysely sisäisen viestinnän tilasta toteutetaan alkuvuodesta 2012 Asiakasviestintä Seurataan jatkuvan asiakaspalautteen avulla Verkkoviestinnän onnistumista seurataan verkkokyselyin ja kävijälaskurien ja hakukoneiden analyysipalveluiden avulla Joukkoviestimissä näkyminen Toteutetaan oman ja ostetun mediaseurannan avulla Kehitetään erityisesti vaikuttamis- ja palautemahdollisuuksia, mm. yleisötilaisuuksia, internetin palautekanavia sekä asiakastutkimuksia. Hyödynnetään tarvittaessa mm. oppilaitosten asiantuntemusta kuntayhtymän viestinnän tutkimisessa, arvioinnissa ja kehittämisessä. Viestintäsuunnitelma tarkistetaan vuosittain. Suunnitelman seurannasta ja tarkistamisesta vastaa suunnittelija. Viestintäsuunnitelman toteuttamisen edellyttämät taloudelliset panostukset budjetoidaan kunkin vuoden talousarvioon. On kuitenkin huomattava, että valtaosa viestintäsuunnitelman toimenpiteistä voidaan toteuttaa omana henkilötyönä. Jonkin verran tulee kuitenkin varautua budjetoimaan myös ulkopuolelta ostettaviin palveluihin. 16