TE- hallinnon ja projektien yhteistyön kehittämispäivä 28.9.2010 Uudenmaan ELY: ssä. Ryhmä I. Mitä tehdään asiakkaille, jotka eivät pääse eteenpäin projektista? Asiakkaalle laaditaan projektin aikana/ lopussa toteuttamiskelpoinen jatkosuunnitelma, joka kirjataan TE- hallinnon URA järjestelmään. TE- hallinnon virkailijoille jää tieto projektiin osallistumisesta sekä niistä toimenpiteistä, joita asiakkaalle on tarjottu projektissa työllistämisen tukemiseksi. Näin TE- toimistossa/ palvelukeskuksessa voidaan hyödyntää projektin asiakkuutta jatkopolutuksessa kohti avoimia työmarkkinoita tai ohjattaessa asiakasta koulutuksiin. Asiakkaalle tulisi tehdä projektin jälkeen työllistymissuunnitelman tarkistus/ päivitys. Projektin aikana asiakkaan työllistämiseksi tehdään paljon eri toimenpiteitä ja on tärkeätä, kaikki se informaatio, josta ilmenee esim. asiakkaan vahvuudet ja omat työllistymissuunnitelmat, toiveet työllistymisen edistämiseksi yms. olisi tarpeen saada tarkasti työvoimaviranomaisten tietoon. Näin voidaan maksimoida projektista saatava hyöty asiakkaalle, vaikkei projekti johtanutkaan välittömästi työllistymiseen. Projektin asiakkaalle tarjotaan projektin jälkeen seurantajakso, jossa jatkosuunnitelmia on mahdollista työstää tutun projektityöntekijän kanssa. Asiakasta ei saa jättää yksin työstämään omaa työllistämissuunnitelmaansa, vaan hänelle tarjotaan aktiivista apua projektin taholta. Ongelmana on usein se, että projektin päättänyt asiakas (jolla ei projektin jälkeen mitään jatkoa tiedossa) kokee projektin olleen irrallinen toimenpide, joka johtanut mihinkään. Projektin aikana alkanut aktivoituminen loppuu nopeasti, jos mitään jatkosuunnitelmaa ei ole näköpiirissä. Yhtenä ratkaisuna esitettiin, että asiakkaalle tarjottaisiin työhönvalmennuspalveluita jatkona projektin (työpajan) asiakkuudelle. Tämä muodostaisi selkeän jatkosuunnitelman ja työllistymispolun projektin jälkeen suuntana avoimet työmarkkinat. Toisaalta, työllisyyshankkeen pitäisi sisältää asiakkaittensa työllistymisen tukemista avointen työmarkkinoiden suuntaan. Uudenmaan kaikki TE- toimistot/ palvelukeskukset eivät voi automaattisesti tarjota työhönvalmennuspalveluita projektin päättäville asiakkaille. Moniin projekteihin ohjautuu hyvin vaikeassa työllisyystilanteessa olevia asiakkaita (ns. 3.segmentti), joilla on vaikeuksia selvitä edes projektin aktivointitoimenpiteistä. Projekteihin ei saisi ohjautua asiakkaita, joille mitään muutakaan
aktivointitoimenpidettä ei keksitä. Ei ole kenenkään edun mukaista, jos asiakasta ohjataan soveltumattomaan palveluun ja asiakkuus päättyy nopeasti keskeyttämisen. Verkostoyhteistyön merkitystä korostettiin. Projektien vaikuttavuutta lisää huomattavasti se, että sillä on kattava verkosto työllistämistoimijoita ja työnantajakontakteja. (esim. muut hankkeet, kaupunkien työllistämistoimijat, kolmannen sektorin toimijat, pajatoimijat yms.) Projektin työntekijät voivat ohjata asiakkaitaan heille sopivien (jatko)palveluiden piiriin ja löytää asiakkailleen tarvittaessa uusia työllistämispolkuja, mikäli projektin palvelut ja polutusmallit eivät yksin riitä asiakkaan työllistämisessä. Monesti projektin aikana ilmenee, että asiakas tarvitseekin ensisijaisesti esim. sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita, joita ennen työllistyminen on epärealistista. Työllistymisen todelliset esteet selvitettävä. Asiakkailla on työttömyyden takana monenkirjava joukko erilaisia tekijöitä, jotka on selvitettävä ennen kuin työllistäminen on mahdollista. Projektin aikana usein paljastuu, että asiakkaalla on sellaisia työllistymisen esteitä, joita ei aikaisemmin ole huomioitu tai huomattu TEtoimistossa. Näitä ovat mm. päihde- ja mielenterveysongelmat, velkaantuminen, asumis- ja taloudelliset ongelmat yms. Näiden johdosta asiakas ei todellisuudessa voi/ halua ottaa vastaan työtä. Työttömyysetuuden säilyttämiseksi on kuitenkin oltava työmarkkinoiden käytettävissä vaikka todellisia edellytyksiä työllistymiselle ei ole. Tällöin olisi mietittävä yhdessä (asiakas, TE- toimiston virkailija ja projektin työntekijä) mitä projektissa kannattaisi tehdä asiakkaan työllistymisen tukemiseksi. Ryhmä III. Sujuva asiakasohjaus TE- hallinnosta projektiin. Yhteistyö projektin ja TE- hallinnon kanssa edellyttää suunnitelmallisuutta. Yhdessä suunnitellaan projektin toimintaa ja sitä, miten hanke voi parhaiten tukea TEtoimiston tarpeita. Projekti ei voi toimia erillään TE- toimistosta. Projektin olemassaolo tulee perustua tarpeeseen. Jo projektin suunnitteluvaiheessa tulisi tuleva hanke suunnitella yhteistyössä TE- hallinnon kanssa ja näin varmistaa projektin toiminnot, asiakasohjaus ja kohderyhmät vastaamaan TE- toimiston tarpeita. Esitteestä > kokemuksellisuuteen. TE- toimiston alueella voi olla lukuisia projekteja ja toimijoita. Säännöllinen yhteydenpito projektin ja TE- toimiston välillä on erittäin
tärkeätä. Pelkkä projektin esitteiden jakaminen ei takaa asiakasohjauksen onnistumista. TE- hallinnon virkailijat voivat vierailla hankkeissa ja tutustua omakohtaisesti niihin palveluihin, joita projektit tarjoavat työnhakija-asiakkaille. Projektin kehitys, luottamuksen kasvattaminen. Uuden projektin täytyy vakiinnuttaa asemansa välityömarkkinatoimijana. Kun projekti, sen henkilöstö ja palvelut tulevat tutuiksi, pystytään TE- hallinnossa yhä paremmin hyödyntämään projektin tarjoamia palveluita. Myös projektin paikka välityömarkkinoilla täsmentyy. Mitkä ovat projektin erityiset vahvuusalueet, erityispalvelut, asiakaskohderyhmät yms. Jatkuvaa, säännöllistä yhteistyötä eri tasoilla, eri tavoin. Tällä tarkoitetaan sitä, että TE- hallinnon ja projektin henkilöstö ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa ja mahdollistavat luottamuksen syntymisen ja pulmapaikoissa löydetään nopeasti ratkaisuja ongelmatilanteisiin. Projekteilla on ohjaus- ja työryhmiä, mutta sujuva asiakasohjaus ja yhteistyö edellyttävät onnistuakseen myös muita säännöllisiä yhteistyöfoorumeita. Ryhmä II. Yhteistyö ja yhteydenpito TE- hallinnon ja projektin välillä, vastuuvirkailijamalli. On tärkeätä, että vastuuvirkailija löytyy TE- toimistosta. Projektin toiminnan turvaamiseksi ja asiakasohjauksen sujumiseksi olisi ensiarvoisen tärkeää, että projektilla on TE- toimistossa/ palvelukeskuksessa vastuuvirkailijoita, jotka olisivat perehtyneet hankkeiden toimintaan ja tätä kautta he pystyisivät ohjaamaan hankkeisiin asiakkaita, jotka parhaiten hyötyisivät ko. palvelusta. Vastuuvirkailija on perehtynyt projektin toimintaan ja tuntee projektin keskeisimmät toiminnot ja tuntee projektin työntekijät. Projektin tulee tiedottaa TE- hallinnolle toiminnastaan jatkuvasti. Ei riitä, että projekti käy esittäytymässä TE- toimistossa/ palvelukeskuksessa, kun projektin toiminta käynnistyy. Projektilla olisi hyvä olla tiedotussuunnitelma, (ESR- projekteilla tätä edellytetään) jossa jatkuvaa tiedottamista ja eri tiedottamisen menetelmiä ja kanavia käsiteltäisiin mm. TE- hallinnon suuntaan. Tämä on tärkeää mm. asiakasohjauksen näkökulmasta. Projektin tarjoamat palvelut ja työllistämispolut jäävät hyödyntämättä, jos pitkäjänteistä tiedottamista ei hoideta. TE- hallinnosta löytyy foorumeita/ tilaisuuksia, joihin projektit välityömarkkinatoimijoina voivat osallistua. Säännöllinen yhteydenpito projektien ja TE- hallinnon välillä on tärkeää. Esim. säännölliset kokoukset projektin työntekijöiden ja TE- hallinnon välillä ovat hyvä keino pitää projektin palveluita esillä TE- toimistossa ja esim. pulmatilanteisiin voidaan yhdessä etsiä ratkaisuja.
Projektin tiedotusmateriaalia tulisi olla aina TE- toimiston virkailijoiden käytettävissä. Monessa TE- toimistossa on välityömarkkinatoimijat kartoitettu ja erilaisista toimijoista ( projektit, työhönvalmennuspalveluiden tuottajat, pajat yms.) on tehtykin listauksia. Projektin omat www. sivut ovat ensiarvoisen tärkeä viestintämuoto, kun TE- toimiston virkailija haluaa tietää toimijasta ja esim. kun haastattelutilanteessa mietitään asiakkaalle sopivaa välityömarkkinapalvelua (projektia). Useat TEtoimistot haluavat pitää asiakasohjausprosessin virkailijoiden käsissä, joten kaikkea esittelymateriaalia ei anneta asiakkaille. Mm. Vantaan ja Espoon TE- toimistot eivät pidä esim. työhönvalmennuspalveluiden tuottajien esitteitä lainkaan asiakastiloissaan, koska palveluihin hakeudutaan vain virkailijoiden kautta. Useisiin projekteihin hakeudutaan TE- toimiston virkailijan kautta. Rekryinfot projektin järjestämänä. Hyväksi käytännöksi osoittautui, että projektin henkilöstö järjesti rekryinfoja työnhakija-asiakkaille. Esim. projektit voivat esitellä toimintaansa ns. työtori- tilaisuuksissa, joihin TE- toimisto kutsuu asiakkaitaan tutustumaan projektien ja TE- hallinnon palveluihin. Pajojen toiminta, tulokset ja tuotokset näkyville TE- toimistoon. Projektien tulisi olla mahdollisuuksien mukaan jatkuvasti näkyvillä TE- toimistoissa ja projektin palvelut ja tuotteet tulisivat tutuiksi TE- hallinnon virkailijoille. Näin projektit vakiinnuttavat asemaansa palvelun tuottajana ja TE- hallinnon peruspalveluita täydentävänä toimijoina. TE- toimiston virkailijoiden toivottiin mahdollisuuksiensa mukaan jalkautuvan kentälle. Virkailijoiden, jotka ohjaavat asiakkaita mm. erilaisiin työllistämisprojekteihin, toivottiin tutustuvan projekteihin ja niiden palveluihin paikanpäällä. Näin virkailijoilla on mahdollisuus saada kattava kuva niistä olosuhteista, tehtävistä ja palveluista, joita projektit tarjoavat asiakkailleen. Onnistuneiden asiakasvalintojen taustalla on se, että virkailija TE- toimistossa kykenee arvioimaan palvelujen hyötyä asiakkaalle ohjatessaan hänet esim. työllistämisprojektin asiakkaaksi. Alkuhaastattelutilanne on ratkaisevan tärkeä palveluprosessissa. Kolmikanta haastattelu, jossa on samaan aikaan paikalla työnhakija-asiakas, TE- toimiston virkailija(vastuuvirkailija) ja projektin työntekijä, olisi ideaalitilanne. Tällöin voidaan sopia yhteisistä pelisäännöistä ja jo tässä vaiheessa rakentaa asiakkaalle polutusta avointen työmarkkinoiden suuntaan. Jatkosuunnitelmien teko pajajakson jälkeen/ aikana arvioitiin erittäin tärkeäksi. Vaarana on, että projektin asiakkuus koetaan irralliseksi toimenpiteeksi, joka ei johda mihinkään. Asiakkaan motivointi ja
voimaantuminen menee nopeasti hukkaan, jos mitään jatkosuunnitelmaa ei ole näköpiirissä. Työnhakija-asiakkaalle tulisi varata tilaisuus tutustua projektin palveluihin/ pajaan, ennen kuin päätös aloittamisesta tehdään. Monissa projekteissa asiakas voi tutustua projektiin/ pajaan ennen kuin hän tekee päätöksen aloittamisesta. Projektin/ pajan asiakkuuden tulisi perustua vapaaehtoisuuteen. Asiakkaan puolesta ei tulisi tehdä päätöksiä, vaikka projektin työntekijät tai TE- toimiston virkailijat arvioisivat, että työnhakija- asiakas hyötyisikin palvelusta. Ei ole kenenkään edun mukaista, jos toimenpiteiden keskeyttämisiä tulee runsaasti väärän asiakasohjauksen takia. Kehittämispäivään osallistuivat: Pirjo Rewell (Espoon Diakoniasäätiö) Caritta Perttunen (Länsi-Uudenmaan TE- toimisto), Barbro Haakana ( Amiedu), Anne Alhonen (Itä-Uudenmaan TE- toimisto), Kari Heinsaari (Edupoli), Maija Pajari (Vantaan TE- toimisto), Hilkka Koukkunen ( Vantaan TE- toimisto), Sabine Keturi- Philipp (Tarmo- projekti), Heidi Kaartinen (Aspa), Elisa Hauhio (Aspa), Pirjo Issakainen (Way- hanke), Aki Leinonen (Way- hanke), Kai Mönkkönen (Pohjois- Uudenmaan TE- toimisto/typ) Marja Savilepo (ELY), Kirsi Leskinen (ELY) Anne Matilainen (ELY) ja Jukka Rosenblad (ELY) ryhmätöitä kokosi Jukka Rosenblad /UusiTaito- projekti.