TOIMINTAKÄSIKIRJA 2015 Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 7.4.2015 ( 26)
Lopen opiston toimintakäsikirja on laadittu CAF-mallin mukaisesti. CAF=Common Assessment Framework on julkisen sektorin laadunarviointityökalu, jonka kehittämisestä vastaa Valtionvarainministeriö. Kansalaisopistojen liitto KoL ja eri opistot, kuten Vanajaveden opisto, ovat kehittäneet mallia edelleen kansalaisopistoille sopivaksi. Laatukäsikirja on tehty Opetushallituksen avustuksella (19 000 euroa), jossa hallinnoija on Lopen opisto/kunta. Tässä lakehankkeessa 2013-2014 olivat mukana Hausjärvi, Hyvinkää, Loppi ja Riihimäki sekä kouluttajana Vanajaveden opisto. Toimintakäsikirjan valmistusprosessissa keskeistä on ollut koko henkilökunnan mukanaolo. Seminaareja on ollut kuusi (24.1., 7.3., 23.5., 5.9., 3.10. ja 5.12.2014), ja niissä mukana on ollut opistojen päätoimisen henkilökunnan (17 henkilöä) ohella 19 tuntiopettajaa. Opistoilla on paljon yhteisiä tuntiopettajia, joten yhdessä työskentely oli tässäkin suhteessa hedelmällistä. Lisäksi opistojen rehtorit ovat kokoontuneet useita kertoja. Ylläpitäjän, käytännössä kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen sekä kulttuuri- ja vapaaaikalautakunnan osuus näkyy ensisijaisesti strategian ja laatutyön pohjana olevan linjan määrittäjinä sekä resursseista päättävänä tahona. Tässä vaiheessa opiskelijanäkökulmaa ei ole saatu paljoakaan mukaan, mutta jatkossa toimintakäsikirjan kehittämistyössä opiskelija/käyttäjäosuus tulee kasvamaan. CAF-itsearvioinnin perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, joka muodostuu kun tarkastellaan sekä organisaation toimintaa että tuloksia. Arviointialueet ovat 1. johtajuus 2. strategia ja toiminnan suunnittelu 3. henkilöstö 4. sidosryhmät ja resurssit 5. prosessit 6. asiakastulokset 7. henkilöstötulokset 8. yhteiskunnalliset tulokset 9. keskeiset suorituskykytulokset. Ensimmäiset viisi arvioivat opiston toiminnan suunnittelua, toimintaperiaatteita ja toimintaa, loput toiminnasta seuraavia tuloksia sekä toiminnan ja tulosten välistä syyseuraussuhdetta. Laatu: Toiminnan tai palvelun osista muodostuva kokonaisuus, johon perustuu sen kyky täyttää siihen kohdistuvat odotukset ja tyydyttää asiakkaan tarpeet.
1.ORGANISAATION YLEISESITTELY 1.1. Opiston kuvaus Lopen opisto on Lopen kunnan omistama aikuisoppilaitos, joka järjestää myös lasten opetusta musiikin, kuvataiteen ja käsityön aloilla. Opisto aloitti toimintansa vuonna 1970. Opiston toimisto sijaitsee kunnantalossa Lopen kirkonkylässä, ja opetuspaikkoja ovat pääosin koulut eri puolilla kuntaa. Opetuspaikkoja on runsas 10. Opiston toiminta-alue on Lopen kunta, mutta alueellisen yhteistoiminnan kehittyessä ja työssäkäyntialueiden laajentuessa opiskelijat liikkuvat entistä enemmän. Lopen opiston opiskelijoista noin 10 prosenttia on muista kunnista. Vastaavasti loppilaiset opiskelevat naapuriopistoissa, luultavasti enemmän. Opisto järjestää vuosittain noin 3 300 valtionosuuteen oikeuttavaa tuntia. Vuodelle 2015 valtionosuustunteja on 2 866. Valtionosuus vuonna 2015 on 127 498 euroa. Vuoden 2015 talousarviossa toimintakate on arvioitu 214 590 euroksi. Kunnan maksettavaksi jäisi näin 87 000 euroa, mutta opiston menoissa n. 20 000 euroa on sisäisiä menoja kuten tilavuokria yms. 1.2. Tehtävä, toiminta-ajatus, strategia ja arvot Opetushallituksen määritelmä on: Vapaan sivistystyön tarkoituksena on elinikäisen oppimisen periaatteen pohjalta tukea yksilöiden persoonallisuuden monipuolista kehittymistä ja kykyä toimia yhteisössä. Sekä edistää kansanvaltaisuuden, tasa-arvon ja monipuolisuuden toteutumista suomalaisessa yhteiskunnassa. Olennainen piirre vapaassa sivistystyössä on, että se ei ole tutkintotavoitteista eikä sen sisältöjä säädellä lainsäädännössä. Vapaan sivistystyön opinnot ovat yleissivistäviä, harrastustavoitteisia ja yhteiskunnallisia opintoja. Kansalaisopistojen määritelmä on: Kansalaisopistojen tehtävänä on vastata alueellisiin ja paikallisiin sivistystarpeisiin ja tarjota mahdollisuuksia omaehtoiselle oppimiselle ja kansalaisvalmiuksien kehittämiselle. Opetuksen painopiste on erilaisissa taideaineissa, kädentaidoissa sekä kielissä. Opetus järjestetään iltaisin, viikonloppuisin, intensiivikursseina, monimuoto-opetuksena sekä verkkokursseina. Yleisin toimintamuoto on 1-2 kertaa viikossa kokoontuva ryhmä. Opetus- ja kulttuuriministeriö määritteli Kansalaisopiston ylläpitämisluvan muuttamisessa koulutustehtävän 1.1.2013 alkaen: Lopen opisto järjestää koulutusta, joka painottuu taitoja taideaineisiin, terveyttä edistävään koulutukseen, tieto- ja viestintätekniikkaan, kieliin ja yhteiskunnallisiin aineisiin. Opisto järjestää tarvittaessa koulutusta maahanmuuttajille. Lopen kunta ja sen myötä opisto uudistavat vuosittain strategiansa, visionsa ja arvonsa.
Lopen kunnan toiminta-ajatus: Lopen kunta tuottaa ja järjestää kuntalaisten arkisen hyvinvoinnin edellyttämät palvelut sekä huolehtii asumisen ja yrittämisen perusedellytyksistä. Lopen visio 2030: Nosteessa Loppi vireää, tasapainoista ja turvallista arkea lähellä luontoa. Strategiset päämäärät 2015-2017: *Tuemme kuntalaisten hyvinvointia - välitämme. *Tarjoamme mahdollisuuden vähän parempaan arkeen - palvelemme. *Mahdollistamme monipuolisen yritystoiminnan - autamme. Kriittiset menestystekijät: *Kunnan talous pidetään tasapainossa *Kunnan toiminnan lähtökohtina ovat palveluhalu ja kyky *Kunnassa on osaava ja motivoitunut johto ja henkilöstö *Kunta on yhteistyöhaluinen ja kykyinen sekä aloitteellinen *Henkilöstöresurssit ovat tasapainossa palvelutuotannon ja vaateiden kanssa *Kuntaomaisuudesta huolehditaan ja se on täyspainoisesti käytössä Arvot: avoimuus, yhteistyö, vastuullisuus Lopen opiston osalta kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta muotoili strategisiksi tavoitteiksi: Omaehtoisen hyvinvoinnin edistäminen ja ylläpito sekä kehittyvä ja toimiva aikuiskoulutus. Sitovat tavoitteet vuodelle 2015 ovat: Aikuisopiskelun edellytysten kehittäminen ja opiskeluun aktivoiminen, laatujärjestelmän käyttöönotto sekä yhteistyötapojen ja muotojen kehittäminen. Onnistumisen mittarit ovat: Työttömien ja eläkeläisten määrä opiskelijoissa, opiskelijapalautteet, laatujärjestelmän käyttöönotto ja kehittäminen sekä yhteistyöprojektien ja hankkeiden määrä. Lisäksi strategiassa määritellään myös yritysvaikutukset: Lopen opiston kurssit ovat osaltaan kunnan vetovoimatekijöitä. Opisto voi jossakin määrin järjestää yritysten tarvitsemaa koulutusta. Asteikolla -3 - +3 opisto asettuu kohtaan +1. 1.3. Asiakkaat ja yhteistyötahot Opiskelija-asiakkaita opistolla on vuosittain n.750, joista miehiä n.160. Alle 16-vuotiaita opiskelijoista on n.100 ja eläkeläisiä n.160. Pohjakoulutusvaatimuksia ei ole. Viime vuosina ei ole ollut maksupalvelukoulutusta, jota aiempina vuosina oli vähäisessä määrin. Kilpailu on kuitenkin sen verran kovaa, että opiston nykyresursseilla mahdollisuuksia on vähän. Myöskään kunnan henkilöstökoulutusta ei opistolta viime vuosina ole paljoa kysytty. Aiempina vuosina opisto osallistui myös luottamushenkilökoulutukseen.
Kolmannen sektorin kanssa opistolla on monenlaista yhteistyötä. Monet opintoryhmät erityisesti musiikissa ja esiintyvissä taiteissa ovat johtaneet yhdistysten perustamiseen. Erityisesti näiden kanssa on paljon erilaisiin tapahtumiin, koulutuksiin ja hankkeisiin liittyvää yhteistyötä. Lopen opistolla on joka vuosi useita alueellisia yhteistyöhankkeita. Kansalaisopistojen ohella yhteistyökumppaneita ovat toisen asteen oppilaitokset, kesäyliopistot, yliopistot, ammattikorkeakoulut ja TE-toimistot. 1.4. Koulutusjärjestelyt Lopen opiston työkausi alkaa elokuun puolivälissä ilmoittautumisilla, opettajainkokouksella ja muilla valmistavilla toimilla. Koko lukuvuoden opiskelevat ryhmät työskentelevät yleensä 26-27 viikkoa talousarvion antamin mahdollisuuksin. Syys- ja talvilomat sovitaan alueella yhdessä, ja ne ovat samat kuin Riihimäellä ja Hyvinkäällä. Sen sijaan Hämeenlinnan ja Forssan alueen lomat sattuvat usein eri viikoille, ja se hankaloittaa yhteisten tuntiopettajien työtä. Pitkillä kursseilla opintoryhmillä on viikossa 1-3 oppituntia. Lyhytkursseilla erityisesti käden taidoissa ja taideaineissa työskentely on usein tiiviisti viikonlopulla, jolloin päivittäinen tuntimäärä on jopa 10 oppituntia. Työmuoto on pääosin edelleen opettajan johdolla kokoontuva opintoryhmä. Lisäksi on luentoja, työpajoja sekä etä- ja monimuoto-opetusta, joiden osuus jatkossa tulee varmasti lisääntymään. 1.5. Hallinto ja henkilöstö Lopen kunnanvaltuusto päättää opiston suurista rakenteellisista ratkaisuista, kuten kiinteästä yhteistyöstä lähiseudun kuntien kanssa. Lähivuosina näitä hankkeita on ollut ja varmasti myös tulee olemaan. Parhaillaan selvitetään Riihimäen alueen kuntien yhdistämistä, mikä kansalaisopiston osalta tarkoittanee Riihimäen kansalaisopiston laajentumista nykyisten Hausjärven ja Lopen opistojen alueelle. Kansalaisopistotoimintaa on tarkoitus suunnitelmien mukaan jatkaa myös nykyisen Lopen alueella. Kunnan tarkastuslautakunta käsittelee erityisesti opiston asioita joinakin vuosina. Opisto kuuluu kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan alaisuuteen. Esittelijä on kirjastotoimenjohtaja. Lopen opiston päätoiminen henkilöstö on vähentynyt erilaisten järjestelyjen ja säästöjen kautta. Rehtoripalvelut on vuodesta 1996 ostettu Hausjärven kunnalta, ja rehtorin työpanoksesta Lopella on 50%. Rehtorina toimii Hausjärven kansalaisopiston rehtori YTM Erja Karvinen.
Opistosihteerinä, nykyisin palvelusihteerin nimikkeellä on vuodesta 1978 toiminut merkonomi Mirja Sivén. Hän hoitaa myös kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen tehtäviä, ja opiston osuus on 40%. Tuntiopettajat hoitavat pääosan opetuksesta. Heitä työskentelee opistossa vuosittain noin 40. Lisäksi ostetaan Hausjärven musiikinopettajan palveluja vuosittain 1-2 kurssin verran. 1.6. Ohjaava lainsäädäntö ja arvioinnin tukena käytettävät asiakirjat: -Laki vapaasta sivistystyöstä ja sitä koskeva asetus -Kuntalaki -Työsopimuslaki -Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta -Henkilötietolaki -Laki kunnallisesta viranhaltijasta -Kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumus Mahdolliset asiakirjat: 1.Asiakaskyselyt/kuntalaispalautteet 2.Asiakas- ja sidosryhmäanalyysi ja kehittämissuunnitelma 3.Esimiesohjeistus 4.Hallinto- ja johtosääntö 5.Henkilöstösuunnitelma 6.Henkilöstötilinpäätös/henkilöstötilastot 7.Koulutuksen ylläpitäjän/kunnan laatimat ohjeet 8.Markkinointisuunnitelma 9.Ohjeet ja ohjeistaminen/opettajan opas 10.Opinto-ohjelma 11.Opintosuunnitelmat 12.Organisaatiokuvaukset 13.Prosessikuvaukset 14.Strategiat 15.Taloussuunnitelma 16.Taloushallinnon ohjeistukset 17.Terveyden ja hyvinvoinnin suunnitelmat 18.Tiedotus- ja viestintäsuunnitelma 19.Tieto- ja viestintästrategia 20.Tietoturvasuunnitelma 21.Toiminta-ajatus 22.Toimintakertomus ja tilinpäätös 23.Toiminta- ja taloussuunnitelmat 24.Turvallisuussuunnitelma 25.Työturvallisuus-, viestintä-, markkinointi- ja henkilöstösuunnitelmat 26.Työhyvinvointi-, työtyytyväisyys- ja ilmapiirikyselyt 27.Työllistämisvaikutukset (tunnuslukuja indikaattoreihin) 28.Virkasääntö 29.Yhteistyösopimukset 30.YT- ja työsuojelutoiminta Useimmat näistä asiakirjoista ovat koko kuntaa koskevia, alueellisia tai valtakunnallisia.
2. ARVIOINTIALUEET Toimintatapojen arviointi 2.1. Johtajuus Vastuut, valtuudet ja tehtävänkuvaukset Lopen opiston kaltaisessa pienessä yksikössä johtajuus ja vastuu keskittyvät rehtorille. Hänen varahenkilönsä on Hausjärven kansalaisopiston päätoiminen musiikinopettaja. Rehtorin työtä ja mahdollisuuksia ohjaavat kunnanvaltuuston ja sivistyslautakunnan määrittelemät suuntaviivat ja antamat resurssit. Ne myös arvioivat tulokset. Rehtorin tehtävänkuvausta ei ole määritelmämuodossa, ja kunnan hallintosäännössä (kunnanvaltuusto 5.3.2013) se on hyvin pelkistetty. Se voidaan kuitenkin johtaa CAF-arviointioppaan mukaan: -Rehtori johtaa opiston vision ja arvojen kehittämistä. -Rehtori johtaa ja kehittää tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa. -Rehtori johtaa, motivoi ja tukee henkilöstöään omalla esimerkillään. -Rehtori johtaa sidosryhmäyhteistyötä. Lopen opiston visio, strategia ja arvot perustuvat kunnan visioon, strategiaan ja arvoihin. Niitä uudistetaan samassa tahdissa. Tulosten saavuttamisessa ja muutosten hallinnassa painopiste on viime vuosina ollut voimakkaasti muutosten hallinnassa. Selvitykset rakenteellisista muutoksista (sitovat tavoitteet) on tehty ja tehdään jatkossakin alueellisesti ja yhteistyössä naapuriopistojen kanssa. Tulokset arvioidaan valtuustotasolla. Toinen vahvasti merkityksellinen alue ovat projektit ja hankkeet, joiden osalta seuranta ja arviointi suoritetaan lautakuntatasolla (sitovat tavoitteet) sekä viime kädessä Opetushallituksessa, jolle hankeraportit tehdään. Johtamisessa, motivoinnissa ja tuessa painopiste on aktiivisessa tiedottamisessa ja henkilökohtaisessa läsnäolossa. Keskisiä välineitä ovat joka kuukausi tuntiopettajille sähköpostissa lähetettävät kuukauden opekirjeet, ja kaikille opistosta kiinnostuneille suunnatut viikkotiedotteet kotisivuilla. Ne lähetetään myös erikseen tiedotusvälineille sähköpostissa. Lisäksi järjestetään kehityshankkeiden yhteydessä erilaisia kohderyhmiä koskevia kokoontumisia, koulutuksia, tiedotteita ja tapahtumia. Motivoinnille ja tuelle tärkeäksi on koettu pienessä opistossa mahdolliset ja tarpeelliset henkilökohtaiset yhteydenotot. Ne tapahtuvat pääosin puhelimessa ja sähköpostilla, jonka takia rehtorin fyysisellä työpaikalla ei ole suurta merkitystä. Kahden opiston rehtorille tämä on tärkeä näkökohta. Varsinaisia kehityskeskusteluja n. 40 tuntiopettajan kanssa ei käydä, mutta vastaavia elementtejä sisältäviä keskusteluja on paljon, erityisesti kevään suunnittelukauden aikana. Sidosryhmäyhteistyössä keskeistä on, että rehtori kuuluu useisiin epävirallisiin yhteistyöryhmiin Hyvinkään ja Riihimäen alueella sekä Kanta-Hämeessä. Näitä ovat Hyrian vetämä toisen asteen yhteistyöryhmä, Hämeen kesäyliopiston vetämä avoimen
korkeakoulun suunnitteluryhmä, TE-toimistojen ja alueen oppilaitosten Innostu oppimaan ja opiskelijan ohjauksen yhteistyöryhmä, Vanajaveden opiston alueellisen yhteistyön kehittämisen ryhmä sekä lisäksi useita lyhytaikaisempia ja tilapäisempiä yhteistyöryhmiä. Koulutuspoliittisen ja ammattialan kehityksen seuraamisessa on perustana jäsenyys Kansalaisopistojen liitossa KoLissa. Loppi on liiton jäsen, joten linkki koulutuspolitiikkaan ja vaikuttamiseen on tätä kautta. Ammattialan seuraamiselle resursseja on vähän. Lähinnä se tapahtuu opetushallituksen ja ministeriön sekä KoLin ilmaisissa koulutuksissa ja seminaareissa sekä hankkeiden yhteydessä. Hankkeita on onneksi meneillään useita. 2.2. Strategia ja toiminnan suunnittelu CAF-arviointioppaan mukaan -Opisto kerää tietoa sidosryhmiensä ja asiakkaidensa tarpeista suunnittelunsa tueksi. -Opisto hyödyntää strategiansa ja vuosi- ja toimintasuunnitelmiensa laadinnassa käytettävissä olevaa tietoa resursseista ja sidosryhmien ja asiakkaiden tarpeista. -Opiston koko organisaatio on mukana strategian ja toiminnan suunnittelussa. -Opisto arvioi suunnitteluaan, kehittää ja luo uusia toimintamalleja suunnittelun tueksi. Kuten johtajuus-osuudessa mainittiin, Lopen opiston strategia perustuu Lopen kunnan strategiaan, ja uudistustahti tulee sieltä. Samoin seuranta ja mittaus. Keskeiset sidosryhmät ja asiakkaat on viime vuosina määritelty vaihtuvien toimintaympäristötavoitteiden mukaan. Valtuuston, kunnanhallituksen ja sivistyslautakunnan asettamat tavoitteet ovat liittyneet niihin ja mittaus tapahtuu myös näiden toimesta toimintasuunnitelmissa ja -kertomuksissa. Suunta on koko ajan ollut vahvistuvasti alueellinen. Toimintaa arvioidaan erityisesti alueellisten hankkeiden ja yhteistyöverkostojen avulla (sitovat tavoitteet). Opiskelijoiden osalta tavoitteet asetetaan ainealueittain ja kursseittain. Kursseittain mittaus tapahtuu palautelomakkeilla, joiden kehittämiseen pitää jatkuvasti kiinnittää huomiota. Palautelomakkeiden kehittäminen on ollut ja on jatkossakin yksi alueellisen yhteistoiminnan keskeinen aihe. Myös opettajien palautteet päiväkirjoissa auttavat arvioimaan, miten asetettuihin tavoitteisin on päästy. Koska päätoimisia opettajia ei ole, ainealueiden tavoitteet asetetaan yhdessä tuntiopettajien kanssa. Toiminnan menetyksellisyyteen on olemassa perusmittari, opiskelijamäärä. Tunnusluvuista selkein on opiskelijamäärän suhde asukkaiden määrään. Tuntimäärä on sitten kolmas, erityisesti taloudenhoitoon liittyvä luonnollinen mittari. Palautteen hankkiminen niiltä, jotka eivät opiskele kansalaisopistossa, on haastava ja hyvin tärkeä asia. Laatuseminaareissa tulivat esiin mm. kyselyt kunnan kotisivuilla (Tunnetko kansalaisopiston toimintaa? Jos et, miksi? Mitä opiskelisit, jos opiskelisit? jne) sekä sosiaalisen median kikat tyyliin Millainen kansalaisopiston opiskelija olet (vastauksena esimerkiksi tiikeri, silkkiäistoukka, hämähäkki jne) ja palkintona kurssi. Tällä tavalla voisi ainakin herättää huomiota.
Kunnan asukaskyselyissä kansalaisopistot ovat usein kirjaston tavoin hyvin myönteistä palautetta saavia yksiköitä. Suunta on viime vuosina ollut kuitenkin laskeva. Yhtenä selityksenä siihen on todennäköisesti aina vain kalliimmat kurssimaksut ja vähenevä opetus, joten entistä harvemmalla kuntalaisella on kokemusta opistosta. Arviointi ja tilan seuranta tapahtuu toimintakertomusten, suunnitelmien ja muiden vastaavien asiakirjojen avulla. Opisto noudattaa samaa aikataulua kuin kaikki muutkin kunnan yksiköt. 2.3.Henkilöstö Arvioinnin kohteena on strategisten tavoitteiden yhdistäminen henkilöstöresursseihin, resurssin tunnistaminen, kehittäminen ja huolehtiminen. CAF-arviointioppaan mukaan -Opisto suunnittelee, hallinnoi ja parantaa henkilöstöresurssejaan avoimesti opiston toimintaa ohjaavien strategioiden ja suunnitelmien mukaisesti. -Opisto tunnistaa, kehittää ja hyödyntää henkilöstön osaamista niin, että opistolla ja henkilöstöllä on yhteiset tavoitteet. -Opiston henkilöstön kehittäminen perustuu avoimeen vuorovaikutukseen. Lopen opistolla on päätoimista henkilöstöä erittäin vähän: rehtori 50%, ja palvelusihteeri 40%. Vakinaisen henkilöstön määrä ei ole riittävä hoitamaan hyvin opiston tehtäviä, joten apuna käytetään tuntiopettajia. Onneksi monet heistä ovat opettaneet Lopella pitkään, joten toiminta-alue on tuttu. Tuntiopettajia palkataan vuosittain n. 40. Tuntiopettajat työskentelevät useissa alueen kansalaisopistoissa ja muissa oppilaitoksissa, joten Lopen opisto on vain yksi, usein pieni työnantaja muiden joukossa. Lisäksi on opettajia, joille opetustyö on sivutyö muun ammatin harjoittamisen ohessa. Opettajien pedagoginen ja muu pätevyys on mittari. Opetushenkilöstön virka- ja työehdoissa noudatetaan kunnallista opetusalan virka- ja työehtosopimusta. Tuntiopettajien palvelussuhteen ehdot on määritelty kunnallisen työehtosopimuksen liitteessä T2. Palvelusihteerin osalta noudatetaan yleistä virka- ja työehtosopimusta. Henkilöstöhallinnon periaatteet määritellään yhtenäisesti kaikissa kunnan yksiköissä, joten toteumistakin seurataan koko kunnan tasolla. Tuntiopettajien työterveyshuollon osalta on sovittu alueen muiden kansalaisopistojen kanssa periaatteista ja käytännöstä. Eniten tunteja antava opisto tarjoaa työterveyshuollon, kun opettajan kanssa on asiasta sovittu. Seminaarissa tuli esille tuntiopettajia koskevat työterveyshuollon kyselyt, jotka isoissa opistoissa voivat toimia mittarina. Tuntiopettajien sairauspoissaolojen määrä on mittari. Työsuojelupäällikkö on Lopen kunnan työsuojelupäällikkö.
Henkilöstöresurssit määritellään vuosittain kunnan taloussuunnitelmassa, ja viime vuosina tätä resurssia on vähennetty tuntuvasti. Koska määräaikaiset tuntiopettajat vastaavat opetuksen pääosasta, on tuntiopettajien sitouttaminen opiston tavoitteisiin ja toimintaan tärkeää. Osaavasta työvoimasta tulee puute lähivuosien aikana, ja se näkyy jo nyt. Eläköityvien opettajien tilalle on joillakin alueilla vaikea löytää uusia. Mittarina toimii tuntiopettajien vaihtuvuus, vaikka uusien kurssien yhteydessä tulee myös tuntiopettajissa luonnollista vaihtuvuutta. Toisaalta opettajat myös kouluttavat itseään jatkuvasti, joten pitkään toimineilla opettajilla on myös uusia opetusaiheita. Opettajien kouluttautuminen on mittari. Laatuseminaareissa esille tulivat mm. osaamiskartoitukset, vajeanalyysi, ryhmätyöosaaminen ja jobshadowing. Näitä aiheita kehitetään pääosin alueellisesti tulevaisuudessa nykyistä systemaattisemmin, jolloin ne voivat toimia mittareina. Työilmapiirikysely tuntiopettajille järjestetään alueellisesti. Edellisestä, kahden opiston työilmapiirikyselystä on useita vuosia. Palvelusihteeri on hallinnollisesti kasvatus- ja koulutusjohtajan alainen, mutta myös hänen kanssaan on luontevaa keskustella niin henkilökohtaisesta kuin opistonkin kehittämisestä. Kehityskeskusteluissa on viime vuosina ollut mukana kasvatus- ja koulusjohtajan ohella kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö ja opiston rehtori. Koko henkilökunnan kokoontumisia ovat syksyllä ja keväällä järjestettävät opettajainkokoukset yhdessä Hausjärven kansalaisopiston henkilöstön kanssa. Tämä mahdollistaa laajemman opettajaverkoston muodostumisen. Opettajainkokoukseen osallistuminen kuuluu kaikkien opettajien työvelvollisuuteen, mutta käytännössä rehtori voi perustellusta syystä vapauttaa opettajan tästä velvollisuudesta. Alueen opistojen opettajainkokouksista sovitaan yhdessä, jotta päällekkäisyyksiä ei tule. Muuten säännöllistä yhteyttä pidetään koko henkilökuntaan kerran kuukaudessa lähetettävällä Kuukauden opekirjeellä, jossa tiedotetaan ajankohtaiset asiat. Pienessä opistossa opettajat myös ottavat aktiivisesti yhteyttä opistosihteeriin ja rehtoriin. Mittarina toimii viikoittaisten yhteydenottojen määrä ja syy. Kasvatus- ja koulutusjohtajan johdolla kokoonnutaan henkilöstöpalavereihin erilaisten teemojen ympärillä. Henkilöstöpalavereissa käsitellään myös yksiköiden ajankohtaisia asioita ja johtoryhmässä esiin tulleita aiheita. Henkilöstökoulutuksen tärkein osa on tapahtunut hankkeiden yhteydessä alueellisesti. Opettajien osallistuminen hankkeisiin on yksi mittari. Siinä arviointi täytyy tehdä alueellisesti.
Tuntiopettajat hakeutuvat oman alansa koulutukseen, jota tuetaan mahdollisuuksien mukaan. Opettajat ja muu henkilöstö voivat opiskella opiston kursseilla maksutta. Tämän edun käyttäminen on yksi mittari. Arviointia suoritetaan myös alueen opistoista ja muista vertailuopistoista saadun palautteen ja benchmarkkauksen avulla. 2.4. Kumppanuudet ja resurssit Arviointialueen kohteena on opiston kumppanuuksien ja resurssien kehittäminen ja johtaminen. CAF-arviointioppaan mukaan -Opisto kehittää ja tekee yhteistyötä sidosryhmiensä kanssa. -Opisto kehittää yhteistyötä asiakkaidensa/kuntalaisten kanssa. -Opiston taloudenhoito on kustannustehokasta ja perustuu vuosi- ja taloussuunnitelmaan. -Opiston tietojen hallinta perustuu lakiin, asetuksiin ja strategioihin. -Opisto hyödyntää tietoa ja viestintäteknologiaa. -Opistolla on käytössään tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat tilat. Kumppanuus on yhteistyösuhde ja toimintatapa, joka edellyttää yhteisiä tavoitteita, toiminnan jatkuvaa parantamista ja oppimista sekä tiimityötä. Lopen opiston keskeisiä verkostoja/sidosryhmiä/kumppaneita ovat -ylläpitäjä Lopen kunta, sen hallintokunnat ja yksiköt, erityisesti koulut -opiskelijat/kansalaiset/asiakkaat -yhteistyöoppilaitokset, projektien yhteistyökumppanit -seurakunta -yhdistykset ja muut kolmannen sektorin toimijat -yritykset Kunnan ja sen yksiköiden osalta painopiste on yhteiskuntavastuussa, jossa vaikuttavia palvelu- ja tuotantoketjuja ovat käytännössä vaikeasti eroteltavat sosiaaliset, taloudelliset ja ympäristöön liittyvät. Kumppanuussuhteiden mittarina ja säännöllisen arvioinnin kohteena ovat toimivuus ja tuloksellisuus sekä hyvien käytäntöjen jakaminen. Etsitään parhaita työtapoja ja osaamista, jossa kyseeseen voi tulla esimerkiksi henkilöstökierto. Kansalaisen, asiakkaan ja mahdollisesti myös opiskelijan rooli voi olla yhteissuunnittelijan, päättäjän, toimijan ja/tai arvioijan. Opisto voi tukea kansalaisia näissä rooleissa: -viestimällä aktiivisesti omista toimintatavoista, toiminnasta, vastuualueista ja toimivallasta. Lopen opisto jakaa kaksi kertaa vuodessa painetun opinto-ohjelman koteihin, ylläpitää ajantasaisia kotisivuja, toimittaa viikkotiedotteen kerran viikossa kotisivuille ja tiedotusvälineille sekä tarvittaessa erityisiä tiedotteita ja selvityksiä. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnassa käsitellään kansalaisopiston asioita säännöllisesti, ja suuremmissa kysymyksissä myös kunnanhallituksessa ja valtuustossa.
-kannustamalla opiskelijoita ja kuntalaisia nostamaan esiin tarpeitaan ja odotuksiaan. Lopen opiston henkilöstöön on helppo ottaa yhteyttä puhelimella, s-postilla tai käymällä opiston toimistossa. Pienellä paikkakunnalla etuna on myös tuttuus. Heikkoutena on henkilökunnan vähäisyys. Mittarina yhteydenottojen määrä kuukaudessa. -keräämällä järjestelmällisesti ja säännöllisesti tietoa/ideoita/ehdotuksia/valituksia asiakkailta ja hyödyntämällä niitä. Kursseilta kerätään systemaattisesti palautteet, joiden yhteydessä tulee myös yleistä tietoa opistosta ja sen toiminnasta. Lisäksi ovat tässäkin pienen opiston ja paikkakunnan edut ja heikkoutena henkilökunnan vähäisyys. Mittarina palautteet ja yhteydenottojen määrä. -uudistamalla toimintatapojaan ja muuttumalla ajantasaisen tiedon myötä. Mittarina muutokset toimintatavoissa. Yhteistyöoppilaitosten, projektien yhteistyökumppaneiden, seurakunnan, yhdistysten ja yritysten kanssa tehtävää yhteistyötä arvioidaan aina erikseen jokaisessa hankkeessa ja projektissa. Niistä tehdään raportit rahoittajalle, muistiot kaikille osapuolille sekä yhteenvedot tapahtumista ja tarvittavat muut raportit yms. Laskutus kumpaankin suuntaan kulkee kunnan taloustoimen kautta, joten siinä toimii normaali valvonta. Resursseilla tarkoitetaan tukipalveluja, tiloja, kalustoa, opetusvälineitä, atk-laitteita ja tietojen hallintaa. Tukipalvelujen tehtävänä on mahdollistaa koulutuspalvelujen hyvä sujuminen. Opisto käyttää pääosin Lopen kunnan organisoimia palveluja, joista osa tuotetaan alueellisesti. Opistolle myös vyörytetään kuluja näistä palveluista. Tällä tavalla hoidettuja ovat taloushallinto, palkkahallinto, puhelinkeskus, yleiset atkpalvelut, hankintapalvelut, kunnan omistuksessa olevien kiinteistöjen korjaus, hoito, siivous, päivystys sekä koneiden ja laitteiden huolto. Kehittämistyö tehdään palveluista vastaavien yksiköiden kanssa. Vastuuhenkilö on rehtori ja keskeisenä toimijana on palvelusihteeri. Opiston omasta tiedonhallintaohjelmasta Hellewistä on sopimus suoraan Mäntsälän atkpalvelun kanssa. Hellwevin kehittämistyöhön osallistuvat kaikki ohjelmaa käyttävät opistot. Opetuspaikat Lopella ovat vähentyneet samassa tahdissa kun kouluverkkoa on uudistettu. Opetus on keskitetty kunnan tiloihin, ja vain kaksi kurssia toimii muualla. Opetuksesta noin 73% annetaan Kirkonkylän alueella eli koulukeskuksessa, kirjastossa, Fallesmannissa, Kuntalassa ja muuten kirkonkylässä, noin 15% Läyliäisten alueella ja noin 12% Launosten alueella. Mittarina opetuspaikkojen määrä. Opetustilat ovat kouluissa sekä muissa kunnan tiloissa, joten samassa yhteydessä sovitaan myös kalustosta, opetusvälineistä, opetuksessa käytettävistä atk-laitteista ja muista tarvittavista välineistä. Tavoitteena on, että yhteistyössä koulujen kanssa saamme tiloja kehitettyä myös aikuisopiskelijoille sopiviksi. Arviointi opiskelija- ja opettajapalautteiden avulla. Mittarina on kunnan tasolla koulutilojen ja muiden tilojen käytön tehokkuus.
Opiston taloudenhoito noudattaa ylläpitäjän, Lopen kunnan talousohjeistusta, seurantaa ja raportointia. Opiston vuosikellon pohjana on kunnan vuosikello. Opisto toteuttaa vuosisuunnitelmaansa resurssien puitteissa, ja kohdentaa taloudelliset resurssinsa suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Arviointi tapahtuu kunnan tasolla. Opisto kerää tietoa ja informaatiota toiminnastaan valtiovallalle ja kunnalle toiminnan rahoitusta, seurantaa, arviointia ja tilastointia varten. Nämä tavat ja aikataulut tulevat opistolle määrättyinä. Omaan käyttöönsä opisto kerää lisäksi paljon yksityiskohtaisempaa tietoa, jonka merkitys näkyy johtamisessa, kehittämisessä ja suunnittelussa. Seminaareissa käsiteltiin erityisesti sisäistä tiedottamista: tiedon siirto opiston johdolta henkilökunnalle erityisesti muutostilanteissa ja toisaalta tiedon säilyminen opistossa henkilökunnan muutosten yhteydessä. Tieto- ja viestintäteknologian osalta opisto on osa Lopen kuntaa. Alueellinen yhteistyö myös lisääntyy jatkuvasti. RHL-Data on toiminut jo pitkään. 2.5. Prosessit Hyvä prosessi toteuttaa opiston aikomuksia, sille on asetettu tavoitteita ja sitä mitataan, vastuut on pohdittu, turhat työvaiheet on minimoitu, laatu varmistetaan, työvaiheet ja tietojen hallinta on sidottu yhteen ja linkitetty tietojärjestelmään ja se on asiakaslähtöinen. Prosessit voidaan jakaa ydinprosesseihin, tukiprosesseihin, uuden toiminnan/palvelun suunnitteluun ja ostotoimintaan. CAF-arviointioppaan mukaan: Opisto tunnistaa perustehtävänsä, suunnittelee ja kehittää prosessejaan. Opisto järjestää asiakas-/kuntalaislähtöisiä palvelujaan ja kehittää niiden tuotantoa. Opisto kehittää prosessejaan yhteistyössä asiakkaidensa ja sidosryhmiensä kanssa. Ydinprosessi on koulutuspalvelujen tuottaminen. Siihen liittyvät prosessit tukevat toimintaperiaatteita ja strategiaa, tyydyttävät asiakkaiden ja muiden sidosryhmien tarpeet sekä tuottavat heille lisäarvoa. Talous ja strategiaprosessi: Valtuusto päättää kunnan strategian ja talousarvion, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää ja soveltaa strategian ja talouden alaistensa yksiköiden osalta ja opiston rehtori soveltaa yhdessä henkilöstön kanssa strategian ja talouden opiston tasolla. Ketju toimii myös tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen osalta. Opetustoiminta: 1.Opetussuunnitelman perusteet/painopistealueet ja profiili -vastuu: kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta, rehtori -aika: talousarvion laadinnan yhteydessä 2.Kurssien suunnittelu opettajat esittävät, opisto hakee opettajaa tiettyyn kurssiin, opiskelijoiden toiveet -vastuu: rehtori -aika: helmi-maaliskuu
3.Ideoiden jalostaminen -vastuu: rehtori, opettajat, palvelusihteeri tukitoimi opettajatietojen tallentaminen Hellewiin, vastuu palvelusihteeri -aika: huhti-toukokuu 4.Aikataulutus ja paikka -vastuu: rehtori tukitoimi tilavaraukset, vastuu palvelusihteeri -aika: huhti-toukokuu 5.Kurssin sisällön valmistaminen ja materiaalit -vastuu: opettaja tukitoimi materiaalin kopiointi ja opettajalle toimittaminen, vastuu plvelusihteeri -aika: kesä-elokuu 6.Opetus -vastuu: opettaja tukitoimi toimintaohje/opettajan opas, vastuu rehtori -aika: syyskuusta eteenpäin 7.Arviointi ja julkinen näyttö/konsertit, näyttelyt yms -vastuu: opettaja, rehtori -aika: pääosin joulukuu ja toukokuu 8.Palaute -vastuu: opettaja, rehtori, palvelusihteeri -aika: kurssin päättyessä tukitoimi palauteyhteenvedot 9.Jatkuvuus: -vastuu: rehtori, opettaja -aika: helmi-maaliskuu Kehittäminen Toteutuu sisäisenä, omarahoitteisena kehittämisenä sekä ulkopuolisin hankeavustuksin tehtävinä kehittämishankkeina. Esimerkkinä laatuseminaarissa esille tulleita ideoita: -Päiväkirjoissa takana oleva ideaosio pitäisi saada paremmin käyttöön. -Syksyn opekokouksen aihe seuraava vuosi (siis ei silloin alkava). -Kurssikuvaus haastattelulomakkeen muodossa. -Malliopintopolku. -Opinto-ohjelmaan vinkkejä, miten oma OPS. -Pois perinteisestä ainejaosta. Toimistotukipalvelut; opiskelija- ja kurssihallintoprosessi 1.Kurssien perustaminen, tarkistaminen, numerointi jne Hellewiin -vastuu: palvelusihteeri -aika: loppukevät ja kevätohjelman osalta marraskuu 2.Tilavaraukset ja tilakoordinaatio -vastuu: palvelusihteeri -aika: huhti-toukokuu 3.Opinto-ohjelma kotisivuille -vastuu: palvelusihteeri -aika: touko-kesäkuu
4.Työsopimukset/henkilöstöhallinto -vastuu: palvelusihteeri, rehtori -aika: elokuu 5. Ilmoittautumiset, opintoneuvonta -vastuu: palvelusihteeri, rehtori -aika: pääosion elokuu ja tammikuu 6. Kurssien alkamiset, päiväkirjat, peruutukset -vastuu: palvelusihteeri, rehtori -aika: pääosin syyskuu ja tammikuu 7. Laskutus, laskujen maksaminen ja perintä -vastuu: opistosihteeri, kunnan taloustoimi -aika: pääosin lokakuu ja tammi-helmikuu 8. Päiväkirjojen tarkistus ja palautus pitkillä kursseilla -vastuu: palvelusihteeri -aika: pääosin joulukuu ja huhtikuu 9. Kurssiarviointipyynnöt -vastuu: palvelusihteeri aika: koko työvuoden Lisäksi toimistotukipalveluja ovat arkistonhoito, tilastoinnit ja raportit. Vastuussa ovat palvelusihteeri ja rehtori, aikana koko vuosi. Tulosten arviointi 2.6. Asiakas- ja kansalaistulokset Opisto käyttää asiakastulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita. Opiston asiakkaiden näkemykset opistosta. Pitkään käytetyt mittarit: nettomenot/ vuosi tunteja opisk. valt.os.tunteja op.tunti e opiskelija e asukas e 2005 3 877 875 3 902 42,2 187 21,1 2006 4 028 900 3 808 48 215 24,2 2007 3 745 771 3 644 50 243 23 2008 3 742 1 097 3 609 47 161 21,5 2009 3 438 828 3 491 53 220 22 2010 3 894 936 3 301 50,3 209 23,7 2011 3 595 897 3 353 55,6 224 24 2012 3 755 833 3 153 55,5 251 25 2013 3 413 792 3 150 64 270 27 2014 3 265 750 3 053 58 251 23 Vuodelle 2015 Lopen opisto on saanut 2 866 valtionosuustuntia. Asiakkaiden näkemys voidaan laskea Hellewille toimitetuista palautelomakkeista joko kursseittain tai kaikilta kursseilta yhteensä, myös jokainen kysymys erikseen (numeroina 1 huono-5 erinomainen). Tulokset ovat keskimäärin neljä/samaa mieltä. Erityisesti opettajia koskeva arvio on usein pääosin erinomainen. Asiakastuloksia mittaa myös suunniteltujen ja toteutuneiden kurssien määrät. Vuonna 2014 suunniteltuja kursseja oli 70 kpl ja peruutettuja 9.
2.7. Henkilöstötulokset Opisto käyttää henkilöstötulosten arvioinnissa määrittelemiään mittareita. Opiston henkilöstön näkemykset opistosta työyhteisönä. Lopella päätoimista henkilöstöä rehtori 50% ja palvelusihteeri 40%. Tuntiopetustuntien henkilötyövuosien määrä lasketaan seuraavalla kaavalla: Yhteiskunta, kielet ja atk: tuntiopetuksen kokonaismäärä jaetaan 763 tunnilla muut: tuntiopetuksen kokonaismäärä jaetaan 813 tunnilla. Vuonna 2014 tuntiopettajista kertyi 4,05 henkilötyövuotta. 2.8.Yhteiskuntavastuutulokset Opiston yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Opiston sidosryhmien näkemykset opiston yhteiskunnallisesta toiminnasta. Kestävän kehityksen periaatteiden toteuttaminen entistä tärkeämmäksi. Suunnitelma tehdään vuonna 2016. Kansalaisopistojen ja jonkin verran muidenkin aikuisoppilaitosten keskinäistä arviointia ja benchmarkkausta alueella erityisesti yhteishankkeiden yhteydessä. 3.4. Keskeiset suorituskykytulokset Ulkoiset tulokset: Opiston tuloksellisuus ja vaikuttavuus ovat asetettujen tavoitteiden mukaisia. Alueellisen yhteistyön kehittäminen mittarina. Sisäiset tulokset: Opiston johtaminen, hallinto ja kehittäminen sekä taloudellinen tulos ja tilinpäätös ovat talous- ja toimintasuunnitelman mukaisia. Seuranta kunnan aikataulun mukaan.