Digitaalinen tieto ja IT organisaatioiden strategiatyössä ja johtamisjärjestelmissä Tarve hyville käytännöille Tomi Dahlberg IT:n hallinnan ja johtamisen hyvät käytännöt 22.10.2014 tomi.dahlberg@utu.fi 1
Tilaisuuden tausta ISO/IEC organisoi uudelleen IT:n hallinnan, IT palvelutuotannon sekä ulkoistettujen IT-palveluiden standardoinnin vuoden 2013 lopussa perustamalla uuden standardointikomitean SC40 Sen alaisuudessa työskentelee aluksi 34 maata seuraavissa asioissa IT:n hallinta (Työryhmä 1) 38500 standardiperhe IT palvelutuotannon johtaminen (Työryhmä 2) 20000 standardiperhe Ulkoistetetut IT palvelut (Työryhmä 3) 30105 standardiperhe Suomessa kansallinen standardikomitea eli seurantaryhmä on SFS:n alla työskentelevä SR-308 SR-308 tavoitteena on käynnistää 2-vuotinen IT:n hallinnan kansainvälisten standardien kansallisen soveltamisohjeen laatiminen, kun rahoitus on kunnossa 2
Mitä IT:lle ja digitaaliselle tiedolle on tapahtunut 2000-luvulla? Tieto on digitalisoitunut käytännöllisesti katsoen kokonaan IT:llä käsiteltyä tietoa ja IT:tä käytetään lähes kaikessa toiminnassa Sovellusten, tietojärjestelmien, tietokoneiden ja päätelaitteiden määrä on kasvanut valtavasti, suuryrityksissä on satoja, jopa tuhansia sovelluksia Matkapuhelimet ja muut päätelaitteet ovat vieneet IT:n, tiedon ja sovellukset lähes kaikkien ulottuville IT on kuluttajistunut (BYOD) uudet palvelut tuodaan ensin kuluttajamarkkinoille ja vasta sitten yrityksiin. Google, Apple, Facebook, IT on jo muuttanut tapaamme tehdä työtä - pilvipalvelut, sosiaalinen media, kuluttajistuneet IT-palvelut, big data, IOT vain jatkavat tätä kehitystä Tiedosta ja IT:stä on tullut keskeisin tuottavuuden lisäämisen ja taloudellisen kasvun lähde 3
(IDC, Digital Universe Study, 2011) 1.8 zettabytes 1800 billion gigabytes (Hilbert & Lopez, 2011) 4
Byte Kuinka paljon tietoa? Kilobyte (1024 Bytes 10 3, 2 10 ) Megabyte (1024 Kilobytes 10 6, 2 20 ) Gigabyte (1024 Megabytes 10 9, 2 30 ) Terabyte (1024 gigabytes 10 12, 2 40 ) Petabyte (1024 Terabytes 10 15, 2 50 ), Ihmisen geeniperimä Exabyte (1012 Petabytes 10 18, 2 60 ) Zettabyte (1012 Exabytes 10 21, 2 70 ), 1,8 ZB luotu vuonna 2011, arvio 2014 7,5 9.0 ZB 5
Montako palvelintietokonetta? 6
alhainen korkea IT:n tuleva strateginen merkitys Uuden liiketoiminnan mahdollistaja Miten IT:n rooli on muuttunut? 1980 ja1990 -luvuilla se vielä näytti tältä IT strategisen kilpailuedun roolissa Nolanin ja Nortonin tunnettu IT:n strateginen merkitys- nelikenttä 1980-1990 luvuilta Tukitoiminto Nykyisen liiketoiminnan mahdollistaja 2000-luvulle tultaessa IT tunkeutui kaikkialle ja tämä nelikenttä vanheni. Se kuvaa nykyään enintään - yksittäisen IT palvelun mahdollisia rooleja Alhainen Korkea IT:n nykyinen strateginen merkitys 7
Ei IT_ntensiivinen IT-intensiivinen Toimialan IT-intensiivisyys IT:n rooli muuttui 2000-luvulla Liiketoiminnan tehostaja Prosessien ja funktioiden tehostaja Liiketoiminnan muuttaja Prosessien ja funktioiden muuttaja Nelikentäksi, jossa tuottavuuden ja kasvun mahdollistaminen ITintensiivisillä ja ei-intensiivisillä toimialoilla. Tuottavuus Tuottavuus ja kasvu IT tuottavuuden ja kasvun lähteenä 2010-luvulla IT ja tieto ovat osa kaikkea, minkä seurauksena ei-it intensiivisten toimialojen määrä on vähentynyt business IT:n vuoksi (teollisuusautomaatio, verkostojen hallinta, sosiaalinen media,..) 8
Rajallinen merkitys Suuri mekitys IT tuotteiden ja palveluiden uusijana IT:n rooli 2010-luvulla Toiminnan, tuotteiden ja palveluiden tehostaja Toimintamallin, tuotteiden ja palveluiden uusija IT keskeisessä asemassa kaikkien toimialojen uusiutumisessa Tuottavuuden, tehokkuuden vaalija Toimintatapojen uusija Rajoitettu uusiminen Laaja uusiminen IT organisaation toimintamallin uusijana Minne kuuluu teollisuusyritys, jonka asiakastoimituksissa on paljon automatiikkaa, jonka kehittää palveluliiketoimintaa ja joka operoi liiketoimintaa asiakkaan lukuun? 9
Seuraus: Liiketoimintastrategian digitalisoituminen Olemme tottuneet siihen, että IT-strategia on liiketoimintastragialle alisteinen resurssistrategia Tämä ei muutu riippumatta siitä, tehdäänkö erillinen ITstrategia tai ei Ajatus on vahvasti sisällä liiketoiminnan ja IT:n yhteen linjaamisessa (alignment), eli ensin tehdään liiketoimintastrategia ja sitten mietitään miten IT voisi toteuttaa sitä Liiketoiminnan kaikkialle ulottuvan digitalisoitumisen vuoksi näin ei enää ole vaan digitaalisuus on osa liiketoimintastrategiaa. Sitä ei voida pohtia vasta liiketoimintastrategian pohtimisen jälkeen 10
IT on osa tuotteita ja palveluita IT-kustannusten osuus liikevaihdosta oli keskimäärin 5.6% vuonna 2013 (4.9 % vuonna 2012). Niin kutsuttu business-it yli kaksinkertaistaa ITkustannusten osuuden liikevaihdosta (IT-barometri 2012 ja 2013) 11
Suomessa IT:hen panostetaan kun rahaa on sitä ei nähdä talouskasvun veturina Tietoyhteiskunta ja IT:n merkityksellisyys julistuksista huolimatta IT koetaan useammin osaksi taantuman ongelmia kuin osaksi niiden ratkaisua 12
Taantumassa paineet leikata kustannuksia heikentävät kykyä soveltaa IT:tä Toteutettavissa organisaation sisäisenä työnä ja/tai pienin panostuksin Investointitarve Varojen käytön leikkaaminen tai siirto 13
Taantumassa IT-kustannuksia leikataan enemmän, kehittäminen vähäisempää 14
On olemassa kiistaton tarve paremmalle IT:n hallinnalle ja johtamiselle 15
On päästävä irti siitä, että epäonnistunutta IT:n soveltamista pidetään hyväksyttävänä Vastaajista 35% arvioi IT-projektien pysyneen aikataulussa JA sovitussa budjetissa JA saavuttaneen niille asetetut liiketoimintatavoitteet 16
Mitattavien tavoitteiden asettaminen, arkkitehtuuri ja IT:n hallinta kattavat lähes kaiken mitattavissa olevasta IT-hyödystä (IT benefits tutkimus 2011) 60 50 50 Up to 50 % of IT benefits explained 56 54 51 40 30 20 33 42 41 32 33 Average of IT performance explained Average of IT impact on competencies explained Average of IT impact on business performance explained 10 0 Targets Set for IT Projects Governance of IT Total IT architecture 17
IT:n hallinta käytännönläheisesti Sovitaan IT:n hyödyntämiseen liittyvät: Tavoitteet ja päämäärät ja huolehditaan niiden viestimisestä organisaatiossa Roolit ja vastuut, jotta tavoitteisiin päämääriin päästäisiin sekä IT:n hyödyntämisessä käytettävät toimintatavat. Vastuutetaan roolit henkilöille ja varmistetaan, että heillä on tiedolliset ja taidolliset edellytykset hoitaa rooliaan Raportointimenettelyt, joilla seurataan tavoitteiden ja päämäärien saavuttamista sekä sovittujen toimintatapojen käyttöä 18
Vain IT johtamiskyvykkäät organisaatiot saavat selvää hyötyä tiedosta ja tietotekniikasta Tutkimme keväällä 2008 sekä keväällä 2009 tietohallinnon roolia yritysten strategiatyössä: IT-johtamiskyvykkäät yritykset (alle 20 %) Toimitusjohtaja johtaa IT:n hyödyntämistä asettaen suunnan ja on muutoin vahvasti mukana Tietohallintojohtajalla on jatkuva pääsy strategiatyöhön (asemansa ja) päivittäisten keskustelujen kautta Toimiva yhteys liiketoimintastrategian ja IT-strategian välillä on olemassa ja se on aidosti kaksisuuntainen Tietohallintoa ajatellaan ja johdetaan liiketoiminnan toteuttamisena Tietohallinnon liiketoimintavaikutuksia ei mitata, mutta suorituskykyä mitataan Heikosti IT-johtamiskyvykkäät yritykset (yli 80 %) IT:n johtamisvastuut määritelty epäselvästi koko yritystä koskien ja IT:n strategista vastuuta ei ole lainkaan Tietohallintojohtaja ei kuulu johtoryhmään ja keskusteluyhteys on satunnainen ( tietohallintoasiat ) Toimiva yhteys liiketoimintastrategian ja IT-strategian väliltä puuttuu, lisäksi suunta on yksisuuntainen (IT toteuttaa) Tietohallinto on erillään liiketoiminnasta Tietohallinnon liiketoimintavaikutusten mittaamista ei tunneta edes ajatustasolla, siiloutuminen tyypillistä Lähteet: IT expert or business executive? The changing role of the CIO. 2008. Ernst & Young and Helsinki School of Economics ja Quest for the strategic value of IT How CEOs view IT. 2009. Ernst & Young and Helsinki School of Economics 19
Kiitos mielenkiinnosta! Kiitos mielenkiinnosta tomi.dahlberg@utu.fi 050 550 5718 20