Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 1 (16) Tarkastuslautakunta Kokousaika 11.10.2018 klo 14:00-16:50 Kokouspaikka Kaupungin hallintotoimisto,keskuskatu 3, neuvotteluhuone Luettelo käsitellyistä asioista Otsikko Sivu 45 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 46 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 47 Toiminta- ja talouskatsaus 5 48 Kiinteistöt 6 49 Ruoka- ja puhtaanapitopalvelut 8 50 Sidonnaisuusrekisterin päivitys 10 51 Tarkastuslautakunnan talousarvio vuodelle 2019 ja TS vuosille 2020-2021 12 52 Lautakunnan seuraava kokous 13 53 Muut asiat 14 54 Hankintaprosessin käynnistäminen tilintarkastuspalvelujen hankkimiseksi vuosille 2019-2022 15
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 2 (16) Tarkastuslautakunta Kokousaika 11.10.2018 klo 14:00-16:50 Kokouspaikka Kaupungin hallintotoimisto,keskuskatu 3, neuvotteluhuone Läsnä Lahtinen Timo Puheenjohtaja Karhunen Sanna Varapuheenjohtaja Saapui klo 16:10 49:n käsittelyn aikana Heikkinen Marjo Jäsen Turpeinen Tero Jäsen Tähkäpää Tapani Jäsen Muut Rusanen Aki Tilintarkastaja, pöytäkirjanpitäjä Asiat/ 45-54 Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Poistui kokouksesta :n 54 käsittelyn ajaksi Tanskanen Pentti Tilintarkastaja Poistui kokouksesta :n 54 käsittelyn ajaksi Piiroinen Juha Kaupunginjohtaja Pöytäkirjanpitäjä 54:n aikana, läsnä 47 ja 54 käsittelyn aikana Sopanen Heikki Kiinteistöpäällikkö Läsnä :n 48 käsittelyn ajan Tirkkonen Mirja Palvelupäällikkö Läsnä :n 49 käsittelyn ajan Pöytäkirjan tarkastus Tarkastusaika Timo Lahtinen Aki Rusanen Juha Piiroinen puheenjohtaja pöytäkir janpitäjä pöytäkirjanpitäjä ( :t 45-53) ( 54) Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi se kä pöy täkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjai mil lamme. Suonenjoki Allekirjoitukset Tero Turpeinen Tapani Tähkäpää Pöytäkirjan nähtä villäpito Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Suonenjoki
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 3 (16) Tarkastuslautakunta 45 11.10.2018 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARK 11.10.2018 45 Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hal lin to säännön määräyksi (7.1. Päätöksenteko ja hallintomenettely). Hallintosäännön 108 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana, päättämässään paikassa. Kokouskutsu on lähetettävä viimeistään 4 päivää ennen kokousta. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenisä on saapuvilla. Tämän kokouksen ajankohta on sovittu 30.8.2018 pidetyssä kokouksessa. Puheenjohta ehdottaa, että kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 4 (16) Tarkastuslautakunta 46 11.10.2018 Pöytäkirjan tarkastaminen TARK 11.10.2018 46 Tarkastuslautakunnan kokouksessa 31.8.2017 on päätetty, että lau takun nan kunkin kokouksen tarkastajaksi valitaan 2 lautakunnan jä sen tä. Hallintosäännön 120 :n mukaan lautakuntien pöytäkirjat pidetään tarkas ta mi sen jälkeen nähtävillä kaupungin verkkosivuilla. Esityslistan oheismateriaalina on edellisen 30.8.2018 pidetyn ko kouksen pöytäkirja. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta valitsee pöy tä kir jan tarkastajiksi 2 lautakunnan jäsentä. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Tero Turpeinen ja Tapani Tähkäpää
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 5 (16) Tarkastuslautakunta 47 11.10.2018 Toiminta- ja talouskatsaus TARK 11.10.2018 47 Kokoukseen on kutsuttu kaupunginjohtaja Juha Piiroinen se los ta maan kaupungin toimintaa ja taloutta 2018 lopun tilanteen pohjalta. Li säk si kaupunginjohtaja selostaa vuoden 2019 talousarvion laa din nan tilannetta. Puheenjohtaja ehdottaa, että kuullaan kaupunginjohtajan selostus kau pun gin talouden toteutumisesta syyskuun 2018 lopun tilanteen poh jal ta ja vuoden 2019 talousarvion valmistelun tilanteesta. Merkittiin pöytäkirjaan, että kuultiin kaupunginjohtaja Juha Piiroisen selostus kaupungin talouden toteuttamisesta syyskuun 2018 tilanteen pohjalta. Lisäksi kuultiin vuoden 2019 talousarvion valmistelun tilanne.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 6 (16) Tarkastuslautakunta 48 11.10.2018 Kiinteistöt TARK 11.10.2018 48 Lautakunnan työohjelmassa on kuluvan vuoden arviointikohteena mm. kiinteistöjen palvelualueen toimintaa. Toimintaa kokouksessa esit te lee kiinteistöpäällikkö Heikki Sopanen. Toiminnan esittelyä varten on annettu seuraavat asiaotsikot: 1. Valtuuston asettamat toiminnalliset tavoitteet ja niiden to teu tumi nen kuluvana vuonna. Talousarviossa on todettu mm.: - Tyhjillään olevien kiinteistöjen purku - Asemarakennuksen tulevan käyttötarkoituksen sel vit tä minen tai myynti vuoden 2018 aikana - Vanhan lukiokiinteistön käyttötarkoituksen sel vi tys / löy ty minen - Sisäilmaongelmien vähentäminen (löytää ongelmakohteet ja kohdat hyvissä ajoin) - Kokonaisvaltainen tilatarveselvitys yhdessä toimialojen / toimin ta yk si köi den kanssa v. 2018 - Uimahallin ja liikuntahallin suunnittelu ja rakentaminen suun nit te lu kau del la Miten em. tavoitteet ovat toteutumassa. 2. Kuluvan vuoden talousarvion toteutuminen, onko ylityspaineita? 3. Talousarviossa määriteltyjen kysyntä ja laajuustietojen toteuma, on ko toteutumassa olennaisia poikkeamia? 4. Kiinteistöjen palvelualueen henkilöstön määrä 5. Mitä palveluita tuotetaan itse ja mitä ostetaan ja ostopalvelujen saa ta vuus, onko riittävästi kilpailua? 6. Palvelujen myynti ulkopuolelle, onko missä määrin? 7. Kiinteistöpalveluiden vuokraus ulkopuolelle, onko kaupungin omis tuk ses sa vapaana olevaa asuin-, liike- tai teollisuustilaa? Vuok ra tu lot vuokrauksesta? 8. Investointiohjelma kiinteistöjen osalta (ta 2018 tai ts 2019-2020) 9. Mitä hyvää toiminnassa ja mitä pitäisi edelleen kehittää? Esittelymateriaali on oheismateriaalina. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta kuulee kiin teis tö päällik kö Heikki Sopasen selostuksen kaupungin kiinteistöjen pal ve lu alueen toiminnasta.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 7 (16) Tarkastuslautakunta 48 11.10.2018 Merkittin pöytäkirjaan, että kuultiin kiinteistöpäällikkö Heikki Sopasen selostus kaupungin kiinteistöjen palvelualueen toiminnasta.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 8 (16) Tarkastuslautakunta 49 11.10.2018 Ruoka- ja puhtaanapitopalvelut TARK 11.10.2018 49 Lautakunnan arviointisuunnitelman mukaan kokouksessa kä si tel lään kaupungin ruoka- ja puhtaanapitopalveluita. Toimintaa ko kouk ses sa esittelee palvelupäällikkö Mirja Tirkkonen. Toiminnan esittelyä var ten on ennalta annettu seuraavat asiaotsikot: 1. Ruoka- ja puhtaanapitopalveluiden toiminta-ajatus 2. Valtuuston talousarviossa asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ja niiden toteutumisen arvio kuluvan vuo den osalta. Onko kuluvan vuoden talousarviomäärärahat riit tä vät? Toiminnallisina tavoitteina on mm. kasvisruokien lisääminen ruo ka lis tal la, kansainvälisten ruokateemojen toteuttaminen, lähi ruo ka han kin nat yli 10 %, täydennyskoulutusta 2 pv/vuo si/henki lös tö, tyytyväiset asiakkaat (asiakaspalaute) 3. Ruokapalveluyksikön käytössä olevat tilat (valmistus, lämmitys, ja ke lu, missä kaikkialla?) 4. Aterioiden valmistus/puolivalmisteet/pakasteet (mikä on ate rioiden oma valmistusaste?) 5. Aterioiden suoritemäärien ja yksikkökustannusten kehitys viime vuo si na 6. Puhtaana pidettävien tilojen pinta-ala 7. Milloin tehty siivouksen mitoitus? 8. Henkilöstö sekä ruoka- ja puhtauspalveluissa (henkilöstön ikära ken ne, eläköityminen ja sairauspoissaolot) 9. Yksikön tulonkanto ja laskutusrutiinien toteutus?(onko paljon ulko puo lis ta laskutusta?) 10. Hankinnat ja niiden käytännön toteutus 11. Elintarvikehygienia ja sen merkitys toiminnalle (millainen si säinen omavalvonta) 12. Onko säännönmukaista asiakaspalautteen hankintaa? 13. Mahdolliset investointitarpeet (tilat ja kalusto) 14. Mitä hyvää nykyisessä toiminnassa ja mitä pitäisi edelleen kehit tää? Esittelymateriaali toimitetaan sähköpostitse
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 9 (16) Tarkastuslautakunta 49 11.10.2018 Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta kuulee palvelupäällikkö Mirja Tirkkosen se los tuk sen kaupungin ruoka- ja puhtaanapitopalveluista. Merkittin pöytäkirjaan, että kuultiin palvelupäällikkö Mirja Tirkkosen selostus kaupungin ruoka- ja puhtaanapitopalveluista.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 10 (16) Tarkastuslautakunta 43 30.08.2018 Tarkastuslautakunta 50 11.10.2018 Sidonnaisuusrekisterin päivitys 200/00.03.01/2018 TARK 30.08.2018 43 Kuntalain 84 :n mukaan sidonnaisuusilmoitus tehdään tar kas tus lauta kun nal le, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saat taa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tar vit taes sa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tie to ver kossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Il moi tusvel vol li suu den piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päät tyes sä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tie to ver kos ta. Kaupungin hallintosäännön 97.4 kohdan mukaan tar kas tus lau ta kun nan on huolehdittava sidonnaisuustietojen ilmoittamisesta kau pun gin valtuus tol le enintään kaksi kertaa vuodessa. Sidonnaisuusilmoitukset on saatettu tiedoksi valtuustolle edellisen kerran 18.12.2018. Sidonnaisuusrekisterin käytännön ylläpito tapahtuu hallintotoimiston toi mes ta. Lain mukaisen tiedon antamiseksi valtuustolle on rekisterin tie dot syytä päivittää. Ilmoitusvelvollisuuden piirissä oleville hen ki löil le voidaan lähettää sähköpostiedustelu rekisterissä olevien tietojen oikeel li suu den varmistamiseksi. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta päättää, että si donnai suus re kis te rin tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden var mis tami sek si lähetetään ilmoitusvelvollisuuden piirissä oleville hen ki löil le sähköpostitse kehotus rekisterissä olevien tietojen tar kis ta mi ses ta. Ehdotus hyväksyttiin. Sidonnaisuusrekisterin päivitystiedot viedään marraskuun 2018 valtuustoon. TARK 11.10.2018 50 Sidonnaisuustietojen tarkistaminen on pyydetty tekemään vii meis tään viikolla 41. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta päivittää si don naisuus re kis te ri tie dot ajantasalle ja saattaa ne kaupunginvaltuustolle tiedok si marraskuussa 2018. Tarkastuslautakunta päivitti sidonnaisuusrekisterin tiedot ajantasalle. Päivitetty sidonnaisuusrekisteri on esityslistan liitteenä 1.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 11 (16) Tarkastuslautakunta 43 30.08.2018 Tarkastuslautakunta 50 11.10.2018 Sidonnaisuusrekisteri saatetaan kaupunginvaltuustolle tiedoksi marraskuun kaupunginvaltuustossa. Tiedot ovat katsottavissa nettiosoitteessa: www.suonenjoki.fi/sidonnaisuusrekisteri. Todettiin, että edellisen kerran sidonnaisuusrekisteri on saatettu tiedoksi kaupunginvaltuustolle 18.12.2017.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 12 (16) Tarkastuslautakunta 51 11.10.2018 Tarkastuslautakunnan talousarvio vuodelle 2019 ja TS vuosille 2020-2021 TARK 11.10.2018 51 Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Talousarvioluonnos vuodelle 2019 on esityslistan oheismateriaalina. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta tekee esityksen vuo den 2019 talousarvioksi ja taloussuunnitelmaksi vuosille 2020-2021. Tarkastuslautakunta päätti esittää vuodelle 2019 talousarvioesitykseksi 25.000 euroa ja saman summan myös taloussuunnitelmavuosille 2020-2021.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 13 (16) Tarkastuslautakunta 52 11.10.2018 Lautakunnan seuraava kokous TARK 11.10.2018 52 Tarkastuslautakunnan työohjelman mukaan seuraava lautakunnan kokous on 13.12.2018 klo 14.00. Kokouksessa käsitellään mm. van husten asumispalvelut ja tutustutaan ostopalvelutuottajiin, ke hi tys vam mahuol to ja tilintarkastajan väliraportti. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta päättää pitää seuraa van kokouksen 13.12.2018 klo 14:00. Tarkastuslautakunta päätti pitää seuraavan kokouksen 13.12.2018 klo 13:00. Kokouksen yhteydessä tutustutaan Valkeisen asumispalveluyksikköön.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 14 (16) Tarkastuslautakunta 53 11.10.2018 Muut asiat TARK 11.10.2018 53 Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta ottaa kä si tel tä väk si lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esille ottamat asiat. Todettiin, ettei muita asioita ollut.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 15 (16) Tarkastuslautakunta 54 11.10.2018 Hankintaprosessin käynnistäminen tilintarkastuspalvelujen hankkimiseksi vuosille 2019-2022 269/02.02.01/2018 TARK 11.10.2018 54 Valmistelija: kaupunginjohtaja Juha Piiroinen, p. 044 758 1403 Kuntalain 121 mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hal linnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkas tus lau ta kun nan tehtävänä on valmistella valtuuston pää tet tä vät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten ti lin tar kastus yh tei sön. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on järjestää ti lin tar kas tajan valintaa koskeva tarjouskilpailu ja tehdä valtuustolle eh do tus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä sekä ti lin tar kas tus so pi muk sen noudattamisen valvonta. Tilintarkastusyhteisön tulee olla julkishallinnon ja -talouden ti lin tar kastus lau ta kun nan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrät tä vä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -ta lou den hyväksytty tilintarkastaja (JHT-tilintarkastaja). Tilintarkastajat toi mi vat tehtävissään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan ti lin tar kastus yh tei sö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tar kas tuk sen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden ti li kauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. IS-Hankinta Oy (nyk. Sansia Oy) on kilpailuttanut Suonenjoen kau pungin tilintarkastuspalvelut sekä tarkastuslautakunnan sih tee ri pal ve lut vuosille 2013-2016 kahden vuoden optiolla, joten kaupungin ny kyi sen tilintarkastusyhteisön toimikausi on päättymässä vuoden 2018 loppuun. Tästä johtuen on käynnistettävä ti lin tar kas tus pal ve lu jen hankintaprosessi vuosille 2019-2022 (mahdollisella kahden vuo den optiolla). Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ehdottaa, että tar kas tus lau takun ta päättää esittää Suonenjoen kaupungin tilintarkastusyhteisön kilpai lu tuk sen vuosille 2019-2022 (mahdollisella kahden vuoden op tiol la) Sansia Oy:n tehtäväksi. Kilpailutuksen sisältöön otetaan kuu lu vak si Suonenjoen kaupungin ja kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen ti lin tar kastus pal ve lut sekä tarkastuslautakunnan sihteeripalvelut. Tar kas tus palve lui den määrän arvioidaan olevan v. 2019-2020 ny kyis tä vastaavat. Kilpailutukseen sisällytetään ehto osapuolille mahdollisuudesta sa noa sopimus päättymään vuoden 2020 loppuun tai vaihtoehtoisesti oi keus tilintarkastuspäivien muutokseen vuoden 2021 alusta lukien, joh tuen epävarmuudesta maakunta- ja soteuudistuksesta.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 7/2018 16 (16) Tarkastuslautakunta 54 11.10.2018 Kilpailutuksen käytännön toimet päätetään antaa Suonenjoen kau pungin hallintotoimiston hoidettavaksi. Ehdotuksen mukainen. Tämä pykälä päätettiin ottaa käsiteltäväksi :n 47 jälkeen, muuttamatta kokouksen pykäläjärjestystä. Aki Rusanen ja Pentti Tanskanen poistuivat esteellisinä kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Juha Piiroinen toimi pöytäkirjan pitäjänä tämän pykälän osalta.