Sisäilmastoseminaari 2007 1 TALOTEKNIIKAN ELINKAARIMALLEJA Ismo Heimonen 1, Mervi Himanen 1, Juha-Matti Junnonen 2, Jarek Kurnitski 3, Markku Mikkola 1,Tapani Ryynänen 1, Mika Vuolle 3 1 VTT, 2 TKK Rakentamistalouden laboratorio, 3 TKK LVI-laboratorio TIIVISTELMÄ Asiakastarvelähtöiset talotekniikan palvelut kohteen elinkaarelle muuttavat yritysten toimintaa ja verkostoja. Uudet vaatimukset ja arvonluonnin mekanismit kohdistuvat laajasti liiketoiminnan eri alueisiin ja projektien vaiheisiin. Elinkaarimallien tehokas käyttäminen vaatii sekä ostajalta että tuottajalta uutta osaamista sekä kykyä todentaa syntyvä lisäarvo. Tavoitekeskeiset hankintatavat vaikuttavat riskien siirtoon ja tehtävien yhdistämiseen uudella tavalla. Kilpailumenettelyt ja tulosperusteiset pitkäaikaiset sopimukset luovat uusia vaihtoehtoja. Lisäksi kansainvälinen tarkastelu on tuonut näkemyksiä kehittämiseen. Talotekniikan tulevaisuuden elinkaaripalvelut -hankkeessa (CUBENet) kehitetyt viisi elinkaarimallia perustuvat valintakoriajatteluun, joka tarjoaa samalla mallien jatkokehittämisen välineen. Mallien soveltamista tukevat työkalut edistävät mallien käyttöä. JOHDANTO Tuotteisiin liittyvät elinkaaren aikaiset palvelut yleistyvät verrattain nopeasti eri toimialoilla. Perusideana elinkaaripalvelujen kehityksessä on, että tuotetoimittajat laajentavat vastuutaan tuotteensa toimivuudesta asiakkaan käytössä sen elinkaaren aikana. Vastaavasti asiakas tavoittelee elinkaaripalvelujen kautta mm. omien toimintaprosessiensa kustannustehokkuutta, helpompaa ylläpidettävyyttä tai parempaa toiminnan laatua. Elinkaaripalvelut voivat kohdistua tuotteen koko elinkaarelle tai sen tietylle jaksolle tilanteen mukaan sovitusti. Business to business (B2B) palveluliiketoiminnassa pyritäänkin asiakkaan kanssa yhä enemmän pitkäaikaiseen kumppanuuteen. Elinkaaripalvelumallien soveltaminen muuttaa yritysten välisiä rajapintoja ja toimintaprosesseja joskus huomattavastikin. Toimittajien tarjoamat palvelut korvaavat osan asiakkaiden tuotantoprosesseista tai niiden tukiprosesseista. Organisaatioiden yhteistyölle tulee uusia vaatimuksia, joiden hallinta edellyttää uudenlaisia menettelytapoja ja niitä tukevia välineitä. Pyrkimyksenä on luoda verkoston yhteinen arvonluontiprosessi, jossa toimittaja paitsi tuntee asiakkaan prosessit, kykenee myös tehostamaan näitä kustannustehokkaasti omalla erityisosaamisellaan. Voidaankin puhua tuotteen ja palvelun elinkaaren aikaisesta hallinnasta aina tuotekehityksestä after-sales palveluihin ja tuotteen alasajoon saakka. Vastaava muutos on nähtävissä myös kiinteistöliiketoiminnassa. Viime vuosina on toteutettu kohteita, joihin on sisällytetty myös käytön aikaisia palveluita, lähinnä kiinteistön sekä järjestelmien ylläpitoon, siivoukseen ja energiansäästön takaamiseen. Palvelut muotoutuvat asiakastarvelähtöisesti ja sopimusten sisältö on kohdekohtainen. On
2 Sisäilmayhdistys raportti 2X. muodostumassa käsitys siitä, mitä palveluihin tulisi ja voidaan sisällyttää. Tällöin kyetään tehokkaammin kehittämään sekä elinkaaripalveluiden käyttäjän kykyä tehokkaasti hyödyntää palveluita, että toimittajan prosesseja ja verkostoja jotta palveluita voidaan tuottaa kustannustehokkaasti. Näin kyetään luomaan todistettavaa lisäarvoa molemmille osapuolille, mikä on edellytys elinkaaripalveluiden laajamittaisemmalle käyttöönotolle myös talotekniikan alueella. PERUSTEET ELINKAARIMALLILLE Talotekniikan elinkaarimallit tarkoittavat taloteknisten järjestelmien ja niihin liittyvien palveluiden hankintatapoja, missä hankkeen toteuttajaksi valitulla palveluntuottaja vastaa taloteknisen järjestelmän suunnittelusta, rakentamisesta ja huollosta sekä kunnossapidosta sovitun jakson ajan. Perinteistä urakointia laajempi tehtäväalue ja vastuu taloteknisten järjestelmien toimivuudesta edellyttävät, että palveluntuottaja ottaa huomioon taloteknisten järjestelmien elinkaaritalouden sekä sisäilmasto-olosuhteet. Elinkaarimallit käsitteen alle kuuluu monia hyvin erityyppisiä toimintatapoja sen mukaan, mikä on kulloinkin tarjottu palvelukokonaisuus ja miten palvelun tarjoaminen on organisoitu. Taloteknisten järjestelmien hankinta elinkaarimallilla poikkeaa totutuista hankintamalleista monilta osin. Suunnittelun, rakentamisen ja talotekniikkapalveluiden tuottamisen vastuun sisällyttäminen yhteen sopimuskokonaisuuteen tarjoaa lähtökohtaisesti aiempaa paremmat mahdollisuudet tavoiteltaessa edullisia ratkaisuja ja palveluja. Näitä vaikutusmekanismeja voidaan kuvata seuraavien periaateratkaisujen yhteisvaikutuksena /1/: Tehtävien yhdistäminen. Perinteisissä urakoissa tilaaja hankkii talotekniset järjestelmät ja talotekniikkapalvelut kiinteistön elinkaarella monilla erillisillä sopimuksilla, jolloin eri osapuolten tavoitteiden yhteensovittaminen on vaikeaa ja usein yksittäisen osapuolen tavoitteet ajavat hankkeen ja tilaajan kokonaisedun edelle. Yhdistämällä eri tehtävät, palveluntuottajalla on mahdollisuus poistaa eri toimijoiden välisiä toiminnallisuuden rajoja ja kehittää palvelukokonaisuutta monin eri tavoin pitkäjänteisesti. Tavoitekeskeinen ajattelu. Talotekniikan toimivuuteen keskittyvä tilaajan vaatimusmäärittely tarjoaa talotekniikkapalvelujen tuottajille suuremmat vapaudet suunnitteluratkaisuiden valinnassa ja palvelukonseptiehdotusten valmistelussa kuin perinteiset toteutusmuodot, joissa tilaaja määrittelee tekniset vaatimukset ja usein myös ratkaisut yksityiskohtaisesti. Lähestymistapa mahdollistaa ja kannustaa palveluntuottajaa tuottamaan palvelut elinkaariedullisesti sekä kehittämään palveluihin liittyviä innovaatioita. Tuloksena on talonteknisiä palveluja tarjoavien yritysten osaamisen ja liiketoiminnan kehittyminen. Kilpailumenettelyt. Haasteellisten kilpailumenettelyiden avulla varmistetaan hankittavalle talotekniikkapalvelulle hyvä hinta-laatusuhde, koska tilaaja voi valita useammasta vaihtoehtoisesta tarjouksesta laadullisesti parhaimman ja elinkaariedullisimman vaihtoehdon. Kilpailun kautta hyödynnetään merkittävä osa siitä potentiaalista, joka perustuu suunnittelun, rakentamisen ja rakennuksen käytön aikaisten talotekniikkapalvelujen yhdistämiseen ja joka on mahdollistettu mm. keskittymällä palvelutasovaatimusten asetannassa. Riskien siirto. Elinkaarimallissa tilaaja siirtää monia riskejä itseltään valitsemalleen palveluntuottajalle. Osa riskeistä jaetaan tilaajan ja palveluntuottajan kesken. Periaatteena on se, että riskin kantaa se osapuoli, jolla on parhaat edellytykset ko. riskin hallintaan. Tarkoituksenmukaisella riskien siirrolla tilaajalta palveluntuottajalle ja
Sisäilmastoseminaari 2007 3 jakamisella saadaan hankkeisiin elinkaarikannusteita, jotka motivoivat palveluntuottajaa taloteknisten ratkaisujen ja palveluiden kehittämiseen. Laatu- ja tulosperusteiset palvelumaksut. Elinkaarimalleissa palveluntuottajan maksuperuste ei yleensä ole täysin kiinteä, vaan maksun suuruus määräytyy osin käytön aikana toteutuvan palvelutason mukaan. Pitkäaikainen sopimus. Elinkaarimallien sopimussuhteet ovat pääsääntöisesti useita vuosia. Pitkäaikaisella sopimuksella turvataan osaltaan riskien siirtoa sekä mahdollistetaan palvelumaksujen toimivuus. Lisäksi pitkäaikaisen sopimussuhteen avulla taloteknisten järjestelmien huoltoon ja ylläpitoon haetaan palveluntuottaja, jolle tarjoutuu mahdollisuus kehittää talotekniikkapalveluja ja integroida järjestelmien suunnittelussa ja rakentamisessa syntyvät tieto käyttövaiheen toimintaan. Elinkaaripalvelut laajentavat ja pidentävät palvelutuottajan vastuuta kohteen toimivuudesta ja ylläpidosta. Tämä merkitsee uutta näkökulmaa myös liiketoiminnan suunnittelun kannalta. Elinkaaripalvelut vaikuttavat organisaatioiden liiketoimintasuhteisiin. Vastuu taloteknisten järjestelmien ja palveluiden käytön aikaisesta toiminnasta pakottaa siihen liittyvien tekijöiden ja riskien parempaan arviointiin, myös taloudelliselta kannalta, tarjousvaihteessa elinkaaripalvelua hinnoiteltaessa. HANKKEESSA KEHITETYT ELINKAARIMALLIT Talotekniikan tulevaisuuden elinkaaripalvelut -hankkeessa (CUBENet) on kehitetty erilaisia talotekniikan elinkaarimalleja. Mallien kehittämisessä käytettiin ns. valintakoriajattelua, jossa rakennushanke jaetaan kolmeen alakokonaisuuteen kohteen laajuuden, palveluntuottajan suoritusvelvollisuuden ja maksuperusteiden perusteella. Nämä alakokonaisuudet ovat toisistaan riippumattomia ja niitä yhdistelemällä voidaan muodostaa muitakin malleja määritettyjen päämallien rinnalle. Kuvassa 1 on esitetty valintakorin osat. Palveluntuottaja voi vastata koko rakennushankkeen suunnittelusta ja toteutuksesta tai vain määrätystä osasta esimerkiksi LVI-suunnittelusta ja LVI-töistä. Lisäksi hankkeessa tehtävät toimenpiteet voivat kohdistuva vain yhteen tai useampaan rakennukseen. Palveluntuottajan suoritusvelvollisuuteen voi kuulua yksi tai useampi rakennushankkeen toteuttamiseksi tarvittavia tehtäviä (ks. tarkemmin kuva 1). Eri tehtävät voidaan antaa palveluntuottajalle erilaisin maksuperustein. Maksuperusteet voivat olla ns. tavanomaisia maksuperusteita, joita ovat kokonaishinta, yksikköhinta, laskutyö tai tavoitehinta. Näiden lisäksi palveluntuottajalle voidaan maksaa palvelumaksua, jolloin palveluntuottajalle tuleva korvaus maksetaan kokonaan tai osittain rakennuksen käytön aikana. Maksuperusteita voidaan myös yhdistellä siten, että osa tehtävistä maksetaan eri maksuperusteilla kuin toiset tehtävät, esimerkiksi suunnittelukustannukset maksetaan kokonaishintaisena mutta talotekniset työt maksetaan laskutyönä ja talotekniikkapalvelut palvelumaksuperusteisesti. Valintakoriajattelun perusteella tutkimushankkeessa kehitettiin viisi erilaista talotekniikan elinkaarimallia. 1. Kokonaisvastuullinen rakentamisen elinkaaripalvelu 2. Talotekniikkajärjestelmän kokonaisvastuutoimitus 3. Talotekniikan korjaamisen elinkaaripalvelu 4. Talotekniikan korjaaminen kilpailullisella neuvottelumenettelyllä 5. Säästörahoitteiset talotekniikkapalvelut
4 Sisäilmayhdistys raportti 2X. Kuva 1. Mallien valintakori, jossa on esitetty mallin 5 valinnat. Kokonaisvastuullinen rakentamisen elinkaaripalvelu -mallissa palveluntuottajan tehtävänä on koko rakennuskohteen suunnittelu sekä rakennus- ja taloteknisten työt. Lisäksi palveluntuottaja vastaa talotekniikka- ja kiinteistöpalveluista sovitun ajan. Suunnittelu- ja rakennustöiden aiheuttamat kustannukset tilaaja maksaa palveluntuottajalle tavanomaisten urakkasuorituksen maksuperusteiden mukaisesti. Sen sijaan palveluista tilaaja maksaa kuukausittaisia palvelumaksuja sopimuskauden ajan. Talotekniikkajärjestelmän kokonaisvastuutoimitus -mallissa palveluntuottajan tehtävänä on talotekniikkajärjestelmän suunnittelu, rakentaminen sekä järjestelmään liittyvän huolto ja ylläpito sovitun kauden ajan. Tilaaja asettaa järjestelmään liittyviä vaatimuksia, jotka voivat kohdistua järjestelmäominaisuuteen (esimerkiksi hyötysuhde) tai palvelutasoon, joka järjestelmällä tuotetaan (sisäilma- tai energiapalvelu). Palveluntuottaja ottaa myös vastuun sovitun palvelun tuottamisesta. Maksuperusteena voi koko hankkeen osalta olla palvelumaksu, joka maksetaan sopimuskautena. Tällöin palveluntuottaja rahoittaa hankkeen vaatiman investointikustannukset. Investointikustannusten maksuperusteena voi olla myös ns. tavanomaiset urakan maksuperusteet. Näiden lisäksi tuotettujen palvelujen aiheuttamat kustannukset korvataan palvelumaksulla. Talotekniikan korjaamisen elinkaaripalvelu -mallissa hankkeen tavoitteena on vanhan taloja rakennustekniikan uusiminen ja samalla kohteen sisäilmaston ja olosuhteiden parantaminen sekä energian käytön tehostaminen. Mallissa tilaaja tekee tarjouspyynnön alustavilla luonnossuunnitelmilla ja järjestelmävaatimuksilla, joista tarjoajat antavat tavoitehinnan. Tilaaja ja palveluntuottaja ohjaavat loppusuunnittelua sekä taloteknisten järjestelmien sekä rakennusosien valintaa yhteistyössä. Palveluntuottaja vastaa osasta talotekniikkapalveluista, tilaajan vastatessa osasta. Palveluntuottajan vastuulla olevat talotekniikkapalvelut kohdistuvat lopputuotteeseen esim. sisäilmanlaatuun. Palveluntuottaja voi vastata myös osasta kiinteistöpalveluista. Palveluiden osalta palveluntuottajalle tuleva korvaus on palvelumaksuperusteista. Talotekniikan korjaaminen kilpailullisella neuvottelumenettely - mallissa tilaaja kokoaa useista rakennuksista kokonaisuuden, joiden olosuhteita tai energiatehokkuutta
Sisäilmastoseminaari 2007 5 parannetaan. Kokonaisuudessa voi olla tekniseltä kunnoltaan hyvin erityyppisiä rakennuksia jolloin tehtävät ja työt voivat vaihdella rakennuksittain. Toimenpiteet voi kohdistua edellä mainittujen töiden ja palvelujen ohella myös kiinteistö- ja käyttäjäpalveluihin. Hanke- ja yleissuunnittelu toteutetaan yhteistyössä tilaajan ja valittujen palveluntuottajien kanssa kilpailullista neuvottelumenettelyä noudattaen. Säästörahoitteiset talotekniikkapalvelut - mallissa hankkeen käynnistää tilaajan todentama tai arvioima yhden tai usean kohteen talotekniikkajärjestelmän energiansäästöpotentiaali. Tilaaja määrittää omin toimenpitein esimerkiksi katselmuksin, säästöpotentiaalin ja uudistettavat talotekniset järjestelmät. Näiden lisäksi tilaaja voi määrittää kohteeseen samaan hankkeeseen muita toimenpiteitä, joilla ei saavuteta säästöä. Näistä aiheutuvat kustannukset maksetaan palveluntuottajalle normaaliin tapaan urakkasuorituksen kuluessa. Kohteen palvelutasoja tai käyttöaikoja ei oleellisesti muuteta vaan ne säilytetään ennallaan koko sopimuskauden. Hankkeen vaatimat kustannukset voidaan kokonaan tai valtaosaltaan kattaa sopimuskauden aikana syntyvillä, palvelun tuottamilla energiakustannusten säästöillä, jotka todennetaan sovitulla tavalla. Palveluntuottaja huolehtii myös toteutuksen vaatimasta rahoituksesta, jolloin tilaaja maksaa toteuttajalle energiansäästöön perustuvaa palvelumaksua. Tehtävä hankkeessa Hankesuunnittelu Malli 1 Malli 2 Malli 3 Malli 4 Malli 5 Yleissuunnittelu Tekninen suunnittelu Rakennustekniset työt Talotekniset työt Olosuhdepalvelu(t) Kiinteistöpalvelut Käyttäjäpalvelu(t) Rahoitus Omistus Kuva 2. Elinkaarimallien suoritusvelvollisuudet ( = tilaaja, = palveluntuottaja). KANSAINVÄLISIÄ TALOTEKNIIKAN JA TALONRAKENTAMISEN ELINKAARIMALLEJA Nykyisen vilkkaan tiedonvaihdon maailmassa uudet ajatukset siirtyvät nopeasti eri puolille maailmaa, kuten talotekniikan elinkaarimallien kehittämiseen vaikuttavat tekijät. Elinkaarimallien soveltaminen on kaikkialla uutta ja toteutetut projektit ovat vielä pitkälti luetteloitavissa. Elinkaarimallien yleistyminen on kiinni paikallisista olosuhteista, kuten hidasliikkeisen rakennusliiketoiminnan toimintaympäristön elinkaaritarkasteluja suosivasta kehityksestä, rakennuskannan korjaustarpeesta, jonka yhteydessä kestävyyden vaatimus voi nousta esille taikka rakennusten korkeasta energiankulutustasosta tai energiansaannin epävarmuudesta sekä valtiollisesta ohjeistuksesta. Eri syistä jossakin maassa enin osa
6 Sisäilmayhdistys raportti 2X. taloista vaatii korjausta. Näin on esimerkiksi toisen maailman sodan jälkeen jälleenrakennetuilla alueilla. Uudisrakentamisen volyymin hidastuminen ja rakennusten korjaustarpeen nousu on yleismaailmallinen ilmiö Kiinaa ja sen tapaisia poikkeuksia lukuun ottamatta. Suomi yhtenä eturivin maana on kehittämässä talotekniikan elinkaarimalleja. Ajatus elinkaarimallien käytöstä on siirtynyt infrarakentamisesta talonrakennukseen. Isot infrahankkeet vaativat suuria investointeja ja niiden järjestäminen on toiminut elinkaarimalleihin siirtymisen veturina. Johtavana ajatuksena on ollut kunnallisten taikka valtiollisten hankkeiden toteutuksen ja käytön aikaisten palvelujen ulkoistaminen eli niiden toimittamisen kokonaisvastuun siirtäminen yksityisille toimijoille. Käytännöt ovat levinneet koko Brittiläiseen kansainyhteisöön (the British Commonwealth of Nations) ja edelleen muihin maihin. Kunnallisten teknisten palvelujen ulkoistamistarpeet edistävät elinkaarimalliajattelun yleistymistä. Uusien tehokkaampien urakkamuotojen kehittämisessä on hyödynnetty elinkaarimalliajattelua projektien aikataulun kiristämiseksi projektin läpimenoajan lyhentämiseksi ja sidotun pääoman kierron nopeuttamiseksi, eikä vähiten suomalaisissa rakentamisen hankekehityksessä. Talo- ja energiatekniikan huoltoon liittyvät tehtävät ovat olleet osa rakennuksen käytön aikaista kiinteistöjohtamisen toimintaa, jonka toimintaperiaatteet ovat yleistyneet Pohjois- Amerikasta nopeasti englantia puhuvaan maailmaan ja edelleen Britanniasta Hollannin kautta Eurooppaan. Kestävän kehityksen vaatimukset ovat kääntäneet rakennusalan toimijoiden katseet rakennuksen käyttökustannuksiin ja elinkaaren ekologisuuteen. Rakennuksen ylläpitoa pidetään kansainvälisesti rakennuksen taloudellisuuden tärkeimpänä tekijänä. Elinkaarimalleihin etsitään ennen muuta liiketoiminnan edellytyksiä parantavia yhteisiä pelisääntöjä ja toimivia teknisiä ratkaisuja, mutta myös oikeita kansallisia kannustimia joko tukimuotoja kehittämällä taikka rahoitusjärjestelyin. Elinkaarikorjaus voi lähteä liikkeelle energiakatselmuksista, jotka ovat vakiintunutta toimintaa ympäri kehittynyttä maailmaa. Niihin saatava kansallinen tuki vaihtelee 20:n, 50:n tai sadankin prosentin välillä. Elinkaarimalleilla saavutetaan merkittävää etua sillä, että rakennusvaiheessa tai korjauksen yhteydessä noudatetaan rakennuksen käytön kannalta energia- ja ekotehokkaita ratkaisuja. Saavutetuilla kokonaistaloudellisilla säästöillä voidaan rahoittaa rakennuksen korjaus ja parantaminen, mikä kuitenkin kansainvälisesti on vielä harvinaista ja toteutetuissa projekteissa on ulkopuolista investointirahoitusta. ELINKAARIMALLIEN TYÖKALUT Elinkaarimallien soveltamiseen tarvitaan erilaisia työkaluja tavoitteiden asettamiseen, niiden todentamiseen, elinkaariedullisuuden vertailuun, riskien tunnistamiseen ja hallintaan sekä sopimus- ja hankintamalleja. Elinkaarimallien työkaluista on esitys talotekniikan elinkaarimallien työkaluja artikkelissa. LÄHDELUETTELO 1. Lahdenperä, Pertti; Nykänen, Veijo; Rintala, Kai. (2005) Elinkaarimallit. Tilapalveluhankkeiden vaihtoehtoiset toimintatavat. Espoo, VTT, 56 s. VTT Tiedotteita - Research Notes; 2315 ISBN 951-38-6749-8; 951-38-6750-1