TALOTEKNIIKAN ELINKAARIMALLIEN TYÖKALUJA

Transkriptio

1 Sisäilmastoseminaari TALOTEKNIIKAN ELINKAARIMALLIEN TYÖKALUJA Ismo Heimonen 1, Mervi Himanen 1, Juha-Matti Junnonen 2, Jarek Kurnitski 3, Markku Mikkola 1,Tapani Ryynänen 1, Mika Vuolle 3 1 VTT, 2 TKK Rakentamistalouden laboratorio, 3 TKK LVI-laboratorio TIIVISTELMÄ Elinkaarimallit nähdään rakennusteollisuudessa ja talotekniikassa yhä merkittävämpänä tapana toteuttaa hankkeita ja kiinnostus niitä kohtaan on kasvanut. Elinkaarimallien toteutus ja soveltaminen edellyttää niitä tukevia toimintamalleja, menetelmiä ja työkaluja. Työkaluja tarvitaan erityisesti tavoitteiden asettamiseen, niiden todentamiseen, elinkaariedullisuuden vertailuun, riskien tunnistamiseen ja hallintaan sekä sopimus- ja hankintamalleihin. Talotekniikan tulevaisuuden elinkaaripalvelut -hankkeessa (CUBENet) tavoitteiden asettamiseen on kehitetty palvelutasokuvauksia, todentamiseen menetelmiä mm. rakennusautomaatiojärjestelmää hyödyntävälle käytön aikaiselle todentamiselle, riskienhallintaan arviointitaulukoita ja sopimus- ja hankintamalleihin asiakirjamalleja. JOHDANTO Tuotteisiin liittyvät elinkaaren aikaiset palvelut yleistyvät nopeasti eri toimialoilla. Perusideana elinkaarimallien kehityksessä on, että tuotetoimittajat laajentavat vastuutaan tuotteensa toimivuudesta asiakkaan käytössä sen elinkaaren aikana. Vastaavasti asiakas tavoittelee elinkaarimallien kautta mm. omien toimintaprosessiensa kustannustehokkuutta, helpompaa ylläpidettävyyttä tai parempaa toiminnan laatua. Edellä kuvattu kehityssuunta on nähtävissä myös kiinteistöliiketoiminnassa ja talotekniikassa. Viime vuosina on toteutettu kohteita, joihin on sisällytetty myös käytön aikaisia palveluita liittyen esim. kiinteistön sekä järjestelmien ylläpitoon, siivoukseen ja energiansäästön takaamiseen. Usein nämä palvelut ovat muotoutuneet asiakastarvelähtöisesti ja sopimusten sisältö on kohdekohtainen. Vähitellen on alkanut muodostua käsitys siitä, mitä palveluihin tulisi ja voidaan sisällyttää. Elinkaarimallien soveltamisen laajentamiseksi on tarvetta luoda alalle yhtenäisiä periaatteita, toimintamalleja ja menettelytapoja sekä näitä tukevia työkaluja. Tällöin kyetään tehokkaammin hyödyntämään ja kehittämään palveluita sekä asiakkaan, että toimittajan näkökulmasta. CUBENet-hankkeessa on kehitetty elinkaarimallien käytännön toteutusta tukevia menettelytapoja ja työkaluja. ELINKAARIMALLIT Talotekniikan elinkaarimallit tarkoittavat taloteknisten järjestelmien ja niihin liittyvien palveluiden hankintatapoja, missä hankkeen toteuttajaksi valitulla palveluntuottajalla on vastuu taloteknisen järjestelmän suunnittelusta, rakentamisesta ja huollosta sekä kunnossapidosta sovitun jakson ajan. Perinteistä urakointia laajempi tehtäväalue ja toiminnallinen vastuu motivoi palveluntuottajaa ottamaan huomioon taloteknisten

2 2 Sisäilmayhdistys raportti 2X. järjestelmien elinkaaritalouden sekä sisäilmasto-olosuhteet. Tilaajan käyttämät haasteelliset hankintamenettelyt, tuloskannusteet ja palvelutasosidonnaiset maksut ovat tässä keskeisiä keinoja. Talotekniikan tulevaisuuden elinkaaripalvelut -hankkeessa (CUBENet) on kehitetty erilaisia talotekniikan elinkaarimalleja, jotka on esitelty tämän seminaarin talotekniikan elinkaarimalleja -artikkelissa. Elinkaarimallien soveltamiseen tarvitaan erilaisia työkaluja tavoitteiden asettamiseen, niiden todentamiseen, elinkaariedullisuuden vertailuun, riskien tunnistamiseen ja hallintaan sekä sopimus- ja hankintamalleja. PALVELUTASOKUVAUKSET Tavoitteiden asettamiseksi on kehitetty palvelutasokuvaukset talotekniikkapalveluille, jotka on myös eriytetty tilapalvelujen itsenäiseksi osaksi. Talotekniikan ylläpitotehtävät ovat perinteisesti lukeutuneet kiinteistöpalveluihin, jotka käsittävät teknisen huollon sekä kunnostuksen. Elinkaarivaatimukset täyttäviksi kehittyviin talotekniikkapalveluihin lukeutuu tulevaisuudessa uudenlaisiakin tehtäviä. Kuvassa 1 on esitetty talotekniikka palvelut osana tilapalveluja. TILAPALVELUT KIINTEISTÖPALVELUT Kiinteistön ylläpitoon liittyvät palvelut KÄYTTÄJÄ- JA TUKIPALVELUT Olosuhdepalvelut - lämpöolosuhteet - sisäilman laatu - valaistusolosuhteet - veden laatu - sähkönjakelu -TATE-turva - LVI-ääniolosuhteet - sisäinen liikenne -ICT - energiatehokkuus - muuntojoustavuus Kiinteistönhoito Kunnossapito - kiinteistön huolto - viallisten ja - tekn. järjestelmien kuluneiden hoito osien - siivous uusiminen - ulkoalueiden hoito - jätehuolto Pidetään kohde saman tasoisena Pidetään olosuhteet kuin sen halutulla tasolla valmistumisajankohtana Talotekniset palvelut Järjestelmäpalvelut - ilmanvaihto -lämmitys - jäähdytys -vesi ja viemäri - valaistus -sähkö - rakennusautomaatio TALOTEKNIIKKA- PALVELUT Kuva 1. Talotekniikkapalvelut tilapalvelujen osana. - turvapalvelut - ravintolapalvelut - postitus - aulapalvelut - puhelinpalvelut - tietoverkkopalv. - kopiointipalvelut -ym. tukipalvelut -helpdesk -kehitys - kustannusten kohdistaminen - mittaus ja raportointi - tiedotus ja koulutus - ympäristö Elinkaarisopimuksissa palvelut tulee esittää mitattavina suureina, jotta sopimuksiin voidaan selkeästi kirjata yhteistyöosapuolien tehtävät; velvoitteet ja niistä saatavat hyödyt. Nämä palvelutasomääritykset voidaan kirjata myös huone- ja järjestelmäkortteihin. Palvelut on määritelty joko lopputuloksen laatuun perustuen tai tehtäväperusteisesti kuvaamalla suoritettava toiminta tai tehtävä. Lopputuloksen laatu voi olla esim. kesäaikainen huonelämpötila, jolle on määritetty hyväksyttävä vaihteluväli ja sen todentamisrutiini. Tehtäväperustainen palvelutasokuvaus on vaihtoehto lopputuloksen kuvaukselle. Tässä tapauksessa ilmastointijärjestelmän huoneeseen toimittama jäähdytysteho, jolloin palveluntarjoaja ei kuitenkaan ota vastuuta huonelämpötilasta.

3 Sisäilmastoseminaari RISKIENHALLINTA Riskien tunnistamiseen ja hallintaan on kehitetty menettelyjä elinkaarihankkeiden riskienjakoon ja -arviointiin. Hankkeiden menestystekijöiden arviointiin on kehitetty vastaavia arviointitaulukoita, joiden avulla tunnistetaan onnistuneiden hankkeiden erityispiirteitä Keinona riskien hallitsemiseksi ja kantajaosapuolen osoittamiseksi on systemaattinen riskien tunnistaminen ja arviointi. Riskianalyysin vaiheet ovat kohteen määrittely, vaarojen tunnistaminen, seurausten arviointi, todennäköisyyksien arviointi, kokonaisriskin arviointi ja viimeisenä riskin poistaminen, vähentäminen ja ehkäisy. Hankkeen toteutuksen osapuolten riskien kantamisen kyky arvioidaan ja yleensä riski annetaan kannettavaksi sille osapuolelle, joka pystyy sen kantamaan tai kenelle se luontaisesti kuuluu. Konkreettinen väline riskien kannon vastuuosapuolen osoittamiseen ja kirjaamiseen on sopimus. Riskien arvioinnin kautta hahmotetaan oleelliset sopimuksiin kirjattavat asiat ja tarvittavat vakuutukset ja mahdolliset vakuudet. Riskien arviointi suunnitteluvaiheessa Konkreettinen välineinä systemaattiseen riskien arviointiin on riskienjakotaulukko. Hankkeen mahdolliset (ja mahdottomiltakin tuntuvat) riskit listataan ja osoitetaan hankkeen osapuolille. Osapuolet viestivät riskienjakotaulukolla, mitkä riskit osapuoli ottaa kannettavakseen. Yksittäisen riskin kantaminen jätetään joko jommallekummalle sopimusosapuolelle tai molemmille yhdessä kannettavaksi sovittavan jakoperusteen mukaan. Tilaaja arvioi hankkeen riskit ja ottaa osan itselleen kannettavaksi. Tarjouspyynnössä toimittajaa pyydetään huomioimaan sille siirtyvät riskit ja pyydetään kuvaamaan, kuinka se kantaa riskit tai huomioi nämä tarjouksessaan. Käytännössä tarjoaja ei välttämättä suostu ottamaan kaikkia pyydettäviä riskitekijöitä kannettavakseen, vaan siirtää riskin takaisin tilaajalle tarjouksessaan. Riski voidaan myös ottaa kannettavaksi hinnoittelemalla riskitekijä. Riskienjakotaulukko avustaa tarjoajia arvioimaan, kuinka he hyväksyvät riskit, jotka tilaaja siirtää tarjoajalle Taulukko muodostaa pohjan tarjoajien ehdotukselle osoittaakseen kuinka hyvin tarjoajat ymmärtävät riskin luonteen, kuinka tehokkaasti tarjoajat kohdentavat riskit alihankintaketjussa ja kuinka tarjoajat minimoivat riskien aiheuttamat epäedulliset vaikutukset suhteessa tilaajaan ja loppukäyttäjiin. Riskien hallinta käytön aikana Kohteen valmistumisen jälkeen riskejä hallitaan myös kohteen informaatiojärjestelmän, esimerkiksi kiinteistövalvontajärjestelmän avulla. Teknisen järjestelmän toimivuutta ja erityisesti niitä tekijöitä, jotka on sanktioitu sopimuksissa, seurataan ja mitataan. Kiinteistövalvontajärjestelmään voidaan sisällyttää riskienarviointityökaluja, jotka kohdentavat valvonta- ja huoltotoimet prosessin riskikohtiin. Järjestelmän eri osien haittatekijät arvioidaan kolmen tekijän perusteella. Haittatekijän esiintymistodennäköisyys, havaitsemistodennäköisyys ja vakavuus arvioidaan kukin erikseen numeroskaalalla Näiden tekijöiden tulona saadaan kokonaisriskinumero. Mitä suurempi riskinumero saadaan, sitä suurempi on haittatekijän aiheuttama riski. Kun riskikohdat tunnistetaan, voidaan kohdentaa toimenpiteet: IV-järjestelmän riskikohdat voidaan liittää osaksi valvontajärjestelmää (kriittiset valvontapisteet) ja huolto voidaan kohdentaa järjestelmän

4 4 Sisäilmayhdistys raportti 2X. riskikohtiin. Myös mittauksia voidaan hyödyntää lukuarvojen määrittämisessä. Sovelluksia voidaan kehittää myös energiankulutukseen liittyvien riskien arviointiin. HANKINTA- JA SOPIMUSMALLIT Kuhunkin talotekniikan elinkaarimalliin on kehitetty hankintaan ja sopimuksiin liittyvät asiakirjamallit ja ohjeistukset. Kaikissa talotekniikan elinkaarimalleissa korostuu sopijapuolten yhteistoiminta, joka alkaa jo tarjouspyyntövaiheessa ja jatkuu palvelujakson ajan aina sopimuksen päättymiseen asti. Talotekniikan elinkaarihankkeissa sopimus toimii yhteistyön perustana; sopijapuolten tavoitteena ei ole pelkästään sopimuksenteko, vaan sopimuksen avulla saavutettava onnistunut yhteistyö. Onnistuneen yhteistyön perusedellytyksenä on sopijapuolten tavoitteiden ja pyrkimysten yhteensopivuus sekä keskinäinen luottamus. Vahvan luottamuksen muodostaminen ja säilyttäminen tilaajan ja palveluntuottajan välillä tulisi olla yksi tärkeimmistä tavoitteista molemmilla sopijapuolilla ajatellen jo hankkeen valmisteluvaihetta ja luonnollisesti myös sopimuskautta aina sopimuksen päättymiseen asti sekä joissain tapauksissa jopa myös vaiheita sopimuksen päättymisen jälkeisenkin ajan osalta. Sopimuksen solmimisen ensimmäinen vaihe on tilaajan tekemä tarjouspyyntö, josta palveluntuottaja saa tarjouksen tekemiseen tarvittavat tiedot. Tarjouspyyntövaiheessa tilaajan on tunnistettava ja konkretisoitava tavoitteensa ja vaatimuksensa talotekniikan palvelutasosta ja laadusta. Keskeistä on tavoitteiden ja vaatimusten konkretisointi niin, että hankinnalle asetettavat tavoitteet voidaan muuttaa toiminnallisiksi ja teknisiksi ominaisuuksiksi, vaatimuksiksi ja sopimusvelvoitteiksi, jotka ymmärretään tarkoitetulla ja yhtenäisellä tavalla. Osapuolten on tärkeätä mieltää, kuka kantaa riskin ratkaisun toimivuudesta ja sitoutuuko palveluntuottaja tulos- vai toimintavelvoitteeseen. Lisäksi elinkaarihankkeen tilaajan ollessa julkinen taho, on hankinnassa noudattava julkisille hankinnoille asetettuja määräyksiä ja säädöksiä. Julkisten hankintojen säädösten tarkoituksena on velvoittaa julkiset hankintayksilöt kilpailuttamaan hankintansa sekä säädellä hankintojen kilpailuttamisessa noudatettavista periaatteista ja kilpailuttamisen menettelytavoista /1/. Elinkaarisopimusten sopimuskausi on pääsääntöisesti useita vuosia hankkeesta riippuen. Pitkäaikaisuudesta johtuen elinkaarisopimuksissa korostuu sopimuksen rooli riskienhallinnan apuvälineenä sekä sopimusehtojen muuttamisen edellytykset /2/. Elinkaarisopimuksissa riskienhallinta on pitkälti kaksijakoinen; reaktiivinen sekä proaktiivinen. Reaktiivisessa riskienhallinnassa turvaudutaan epäonnistumisen tai riskin laukeamisen johdosta sopimusehtoihin, joiden perusteella epäsuotuisat taloudelliset seuraukset jaetaan sopijapuolten kesken. Proaktiivisessa riskienhallinnassa sopimukset merkitsevät ennalta varautumista, mikä pienentää riskien todennäköisyyttä, vähentää niiden vaikutuksia ja myös nopeuttaa vahingoista toipumista. Sopimusehtojen muotoilu ja myös koko sopimuksen suunnittelu onkin parhaimmillaan proaktiivista riskienhallintaa, jossa hyödynnetään paitsi oikeudellista myös teknistä ja taloudellista osaamista. Niin ikään elinkaarisopimuksen pitkäaikaisuudesta johtuen sopimuksen ja yhteistoiminnan toteutumiseen vaikuttavat olosuhteet voivat muuttua tavalla mikä ei ole ollut ennakoitavissa tai tavalla, jonka osalta sopijapuolet eivät ole tehneet selvää riskinjakoa. Ongelmien ennalta-arvattavuus vähenee mitä pitempi ajanjakso on kysymyksessä. Vaikeimmin ratkaistavia ovat ennalta-arvaamattomat, olennaiset, pysyvät tai pitkävaikutteiset olosuhteiden muutokset, jotka vaikuttavat merkittävästi joko

5 Sisäilmastoseminaari alkuperäiseen kustannusrakenteeseen tai tulonmuodostukseen. Muutoksiin on kuitenkin varauduttava luomalla sopimusmekanismit, eräänlaiset varaventtiilit kohtuuttoman epätasapainon poistamiseksi. Peruslähtökohtana on kuitenkin se, että muutokset, joihin liittyvän riskin tai muutoksen sopijapuoli on ottanut kannettavakseen, eivät oikeuta sopimuksen muutokseen. Eräänlainen tilanteen muutos on ylivoimainen este, minkä osalta sopimusoikeus tarjoaa useita vakiintuneita ratkaisumalleja. Ylivoimainen este käsittää yleensä ennalta-arvaamattomat, ylivoimaiset ja suorituksen mahdottomaksi tekevät ulkopuoliset esteet. Useimmat muutokset eivät kuitenkaan aiheuta mahdottomuutta vaan olennaisesti muuttuneen toteutuskustannukset. Talotekniikan tulevaisuuden elinkaaripalvelut -hankkeessa (CUBENet) kehitetyt asiakirjamallit ja oheistukset ovat tarkoitettu ohjeiksi siitä, mitä asioita on hankintaasiakirjoissa ja sopimuksissa käsiteltävät. Toisaalta mallit antavat esimerkkejä miten asioita voidaan määritellä ja sopia. Kehitettyjen mallien avulla käytännön toimijat pystyvät määrittämään omiin tarpeisiinsa ja hankekohtaisesti soveltuvat menettelyt ja sopimusehdot. VARMENTAMINEN JA TODENTAMINEN Elinkaarihankkeiden sopimukset tehdään ilman varsinaisia suunnitelmia, koska suunnittelu on osaa elinkaaritoimitusta. Tämä korostaa tavoitteiden asettamisen ja lopputuloksen todentamisen merkitystä. Hankkeessa on kehitetty ohjeet siitä, miten todentamisen tehtävistä ja menetelmistä sovitaan hankevaiheen aikana ja miten se otetaan huomioon rakennusautomaatiojärjestelmän vaatimuksina. Lisäksi on kehitetty menetelmät ja työkalut rakennusautomaatiojärjestelmää hyödyntävälle, osittain automaattiselle ja tarvittaessa manuaaliselle käytön aikaiselle todentamiselle. Kehitetyt menetelmät on tarkoitettu mm. huonelämpötilan, ilman laadun ja energiankulutukseen todentamiseen. ELINKAARIEDULLISUUDEN VERTAILU Elinkaariedullisuuteen liittyvä tarkastelu tulee entistä tärkeämmäksi palveluntuottajien tarjotessa koko talotekniikan elinkaaren käsittäviä palveluratkaisuja tilaajille. Tällaisissa hankkeissa palveluntuottaja vastaa sekä järjestelmän rakentamisesta että ylläpidosta. Koska sama taho vastaa koko talotekniikkajärjestelmän elinkaaresta, on järkevää huomioida investointikustannuksien lisäksi käyttökustannuksia. Kehittämällä elinkaarikustannusten hallintaa saadaan taloteknisten järjestelmien kokonaiskustannuksia pienemmiksi. Huomioimalla suunnittelussa ja toteutuksessa elinkaarikustannuksia voidaan tulevaisuudessa syntyviä käyttökustannuksia pienentää. Tilaajan pohtiessa sitä minkälaisella hankintamallilla hän aikoo toteuttaa rakennushankkeen, tarvitaan laskentatyökalu, jonka avulla voidaan karkealla tasolla vertailla elinkaaripalvelulla tuotettua hankintaa ns. perinteisellä mallilla toteutettuun hankintaan. Hankintamallin valinnan tulee perustua siihen, mikä osapuoli ja millainen toimijoiden kokonaisuus voi parhaiten tuottaa tavoiteltavan palvelun. Hankintamallien vertailussa on erityisen tärkeää, että hankintamallien sisältävät tehtävät ja vastuut sekä niistä aiheutuvat riskit tehdään vertailukelpoisiksi. Keskeistä eri hankintamallien vertailussa on sen arviointi, tuoko elinkaaripalvelu lisäarvoa investointiprosessiin ja palveluntuotantoon /3/. Hankintamallien vertailun keskeinen etu on nimenomaan siinä, että se pakottaa tunnistamaan ja nostamaan esille hankkeen kokonaistaloudellisuuteen ja

6 6 Sisäilmayhdistys raportti 2X. riskeihin vaikuttavat seikat. Näin päätöksenteon tukena on mahdollisimman kattavaa ja laadukasta informaatiota. Suunnitteluvaiheessa elinkaarikustannuksia käytetään eri vaihtoehtoisten suunnitteluratkaisuiden valinnassa ja suunnitelmien ohjauksen apuvälineenä. Elinkaarikustannuslaskennan syynä voi olla: Rakennukseen aiotaan sijoittaa esimerkiksi energian säästöön tähtääviä koneita, laitteita tai järjestelmiä. Tällöin elinkaarikustannuslaskelmien todetaan, onko ko. järjestelmien rakentaminen kannattavaa, ts. ovatko saavutettavat säästöt tarvittavia investointeja suuremmat. Tarjolla on useampi, rakennuksen toiminnan kannalta hyväksyttävä vaihtoehto, joilla kuitenkin on erilaiset rakennus- ja ylläpitokustannukset. Tällöin elinkaarikustannuslaskelmin todetaan, mikä vaihtoehdoista on taloudellisin. Tarjousten vertailussa elinkaarikustannusten avulla saatuja tarjouksia verrataan sisällön osalta tarjouspyyntöön ja siinä asetettuihin ehtoihin sekä toisiinsa. Elinkaarilaskennalla tarjoukset ja suunnitteluratkaisuiden aiheuttamat käyttö- ja ylläpitokustannukset tehdään keskenään vertailukelpoisiksi. Laskelman avulla tarjousten sisältöä voidaan avata ja arvioida, mistä mahdolliset hintaerot johtuvat sekä ovatko tarjousten sisällöt yhteneväisiä tarjouspyynnössä esitetyn sisällön kanssa ja keskenään. Elinkaarikustannuksissa huomioidaan kaikki mahdolliset hankkeen kokonaistaloudellisuuteen vaikuttavat tekijät, sekä määrälliset että laadulliset. Talotekniikan tulevaisuuden elinkaaripalvelut -hankkeessa (CUBENet) kehitetty elinkaariedullisuuden laskentatyökalu (CUBECost) soveltuu apuvälineeksi päätettäessä hankemuotoa, valittaessa suunnitteluratkaisuja sekä vertailtaessa tarjouksia. LÄHDELUETTELO 1. Mika Pohjonen (2006) Julkisen elinkaarihankkeen kilpailuttamisopas. Rakennusteollisuus RT ry. Rakennusteollisuuden Kustannus RTK Oy 2. Juha-Matti Junnonen (2006) Elinkaarisopimuksen laadintaopas. Rakennusteollisuus RT ry. Rakennusteollisuuden Kustannus RTK Oy 3. Hanna Kaleva & Kaisa Leiwo (2006) Elinkaarimallien taloudelliset arviointiperusteet ja analyysit. KTI Kiinteistötieto Oy.