Ajankohtaista maakuntauudistuksesta 1. Jatkovalmistelun organisointi 2. Työsuunnitelma 3. Henkilöstösuunnitelma 4. Henkilöstön rekrytointien periaatteet 5. Valmistelun työryhmärakenne 6. Maakunnan palveluarkkitehtuurin valmistelu Esitys päivitetty 5.6.2017 Lapin liiton hallituksen kokouksen jälkeen
Valmistelun organisoituminen Hyväksytty muutoin paitsi sparrausryhmän osalta ohjausryhmässä 30.5.2017
Valmistelun organisoituminen 1.7.2017 alkaen Poliittinen seurantaryhmä Yhteistoimintaelin Väliaikainen valmistelutoimielin Sparrausryhmä? MJ Valmisteluryhmä koordinaatio Palkatut valmistelijat Strategia ja konserni Tukipalvelut Sotepalvelut Maakunnan muut kuin sotepalvelu MJ = muutosjohtaja
Valmisteluun liittyvät tehtävät Poliittinen seurantaryhmä, jossa mukana poliittiset luottamushenkilöt Valmistelun etenemisen seuranta Väliaikainen valmistelutoimielin, jossa mukana viranhaltijoita Käytännön valmistelun johtaminen ja ohjaaminen Yhteistoimintaelin, jossa mukana henkilöstöjärjestöt ja työnantajan edustajat Henkilöstön kuuleminen ja osallistaminen Muutosjohtajan vetämä valmisteluryhmä, jossa mukana valmistelijat Valmistelun yhteen sovittaminen Valmisteluhenkilöstö, joka koostuu väliaikaishallinnon palkkaamista asiantuntijoista Valmistelu käytännössä - substanssiin liittyviä asiantuntijoita Valmisteluryhmät, jossa mukana organisaatioiden edustajia Eri tehtäviin ja palveluihin liittyvien synergioiden hakeminen ja työjaoista sopiminen
Sparrausryhmä valmistelun tukena ja linkkinä uudistuksessa mukana oleviin organisaatioihin Sparrausryhmä, jossa mukana organisaatioiden johtoa, jotka eivät ole edustettuina muissa toimielimissä??????? Toimii asiantuntijaelimenä ja sparraajana väliaikaiselle valmistelutoimielimelle Oletettavasti sparrausryhmälle ei jää tarvetta
Muutos/uudistusjohtajan rooli johtaa uudistusta Poliittinen seurantaryhmä ja väliaikaishallinto sekä YT-toimielin Valmistelijat ja jaostot sekä sparrausryhmä Uudistuksessa mukana olevat organisaatiot ja sidosryhmät Johtaa, koordinoi ja tukee uudistuksen valmistelua, rakentaa uutta sekä vastaa asetettujen tavoitteiden ja työsuunnitelman toteutumisesta
Väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoonpano Alueen kuntien edustus yhteensä 12 edustajaa Seutukunnittaiset neuvottelut nimeämisestä annetun paikkajaon mukaan: Rovaniemi ja Ranua: kolme varsinaista edustajaa ja kaksi varaedustajaa Kemi, Tornio, Keminmaa, Simo, Tervola ja Ylitornio: kolme varsinaista ja kolme varaedustajaa Enontekiö, Kittilä, Kolari, Muonio ja Pello: kaksi varsinaista ja kolme varaedustajaa Kemijärvi, Pelkosenniemi, Posio, Salla ja Savukoski: kaksi varsinaista ja kolme varaedustajaa Inari, Sodankylä ja Utsjoki: kaksi varsinaista edustajaa ja yksi vara Tavoitteena saada myös kunnista monialaista osaamista, mutta ei sido nimeämistä: elinvoima ja alueen kehittäminen, perusterveydenhuolto, sosiaalipalvelut, kuntien hallinto, tukipalvelut Edustaja (1 hlö ja hänelle varahenkilö) kustakin uudistuksessa mukana olevasta organisaatiosta Lapin erityishuoltopiiri Lapin sairaanhoitopiiri Länsi Pohjan sairaanhoitopiiri Lapin ELY-keskus Lapin liitto Lapin pelastuslaitos Lapin TE-toimisto Henkilöstöjärjestöjen edustaja (puhe- ja läsnäolo-oikeudella) sekä varaedustaja Saamelaiskäräjät 1 edustaja ja hänelle varaedustaja
Esitys väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoonpanoksi tilanne 1.6.2017 Varsinainen jäsen Organisaatio Varajäsen Organisaatio Esityksenä mies Tornion kaupunki Tapani Melaluoto Ylitornion kunta Tero Nissinen Kemin kaupunki Mika Simoska Tervolan kunta Seija Parviainen Keminmaan kunta Vivi Marttila Simon kunta Viljo Pesonen Sodankylän kunta Antti Mulari Savukosken kunta Esityksenä nainen Utsjoen kunta Toni K.Laine Inarin kunta Atte Rantanen Kemijärven kaupunki Panu Leinonen Pelkosenniemen kunta Erkki Parkkinen Sallan kunta Heli Knutars Posion kunta Ulla Ylläsjärvi Kolarin kunta Päivi Salminen Muonion kunta Nimetään myöhemmin Kittilän kunta Jari Rantapelkonen Enontekiön kunta Sirpa Hakala Ranuan kunta Johanna Korteniemi Pellon kunta Riitta Erola Rovaniemen kaupunki Rovaniemen kaupunki Pertti Hemminki Rovaniemen kaupunki Rovaniemen kaupunki Jaakko Ylinampa Lapin ELY-keskus Timo Jokelainen Lapin ELY-keskus Tiina Keränen Lapin TE-toimisto Tero Hyttinen Lapin TE-toimisto Martti Soudunsaari Lapin Pelastuslaitos Harri Paldanius Lapin Pelastuslaitos Anita Lammasaari Lapin erityishuoltopiiri Eija Halonen Lapin erityishuoltopiiri Jari Jokela Lapin sairaaanhoitopiiri Jukka Mattila Lapin sairaanhoitopiiri Maritta Rissanen Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri Päivi Väre Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri Tiina Sanila-Aikio Saamelaiskäräjät Heikki Paltto Saamelaiskäräjät Mika Riipi Lapin liitto Päivi Ekdahl Lapin liitto Kittilässä, Torniossa ja Utsjoella nimeäminen kesken Varajäsenten osalta ei täyty tasa-arvolain edellytys, neuvottelut käynnissä tasa-arvoa koskevan edellytyksen täyttymiseksi
Tiekartta yleisellä tasolla Esitys karkean tason työsuunnitelmaksi väliaikaishallinnolle
Valmistelutoimielimen tehtävät Johtaa maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelua ja käyttää sitä koskevaa päätösvaltaa maakuntavaltuuston toimikauden alkuun saakka voi asettaa jaostoja, joille siirretään osa päätösvaltaa Tehtävissä korostuu valmistelu ja siihen välittömästi liittyvät tehtävät ei hoida tehtäviä, joihin sisältyy tarkoituksenmukaisuusharkintaa tai poliittista arviointia tai joiden vaikutukset olisivat maakunnan kannalta merkittäviä ja pitkävaikutteisia Selvittää maakuntaan siirtyvän henkilöstön ja valmistelee maakuntavaltuustolle ehdotukset henkilöstön siirtosuunnitelmaksi ja sopimukseksi Osallistuu maakunnille siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen Osallistuu hallinto- ja palvelutehtävien hoitamista tukevien tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien ja ratkaisujen selvittämiseen Valmistelee maakunnan toiminnan ja hallinnon järjestämistä esimerkiksi ehdotus hallintosäännöksi, johtamisjärjestelmäksi sekä tuotanto- ja yhteistyörakenteiksi Päättää maakunnan vuoden 2018 talousarviosta Osallistuu ensimmäisten maakuntavaalien järjestämiseen esimerkiksi maakuntavaalilautakunnan asettamisen valmistelu Valmistelee muut maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat.
Miten valmistelua on jatketaan syksystä eteenpäin? Ei vielä toiminnallisesti tai poliittisesti sitovia ratkaisuja ESIVALMISTELUN OHJAUS RYHMÄ Hallinnollis-operationaaliset valmistelu tehtävät VÄLIKAIKAINEN VALMISTELUTOIMIELIN Maakunnan palveluarkkitehtuurin rakentaminen Hallintosääntö, johtosäännöt, konsernirakenne, maakunta- ja palvelutuotantostrategiat, talousarvio, investointisuunnitelmat MAAKUNTAVALTUUSTO Maakunnan palvelut pelaa Nykytilan kuvaukset Henkilöstön siirtosuunnitelman ja sopimusten valmistelu sekä maakunnan henkilöstö/työnantajapolitiikan valmistelu Omaisuuden siirrot ja vuokrasopimukset (irtain- ja kiinteä omaisuus) Sopimukset ja niiden siirron valmistelu ml. hankinnat Henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävien organisoinnin valmistelu tuotantoyhtiöön ICT-ratkaisujen ja järjestelmien selvittäminen sekä kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu sekä organisoinnin valm. tuotantoyhtiöön Maakunnan konsernirakenteen valmistelu (liikelaitos, yhtiöt) Henkilöstö on siirtynyt Omaisuus palvelukeskukselle Sopimukset kunnossa Henkilöstöasia Tieto liikkuu, palvelut pelaa Liikelaitokset tuottavat Uudistuksen visio Maakunnan strategioiden valmistelu Strateginen tahtotila on Valmistautuminen Maakunnan toiminnan ja talouden järjestämisen valmistelu Maakunta toimii 1.7.2017 Väliaikaishallinnon vaiheeseen liittyvä suunnittelu Maakuntavaalien järjestämiseen osallistuminen Maakunnan perustaminen 1.3.2018 Maakuntavaalit 1/2018 Maakuntavaltuuston alaiset toimielimet Maakuntajohtajan ja muun konsernin virkamiesjohdon rekrytointi Strategiset ratkaisut ml päätökset hallinnosta ja rakenteesta 1.1.2019
Valmisteltavat asiat väliaikaiselle valmistelutoimielimelle 1. Väliaikaishallinnonvaiheen valmisteluhenkilöstön rekrytoinnit (muutosjohtaja) 2. Väliaikaishallinnon tarkennettu työsuunnitelma (muutosjohtaja yhdessä valmistelijoiden kanssa) 3. Hallintosääntö (muutosjohtaja) Hallintosäännön valmistelu, jonka osana tulee tarkennettavaksi valmistelussa mukana olevien toimielinten, työryhmien ja valmistelijoiden roolit sekä tehtävät 4. Esitys valmistelua tukevien työryhmien ja mahdollisten alatyöryhmien tehtävistä, kokoonpanosta ja työskentelyperiaatteista (muutosjohtaja) 5. Yhteistoimintaelimen nimeäminen 6. Maakunnan tukipalveluyhtiön alustava valinta 7. Budjetti vuodelle 2018 8. Välttämättömien sopimusten jatkaminen
Maakunnan konsernirakenteen valmistelu Maakunnan yhtiöiden perustamisen valmistelu Maakunnan liikelaitoksen toiminnan valmistelu Maakunnallinen palveluarkkitehtuurin valmistelu Organisaatioissa tapahtuva valmistelu Työryhmissä ja alatyöryhmissä tapahtuva valmistelu Vastuuhenkilöiden johdolla tehtävä valmistelu Valmistelijoiden työnä tehty valmistelu Valmistelutehtävät Maakunnan strategiatyön valmistelun käynnistäminen Maakunnan henkilöstösuunnitelman valmistelu Henkilöstön siirtosuunnitelman valmistelu (maakunta, liikelaitos, yhtiöt) Maakunnan henkilöstöpolitiikan ja työnantajapolitiikan valmistelu Maakunnan vuokrasopimusten siirtojen valmistelu ja vuokrasopimusten laatiminen kuntien kanssa Omaisuuden ja kiinteistöjen siirtoon liittyvät valmistelevat tehtävät Maakuntaan siirtyvien sopimusten siirtojen ml. hankinnat valmistelu
Valmistelutehtävät Henkilöstö- ja talousasioiden organisoinnin valmistelu (maakunta, liikelaitos, yhtiöt, tuotantoyhtiö) ICT-ratkaisujen ja järjestelmien selvittäminen, kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu sekä rakentamisen käynnistäminen sekä tukipalveluiden siirto tuotantoyhtiöön Toiminnan ja talouden järjestämisen valmistelu Talouden suunnittelu (simulaatio)
Toimeenpanotehtäviä 1. Alueellisen ICT-hankkeen toteuttaminen: nykytilan kartoitus ja suunnitelman laatiminen sekä kokonaisarkkitehtuurin rakentaminen 2. Väliaikaishallinnon vaiheen hallinnon järjestäminen Hallinnon käytännön järjestäminen (esimerkiksi talous, henkilöstö, asiakirjahallinto) 2. Maakuntavaalien järjestämiseen osallistuminen 3. Viestintäsuunnitelman toimeenpano 4. Osallisuussuunnitelman toimeenpano 5. Maakunnan talouden simulointi 6. Maakunnan tukipalveluihin (ICT ja TAHE) liittyvän yhteistyön käynnistäminen valitun tuotantoyhtiön kanssa 7. Hankintojen ja sopimusten läpikäyminen yhdessä uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden kanssa sekä niitä koskeva päätöksenteko (siirretään, ei siirretä, neuvottelut sopimuskumppaneiden kanssa) 8. Siirtyvää henkilöstöä koskevan ehtovertailun tekeminen sekä tietojen kerääminen 9. Työsuunnitelmien mukainen toiminta
Väliaikaishallinnon palkkaama henkilöstö Esitys väliaikaishallinnon palkkaamasta henkilöstöstä ja rekrytointien priorisoinneista
Tarvittavat henkilöstöresurssit valmisteluun Maakunnan strategia, hallinto, konserni ja viestintä Tukipalvelut SOTE-tehtävät Maakunnan muut kuin sote-tehtävät Muutosjohtaja Talous ja hallinto suunnittelija Strategia- ja konsernin suunnittelija Viestinnän suunnittelija Sihteeri/assistentti ICT-suunnittelija ICT-valmistelijat >3 hlöä Sopimusten ja hankintojen siirron suunnittelija Toimitila- ja kiinteistöasioiden sekä omaisuuden siirtojen suunnittelija Henkilöstön siirtojen suunnittelija Koordinaattori/suunnittelija (Prosessin ohjaus ja tehtävien siirto) Prosessisuunnittelija (yhdyspinnat) Prosessisuunnittelija (tuotanto ja palvelukonsepti) Elinvoima- ja elinkeinotehtävien suunnittelija Luonnonvarat ja ympäristötehtävien suunnittelija Turvallisuus- ja varautumistehtävien suunnittelija Yhteensä >1 Tummennettuna ne, joiden rekrytointi kiireellisin
Esitys käynnistettävistä rekrytoinneista Muutosjohtaja SOTE-valmistelun välttämättömät kokoaikaiset resurssit yhteensä 3 hlöä Muiden kuin SOTE-tehtävien välttämättömään valmisteluun >1 hlö Strategian valmistelu Viestintä ml. maakuntavaalit Henkilöstön siirtojen valmistelu Irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittäminen sekä toimitilat (0,4) Sopimusten siirron valmistelu ICT suunnittelija ICT valmistelijat alueellisen suunnitelman mukaan Toiminnan ja hallinnon suunnittelu sekä budjetointi ml. maakuntavaalien järjestäminen Muuta mahdollisesti tarvittava valmisteluhenkilöstöä nimetään osittaisella työajalla uudistuksessa mukana olevista organisaatioista omalla palkallaan tekemään välttämätöntä valmistelua oman työn ohessa sovitulla prosenttiosuudella (edellyttäen, että heidät vastaavasti vapautetaan osasta omia tehtäviä) Alustavan määrärahan riittävyys: Väliaikaishallinnon vaiheen valmistelu pl. ICT yhteensä noin 480.000 euroa, joka riittää seuraavien henkilöiden palkkaukseen enintään Muutosjohtaja ja muu valmisteluhenkilöstö noin 9-10 henkilöä noin 370.000 400.000 Muut kuin palkat noin 80.000 euroa ICT valmistelu vähintään 107.000 euroa, joka riittäisi vuodelle 2017 yhteensä kolmen henkilön palkkaamiseen määräraha voi olla suurempi 2.6.2017 saatu tieto, jonka mukaan alueelliselle ICThankkeelle kohdennettu määräraha 162.000 euroa
Täydennykset mahdollisen lisäbudjetin myötä SOTE-palvelujen valmistelijat 4 6 hlöä Maakunnan palvelujen valmistelijat 2 hlöä Yleishallinnon suunnittelija Sisällöntuottaja viestintään ICT assistentti Henkilöstöasiantuntija Ennakointi? Assistentti (assistentit)? Rekrytoinnit käynnistetään mahdollisen lisäbudjetin rahoituksen turvin
Täydennykset tekijöihin vuonna 2018 Alustavia ajatuksia tarpeista lisärekrytoinneille: palveluiden ja tehtävien siirrot Sote- ja maakunnan tehtävät pl. sote ICT-valmistelijat maakunnan työnantaja- ja henkilöstöpolitiikan valmistelu maakuntavaltuuston ja hallituksen toiminnan sekä muiden toimielinten vaatimat henkilöstöresurssit maakuntakonsernin valmistelu ja suunnittelu hankinnat ja sopimukset omaisuuden siirto, kiinteistöt ja toimitilat hallintopalvelut ennakointi? henkilöstön siirtojen valmistelu ja henkilöstösuunnittelu maakunnan työnantaja- ja henkilöstöpolitiikan valmistelu sisäinen ja ulkoinen viestintä
Rekrytointiperiaatteet Tavoitteena saada parhaat mahdolliset asiantuntijat valmistelutehtäviin
Valmisteluun tarvittavien henkilöiden rekrytointi Yhteisesti hyväksytyn henkilöstösuunnitelman pohjalta kartoitetaan tehtävistä kiinnostuneet uudistuksessa mukana olevista organisaatioista kohdennettu hakumenettely Kuntarekryn kautta Tehtäviin voivat ilmoittaa kiinnostuksensa seuraavien organisaatioiden vakituinen ja määräaikainen henkilöstö: Lapin alueen kaikki kunnat ja kuntayhtymät, Lapin aluehallintovirasto, Lapin elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus sekä Lapin TE-toimisto Muutosjohtajan rekrytoidaan ensimmäisenä ja sen jälkeen valmistellaan muut rekrytoinnit muutosjohtaja valmistelee esityksen rekrytoitavista henkilöistä Maakunnan liiton hallitus osallistuu muutosjohtajan valintaan (puheenjohtajisto mukana haastattelussa) Rekrytointiprosessien tukena ja apuna hyödynnetään olemassa oleva henkilöstöhallinnon ammattilaisten osaaminen Henkilöt siirtyvät tekemään valmistelua väliaikaishallinnolle Osa valmistelijoista työskentelee kokoaikaisesti, osan kohdalla määritellään erikseen valmisteluun käytettävissä oleva työaika valmisteluun käytettävissä olevaa työaikaa voidaan lisätä valmistelun edetessä ja sitä niin vaatiessa sekä kun saadaan lisärahoitusta esimerkiksi muiden maakunnan pl. sote-tehtävien valmistelu, johon alkuvaiheessa rekrytoidaan osa-aikaisia henkilöitä mahdollisia muutoksia työaikoihin suunnitellaan yhteistyössä ja niistä neuvotellaan lähettävien organisaatioiden kanssa
Alustavia esityksiä yhteisiksi periaatteiksi Suosituksena, että kaikilla olisi yhdenvertaiset mahdollisuudet osoittaa kiinnostus sekä tulla valituksi valmistelutehtäviin organisaation johto kuitenkin viime kädessä tekee ratkaisun virkavapaan myöntämisestä ja nykyisistä tehtävistä vapauttamisesta esimerkiksi osa-aikaisesti Valmisteluhenkilöstön palkan määräytymisessä lähtökohta on, että kenenkään palkka ei laske ja henkilöt säilyttävät palvelussuhteeseen liittyvät oikeutensa esimerkiksi lomaoikeus Valmisteluhenkilöstö tekee työtä monipaikkaisesti ja verkostomaisesti hyödynnetään etätyön mahdollisuudet työtä ei sidota mihinkään paikkakuntaan tai fyysiseen tilaan Rekrytoinnit tehdään pääosin uudistuksessa mukana olevista organisaatioista Pääsäännöstä voidaan poiketaan, jos tarvittavaa asiantuntemusta ei ole löydettävissä olemassa olevista organisaatioista tai muutoin on maakunnan edun mukaista, että osaaminen tulee muualta (ei ole sidoksissa mihinkään uudistuksessa mukana olevaan organisaatioon) Pääsäännöstä lisäksi poiketaan muutosjohtajan rekrytoinneissa, joka tulee haettavaksi kohdennetussa ja julkisessa haussa Haetaan parhaita voimia valmisteluun (substanssin hallinnan lisäksi tulevaisuuteen suuntautuneisuus ja mahdollisuuksia hakevaa työote sekä näyttöjä kehittämistyöstä) Mahdollistetaan neuvottelut organisaation johdon kanssa esimerkiksi siitä, että henkilöt tekevät osittaisella työajalla valmistelua, jotta myös lähettävien organisaatioiden toimintakyky säilyy
Entä sitten jos/kun lainsäädäntö viivästyy Lakien hyväksyminen eduskunnassa mahdollisesti viivästyy ja väliaikaishallinnon vaiheen aloitusaika siirtyy Maakuntaliiton hallitus on kokouksessaan 5.6.2017 hyväksynyt, että turvataan valmistelun jatkuvuus ja väliaikainen valmistelutoimielin toiminta ja valmisteluhenkilöstön rekrytoinnit käynnistetään Lapin liiton hallinnoimana Lapin liiton hallintosääntöä muutetaan niin, että se mahdollistaa väliaikaisen valmistelutoimielimen työn käynnistymisen ja valmistelun jatkumisen (toimivalta) Käynnistetään muutosjohtajan ja valmistelijoiden rekrytoinnit Palkataan henkilöt Lapin liittoon siksi aikaa, kun maakunta perustetaan ja sillä on käytössä oma Y- tunnus VM on antanut valtuudet käynnistää rekrytoinnit alustavan määrärahajaon pohjalta Lappi noin 480.000 euroa muuhun kuin ICT-valmisteluun sekä lisäksi kohdennetusti alueelliseen ICTvalmisteluun 162.000 euroa Valtakunnallisesti ollaan tekemässä päätöstä jonka mukaan määräraha muutetaan kuukausittain esivalmisteluvaiheeseen myönnettäväksi rahoitukseksi ja kohdennetaan nykyisille maakuntien liitoille kun lait saadaan voimaan, määräraha kohdennetaan väliaikaishallinnon vaiheesta aiheutuviin kustannuksiin
Työryhmät valmistelun tukena Maakunnan strategia ja konsernirakenne SOTE-palvelut Maakunnan palvelut pl. sote Tukipalvelut
Esitys strategisista työryhmistä Strategia, konsernihallinto sekä viestintä Viestintä ja osallisuus Maakunnan strategiatyö, hallinnon ja konsernirakenteen valmistelu SOTE-konsernin rakentaminen
Maakunnan strategisen suunnittelun valmisteluryhmä Maakunnalla on oltava strategia, jossa maakuntavaltuusto päättää maakunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Maakunnan strategiassa tulee ottaa huomioon: 1) asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen maakunnan tehtäväalalla; 2) palvelujen järjestämistä ja tuottamista koskevat strategiset linjaukset; 3) maakunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; 4) alueiden, alueiden käytön, elinympäristön laadun ja alueen elinkeinojen kehittäminen; 5) omistajapolitiikka; 6) henkilöstöpolitiikka; 7) asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet. Maakunnan strategian tulee perustua arvioon maakunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista maakunnan tehtävien toteuttamiseen. Strategiassa tulee määritellä myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta. Maakuntastrategian ottamisesta huomioon maakunnan talousarvion ja -suunnitelman laatimisessa säädetään 103 :ssä. Strategia tarkistetaan vähintään kerran maakuntavaltuuston toimikaudessa. Tässä työryhmässä mukana keskeisten valmisteluryhmien puheenjohtajat, strategiasuunnittelija ja muutosjohtajasta Strategian pohjalta työryhmä valmistelee maakunnan konsernirakennetta
Esitys valmisteluryhmistä sote-tehtävät SOTE-tehtävät SOTEpalvelukonsepti SOTE yhdyspinnat Tehtävien hallittu siirto, prosessin ohjaus Perhe- ja sosiaalipalvelut Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen (kunnat) Soten osuus organisoitumisessa Ikäihmisten palvelut Ensihoito ja Pelastustoimi Yhteensovittaminen & synkronointi Terveyden- ja sairaanhoito YTA, TKI Koordinointi Kuntoutus TYP & työpajat, muut... Osana Strategia- ja konsernijaosta
Esitys valmisteluryhmistä muut kuin sote-tehtävät Maakunnan tehtävät pl.sote Elinvoima ja elinkeinot Luonnonvarat ja ympäristö Turvallisuus ja varautuminen Alueiden kehittämisen palvelut Kasvu- ja maahanmuuttajien palvelut Maaseudun kehittämispalvelut Alueiden käytön palvelut Vesi- ja kalatalouden palvelut Luonnonsuojelu Pelastus- ja turvallisuuspalvelut Varautuminen Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen arjen turva Sote Liikennepalvelut Ympäristöterveyden palvelut Maatalouden ja elintarviketuotannon palvelut Vesien ja merenhoidon palvelut
Esitys tukipalvelun valmisteluryhmistä Tukipalvelut ICT Talous Henkilöstö Kiinteistöt ja sotetukipalvelut
Valmisteluryhmien kokoonpano ja työskentely Valmisteluryhmissä haetaan synergiaetuja sekä mietitään palveluketjuajattelun pohjalta, miten tehtäviä on tarkoituksenmukaista tulevaisuudessa hoitaa ja miten tehtävät siirretään uuteen organisaatioon sekä sen rakenteeseen Palveluketjuajattelu ohjaa valmisteluryhmien työskentelyä esimerkiksi arvioidaan työnjaon tarvetta ja palvelujen käytännön toteutusta yhteistyössä kumppaneiden kanssa Valmisteluryhmässä on mukana eri organisaatioiden edustajia, palvelukohtaiset vastuuhenkilöt sekä kumppaneita, joiden kanssa on tarpeen tehdä työnjakoa tehtävien hoitamiseksi Lisäksi valmisteluryhmät voivat käyttää asiantuntijoina esimerkiksi sellaisia kumppaneita, joiden kanssa tehtävien hoitamiseen liittyy yhdyspintoja Maakunnan strategia, asiakaslähtöiset palvelut ja kumppanuudet sekä viestintä ja osallisuus läpi leikkaavia teemoja Valmisteluryhmässä olevat henkilöt eivät ole palkattuina väliaikaishallintoon, vaan osallistuvat työskentelyyn osana omia tehtäviään
Maakunnan palvelujen valmistelu Synergioita haetaan valmisteluryhmistä Organisaatio- ja tehtäväkohtaista valmistelua tarvitaan myös
Valmistelun organisoituminen väliaikaishallinnon vaiheessa Suuntaviivat valmistelulle Valmistelussa syntyvä materiaali Poliittinen seurantaryhmä Maakunnan YT-elin MJ MJ MJ Väliaikainen valmistelutoimielin Sparrausryhmä Strategia, hallinto ja konserni sekä viestintä VALMISTELURYHMÄ MJ TUKIPALVELUT SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUT MAAKUNNAN PALVELUT PL.SOTE Uudistuksessa mukana olevat organisaatiot S V H T K I PK YP PO E L V TYÖRYHMÄT
Kansallisen palveluarkkitehtuurin mukainen valmistelu Alueiden kehittäminen Kasvupalvelut Maahanmuuttaja palvelut Liikenne palvelut Pelastus- ja turvallisuus Alueiden käyttö Luonnon suojelu Vesi- ja kalatalous Ympäristöterveyden huolto Vesien ja meren hoidon Maaseudun kehittäminen Maa- ja elintarviketuotanto Sote Maakunnan strategia, elinvoima, alueen kehittyminen, edun valvonta sekä HYTE Palvelut asukkaille, yrityksille ja työnantajille ja sidosryhmille sekä kumppanuudet palvelutuotannossa Viestintä ja osallisuus Jokaiselle tehtäväalueelle nimetään vastuuhenkilö Integratio
Miten tehtäväkohtaista valmistelua jatketaan Väliaikainen valmistelutoimielin nimeää vastuuhenkilön (verkostovastaava) kansallisen palveluarkkitehtuurin mukaisiin tehtäviin Yhdistetään kasvupalvelut ja maahanmuuttajien palvelut yhdeksi kokonaisuudeksi Vastuuhenkilöt ovat oman organisaationsa palveluksessa ja tekevät valmistelua omalla palkallaan Tehtävän kuvassa tarpeen huomioida valmisteluun tarvittava työaika Näiden henkilöiden vastuulla on valmistella kutakin palveluarkkitehtuurin mukaista palvelua niin, että järjestämisvastuun siirto maakunnalle tapahtuu mahdollisimman häiriöttömästi Valmistelua tehdään yli nykyisten organisaatiorajojen tarkoituksenmukaisella tavalla Tehtäväkohtaisesta valmistelusta vastaavat osallistuvat myös valmisteluryhmien työskentelyyn Kaikkien tehtävien osalta sovitaan yhteiset periaatteet ja lähtökohdat, joista valmistelua tehdään Valmistelun yhteensovitus muihin maakunnan palveluihin tapahtuu valmisteluryhmissä yhdyspinnat, synergia, kumppanuudet, työjakokysymykset
Henkilöstöryhmän terveiset Työsuunnitelma
Mitä yhdessä tavoitellaan? Lyhyen tähtäimen visio Turvataan henkilöstölle mahdollisimman häiriötön siirtymä uuteen maakuntaan ja henkilöstöasioiden sujuminen. Kukin tietää oman tehtävänsä ja paikkansa organisaatiossa sekä esimiehen Arki sujuu normaalisti ja henkilöstöasiat hoituvat Palkanmaksu jatkuu ilman viiveitä tai katkoksia Tarvittavat työvälineet ovat käytössä Pidemmän tähtäimen visio: Teemme merkityksellistä työtä osaavasti ja suurella sydämellä vastuullisesti johdetussa Lapin maakunnassa. Meillä on hyvä työilmapiiri sekä yhteisen tekemisen meininki välimatkoista huolimatta. Työantaja panostaa osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvointiin
Valmisteltavat osa-alueet Uudistuksen vision tarkentaminen henkilöstöasioihin työryhmän esityksen pohjalta - yhteinen tahtotila Henkilöstön asemaa koskevien periaatteiden tarkentaminen organisaatioille ja henkilöstölle Ohjeiden/suositusten laatiminen luovuttaville organisaatioille valmistelevista toimenpiteistä Tarkennettujen tietojen kerääminen ja ehtovertailun tekeminen - periaatteet ja ohjeet Yhteistoimintaa koskevien yhdenmukaisten menettelyjen sopiminen ja toimeenpano Maakunnan työsuojelun organisoitumisen valmisteluu, työsuojelun toimintasuunnitelma, työterveyshuollon järjestäminen ja siihen liittyvä toimintasuunnitelma sekä vakuutusturva Maakunnan osaamisstrategian laatiminen ja siihen liittyvän koulutussuunnitelman valmistelu
Valmisteltavat osa-alueen henkilöstöasioissa Henkilöstösuunnitelman laatiminen ja palkkabudjetin valmistelu Henkilöstöpalvelujen organisointi - tuotantoyhtiön valinta ja yhteistyö siihen liittyen sekä tietojen keruun organisointi yhteistyössä tuotantoyhtiön kanssa Maakunnan työnantaja- ja henkilöstöpolitiikan valmistelu Palkkauksen harmonisointiin liittyvän suunnitelman laatiminen ja toimeenpano Valmisteltavat käytännön periaatteet ja ohjeet maakunnalle ja sen henkilöstölle
Mitä meiltä esimiehiltä odotetaan? Valmistelevien toimenpiteiden merkitys: tehtävänkuvat, osaamistarpeet, odotukset ja toiveet uusista työtehtävistä sekä tietojen oikeellisuuden varmistaminen Yhteistoiminta: uudistuksen yhteinen käsittely ja keskustelu, henkilöstön asemaa koskevien periaatteiden läpikäyminen ja uudistuksen valmistelusta tiedottaminen Muutostuki: muutostuen organisointi (minimi, että jokainen tietää, mistä löytää tietoa valmistelun etenemisestä sekä osaa hakea tarvittaessa tukea yksilölliseen tilanteeseen esimerkiksi työterveyshuolto) Tiedon keruu ehtovertailuun edellyttää huomattavan laajaa tiedon keruuta palvelusuhteeseen liittyvistä asioista suositellaan aloitettavan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa
Mitä meiltä esimiehiltä odotetaan Osaamisen kehittäminen: olemassa olevat organisaatiot vastaavat osaamisen kehittämisestä siirtymävaiheessa, tärkeä tunnistaa ja huomioida uusien organisaatioiden asiakkuuksiin, vuorovaikutukseen ja toimintatapojen kehittämiseen liittyvät osaamistarpeet Perustehtävän toimivuuden turvaaminen uudistuksesta huolimatta ja siirtymävaiheen aikana esimiehet tarvitsevat työkaluja ja eväitä, mutta myös tietoa muutoksen johtamisen tueksi Henkilöstön osallistumisen ja osallisuuden tukeminen: miten turvataan henkilöstön osallistumismahdollisuudet ja osallisuuden tuntemus uuden maakunnan rakentamiseen? Myös esimiesten oma jaksaminen keskeistä: miten huolehdimme omasta jaksamisesta ja miten työnantaja tukee meitä vaativassa tehtävässämme!
Odotuksia esimiestyölle uudessa maakunnassa Esimiesten osaamista kehitetään ja panostetaan ammatillisen johtamisen/esimiestyön kehittymiseen huomioiden maakunnan tehtävien monialaisuus ja se, että työntekijät edustavat eri ammattiryhmiä volyymiltaan suurin henkilöstöryhmä tulee olemaan hoitoalan henkilöstö Oman toimialan riittävä sisällöllinen tuntemus nostetaan tärkeäksi, lisäksi toivotaan kykyä vuorovaikutteiseen työskentelytapaan ja johtamiseen valmentava johtaminen Esimiestyössä tunnettava kuitenkin ammattien ja tehtävien erityispiirteet Esimiestyötä kehitetään suunnitelmallisesti ja esimiehiä valmennetaan myös työhyvinvointiin liittyvissä asioissa Hyvällä esimiestyöllä ja johtamisella ohjataan ja tuetaan henkilöstöä tavoitteelliseen työskentelyyn Nähdään tärkeäksi, että maakuntaan luodaan sellaisia rakenteita ja toimintamalleja, joilla tuetaan henkilöstön ja esimiesten yhteistyön rakentumista saumattomaksi, suunnitelmalliseksi ja jatkuvaksi osaksi arkityötä ja sen johtamista välitön yhteistoiminta Henkilöstön kokemuksen ja osaamisen hyödyntäminen toiminnan ja töiden suunnittelussa sekä kehittämisessä
Mitä tehtiin esivalmistelun aikana? Mitä konkreettisesti jää käteen?
Mitä konkreettista esivalmistelusta jää seuraavaan vaiheeseen? Uudistuksen lappilaisen vision keskeiset elementit ja hahmotelma visioksi Viestinnän suunnitelma väliaikaishallinnon vaiheeseen, kotisivut, uutiskirjeen käyttöönotto ja viestintäverkoston perustaminen viestinnän tueksi Nykytilan kuvaukset: organisaatiot, henkilöstö, tehtävät ja palvelut, yli maakuntarajojen hoidettavat tehtävät, hankinnat, yhdyspinnat, SOTE-tukipalvelut, ICT järjestelmät, maakuntaan siirtyvät tukipalvelut Verkostokartta Työryhmät: tukipalveluja koskevien työryhmien toiminta saatiin käynnistettyä Työsuunnitelmat: ICT-tiekartta ja ryhmän loppuraportti henkilöstön siirtoihin ja henkilöstöpolitiikan rakentamiseen liittyvä työsuunnitelma ja periaatteet talous- ja yleishallinnon ml. hankintoja ja sopimuksia koskeva työsuunnitelma sekä kiinteistöjen ja omaisuuden siirtoa ja SOTE-tukipalveluja koskeva työsuunnitelma
Mitä konkreettista esivalmistelusta jää seuraavaan vaiheeseen? Osallisuuden edistämistä koskeva suunnitelma Hyviä käytäntöjä osallisuuden ja tiedon lisäämiseksi: luottamusmieskahvit, virtuaalikahvit, kyselyt, otakantaa.fi palvelun hyödyntäminen, videoklipit, online lähetykset netin kautta, uutiskirje, kohdennettu kontaktointi erityisryhmiin, työpajat Hankkeita, joiden suunnittelussa oltiin mukaan ja joiden kautta toivotaan tuottavan lisäarvoa valmistelulle ml. lisäresursointi Asiakaslähtöiset kasvupalvelut Kasvupalveluiden hallintajärjestelmän kehittäminen Osallisuutta koskeva järjestöhanke Maakunnallinen ICT valmisteluhanke Osallisuuden kehittämistä koskeva pilotointihanke Hyvät yhteistyöverkostot: viikoittain 3 5 tilaisuutta, jossa asiaa on esitelty ja sen pohjalta käyty hyviä keskusteluja; uudistuksessa mukana olevat organisaatiot, sidosryhmät ja erityisryhmät
Kiitos Lapin maakuntauudistuksen esivalmistelu