17.10.2017 Henkilöstön siirtoa ja paikallishallintoa valmistelevan työryhmän jäsenet PÖYTÄKIRJA HENKILÖSTÖRYHMÄN KOKOUKSESTA 17.10.2017 Aika tiistai 17.10.2017 klo 12.30 15.20 Paikka Lapin liitto kokoushuone Nuijamies Osallistujat Soili Vesterinen, Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri (puheenjohtaja) Terhi Suoraniemi, JHL Seija Jäntti, Jyty Satu-Sirpa Koskinen, Tehy Katja Juopperi, Super Seija Hiltunen, JUKO (poistui klo 14.40) Piia Vittaniemi, JUKO Reijo Huhtala, SPAL Tuulikki Kaarlejärvi, Pardia Terttu Juotasniemi, Rovaniemi Sari Eero, Pello Leena Mantere, Lapin liitto Minna Rautionaho, Lapin pelastuslaitos Timo Tammilehto, Lapin sairaanhoitopiiri Jukka Rusanen, KEHA-keskus Pertti Hemminki, vapaaehtoinen väliaikainen valmistelutoimielin Asiantuntijat Jussi Päkkilä, Rovaniemi (poistui klo 13.40) Jaana Koskela, maakunta- ja soteuudistuksen valmistelu Esittelijä Estyneet Marja Perälä, maakunta- ja soteuudistuksen valmistelu Ville Urponen, Rovaniemi Antti Mulari, Savukoski Tiedoksi Anita Lammassaari, Kolpeneen erityishuoltopiiri Kaisa Post, Lapin aluehallintovirasto
1. Kokouksen avaus ja osallistujien toteaminen Puheenjohtaja Soili Vesterinen avasi kokouksen ja toivotti kaikki tervetulleiksi. Todettiin kokouksen osallistujat. Osallistujille esiteltiin maakuntauudistuksen uusi työntekijä assistentti Päivi Alaraudanjoki. 2. Talous- ja henkilöstötehtävien organisointi tulevassa maakunnassa Lapin maakunta- ja soteuudistuksen vapaaehtoinen väliaikainen valmistelutoimielin on kokouksessaan 19.9.2017 valtuuttanut talous- ja yleishallintoa- sekä henkilöstön siirtoa ja palkkahallintoa valmistelevat työryhmät valmistelemaan esityksen perustettavan maakunnan talous- ja henkilöstötehtävien organisoinnista huomioiden valtakunnalliset tarkennetut periaatteet ja päivitetty aikataulu. Työryhmien tehtävänä on selvittää kaksi vaihtoehtoa sekä niihin liittyvät kustannukset. 1. Maakunnan ja kuntien yhteisen tuotantoyhtiön perustaminen 2. Hyödynnetään olemassa olevia tuotantoyhtiöitä, joista potentiaalisimmiksi on tunnistettu Monetra Oy ja Taitoa Oy Selvityksen väliaikaisessa valmistelutoimielimessä sovittu määräaika on 21.11.2017, mikäli asia halutaan ratkaista ennen marraskuun loppua. Valtakunnallisen talous- ja henkilöstön palvelukeskuksen Hetli Oy:n hallituksen puheenjohtaja Mia Hokkasen kanssa käydyssä keskustelussa on kuitenkin käynyt ilmi, että maakunnan suunnitelman esittämiseen on mahdollista saada lisäaikaa sillä edellytyksellä, että maakunta kuitenkin on tehnyt sen päätöksen käyttääkö se valtakunnallista Hetli Oy:n tuottamia palveluja uudessa maakunnassa. Vapaaehtoinen väliaikainen valmistelutoimielin edellyttää väliraportointia kokoukseensa 24.10.2017. 2.1. Valtakunnallinen valmistelun tilanne Jussi Päkkilä esitteli työryhmälle valtakunnallista tilannetta: Valtio on perustanut 8.6.2017 maakuntien talous- ja henkilöstöpalvelut eli Hetli Oy:n. Hallituksen puheenjohtajana toimii Mia Hokkanen. 1.1.2020 lähtien Hetli siirtyy kokonaisuudessaan maakuntien omistukseen. Hetli tuottaa talous- ja henkilöstöpalveluja omana tuotantona sekä hyödyntäen palvelutuotantoverkostoa. Hetli Oy:llä voi olla osaomistus- tai tytäryhtiöitä, jotka voivat tuottaa palveluja sekä maakunnalle että kunnille. Hetli aloittaa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkilpailutuksen valmistelun kuluvan syksyn aikana, kilpailuttaa järjestelmän keväällä sekä tekee päätökset kesällä 2018
Maakunnan vaihtoehdot ovat 1. Hetli Oy tuottaa tai järjestää palvelut maakunnalle 2. Tuleva MAKU TAHE yhtiö tuottaa palvelut maakunnalle edellytyksellä, että Hetli Oy:llä on omistus kyseisestä yhtiöstä 2.2. Maakunnallisen valmistelun tilanne Jaana Koskela kävi läpi maakunnallisen valmistelun tilanteen: Talous- ja yleishallintotyöryhmä on työstänyt työsuunnitelmaa väliaikaishallinnolle, jonka pääasialliset teemat ovat: Yleishallinto Asiahallinta (sisältäen tiedonohjaussuunnitelman ja arkistoinnin) Sopimukset ja Hankinnat Koska em. teemat ovat laajoja, niiden ympärille on koottu muutamista asiantuntijoista koostuvia sparrausverkostoja Osana työryhmän työskentelyä on järjestetty yhdyspintatyöpajoja, joissa on käyty keskustelua yhteistyön tarpeista sekä mahdollisuuksista tukipalveluissa kunnan ja tulevan maakunnan kesken. Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta järjestetyssä työpajassa on mm. syntynyt kriteerit asioista, jotka on tarpeen huomioida valmistelussa. Työpajassa käydyssä keskustelussa, samoin väliaikaisen valmistelutoimielimen kokouksessa on tuotu esille, että tuotannon järjestämistä on tarpeen valmistella yhteistyössä kuntien kanssa ja etsiä sellainen ratkaisu, jossa sama palveluntuottaja voi tuottaa palveluja kunnille niiden niin halutessaan ja maakunnalle. Olemassa olevista tuotantoyhtiöistä vahvimmiksi vaihtoehdoiksi ovat nousseet: Monetra Oy Taitoa Oy 2.3. Monetra Oy:n ja Taitoa Oy:n kanssa käytävään neuvotteluun valmistautuminen Neuvottelupäiväksi esitetään 8.12.2017 Vapaaehtoinen väliaikainen valmistelutoimielin toivoo kustannusvertailua, johon todettiin, että ei ole mahdollista toteuttaa tällä aikataululla Hinnan ohella on tärkeää, että pystytään varmistamaan palvelun laatu 30.11.2017 mennessä pyritään sopimaan, että Lapin suunnitelma tulee Aikataulua koskevan esityksen Jussi Päkkilä aikoi ottaa esille projektiryhmän kokouksessa lokakuun lopussa ja tarkentaa suunnitelman sisältöön liittyvät odotukset sekä pyytää lisäaikaa Neuvotteluun valmistautumiseen liittyen esitettiin, että palveluntuottajilta pyydetään kirjalliset vastaukset haluttuihin teemoihin, jolloin itse neuvottelussa voidaan keskittyä keskusteluun ja olennaisiin asioihin. Mikäli asiat tuodaan vasta neuvotteluun, niiden
esittelyyn kuluu kohtuuttomasti aikaa, joka on pois keskustelusta, jolle on ilmeistä tarvetta. Lisäksi toivottiin mainintaa tuotantoyhtiöiden preferensseistä sekä esitettiin, että käytäisiin keskustelua kokemuksista niiden toimijoiden kanssa, joille kyseiset osakeyhtiöt tuottavat palveluja. Erityisesti toivottiin kokemuksia tilanteista, joissa osapuolena on ollut kohtuullisen suuri kunta tai muu toimija esimerkiksi sairaanhoitopiiri. Päätettiin, että neuvotteluun ja valmisteluun osallistuvat henkilöstöryhmästä puheenjohtaja Soili Vesterinen, varapuheenjohtaja Timo Tammilehto sekä henkilöstöjärjestöjen edustajana Seija Jäntti. Päätettiin, että talous- ja henkilöstötehtävien organisointi otetaan teemaksi tuleviin kokouksiin, jolloin koko ryhmä pysyy ajan tasalla ja voi osallistua valmisteluun. Esitettiin, että pidetään skype-kokous ennen 8.12.2017 neuvottelua. Koska yhtenä vaihtoehtona on annettu oman yhtiön perustaminen, keskusteltiin oman tuotantoyhtiön perustamisen tarkoituksenmukaisuudesta huomioiden osaaminen ja käytettävissä oleva aika. Työryhmä esittää omana näkemyksenään vapaaehtoiselle väliaikaiselle valmistelutoimielimelle, että tällä aikataululla ei ole järkevää lähteä perustamaan omaa yhtiötä. 3. Vapaaehtoisen yhteistoimintaryhmän organisoituminen jatketussa esivalmisteluvaiheessa Hallitus on viime kesän aikana muuttanut maakunta- ja soteuudistuksen aikataulutusta niin, että maakuntaa koskevat lait viedään eduskuntaan keväällä 2018 ja maakunnat perustetaan aikaisintaan kesällä 2018. Uudessa aikataulutuksessa vaalien ajankohdaksi on ilmoitettu lokakuu ja maakuntavaltuustojen toimikausi alkaa vuoden 2019 alussa. Henkilöstö siirtyy ja maakunta ottaa vastatakseen sille määritellyt tehtävät ja palvelut 1.1.2020 alkaen. Em. aikataulun muutoksesta johtuen tällä hetkellä ei ole olemassa maakuntaa. Esivalmistelua jatketaan Lapin liiton organisaatiossa ja esivalmistelu jatkuu kesään 2018 saakka. Lapissa jatkettua esivalmistelua johtaa ja ohjaa vapaaehtoinen väliaikainen valmistelutoimielin (=vate) ja poliittisena ohjausryhmänä toimii Lapin liiton hallitus. Vapaaehtoinen väliaikainen valmistelutoimielin on pitämässään kokouksessa 19.9.2017 keskustellut ja tehnyt päätöksen, että jatketun esivalmisteluvaiheen aikana vapaaehtoisena yhteistoimintaryhmänä toimii henkilöstön siirtoa ja palkkahallintoa valmisteleva työryhmä. Keskusteltiin väliaikaisen valmistelutoimielimen päätöksestä ja ratkaisua pidettiin mahdollisena, mutta nähtiin tärkeäksi, että esimerkiksi henkilöstöjärjestöille annetaan mahdollisuus arvioida nimeämistä uudelleen huomioiden, että järjestöt ovat erikseen esittäneet henkilöitä henkilöstön siirtoa ja palkkahallintoa valmistelevaan työryhmään ja väliaikaiseen yhteistoimintaryhmään. Uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden edustajille toivottiin nimettäväksi varahenkilöt ja arvioitavaksi edustuksen kattavuus.
Koko valmistelun organisointia esitettiin arvioitavaksi ja määriteltäväksi. Koettiin tarvittavan foorumeita ja eri tehtäväalueita valmistelevia pienryhmiä valmistelun tueksi, mutta myös tiedon välityksen ja vuorovaikutuksen rakentamiseksi uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden ja henkilöstön siirtoa valmistelevan työryhmän välille Lisäksi koettiin, että henkilöstön siirtojen valmisteluun ei riitä yhden henkilön palkkaaminen. Lopuksi käytiin vielä keskustelua henkilöstöjärjestöjen edustuksesta väliaikaisessa valmistelutoimielimessä. Henkilöstöjärjestöt pitivät yhtä edustajaa poikkeavana ratkaisuna muihin maakuntiin verrattaessa. Valmistelun avoimuuden edistämiseksi sekä henkilöstön ja johdon yhteistyön rakentumiseksi nähtiin tärkeäksi, että henkilöstöjärjestöt ovat mukana uudistuksen kaikilla alueellisilla foorumeilla. Yhteenvetona nähtiin keskeiseksi, että näissä kokouksissa käsitellään henkilöstöön liittyviä asioita koettiin tarpeelliseksi väliaikaiseen valmistelutoimielimeen ainakin yksi henkilöstön edustaja heräsi kysymys miten asioista menee tieto organisaatioille ja miten valmistelu olisi tarkoituksenmukaista organisoida kannettiin huolta myös siitä, miten työnantajan näkökulma tulee kuuluviin sovittiin, että asian käsittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa 4. Valmisteluun palkattavan henkilöstön rekrytointien ajankohtainen tilanne Kesällä avoinna olleisiin 15 valmistelijan tehtävään jätettiin yhteensä n. 150 hakemusta, joista väliaikainen valmistelutoimielin kutsui yhteensä 50 hakijaa haastatteluun. Väliaikainen valmistelutoimielin päätti kokouksessaan 19.9.2017 jättää täyttämättä konsernirakenteen ja strategioiden valmistelijan tehtävän huomioiden, että meillä ei ole riittävästi tietoa maakunnan konsernirakenteesta. Seuraavaan väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoukseen 24.10.2017 valmistellaan esitys valittavista henkilöistä sekä viedään esitys valmisteluhenkilöstön työpanoksen ostamisesta. Tämän hetken ajatuksen mukaan työntekijöitä ei rekrytoitaisi Lapin liiton palvelukseen, vaan heidän työpanos ostettaisiin uudistuksessa mukana olevilta organisaatioilta tämä järjestely turvaisi henkilöstön aseman huomioiden muuttunut aikataulu ja epävarmuustekijät valtakunnallisella tasolla. Periaatteista ja kustannuksista sovittaisiin yhteistyösopimuksella. Lähettävä organisaatio voisi laskuttaa Lapin liittoa syntyneistä kustannuksista kolmen kuukauden välein aina seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Esitys herätti keskustelua miten kustannuksissa otetaan huomioon esim. työterveyshuolto, vakuutukset yms. Todettiin, että vastuu näistä säilyy organisaatiolla ja mikäli jostakin syystä aiheutuu kustannuksia niin silloin lähettävä organisaatio voi laskuttaa kustannukset Lapin liitolta.
Järjestelyä perustellaan myös Lapin liiton kassavarannon pienuudella sekä työnantajavelvoitteilla, jotka lankeaisivat suureksi osaksi liitolle siltäkin osin, kun ne ovat syntyneet nykyisen työnantajan palveluksessa esimerkiksi lomarahat. Lapin liitto on pieni organisaatio, jolla ei ole kykyä ottaa vastatakseen 20 valmistelijan palkkojen maksua tilanteessa, jossa maakuntien liitot saisivat valmisteluun kuuluvan valtionavustuksen jälkikäteen kuukausittain. 5. Henkilötöasioiden valmistelun organisointi Kuultiin työryhmää siitä, miten henkilöstöasioiden valmistelu olisi tarkoituksenmukaista organisoida kokonaisuutena. Nostettiin esille alatyöryhmien perustaminen valmistelemaan osa-alueita sekä lisävalmistelijoiden rekrytointi mahdollisimman pian. Todettiin, että kesän alussa syntynyt työsuunnitelma on pohja sille, mitä asioita on tarpeen lähteä valmistelemaan. Sen pohjalta tulisi rakentaa valmistelun kokonaisuus sekä määritellä tehtäväalueita, joihin tarvitaan valmistelijoita. Päätettiin, että organisoinnista jatketaan keskustelua seuraavassa kokouksessa. 6. Ajankohtaiskatsaus Tuotiin tiedoksi vapaaehtoisen väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoukseen 24.10.2017 menevät asiat: Rekrytoinnin periaatteet Esitykset valinnoista Talous- ja henkilöstöhallinnon tuotantoyhtiön valmistelutilanne Vapaaehtoisen yhteistoimintaelimen toiminnan käynnistäminen SOTE-ateria-, kiinteistö- ja siivouspalveluiden organisointi maakunnassa Valmisteluryhmien toiminnan organisointi ja käynnistäminen lähetekeskustelu SOTE-valinnanvapauspilottiin hakeutuminen Valmisteluun kohdennettu valtionavustus tilannekatsaus 7. Seuraava kokous ja käsiteltävät teemat Seuraava kokous pidetään 30.10.2017 klo 13.00 15.30, Lapin ELY-keskuksen kokoushuone Erottajassa osoitteessa Hallituskatu 3 Esityslistalla ainakin: talous- ja yleishallintoa koskeva alustava työsuunnitelma viestintää ja osallisuutta koskeva alustava työsuunnitelma ICT-työsuunnitelma mahdollisesti TAHE-valmistelun tilanne
tästä kokouksesta seuraavaan kokoukseen käsiteltäviksi siirtyvät asiat: yhteistoimintaelimen toiminnan käytännöistä sopiminen ja valmistelun organisoituminen 8. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.20 ja kiitti osallistujia aktiivisesta osallistumisesta. Tiedotteeseen sovittiin nostettavaksi seuraavat asiat: talous- ja henkilöstötehtävien organisoinnin valmistelu ja miten siihen osallistutaan henkilöstön siirtoa pohtivan työryhmän toimiminen vapaaehtoisena yhteistoimintaelimenä rekrytointien ajankohtainen tilanne.