17.2.2017 ICT-työryhmän jäsenet LAPIN MAKU- JA SOTEUUDISTUKSEN ICT-TYÖRYHMÄN PÖYTÄKIRJA 16.2.2017 Aika torstai 16.2.2017 klo 10.00 Paikka Asiantuntija/ Verkostovastaava Osallistujat Sihteeri Lapin ELY-keskus, kokoushuone Erottaja Hallituskatu 3 B Videoyhteys Skype yhteys Juhani Jutila, puheenjohtaja kohdat 1 ja 2 LapIt Harri Ihalainen, puheenjohtaja kohdat 3-8, Rovaniemen kaupunki Anssi Akujärvi, Inarin kunta Sampo Kangastalo, Tornion kaupunki (video) Terho Karppinen, Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Tommi Lepojärvi, SOTE-Savotta hanke (skype) kohdat 1-4 Esa Nordberg, Kolarin kunta Harri Pöyhönen, KEHA-keskus (video) Vesa-Matti Tolonen, Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Marja Perälä, maakuntauudistuksen esivalmistelu 1. Tervetuloa! Kokouksen avaus Verkostovastaava Juhani Jutila avasi kokouksen ja toimi puheenjohtajana kokouksen järjestäytymisen ajan. Käytiin lyhyt esittäytymiskierros. 2. Kokouksen järjestäytyminen
Tuotiin tiedoksi, että Rovaniemen kaupungin johtoryhmä on esittänyt puheenjohtajaksi ryhmään Harri Ihalaista Rovaniemen kaupungista. Työryhmälle valittiin yksimielisesti puheenjohtajaksi Harri Ihalainen Rovaniemen kaupungilta ja varapuheenjohtajaksi Vesa-Matti Tolonen Lapin sairaanhoitopiiristä. Sihteeriksi hyväksyttiin esityksen mukaan Marja Perälä Lapin maakuntauudistuksen esivalmistelusta. Juhani Jutila luovutti puheenjohtajuuden Harri Ihalaiselle. 3. Työryhmän kokoonpano ja tehtävät sekä työryhmän työskentelyn periaatteet Todettiin esittäytymiskierroksen pohjalta työryhmän kokoonpano ja käytiin läpi ohjausryhmän työryhmälle antamat tehtävät. Työryhmän tehtävät ovat: muodostaa alueellinen tilannekuva, jossa hyödynnetään valtakunnallisen tiedon keruun ja aiempien työryhmien työskentelyssä tuotettua materiaalia esiselvitys tarvitaan maakuntaan siirtyvistä tietojärjestelmistä, ICT-palveluista sekä julkisista hallintotehtävistä tehdä esitys tietohallinnon ja ICT-tuotannon tavoitetilasta sekä laatia esitys etenemissuunnitelmaksi ja aikatauluiksi tavoitetilaan pääsemiseksi laatia esitys tarpeen mukaisista henkilöstöresursseista valmisteluun määritellä yhteistyötarpeet, joita tarvitaan suhteessa valtakunnalliseen palvelukeskukseen tai muiden maakuntien tai alueen sisällä maakunnan, kuntien ja muiden toimijoiden kesken tehdä suunnitelma maakunnan tarpeiden edellyttämästä tietovarannon keräämisestä koordinoida, tukea ja ohjata operatiivisen tason valmistelua sekä vastata valmistelun etenemisestä väliaikaishallinnolle ja maakuntavaltuustolle Hyväksyttiin työryhmän työskentelytavat ohjausryhmän yleisten periaatteiden pohjalta: ryhmän työskentelyyn osallistuminen vaatii työaikaa ja jäsenet sitoutuvat asioiden valmisteluun kokousten väliaikoina sovitulla tavalla ryhmän kokoukset toimivat vuorovaikutuksen foorumina, jossa koordinoidaan ja yhteen sovitetaan valmistelua ryhmä nimeää keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan, sihteeri nimetään maakunta- ja soteuudistuksen esivalmistelijoista maakuntauudistuksen esivalmistelun verkostovastaavaksi nimetyt henkilöt toimivat työryhmissä pysyvinä asiantuntijajäseninä kunkin ryhmän työskentelyyn osallistuu sote- tai/ja maakuntauudistuksen valmistelija, jolloin yhteys muuhun valmisteluun säilyy ryhmät tekevät tarpeen mukaista yhteistyötä keskenään, työryhmän puheenjohtaja vastaa tarpeen mukaisesta yhteistyöstä ja yhteensovituksesta jokainen nimeävä taho vastaa työryhmätyöskentelystä aiheutuvista kustannuksista työryhmän työskentelyssä hyödynnetään digitaalisuuden mahdollisuudet ryhmä raportoi toiminnastaan sovitulla tavalla työsuunnitelman tulee olla hyväksyttynä ohjausryhmässä 30.6.2017 mennessä ryhmä kuulee asiantuntijoita ja kutsuu heitä mukaan kokouksiin ryhmät vastaavat riittävästä tiedon kulusta kaikkiin uudistuksessa mukana oleviin organisaatioihin 2 / 5
Todettiin, että tähän työryhmään tarvitaan alusta lähtien SOTE-substanssiin liittyvää asiantuntemusta. Tommi Lepojärvi sai tehtäväksi esittää henkilöitä kutsuttavista asiantuntijoista. 4. Nykytila Puheenjohtaja, Rovaniemen kaupungin tietohallintojohtaja Harri Ihalainen kertoi työryhmän jäsenille valtakunnallisia terveisiä niiltä foorumeilta, joissa hän on ollut mukana. Saatiin tiedoksi, että valtionvarainministeriön kautta olisi mahdollista hakea alueelliseen valmisteluun määrärahaa helmi-maaliskuussa. Marja Perälä esitteli maakuntauudistuksen esivalmistelun nykytilan lyhyesti. Esivalmistelulle on asetettu kolme tavoitetta: koota tietoa nykytilasta, rakentaa uudistuksen yhteinen visio yhteistyössä mukana olevien organisaatioiden ja niiden henkilöstön sekä Lapin asukkaiden kanssa sekä valmistella siirtymistä väliaikaishallinnon vaiheeseen. Ohjausryhmän nimeämä verkostovastaava Juhani Jutila kävi läpi kansallisen valmistelutilanteen sekä kertoi valtakunnallisen palvelukeskuksen valmistelutilanteesta. Juhani Jutilan terveiset löytyvät diaesityksestä, joka löytyy tämän pöytäkirjan liitteenä. Todettiin, että valtakunnallisesti on kerätty tietoa ICT-järjestelmien nykytilasta. Valtakunnalliset ja alueelliset tulokset löytyvät oheisen linkin takaa: http://alueuudistus.fi/artikkeli/-/asset_publisher/talous-ja-henkilosto-seka-ict-palveluiden-nykytilanteesta-tehty-kartoitus-valmistunut 5. Tahtotila ja siihen pääsemiseksi tarvittavat toimenpiteet Lapin maakuntauudistuksen ohjausryhmä on antanut ryhmälle tavoitteeksi varmistaa mahdollisimman häiriötön siirtymä maakuntaan. Lisäksi ohjausryhmä korostaa, että samanaikaisesti maakunnan järjestelmien rakentamisen rinnalla huomioidaan tulevaisuuden kunnan tarpeet sekä ratkaisut. Konkreettisena tavoitetilana on varmistaa tiedon näkyvyys asiakasrajapintaan ja mahdollistaa tarvittavien tietojen syöttämisen sekä siirtämisen eri järjestelmien välillä. Oman haasteensa tähän tuo mukanaan kaavailtu valinnanvapaus. Tiedon käytettävyyteen liittyy olennaisesti tiedolla johtamisen tarpeet nyt ja erityisesti tulevaisuudessa. Tilannekuva vaatii tarkennusta alueellisella kyselyllä Todettiin, että nykytilasta tarvitaan tarkennettu tilannekuva yhteisen tahtotilan pohjaksi ja toimintasuunnitelman laatimiseksi. Todettiin, että tehdyn valtakunnallisen selvityksen tueksi tarvitaan alueellisesti kerättyä yksityiskohtaisempaa tietoa. Päätettiin, että käynnistetään tarvittava tiedon keruu kyselyllä, jonka suunnittelusta vastaa Juhani Jutila. Tekninen toteutus ja kyselyn jakelu hoidetaan tarvittaessa Lapin maakuntauudistuksen esivalmistelutiimin toimesta. Päätettiin, että kyselyyn otetaan mukaan seuraavat sisältöalueet: perustietotekniikkaan liittyvät järjestelmät ja ratkaisut eri organisaatoissa o työasemat o sopimukset ja niiden sisältö sekä siirrettävyys uuteen maakuntaan 3 / 5
o elinkaariennuste toimintaan ja substanssiin liittyvät järjestelmät ja ratkaisut o siirtyvät järjestelmät, kuntiin jäävät järjestelmät o järjestelmien elinkaariennuste kehityshankkeet o toteutetut kehityshankkeet, joita voidaan hyödyntää o käynnissä olevat kehityshankkeet o suunnitteilla olevat kehityshankkeet tarvittavat tiedot tietohallinnon ja järjestelmien ylläpitoon käytetyistä resursseista Hyödynnetään olemassa olevaa kehittämistyötä Lapin sairaanhoitopiirin edustaja Vesa-Matti Tolonen kokouksen osallistujille kehittämishankkeesta, jota on työstetty yhteistyössä Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kanssa. Tämän kehittämishankkeen keskeisenä lähtökohtana on tiedon käytettävyyden ja näkyvyyden integroiminen sekä siihen liittyen tehdä esitys väliaikaishallinnolle ratkaisusta, jolla tämä mahdollistuu. Tämä ja mahdollisesti myös muut vireillä olevat kehittämishankkeet nähtiin tärkeäksi hyödyntää osana tulevaisuuden rakentamista. Haetaan yhteistä kehittämishanketta ja siihen rahoitusta valtionvarainministeriön kautta Sovittiin, että Lappiin haetaan yhteisten ICT-järjestelmien ja tietohallinnon kehittämiseen valtionvarainministeriöstä kehittämisrahaa, joka tulee alueiden haettavaksi helmi-maaliskuussa. Todettiin, että sairaanhoitopiirien esittelemä malli toimii pohjana kehittämistyölle, jolle rahoitusta haetaan. Annettiin hankkeen suunnittelu tehtäväksi Vesa-Matti Toloselle ja Terho Karppiselle. Mahdollisten erilaisten intressien kartoitus ja tunnistaminen keskeistä Sovittiin, että työryhmän jäsenet tahtotilan ja toimintasuunnitelman pohjaksi käyvät keskustelua omaa organisaatiota laajemminkin esimerkiksi kuntien kanssa yhteisestä tahtotilasta: minkälaisia erilaisia intressejä tähän ICT-järjestelmien yhteensovittamiseen liittyy. Lisäksi kartoitetaan mahdollisia vaihtoehtoisia malleja kokonaisuuden saamiseksi haltuun ja yhteistyön edellytysten luomiseksi. Eri järjestelmät voidaan kytkeä yhteen Sairaanhoitopiirien ja kuntien järjestelmistä vastaavan LapIt:n edustajien näkemyksen mukaan eri järjestelmät voidaan kytkeä yhteen, kun vain kaikilla toimijoilla on riittävän yhteinen tahtotila ja asioita viedään ja kehitetään yhdessä eri toimijoiden kesken. Tämä nähtiin tärkeäksi viestiksi ryhmästä kaikille uudistuksessa mukana oleville organisaatioille. Yhteinen workshop 30.3.2017 Esitettiin, että ICT-hallintoon liittyen järjestetään yhteinen workshop toimijoille 30.3.2017, johon kutsutaan mukaan valtakunnallinen selvityshenkilö Heikki Heikkilä. Rovaniemen kaupunki tarjoaa toimitilat tilaisuuden järjestämiseksi. 4 / 5
Tässä workshopissa on tärkeä muodostaa yhteinen näkemys valtakunnallisen ICT-palvelukeskuksen roolista ja tehtävistä sekä sen pohjalta hahmottaa alueellista tahtotilaa. Tärkeässä roolissa on myös yhteisen tilannekuvan muodostaminen. Sovittiin, että Marja esittelee asian maakuntauudistuksen esivalmistelun ohjausryhmän puheenjohtajalle Mika Riipille sekä tarkistaa Heikki Heikkilän käytettävyyden tilaisuuteen. Perustetaan yhteinen työtila Päätettiin, että työryhmän käyttöön perustetaan yhteinen työtila. Puheenjohtaja Harri Ihalainen ottaa vastuun työtilan perustamisesta. Eri tahojen intressit ja kyselyn pohja seuraavan kokouksen esityslistalla Sovittiin, että seuraavaan kokoukseen 6.3.2017 klo 9-10 mennessä kartoitetaan alustavasti eri tahojen intressejä yhteistyölle, laaditaan pohja kyselylle, jolla lähestytään uudistuksessa mukana olevia organisaatioita tarvittavien lisätietojen keräämiseksi sekä sovitaan mahdollisen työpajan käytännön järjestelyistä. Kokous toimii myös testinä yhteyksien toimivuudelle. 6. Muut mahdolliset asiat Ei ollut muita asioita. 7. Sovitaan seuraavien kokousten aikataulut Sovittiin seuraavista kokousajoista: maanantai 6.3.2017 klo 9 10 keskiviikko 15.3.2017 klo 13 15 keskiviikko 19.4.2017 klo 9 11 keskiviikko 3.5.2017 klo 10 12 keskiviikko 17.5.2017 klo 11 13 perjantai 2.6.2017 klo 9 11 torstai 15.6.2017 klo 13 15 Lisäksi esityksenä oli työpaja 30.3.2017 Rovaniemellä. 8. Kokouksen päättäminen Kiitettiin kokouksen osallistujia aktiivisuudesta ja toivotettiin mukavaa loppuviikkoa kaikille. 5 / 5