Esitys Jyväskylän yliopiston arkkitehtuuriperiaatteiksi Versio 1.1 18.6.2012 Kokonaisarkkitehtuurihankkeen ohjausryhmä
Laatua ja liikettä 2017 tavoitetila Strategiansa mukaisesti Jyväskylän yliopisto on yksi Suomen tuloksellisimmista ja kiinnostavimmista yliopistoista. Se on linjannut tavoitteekseen olla painoaloillaan Suomen johtava tiedeyliopisto, joka tutkimuksen kärkialoillaan yltää ylimmälle kansainväliselle tasolle. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi yliopistossa vallitsee ammattimaisesti tutkimusta ja opetusta tukeva johtamis- ja palvelukulttuuri. Jyväskylän yliopistoon on asetettu syksyllä 2011 työryhmä, jonka tehtävänä on ohjata kokonaisarkkitehtuurityötä. Asettamiskirjeen mukaan kokonaisarkkitehtuurissa pidetään lähtökohtana yliopiston ydintoimintojen prosesseja ja arkkitehtuurityö tulee osaksi yliopiston johtamista ja strategiaa. Arkkitehtuurin avulla kuvataan kuinka organisaation toiminta, prosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Periaatteiden sekä kokonaisuutta jäsentävien kuvausten ja uuden ajattelutavan vaikutus kohdistuu laajasti ydin- ja tukitoimintojen jatkuvaan kehittämiseen. Arkkitehtuurityö ei ole projekti eikä vain tietohallinnon johtamisen väline. Arkkitehtuurityöllä vahvistetaan Jyväskylän yliopiston dynaamisuutta ja kykyä vastata tulevaisuudessa tiedeyhteisön haasteisiin sekä tietoyhteiskunnan asettamiin muutostarpeisiin ketterällä tavalla. Arkkitehtuuriperiaatteet strategian toteuttamisen väline Yliopiston strategia, arvot ja eettiset periaatteet luovat yleisen perustan niitä tarkentaville ja täydentäville periaatteille. Arkkitehtuuriperiaatteiden avulla varmistetaan, että yliopiston toimintaa kehitetään myös käytännössä strategian ja arvojen osoittamaan suuntaan. Arkkitehtuuriperiaatteet ovat yhdenmukaiset laatutyön periaatteiden kanssa. Yliopiston toimintakulttuuri rakentuu avoimuuden, tasa-arvon ja luottamuksen varaan. Tekemällä toiminnan kehittämisen lähtökohdat näkyviksi ja jokapäiväistä työtä ohjaaviksi, tuetaan yliopiston eettisten periaatteiden ja arvojen toteutumista. Yleiset arkkitehtuuriperiaatteet on johdettu yliopiston keskeisistä arvoista ja strategisista kehittämistavoitteista. Kokonaisarkkitehtuuriajattelun mukaisesti periaatteet on tarkoitettu noudatettaviksi yliopiston toiminnassa ja sen kehittämisessä. Yleisten arkkitehtuuriperiaatteiden käyttöönottoa ja käyttöä edistää se, että ne tarkennetaan käytännön työohjeiksi yksikkö- ja hankekohtaisesti. Erityisesti IT-palveluiden kehittämisessä tarvitaan tarkennetut toiminnan kehittämistä ohjaavat periaatteet. Yleisten arkkitehtuuriperiaatteiden lisäksi tässä dokumentissa esitellään tarkennuksena kokonaisarkkitehtuurityön arkkitehtuuriperiaatteet. Kehittämishankkeita perustettaessa tulee tarkastella, miten hyvin hankkeet toteuttavat yleisiä arkkitehtuuriperiaatteita ja noudattavat näin yliopiston strategiaa ja arvoja. 2 Arkkitehtuuriperiaatteet 1.1
Toiminnan kehittämisen periaatteet Kuva 1. Jyväskylän yliopiston toiminnan kehittämisen periaatteet (yleiset arkkitehtuuriperiaatteet). Kokonaisetu Strategia- lähtöisyys Tieto Kehittyminen Toiminta- lähtöisyys Käyttäjä- keskeisyys Laatu Osaaminen Yhdenmukaisuus Yhteiset palvelut Liikkuvuus Yhteentoimivuus Läpinäkyvyys Omistajuus Vaikuttavuus Vastuullisuus Kokonaisetu Yliopiston toimintojen kehittämisessä lähtökohtana ovat tiedeyhteisön ja yhteiskunnan tarpeet sekä kokonaisedun maksimointi. Strategialähtöisyys Toiminnan kehittämisen lähtökohtina ovat yliopiston strategia, johtaminen ja ydintoimintojen prosessit. Toimintalähtöisyys Yliopiston toimintaa ja sen tarjoamia tukipalveluita kehitetään ydintoiminnan tarpeista lähtien. Yhdenmukaisuus Yliopistossa noudatetaan yhdenmukaisia toimintatapoja. Tällä parannetaan yhteistyön sujuvuutta ja parhaiden käytäntöjen hyödyntämistä eri yksiköissä ja niiden välillä. Yhteiset palvelut Keskitettyjä palveluita tarjotaan organisaation kokonaisetu huomioiden yliopiston eri yksiköille ydintoiminnan ja tukitoiminnan tueksi. Yliopiston palvelut hyödyntävät kansallisia ja korkeakoulusektorin sekä yliopistojen yhteisiä palveluita, erityisesti ITpalveluita ja tietovarantoja. Käyttäjäkeskeisyys Yliopiston toimintamallia, palveluita ja ratkaisuja kehitetään asiakas- ja käyttäjäkeskeisesti. Liikkuvuus Yliopiston tarjoamat palvelut tukevat opiskelijoiden ja henkilökunnan liikkuvuutta kansainvälisesti, kansallisesti ja paikallisesti. Arkkitehtuuriperiaatteet 1.1 3
Yhteentoimivuus Yliopiston palvelut ja tiedot ovat keskinäisesti yhteentoimivia. Erityistä huomiota tähän kiinnitetään tietojärjestelmien kehittämisessä ja hankinnassa. Tieto Yliopisto vastaa omistamistaan strategisista tutkimusta, opetusta ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta sekä henkilöstöä koskevista tiedoista. Yliopiston on vastattava toimintaansa liittyvien tietojen tietoturvasta, tietosuojasta ja säilytyksestä. Kehittyminen Yliopisto ja sen osaamispääoma kehittyvät jatkuvasti vastaamaan yhteiskunnan muuttuvia tarpeita. Kehittymistä tapahtuu sekä yksilö- että organisaatiotasolla. Kehittymistä ohjataan strategialla, jota tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa. Laatu Yliopiston toiminnan kehittämisessä painopiste on määrän sijasta laadussa. Laadunhallinnalla tuetaan ja arvioidaan organisaation kehittymistä. Laatu- ja kokonaisarkkitehtuurityö on yksi yliopiston keskeisiä hallinnollisia prosesseja. Läpinäkyvyys Yliopiston toiminta ja kehittäminen on avointa ja läpinäkyvää. Palvelukokonaisuuksia, palveluita ja tietojärjestelmiä kehitetään läpinäkyvästi. Omistajuus Yliopiston toiminnan ydin- ja tukiprosesseille, tietojärjestelmille, tiedoille ja tekniselle infrastruktuurille on nimetty omistajat sekä kehittämisen että ylläpidon kannalta. Osaaminen Yliopiston tutkimus-, opetus- ja tukitoimintojen henkilökunnan osaamista kehitetään jatkuvasti. Vaikuttavuus Yliopiston opetus ja tutkimus vaikuttavat laajasti yhteiskuntaan ja tiedeyhteisöön. Yliopiston opetuksella ja tutkimuksella pystytään vastaamaan yhteiskunnan kehittymistarpeisiin. Vastuullisuus Yliopisto toimii vastuullisesti työntekijöitään ja opiskelijoitaan kohtaan. Yliopisto on vastuullinen yhteiskunnan tarpeiden palvelija tuottaessaan korkeinta opetusta ja tutkimusta. Yliopisto mahdollistaa sekä henkilökuntansa että opiskelijoidensa osaamispääoman kartuttamisen niin, että he pystyvät toimimaan vastuullisesti omassa yhteisössään ja yhteiskunnassa. 4 Arkkitehtuuriperiaatteet 1.1
Kokonaisarkkitehtuurityön periaatteet Kokonaisarkkitehtuurityöllä Jyväskylän yliopistossa tuotetaan tietoa ja välineitä (kuvauksia, raportteja, yhteistyömenetelmiä), jotka auttavat yliopiston johtoa ja hankkeissa työskenteleviä henkilöitä toimimaan ja tekemään päätöksiä niin, että yliopiston kokonaisvaltainen, strategian mukainen kehittäminen onnistuu laadukkaasti ja ydintoimintojen tarpeet parhaimmalla tavalla huomioiden. Kokonaisarkkitehtuurityöllä tuetaan tiedolla johtamista ja prosessien systemaattista kehittämistä. Alla on kuvattu, miten yliopiston toiminnan kehittämisen periaatteet toteutuvat kokonaisarkkitehtuurityössä. Kokonaisetu Arkkitehtuuriryhmä ja arkkitehtuurivastaava huolehtivat, että yliopiston arkkitehtuuria kehitetään palvelemaan ydintoimintojen (tutkimus ja opetus) tarpeita yliopiston strategian mukaisella tavalla. Arkkitehtuuriryhmä ja arkkitehdit osallistuvat valtakunnalliseen korkeakoulusektorin kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen, jonka tavoitteena on yhteistyön, yhteentoimivuuden ja kustannustehokkuuden parantaminen. Strategialähtöisyys Arkkitehtuurityön lähtökohta on yliopiston strategia. Arkkitehtuuriryhmä vastaa, että arkkitehtuurimalli (kehys, hallintamalli ja kypsyystasomalli) tukee yliopiston strategian mukaista kehittämistä. Toimintalähtöisyys Arkkitehtuurikuvauksia laadittaessa huolehditaan siitä, että ydinprosessit ovat ensisijaisia ja tavoitetilan kuvausten perustana ovat toimintaprosessien kuvaukset. Arkkitehdit huolehtivat, että prosessikuvaukset ovat jatkuvasti ajan tasalla. Toimintalähtöiset arkkitehtuurin kuvaukset tehdään sekä nyky- että tavoitetilasta. Arkkitehtuurin metamallin kehittämisessä huomioidaan toimintalähtöisyys. Toiminta-arkkitehtuuri tulee tarkistaa aina, kun malliin tehdään muutoksia. Yhdenmukaisuus Arkkitehtuuriryhmä varmistaa, että kaikkia kehittämishankkeita tarkastellaan samojen kokonaisarkkitehtuurin mukaisuuden arviointikriteereiden mukaan. Arkkitehdit huolehtivat, että tarvittavat arkkitehtuurikuvaukset tehdään yhteisesti hyväksyttyjen standardien ja notaatioiden mukaisesti. Yhteiset palvelut Arkkitehdit ja laatuvastaavat pitävät keskitetysti yllä kokonaisarkkitehtuurikuvauksia. Kuvauksia hyödynnetään koko yliopistossa toiminnan kehittämisessä, laadunhallinnassa ja riskienhallinnassa. Arkkitehdit tuottavat raportteja sekä laatutyön, riskienhallinnan että toiminnan kehittämisen ja muutostenhallinnan tarpeisiin. Arkkitehdit auttavat löytämään yhteisiä palveluja. Käyttäjäkeskeisyys Arkkitehdit pyytävät sekä eri käyttäjäryhmiltä että yksittäisiltä käyttäjiltä palautetta nykyisestä toiminnasta sekä siinä käytettävistä välineistä, sekä parannusehdotuksia näihin. Organisaatiota kuvaavat raportit ovat luettavia ja vastaavat johdon ja toiminnan kehittäjien tietotarpeita. Liikkuvuus Arkkitehdit huolehtivat, että liikkuvuus on otettu huomioon nykytilan kuvauksissa sekä tavoitetilan suunnittelussa toiminnan, tietojen, tietojärjestelmien ja teknologian näkökulmista. Kuvausjärjestelmä on käytettävissä paikkariippumattomasti. Arkkitehtuuriperiaatteet 1.1 5
Yhteentoimivuus Arkkitehtuuriryhmä ohjaa parantamaan toimintaprosessien, tiedon, tiedonsiirron ja järjestelmien keskinäistä yhteentoimivuutta. Arkkitehdit seuraavat yhteentoimivuuden kehitystä, erityisesti kansallisen tason korkeakoulusektorin kehittämistyössä. Tieto Arkkitehdit huolehtivat, että yliopiston tietoarkkitehtuurin nykytila on ajantasaisesti kuvattu. Arkkitehdit huolehtivat, että tietoarkkitehtuurin tavoitetilassa pyritään kohti yleisesti hyväksyttyjä kansallisia ja eurooppalaisia tutkimus- ja opetustoiminnan tietoarkkitehtuureja (XDW ja CERIF/euroCRIS), mikä mahdollistaa mm. tietojen standardimuotoisen raportoinnin OKM:lle. Tietoarkkitehtuurin kehittämisessä huolehditaan tietovarastoinnin master data managementista. Kehittyminen Arkkitehtuurityöhön kuuluu olennaisena osana organisaation ja sen yksiköiden toiminnan tavoitetilan kuvaaminen. Arkkitehdit vertaavat nyky- ja tavoitetilan kuvauksia ja osoittavat kehittämispolkuja tavoitetilan saavuttamiseksi. Tämä auttaa organisaatiota kehittämään toimintaa strategian mukaiseen suuntaan. Laatu Arkkitehdit tuottavat yhteistyössä laatuvastaavien kanssa kuvauksia, joita voidaan laajasti hyödyntää laadunhallinnassa. Kuvauksiin liitettävien laatuindikaattorien avulla voidaan tuottaa raportteja laadunvalvontaa ja -kehittämistä varten. Tavoitetilan kuvauksien avulla laatutyön prosessikuvauksia voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä. Kokonaisarkkitehtuurityön kypsyystasoa ja laatua arvioidaan osana laadunarviointityötä. Läpinäkyvyys Kokonaisarkkitehtuurityön prosessi ja hallintamalli ovat läpinäkyviä, ja niitä käytetään ja kehitetään vuorovaikutuksessa organisaation eri yksiköiden ja esimiestasojen kanssa. Arkkitehtuurikuvaukset lisäävät läpinäkyvyyttä sekä toiminnan että teknisten palvelujen osalta ja niiden välillä. Omistajuus Kuvaukset osoittavat omistajan kaikille kuvattaville komponenteille. Arkkitehtuurityöllä pyritään siihen, että kaikilla ydinprosesseilla ja niihin liittyvillä resursseilla on vastuuhenkilö sekä kehittämisessä että ylläpidossa. Osaaminen Arkkitehtuurityötä tekevät henkilöt kehittävät osaamistaan aktiivisesti tietoa etsien ja tekemällä yhteistyötä korkeakoulusektorilla sekä osallistumalla aktiivisesti kansainvälisesti korkeatasoisiin koulutuksiin. Vaikuttavuus Arkkitehtuuriryhmä valvoo, että kuvausten avulla luodaan yliopiston toiminnasta järjestynyt kokonaiskuva, johon sisältyvät kaikki toiminnan osa-alueet ja niiden väliset yhteydet. Arkkitehtien työnä on luoda tietosisällöstä raportteja, jotka parhaalla tavalla auttavat yliopiston johtoa ja kehittämistehtävissä työskenteleviä organisaation kehittämisessä. Osallistumalla valtakunnalliseen korkeakoulusektorin kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen arkkitehdit voivat vaikuttaa sektorin toimintaedellytysten parantamiseen. 6 Arkkitehtuuriperiaatteet 1.1
Vastuullisuus Arkkitehdit ja nimetyt laatuvastaavat toimivat vastuullisesti kuvaamalla vain todellisia organisaation nykytilan toimintoja ja osia, sekä ylläpitämällä nykytilan ja tavoitetilan kuvauksia jatkuvasti. Arkkitehdit tuottavat kuvaustietokannasta oikeellista ja ajankohtaista tietoa helposti luettavien raporttien muodossa sitä tarvitseville. Periaatteiden hyödyntäminen käytännössä Toiminnan kehittämisen periaatteita hyödynnetään systemaattisesti ydintoimintojen ja niiden tuen kehittämisessä. Periaatteet esitellään henkilöstölle toiminnan kehittämiseen liittyvien koulutusten ja tiedotustilaisuuksien yhteydessä. Periaatteista keskustellaan säännöllisesti mm. johtamiskoulutuksen yhteydessä, ja ne voidaan liittää osaksi uuden henkilöstön perehdytystietopakettia. Erityiskohdealueille, esimerkiksi IT-palveluille, tulee kirjata yleisiä periaatteita tarkentavat kohdealuekohtaiset kehittämisperiaatteet samaan tapaan, kuin tässä dokumentissa esitellyt kokonaisarkkitehtuurityön periaatteet. Periaatteita käydään läpi kyseisen kohdealueen sisäisissä koulutustilaisuuksissa, ja niistä tulee keskustella ja luoda käytännön ohjeita erillisten kehittämishankkeiden tarpeisiin. Periaatteiden hyödyntämistä ydintoiminnoissa voidaan arvioida laatutyössä tehtävien itsearviointien ja laatuauditointien yhteydessä. CAF (Common Assessment Framework, julkisen sektorin yhteinen arviointimalli) prosessin yhteydessä arvioidaan myös johdon strategiatyötä ja strategiasta viestimistä, sekä strategian noudattamista. Tässä yhteydessä on luontevaa todeta eri johtotasoilla tehtyjen päätösten strategianmukaisuus esimerkiksi tarkastelemalla toiminnan kehittämisen periaatteiden näkymistä kehittämishankkeiden perusteluissa. Erillisten kehittämishankkeiden osalta arvioinnissa voidaan huomioida, onko kyseisessä hankkeessa dokumentoitu yleisten periaatteiden käytännön soveltaminen meneillään olevaan työhön. Arkkitehtuuriperiaatteet 1.1 7