Kuntarakennelain mukainen selvitys/ict-utredning enligt kommunstrukturlagen Isokyrön, Korsnäsin, Laihian, Maalahden, Mustasaaren ja Vöyrin kunnat sekä Kaskisten, Kristiinankaupungin, Närpiön ja Vaasan kaupungit Sekä Vaasan sairaanhoitopiiri Kommunerna Storkyro, Korsnäs, Laihela, Malax, Korsholm och Vörå samt städerna Kaskö, Kristinestad, Närpes och Vasa Samt Vasa sjukvårdsdistrikt
ICT-selvityksen tavoitteet Selvitysvaiheen tavoitteena on 1. Tehdä kuntien tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Vaasanseudun kuntien ICT ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista 2. Määritellä tietohallinnon/tietohallintojen tavoitetila sekä laatia suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista. 2
Nykytilaselvitys Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 3
Selvitysalueen ICT-henkilöstö ja -kustannukset Vaasa Henkilöstö: 6000 ICT-henkilöstö: 37 ICT-budjetti: 5 702 250 Mustasaari Henkilöstö: 1185 ICT-henkilöstö: 6 ICT-budjetti: 1 121 262 Vöyri Henkilöstö: 620 ICT-henkilöstö: 2 ICT-budjetti: 450 670 Vaasan shp Henkilöstö: 2400 ICT-henkilöstö: 22 ICT-budjetti: 7 730 000 Maalahti Henkilöstö: 630 ICT-henkilöstö: 3 ICT-budjetti: 357 000 Selvitysalue yhteensä Henkilöstö: 16650 työntekijää ICT-henkilöstö: 79 henkilöä ICT-budjetit: 17 170 762 Korsnäs Henkilöstö: 225 ICT-henkilöstö: - ICT-budjetti: 172 280 Närpiö Henkilöstö: 850 ICT-henkilöstö: 5 ICT-budjetti: 674 000 Isokyrö Henkilöstö: 244 ICT-henkilöstö: 1 ICT-budjetti: 148 000 Kaskinen Henkilöstö: 90 ICT-henkilöstö: - ICT-budjetti: 110 000 Kristiinankaupunki Henkilöstö: 490 ICT-henkilöstö: 2 ICT-budjetti: 294 800 Laihia Henkilöstö: 461 ICT-henkilöstö: 1 ICT-budjetti: 365 000 4
Selvityksessä mukana olevien osapuolten ICT-henkilöstön määrä ICT-henkilöstö 5 3 2 2 1 1 0 0 6 22 79 37 Vaasa SHP Mustasaari Närpiö Maalahti KRS Vöyri Laihia Isokyrö Kaskinen Korsnäs 5
Tietohallinnon kustannukset (budjetti v. 2014) IT-käyttömenot, k 6 440 1820,6 IT-investoinnit, k 3 882 1290 452,5 669 435 409 295 282 270 166 164 70 265 95 75 40 30 16 6 0 6
Nykykustannusten suhteellinen taso 7
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 8
IT-hallinnon sijoittuminen organisaatiossa TALOUS HALLINTO Muu organisatorinen sijainti Kaskinen Talousjohtaja Osastot, KD-Soft, Effica/KRS Kristiinankaupunki Förvaltningsdirektör+ICT styrgrupp+it-chef Laihia Hallintojohtaja+ATK-vastuuhenkilö Isokyrö Hallintojohtaja+ICT asiantuntija Vöyri Kommunsekreterare+Datasäkerhe tsgrupp+it-planeraren Delvis delegerat IT-ansvar på lärare i skolor Vaasa Korsnäs Maalahti Mustasaari SHP Närpiö Ledningsgrupp + ekonomichef / IT-ansvarig Hallintojohtaja+ tietotekniikkajohtaja Förvaltningsdirektören + ITansvarig IT johtoryhmä + IT päällikkö Sote Tietohallintopäällikkö+Tietohallintopäällikkö 2. Asteen koulutus Kd + avd.chefer + Ekonomichefen och huvudbokföraren. Dynamo Net Nimetty tietohallinnosta vastaava henkilö 9
ICT-toimintamallit SUUNTAA ANTAVA Tietohallinnon johtaminen Oma tihaorganisaatio Vaasa Vöyri SHP Mustasaari Isokyrö Maalahti KRS Laihia Närpiö Ei omaa tihaorganisaatiota Kaskinen Korsnäs Tuotetaan itse ICT-palvelujen tuottaminen ja hankinta Ulkoistetut palvelut ICT-toimintamalli 10
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 11
Tieran arkkitehtuurivisio (kehityshankkeiden jaottelemiseksi) Kuntalaiset, yritysasiakkaat Henkilöstö Yhteistyökumppanit, viranomaistahot Tunnistamispalvelut Käyttövaltuushallinta Asiakaspalvelukanavat Intranet Extranet Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät Raportointi Viranomaisraportointi Integraatiot Palveluun ohjaus (verkkosivusto) Sähköinen tiedottaminen, viestintä ja ryhmätyötilat Sähköinen asiointipalvelu Analytiikka Prosessimoottori ja työjonojen hallinta Asianhallinta Dokumentinhallinta Arkistointi Hallintopalvelut Hallinto Sosiaali- ja terveyspalvelut Palvelu- ja asiointialusta Sosiaali- ja terveystoimiala Opetus- ja kulttuuripalvelut Toimialakohtaiset ratkaisut Opetus- ja kulttuuritoimiala Tekniset ja ympäristöpalvelut Tekninen ja ympäristötoimiala Tiedon louhinta Adhocanalyysit Suorituskyvyn mittaaminen Metatiedot Henkilöstöhallinto Taloushallinto Tuotehallinta Kiinteistöhallinto Asiakkuuden hallinta Sovellusten hallintaja alustapalvelut Hankinta ja logistiikka Hankehallinta Toiminnanohjauksen tuki Tuotannonhallinta Myynti Tiedolla johtaminen Asiakas Tuote ja tuoterakenteet Henkilöstö Toimittaja Taloushallinto Paikkatieto Master datan hallinta Päätelaitepalvelut Kapasiteetti-palvelut Tietoliikennepalvelut ICT-infrastruktuuri Käyttöpalvelut Tuki 12
Meneillään olevat kehittämishankkeet Suunnitteilla olevat kehittämishankkeet Toimialakohtaiset ratkaisut 15 Toimialakohtaiset ratkaisut 13 ICT-infrastruktuuri 14 Palvelu- ja asiointialusta 4 Palvelu- ja asiointialusta 4 Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät 3 Sovellusten hallinta- ja alustapalvelut 3 ICT-infrastruktuuri 3 Toiminnanohjauksen tuki 0 Sovellusten hallinta- ja alustapalvelut 1 Tiedolla johtaminen 0 Toiminnanohjauksen tuki 0 Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät 0 Tiedolla johtaminen 0 13
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 14
Keskeiset sovellukset ja päätelaitemäärät Asiakassovellukset, toimialoittain SOSIAALI- ja TERVEYSTOIMI OPETUS- ja SIVISTYSTOIMI TEKNINEN TOIMII Hallintosovellukset Talous HR Muut mm. KuntaToimisto 5 Domino 1 Effica (kokonaisuus) 3 Pegasos 1 Esko Oberon 1 Abilita 2 Medimaker 1 Jivex 1 Agfa 2 ProConsona 3 Abilita 4 Primus 7 Wilma 7 Kurre 8 Krannit 1 Brettylib 1 Axiell 3 Abilita 1 Fredrika 1 Gemini 2 Hellevi 5 E-kurs 1 Facta 2 KuntaNet 4 Xcity 1 Meridian 1 YTCAD 1 X-street 1 KeyAqua 1 MapInfo 1 Kiinteistön valvonta >6 eri järjestelmää Santsi 1 Aivo 2 Aromi 2 CleanNet 2 Atop 1 AutoCad 3 CADS Planner 1 MicroStation 1 Pro Economica 2 Pegasos 1 AdeEko 1 Proexcellenta 1 Abilita 3 Intime, Kasperi 1 Dynamix AX 1 SAP1 Rondo 2 Abilita 2 Cirkula, Admina 1 Basware 9 Prima 3 Personec R 1 Abilita 3 Titania 7 Abilita 2 Flexim 3 Esmikko 2 Esmina 1 Timecon 1 Rondo 1 Norlic 1 Exchange/ Outlook 4 Mdaemo 2 Netikka Outlook 1 Novell 1 Zimpra 1 Nortel 1 Aastra 1 MX-one 3 MD 1 Opus Capita 1 Merex 1 Päätelaitteet Työasemia yhteensä 7432 kpl Kannettavia yhteensä 2898 kpl Tabletteja yhteensä 858 kpl Älypuhelimia yhteensä 1636 kpl Sonera mobiili 2 Yhteistyön tiivistämisessä / kuntaliitostilanteessa (huomattavia) synergiaetuja saavutettavissa yhtenäistämisen kautta
Merkittävimmät ulkoiset ICT-toimittajat alueella TOP15 eurot, m 9 TOP 10 asiakaslukumäärät toimittajittain 3 8 2,5 7 6 2 5 1,5 4 1 3 2 0,5 1 0 0 Kunnat nimenneet yhteensä n. 130 eri toimittajaa Kokonaiskustannukset 10 merkittävimmälle ICT-toimijoille vuonna 2013 olivat n. 9,86 miljoonaa euroa (n. 57 % koko alueen vuosittaisista ICT-menoista/budjetista) 16
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 17
Vastauksissa kuvatut lähiyhteistyömallit 5 2 4 3 Yhteistyömalli Osallistuvat kunnat 1. Yhteisiä sovelluksia (Effica) Kaskinen, Kristiinankaupunki 2. Yhteinen kuituverkko Vaasa, Mustasaari, Vöyri 1 3. Yhteisiä sovelluksia (vanhusten huolto) Vöyri, Mustasaari 4. Yhteisiä sovelluksia (Pegasos) Vaasa, Laihia 5. Yhteisiä sovelluksia (earkiv) Närpiö, Maalahti, Mustasaari 18
Yhteistyö muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa Yhteistyöalue Tiera KL Kunta hankinnat Seinäjoen Keskus sairaala Seinäjoki TYKS/ Ervaalue TYKS/ TAYS Vaasan keskussairaala Isokyrö X X X X Korsnäs Laihia X X Perustietotekniikka Ydintoiminnan sovellukset Hallinto/tukitoiminnon sovellukset Tietohallinto Maalahti X X X Mustasaari X X X Vöyri X X X Kaskinen Kuntien terveyskeskukset Fredrikabiblioteken Valtionhallinto Kristiinankaupunki Närpiö X Vaasa X X X X Vaasan shp X X X X X X
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Tunnistettuja nykytilan haasteita 20
Haasteet, mainintojen lukumäärä aihepiireittäin Järjestelmien uusimistarpeet, uudet tekniikat ja soveltamisalueet 9 Tietohallinnon resurssoinnin riittävyys ja organisoituminen 4 Kasvavat ICT -vaatimukset, kustannusten nousupaine 3 Tietoteknisen osaamisen puute 3 Vanhentuvat tekniikat ja päällekkäiset järjestelmät 3 Lisääntyvät tietohallinnon riskit 2 21 21
Seuraaviin kalvoihin on koottu keskeiset haasteet ja kehittämistarpeet. Kooste on esitetty asiakokonaisuuksittain: Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä ICT-yhteistyömallit 22
Haasteet ja kehittämistarpeet 1/5 Kuntien ICThenkilöstö ja kustannukset Alueella on suhteellisen hyvin ICT henkilöstöä (79), mutta se jakaantuu epätasaisesti Perustietotekniikan järjestämismallit hyvin erilaisia -> vaatii paljon organisaatiokohtaista resursointia Myös kehittäminen organisaatiokohtaista, pl SHP henkilöstö, jolla myös maakunnallista suunnitteluosaamista ja -velvoitteita Nykyisellä alueen henkilöstömäärällä ja sen osaamisen kehittämisellä on mahdollista tukea koko alueen ICT - kehittämistä Pääosa nykyresursseista kiinni IT tuotantojärjestelyissä -> tehokkaampien vakiointi- ym. Tuotantojärjestelyjen kautta mahdollista vapauttaa resursseja suunnittelutehtäviin Tietohallinnon suunnittelukyvykkyyksien ja organisoinnin kehittämisellä on mahdollista lisätä tietohallinnon vaikuttavuutta ja tukea kuntien toiminnan kehittämisessä ICT-käyttömenot ovat kokonaisuutena linjassa valtakunnallisiin (kuntien) keskiarvoihin nähden Kuntakokojen kasvaessa ICT-toimintojen hoitaminen vaatii laajempia tietoteknisiä ratkaisuja, mikä yleensä nostaa ICT-käyttömenojen suhteellista osuutta ja palvelujen laatua SHP:n toiminnan suuri tietojärjestelmäriippuvaisuus ja monimutkainen järjestelmäympäristö on suhteessa IT käyttömenojen määrään. 23
Haasteet ja kehittämistarpeet 2/5 ICT-palvelut on järjestetty alueella kirjavasti seudullista yhtenäistä järjestämistapaa ei ole tietohallinto on pääsääntöisesti osa yleis- ja taloushallintoa Tietohallinnon järjestämismallit Vain harvat (isoimmat) kunnat ja SHP ovat voineet organisoida tietohallintoa siten, että substanssijohdon ja tietohallinnon välinen yhteistyö on huomioitu tietohallinnon näkökulmat eivät ole kuitenkaan osana johtamistoimintaa näkyy mm. ICT budjetoinnin ja kehittämishankkeiden hajanaisuutena Alueella tehty ICT yhteistyö on painottunut joihinkin kriittiseksi koettuihin erityisjärjestelmiin ja ICT tuotannon järjestelyihin Ajurina oletettavasti IT riskien hallintatavoitteet ja kustannushyötyjen hakeminen Yhteistyö tietotekniikan hyödyntämiseksi ydintoimintojen kehittämisessä on puuttunut ICT palvelut toteutetaan pitkälle omalla tuotannolla, joskin palveluostot ovat jo merkittävässä roolissa Yleensä kriittisimmät sovellusalueet on järjestetty palveluostojen ja yhteistyökumppaneiden kautta korostaa sopimus- ja palveluostohallinnan merkitystä 24
Haasteet ja kehittämistarpeet 3/5 Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Listatut kehittämishankkeet ovat kyselyn yhteydessä kerättyjä näkemyksiä kuntien sisäisen toiminnan ja palvelutoiminnan kehittämisen tarpeista Kokonaisvaltaista kuvaa kunnan omista ja varsinkin alueellisista kehittämistarpeista on nykytoimintamalleilla hyvin haastavaa saada ja pitää yllä Kuntien ja kuntien sisällä toimialojen välillä ei ole yhteistyötä, joka vaikeuttaa mm. kokonaisarkkitehtuurin hallintaa Meneillään olevat ja tulevat kehittämishankkeet painottuvat nykyisen järjestelmäympäristön vaatimaan ICT infrastruktuuriin sekä toimialakohtaisten järjestelmien pakollisiin ylläpitotehtäviin kertoo nykyisen ICT -tekemisen painopisteen olevan perustietotekniikassa ja nyky-ympäristön hallussa pitämisessä Kehittämisessä hyvin paljon päällekkäisiä hankkeita, joita paremmin yhdessä suunnittelemalla ja resursoimalla voisi löytää huomattavia ja nopeitakin synergiaetuja 25
Haasteet ja kehittämistarpeet 4/5 Kokonaisuutena järjestelmäkenttä on alueella hyvin hajanainen ja sovelluksia on suuri määrä. Järjestelmien ja perustietotekniikan yhtenäistämisen kautta on löydettävissä erityisen suuria synergiaetuja alueella. Järjestelmä- ja toimittajakenttä Joissakin järjestelmäalueilla esim. opetustoimessa on samoja sovelluksia, syynä pääasiassa markkinoiden nykyiset monopolit. Järjestelmät ovat kuitenkin kuntakohtaisina asennuksina, joka mahdollistaa toimittajille kuntakohtaisen veloituksen sovellusylläpidosta ja -kehittämisestä. Toimittajakenttä on hajanainen, nimettyjä ICT-toimittajia on n. 130. Myös toimittajahallinta on hyvin hajallaan organisaatioissa. Toimittajakentän laajuus on seurausta toisaalta kuntien tehtäväkentän laajuudesta ja sitä tukevien järjestelmäratkaisuiden suuresta määrästä Kun yhteinen toimittajahallinta puuttuu, erityisesti pienten kuntien neuvotteluvoima on heikko ja volyymiedut eivät välttämättä toteudu hankinnoissa. Hyvällä strategialla voidaan toimittajakenttää optimoida välttäen kuitenkin toimittajalukkoja Järjestelmä- ja palveluhankintoja ei tehdä koordinoidusti kuntien kesken ja tästä johtuen hankinnoissa ja kehittämishankkeissa on päällekkäisyyksiä. 26
Haasteet ja kehittämistarpeet 5/5 Alueellinen yhteistyö on hyvin vähäistä, yhteistyötä esiintyy lähinnä yksittäisten kuntien kesken ja yksittäisillä sovellusalueilla. ICT-yhteistyömallit Laajempaan julkishallinnon yhteistyöhön kunnilla ei ole ollut mahdollisuuksia tai resursseja osallistua. Valmiiden kansallisten yhteistyöalustojen hyödyntäminen on vielä vähäistä. 27
ICT-selvityksen tavoitteet Selvitysvaiheen tavoitteena on 1. Tehdä kuntien tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Vaasanseudun kuntien ICT ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista 2. Määritellä tietohallinnon/tietohallintojen tavoitetila sekä laatia suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista. 28
Tunnistetut keskeiset kehittämiskohteet
Tietohallinnon kehittämisen painopisteen muutos Kunnat Kuntayhtymät SHP Yhteiset muut toimijat Tietohallinnon suunnittelutoiminnot - Erikoisosaamisen varmistaminen ja erikoistuminen (mm. toimialaosaaminen, kokonaisarkkitehtuuri, toimittajanhallinta, tietoturva) - Yhteistyö substanssi(johdon) kanssa, yhdenmukaiset tietohallinnon menetelmät ja työvälineet - Yhteistyö sidosryhmiin ja julkisiin tahoihin Painopisteen muutos Perustietotekniikkapalvelujen tehokas järjestäminen 30
Tunnistetut keskeiset kehittämiskohteet Tietohallinnon ja toimialojen tiivistyvä yhteistyö ja luonteva työnjako. Yhteisten kehittämisohjelmien laadinta ja toteuttaminen. ICT:n tehokas hyödyntäminen toiminnassa Henkilöstön ICT osaamisen kehittäminen Tietohallinto mahdollis-tajaksi Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen (nykyinen löysä yhteistyöalue) Tietohallinnon toimintamallin kehittäminen Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen huomioiden tapahtuvat ympäristömuutokset - Työasemapalvelut - Tietoliikennepalvelut - Konesalipalvelut Tietohallintoresurssien (ml. Pääkäyttäjät) kokonaishallinnan ja osaamisen kehittäminen. Yhteisten tietohallinnon työkalujen ja menetelmien käyttöönotto. Henkilöstön ICT osaamisen ja innovatiivisuuden kehittäminen Pääkäyttäjätoimintojen kehittäminen. ICT hankintatoimen kehittäminen Verkostojen hyödyntäminen ICT hankintojen yhteensopivuuden ja hyötyjen varmistaminen. ICT hankintojen ohjauksen terävöittäminen Kytkeytyminen aktiivisesti kansalliseen verkostoon. Verkostojen erikoisosaamisen ja kansallisten ratkaisujen tehokas hyödyntäminen. 31
Tunnistetut etenemisvaihtoehdot
Selvityksessä keskitytään tietohallinnon järjestelyihin kuntaliitostilanteessa Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen Alueellinen strateginen johtaminen Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen Nykytilanne 201X 201X+1 Kuntaliitos Erillinen Erillinen Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut Yhteinen IT-palvelutuotanto 5.12.2014
Kuntaliitos tietohallinnon näkökulmasta Kuvaus Tietohallintoon liittyvä päätöksenteko keskitetään yhteen paikkaan sovittavan hallintamallin mukaisesti. Aikataulullisesti muutos tarkoittaa tiettyä (n. 18-24 kk) aikaikkunaa, jonka aikana yhteen liittyvien kuntien IT-palvelut on yhdistettävä. Muutosvaiheessa joudutaan keskittymään pakollisiin yhdistettäviin toimintoihin. Mahdollisuudet kehittää toimintaa samaan aikaan ovat huonot, koska pääpaino on jatkuvuuden varmistamisessa. Mahdollisuudet Yksi ja yhteinen päätöksenteko Ohjaa nopeasti yhteisiin prosesseihin ja sähköisiin kuntalaispalveluihin Kansallisen yhteistyön hyödyntäminen myöhemmässä vaiheessa Haasteet Aikaan sidottu muutosprojekti, joka todennäköisesti aiheuttaisi ylimääräisiä kustannuksia (esim. nykyisten järjestelmien uusi hankinta) Suuri riski, että muu kehittämistyö lykkääntyy muutosprojektin ajaksi Kiireen aiheuttamat kompromissit 5.12.2014 34
Kuntaliitoksen vaikutusten arviointia tietohallintoon yleisellä tasolla 35
Yleistä kustannuksista Seuraavilla kalvoilla on arvoitu kuntaliitoksen kustannusvaikutuksia eri kustannuslajeittain. Arviossa pyritty huomioimaan Vaasan alue kokonaisuutena. Kuntakohtaisesti kustannuskehityksessä saattaa olla eroja. 5.12.2014 36
Kustannusten käyttäytymisen arviointia Muutosvaihe (n. 1 vuosi) Kustannuslaji Vakiinnuttamisvaihe (n. 2 vuotta) Jatkuva toiminta (3-10 v.) Kustannusajurit INFRA Synergiahyötyjä saatavissa mm. työasemaja tietoliikennepalveluiden vakiointien kautta. Ajan kuluessa infrakustannukset laskevat. Sovellukset Sovellusten yhdistämisessä saatetaan tarvita erikoisjärjestelyjä esim. ylimääräisen tuen takia. Pidemmällä aikajänteellä mahdollisuus saavuttaa toimintaprosessien tehostumishyötyjä uusilla sovellusvalinnoilla ja/tai nykysovellusten käytön kehittämisellä. Työkustannukset Projektivaiheessa kustannukset voivat kasvaa merkittävästi, jos (kun) aikataulu on tiukka. Vakiinnuttamisvaiheessakin tarvitaan todennäköisesti ylimääräistä ulkopuolista apua. 5.12.2014 37
Muutos- ja jatkuvien kustannusten suhteuttaminen Muutoskustannukset Jatkuvat kustannukset 100 (=2,8 M 2013) Jos mitään ei tehdä, niin ei synny ylimääräisiä muutoskustannuksia Nykytila 100 (=6,64 M 2013) Pitkällä tähtäimen kustannuksia kuvataan luvulla 100 200 (5,6 M ) Kuntaliitos: yhdistetään kaikki palvelut kireällä aikataululla 81 (5,3 M ) Kaikkien kuntien IT-palvelut Vaasan, Mustasaaren, Vöyrin ja Närpiön budjeteilla 5.12.2014 38
Keskeiset hyötynäkökulmat (muut kuin taloudelliset) Tehostamiskohde Muutosvaihe Vakiinnuttamisvaihe Jatkuva toiminta Hyödyn kuvaus IT-toiminnan osaaminen (kompetenssit) Kuntaliitoksessa hyvät mahdollisuudet hyötyä keskinäisistä osaamisista. Kuntaliitos mahdollistaa yhteisen osaamisen kehittämisohjelman pidemmällä aikajänteellä. Ratkaisuiden toimitusnopeus (tarve => tuotanto) Kuntaliitoksessa IT-palveluiden nopea tuotteistaminen haastavaa. Hankinnat voidaan hoitaa keskitetysti tavoitteena yksi hankintasopimus. Siirtymävaiheessa on tarkasteltava sopimuskohtaisesti, voivatko kunnat hyödyntää esim. toisen kunnan kilpailuttamaa sopimusta. IT palveluiden laatu ( ITIL-prosessikypsyys) Valmiudet systemaattisten palveluprosessien soveltamiseen lisääntyvät. Mahdollisuus hyödyntää kansallisia ratkaisuja Valmiudet paranevat, mutta kuntaliitostilanteessa kansallisia ratkaisuja voidaan hyödyntää mittavammin vasta muutosvaiheiden jälkeen. 5.12.2014 39
Kuntaliitokseen sisältyviä ICT -riskejä # Riskin otsikko 1 Talouteen liittyvät riskit 2 Rahoituksen saatavuus 3 Tekniikkaan/teknologiaan (esim. yhteensopivuus) liittyvät riskit 4 Muutosprojektin aikataulu 5 Toiminnan jatkuvuuteen liittyvät riskit (etenkin muutosvaiheessa) 6 Nykytilasta siirtymisen muutoskustannukset 7 Päätöksentekoon liittyvät riskit 8 Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät riskit 9 Yhtenäisten ratkaisujen saavuttamiseen liittyvät riskit (etenkin muutosvaiheessa)
Tietohallinnon järjestäminen uudessa kunnassa esimerkkien avulla 41
Esimerkki tietohallinnon organisoimiseksi ja päätöksentekomalliksi tavoitetilassaan Keskushallinto SOTE -toimiala Horisontaalinen yhteistyö ja hyvien käytänteiden levittäminen Kehittämisryhmä Kehittämisryhmä Kaupunginjohtaja Tietohallintojohtaja Erikoisosaajat (omat tai verkosto) Tietohallinnon toimialavastaava Järj kehitys ja Sovellus Kaupunginhallitus Tietohallinnon toimialavastaava Käyttöpalvelut Visiot ja suuntaviivat Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Resurssien hankinta toimialojen tarpeiden pohjalta Sivistystoimiala Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Tekninen Konserniyhtiöt Kehittämisryhmä Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Tietohallinnon toimialavastaava Tietohallintopalvelut Tietotekniikkapalvelut 42
Esimerkki tietohallinnon organisointimallista ja tietohallinnon rooleista tavoitetilassaan Toimialat Tietohallintojohtaja Tietohallinto (xx henkilöä) Arkkitehti (ml. Prosessinkehitys) Oma/verkosto Toimialakohtaiset suunnittelijat Hanketoimisto Talous Projektisalkunhallinta Projektipäälliköt (oma/verkosto) Irrallaan tietohallinnosta, mutta läheisessä yhteistyössä. Tietoturva Oma/verkosto Tietotekniset palvelut (pohjana nykyinen Vaasan atk-osasto) Järj kehitys ja Sovellus Tietojärjestelmien Kehittäminen Tietojärjestelmien operatiiviset palvelut Käyttöpalvelut Asiakas-palvelut Konesali & tietoliikennepalvelut Toimittajat Teknologiaasiantuntijat Kehittämispäällikkö 43
Tietohallinnon organisoiminen ja päätöksentekomalli kuntaliitoksessa Kuvaus Kunnan toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet sekä esittävät käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja budjetointiehdotuksineen Tietohallinto tukee toimialakohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala- ja markkina-/ratkaisutuntemuksellaan Valmistelu ja päätökset käynnistettävistä hankkeista tehdään kunnan normaalin käytänteen ja vuosikellon mukaisesti Mahdollisuudet Tietohallinnon vaikuttavuuden nosto ja toimialatarpeista lähtevien tietohallinnon hankkeiden toteuttaminen Synergiaetujen aikaansaaminen (toimialojen välillä) tietohallinnon hankkeissa Tietohallinnon toimintatapojen kehittäminen yhdessä substanssin kanssa mahdollistaa paremman tuen toimialoille Toimialatarpeisiin vastaavat joustavat ICTperuspalvelut Haasteet Toimialojen sisäisen kehittämistyön käynnistäminen/organisointi Vaatii riittävän suuren tietohallinnon organisaation (kuntaliitos mahdollistaa ainakin osittain) Tietohallinnollisen painopisteen muuttaminen perustietotekniikan hankkeista toiminnan kehittämisen hankkeisiin 44
Synergiavaikutukset, jotka kuntaliitoksella voidaan saada aikaan
ICT-strategia Kokonaisarkkitehtuuri Merkittävimmät tarkastelussa esiin nousseet synergiaedut kohdistuvat kuvan mukaisille osaalueille. ICT-toimittajahallinta ja -hankinnat ICT-palvelutuotanto
Yhteinen tietohallinto ja organisointi 1/4 ICT-strategia Koko aluetta palveleva yhteinen tietohallintostrategia, -budjetti ja -hallinto tukee alueen ICT-palvelujen kehittämistä kokonaisuutena osaoptimoinnin sijaan. Keskitetty johtaminen vauhdittaa päätöksentekoa sekä yhteisten toimintatapojen ja periaatteiden juurruttamista käytännön toimintaan. Toimintakulttuurin ja -tapojen yhtenäistäminen vaatii kuitenkin aikaa ja pitkäjänteistä johtamista. 47
Yhteinen tietohallinto ja organisointi 2/4 Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuria koskeva päätöksenteko on suoraviivaisempaa. Järjestelmäkartan yksinkertaistaminen vähentää päällekkäisiä ratkaisuja ja pienentää kokonaiskustannuksia. Ylläpito ja jatkokehittäminen tehostuu: kehitetään kerran, hyödynnetään koko alueella. Osaamisen keskittämisen kautta kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee. Valtakunnallisen yhteistyön kautta suunniteltuja ratkaisuja saadaan hyödynnettyä nopeammin ja laajemmin. 48
Yhteinen tietohallinto ja organisointi 3/4 ICT-toimittajahallinta ja -hankinnat Kokonaisjohtaminen parantaa toimittajahallinnan edellytyksiä ja mahdollistaa toimittajariskin pienentämisen. Laajempi hankintaosaaminen pienentää hankintoihin liittyviä riskejä erityisesti monimutkaisissa tietojärjestelmähankinnoissa. Volyymietuja pystytään hyödyntämään täysimittaisesti hankinnoissa. Suurempien volyymien kautta vaikutusmahdollisuudet toimittajien suuntaan kasvavat myös yleisemmin. 49
Yhteinen tietohallinto ja organisointi 4/4 ICT-palvelutuotanto Resursseja ja osaamista yhdistämällä palvelutuotannon kapasiteetti ja palvelukyky kasvavat.* Osaamisen jatkuvuuteen ja resurssien riittävyyteen liittyvät riskit ovat kokonaisuutena paremmin hallittavissa.* Päällekkäisyyksien poistuminen vapauttaa resursseja toiminnan kehittämiseen. Olemassa olevia yhteistyöalustoja (esim. Tiera, Taitoa) saadaan laajemmin ja kustannustehokkaammin hyödynnettyä palvelutuotannossa *Tiimit, sijaisjärjestelyt. 50
Järjestelyiden yhtenäistämisen tiekartta yleisellä tasolla
Yhteisten tietohallintotoimintojen käynnistäminen ja perustieto- tekniikkatoimintojen kokoaminen Uusi kunta / toimialat Konserniyhtiöt Tietohallinto Ydinosaajat Vaasan ATK osastosta, toimialoilta ja muista kunnista IT -tuotanto Pohjana Vaasan kaupungin ATK -osasto ja muiden kuntien IT -tuotanto KDSoft (sopimusten puitteissa) DynamoNet (sopimusten puitteissa) Mahd. muut (sopimusten puitteissa) 52
Verkostojen vahvistaminen, pohjana mm. osaamisen kehittämisstrategia Uusi kunta / toimialat Konserniyhtiöt Tietohallinto Oman ydinosaamisalueiden määrittely esim. Strateginen osaaminen, toimialaosaaminen Tietohallintomallin ja tietohallinnon välineiden käyttöönotto IT tuotantojärjestelyiden kehittämissuunnitelma IT tuotanto Oman ydinosaamisalueiden määrittely Verkoston rakentaminen esim. Tietohallinnon erikoisosaaminen (esim. tietoturva, KA tuki) IT tuotanto- (erityis)osaaminen Kansalliset ratkaisut 53
Tietohallintopalvelujen vaiheittainen kehittäminen Uuden kunnan kuntastrategian tavoitteet, palveluohjelma, toimialojen omat strategiat ja tavoitteet Keskushallinto Sivistys Tekninen SOTE Kaupunkitason hankehallinta Uuden kunnan palvelutoiminnan kehittämishankkeet Tietohallinnon toimintatavat ja välineet sovittu ja sisään ajettu (Tietohallintomalli) Tietohallinnon toimintatavat ja välineet käytössä yhteiset kehittämisprojektit hallussa Kivijalkana yhteiset ratkaisut Tietohallinnon toimintatavat ja välineet arkipäivää Tietohallinto osana johtamista Projektisalkunh allinta Arkkitehtuuripankki Tietohallinnon uudelleen järjestäminen Yhtenäiset päätelaitepalvelut, tietoliikennepalvelut ja konesalipalvelut Kuntaliitos vuosi xxxx xxxx+1 xxxx+2 xxxx+3 54
Tietojärjestelmien ja ratkaisuiden yhtenäistämisen käynnistäminen Tietojärjestelmien yhtenäistäminen rytmitetään sen mukaan, miten toiminnot siirtyvät uuden kunnan hoidettavaksi. Samalla huomioidaan erilaiset kunnan velvoitteet ja määräajat esim. kirjanpidossa, raportoinneissa ja palkoissa. Uusissa ratkaisuissa hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti kansalliset ratkaisut ja huomioidaan hankintalain velvoitteet. Infrassa löydettävät nopeat synergiaedut muutoksessa maksimoidaan. Esim. työasemien ja tietoliikenteen vakiointi ja niihin liittyvät yhtenäiset hankinta- ja tukiprosessit levitetään uuteen kuntaan mahdollisimman nopeasti. SOSIAALI- ja TERVEYSTOIMI OPETUS- ja SIVISTYSTOIMI TEKNINEN TOIMII KuntaToimisto 5 Domino 1 Effica (kokonaisuus) 3 Pegasos 1 Esko Oberon 1 Abilita 2 Medimaker 1 Jivex 1 Agfa 2 ProConsona 3 Abilita 4 Primus 7 Wilma 7 Kurre 8 Krannit 1 Brettylib 1 Axiell 3 Abilita 1 Fredrika 1 Gemini 2 Hellevi 5 E-kurs 1 Facta 2 KuntaNet 4 Xcity 1 Meridian 1 YTCAD 1 X-street 1 KeyAqua 1 MapInfo 1 Kiinteistön valvonta >6 eri järjestelmää Santsi 1 Aivo 2 Aromi 2 CleanNet 2 Atop 1 AutoCad 3 CADS Planner 1 MicroStation 1 Pro Economica 2 Pegasos 1 AdeEko 1 Proexcellenta 1 Abilita 3 Intime, Kasperi 1 Dynamix AX 1 SAP1 Rondo 2 Abilita 2 Cirkula, Admina 1 Basware 9 Prima 3 Personec R 1 Abilita 3 Titania 7 Abilita 2 Flexim 3 Esmikko 2 Esmina 1 Timecon 1 Rondo 1 Norlic 1 Exchange/ Outlook 4 Mdaemo 2 Netikka Outlook 1 Novell 1 Zimpra 1 Nortel 1 Aastra 1 MX-one 3 MD 1 Opus Capita 1 Merex 1 Päätelaitteet Työasemia yhteensä 7432 kpl Kannettavia yhteensä 2898 kpl Tabletteja yhteensä 858 kpl Älypuhelimia yhteensä 1636 kpl Sonera mobiili 2 Yhteistyön tiivistämisessä / kuntaliitostilanteessa (huomattavia) synergiaetuja saavutettavissa yhtenäistämisen kautta
Tietojärjestelmien ja ratkaisujen yhtenäistämispolun määrittely - esimerkki YHTENÄISET JA YHTEENTOIMIVAT RATKAISUT Ei kiireelliset toimialojen operatiiviset järjestelmät Ei kiireelliset hallintosovellukset Nopeiden synergiaetujen saavuttamisen kannalta yhdistettävät järjestelmät, esim. sähköposti Kiireellisimmät operatiiviset järjestelmät (mm. potilastietojärjestelmät) Kiireellisimmät TA ja HH kokonaisuuteen liitettävät toimialojen operatiiviset järjestelmät TA- ja HH kokonaisuuteen kiinteästi liittyvät hallintojärjestelmät Kiireellisimmät hallintojärjestelmät mm. TA ja HH Asiankäsittely kokonaisuuteen kiinteästi liittyvät järjestelmät, mm. Arkistoratkaisut Asiankäsittely Oppimisympäristöt Sähköiset kokouskäytänteet Avoin data Extranet ym.. KA tavoitetilan määrittely Kuntalaisille eniten näkyvät palvelut. mm - Internetpalvelut, sähköiset lomakkeet Tietojärjestelmien ja ratkaisuiden uusimisen hankintastrategia Nopeiden synergiaetujen saavuttamisen kannalta yhdistettävät ratkaisut (vaihde- /puhepalvelut, työasemapalvelut, tietoliikenne..) IT-tukipalvelut Konesalipalvelut Kuntaliitosvuosi Kuntaliitosvuosi+1 Kuntaliitosvuosi+2 Sisäinen toiminta Yhteistyökumppanit, sidosryhmät, kuntalaiset, asiakkaat Infrapalvelut