Muistio 1 (5) Johtaminen ja hallinto -työryhmän kokous Aika: 18.12.2018 klo 8.30-10.23 Paikka: Tampella-talo, Kelloportinkatu 1C, 4. krs, kh. Kelloportti Osallistujat: Erillinen liite
Muistio 2 (5) Asia 1 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen 2 Hallintosäännön valmistelun tilannekatsaus Liite 1 Esittely, keskustelu, jatkotoimenpiteet Puheenjohtaja avasi kokouksen ja antoi tilannekatsauksen uudistusvalmistelun etenemisestä. Esiteltiin kokousdia. Hallintosäännön rakennetta ja sisältöjä on valmisteltu loppusyksystä 2017 lähtien sen mukaan, miten maakuntavalmistelun jory ja ohry ovat linjanneet merkittävien kokonaisuuksien jatkovalmistelua. HS luonnos 0.3 on tarkoitus lähettää laajalle kommentointikierrokselle 12/2018-2/2019. Kommentointikierroksen jälkeen HS:n luonnosta päivitettäisiin 3/2019 ja sen jälkeen valmistelu jatkuisi muun valmistelun etenemisen tahdissa ja tarvittavia linjauksia käsitellään joryssä / ohryssä / Vatessa. VATEn tehtävänä on valmistella 1. hallintosääntö uuden maakuntavaltuuston 1. kokouksen käsittelyyn, jotta maakunnan toiminta saadaan asianmukaisesti käyntiin ja viranomaisten (toimielimet ja viranhaltijat) tehtävät ja ratkaisuvallat määrättyä. Projektipäällikkö Vuokko Ylinen esitteli asian. Työryhmä merkitsi tiedoksi hallintosäännön valmistelutilanteen 12/2018. Taustamateriaali (liite 1) löytyy työtilasta. Tammi-helmikuun aikana hallintosääntöön pyydetään kommentteja luovuttavien organisaatioiden johdolta (Pirkanmaan liitto, ELY-keskus, TE-toimisto, PELA, PSHP), muilta tarpeellisilta tahoilta sekä muutosjohdolta ja valmistelun projektipäälliköiltä. Valmistelutiimissä erillinen työryhmä kokoaa kommentteja ja hallintosäännön sisältöjä. Keskusteltiin toimintasäännön ja hallintosäännön suhteesta. Toimintasäännöllä voidaan määrätä mm. maakuntahallinnon ja liikelaitoksen tarkemmasta organisoinnista ja viranhaltijoiden toimivallasta. Toimintasäännöllä voidaan delegoida hallintosäännössä määrättyä ratkaisuvaltaa edelleen. Hallintosääntö määrittelee organisaation ja toimivallan jaon ison kuvan. Toimintasäännössä määritellään tarkemmin tehtävät ja niihin liittyvä ratkaisuvalta. Ratkaisuvalta voi olla vain yhdellä taholla. ELY:n erityislainsäädäntöön perustuvat tehtävät ja ratkaisuvalta otetaan huomioon hallintosäännön valmistelutyössä. Työryhmän näkemyksen mukaan on tarkoituksenmukaista valmistella mahdollisimman kattava hallintosääntö jo ensimmäiseen valtuustoon, jotta maakunnan toiminta ja päätöksenteko saadaan käyntiin.
Muistio 3 (5) Korostettiin tarvetta käsitellä hallintosäännön sisältöä ja linjauksia luottamushenkilöiden kanssa jo ennen ensimmäisen valtuuston käsittelyä (esimerkiksi iltakouluissa, koulutukset). 3 Maakunnan valvontakokonaisuus Liite 2 Hallinto ja laki työryhmä valmisteli kevään 2018 aikana sisäisen ja ulkoisen tarkastustoiminnan organisointia ja tehtäviä. Linjaukset asiassa saatiin joryssä ja ohryssä touko/kesäkuussa 2018. Linjaukset on kirjattu HS luonnokseen. Palvelutuotannon ohjausta ja valvontaa valmistellaan Ohjaus ja valvonta - työryhmässä. Syksyn 2018 on tullut esille tarve selkeyttää valvontakokonaisuuden kokonaisuutta siltä kannalta, että saadaan eri toimijoiden (sisäinen valvonta ja riskienhallinta, sisäinen ja ulkoinen tarkastus, palvelutuotannon valvonta) vastuusuhteet (tilivelvollisuudet) näkyväksi. Valmistelussa on tehty alustavaa kokonaiskuvausta. Projektipäällikkö Vuokko Ylinen esitteli asian. Työryhmä merkitsi valvonnan kokonaiskuvan tiedoksi ja keskusteli valvontakokonaisuuden jatkovalmistelusta. Taustamateriaali (liite 2) löytyy työtilasta. Valtuusto päättää riskienhallinnan perusteet, joita toteutetaan mm. omavalvontaohjelmassa ja -suunnitelmissa. Tarvitaanko jatkossa resurssi koordinoimaan koko valvontakokonaisuutta? Nyt valmistelu eriytynyt eri tahoille. Järjestämisen palvelukokonaisuuksien toiminnan ohjaus ja siihen liittyvä palautejärjestelmä on oma kokonaisuutensa. LUOVA voi tarvittaessa antaa määräyksiä tarkentavien omavalvontasuunnitelmien laatimisesta. Konsernivalvonnan selonteko käytäntönä Tampereella. Konsernivalvonnan merkitys tulee korostumaan Pirkanmaan maakunnassa, jossa on konsernin sisällä yhtiöitä. Kokonaisuuden parempi nimi on valvonta- ja raportointikokonaisuus. Pohdittava tarkasti, millainen on sujuva konsernin raportointikäytäntö, jotta ei tehdä turhaa/päällekkäistä raportointia. Yksikanavainen raportointi ja valvonta voisi olla myös tavoitteena. Julkiselle puolelle on tulossa laajat sertifiointivelvollisuudet. Valvonta ja siitä raportointi on erityisen riippuvaista tietojärjestelmistä. Niiden pitää olla ajoissa toimivia.
Muistio 4 (5) Muistutettiin, että valtakunnallinen kokonaisuus on huomioitava, ja myös maakuntien väliset prosessit ja niiden sisäisen riskienhallinta. Tarkoituksenmukaisen raportoinnin ja valvonnan käytäntöjen kytkeminen näihin on tärkeää. 4 Johtaminen ja hallinto - valmistelukokonaisuuden työsuunnitelma kevät 2019 Liite 3 Konsernirakenne ja johtaminen ja Hallinto ja laki työryhmät yhdistettiin 1.9.2018 Johtaminen ja hallinto työryhmäksi (JOHA). JOHA-työryhmä on käsitellyt KOJO ja HALA-teemoja syksyn 2018 kokouksissaan. Vastuuvalmistelijoita ovat Tarja Puskala ja Vuokko Ylinen. Esityksen mukaan JOHA-työryhmä toimii jatkossakin sparraavana sekä syötteitä ja näkemyksiä antavana työryhmänä, mutta valmistelukokonaisuus laajennetaan koskemaan maakunnan johtamisjärjestelmän valmisteluteemoja laajemmin. Johtamisjärjestelmän päivitetty suunnittelukehikko on liitteessä 3. JOHA-valmistelukokonaisuus muodostuu tämän hetkisen suunnitelman mukaan kevään 2019 osalta seuraavista teemoista: Toimielinrakenne -kokonaisuus Valiokuntamalli ja vaikuttamistoimielinten kytkentä valiokuntamalliin Palvelutuotannon organisoitumisen suunnitelma Maakuntahallinnon organisoituminen Muutosjohtaja Päivi Nurminen ja projektipäälliköt Tarja Puskala ja Vuokko Ylinen esittelivät asian. Joha-työryhmä keskusteli työryhmän tehtäväkokonaisuudesta ja hyväksyi esitellyt valmistelukokonaisuudet jatkovalmistelun pohjaksi. Väliaikaishallinnon valmistelu ei sisälly Joha-kokonaisuuteen. Taustamateriaali (liite 3) löytyy ryhmän työtilasta. JOHA-työryhmä on ollut hyvä työväline sparraamaan isoja johtamiseen liittyviä kokonaisuuksia. Tämä myös jatkossa työryhmän työn fokus. Maakuntahallinto ja tuotanto johtamisen näkökulmasta on tärkeä jatkossa sitoa tiiviimmin yhteen. JOHA katsoisi asiaa kokonaisuuksien hallinnan näkökulmasta. Maakunnan palvelutuotannon organisoitumisen suunnitelma tiiviisti osaksi JOHA-työtä. Yhteistyöalueet ja niiden organisoituminen (yhteistyösopimukset, toimielimet) mukaan kevään työsuunnitelmaan. Tehdään kokousvaraus myös huhtikuulle.
Muistio 5 (5) 8-tähden suunnitelmat toteutuessaan vaikuttavat huomattavasti konsernin ja liikelaitoksen johtamisjärjestelmään. Tämä huomioidaan tilanteen mukaisesti työryhmän työssä. 5 Tiedotettavat asiat Työryhmä sai tilannekatsauksen hallintosäännön valmistelutilanteeseen. Alkuvuodesta toteutetaan laaja hallintosäännön kommentointikierros. Työryhmä antoi evästeensä valvontakokonaisuuden jatkovalmisteluun. Työryhmä antoi kommenttinsa kevään 2019 työsuunnitelmaan. Päätettiin JOHAryhmän kevään 2019 kokousaikataulut. 6 Muut asiat Seuraavat kokoukset (teemat tarkentuvat): 31.1.2019 klo 8.30 alk. Kelloportti 19.2.2019 klo 8.30 alk. Kelloportti 7.3.2019 klo 13 alk. Veturi 9.4.2019 klo 8.30 alk. Kelloportti 2.5.2019 klo 13 alk. Kelloportti 4.6.2019 klo 8.30 alk. Kelloportti 7 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.23.