Kokouskutsu 1 (16) Kokoustiedot Aika 20.04.2017 torstai klo 13:00 15.30 Paikka Hallituksen kokoushuone, 4. krs., hallintokeskus, Stenbäckink. 9 Käsiteltävät asiat Järjestysnro # Otsikko 1 Kokouksen avaaminen 2 2 Kokouksen laillisuuden ja toimivaltaisuuden toteaminen 3 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 4 Työjärjestyksen hyväksyminen 5 5 Sivutoimien ilmoittamista koskevan käytännön tarkistaminen 6 6 Talousarvion 2018 perusteet 8 7 Apotti-tilannekatsaus henkilöstövaikutusten ja toiminnan muutoksen näkökulmasta 9 8 Pysyväisohje 9/2014 "Uudelleensijoituksen periaatteet" päivittäminen 11 9 Sote-tilannekatsaus 12 10 Toimitusjohtajan ajankohtaiset asiat 13 11 Työryhmiin nimeämiset 14 12 Muut asiat 15 13 Kokouksen päättäminen 16 Sivu Kokouksen osanottajat Aki Lindén, puheenjohtaja Outi Sonkeri Kaarina Torppa Saara Suominen-Niemelä Leena Koponen Tarja Meronen Cenita Blomqvist Ulla-Marja Urho Jarmo Nummenpää Kalevi Kannisto Anja Lehtosaari Päivi Nieminen Satu Kervinen Jarmo Nummenpää Eva-Maria Sundström Mikael Salakka Ursula Aaltonen Kirsti Viheriäkoski Leena Forss-Latvala Niina Kauppinen Kirsi-Marja Blomstedt, sihteeri Muut osallistujat
Kokouskutsu Kokouskutsu 2 (16) 1 Asianro HUS/315/2017 Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa läsnäolijat.
Kokouskutsu Kokouskutsu 3 (16) 2 Asianro HUS/315/2017 Kokouksen laillisuuden ja toimivaltaisuuden toteaminen Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja toimivaltaiseksi.
Kokouskutsu Kokouskutsu 4 (16) 3 Asianro HUS/315/2017 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Henkilöstötoimikunta valitsee Cenita Blomqvistin (Outi Sonkerin) ja Päivi Niemisen (Kalevi Kanniston) tarkastamaan kokouksen pöytäkirjan.
Kokouskutsu Kokouskutsu 5 (16) 4 Asianro HUS/315/2017 Työjärjestyksen hyväksyminen Henkilöstötoimikunta valitsee esityslistan kokouksen työjärjestykseksi.
Kokouskutsu Kokouskutsu 6 (16) 5 Asianro HUS/1418/2017 Sivutoimien ilmoittamista koskevan käytännön tarkistaminen Selostus Sivutoimilupien hakemisesta ja sivutoimien ilmoittamisesta on säädetty laissa kunnallisesta viranhaltijasta (18 ) ja sovittu HUS:n työsopimuksissa. Työsopimuksissa todetaan, että työntekijä sitoutuu ilmoittamaan sivutoimistaan ja tarvittaessa hakemaan luvan sivutoimen hoitamiseen. Menettelyä koskee pysyväisohje 6/2014 soveltamisohjeineen. Sivutoimiilmoitukset tehdään Harppi-tietojärjestelmässä. Kuntayhtymän tilintarkastajat ovat arvioineet tilikauden aikaisessa tarkastuksessa sivutoimikäytäntöjä, ja seuraava kannanotto on noussut esille kaikkien sairaanhoitoalueiden tarkastuksessa. Sivutoimi-ilmoitukset ja sivutoimiluvat raportoidaan nykyään Harppijärjestelmässä. Aiempi HUS Plus ei ole enää käytössä. Sairaanhoitoalueella Harppijärjestelmästä saa ainoastaan henkilötasolla sivutoimiin liittyvät tiedot. Harppi ei sisällä raportointiominaisuutta, jolla näkisi koko henkilöstön yhdellä raportilla. X:ssa vastaava raportti on saatu erikseen pyydettäessä HUS-Servisistä. Raportointitoiminnallisuuden puute vaikeuttaa huomattavasti sivutoimi-ilmoitusten ja sivutoimilupien valvontaa ja voimassaoloa. - Suosittelemme kehittämään Harppijärjestelmän raportointia. - Suosittelemme, että kaikki henkilöt veloitettaisiin vuosittain kuittaamaan järjestelmään onko sivutoimia vai ei. Em. kohdat on teknisesti mahdollista toteuttaa. Toteuttamistapa jälkimmäisen kohdan osalta voisi olla esimerkiksi sellainen, että Harpissa olisi uusi sivutoimikategoria Ei sivutoimia. Muutoksen etuna olisi se, että sivutoimiraporteista saisi tämän seurauksena aidosti kattavia ja niiden luotettavuus kasvaisi. Esimiesten olisi tällöin kohtuullisella varmuudella mahdollista arvioida sitä, onko hänen yksikkönsä henkilökunta ilmoittanut sivutoimensa. Harpista saatavia sivutoimiraportteja tullaan niin ikään kehittämään ja niitä testataan jo. Ilmoituskäytännön muuttamisesta aiheutuisi vastaavasti vähäinen ylimääräinen työ koko henkilökunnalle eli sen tiedon lisääminen Harppiin, että sivutoimia ei ole. Vuosittaisen ilmoittamisen sijasta järjestelmä olisi mahdollista määrittää siten, että ilmoitus tehtäisiin valtuustokaudeksi, ja vuosittain muistutettaisiin vain tietojen päivittämisestä tarvittaessa. Näin voitaisiin minimoida ylimääräisen työn osuus. Hyksin toimialajohtajilta on tiedusteltu sähköpostitse 14.3. ilmoituskäytännön muutoksen hyödyllisyyttä ja lähes kaikki toimialajohtajat pitivät muutosta perusteltuna ja tarkoituksenmukaisena johtamistyön kannalta.
Kokouskutsu Kokouskutsu 7 (16) Henkilöstötoimikunta antaa kannanottonsa tilintarkastajien esittämän muutoksen johdosta. Lisätiedot hallintojohtaja Lauri Tanner, p. 050 438 3602 Jakelu
Kokouskutsu Kokouskutsu 8 (16) 6 Asianro HUS/315/2017 Talousarvion 2018 perusteet Selostus Kokouksessa esitellään vuoden 2018 talousarvion perusteet.oheisella esitysmateriaalilla. Henkilöstötoimikunta merkitsee talousarvion 2018 perusteet tiedoksi. Lisätiedot talousjohtaja Mari Frostell, p. 0400 748 767 ja controller Tanja Lukkarinen, p. 050 353 1335 Jakelu
Kokouskutsu Kokouskutsu 9 (16) 7 Asianro HUS/1976/2016 Apotti-tilannekatsaus henkilöstövaikutusten ja toiminnan muutoksen näkökulmasta Selostus HUS:n Apotti-asiantuntijoiden työ on jatkunut vuonna 2017 samaan tapaan kuin vuonna 2016. Yksi Apotti-asiantuntija on vaihtunut vuoden 2017 alusta. Oy Apotti Ab:n ja jäsenorganisaatioiden välisen resurssisopimuksen puitteissa työskentelee 37 Apotti-asiantuntijaa 40-60 prosentin työajalla Apotti-hankkeella. Apotti-hanketoimistossa työskenteli vuonna resurssisopimuksella muutamia aihealueasiantuntijoita. Kevään 2017 aikana aihealueasiantuntijoiden määrä on kasvanut ACDC sisältötyön käynnistyttyä 73 henkilöön 20 prosentin Apotti-työajalla jatkuen kesään 2018 saakka. Apotti-asiantuntija ja aihealueasiantuntija työpanos on noin 25 henkilötyövuotta. Satunnaisten resurssien ryhmässä työskentelee HUS:sta noin 130 nimettyä henkilöä Apotti-hankkeelle (alle 3 tuntia viikossa). Apotti-asiantuntijoiden, aihealueasiantuntijoiden satunnaisten resurssien työpanos tulee jatkumaan samanlaisena myös vuonna 2018. HUS-Tietohallinnosta ja HUS Yhtymähallinnosta sekä tukipalveluista osallistuu hankkeeseen huomattava määrä henkilökuntaa. Vuoden 2018 syksyllä järjestetään Peijaksen sairaalaan Apotti-käyttöönottokoulutukset, joihin osallistuvat kaikki Peijaksen sairaalassa potilastietojärjestelmiä käyttävät henkilöt (n. 2 päivää / henkilö). Hankkeen resurssitarpeiden ennakointi uusien resurssien osalta vaatii tiivistä yhteistyötä, jotta riittävät resurssit voidaan antaa Apotti-hankkeen käyttöön ilman, että HUS:n perustoiminta vaikeutuu. Epic-järjestelmästä on rakennettu syksyn 2016 linjaustilaisuuksien tulosten ja Apotti-asiantuntijoiden sekä Aihealueasiantuntijoiden asiantuntemuksen pohjalta ensimmäiset Apotti-järjestelmän versiot, joiden kaksi ensimmäistä katselmointitilaisuutta on järjestetty helmikuussa ja huhtikuun 2017 aikana. Kesäkuussa ja syyskuussa ovat seuraavat katselmointitilaisuudet. Integraatioiden rakennustyö on käynnissä samanaikaisesti painottuen tässä vaiheessa Peijaksen käyttöönottoon liittyviin integraatioihin. Apottijärjestelmän testaus alkaa syyskuussa 2017. Apotin käyttöönottoon liittyy myös henkilöstöön vaikuttavia toimintakäytäntöjen muutoksia. Onnistuneeseen toiminnan muutokseen tarvitaan koko henkilöstön työpanosta. Tavoitteena on implementoida toimintatapaan liittyvät muutokset käytännön toimintaan niitä osin kuin on mahdollista jo ennen varsinaista järjestelmän käyttöönottoa. HUS:n henkilöstö ja erityisesti ensimmäisen käyttöönoton osalta Peijaksen sairaalan henkilöstö tulee osallistumaan mahdollisimman paljon tähän työhön. Tämän tueksi HUS- Tietohallintoon ollaan rekrytoimassa toiminnan muutoksen ja käyttöönoton projektipäälliköitä.
Kokouskutsu Kokouskutsu 10 (16) Apotti-järjestelmän ensimmäinen käyttöönotto on 9. - 11.11.2018 Hyksin Peijaksen sairaalassa, Vantaan kaupungin perusterveydenhuollossa ja osassa sosiaalihuollon toimintoja. Muissa Hyksin ja HUS:n sairaaloissa järjestelmä otetaan käyttöön lokakuussa 2019. Asian esittelee kehittämispäällikkö Eija Isolahti. Henkilöstötoimikunta merkinnee tiedoksi Apotti-tilannekatsauksen henkilöstövaikutusten ja toiminnan muutoksen näkökulmasta. Lisätiedot Eija Isolahti, kehittämispäällikkö, HUS Apotti-hankepäällikkö, p. 0400 759 192 Jakelu
Kokouskutsu Kokouskutsu 11 (16) 8 Asianro HUS/1418/2017 Pysyväisohje 9/2014 "Uudelleensijoituksen periaatteet" päivittäminen Selostus Uudelleensijoituksen periaatteista ohjeistettiin ohjekirjeellä 2014. Ohje laadittiin aluksi määräaikaisena vuoden 2016 loppuun. Päivitettyyn ohjeeseen on tehty tekstitarkennuksia ja lisätty esimerkkejä ohjeen käyttäjiltä saatujen palautteiden perusteella. Uudelleensijoituksen periaatteisiin ei ole tullut muutoksia. Ohje on voimassa toistaiseksi ja tulee voimaan 1.5.2017. Lisäksi laaditaan yksityiskohtaisemmin käytännön menettelytapaohjeet tukemaan henkilöstöpäälliköitä ja esimiehiä uudelleensijoitusprosessin eri vaiheissa. Päivitystä varten ohjeeseen pyydettiin kommentteja henkilöstöpäälliköiltä ja henkilöstön edustajilta; kommentit on huomioitu ohjeen viimeistelyssä. Henkilöstötoimikunta merkitsee pysyväisohjeen 9/2014 Uudelleensijoituksen periaatteet päivittämisen tiedoksi. Lisätiedot henkilöstöresurssipäällikkö Pia Keijonen, p. 050 428 7906
Kokouskutsu Kokouskutsu 12 (16) 9 Asianro HUS/315/2017 Sote-tilannekatsaus Selostus Henkilöstötoimikunta merkitsee sote-tilannekatsauksen tiedoksi. Lisätiedot toimitusjohtaja Aki Lindén, p. 471 71200
Kokouskutsu Kokouskutsu 13 (16) 10 Asianro HUS/315/2017 Toimitusjohtajan ajankohtaiset asiat Selostus Henkilöstötoimikunta merkitsee toimitusjohtajan ajankohtaiset asiat tiedoksi. Lisätiedot toimitusjohtaja Aki Lindén, p. 471 71200
Kokouskutsu Kokouskutsu 14 (16) 11 Asianro HUS/323/2017 Työryhmiin nimeämiset Merkitään tiedoksi henkilöstönedustajat työryhmiin. Lisätiedot Hevan pj. Mikael Salakka, p. 040 5150 660 Jakelu
Kokouskutsu Kokouskutsu 15 (16) 12 Asianro HUS/315/2017 Muut asiat Merkitään muut asiat tiedoksi.
Kokouskutsu Kokouskutsu 16 (16) 13 Asianro HUS/315/2017 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen. Seuraava kokous pidetään 18.5.2017.