LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN KIINTEISTÖOHJELMA

LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN KIINTEISTÖOHJELMA Tilakeskus 03.01.2014

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 1.1 Tausta 1.2 Kiinteistöohjelman sisältö 1.3 Visio 1.4 Kriittiset menestystekijät 2 TILAKESKUKSEN KIINTEISTÖJOHTAMISEN TOIMINTAMALLI 2.1 Tilakeskuksen tehtävät 2.2 Tilakeskuksen johtajan tehtävät 2.3 Tilakeskuksen johtoryhmä 2.4 Tulosalueiden tehtävät ja johtaminen 2.4.1 Toimitilajohtaminen 2.4.2 Rakennuttaminen ja suunnittelu 2.4.3 Kiinteistöpalvelut 2.5 Tulosalueiden päälliköiden tehtävät 3 TILAKESKUKSEN ISÄNNÖINNIN JA KIINTEISTÖNHOIDON TOIMINTAMALLI 3.1 Isännöintipalvelut ja toritoiminta 3.1.1 Isännöintipalvelujen tehtävät 3.1.2 Isännöitsijän tehtävät 3.2 Kunnossapitopalvelut 3.2.1 Kunnossapitoalueen tehtävät 3.2.2 Kunnossapitoalueiden työnjohtajien tehtävät 4 KAUPUNGIN OMISTUKSESSA OLEVAT RAKENNUKSET 4.1 Tilat nyt ja tarve tulevaisuudessa 4.2 Rakennusomaisuuden korjausvelka, peruskorjaustarve ja perusparannustarve 4.3 Tilojen tehokkaan käytön turvaaminen 4.4 Rakennuskannan kunnon turvaaminen 4.5 Periaatteet nykyisten tilojen hallinnassa 4.5.1 Tilojen salkuttaminen 4.5.2 Tilojen kuntoluokitus 4.6 Periaatteet tilojen hankinnassa 4.6.1 Rakentaminen 4.6.1.1 Urakoitsijoiden valintaperusteet 4.6.1.2 Suunnittelijoiden valintaperusteet 4.6.1.3 Energiatehokkuusluokitus 4.6.2 Vuokraus 4.6.3 Ostaminen 4.7 Investointien rahoitus 4.7.1 Rahoitusvaihtoehdot 4.8 Vuokrausperiaatteet 4.8.1 Vuokrauksen yleisperiaatteet 4.8.2 Vuokran määräytymisperiaatteet 4.8.2.1 Sisäinen vuokraus 4.8.2.2 Kuntayhtymille vuokraus 4.8.2.3 Kaupunkiyhtiöille vuokraus 4.8.2.4 Ulosvuokraus 5 ULKOPUOLISILLE VUOKRATUT JA ULKOA VUOKRATUT TILAT 5.1 Ulkopuolisille vuokratut tilat 5.2 Ulkoa vuokratut tilat

3 6 VAKUUTTAMINEN 7 KIINTEISTÖOHJELMAN SEURANTA JA PÄIVITYS

4 1 JOHDANTO 1.1 Tausta Lappeenrannan kaupungin tuottavuustoimikunta on raportissaan 7.6.2010 kohdassa 6. Kiinteistöjen määrä, hoito ja rahoitustapa pyytänyt laatimaan kiinteistöohjelman. Kiinteistöohjelmassa linjataan miten kaupungin toimitilojen omistus ja ylläpito on tarkoituksenmukaisinta järjestää. Hyvät ja toimivat tilat ovat edellytys kaupungin palveluille. Tilojen ylläpitoon ja hankintaan on syytä kiinnittää entistä enemmän huomiota niiden suuren taloudellisen merkityksen tähden. Tällä kiinteistöohjelmalla ohjeistetaan tilakeskuksen toimintasäännöt ja periaatteet. Tässä ohjelmassa esitetyt tilojen salkuttaminen, kuntoluokitus ja ylläpitoluokitus kuvaavat kaupungin omistamien rakennusten tahtotilan tulevina vuosina. Tämän pohjalta laaditaan perusparannus-, peruskorjaus- ja kunnossapito-ohjelmat vuosittain. Myytäväksi esitetyt rakennukset tuodaan vuosittain erikseen teknisen lautakunnan päätettäviksi. 1.2 Kiinteistöohjelman sisältö 1.3 Visio Tässä kiinteistöohjelmassa esitetään toimintamalli kiinteistöjohtamiselle, isännöinnille ja kiinteistönhoidolle. Arviointi kiinteistöjen tarpeesta ja määrästä (omat tilat vs. vuokratut tilat). Selvitys rakennusten omistamisesta ja vuokrausperiaatteista sekä investointien rahoitusvaihtoehdoista ja rakennusten vakuuttamisesta. Tilakeskus on luotettava, yhteistyökykyinen toimitilojen suunnittelija, rakentaja, ylläpitäjä ja isännöitsijä. Tilakeskuksen vuokraamat tilat ovat terveellisiä, turvallisia ja taloudellisia käyttää niin, ettei niille ole vaarana käyttökiellon asettaminen. 1.4 Kriittiset menestystekijät Omistajan näkökulma - Julkisten rakennusten arvon säilyttäminen niin, että peruskorjausinvestointien osuus kasvaa - Elinkaarikustannusten optimointi ja energiatehokkuuden lisääminen - Tilojen ja palveluiden kokonaisedullinen määrä ja laatu Asiakkaan näkökulma - Turvaa ja parantaa asiakkaan oman tuotannon edellytyksiä toimitiloissa - Vuokran (sisäinen/ulkoinen) määräytymisperusteiden tunnistaminen toimitilassa tuotetun tuotteen hinnoittelussa Talouden näkökulma - Toimii taloudellisesti ja turvaa omaisuuden arvon Toiminnan näkökulma - Toimii suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja sopimuksen mukaisesti laatuun panostaen Henkilöstön näkökulma - Motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilöstö - Joustava, tuottavuutta edistävä talousohjaus

5 - Hyvä johtamiskulttuuri Ympäristön näkökulma - Tiloissa ja palveluissa huomioidaan kestävä kehitys ja mahdollisimman pieni ympäristökuormitus Kulttuuri- ja rakennushistorialliset näkökulmat - Kaupunki pyrkii osaltaan kiinteistöjen käytössä, muokkaamisessa, myynnissä, purkamisessa ja korjauksissa huomioimaan kulttuurisesti kestävän kehityksen eli kaupungin rakennusperintöön liittyvät imagolliset, kaupunkikuvalliset sekä kulttuuri- ja rakennushistorialliset arvoulottuvuudet. 2 TILAKESKUKSEN KIINTEISTÖJOHTAMISEN TOIMINTAMALLI 2.1 Tilakeskuksen tehtävät Tilakeskus toimii taseyksikkönä 01.01.2014 alkaen ja sen tehtävänä on 1. Kaupungin toimialojen ja muiden vuokralaisten tilantarpeiden täyttäminen järjestämällä niille tarkoituksenmukaiset tilat 2. Toimitiloihin tarvittavien kiinteistö- ja käyttäjäpalveluiden järjestäminen 3. Tarvittavien tilojen hankkiminen sekä tilojen luovutus, myynti ja purkaminen 4. Rakennettujen kiinteistöjen arvon kehittäminen 5. Tilaomaisuuden ja sen tuottavuuden kehittäminen 6. Tilankäytön asiantuntijana toimiminen Tilakeskus jaetaan toimitilajohtamisen, rakennuttamisen ja suunnittelun sekä kiinteistöpalvelujen tulosalueisiin. Rakennuttamisen ja suunnittelun tulosalue jaetaan suunnittelun, rakennuttamisen ja rakentamisen tulosyksiköihin. Kiinteistöpalvelut jaetaan kanta-lappeenrannan läntiseen ja itäiseen sekä Joutsenon kunnossapitoalueeseen. Ylämaa kuuluu läntisen kunnossapitoalueen piiriin. 2.2 Tilakeskuksen johtajan tehtävät Tilakeskuksen johtajan tehtävänä on 1. Vastata tilakeskuksen strategisesta suunnittelusta, toiminnan ja talouden suunnittelusta sekä kehittämisestä 2. Vastata tilakeskuksen tulostavoitteiden toteuttamisesta 3. Vastata tilakeskuksen osalta teknisen lautakunnan päätösten toimeenpanosta 4. Vastata tilakeskuksen talousarvion, toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen laadinnasta 5. Vastata sisäisestä valvonnan toimivuudesta 6. Suorittaa muut teknisen lautakunnan määräämät tehtävät 2.3 Tilakeskuksen johtoryhmä Tilakeskuksella on tilakeskuksen johtajan johdolla toimiva johtoryhmä, johon kuuluvat rakennuttajapäällikkö, suunnittelupäällikkö ja kunnossapitopäällikkö. Johtoryhmän tehtävänä on tukea tilakeskuksen johtajaa toiminnan kehittämisessä sekä osallistua asioiden valmisteluun. Johtoryhmän tehtävänä on muun muassa

6 1. Sovittaa yhteen tulosalueiden toimintaa tavoitteiden saavuttamiseksi 2. Käsitellä lautakunnalle esiteltävät asiat ja seurata päätösten täytäntöönpano 3. Seurata ja ohjata toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista 4. Vastata henkilöstön kehittämisestä ja käsitellä henkilöstöä koskevat asiat 5. Vastata viestinnästä 2.4 Tulosalueiden tehtävät ja johtaminen 2.4.1 Toimitilajohtaminen Toimitilajohtamisen tulosalue vastaa kaupungin hallinnassa olevien toimitilojen arvon säilyttämisestä, kiinteistötaloudesta ja taloudellisuuden kehittämisestä. Tulosalueen vastuulla on rakennuskannan kunnosta huolehtiminen, kunnossapidon ohjelmointi sekä tuottavuuden parantaminen. Tulosalue vastaa toimitilojen käyttäjäpalveluiden (lämpö, sähkö, vesi- ja jätehuolto) järjestämisestä. Tulosalue vastaa asiakkaiden toimitilatarpeiden täyttämisestä vuokraamalla näille tilat ja tilaamalla palveluita muilta tulosalueilta. Tulosalue vastaa myös tilakeskuksen talousarvion laadinnasta, seurannasta, ohjauksesta, raportoinnista sekä tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnasta. Tulosalueen johtajana on tilakeskuksen johtaja. 2.4.2 Rakennuttaminen ja suunnittelu Rakennuttaminen ja suunnittelu-tulosalue jakautuu rakennuttamisen, suunnittelun ja rakentamisen tulosyksiköihin. Tulosalueen päällikkönä toimii rakennuttajapäällikkö. Rakennuttaminen Rakennuttamisen tulosyksikkö hoitaa kaupungin toimitilojen uudisrakennusten, laajennusten, peruskorjaus- ja muutostöiden rakennuttajatehtävät tavoitteena tilojen kokonaistaloudellisuus koko rakennuksen elinkaaren ajalla. Rakennuttaminen käsittää hankesuunnittelun erikseen sovittavassa laajuudessa, suunnittelun ohjauksen, rakentamisen valmistelun ja valvonnan noudattaen lakia julkisista hankinnoista, kaupunginhallituksen hyväksymiä hankintaohjeita ja muita kaupungin sisäisiä ohjeita. Tulosyksikköä johtaa rakennuttajapäällikkö. Suunnittelu Suunnittelun tulosyksikkö toimii asiantuntijana rakennushankkeiden suunnittelussa ja suunnittelun ohjauksessa sekä vastaa pääsuunnittelijan tehtävistä erikseen sovittavissa hankkeissa tavoitteena tilojen kokonaistaloudellisuus koko rakennuksen elinkaaren ajalla. Suunnittelun tulosyksikkö toimii tilankäytön asiantuntijana asiakkaiden työympäristön kehittämishankkeissa, tarveselvityksissä ja hankesuunnitelmissa. Tulosyksikköä johtaa suunnittelupäällikkö.

7 Rakentaminen Rakentaminen jakautuu kolmeen rakentaja ryhmään joita johtavat vastaavat mestarit. Heidän tehtävänään on huolehtia rakennusten vuosikorjaustöistä ja resurssien salliessa osallistuvat pienehköjen investointien toteuttamiseen. Tulosyksikköä johtaa rakennuttajapäällikkö. 2.4.3 Kiinteistöpalvelut Kiinteistöpalvelut tulosalue jakautuu isännöinti- ja kunnossapitopalveluihin. Tulosalue vastaa kiinteistöjen kunnon säilyttämisestä sekä järjestää, tuottaa ja kehittää ylläpitopalveluja ja vastaa vuokraustoiminnasta sekä toritoiminnasta. Tulosalueen päällikkönä toimii kunnossapitopäällikkö. Tulosalueen toiminnan tavoitteena on tarjota vuokralaisilleen terveelliset ja turvalliset toimitilat pitämällä ne käyttökelpoisessa kunnossa niin ettei työympäristön terveellisyyden pohjalta käyttökieltoja tulla asettamaan. Tulosalueen tehtäviin kuuluvat 1. Toimitilojen kiinteistönhoitopalvelut muodostuen talotekniikan ja ulkoalueiden hoidosta, turvapalveluista ja käyttäjäpalveluista 2. Toimitilojen kunnossapitotyöt 3. Talotekniikan asiantuntijatehtävät, olosuhde- ja kaukovalvonnan hoitaminen sekä erityislaitteiden hoito, energiatehokkuuden ylläpito ja parantaminen 4. Toimitilojen vuokraustoiminta sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön omien ja ulkoa vuokrattujen tilojen osalta 5. Toritoiminta Kiinteistöjen arvon säilyttämiseksi tulosalue järjestää ja tuottaa kiinteistö- ja kunnossapitopalveluja ennakoivasti. Lisäksi tulosalue laatii esityksen pitkän tähtäimen suunnitelmaksi ja vuosittaisista kunnossapito-ohjelmista rakennuskohtaisesti. Kunnossapitopalaverit Tulosalueen henkilöstö kokoontuu kuukausittain kunnossapitopäällikön johdolla pidettäviin kunnossapitopalavereihin, joihin osallistuvat kunnossapitotyönjohtajat, kiinteistöhuoltajat, isännöitsijä, apulaisisännöitsijä, torivalvoja sekä käsiteltävistä asioista riippuen kiinteistösihteeri. Kunnossapitoinsinööri pitää tarvittaessa koulujen talonmies-vahtimestareille palavereja. Kunnossapitopalaveritoiminnan tavoitteena on kehittää käytännön toimintaa, käsitellä yhteisiä asioita, kiinteistöjen ongelmakohtia ja sopia toimintatavoista vastuuttaen jatkotoimenpiteiden hoitajat. 2.5 Tulosalueiden päälliköiden tehtävät Tulosalueen päällikön tehtävänä on 1. Johtaa, suunnitella ja kehittää tulosalueen toimintaa yhdessä henkilöstön kanssa ja vastata tulosalueelle asetettujen toiminnallisten, taloudellisten ja laadullisten tavoitteiden saavuttamisesta

8 2. Vastata tulosalueen toimialaan kuuluvien asioiden valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta 3. Tehdä ehdotukset tulosalueen toimintasuunnitelmiksi ja talousarvioksi 4. Vastata tulosalueen talousarvion, tulos- ja palvelutavoitteiden toteutumisesta ja vastata toiminnan raportoinnista tilakeskuksen johtajalle 5. Vastata tulosalueen toimialaan kuuluvien hankinta- ja vuokrasopimusten valmistelusta ja valvoa sopimusten noudattamista 6. Vastata, että tulosalueen vastuulla olevaa kiinteää ja irtainta omaisuutta hoidetaan huolellisesti ja käytetään tarkoituksenmukaisesti 7. Vastata tulosalueen henkilöstön osaamisesta ja koulutuksesta, työhyvinvoinnista, työsuojelusta ja muusta työympäristön kehittämisestä 8. Vastata yhteistyöstä tulosyksiköiden ja asiakkaiden sekä sidosryhmien välillä 9. Suorittaa muut tilakeskuksen johtajan määräämät tehtävät 3 TILAKESKUKSEN ISÄNNÖINNIN JA KIINTEISTÖNHOIDON TOIMINTAMALLI 3.1 Isännöintipalvelut ja toritoiminta Isännöintipalvelut ja toritoiminta sisältyvät tilakeskuksen organisaatiossa kiinteistöpalvelut tulosalueeseen, jonka päällikkönä toimii kunnossapitopäällikkö. Isännöintipalveluja tuottavat isännöitsijä ja apulaisisännöitsijä. Heitä avustavat tulosalueen kiinteistösihteeri ja toimistosihteeri. Isännöintipalvelut tuottaa toimitilapalveluja kaikille kaupungin toimialoille ja tilojen käyttäjille mukaan lukien ulos vuokrattujen tilojen vuokralaiset. Kaupungin omaan toimintaan tai niihin rinnastettavia toimialoja ovat kasvatus- ja opetustoimi (koulu- ja päiväkotitoiminnot), kaupunginkanslia, kulttuuri- ja vapaa-aikatoimi (teatteri-, kirjasto-, museo- ja liikuntatoiminnot), tekninen toimi (varikot), Etelä-Karjalan pelastuslaitos, Lappeenrannan seudun ympäristötoimi, Saimaan talous ja tieto Oy, Saimaan Tukipalvelut Oy, Williparkki Oy ja EKSOTE Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (sairaala- ja hoivapalvelutoiminnot). Käyttäjien toiminnan monimuotoisuus ja erityislaatuisuus huomioiden isännöintipalvelujen ulkoistaminen ei ole tarkoituksenmukaista käyttäjien vaatimusten täyttävien palvelujen tuottamiseksi. Toritoimintaa hoitaa kunnossapitopäällikön alaisuudessa oleva torivalvoja, jota avustaa kaksi osa-aikaista apulaistorivalvojaa. Toiminnassa olevia toreja on viisi (kauppatori, satamatori, Lauritsalan tori, Joutsenon tori ja Sammontori), joista yksi on niin sanottu myyntipaikka (Sammontori). Lauritsalan torin ja Sammontorin käyttö on vähäistä. Niiden toiminnan jatkamista tulee harkita. 3.1.1 Isännöintipalvelujen tehtävät Isännöintipalvelujen tehtävänä on 1. Vastata kaupungin omistamien ja ulkoa vuokrattujen rakennusten ja toimitilojen vuokraustoiminnasta sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön 2. Vastata vuokrasopimusten päivittämisestä budjetoitujen vuokratulojen saavuttamiseksi 3. Vastata kiinteistö- ja turva- ja käyttäjäpalvelujen toimintaan liittyvien hankinta-, huolto- ja lakisääteiseen tarkastustoimintaan liittyvien sopimusten laatimisesta, kilpailuttamisesta ja valvonnasta

9 4. Osallistua rakennuskohtaisen pitkän tähtäimen suunnitelman ja vuosittaisen kunnossapito-ohjelman laatimiseen ja priorisointiin niin, että tilojen huono kunto ei ole vuokrauksen esteenä 5. Huolehtia kiinteistöjen tehokkaasta vuokrauksesta niin, ettei tiloja pidetä tarpeettomasti tyhjillään 6. Vastata toritoiminnasta 3.1.2 Isännöitsijän tehtävät Isännöitsijän tehtävänä on 1. Kehittää isännöintitoimintaa mukaan lukien toritoimintaa tilakeskuksen tulostavoitteiden ja kiinteistöjohtamisen mukaiseksi 2. Suunnitella ja kehittää tilakeskuksen vuokraustoimintaa kaupungin vuokralle antamien ja vuokralle ottamien tilojen osalta tehokkaaksi ja kaupungin kannalta edulliseksi 3. Tehdä aloitteita ja esityksiä isännöintitoimintojen kehittämiseksi taloudelliseksi ja tehokkaaksi kiinteistöjen energiatalouden, ympäristön ja turvallisuuden kannalta 4. Järjestää kiinteistönhoito-, huolto-, turva- ja käyttäjäpalveluiden kilpailuttaminen ja tilaaminen, arvioida niiden tarkoituksenmukaisuutta, valvoa sopimusten noudattamista ja suorittaa ostopalvelujen laadunvalvontaa 5. Neuvotella, kehittää ja sopia vuokralaisten ja vuokranantajien kanssa vuokraustoimintaan tai tilapäiskäyttölupiin liittyvistä sopimusehdoista, laatia sopimukset ja valvoa niiden noudattamista 6. Avustaa vastuulleen kuuluvien teknisen lautakunnan päätöstä vaativien asioiden valmistelussa ja osallistua päätösten toimeenpanoon ja noudattamiseen 7. Vastata vastuulleen kuuluvalta osalta tilakeskuksen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta (talousarvio, vuokrien perusteet ja vuokrien kehitys) 8. Vastata sisäisen valvonnan toimivuudesta vastuulleen kuuluvalta osalta 9. Osallistua kiinteistöjen kunnossapitopalavereihin 10. Toimia kunnossapitopäällikön sijaisena 11. Suorittaa muut esimiehen määräämät tehtävät Apulaisisännöitsijä avustaa isännöitsijää edellä mainituissa tehtävissä ja toimii isännöitsijän sijaisena. Lisäksi apulaisisännöitsijälle kuuluvia erikseen nimettyjä tehtäväkokonaisuuksia ovat: - vuokralaskutus - kiinteistöjen jätehuoltopalvelujen toiminnasta vastaaminen - avainhallinnasta vastaaminen - ilkivaltailmoitusten tekeminen poliisiviranomaiselle 3.2 Kunnossapitopalvelut Kunnossapitopalvelut sisältyy tilakeskuksen organisaatiossa kiinteistöpalveluttulosalueeseen, jonka päällikkönä toimii kunnossapitopäällikkö. Kunnossapitopalveluiden tavoitteena on pitää toimitilat käyttökelpoisessa kunnossa toteuttamalla ennakoivaa huoltoa, pitkän tähtäimen hoitosuunnitelmia ja vuosittaista kunnossapito-ohjelmaa rakennuskohtaisesti. Perusperiaatteena on hoitaa kiinteistöjen talotekniikan ylläpito tilakeskuksen oman henkilöstön toimesta ja ostaa kiinteistöjen ulkoaluehoito ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Ulkoaluehoidon valvontaa suorittaa torivalvoja oman toimensa ohessa.

10 Rakennusten vuosikorjaustyöt tekee pääsääntöisesti neljä tilakeskuksen rakentamisryhmää, joista yksi toimii Joutsenossa. Ulkopuolisia kilpailutettuja vuosisopimusurakoitsijoita käytetään, mikäli tilakeskuksen omat resurssit eivät riitä. Talotekniikkaan liittyvät asennustyöt ostetaan pääsääntöisesti ulkopuolisilta urakoitsijoilta. Kasvatus- ja opetustoimelle käyttäjäpalveluja tuottavat tilakeskuksen organisaatioon kuuluvat laitosmiehet ja talonmies-vahtimestarit. Kunnossapito-tulosyksiköt Kunnossapitopalvelut on jaettu kolmeen tulosyksikköön, joista käytetään nimityksiä - Läntinen kunnossapitoalue (Kauppakadusta länteen ja Ylämaa) - Itäinen kunnossapitoalue (Kauppakadusta itään kanavaan asti) - Joutsenon kunnossapitoalue (Joutseno, Korvenkylä, Rauha-Tiuru, Nuijamaa, kanavan itäpuoliset kohteet) Kunnossapitoalueet-tulosyksiköiden toiminnasta vastaavat niiden työnjohtajina kunnossapitoinsinööri ja kaksi kunnossapitomestaria. Heidän alaisuudessaan on 10 kiinteistöhuoltajaa, 5 laitosmiestä ja 8 talonmies-vahtimestaria, joista yksi on osaaikainen. Lisäksi Joutsenon kunnossapitoalueella toimii kunnossapitomestarin alaisuudessa rakennusryhmä muodostuen neljästä rakennusammattimiehestä. Vikojen ja korjaustarpeiden tiedoksi saantia ja korjaustöiden nopeuttamista auttaa vuonna 2010 käyttöönotettu huoltokirja ja siihen liittyvä huollon vikailmoitusjärjestelmä, jonka välityksellä tilojen käyttäjät ja vuokralaiset tekevät vikailmoituksen. Työnjohtajat suunnittelevat vikailmoitukset huoltokirjan kautta toteutukseen. Huoltokirjaan on ohjelmoitu myös määräaikaishuollot, joista tulee muistutus kiinteistöhuoltajille. Keskitettyyn kiinteistövalvomoon on liitetty 61 kiinteistöä, liitäntätyö on meneillään neljässä kiinteistössä ja suunnittelussa on 19 kiinteistön liittäminen. Kiinteistöjen kulutusta seurataan nettipohjaisen FimX-kulutusseurantajärjestelmän kautta. Kunnossapitoalueet-tulosyksiköt vastaavat kiinteistönhoidosta ja kunnossapidosta sekä eräiden koulujen ja terveydenhoitolaitosten käyttäjäpalveluista niin, että toimitilat toimivat moitteettomasti ja tilat ovat turvallisia ja terveellisiä käyttää. 3.2.1 Kunnossapitoalueen tehtävät Kunnossapitoalueiden tehtävänä on 1. Järjestää ja tuottaa ennakoivasti kunnossapitopalveluja kiinteistöjen arvon säilyttämiseksi 2. Vastata lämpö-, sähkö-, vesi- ja viemärilaitteiden ja ilmanvaihtolaitteiden moitteettomasta toiminnasta niihin liittyvine korjaus-, asennus-, ylläpito-, hoito- ja huoltotehtävineen 3. Vastata erityislaitteiden, kiinteistöautomaation, hissien, paloilmoitin- ja sammutusjärjestelmien toimintakunnosta 4. Vastata turvajärjestelmien; turva- ja merkkivalaistuksen, rikosilmoittimien, kameravalvonnan, kiinteistöhälytyslaitteiden toimintakunnosta sekä niihin liittyvien jatkohälytysten toimimisesta 5. Hoitaa kaukovalvontaa

11 6. Vastata ulkoalueiden kunnossapidosta ja valvoa ostopalveluiden laadun toteutumisesta 7. Vastata rakennusten ja toimitilojen suunniteltujen, määräaikaisten tai välittömien korjaus- ja kunnossapitotoimenpiteiden toteuttamisesta 8. Ylläpitää huoltokirjaa ja suorittaa siihen liittyvää huollonohjausta 9. Hoitaa kiinteistöpäivystys (24 h) 3.2.2 Kunnossapitoalueiden työnjohtajien tehtävät Kunnossapitoalueiden työnjohtajien tehtävänä on 1. Suunnitella, kehittää ja vastata kaupungin omistamien tai hallitsemien toimitilojen korjauksista ja vuosittaisesta kunnossapidosta tilakeskuksen tulostavoitteiden ja kiinteistöjohtamisen mukaisesti 2. Vastaanottaa kiinteistöjen ja toimitilojen vika- ja korjauspyynnöt, jota varten käytössä on huoltokirja ja huollon vikailmoitusjärjestelmä 3. Tilata ja valvoa kiinteistöjen, tilojen ja korjaus- ja kunnossapitotehtävien työsuoritukset 4. Laatia, priorisoida ja toteuttaa kiinteistöjen ja tilojen vuosikorjausohjelma 5. Suunnitteluttaa kunnossapitokorjaukset teknisen lautakunnan valitsemilla vuosisopimussuunnittelijoilla 6. Vastata LVISA- ja turvajärjestelmien, talotekniikan ja erityislaitteiden ylläpidosta, hoidosta ja huollosta 7. Osallistua kiinteistöjen kunnossapitopalavereihin 8. Suorittaa muut esimiesten määräämät tehtävät 4 KAUPUNGIN OMISTUKSESSA OLEVAT RAKENNUKSET Tilakeskus tarjoaa kaupungin palvelutoiminnoille tarkoituksenmukaiset, lisäarvoa antavat, käyttökustannuksiltaan taloudelliset, energiatehokkuudeltaan hyvät, turvalliset ja terveelliset toimitilat. Toimitiloja hankittaessa ja suunniteltaessa ensisijainen vaihtoehto toiminnan sijoittamiselle on kaupungin omistama tila. Muina vaihtoehtoina on ulkoa vuokrattu, aiottuun käyttötarkoitukseen hyvin soveltuva tila. Palvelutoimintojen tilantarveselvityksissä ja hankesuunnitelmissa tavoitteena on olemassa olevan tilaomaisuuden mahdollisimman tehokas käyttö ja vasta sen jälkeen laajennus- ja uudisrakentamisvaihtoehto tai ulkopuolinen vuokraus. Tilakeskus ohjaa ja valvoo hankkeiden suunnittelua omistajan näkökulmasta tavoitteena toimivat, tarkoituksenmukaiset ja laajuudeltaan riittävät tilat. 4.1 Tilat nyt ja tarve tulevaisuudessa Kaupunki omistaa (31.12.2013) 694 rakennusta, joiden yhteenlaskettu huoneistoala on 321 478 m 2 ja tilavuus 1 528 456 m 3. Rakennusomaisuuden arvot on päivitetty vuoden 2012 tasolle. Arvojen päivityksessä on mukana 658 rakennusta, joiden pinta-ala on 330 955 m 2, tekninen arvo 397 M ja jälleenhankinta-arvo 582 M. Keskityttäessä kaupungin ydintoimintoihin, on tilojen tarve (salkut A, B ja C) tulevaisuudessa noin 63 % kaupungin tällä hetkellä omistamasta rakennuskannasta. Salkun L rakennukset on siirretty nuoriso- ja liikuntatoimen vastuulle eikä niille enää määritellä arvoja eikä korjausvelkaa ja ne poistetaan tilakeskuksen rakennusluettelosta.

12 Kaupungin ydintoimintojen kannalta tarpeettomat rakennukset myydään tai puretaan. 4.2 Rakennusomaisuuden korjausvelka, peruskorjaustarve ja perusparannustarve Korjausvelkaindeksi Korjausvelkaindeksi mittaa omistettujen rakennusten vuosittaista korjausvelan muutosta. Korjausvelkaindeksi kuvaa kulumisen ja omaisuuteen suoritettujen toimenpiteiden jälkeistä rakennusten kunnon sekä investointitarpeen muutosta koko omaisuusmassassa. Mikäli rakennuksiin ei ole investoitu riittävästi, syntyy rakennuksiin korjausvelkaa, joka tietyn kulumisen jälkeen näkyy myös kasvaneena perusparannustarpeena kaikkien rakennusten osalla. Korjausvelkaindeksi mittaa vuosittain sitä, miten korjausvelka sekä perusparannustarve ovat rakennusomaisuudessa kehittyneet. Keskeisimmät korjausvelkaan ja perusparannustarpeeseen vaikuttavat tekijät ovat: 1. Rakennusten kuluminen 2. Kaikki rakennuksiin kohdistuneet investoinnit sekä suuremmat kunnossapitotyöt 3. Rakennusten myynnit ja purut 4. Rakentamisen kustannustason muutos Korjausvelkaindeksin tunnusluvut on luotu yhteistyössä Trellum Consulting Oy:n ja Suomen suurimpien kaupunkien tilahallintojen kanssa. Tunnuslukuja voidaan käyttää vertailtaessa kaupungin omaa rakennusomaisuuden tilaa ja muiden kaupunkien rakennuskantaa. Korjausvelkaindeksissä tuotetaan kolme erillistä omaisuuden hallintaan liittyvää tunnuslukua, joiden kehittymistä korjausvelkaindeksissä seurataan. Tunnusluvut ovat: 1. Korjausvelka 2. Peruskorjaustarve 3. Perusparannustarve Korjausvelka kuvaa määritelmällisesti sitä, kuinka paljon koko salkun rakennuksista on vuosien saatossa tingitty rahaa, jotta ne olisivat fyysisesti tämän päivän käyttöä vastaavassa kunnossa. Lappeenrannan kaikkien rakennusten laskennallinen korjausvelka (75 %) on vuoden 2012 arvojen mukaan 63 M, josta kaupungin palvelutuotannon käyttöön tarvittavien (A, B ja C salkut) osuus on 32 M jakautuen A salkku 23 M, B salkku 0,4 M ja C salkku 8,6 M. Yleisesti ei tavoitteellisena tasona pidetä 100 %:n kuntoa, jossa rakennus joka päivä vastaisi uuden vastaavan rakennuksen kuntoa. Hyväksyttävänä tasona, jossa kuluminen ei vielä oleellisesti haittaa käyttöä pidetään 75 %:n tasoa vastaavasta uudesta. Käyttäjän kannalta tämä tarkoittaa sitä, että tila palvelee käyttötarkoitustaan lievästä vanhanaikaisuudestaan huolimatta. Kun rakennuksen kunto laskee alle tämän tason, syntyy laskennallista korjausvelkaa. Peruskorjaustarve kuvaa sitä, kuinka paljon salkun huonokuntoisiin rakennuksiin tulisi investoida rahaa, jotta ne olisivat alkuperäiseen tasoon nähden erinomaisessa kunnossa. Lappeenrannan kaupungin rakennusten laskennallinen peruskorjaustarve on vuoden 2012 arvojen mukaan 75 M, josta A salkun osuus on 23 M, B salkun osuus on 0 M ja C salkun osuus on 9 M.

13 Perusparannustarve kuvaa sitä, kuinka paljon huonokuntoisiin rakennuksiin tulisi investoida rahaa, jotta ne olisivat tämän päivän uusien käyttötarkoitukseltaan vastaavien rakennusten tasoisessa kunnossa. Perusparannustarve sisältää myös toiminnalliset muutokset eli ne toimenpiteet, jotka rakennukset vaativat vastatakseen tämän päivän toiminnallisia ja lainsäädännöllisiä vaatimuksia. Lappeenrannan kaupungin rakennusten laskennallinen perusparannustarve on vuoden 2012 arvojen mukaan 132 M, josta A salkun osuus on 41 M, B salkun osuus on 0 M ja C salkun osuus on 16 M. 4.3 Tilojen tehokkaan käytön turvaaminen Omassa käytössä olevat rakennukset säilytetään sellaisessa kunnossa, että oma toiminta niissä voidaan hoitaa optimaalisella tasolla. Näissä kohteissa tehdään muutos- ja korjaustöitä siten, että elinkaaritaloudelliset näkökohdat saadaan optimoitua. Uudisrakentamisessa tilojen suunnittelussa painotetaan elinkaarta, kestävää kehitystä, energiatehokkuutta, muunneltavuutta tulevaisuuden tarpeisiin, yhteensopivien toimintojen keskittämistä samoihin tiloihin (esim. päiväkoti ja koulu) sekä sen kautta tehokkuuden ja työympäristön viihtyvyyden lisäämistä. Keskittämisen kautta saadaan parannettua toiminnan kokonaistaloudellisuutta. 4.4 Rakennuskannan kunnon turvaaminen Rakennuskannan kunto turvataan investointien puiteohjelman mukaisin investoinnein sekä pääoma-, peruskorjaus- ja ylläpitovastiketulojen mahdollistamilla korjauksilla. Rakennusten huoltotoimintojen optimoimiseksi ylläpidetään huoltokirjaa. Huoltokirjassa on elinkaaritalouden kannalta keskeiset huoltotoimenpiteet, joiden avulla voidaan ennaltaehkäistä laitteiden rikkoutuminen ja vahingon syntyminen. Rakennusosien ja LVIS- järjestelmien uusimisessa vältetään liian aikaista kesken elinkaarta tapahtuvaa uusintaa kuitenkin siten, että kaikki tarkoituksenmukaiset toimenpiteet tehdään samalla kertaa. Huoltokirjaan kiinteästi liittyvä vianilmoitusjärjestelmä mahdollistaa nopean vikojen korjausten käynnistämisen sekä huolto- ja korjaustoimenpiteiden dokumentoinnin rakennusten korjaushistoriaan. Huoltokirjan osana muodostuu myös vuosikorjausohjelma, johon kunnossapidon työnjohtajat vikailmoituksia käsitellessään siirtävät ei kiireelliset korjaustarpeet seuraavan vuosikorjausohjelman pohjaksi. Korjauksissa huomioidaan aina energiatehokkuuden parantaminen. Korjauksia suunniteltaessa huomioidaan kerralla kaikki korjaustarpeet niin, että käyttäjille ei aiheudu toistuvaa ja jatkuvaa häiriötä. Korjaustapoja ja -materiaaleja valittaessa huomioidaan kestävyys, soveltuvuus, siivottavuus ja materiaalin saatavuus tulevaisuudessa siten, että seuraava korjaus olisi mahdollisimman edullinen ja helppo toteuttaa 4.5 Periaatteet nykyisten tilojen hallinnassa 4.5.1 Tilojen salkuttaminen Tilakeskuksen hallinnassa olevien rakennusten tavoitetila ratkaistaan tilasalkutuksen avulla. Tilasalkutuksen pohjana on kaupunginvaltuuston 9.12.2013 päätös vuosina 2013-2028 korjaustarpeen omaavien rakennusten salkutuksesta, jota tilakeskus on täydentänyt muiden kaupungin omistamien rakennusten salkutuksella. Tässä kiinteistöohjelmassa on tilasalkutettu kaikkiaan 765 kohdetta, joista kaupungin

14 omistamia rakennuksia 694, kaupungin omistamia huoneistoja 6 ja ulkoa vuokrattuja tiloja 65. Lappeenrannan kaupungin omistamiin rakennuksiin on sitoutunut huomattava pääoma. Omaisuuden arvon säilyttäminen edellyttää pitkäjänteistä ja suunnitelmallista toimintaa. Lisäksi omaisuuden säilyttäminen vaatii rakennusten hoitamista, huoltamista ja kunnossapitoa. Laadukkaalla kiinteistöjohtamisella voidaan tukea asiakkaiden palvelutuotantoa. Vastuullisen omistajan toiminnan tulee olla pitkälle suunniteltua ja yhteisesti hyväksyttyyn ohjelmaan perustuvaa. Korjaamisen ja tarvittaessa korjaamatta jättämisen tulee olla huolellisesti harkittua käyttäjä- ja rakennuskohtaisesti. Tilasalkuissa rakennukset jaetaan pitkän tähtäimen tahtotilan mukaisesti eri luokkiin. Omistuksessa oleva rakennus voidaan joko omistaa edelleen, jalostaa, myydä tai purkaa. Ulkoa vuokrattujen kohteiden osalla ratkaisuna on joko jatkaa vuokrausta tai luopua siitä. Näin muodostuvat 8 eri luokkaa, joiden mukaan tilasalkku on järjestetty. Salkku A Tilat pidetään kunnossa Arvoa parannetaan peruskorjauksilla ja vuosikorjauksilla Tilakeskus kerää vuokrassa peruskorjausvastiketta, joka kattaa lainojen korot ja tässä salkussa olevien rakennusten poistot Vain näitä varten voidaan ottaa lainaa Salkku B Tila tarvitaan kaupungin palvelutuotannon käyttöön, mutta se vaatii muutostöitä käyttötarkoituksen muuttumisen vuoksi Tilat pidetään kunnossa Tilakeskus perii vuokrassa peruskorjausvastiketta, joka kattaa tässä salkussa olevien rakennusten poistot Tilaa varten voidaan ottaa lainaa Salkku C Vain aivan välttämättömät korjaukset tehdään Välitön turmeltuminen ehkäistään Kunnossapito vain viranomaisvaatimusten alarajalla Peruskorjaukset rahoitetaan salkussa E olevien rakennusten ja maa-alueiden myyntivoitoilla Peruskorjauksen jälkeen siirtyy salkkuun A ja siitä aletaan periä peruskorjausvastiketta Valtuusto vahvistaa salkulle C kiireellisyysjärjestyksen, jonka mukaisesti korjauksia toteutetaan siinä määrin kun rahoitusta on saatu hankittua Salkku D Hoidetaan vain perusylläpito Rakennuksia ei kunnosteta, vain turvallisuusmääräykset täytetään Jos menee käyttökieltoon, niin toiminta siirretään salkkujen A ja B tiloihin Teknisellä lautakunnalla on oikeus myydä kaikki tilasalkun D rakennukset ja niihin liittyvät kiinteistöt, jos rakennus siirretään pois palvelutuotannosta. Salkku E Saa myydä heti kun mahdollista Teknisellä lautakunnalla on oikeus myydä heti, kun sopiva ostaja löytyy.

15 Salkku L Liikuntatoimi vastaa liikuntapaikkojen pienrakennusten peruskorjauksista Tilakeskus ei peri kohteista sisäistä vuokraa Salkku U Ulkoa vuokrausta jatketaan Salkku P Rakennus puretaan Tilasalkku Lukumäärä Pinta-ala / m2 Tekninen arvo 2012 Jälleenhankintaarvo 2012 Korjausvelka 75% A 95 154 615 210 247 581 289 431 136 23 245 596 B 2 9 521 13 892 730 16 172 790 441 923 C 115 42 407 47 881 854 71 596 111 8 645 466 D 36 13 133 10 562 619 19 371 168 3 984 061 E 292 99 093 101 042 078 159 836 309 24 826 177 L 136 2 393 1 652 855 2 487 946 298 731 P 31 8 829 7 228 802 13 269 375 2 723 230 U 65 13 545 Kaikki yhteensä 765 338 858 388 688 292 565 761 019 63 090 901 4.6 Periaatteet tilojen hankinnassa 4.6.1 Rakentaminen Uudisrakentaminen on perusteltua vain palvelutarpeen sitä edellyttäessä. Uudisinvestointeja voidaan tehdä silloin, kun niillä voidaan pienentää käyttökustannuksia, parantaa tuottavuutta tai ne ovat elinkeinopoliittisesti perusteltuja. Uudisrakennukset suunnitellaan käytössä hyviksi todettuja rakenneratkaisuja käyttäen ja riskirakenteita välttäen. Perusparannuksissa ja peruskorjauksissa korjausasteen ylittäessä 70 % tulee harkita korjattavan kohteen korvaamista uudisrakentamisella. Ennen rakennusurakan aloittamista tilakeskus varmistaa tulevalta vuokralaiselta (kaupungin toimialat) että tällä on riittävät määrärahat perusparannusvastikkeen kattamiseen rakennuksen tai perusparannuksen valmistuttua. 4.6.1.1 Urakoitsijoiden valinta Rakennusurakat kilpailutetaan julkisten hankintojen hankintaohjeiden mukaisesti. Urakoiden hankintaperusteena voi olla kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa tarjoushinnan osuus on hankkeen ominaisuuksista riippuen 50-60 % tai halvin tarjoushinta. Hankintaperusteen ja kokonaistaloudellisen edullisuuden hinnan ja laatutekijöiden painotuksesta harkitsee tilakeskus aina hankekohtaisesti. Tarjouskilpailut ilmoitetaan HILMA-kanavalla, osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 4.6.1.2 Suunnittelijoiden valinta Suunnittelu- ja konsulttitehtävät kilpailutetaan julkisten hankintojen hankintaohjeiden mukaisesti. Hankintaperusteena on ensisijaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa tarjoushinnan osuus on hankkeen ominaisuuksista riippuen 30-50 % tai

16 joissain tapauksissa myös halvin tarjoushinta. Hankintaperusteen ja kokonaistaloudellisen edullisuuden hinnan ja laatutekijöiden painotuksesta harkitsee tilakeskus aina hankekohtaisesti. Tarjouskilpailut ilmoitetaan HILMA-kanavalla, osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 4.6.1.3 Energiatehokkuusluokitus Rakentamisessa pyritään ohjeen RIL-259-2012 mukaisesti matalaenergiarakentamiseen, jolla tarkoitetaan määräystasoa huomattavasti parempaa energiatehokkuutta uudisrakentamisessa sekä energiatehokkuuden merkittävää parantamista perusteellisen korjausrakentamisen yhteydessä. Uudisrakentamisessa tavoitteena on määräystasoa 25 % alhaisempaa E-luku, korjausrakentamisessa E-luvun puolittaminen. 4.6.2 Vuokraus Kaupungin omistamia tiloja vuokrataan pääasiassa kaupungin omille toimialoille, kuntayhtymille ja kaupungin kokonaan omistamille yhtiöille. Kaupungin palvelutoiminnoille tarpeettomat tilat myydään tai vuokrataan ulkopuolisille tilojen käyttäjille. Kaupunki vuokraa omiin käyttötarpeisiin soveltuvia tiloja tarvittaessa ulkopuolisilta omistajatahoilta silloin, kun omia tiloja ei ole saatavilla. 4.6.3 Ostaminen Kaupunki ostaa oman palvelutarpeen tyydyttämiseksi tiloja silloin, kun ne ovat käyttötarkoitukseen hyvin soveltuvia, niiden energiatehokkuus on hyvä ja niiden hankkiminen ja ylläpito on edullisempaa kuin uudistilojen rakentaminen, olemassa olevien tilojen käyttötarkoituksen muuttaminen ja/tai olemassa olevien rakennusten peruskorjaus uuteen käyttötarkoitukseen. 4.7 Investointien rahoitus Vuosikate määrittää pitkällä aikavälillä sen, miten paljon voidaan investoida. Jos investoinnit ylittävät vuosikatteen, merkitsee se lisävelkaantumista. Investointien tekemistä velkarahoituksella voidaan perustella silloin, kun investoinnit parantavat tuottavuutta, alentavat käyttökustannuksia tai lisäävät tuloja tai silloin, kun hankepanostus vahvistaa veropohjaa tai monipuolistaa elinkeinorakennetta. Investointien rahoitusta ohjaa valtuuston hyväksymä investointien puiteohjelma 2013-2028 ja siihen liittyvä tilasalkutus. Ainoastaan tilasalkkuihin A ja B sijoittuviin hankkeisiin voidaan ottaa lainarahoitusta. 4.7.1 Rahoitusvaihtoehdot Omarahoitus Rahoitetaan vuosikatteella. Osittainen omarahoitus Rahoitetaan osittain vuosikatteella ja osittain lainarahoituksella. Täysimääräinen velkarahoitus Velkarahoitus sisältää aina kilpailutuksen.

17 4.8 Vuokraus Erilaiset kiinteistö-leasing vaihtoehdot Tosiasiassa korollinen laina, johon sisältyy jäännösarvo ja lunastusmahdollisuus sovittuna aikana. Elinkaarimalli (PPP-malli) Kyseessä on velkarahoituspohjainen järjestelmä, jossa toimittaja hinnoittelee oman riskinsä ja siirtää riskin tilaajalle. Elinkaarimallilla tarkoitetaan sellaista tilapalvelujen hankinta- ja toimitustapaa, jossa palveluntuottajalle siirretään yhdellä sopimuksella vastuu ainakin rakennuksen suunnittelusta, rakentamisesta ja kiinteistöpalveluista usean kymmenen vuoden kattavan jakson ajaksi. Yleensä vähintään 25 vuotta. Elinkaarihankkeiden maksuperuste ei yleensä ole kiinteä, vaan maksun suuruus määräytyy toteutuvan palvelutason mukaan. Esim. heikennykset palvelu- tai laatutasossa pienentävät palveluntuottajan saamaa maksua. Kyseessä on velkarahoituspohjainen järjestelmä, jossa toimittaja hinnoittelee oman riskinsä ja siirtää riskin tilaajalle. Elinkaarihankkeen kokoluokan on oltava riittävän suuri (useiden kymmenien miljoonien hanke), jotta palvelujen organisointi on taloudellista (kiinteät kustannukset ovat lähes samat laajuudesta riippumatta). 4.8.1 Vuokrauksen yleisperiaatteet Tilakeskuksen ollessa vuokranantaja noudatetaan seuraavia yleisperiaatteita: Vuokravakuus Ulos vuokrattaessa peritään vuokravakuutena irtisanomisajan mukainen vuokra. Kaupungin toimialoille, kuntayhtymille ja kaupunkiyhtiöille vuokrattaessa ei vuokravakuutta peritä. Irtisanomisaika Ulosvuokrattaessa irtisanomisaika vaihtelee tapauskohtaisesti 1 kuukaudesta 6 kuukauteen. Lyhintä irtisanomisaikaa käytetään kohteissa, joille on odotettavissa kaupungin omaa käyttötarvetta tai niiden realisointi tai purku on suunnitteilla. Sisäisessä vuokrauksessa irtisanomisaika on 12 kuukautta, josta kuitenkin perustelluista syistä johtuen voidaan sopia lyhyemmästä irtisanomisajasta. Kuntayhtymille ml. Eksote ja kaupunkiyhtiöille vuokrattaessa irtisanomisaika on 12 kuukautta. Vuokrattavan tilan pinta-alan määrittäminen Pinta-ala määritetään huoneistoalana. Huoneistoalaan lasketaan myös tekniset tilat (lämmönjakohuone, hissien konehuone, ilmanvaihtokonehuone, sähköpääkeskus). Yhteisten tilojen jyvitys Vuokrattaessa vain osa rakennuksesta, määritetään pinta-ala joko huonealana tai huoneistoalana lisättynä yhteisten tilojen (aulat, käytävät, porrashuoneet, saniteettitilat ym.) osuudella. Yhteisten tilojen osuus on kolmannes vuokrattavasta alasta. Esim. vuokrattava ala 60 m 2 => vuokrasopimuksen mukainen pinta-ala on 60 m 2 + 1/3*60 m 2 = 80 m 2. Väistötilat peruskorjausten aikana Mikäli vuokratuista tiloista joudutaan korjaustöiden ajaksi siirtymään väistötiloihin, peritään sisäisessä vuokrauksessa korjauksen alaisista tiloista täysi vuokra ja väistötilat järjestetään veloituksetta. Ulkoisessa vuokrauksessa sellaiselta

18 korjausajalta, jolloin vuokralainen ei voi toimia tilassa, ei peritä vuokraa eikä sitouduta väistötilojen järjestämiseen. Sisäinen vuokralainen vapautuu korjauksen alaisena olevan tilan vuokranmaksusta, mikäli väistötilat järjestyvät ao toimialan olemassa olevista muista tiloista ja ympäristöterveysvalvontaviranomainen on määrännyt tilan käyttökieltoon tai sisäilmatyöryhmä on suosittanut luopua tilankäytöstä. Vuokran indeksisidonnaisuus Sisäisesti sekä kuntayhtymille ja kaupunkiyhtiöille vuokrattujen toimitilojen ylläpitovuokraa tarkistetaan Tilastokeskuksen julkaiseman kiinteistöjen ylläpidon kustannusindeksin vuosimuutoksen perusteella. Ulos vuokratuille tiloille määritetään vuokra, joka kokonaisuudessaan sidotaan kiinteistöjen ylläpidon kustannusindeksiin. 4.8.2 Vuokran määräytymisperiaatteet 4.8.2.1 Sisäinen vuokraus Sisäinen vuokra määräytyy pääomavuokrasta jakautuen korkoon ja korjausvastikkeeseen, peruskorjausvastikkeesta ja ylläpitovuokrasta. Erillistä tontinvuokraa ei peritä, vaan se sisältyy pääomavuokraan. Tilakeskus tulouttaa vuosittain kiinteistö- ja mittaustoimelle keskenään yhteisesti sovittavan tontinvuokraosuuden pääomavuokratulosta. Pääomavuokran korko-osuus on korkoa rakennukseen sijoitetulle pääomalle. Se määritetään rakennuksen teknisen nykyarvon perusteella. Koron suuruus on 3 % teknisestä nykyarvosta ja sitä peritään A, B ja C salkun rakennuksista. Pääomavuokran korjausvastike-osuudella katetaan rakennuksen kulumisesta aiheutuvia kustannuksia. Korjausvastike määritetään rakennuksen jälleenhankintaarvosta. Korjausvastike kuvaa sitä rahamäärää, jolla rakennus saadaan pidettyä pitkällä aikavälillä käyttökelpoisessa kunnossa. Korjausvastikkeen suuruus on 2 % jälleenhankinta-arvosta ja sitä peritään A, B ja C salkun rakennuksista sekä vielä kaupungin palvelutuotannon käytössä olevista E salkun rakennuksista. Peruskorjausvastike kattaa tilakeskuksen poistot ja korot (rahoituskulut). Peruskorjausvastiketta peritään A ja B salkun rakennuksista. Korot (rahoituskulut) katetaan A salkun rakennuksilta. Ylläpitovastike perustuu toteutuneisiin, rakennuksiin kohdistuneisiin ylläpitokustannuksiin, jotka saadaan kirjanpidosta. Ylläpitokustannuksia ovat lämmitysenergia, sähköenergia, vesi ja jätevesi, jätehuolto, ulkoalueidenhoito, rakennusten ylläpitokulu, rakennusten kunnossapito, isännöintikulu, vakuutusmaksu, huoltosopimukset (hissi, paloilmoitin, erityislaitehuolto), vartiointi, päivystys, yhtiövastikkeet, kiinteistövero ja käyttäjäpalvelut (talonmies- vahtimestarit). Vuosittaista vuokraa laskettaessa on käytettävissä tilinpäätöstiedot edellistä edelliseltä vuodelta. Näitä arvoja muutetaan kiinteistön ylläpidon kustannusindeksin vuosimuutoksen perusteella. Vuosimuutos lasketaan edellisen vuoden viimeisen neljänneksen indeksin pisteluvun vuosimuutoksen mukaan. Lisäksi huomioidaan lainsäädännöstä aiheutuvat muutokset täysimääräisinä (esim. energiavero).

19 4.8.2.2 Kuntayhtymille vuokraus Kuntayhtymille (Eksote, Koulutuskuntayhtymä) vuokrauksessa noudatetaan hyväksyttyä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin vuokrien määritysperiaatetta, jonka mukaan vuokra määräytyy pääomavuokran korko- ja korjausvastikkeesta ja ylläpitovuokrasta. Pääomavuokran korko määritetään rakennuksen teknisen nykyarvon perusteella. Pääomavuokra on korkoa rakennukseen sijoitetulle pääomalle. Korkokustannus on 3 % x tekninen arvo. Erillistä tonttivuokraa ei peritä. Korjausvastike määritetään rakennuksen jälleenhankinta-arvosta. Korjausvastike on 2 % x jälleenhankinta-arvo. Korjausvastike kuvaa sitä rahamäärää, jolla rakennus saadaan pidettyä pitkällä aikavälillä käyttökelpoisessa kunnossa. Korjausvastikkeeseen vaikuttaa rakennusten kuluminen sekä rakennuksissa oleva korjausvelka. Ylläpitovuokra perustuu toteutuneisiin, rakennuksiin kohdistuneisiin ylläpitokustannuksiin, jotka saadaan kirjanpidosta. Vuosittaista vuokraa laskettaessa on käytettävissä tilinpäätöstiedot edellistä edelliseltä vuodelta. Näitä arvoja korotetaan kiinteistön ylläpidon kustannusindeksin vuosimuutoksen perusteella. Vuosimuutos lasketaan edellisen vuoden viimeisen neljänneksen indeksin pisteluvun vuosimuutoksen mukaan. 4.8.2.3 Kaupunkiyhtiöille vuokraus Kaupunkiyhtiöille vuokrattaessa noudatetaan samoja vuokran määräytymisperiaatteita kuin kuntayhtymille vuokrattaessa. 4.8.2.4 Ulosvuokraus Ulos vuokrattaessa lähtökohtana on neuvoteltu markkinahintainen vuokra, jonka laskennan periaatteena käytetään kuntayhtymien vuokrausperiaatteita sillä erotuksella, että pääomavuokran korkoprosentin tavoitetasona käytetään 6 %. Erillistä tonttivuokraa ei peritä. 5 ULKOPUOLISILLE VUOKRATUT JA ULKOA VUOKRATUT TILAT 5.1 Ulkopuolisille vuokratut tilat Tilakeskus vuokraa kaupunkiorganisaation ulkopuolisille tahoille omistamiaan tiloja vain siinä tapauksessa kun kaupungin omilla toimialoilla tai niihin rinnastettavilla toimijoilla (kaupunkiyhtiöt, kuntayhtymät) ei ole tarvetta näille tiloille. Tilat vuokrataan joko määräajaksi tai toistaiseksi lyhyellä irtisanomisajalla. Ulkopuolisille on vuokrattu tiloja pois lukien kuntayhtymät ja kaupunkiyhtiöt n. 21 000 m 2, vastaten noin 6 % kaupungin omistuksessa olevasta rakennuskannasta. 5.2 Ulkoa vuokratut tilat Tilakeskus vuokraa ulkoa tiloja kaupungin toimialojen tarpeeseen, kun omia tiloja ei ole osoittaa. Ulkoa on vuokrattu tiloja pääasiassa varhaiskasvatuksen, liikuntatoimen ja ympäristötoimen seudullisten palvelujen tarpeisiin.

20 6 VAKUUTTAMINEN Tilakeskuksen tavoitteena, jota kasvatus- ja opetustoimen varhaiskasvatus tukee, on jalostaa omia tiloja ja luopua ulkoa vuokratuista epäkäytännöllisistä ja suhteellisen kalliista tiloista. Yhteensä ulkoa vuokrattuja tiloja on noin 13 500 m 2. Voimassa olevan omaisuusvakuutuksen omavastuu on 50 000. Omaisuusvakuutukset on syytä kilpailuttaa noin viiden vuoden välein. Tekniseltä arvoltaan alle 50 000 euron rakennuksia ei vakuuteta. 7 KIINTEISTÖOHJELMAN PÄIVITTÄMINEN JA HYVÄKSYMINEN Kiinteistöohjelman rakennusluetteloa päivitetään jatkuvasti tapahtuneiden myyntien, purkujen ja ostojen osalta. Rakennusten arvot ja korjausvelkatilanne pidetään ajan tasalla päivittämällä arvotiedot (tekninen arvo, jälleenhankinta-arvo, korjausvelka) vuosittain tilinpäätöksen valmistuttua. Rakennusten tilasalkutuksen muutokset tuodaan valtuuston vahvistettavaksi puolivuosittain. Kiinteistöohjelman päivityksestä vastaa tilakeskuksen johtaja. Kiinteistöohjelman päivityksen hyväksyy kaupunginhallitus.