Tampereen innovatiivisten hankintojen tiekartta Keino-tilaisuus 28.1.2019 Kuntatalo Tanja Welin, hankintapäällikkö
Hankintojen periaatteet Hankintojen taloudellinen ja toiminnallinen merkitys Tampereen kaupungissa on suuri. Tampereen strategia 2030 ja kaupungin hankintojen periaatteet antavat suuntaviivat kaupungin hankinnoille. Hankintatoimella on myös keskeinen rooli kaupungin strategisten tavoitteiden toteuttamisessa. Kaupungin hankintojen periaatteet koskevat palvelualueita, liikelaitoksia ja konsernihallintoa, ja ne sisältävät kaupungin hankintatoimen ja hankintojen toteuttamisen keskeiset strategiset linjaukset ja tavoitteet. Tampereen kaupunki tekee hankintoja vastuullisesti ja kestävän kehityksen näkökulmat huomioiden Hankintojen periaatteet tulee huomioida kaikissa kaupungin hankinnoissa. ks. Talousarvio 2019, hankinnat s. 46 à Tampereen kaupunki käyttää julkisia varoja tehokkaasti ja parantaa hankintojen vaikuttavuutta Tampereen hankintojen periaatteet TA2019 Tampereen kaupunki parantaa hankintatoimen tuloksellisuutta panostamalla osaamisen kehittämiseen Tampereen kaupunki edistää hankintatoiminnallaan innovaatioiden ja uuden liiketoiminnan syntymistä sekä vahvistaa alueen elinvoimaa 25.1.2019 2
Innovatiivisten hankintojen tiekartta mitä ja miksi? Innovatiivisten hankintojen tiekartta sisältää: 1) Hankintasuunnitelmaosuuden: Kehittämis- ja hankintakokonaisuudet, joissa on mahdollisuus uusien ratkaisujen hankintaan ja joihin panostamisella on saavutettavissa kokonaistaloudellista hyötyä. 2) Kehittämisen osuuden: Hankintojen ja osaamisen kehityssuunnat teemoittain. Tiekartan hyödyt: 1. Johtamisen väline Johdolle näkymä hankinnoista, joihin panostamisella voidaan parantaa hankintojen vaikuttavuutta Kytkee hankintaprosessin osaksi kehittämistä; kohdentaa ja aikatauluttaa kehittämistä, kuten kokeiluja ja pilotointeja Auttaa ennakoimaan resurssitarpeita ja kohdentamaan resursseja Tunnistaa hankintojen kehittämisen painopisteitä ja antaa suuntaviivat osaamisen kehittämiselle 2. Hankkijoille ohjaus ja tuki hankintojen toteuttamiseen: hankintojen yhteissuunnittelu ja yhdistäminen yksiköiden kesken 3. Viestintä: Markkinoille viestiminen: yritykset osaavat kohdistaa tuotekehitystä kaupungin tarpeisiin ja ohjaa niitä tuleviin hankintoihin. Muille kaupungeille viestiminen: tuo esiin yhteistyömahdollisuuksia. 25.1.2019 3
Suuntaviivat hankintakulttuurin uudistumiselle HANKI-projektin tavoitteena: Innovatiivisten hankintojen toimintatapa on normaalia kaupungin johtamista ja innovaatiopolitiikkaa. Innovatiivisten hankintojen tiekartta ja työkalupakki laadittu ja jaettu myös julkisesti Hankintojen johtamisen toimintamalli ja strategisen hankinnan organisointi Kokemusta innovatiivisten hankintojen toteutuksista kaupungin eri toimialoilla Tampereen hankintojen periaatteet: Hankintatoiminnalla edistetään innovaatioiden ja uuden liiketoiminnan syntymistä sekä vahvistetaan alueen elinvoimaa. Talousarvion 2017 toiminnan tavoitteena: Innovatiivisten hankintojen osuutta kasvattamalla saadaan aikaan kustannussäästöjä. Tuomi Logistiikka Oy:n kanssa tiivistetty kehittämisyhteistyö hankinnoille asetettujen tavoitteiden tukemiseksi Innovatiiviset hankinnat kytketty myös Smart Tampere -kehitysohjelmaan. 25.1.2019 4
STRATEGISET KEHITTÄMISEN PAINOPISTEET SMART TAMPERE DIGITALISAATIO KESTÄVÄ KEHITYS ASUKKAIDEN OSALLISUUS YRITYSTEN KASVU TASAPAINOINEN TALOUS VAIKUTTAVAT PALVELUT INNOVATIIVISTEN HANKINTOJEN PERIAATTEET TULOKSELLISUUS AVOIMUUS JA KUMPPANUUDET ELINVOIMAN EDISTÄMINEN Asiakaspalautteen ja kokemuksen hyödyntäminen Sähköinen ilmoittautuminen Maksaminen ASIAKAS- PALVELU JA ASIAKKUUDEN- HALLINTA Asiakasprofilointi Turvapalvelut VAIKUT- TAVAT ASUMISEN PALVELUT Paikkatietoon perustuva palveluverkkojärjestelmä Asiakasohjauksen työkalu KOTONA ASUMISEN TUKI JA ÄLYRATKAISUT Sairaalatarvetta ennakoiva työkalu Hiedanranta - resurssitehokkuus, kiertotalous INNOVATIIVISTEN HANKINTOJEN TIEKARTTA 2017 Tampereen tarpeet uusille ratkaisuille Opetuksen työpöytäratkaisu OPPIMIS- YMPÄRISTÖT Älyranneke Kirjastojärjestelmä Digioppimisen välineet ja materiaalit Digietäopetus ja virtuaalitodellisuus TYÖ- JA TOIMINTA- KYVYN TUKEMINEN Syrjäytymisen ehkäisy tekoälyä hyödyntäen Digitaaliset osaamiskartoitukset Nuorten matalan kynnyksen palvelut Asiakkaiden valmiuksien kartoittaminen Vaihtoehtoiset ammatilliset koulutukset Tilojen varaus ja maksaminen TILOJEN HALLINTA JA KULUN- VALVONTA Avainten ja lukkojen hallinta Kiinteistöjen valvontaan liittyvien ratkaisujen hankinnat SUJUVA LIIKKUMINEN Haja-asutusalueen liikkumis- ja kuljetuspalvelut Matkustajainfon digitalisointi Info-, maksu- ja suunnittelujärjestelmät Automaattiliikenne, kutsuohjattu last mile Vesihuoltoverkoston mittausratkaisut SENSORI- VERKKO JA KAUPUNKI- YHTEYDET ÄLYKÄS INFRA- STRUKTUURI Vesihuoltoverkoston ylläpidon hankinnat KAUPUNKIKEHITTÄMISHANKKEET UUSIEN RATKAISUJEN ALUSTOINA; esimerkkeinä Viiden tähden keskusta Raitiotie Kaupin kampus - yhteiskäyttöautot - 3D-mallinnus ja virtuaaliympäristöt - automaattinen syöttöliikenne Katusepelin uudelleenkäyttö Vesihuoltoverkoston hallintatyökalu Jätevesilietteen polton ja tuhkan hyötykäyttö Talousjärjestelmien robotiikka SISÄISTEN PROSESSIEN TEHOSTAMINEN Osaamisen hallinta ja rekrytointi MAANKÄYTÖN PROSESSIN TEHOSTA- MINEN Tietomallipohjainen suunnittelu Koti- ja etähoidon integraatioalusta Hoitoketjuhallintaan perustuvat lääkäripalvelut Etäpalvelut Dataanalytiikan integraatio EKOLOGINEN JA SOSIAALINEN KESTÄVYYS 5 25.1.2019 VALINNANVAPAUS YHTEISKEHITTÄMINEN JA VUOROPUHELUT TULOSPERUSTEISUUS PILOTOINTI JA ESIKAUPALLISET HANKINNAT PUITESOPIMUKSET JA HANKINTATAVAT PALVELULLISTAMINEN
Huomioita innovatiivisten hankintojen tiekartan jalkauttamisesta Haasteena asiakirjan sijoittuminen osaksi kaupungin ohjaavia asiakirjoja ja johtamisjärjestelmää: rooli, velvoittavuus, seuranta jne. Jalkauttaminen on pitkäjänteistä työtä vaikuttamista hankintakulttuuriin organisaation eri tasoilla Millä menetelmillä ja intensiteetillä kyetään vaikuttamaan keneenkin (johto, päälliköt, kehittäjät, kilpailuttajat) Tampereella edennyt mm. osana Smart Tampere -kehitysohjelmaa. Arkipäivän realismi vs. tiekartan tavoitteet (perusasioiden puutteet ja innovatiivisuus ristiriidassa?) Innovatiivinen hankinta -käsite on monitulkintainen. Ydinajatus kirkastettava (ks. dia 8) Tiedon jaon ja asian esillä pitämisen käytännöt tärkeitä Yhteyksien luominen strategiasta ja kehittämisestä vastaavien kanssa oleellista Nimetty henkilö/asian omistaja alkuvaiheessa tärkeää Osaamisen kehittämisen toimenpiteet suunniteltava: Tampereella intrassa hankintojen Casepankissa kokemuksia ja asiakirjoja tutustuttavaksi, hankintaverkostossa jaetaan kokemuksia ym. 25.1.2019 6
Innovatiivisten hankintojen tiekartta 2.0 Jatkossa palvelu- ja vuosisuunnitelmien toimenpidekokonaisuudet: Tiekarttatyössä (2016) tunnistettiin tulevia innovatiivisia hankintoja, ja tiekarttaa pidettiin aluksi yllä hankintasuunnitelmien ja erillisten kyselyjen avulla. Innovatiiviset hankinnat ovat edelleen merkittävä keino kaupungin kehittämiseksi. Jatkossa innovatiiviset hankinnat on tarkoitus tunnistaa osana vuosittaista talouden ja toiminnan suunnittelua. o Kaupungin toiminnan ja talouden suunnittelun prosessia on kehitetty konserniohjauksen ja palvelualueiden yhteistyössä tavoitteena prosessi, jossa toiminnan tavoitteet ja kehittämisen eri muodot pyritään yhdistämään systemaattisemmin toisiinsa. 25.1.2019 7
Viestinnällinen muutos: Hankinnat ja markkinayhteistyö kehittämisen välineenä Kaupungin toiminnan ja palvelujen kehittämistavoitteiden näkökulmasta on oleellista tunnistaa missä kokonaisuuksissa yritysten asiantuntemus, hankinnat ja markkinayhteistyö voidaan valjastaa parempien ja vaikuttavampien ratkaisujen kehittämisen välineeksi ( innovatiiviset hankinnat ). Mihin toiminnassa havaittuihin tarpeisiin tulisi löytää uudenlaisia tai paranneltuja ratkaisuja? olisipa meillä ratkaisu tähän ongelmaan! eikö tämän voisi tehdä jotenkin laadukkaammin ja tehokkaammin? kukahan meille kehittäisi tähän toimivan ratkaisun? Taustalla määritelmä: 25.1.2019 8
Toiminnan kehittämisen ja (innovatiivisten) hankintojen tiivis yhteys Esimerkki PAVU:n toimenpidekokonaisuus: prosessien kehittäminen 9 Liikenteen reaaliaikainen tilannekuva ÄLYKÄS LIIKENNE Automaattiliikenne, kutsuohjattu last mile Etenemissuunnitelma 2019 hahmota hankintatoiminnalta tarvittavat toimenpiteet esimerkiksi: Markkinavuoropuhelu / t&kyhteistyö ratkaisujen kartoittamiseksi ja kehittämiseksi Valmiin ratkaisun hankinta/kilpailutus Sopimustoimittajan ohjaaminen kehittämistä tukevaan 11.12.2018 25.1.2019 toimintaan Matkustajainfon digitalisointi à Markkinoiden hyödyntäminen on ainoa keino vision toteuttamiseksi, joten se on oletusarvoisesti huomioitu toimenpidekokonaisuutta suunniteltaessa. Emme saa haluttua tulosta vain kaupungin omia voimia hyödyntämällä Hankintalinjaukset PAVU:ssa kertovat miten toimitaan, jotta tavoitteeseen päästään hankintojen & sopimusten näkökulmasta: Esimerkiksi: tulevaisuuden ratkaisujen kehittämiseksi hyödynnetään t&kyhteistyötä ja esikaupallista hankintaa nykyisten järjestelmätoimittajien sopimusohjauksessa huomioidaan uudet tavoitteet siten, että datan laatu on ensiluokkaista. yhteishankintayhteistyötä syvennetään kansallisten ratkaisujen käyttöönottamiseksi. Hankintasuunnitelmassa realisoituvat kilpailutukset listataan 2 vuoden aikajänteellä: KILPAILUTUKS ARVIO TARVE TOTEUTTAA MERKITTÄVI EN SOPIMUSKAU INNOVATIIVISE TYÖLLISTÄ-Ä NYKYINEN VALMISTELU HANKINNANDEN NA MISEHDON YMPÄRISTÖ- MUUTA SOPIMUSKAUSI KÄYNNISTYY VUOSIARVOPITUUDESTA HANKINTANA SOVELTA- VAIKUTUKSI HUOMIOITAVAA/ HANKINNAN KOHDE VASTUUHENKILÖ PÄÄTTYY (ARVIO) (V) (K/E) MINEN (K/E) A (K/E) LISÄTIETOJA TVV Lippu- ja ID-pohjainen maksujärjestelmä maksujärjestelmä Jukka Puranen 1.5.2017 200 000,0 10E E E Oy TVV Lippu- ja maksujärjestelmä IJ 2020 hankinta Jukka Puranen 1.10.2019 1.1.2018 600 000,0 10E E E Oy Suunnittelujärjestelmän hankinta Jukka Puranen 1.5.2017 60 000,0 10E E E 25.1.2019 9
Kaupunkitasoinen hankintojen seuranta ja raportointi Hankintatoimen tuloksellisuutta on alettu seurata hankintojen tehokkuusmittariston avulla. Hankintojen tehokkuusmittaristo on yksi strategiamittari ja tuloksen parantaminen on asetettu tavoitteeksi palvelualueiden johtajien tuloskortteihin. Tavoitteena on, että 2020 mittariston tulos on 80. Lähde: www.tampereenpulssi.fi (josta linkki https://my.visme.co/projects/ep8dqxrm-hankintojen-tehokkuus-2#s1) 25.1.2019 10
Tanja Welin Hankintapäällikkö puh. 040 128 6644 KIITOS!