Ylöjärven kaupungin viestintäsuunnitelma 2019 Kaupunginhallitus 18.2.2019
Viestintää yhteisin periaattein Ylöjärven kaupungin viestintää toteutetaan hajautetusti mutta yhteisin periaattein. Yleisenä ohjeena on, että se tiedottaa, joka tietää asiasta parhaiten ja jonka vastuulle tiedotus kuuluu. Kaupungin jokapäiväinen viestintä on osa jokaisen työntekijän ja luottamushenkilön perustehtävää kunkin toimenkuvan mukaisesti. Erityinen vastuu viestinnästä on kuitenkin aina johdolla ja esimiehillä. Kaupungin viestintää johtaa kaupunginjohtaja kaupunginhallituksen alaisuudessa. Tiedottaja työskentelee keskushallinnossa ja hänen tehtävänään on kaupungin viestinnän kokonaisvaltainen kehittäminen sekä yleinen koordinointi ja ohjaus. Tiedottaja myös toteuttaa viestintää käytännössä.
Tämä viestintäsuunnitelma sisältää tärkeimmät viestinnän toimet ja hankkeet vuonna 2019. Suunnitelma on laadittu tiedottajan työn eli kaupunkitason viestinnän näkökulmasta. Viestintäsuunnitelma on vuosittainen toimenpideohjelma, jonka laatii tiedottaja ja hyväksyy kaupunginhallitus. Suunnitelma pohjautuu kaupunkistrategiaan, kaupungin viestintää koskeviin ohjeistuksiin sekä viestinnästä saatuun palautteeseen. Kaupunkistrategia 2018-2028 linjaa, että viestii aktiivisesti monipuolisia kanavia käyttäen.
Viestinnän painopisteet 2019 Kaupungin verkkosivuston (ylojarvi.fi) uudistaminen Sivustoratkaisu kilpailutetaan ja uudistustyö käynnistetään. Uusi sivusto julkaistaan keväällä 2020. Kaupungin visuaalisen ilmeen kirkastaminen Nykyinen ilme ja graafinen ohje päivitetään vastaamaan uutta kaupunkistrategiaa sekä viestinnän ja markkinoinnin tarpeita. Ylöjärvi 150 juhlavuoden markkinointiviestintä Merkkivuosi hyödynnetään laajasti kaupunkimarkkinoinnissa.
Toimet ja hankkeet viestinnän eri osa-alueilla Strategian ja johtamisen tukeminen Henkilöstöviestintä Osallisuus Päätösviestintä Palveluviestintä Markkinointiviestintä Mediaviestintä Rekrytointiviestintä Kriisiviestintä
Strategian ja johtamisen tukeminen Kaupungin visuaalinen ilme kirkastetaan. Kaupungin nykyinen visuaalinen ilme ja graafinen ohje ovat vuodelta 2012. Ohjeistusta on tämän jälkeen tarkennettu ja täydennetty useita kertoja kevyesti mutta kokonaisvaltaista päivitystä ei ole tehty. Kaupungin strategia ja visio ovat muuttuneet, samoin markkinointiviestinnän käytännön tarpeet. Tästä syystä kaupungin visuaalista ilmettä ja sitä ohjaavaa ohjeistusta tulee tarkastella kriittisesti: säilyttää toimiva ja uudistaa vanhentunut sisältö. Ylöjärvi on mukana seudullisessa KuHa Oy:n vetämässä mediapankkikilpailutuksessa. Tavoitteena on hankkia nykyaikainen sähköinen ratkaisu valokuvien tallennukseen ja monipuoliseen hyödyntämiseen. Uuden kaupunkistrategian toteutumista edistetään viestinnän keinoin. Tiedottaja tukee keskushallintoa sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä.
Henkilöstöviestintä Uuden henkilöstöohjelman toteuttamista tuetaan viestinnän keinoin ohjelman toimeenpanosuunnitelman mukaisesti. Uudistuneen Ylönetin asemaa vahvistetaan edelleen ja sen sisältöä monipuolistetaan esimerkiksi videoiden avulla sekä Yammerkeskustelualustaa hyödyntämällä. Office 365 palvelujen käyttöönottoa tuetaan mm. monipuolisella viestinnällä Ylönetissä. Maakunta- ja sote-uudistuksen tilanteesta viestitään aktiivisesti henkilöstölle.
Osallisuus Kuntalaisten osallisuutta edistetään erityisesti asukaslautakunnan hyväksymien toimien mukaisesti (17.1.2019). Kaupungin keskitetyssä viestinnässä painottuvat: Osallisuuden varmistaminen kaupungin verkkosivustouudistuksessa: kotisivujen käyttäjätutkimuksen 2018 hyödyntäminen, vuorovaikutus käyttäjien kanssa myös projektin jatkovaiheissa sekä uuden sivuston saavutettavuuden varmistaminen esimerkiksi käyttäjätestein Sosiaalisen median käytön tehostaminen: sisällöntuottajien työn tukeminen vertaistapaamisen ja ajankohtaisen koulutuksen avulla Tiedottaja osallistuu kaupunkilaisille suunnattujen, keskushallinnon tai asukaslautakunnan järjestämien keskustelu- ja asukastilaisuuksien viestintään.
Päätösviestintä Vaalitiedotus: eduskuntavaalit 14.4.2019 ja europarlamenttivaalit 26.5.2019 Maakunta- ja sote-uudistuksesta viestiminen Tiedottaja laati kaupunginvaltuuston kokouksista ennakkotiedotteen Ylönettiin sekä kaupungin kotisivuille ja sosiaalisen median kanaviin. Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen kokousten päätöslistat julkaistaan kotisivuilla kokouksen jälkeisenä päivänä. Merkittävistä päätöksistä laaditaan erillinen tiedote. Myös lautakuntien merkittävistä päätöksistä tulee laatia erillinen tiedote; tässä lautakuntien tulee olla aloitteellisia. Tiedottaja toimii kaupunkiseudun viestintäverkoston varapuheenjohtajana sekä edustaa kuntaviestijöitä Pirkanmaan maakuntauudistuksen esivalmistelun viestintäryhmässä.
Palveluviestintä: verkkoviestintä Kaupungin verkkosivusto (ylojarvi.fi) uudistetaan vuosina 2019-2020. Nykyinen sivusto on vuodelta 2014. Kevät 2019: Kilpailutus Syksy 2019: Käytännön työ käyntiin Kevät 2020: Julkaisu
Palveluviestintä: verkkoviestintä Verkkosivustoratkaisun kilpailuttaminen edellyttää tarkkaa vaatimusmäärittelyä ja sivuston varsinainen toteutus laaja-alaista, ohjattua sisällöntuotantoa. Uuden sivuston tulee täyttää EU:n saavutettavuusdirektiivin vaatimukset, mikä edellyttää aiempia uudistusprojekteja suunnitelmallisempaa käyttäjien osallisuutta. Sivustouudistus edellyttää kannanottoa Suomi.fi-integraatioon ja yhteistyötä maakuntavalmistelun kanssa sote-sisällön osalta. Rakenteen suunnittelussa ja sisällöntuotannossa keskeistä ovat käyttäjien tarpeet ja tavat käyttää sivustoa. Taustatietoina hyödynnetään tilastotietoja sekä sivuston käyttäjäkyselyn 2018 tuloksia. Uudistusta varten kootaan projektiryhmä, jota vetää tiedottaja.
Palveluviestintä: muuta Toimialat pitävät tietonsa ajan tasalla Suomi.fi-palvelussa. Tiedotuslehti asukkaille - Ylöjärvi-lehti ilmestyy 13.2. ja 11.9. painettuna ja e-julkaisuna. Tiedottajaa tukee toimialoja näiden palveluviestinnässä; vastuu palveluja koskevasta viestinnästä on kuitenkin aina kullakin toimialalla.
Markkinointiviestintä Markkinointiviestinnän tarpeet otetaan huomioon kaupungin visuaalisen ilmeen kirkastamisessa. Ylöjärvi 150 juhlavuodesta viestitään laajasti ja monipuolisesti eri kanavissa. Juhlavuoden viestinnällä vahvistetaan kaupunkistrategian mukaista mielikuvaa Ylöjärvestä. Omien tapahtumiensa lisäksi kaupunki on juhlavuoden merkeissä mukana muutamissa yhteistyötapahtumissa ja hankkeissa, mm. Ylöjärven Markkinoilla. Uudistuneen (2018) muuttajatervehdyksen vastaanottoa seurataan: kuinka moni tervetulokortin saaneista uusista kaupunkilaisista hyödyntää korttia vapaalippuna uimahalliin/urheilutalolle.
Markkinointiviestintä Kaupungin yleisesite päivitetään. Tiedotusaukeama Elovainion Uutisissa 26.4. ja Ylöjärven Uutisten Suvilehdessä 12.6. (mm. tapahtumamarkkinointia) Matkailuesite huhtikuussa, esitteen sisältöä syventää visitylojarvi.fi-sivusto (vastuutaho Ylöjärven Yrityspalvelu)
Mediaviestintä Toimialat ja yksiköt laativat tiedotteita ja välittävät juttuvinkkejä tiedotusvälineille; tiedottaja vastaa yleisistä, keskushallintolähtöisistä tiedotteista. Virallisista tiedotustilaisuuksista päättää kaupunginjohtaja. Tiedottaja seuraa Ylöjärvi-aiheista sisältöä mediassa. Lehti-ilmoittelussa noudatetaan kaupunginvaltuuston linjausta kunnallisten ilmoitusten julkaisemisesta (KV 5.6.2017). Tiedottaja koordinoi viralliset ilmoitukset.
Rekrytointiviestintä Rekrytointiviestinnässä noudatetaan kaupungin rekrytointiohjetta, joka päivitetään henkilöstöohjelman toimeenpanosuunnitelman mukaisesti. Rekrytointi-ilmoitusten visuaalisen ilmeen päivitystarve huomioidaan kaupungin visuaalisen ilmeen kirkastamisessa. Graafisen ohjeiston mukaiset rekrytointi-ilmoitukset kulkevat tiedottajan kautta. Keskeisistä rekrytoinneista laaditaan tiedote sekä prosessin alkaessa että päättyessä. Kaupungin LinkedIn-tiliä (perustettu 2018) hyödynnetään aiempaa enemmän rekrytointiviestinnässä.
Kriisiviestintä Tiedottaja toimii kriisiviestintäohjeen mukaisena kaupungin kriisiviestintävastaavana ja kuuluu kaupungin valmiusjohtoryhmään. Tiedottaja vastaa siitä, että kaupungin kriisiviestintäohje on ajan tasalla, samoin Ylönetin Kriisiviestintä-osio. Ylöjärven Vesi julkaisee vedenjakelun häiriötiedotteet omilla sivuilla www.ylojarvenvesi.fi.
Viestinnän ohjeistus Ylönetti: Työn tueksi > Viestintä Graafinen ohje (päivitetään 2019) Sähköpostiviestinnän ohje (päivitetään 2019) Rekrytointiohje (rekrytointiviestinnän ohjeistus; päivitetään henkilöstöohjelman toimeenpanosuunnitelman mukaisesti) Verkkoviestintäohje Sosiaalisen median ohje Kriisiviestinnän ohje Lisäksi: - Maakunta- ja sote-uudistus: Henkilöstöviestinnän ohje johdolle ja esimiehille (laatija maakuntavalmistelun organisaatio 2017) - Tampereen kaupunkiseudun viestintäperiaatteet (laatija kuntayhtymä 2018)
Lisätietoja Tiedottaja Tiina Helminen p. 050 437 1247 tiina.helminen@ylojarvi.fi