Osallistumispyyntö PKSH038-13 1 (10) PKS-VERKKOMAKSAMINEN KILPAILULLINEN NEUVOTTELUMENETTELY, OSALLISTUMISPYYNTÖ 1 Hankinnan perustiedot 1.1 Hankinnan kohde Määritelty pääpiirteittäin tavoitetilan kuvauksessa (liite 1) ja tarkemmin vaatimusluettelossa (liite 2). 1.2 Hankintamenettely Kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua; hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai useamman ratkaisun, jotka vastaavat sen tarpeita ja jonka perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Hankintayksiköt tekevät hankinnasta yhden toimittajan kanssa tavallisen hankintasopimuksen Helmet kirjastojärjestelmän osalta ja muiden maksupalveluun mahdollisesti liitettävien asiointipalvelujen osalta puitejärjestelyn, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. 1.3 Neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäis- ja enimmäismäärä Vähintään 3 ja enintään 5 1.4 Hankintailmoitus 1.5 Sopimusehdot EU-hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAaan 26.11.2013 Alustavat sopimusehdot määritellään myöhemmässä hankinnan vaiheessa. Helmet kirjastojärjestelmän osalta maksupalvelun on suunniteltu olevan käytössä 15.11.2014 alkaen. Puitejärjestelyn osalta sopimuskausi on 5 vuotta.
Osallistumispyyntö PKSH038-13 2 (10) Hankintarenkaan jäsenet tekevät Helmet kirjastojärjestelmän osalta yhteisen hankintasopimuksen ja ovat yhteisvastuussa sopimusvelvoitteiden täyttämisestä. Hankintarenkaan jäsenet tekevät puitejärjestelystä kukin oman sopimuksensa ja vastaavat kukin yksin puitejärjestelyn perusteella tehtävistä sopimuksista syntyvistä velvoitteista. Tavallinen hankintasopimus ja sopimus puitejärjestelystä syntyy, kun kaikki sopimuksen osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. 1.6 Osallistumishakemuksen tekeminen Osallistumishakemukset tulee toimittaa kolmena (3) kappaleena, joista kaksi (2) on paperiversioina ja yksi (1) ehdokkaan nimellä merkityllä USB-muistitikulla Word-, Excel- tai Pdf-tiedostoina. Jos paperilla oleva osallistumishakemus on ristiriidassa tiedostoversion kanssa, paperilla oleva versio on pätevä. Osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään 30.12.2013 klo 12:00 mennessä. Osallistumishakemuksen tulee olla voimassa 90 päivää osallistumishakemuksen määräpäivästä. Osallistumishakemuksen toimitusosoite: Helsingin kaupungin kirjaamo Hankintakeskus PL 10 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Käyntiosoite: Pohjoisesplanadi 11-13 Avoinna arkisin klo 8.15-16:00 Osallistumishakemusten toimittaminen on lähettäjän vastuulla. Myöhässä saapuneita hakemuksia ei käsitellä. 1.7 Hankintayksiköt Hankinta toteutetaan hankintarenkaana, jonka jäseniä ovat: Helsingin kaupunki Vantaan kaupunki Espoon kaupunki Kauniaisten kaupunki Hankintapäätöksen tekevät hankintayksiköt ovat:
Osallistumispyyntö PKSH038-13 3 (10) Helsingin kaupungin hankintakeskuksen hankintajohtaja Vantaan kaupungin konsernipalveluiden apulaiskaupunginjohtaja Espoon kaupungin rahoitusjohtaja Kauniaisten kaupungin kaupunginjohtaja Kukin edellä mainituista hankintayksiköistä toimii oman kuntansa yhteishankintayksikkönä, joilla on oikeus tehdä mm. puitejärjestelyjä oman kuntansa hallintokuntien tai toimialojen puolesta. Lisäksi Espoon kaupungin konserniyhtiöt voivat halutessaan liittyä tehtävään puitejärjestelyyn. Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia liittyy puitejärjestelyyn jo sen alusta lukien. Vantaan kaupungin osalta puitejärjestely tulee myös sen liikelaitosten ja tytäryhtiöiden käyttöön. Helsingin kaupungin hankintakeskus huolehtii hankinnan käytännön järjestelyistä muiden hankintarenkaan jäsenten valtuuttamana. 1.8 Diaarinumero ja asian valmistelija Diaarinumero HEL 2013-014817 Asian valmistelija Noora Fils/Hankintakeskus ja Päivi Helanto/ Talous- ja suunnittelukeskus, Tietotekniikkaosasto 2 Ehdokkaan ja tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet 2.1 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. 2.2 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jäljempänä tarjouspyynnön 3.2 kohdassa mainittu hankintalain 57 :n poissulkemisperuste (tarjoajaa tai hänen alihankkijaansa ei ole merkitty kaupparekisteriin tai tarjoajalla ei ole vaadittua lupaa hankittavan palvelun suorittamiseen). 2.3 Ehdokas ja tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. 2.4 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia.
Osallistumispyyntö PKSH038-13 4 (10) 3 Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset ja selvitykset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun. Kaikki alla mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. 3.1 Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle. 3.2 Kaupparekisteritieto ja palvelun suorittamista koskevat lupatiedot Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: kaupparekisteriote Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella, joka on käännetty suomen kielelle. finanssivalvonnan myöntämä lupa maksupalvelujen toimittamiseen tai selvitys siitä, että tarjoaja täyttää maksupalvelulaissa säädetyt edellytykset maksupalvelujen toimittamiseen.
Osallistumispyyntö PKSH038-13 5 (10) 4 Ehdokkaan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja osallistumishakemukseen liitettävät selvitykset 4.1 Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Vaatimus 1 Ehdokas on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. selvitys rekisteröitymisestä yllä mainittuihin rekistereihin. Siltä osin kuin ehdokasta ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, on hänen selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Jos ulkomainen ehdokas ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on hänen toimitettava edellä kerrotut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä. Vaatimus 2 Ehdokkaalla on vähintään hyvä (A-tason tai vastaava) luottoluokitus sekä muutoinkin hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottoluokituksesta saatujen tietojen perusteella. Ehdokkaan tilinpäätösasiakirjat kahdelta edelliseltä tilikaudelta. Mikäli ehdokas ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, ehdokkaalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla Luottotietolaitoksen lausunto ehdokkaan luottoluokituksesta.
Osallistumispyyntö PKSH038-13 6 (10) 4.2 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Vaatimus 1 Ehdokkaan on nimettävä hankittavan palvelun perustamisesta vastaava projektipäällikkö, joka on toiminut projektipäällikkönä vähintään kahdessa EU-alueen verkkomaksamistoimituksessa viimeisen 3 vuoden aikana. Lisäksi projektipäälliköllä täytyy olla kokemusta projektipäällikkönä toimimisesta vähintään yhdessä monitoimittajaprojektissa. Monitoimittajaprojetilla tarkoitetaan projektia, jossa projektipäällikkö toimii samanaikaisesti vähintään kahden sellaisen tahon kanssa, jotka ovat tilaajan sopimuskumppaneita ja kyseisessä toimituksessa kolmansia tahoja suhteessa toimittajaan. Projektipäällikön nimi ja selvitys hänen edellä vaaditusta kokemuksestaan. Vaatimus 2 Ehdokkaalla on oltava viimeisen 3 vuoden ajalta kokemusta: - vähintään kahdesta EU-alueella tehdystä verkkomaksamistoimituksesta ja jatkuvasta palvelutuotannosta, joihin sisältyy myös tiliöinnin toimittaminen. Luettelo edellä vaadituista referensseistä ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen. Vaatimus 3 Ehdokkaalla on oltava nyt hankittavan palvelun olennaiset piirteet (palvelun perustaminen, jatkuva palvelu) kattava dokumentoitu laadunvarmistusjärjestelmä. Selvitys edellä vaaditusta laadunvarmistusjärjestelmästä. 5 Alihankinta 5.1 Alihankinnasta ilmoittaminen ja alihankinnan kuvaaminen Tarjoajan on tarjouksessaan:
Osallistumispyyntö PKSH038-13 7 (10) - ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä kuvattava alihankkijan em. osuus yksityiskohtaisesti ja - nimettävä ehdotetut alihankkijat. 5.2 Alihankkijan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja osallistumishakemukseen liitettävät selvitykset Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne: Vaatimus 1 Ehdokkaan edellä mainittu alihankkija on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Ehdokkaan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys tässä kohdassa mainituista alihankkijoistaan: selvitys rekisteröitymisestä yllä mainittuihin rekistereihin. Siltä osin kuin alihankkijaa ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, on tarjoajan selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Jos ulkomainen alihankkija ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on ehdokkaan toimitettava edellä kerrotut tiedot alihankkijan sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä. Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys: vaatimus 2 Ehdokkaan alihankkijaa koskevat alihankintatyön osalta samat teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset kuin ehdokastakin. Nämä soveltuvuusvaatimukset on esitetty edellä kohdassa 4.2. Esimerkki 1: Ehdokas aikoo toteuttaa alihankintana projektipäällikön osuuden. Tällöin ehdokkaan alihankkijana toimivan projektipäällikön tulee täyttää edellä 4.2 kohdassa asetettu vaatimus 1 ja ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa alihankkijastaan ao. kohdassa vaadittu selvitys. Esimerkki 2. Ehdokas aikoo toteuttaa jatkuvan palvelun alihankintana. Tällöin ehdokkaan alihankkijan tulee täyttää 4.2 kohdassa asetetut vaatimukset 2. ja 3 jatkuvan palvelun osalta ja ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa alihankkijastaan ao. kohdassa jatkuvan palvelun tuottamisen osalta vaadittu selvitys.
Osallistumispyyntö PKSH038-13 8 (10) nimettävä alihankkijana toimiva projektipäällikkö ja esitettävä selvitys hänen kokemuksestaan ja ammatillisesta pätevyydestään esitettävä alihankkijan referenssit esitettävä selvitys alihankkijan dokumentoidusta laadunvarmistusjärjestelmästä 6 Perusteet, joilla soveltuvat ehdokkaat valitaan neuvotteluihin Jos soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin 3 kpl, hankintayksikkö asettaa heidät paremmuusjärjestykseen seuraavan perusteen mukaisesti: Ehdokkaan kokemus nyt hankittavaa palvelua vastaavan tai lähinnä vastaavan palvelun toimittamisesta siltä osin kuin kokemus ylittää edellä 4.2 kohdassa, vaatimuksessa 2 asetetun vähimmäisvaatimuksen. Ehdokas sijoittuu ehdokkaiden vertailussa sitä korkeammalle sijalle, mitä paremmin ehdokkaan EU-alueelta olevat em. referenssit sisällöltään ja laajuudeltaan vastaavat nyt tehtävää hankintaa. Selvitys edellä kerrotuista referensseistä ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen. 7 Osallistumishakemuksen tekemistä koskevat ohjeet 7.1 Muotovaatimukset 7.2 Viitetiedot Osallistumishakemus on tehtävä kirjeitse suomen kielellä. Kirjekuoreen, jolla ehdokas lähettää osallistumishakemuksen, pitää merkitä viite Osallistumishakemus PKS-verkkomaksaminen HEL 2013-014817. 7.3 Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja ehdokkaan liikesalaisuudet Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Ehdokkaalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen.
Osallistumispyyntö PKSH038-13 9 (10) Ehdokkaan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä osallistumishakemuksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Jos ehdokas ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää ehdokkaan osallistumishakemusta kokonaisuudessaan julkisena. Osallistumishakemuksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 7.4 Ehdokkaan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Ehdokkaan on ilmoitettava osallistumishakemuksessaan sähköpostiosoitteensa ehdokkaiden valinnasta mahdollisesti tehtävän erillisen hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava osallistumishakemuksessa omana kohtanaan. 7.5 Muut huomioitavat seikat Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia. 8 Hankintamenettely ehdokkaiden valinnan jälkeen Hankintarengas aloittaa neuvotteluvaiheen mahdollisimman pian ehdokkaiden valinnan jälkeen lähettämällä näille neuvottelukutsun, jossa hankintarengas pyytää ehdokkaita tekemään alustavan, ehdokasta sitomattoman tarjouksen. Neuvottelut käydään alustavien tarjousten perusteella. Hankintarengas pyrkii selvittämään neuvotteluissa kunkin ehdokkaan tarjoaman ratkaisun tekniset, taloudelliset ja oikeudelliset reunaehdot. Hankintayksikkö ilmoittaa ehdokkaille neuvottelujen päättymisestä sitten, kun sillä on käytettävissään kaikki tarpeellinen tieto lopullisen tarjouspyynnön laatimista varten. Jokainen ehdokas saa tehdä lopullisen tarjouksen oman ratkaisuehdotuksensa pohjalta. Mikäli tarjous ei täytä hankintarenkaan lopullisessa tarjouspyynnössä asettamia hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia, hankintarengas on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena. 9 Tarjousten vertailu Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkaistaan painoarvoltaan seuraavien vertailuperusteiden mukaan:
Osallistumispyyntö PKSH038-13 10 (10) 1. Kokonaishinta, painoarvo 75 % 2. Laatu, painoarvo 25 % Hankintarengas täsmentää tarjousten vertailuperusteiden sisällön lopullisessa tarjouspyynnössä. 10 Tiedottaminen Mahdolliset osallistumishakemuksen tekemiseen liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 10.12.2013 mennessä osoitteeseen. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Osallistumishakemus PKS-verkkomaksaminen. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti 17.12.2013 mennessä osoitteessa: http://www.hel.fi/hel2/hank/tarjouspyynnot.htm Osallistumispyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. HELSINGIN KAUPUNGIN HANKINTAKESKUS Jorma Lamminmäki Hankintajohtaja Hannamaija Haiminen Hankintapäällikkö LIITTEET Tavoitetilan kuvaus (liite 1) Vaatimusluettelo (liite 2)