YHTEENVETO Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut työryhmän päivitetystä loppuraportista 29.5.2015

YHTEENVETO Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut työryhmän päivitetystä loppuraportista 29.5.2015

YHTEENVETO HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄN PÄIVITETYSTÄ LOPPURAPORTISTA (29.5.2015) Täydennysosassa raportoidaan työryhmän selvitystyön tulokset selvitysalueen viiden kunnan osalta, hallinto-, henkilöstö- ja tukipalveluita koskien. tiedot on päivitetty Keravan, Nurmijärven ja Sipoon irtauduttua selvityshankkeesta. Loppuraportin päivitysosan valmistuessa selvityksessä mukana jatkavat kunnat ovat Hyvinkää, Järvenpää, Mäntsälä, Pornainen ja Tuusula. Lisäksi työryhmä on vastannut tässä päivitystyössä johto- ja ohjausryhmiltä saamiinsa toimeksiantoihin, etenkin henkilöstökriteerien täytäntöönpanoa koskien.

Työryhmän tarkastelun kohteena olleet palvelut: HALLINTO HENKILÖSTÖ TUKIPALVELUT henkilöstöhallinnon tukipalvelut ruoka- ja siivouspalvelut asiantuntijalausunnot maaseutuhallinnon ja valmiussuunnittelun osalta Hankkeen taholta määritellyt erityiskysymykset etenkin henkilöstöasioita koskien Johtopäätöksiä tehdessään työryhmä on käyttänyt pohjana hankkeen työryhmille osoitettuja yhteisiä arviointikriteerejä. = Muutosehdotusten vaikutuksia on arvioitu esimerkiksi palvelujen saatavuuden ja tehokkuuden näkökulmasta.

Henkilöstön osallisuuden edistäminen Keskeisenä sidosryhmänä 5 kunnan henkilöstöjärjestöjen edustajat Ylikunnalliset yt-tapaamiset, joihin koolle kutsuttuina kaikki selvitysalueen kuntien pääluottamusmiehet 2 x syksyllä 2014 2x keväällä 2015 käsiteltävinä aiheina henkilöstökriteerit ja yhdistymissopimusluonnoksen henkilöstöosio työryhmän valmistelutyön tulokset on läpikäyty henkilöstöjärjestöjen edustajien kanssa ennen asioiden viemistä johtoryhmän ja edelleen hankkeen ohjausryhmän päätöksentekoon selvityshankkeen esilläolo kuntien yhteistoimintaelimissä selvityshankkeen internet-sivusto (työryhmien, johtoryhmän ja ohjausryhmän muistiot ja muu valmisteluaineisto, väliraportit ja loppuraportit) lisäksi kuntakohtaisia ratkaisuja tiedottamisen suhteen, esimerkiksi henkilöstölehdissä

TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTIN TÄYDENNYSOSA, raportin rakenne: 1) työryhmän organisointi ja työskentelytapa 2) tarkastelun kohteena olevien palvelujen ja teeman määrittely 3) ehdotus tarkastelun kohteena olevien palvelujen/teeman tuottamiseksi Keski- Uudenmaan kaupungissa 4) Johtopäätökset Loppuraporttiin sisältynyt erillinen Arvio tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamisesta Keski-Uudenmaan kaupungissa jätetty täydennysosasta pois + Liitteet LIITE 1 Yhteenveto selvitysalueen eläkepoistumaennusteesta vuoteen 2022 saakka LIITE 2 Yhteenveto selvitysalueen henkilöstön jakautumisesta vakinaiseen ja määräaikaiseen henkilöstöön LIITE 3 Yhteenveto vakanssien päällekkäisyyksistä toimialoittain LIITE 4 Menettelyohjeet valtuustojen hyväksymien henkilöstökriteerien täytäntöönpanoa /ja soveltamista koskien

Loppuraportin täydennysosan liitteet LIITE 1 Yhteenveto selvitysalueen eläkepoistumaennusteesta vuoteen 2022 saakka LIITE 2 Yhteenveto selvitysalueen henkilöstön jakautumisesta vakinaiseen ja määräaikaiseen henkilöstöön LIITE 3 Yhteenveto vakanssien päällekkäisyyksistä toimialoittain LIITE 4 Menettelyohjeet valtuustojen hyväksymien henkilöstökriteerien täytäntöönpanoa /ja soveltamista koskien

YHTEENVETO: palveluiden tuottamista koskevat ehdotukset Hallintopalvelut keskitetysti Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo yhtenäiset tietojärjestelmät ja toimintatavat eläköitymisen ja muun vaihtuvuuden hyödyntäminen, prosessien uudistaminen, työtehtävien uudelleenorganisointi henkilöstökriteerien menettelytapojen noudattaminen tilasuunnittelu, tilojen tehokas käyttö toimialojen hallinnon uudistaminen osana palveluverkkorakenteen muutosta sähköisten palvelujen kehittäminen palvelujen saavutettavuuden turvaaminen (asiakastarpeiden huomioiminen) Toimintakuluissa huomattava säästöpotentiaali (alkaa konkretisoitua 3-5 vuoden kuluessa yhdistymisestä) Edellyttää, että onnistutaan tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämisessä henkilöstösuunnittelu tukee palvelutuotannossa tehtäviä muutoksia toimintavarmuuden paraneminen (esimerkiksi henkilöstön sijaisjärjestelyt) laaja-alaisemmat toiminnan kehittämismahdollisuudet mahdollisuus hallinnon asiantuntijaosaamisen keskittämiseen, paremmat mahdollisuudet työtehtävien jakamiseen ja erikoistumiseen

YHTEENVETO: palveluiden tuottamista koskevat ehdotukset Henkilöstöpalvelut keskitetysti Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja kehittäminen yhdenmukaisten henkilöstöpoliittisten periaatteiden ja toimintatapojen kehittäminen palkkaharmonisoinnissa ja muissa siirtymävaiheen erityiskysymyksissä/ toimenpiteissä onnistuminen. riittävä resursointi paitsi palvelussuhdeneuvontaan, myös kehittämistoimintoihin. selkeät roolit henkilöstöjohdon ja toimialajohdon työnjaon osalta, henkilöstöpoliittisen ohjausotteen vahvistaminen suhteessa toimialoihin Keskittäminen mahdollistaa henkilöstötarpeen vähentämisen ja tehostaa toimintaprosesseja; säästöpotentiaali toimintakulujen kautta. paremmat mahdollisuudet strategisen henkilöstösuunnittelun kehittämiseen (osaamisen hallinta, työhyvinvointi, palvelussuhdeneuvonta, henkilöstöpolitiikka jne.) mahdollisuus tarjota monipuolisempia vaihtoehtoja henkilöstön ammatilliseen kehittymiseen ja asiantuntijaosaamisen hyödyntämiseen

YHTEENVETO: palveluiden tuottamista koskevat ehdotukset Tukipalvelut Keskittämisasteen vahvistaminen. Henkilöstöhallinnon tukipalveluissa tuottamistavan yhtenäistäminen palkanlaskennan ja rekrytoinnin osalta jo ennen yhdistymistä Onnistumisen edellytykset Kustannusvaikutus Muu muutoksesta syntyvä lisäarvo ruoka- ja siivouspalvelujen osalta siirtyminen keskuskeittiö-jakelukeittiö malliin siivouspalvelujen hallinnon keskittäminen. henkilöstöhallinnon tukipalveluissa tuottamistavan yhtenäistäminen palkanlaskennan ja rekrytoinnin osalta jo ennen yhdistymistä (maaseutuhallintopalvelujen ja valmiussuunnittelun suhteen ei tarvetta muutoksiin) Ruoka- ja siivouspalvelujen osalta tämä merkitsisi toimintakulujen osalta jopa 2,8 M :n vuotuista säästöpotentiaalia. Henkilöstöhallinnon tukipalvelujen (palkanlaskenta) osalta mahdollista saavuttaa toimintamenoissa 300.000 euron vuotuiset säästöt. toimintavarmuuden paraneminen (esimerkiksi henkilöstön sijaisjärjestelyt) laaja-alaisemmat toiminnan kehittämismahdollisuudet ruokapalvelujen tarkoituksenmukaisempi kytkeminen osaksi palveluverkkokokonaisuutta. henkilöstöhallinnon tukipalvelujen keskittämisen kautta syntyvät volyymiedut sekä paremmat mahdollisuudet palvelutuotannon tehostamiseen. tuki henkilöstöhallinnon strategisen suunnittelun ja operatiivisen puolen toimintojen eriyttämistarpeelle

Työryhmän selvitysvastuulle kuuluneet erityiskysymykset Palkkaharmonisointi ja päällekkäisyyksien karsiminen 1. Palkkaharmonisointi Palkkojen harmonisointiarviota varten tarvittava tiedonkeruu toteutettiin seuraavalla tavalla: kuntia pyydettiin toimittamaan tiedot joulukuun 2013 maksupalkkojen osalta (maksupalkka = tehtäväkohtainen palkka, työkokemuslisä ja muut lisät yhteensä): hinnoittelutunnuksittain alimmat ja ylimmät maksupalkat; kunkin hinnoittelutunnuksen osalta joulukuun maksupalkan keskiarvo; TKP eli tehtäväkohtainen palkkasumma/ hinnoittelutunnus ja henkilömäärä / hinnoittelutunnus tiedot kerättiin seuraavia sopimusaloja koskien: KVTES, OVTES ja TS

Työryhmän selvitysvastuulle kuuluneet erityiskysymykset Palkkaharmonisointi Arvioitavan aineiston ulkopuolelle jätettiin: osa-aikaiset, tuntityöntekijät, lääkärisopimuksen piiriin kuuluva henkilöstö sekä KVTES palkkahinnoittelun ulkopuolinen henkilöstö (ns. hinnoittelukohta 99999999). Palkkahinnoitteluun kuulumattomat on jätetty laskennan ulkopuolelle kyseisen ryhmän erittäin suuren palkka- ja tehtävähajonnan takia. Tähän palkkahinnoitteluun kuulumattomien joukkoon kuuluvat niin kunnanjohtajat kuin esimerkiksi yksittäiset projektityöntekijätkin.

Palkkaharmonisointia koskevat johtopäätökset: perustana palkkojen yhdenmukaistaminen kuntakohtaisten keskipalkkojen keskiarvo lisäkustannukset vähintään n. 1,4 M /vuosi mikäli palkat määräytyisivät kussakin hinnoittelutunnuksessa selvitysalueen kuntien korkeimman palkan mukaan, lisäkustannus jopa 5% (15 M ) ei voida pitää realistisena; henkilöiden työtehtävien sisällöissä ja vastuissa on kuntien kesken huomattavia eroja Sopimusalat Maksettu Keskiarvopalkkojen Keskiarvopalkkojen ero % palkkasumma mukaan laskettu maksettuun (joulukuu 2013) palkkasumma KVTES/kk 12 681 470 12 743 976 62 506 0,5 % OVTES/kk 5 730 063 5 754 968 24 905 0,4 % TS/kk 1 413 586 1 414 373 786 0,1 % yhteensä/kk 19 825 120 19 913 317 88 197 0,4 % yhteensä/ vuosi 237 901 434 238 959 801 1 058 367 lisäkustannus yhteensä (sisältäen sivukulut)/ vuosi 1 422 177

Työryhmän selvitysvastuulle kuuluneet erityiskysymykset 2. Päällekkäisyyksien karsiminen Mikäli kunnissa ei ole tehty hallinto-, asiantuntija- ja johtohenkilöstön määrän suhteen sopeuttamistoimenpiteitä ennen yhdistymistä, on 1.1.2017 jälkeen kuntien yhdistyessä hallintohenkilöstön (noin 1000 henkilöä) osalta sopeuttamismahdollisuus enintään 20 % eli 200 henkilöä. Jos näissä tehtävissä lähtövaihtuvuus olisi vähintään noin 5 % eli 50 henkilöä vuodessa (200 vakanssin vähentämistavoitteeseen vaadittava) sopeuttamisaika olisi 4 vuotta. Neljän vuoden kuluessa hallintohenkilöstön osalta säästöpotentiaaliksi muodostuisi näin ollen yhteensä noin 10M (laskennan perustana vuosipalkkaoletus 50.000 euroa). On huomattava, että henkilöstön irtisanomissuojasta johtuen sopeuttamisaikaa ei ole mahdollista nopeuttaa edellä esitetystä = sopeuttamisaika on eläköitymisestä ja muusta luonnollisesta henkilöstövaihtuvuudesta riippuvainen Myös tukipalvelujen keskittämisessä säästöpotentiaalia: Henkilöstöhallinnon tukipalvelut (palkanlaskenta, rekrytointi) ja ruoka- ja siivouspalvelut Palveluverkkoratkaisujen myötä päällekkäisyyksien arviointi mahdollista myös toimialojen osalta

päällekkäisyyksien karsiminen onnistuminen (toimintamenojen vähentäminen) edellyttää: eläköitymisen ja muun henkilöstöpoistuman suunnitelmallista hyödyntämistä valmisteltujen henkilöstökriteerien menettelytapojen noudattamista jo siirtymäaikana palvelu- ja toimintaprosessien uudistamista johtamisvastuiden uudelleensuunnittelua tietojärjestelmien yhtenäistämistä eläköitymisen ja muun henkilöstöpoistuman suunnitelmallista hyödyntämistä Erityistä huomioitavaa: henkilöstön 5 vuoden irtisanomissuoja tietojärjestelmien yhtenäistämisestä aiheutuvat kustannukset sopeuttamismahdollisuus nykyisten määräaikaisten osalta ei ole merkittävä.

Johtopäätökset: Hallinto Osa hallinnon uudelleen organisoimiseen liittyvistä muutostarpeista aiheuttaisi lisäkustannuksia, mutta näiden arvioidaan painottuvan siirtymävaiheeseen ja yhdistymistä seuraaviin lähivuosiin. Merkittävimmät muutokset koskisivat hallinnon toimintaprosessien yhdenmukaistamista sekä hallinnossa käytettävien tietojärjestelmien yhtenäistämistä. Hallintopalvelut keskitetysti henkilöstömäärän vähentämistä koskevat tavoitteet Muutoksen avulla huomattava säästöpotentiaali vahvistaisi hallinnon toimintavarmuutta (sijaisjärjestelyt ym.) mahdollistaisi myös asiantuntijatehtävissä toimivan hallintohenkilöstön toiminnan tehostamisen sekä paremmat erikoistumismahdollisuudet (esim. lainopillinen neuvonta ja hankintaosaaminen) muutosten arviointi sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden näkökulmasta palveluiden saatavuuden kannalta huomioitava sähköisen asioinnin uudet mahdollisuudet

Johtopäätökset: Henkilöstö Henkilöstön ammatillinen perusosaaminen hyvällä tasolla eikä rekrytoinnin suhteen ole (muutamia ammattiryhmiä lukuun ottamatta) merkittäviä ongelmia. Henkilöstön erityisosaamisessa puutteita, uusi kunta tarjoaisi paremmat mahdollisuudet erikoisosaamisen syventämiseen ja hyödyntämiseen sekä urakehitykseen ja työnkiertoon Henkilöstöpalvelut tulisi tuottaa uudessa kunnassa keskitetysti. Uuden kunnan henkilöstöjohdolla keskeinen rooli ja vastuu henkilöstöstrategian rakentamisessa, toimeenpanossa ja seurannassa. Pitkäjänteisellä henkilöstösuunnittelulla on keskeinen merkitys uuden kunnan vakanssien päällekkäisyyksien arvioinnin ja henkilöstöresurssien sopeuttamisen osalta Henkilöstön rekrytointiin ja palkkakilpailuun liittyvät haasteet uhkaavat lisääntyä, mikäli kunnat jatkavat erillisinä.

Johtopäätökset: Henkilöstö Palkkaharmonisoinnista aiheutuvaa lisälaskua ei ole tarkoituksenmukaista laskea kaikkein korkeimpien palkkojen mukaan, sillä samaankin hinnoittelukohtaan sisältyy eri kunnissa erilaisia työtehtäviä. Arvio palkkaharmonisoinnista aiheutuvista vuosikustannuksista: 1,4 M. Lopulliset kustannukset selviävät tarkempien sopimusneuvottelujen myötä.

Johtopäätökset: Tukipalvelut Henkilöstöhallinnon tukipalvelut Palkanlaskennan ja rekrytoinnin tuottaminen suuremmissa yksiköissä edistäisi tukipalveluihin kohdistuvia tehostamistavoitteita mahdollistaisi sen, että henkilöstöjohtamisen panosta saadaan vahvemmin ohjattua esimiestyön sekä osaamisen hallinnan tukemiseen. Ruoka- ja siivouspalvelut Pienet ruoka- ja siivouspalveluyksiköt toiminnallisesti haavoittuvia. Lisähaasteina henkilöstön korkea keski-ikä ja lähivuosien investointitarpeet. Keskittämisellä ja ennen kaikkea sopeuttamisella uuteen palveluverkkoon olisi saavutettavissa pitkäkestoista taloudellista hyötyä. Ruokapalvelujen tuottamisessa tulisi siirtyä keskuskeittiö-jakelukeittiö mallin mukaiseen toimintaan.

Johtopäätökset: Muut palvelut Maaseutuhallintopalvelut Järjestetään seudullisena yhteistyönä jo nykytilassa. Työryhmän näkemyksen mukaan palvelujen hajauttamiseen ei ole tarvetta. Valmiussuunnittelu Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen jättämä asiantuntijalausunto kuntien valmiussuunnittelun tasossa esiintyy nykytilassa kuntakohtaisia eroja. Kuntien yhdistyminen mahdollistaisi näiden erojen kaventamisen ja toimintojen koordinoimisen saman johdon alaisuudessa. Toisaalta valmiussuunnittelun yhtenäistäminen vaatii siirtymävaiheessa resursointia ja laaja-alaisen valmiussuunnittelua koskevan kokonaisuuden haltuunottoa. Kaikki selvitysalueen kunnat kuuluvat Keski-Uudenmaan pelastuslaitokseen ja tekevät jo tältä osin yhteistyötä alueen kokonaisturvallisuuden varmistamiseksi. Pelastustoimi ja sairaankuljetuspalvelut tuotetaan näin ollen Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen toimesta, kuntaliitos ei muuttaisi tilannetta.

Erityistä huomioitavaa jatkovalmisteluun liittyen: Rekrytoinnin vähimmäiskriteerien käyttöönoton seuranta toteutetaan HHT -työryhmän toimesta ja ryhmä raportoi havainnoistaan sekä mahdollisista korjaavista toimenpiteistään johtoryhmälle. (Kriteerit esitetty myös loppuraportin täydennysosan liitteenä.) HHT työryhmä jatkaa keskitetyn rekrytointiprosessin suunnittelua. Vuoden 2016 aikana laaditaan vuosille 2017 2021 henkilöstösuunnitelma, jossa ennakoidaan tehtäväkuvien ja osaamistarpeiden muutokset sekä näiden mukaiset rekrytointitarpeet. Henkilöstön muutostukeen, esimiesten muutosjohtamisen valmentamiseen, toimintakulttuurien yhtenäistämiseen ja työyhteisöjen kehittämiseen sekä sisäiseen viestintään laaditaan vuoden 2015 loppuun mennessä valmennussuunnitelma ja sen toteuttamiseksi varataan tarpeelliset resurssit vuosille 2016 2019.

Työryhmän huomiot jatkovalmisteluun kuuluvista asioista Yhdistymiseen liittyviä asioita, jotka koskevat merkittävästi henkilöstöä, valmistellaan yhteistoiminnassa henkilöstön edustajien kanssa. Ylikunnallinen yhteistoimintaryhmä muodostuu yhdistyvien kuntien järjestöjen pääluottamusmiehistä ja työnantajan edustajista. Lisäksi laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007) velvoittaa kutakin kuntaa erikseen, kunnes uusi kunta aloittaa toimintansa. Näin ollen kuntien on huolehdittava kuntaliitosselvitykseen sisältyvien asioiden käsittelemisestä ylikunnallisten tilaisuuksien lisäksi myös omissa yhteistoimintaelimissään.