Osallistaminen ja tavoitteiden selkiyttäminen fasilitoinnin keinoin Kari Kukkola Tilaisuuden aloittaminen 2
> Fasilitaattorin käsikirja > Aloittaminen Osallistavan työpajan aloittaminen Tilan rakentaminen Tutustuminen ja kontakti osallistujiin Fokusoituminen aiheeseen Tunnelman viritys 3 Työkaluja: Grape Cotails, Karuselli, Koordinaatisto > Fasilitaattorin käsikirja > Aloittaminen Grape Cocktails Grape cocktails on ryhmätyökalu joka pohjautuu verkostoitumisen perusideaan, kohtaamiseen Jokaisella osallistujalla on mielipide tai idea jonka hän haluaa jakaa muiden osallistujien kanssa. Samalla kuulee muiden näkemyksiä ja löytää uusia ideoita. 4 Erilaisten mielipiteiden kohtaaminen tuottaa uusia näkökulmia ja luo synergiaa Grape Cocktails on tehokas työkalu näkemysten vaihtoon hyvinkin suurissa ryhmissä
> Fasilitaattorin käsikirja > Aloittaminen Grape Cocktails: vaiheet Valmistautuminen Kirjaa kysymykset fläpille (2 3 kpl) Esim. oma nimi haasteet työssä odotukset koulutukselta Anna 2 3 minuuttia aikaa miettiä yksin ja kirjata ajatuksia paperille Kohtaaminen Pyydä etsimään henkilö jota ei ennestään tunne tai jonka kanssa ei ole viime aikoina ollut tekemisissä. Anna 2 3 minuuttia aikaa vaihtaa ajatuksia. Anna merkki kun 2 3 minuuttia on kulunut ja pyydä vaihtamaan paria. Dokumentointi Kolmen tai neljän cocktail kierroksen jälkeen kerää tärkeimpiä ajatuksia fläpille. Muunnelmia Muistilappu: Pyydä kirjaamaan omat ajatukset tussilla A4 paperille ja kiinnittämään se teipillä omaan rintaan. Nopea tutustuminen: Anna vain kaksi tutustumiskysymystä (nimi, työnkuva) ja pyydä kohtaamaan ainakin 10 ihmistä. Kiteytys: Pyydä viimeisiä keskustelupareja kiteyttä mään ajatukset A4 papereille. Sen jälkeen lyhyet esittelyt. Idean varastus: Jokainen miettii ensin ideoita yksin. Kohtaamisissa ideoita varastetaan muilta ja kirjataan omalle paperille. Synergia ideointi: Jokainen kuvaa yhden suosikki ideansa. Kohtaamisissa etsitään uusia ideoita yhdistämällä molempien suosikkiideat. Keskusteluryhmät Annetaan mahdollisuus muodostaa myös 3 4 hengen ryhmiä. 5 > Fasilitaattorin käsikirja > 3 Osallistavien tilaisuuksien aloittaminen > 3.2 Aloittamisen työkaluja Jana - Huono fiilis Keskinkertainen fiilis Hyvä fiilis + Jana on toiminnallinen mittaustapa, jonka tarkoituksena on aktivoida osallistujia ja auttaa selkeyttämään mitattavaa asiaa sekä osallistujille että fasilitaattorille. Mitata voi melkein mitä tahansa. Aiheeseen liittyvät mittarit ovat hyödyllisimpiä. Vaativat mittarit, joissa osallistujat joutuvat miettimään omaa tilannettaan syvällisemmin, ovat antoisimpia. Merkitse jana lattiaan esim. maalarinteipillä. Kävele jana läpi ja selitä mitä janan eri kohdat tarkoittavat. Kuvaa ainakin ääripäät ja keskikohta. Pyydä osallistujia asettumaan janalla siihen kohtaan joka parhaiten kuvaa omaa tilannetta tällä hetkellä. Kun kaikki ovat löytäneet paikkansa pyydä osallistujia juttelemaan vierustoverin kanssa siitä miksi valitsit juuri sen paikan. Keskustelun jälkeen pyydä muutamia kertomaan tarinansa koko porukalle. Janaa voidaan käyttää aamuvirityksessä loppuyhteenvedossa ennen luentoa: kuinka paljon tietää aiheesta 6
Mitä on fasilitointi? 7 MITÄ ON FASILITOINTI? Sana tarkoittaa helpottamista. Autetaan ryhmän jäseniä tuomaan ideoitaan esille. Viedään ideoita haluttuun suuntaan. Käytetään erilaisia ryhmätyökaluja. Fasilitointi on vetäjän rooli.
> Fakiirin käsikirja > Mitä fasilitointi on? Fasilitaattorin rooli Fasilitaattorin rooli on helpottaa asioiden käsittelyä, oivaltamista ja muutosta. Fasilitaattori keskittyy työpajojen ohjaamiseen ja jättää asiasisällöstä huolehtimisen osallistujille Asiasisältö Koulutus Asiantuntijakonsultti Valmennus Valmentajakonsultti Fasilitointi 9 Prosessikonsultti Prosessin ohjaus Fasilitaattorin rooli SISÄLTÖ PROSESSI 10 100% neutraali Osallistaminen asiantuntemuksen yhdistäminen selkeyttäminen ja kiteyttäminen
FASILITOINNIN YDIN: Rooli: Työkalut: Prosessi: Puolueeton, läpinäkyvä, kommunikoitu Osallistavia ja visualisoivia Työskentelyn eteneminen tavoitteen suuntaisesti. PROSESSI ESIMERKKI Selkeyttäminen Ratkaisut 12 Toimenpiteet
Miksi kannattaa osallistaa? Sitoutuminen Ryhmäpäätös Johtaja keskustelee päätöksestä Johtaja kysyy neuvoa Johtaja päättää ja tiedottaa päätöksestä Osallistaminen PÖYTÄRYHMÄT: 1. Mitä jäi mieleen? 2. Miltä asia tuntui? 3. Mikä oli olennaista minun kannaltani? 4. Ensimmäiset toimenpiteet asian suhteen Keskustelkaa vastauksista omassa pöydässä Koostakaa yhteiset vastaukset kysymyksiin fläpille Isolla fontilla Aikaa 10 min
Havaintokehä ja neljä kysymystä Usein kuulijat eivät täysin sisäistä tai ymmärrä kuulemiensa esitysten sisältöä. Fasilitoitu keskustelu on interaktiivinen reflektointityökalu, joka on luotu lisäämään kuulijoiden ymmärrystä. Sitä voi käyttää esim. PowerPoint esityksen tukena. 1. Faktat Mistä on kysymys? Mitä esityksestä jäi mieleen? 2. Tunteet Miltä asia tuntuu? 3. Merkitys Miten tämä vaikuttaa meihin? 4. Avoimet kysymykset Mitä kysymyksiä nousi mieleesi? GRAPE People Havaintokehä ja neljä kysymystä Kokemus Tunne 16 Toiminta Merkitys
ME WE US: ME Omat ideat paperille WE Pienryhmäkeskustelu, ideat fläpeille US Yhteinen keskustelu ideoista VOIMAKENTTÄ ANALYYSI 18
HARJOITUS Teema: Fasilitoinnin lisääminen omassa ympäristössä. Mitä etuja lisäämisestä olisi (plussat) Mitä esteitä tai haittoja tulee mieleen (miinukset) Yksilötyö, kirjaa vastaukset A4-paperille Aikaa 5 min NELJÄN HENGEN RYHMÄT Keskustelkaa eduista ja esteistä 6 hengen ryhmät Valitkaa kolme tärkeintä hyötyä kolme tärkeintä haittaa tai estettä Kirjatkaa post-it tarroille yksi pointti / tarra Isolla fontilla Aikaa 10 min
Voimakenttäanalyysi FASILITOINNIN LISÄÄMINEN OMASSA YMPÄRISTÖSSÄ 1) Analysoidaan ensin yksin aiheen plussat ja miinukset 2) Keskustellaan pienryhmissä plussista ja miinuksista, valitaan tärkeimmät. 21 3) Kirjoitetaan post it tarroille ja kiinnitetään tauluille 4) Ryhmitellään miinukset yhdessä ja muotoillaan ydinkysymyksiksi VOIMAKENTTÄ ANALYYSI TOIMINTASUUNNITELMAN LAATIMINEN 1) Vetäjä esitelee alustavan toimintasuunnitelma (prototyyppi) 2) Osallistujat miettivät edut ja ongelmat 3) Mietitään pienryhmissä ratkaisut tärkeimpiin ongelmiin 22 = on luotu yhteinen toimtasuunnitelma
Grape People Finland Oy Kaapelitehdas, Tallberginkatu 1 C 84 00180 Helsinki Kari Kukkola Facilitator &Coach GSM +358 40 535 3546 etunimi@grapepeople.fi