LPS viestintäopas
Sisällysluettelo 1. Viestintä suunnitelmalliseksi -viestinnän vuosikello 2. Sisäinen viestintä 3. Ulkoinen viestintä 4. Kriisiviestintä Keskeiset kysymykset niin yhdistyksen sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä ovat: Mitä? Miksi? Kenelle? Milloin? Kuka? Miten? 1. VIESTINTÄ SUUNNITELMALLISEKSI -VIESTINNÄN VUOSIKELLO Viestintää kannattaa suunnitella samaan aikaan toiminnan suunnittelun kanssa. Asiat voi lyhyestikin kirjata ylös esimerkiksi seuraavia kysymyksiä hyödyntäen: 1. Tavoitteet: mikä on toiminnan, entä viestinnän tavoitteet? 2. Sanoma: Ydinviesti (1-3 lauseeseen)? 3. Aikataulu: milloin ja millä toimenpiteillä viestitään? 4. Kohderyhmä: kenet halutaan tavoittaa/ kenet tavoitetaan jo hyvin? 5. Ohjeistukset: millaista visuaalista linjaa noudatetaan esimerkiksi logojen ja värimaailman suhteen 6. Vastuut: kuka vastaa sisäisestä, kuka ulkoisesta viestinnästä? 7. Keinot ja kanavat: missä kaikkialla viestitään, pitäisikö miettiä uusia kanavia? 8. Arviointi: miten arvioidaan onnistumista? miten viestintää seurataan? Seuraavalle kaudelle on hyvä linjata yhteinen painopistealue, johon erityisesti halutaan kiinnittää huomiota. Painopisteenä voi olla esimerkiksi: panostaminen verkkosivuille tunnettavuuden lisääminen, yhtenäisen graafisen ohjeistuksen laatiminen/päivittäminen, sähköpostin ja sosiaalisen median koulutus, uusien jäsenien hankkiminen.
Työnjako seuran sisällä Pelilliset asiat kuka antaa lausunnot julkisuuteen? Taloudelliset asiat kuka antaa lausunnot julkisuuteen? Päivittäinen viestintä, verkkosivujen päivittäminen kuka vastaa? Tiedotteiden laatiminen kuka vastaa? Tiedotustilaisuuksien järjestäminen kuka vastaa? Suhteet paikallislehdistöön kuka vastaa? Kriisiviestintä kuka vastaa? Miten? 2. SISÄINEN VIESTINTÄ 2.1 Vinkkejä sisäiseen tiedottamiseen: Suunnitelmallisuus: - laaditaan sisäisen tiedotuksen periaatteet: kenelle, miten, miksi - mietitään huolella, mistä kaikesta yhdistyksen sisällä pitää tiedottaa - vastuualueet: kuka ilmoittaa mistäkin ja kuka laittaa eteenpäin mitäkin - luodaan tiedotusrutiineja Toteutus: - esitetään asiat yksinkertaisesti ja lyhyesti - täsmätiedotus, henkilökohtaistaminen ja viestin kohdennus - tiedotetaan hyvissä ajoin, muistutetaan lähempänä - käytetään samanaikaisesti useita tiedotuskanavia yhdistyksen jäsenet seuraavat eri tavoin eri viestintävälineitä Vuorovaikutuksellisuus: - kerätään palautetta tiedotuksen onnistumisesta - kysytään jäsenistöltä mikä tiedotuksessa toimii ja mikä ei - kysykää yhdistystoimijoilta itseltään, miten he haluavat saada tiedon yhdistyksen toiminnasta - otetaan oppia ja ideoita muilta yhdistyksiltä ja toimijoilta Kanavia ja välineitä: - keskustelut, tapaamiset - erilaiset kokoukset, kokoontumiset, tilaisuudet - jäsenkirjeet/tiedotteet - puhelin, tekstiviestit - toimintakertomukset, raportit Verkkoviestinnän välineitä: - sähköposti (sähköpostilistat), Nepton (jäsenrekisteri), Nimenhuuto tms. - yhdistyksen kotisivut - sosiaalinen media: twitter, facebook, blogit
Seuran kotisivut kertovat ainakin missä ja miten seura toimii mitä se tarjoaa jäsenilleen seuran joukkueet tapahtumatiedot kuka toiminnasta vastaa miten voi tulla mukaan yhteystiedot Kun kirjoitat verkkoon, poimi pääasiat otsikoihin lisää väliotsikoita tiivistä sanomaasi kirjoita lyhyesti käytä luetteloita elävöitä kuvalla alleviivaa vain, jos kyseessä on linkki sijoita lisätietoa tarjoavat linkit viimeiseksi Hyvä sisäinen viestintä innostaa mukaan jakaa käyttökelpoista tietoa tehostaa toimintaa luo ryhmähenkeä ja hyvää mieltä nostaa esiin ideoita tekee tilaa keskustelulle Oletko hyvä viestijä? osaat kuunnella vastaat mielelläsi kysymyksiin näet jäsenet voimavarana haet uutta tietoa haluat jakaa löytämäsi kehität kertojan taitojasi kokeilet uusia keinoja 2.2 Tapahtumajärjestelyt Työnjako selväksi: kerro, mitä ja miksi tehdään kuvaa palkitseva tavoite kerro, miten se saavutetaan jaa tehtävät selkeisiin osiin sovi, kuka vastaa mistäkin sovi myös aikataulusta sovi, mitä pulmatilanteissa tehdään kirjaa sovitut asiat varmista, että asiat on ymmärretty kerro, mistä asiat voi tarkistaa kiitä ja innosta
Hallintopäällikkö tai juniorivalmennuspäällikkö vastaa juniorijoukkueita koskevista tiedotteista ja niiden eteenpäin lähettämisestä. Jokainen joukkue vastaa omasta tiedotuksestaan. Joukkueet voivat nimetä oman tiedotusvastaavan, muussa tapauksessa tiedotuksesta vastaa joukkueenjohtaja. Eri tapahtumille voidaan valita omia tapahtumakohtaisia tiedotusvastaavia. Seuralla pidetään yhteiset ja joukkueiden omat kotisivut laajasalonpalloseura.fi domainissa. Seuralla on Facebook, instagram ja twitter tilit. Internetissä olevien sivujen vastuu on nimetyillä ylläpitäjillä sekä webmasterilla. Laajasalon palloseuran joukkueilla ei voi olla omia internet -sivuja muualla kuin seuran virallisten sivujen alla. Mikäli joukkue perustaa omia sosiaalisen median verkostoja, niiden tulee olla suljettuja ja salaisia. Haettaessa hakukoneella ei saa löytyä LPS tai Laajasalon palloseura nimellä muita kuin seuran viralliset sivut sekä sosiaalisen median viralliset tilit. Joukkueen kaikilla johtoryhmän jäsenillä tulee olla managerioikeudet kaikkiin joukkueen sivustoihin. Joukkueet saavat käyttää Nimenhuuto-palvelua sisäiseen tiedottamiseen. Nimenhuudon viestit tulee lähettää ainoastaan ryhmän jäsenille, ei avoimeen tiedottamiseen. Joukkueenjohtaja tai joukkueen nimetty Nimenhuudon päivittäjä vastaa epäsopivien / viestien poistamisesta joukkueen sivustolta. Seuran sisäinen tiedotus hoidetaan pääasiassa sähköpostitse, Nepton jäsentiedon kautta, Nimenhuudon kautta, kotisivuilla ja vanhempainilloissa. 3. ULKOINEN VIESTINTÄ Ulkoisella viestinnällä pyritään tekemään yhdistystä, sen toimintoja, sisältöjä ja tuloksia tunnetuksi yhteistyötahoille ja laajemmalle yleisölle. Tiedotuskanava ja tyyli valitaan sen mukaan, mistä kerrotaan ja kenelle. Tiedottaminen ei ole mitään salatiedettä. Muutamalla tunnilla kuukaudessa saa jo ihmeitä aikaiseksi. Voimme tehdä vaikka kuinka loistavia asioita seurassa, meillä on hauskaa ja jäsenistö viihtyy. Mitä, jos meillä olisi tuplasti resursseja tehdä näitä kivoja asioita? Hyvällä ja säännöllisellä tiedottamisella meillä on mahdollisuus saavuttaa nuo resurssit huomattavasti helpommin kuin vetäytymällä omaan kuoreemme. Ulkoista viestintää: henkilökohtainen yhteydenpito/ tapaamiset tiedotteet esitteet lehti-ilmoitukset internet lehdet, radio, televisio, tiedotustilaisuudet, avoimet ovet seminaarit, alustukset, esitelmät, artikkelit, raportit ja toimintakertomukset
3.1 Kotisivut Päivitä sivuja säännöllisesti! Jos sivulla on vanhentunutta materiaalia, vaikuttaa se sivun uskottavuuteen ja nykyaikaisuuteen. Uudet jutut ja kuvat hyvä syy lukijoille vierailla uudelleen sivuilla. Kotisivujen käyttöä voi tehostaa muistuttamalla uusista päivityksistä esimerkiksi sähköpostilla tai sähköisellä uutiskirjeellä. Kerro ainakin kotisivuilla: Missä ja miten yhdistys toimii mitä se tarjoaa jäsenilleen kuka toiminnasta vastaa miten voi tulla mukaan tapahtumatiedot yhteystiedot Miksi ihmiset käyvät tietyillä verkkosivuilla? Siksi, että niitä päivitetään. Miksi ihmiset eivät käy tietyillä verkkosivuilla kuin kerran pari? Siksi, että niitä ei päivitetä. Totuus ei ole sen kummempi. 3.2 Mediaviestintä Paikallismediat ovat hyvä yhteistyökumppani, sillä näkyvyys vaikuttaa yhdistyksen uskottavuuteen, kiinnostavuuteen, uusien jäsenten ja yhteistyökumppaneiden saantiin. Hyvä tiedote: Tee aiheesta uutinen Tee aiheesta paikallinen Lähesty aihetta ihmisen kautta Tee lyhyt ja ytimekäs otsikko Kirjoita selkeästi ja lyhyesti Pituus puolikas A4-liuska Hyvä mielipidekirjoitus: Perustuu faktoihin, mutta myös omiin mielipiteisiin Selkeä rakenne: alku, keski, loppu Oikeakielisyys, tyylitelty 3.3 Mainokset ja painotuotteet: Mainosten ja painotuotteiden tulisi jatkaa yhtenäistä valittua tyylilinjaa. Hyvä painotuote: Visuaalisuus Erottuvuus Selkeä viesti Kustannustehokas Milloin kannattaa ostaa mainostilaa? Kun kyseessä on vuoden kohokohta Kun tarjolla on tietoa ja toimintaa
Kun tarkoituksena on saavuttaa ennen kaikkea yhdistyksen ulkopuolisia jäseniä ja uusia aktiiveja yhdistykseen Kun haluatte kiittää kuntalaisia tai yhteistyökumppaneita Visuaalisuus ja kuvat Harkittu visuaalinen ilme vahvistaa viestiä, lisää viestin mielenkiintoa ja asiallisuutta sekä antaa viestille muodon ja järjestyksen. Varmista, että ohjeistukset ovat kaikkien viestintää hoitavien henkilöiden tiedossa (ainakin tuorein logo, fontti sekä värimaailma). Laajasalon palloseuralla on ohjeet visuaalisuudesta kotisivujen materiaalipankissa. Kuvapankki: Ota rohkeasti kuvia tapahtumista, tilaisuuksista, jne. Muista aina kysyä kuvauslupa! Jos käytät internetin kuvapankkeja, muista tarkistaa kuvan käyttöoikeudet. 3.4 Sosiaalinen media yhdistysten arjessa Sosiaalisella medialla ja sen työkaluilla tarkoitetaan internetistä löytyviä erilaisia verkkopalveluja, -alustoja ja - sovelluksia. Tyypillistä sosiaalisen median palveluille on, että osallistujat voivat: - tuottaa sisältöjä ja muokata niitä - kommentoida, keskustella - jakaa aineistoja ja verkottua keskenään Monet sosiaalisen median palvelut ovat maksuttomia ja varsin yksinkertaisia ja helppoja käyttää. Sosiaalinen media tarjoaa välineitä: - pitää yhteyttä jäseniin - järjestää kokouksia verkossa - jakaa tietoa entistä monipuolisemmin - sopia aikatauluja eri toimijoiden kesken Yhteisöpalvelut ovat erinomainen lisä seuran perustiedottamiseen, nimenomaan sen tukemiseen. Seuran ei tulisi kuitenkaan keskittää koko viestintää yhteisöpalveluihin. Ensiksikin se saattaa ihmiset eriarvoisiin tilanteisiin. Kaikilla ei välttämättä ole mahdollisuus käyttää kaikkia palveluita teknisistä tai taloudellisista syistä. Sähköposti kaikessa kliinisyydessään ei ehkä vetoa jokaiseen ikäluokkaan, mutta täsmällisenä tiedonvälittäjänä se pitää edelleen pintansa. Seura ei voi myöskään muuttaa tiedottamislinjaansa välineestä riippuen. Ei ole kovin pitkäjänteistä, taloudellisesti järkevää tai selkeää kertoa samasta asiasta moneen eri kertaan riippuen yhteisöpalvelun luonteesta. On siis pelkästään positiivista, mikäli seuran toiminta kiinnostaa ja siitä puhutaan eri palveluissa. Kerro tärkeät asiat seuran verkkosivuilla ja sähköpostilla, ja anna tarinan jatkaa elämäänsä verkossa. Älä missään nimessä lähde kommentoimaan tai oikomaan seuran asioita näissä palveluissa. Se on loputon suo. Tietenkin faktavirheet (esimerkiksi väärä ottelun alkamisaika), jotka vaikuttavat seuran päivittäiseen toimintaan, kannattaa oikaista.
Laajasalon palloseuran joukkueet voivat tiedottaa toiminnastaan ja erilaisista urheilutuloksista itsenäisesti seuran kotisivujen alasivuillaan. Joukkueiden alasivujen kalenteri- ja yhteystiedot tulee pitää ajan tasalla kotisivuilla. Tietojen ylläpidosta vastaa joukkueenjohtaja ellei joukkueella ole erikseen nimettyä kotisivujen päivittäjää. Seuran facebook, instagram ja twitter sivujen ylläpito-oikeudet ovat seuran päätoimisilla työntekijöillä sekä tiedottajalla. Joukkueet voivat lähettää kuvia ja viestejä esimerkiksi tekstiviestillä ylläpitäjille, jotka julkaisevat viestit sosiaalisessa mediassa. Koko seuraa koskevasta tiedotuksesta vastaa puheenjohtaja ja hallitus tai sen nimittämä tiedotusvastaava. Laajasalon palloseuralla on ohjeet visuaalisuudesta kotisivujen materiaalipankissa. Ohjeita ja vinkkejä LPS toimihenkilöille verkossa toimimiseen: 1. Varmista, että toimintasi verkossa on LPS:n toimintaperiaatteiden ja arvojen mukaista. 2. Puutu pelisääntöjen vastaiseen käyttäytymiseen esim. kielenkäyttö, kiusaamiseen tai johonkin muuhun epäilyttävään. 3. Jos olet epävarma asiasta, älä julkaise. Kysy toisen aikuisen mielipidettä. 4. Suosittelemme että toimihenkilöt harkitsevat tarkoin hyväksyvätkö joukkueensa nuoria kavereikseen sosiaalisessa mediassa. Usein on yksinkertaisempaa ja helpompaa pitää toimihenkilörooli ja vapaa-ajan rooli erillään toisistaan. 5. Valmentaja/pelaajasuhde voi sosiaalisessa mediassa olla haasteellinen. Jos esim. valmentaja pyytää pelaajaa Facebook -ystäväksi, pelaajan voi olla vaikea kieltäytyä vaikka haluaisikin. Sosiaalisen median kautta valmentajat ja pelaajat voivat saada toisistaan sellaista tietoa, jota muuten ei haluttaisi kertoa. 6. On hyvä muistaa, että joidenkin mielestä toimihenkilö edustaa Laajasalon palloseuraa aina. 7. Älä jätä verkkoon sellaista, mihin et halua törmätä tulevaisuudessa. Mikä tahansa sosiaalisessa mediassa julkaistu voi päätyä laajasti julkisuuteen. 8. Harkitse, miten toimintasi sosiaalisessa mediassa vaikuttaa uskottavuuteesi toimihenkilöroolissasi ja mielikuvaan kyvystäsi hoitaa tehtävääsi tasapuolisesti.
4. KRIISIVIESTINTÄ - Yllättävien tilanteiden aiheuttamat kriisit - Kriisit, joiden syntyyn seuran jäsen on toiminnallaan vaikuttanut Kriisilajeja: sisäiset taloudelliset ja muut ongelmat, kuten heikko tulos, huono talouden hoito, väärinkäytökset, petokset ulkoiset taloudelliset ongelmat, kuten yhteistyökumppanin konkurssi, lama ulkoiset informaatiohyökkäykset, kuten mustamaalaus tai pelottelu, kielteinen julkisuus toiminnan häiriöt, esim. jatkuva huono menestys, dopingtapaus, ympäristökysymykset sairaudet, kuten allergiat, lajiin liittyvä anorexia, menehtyminen loukkaantumiset, onnettomuudet, väkivaltatilanteet esimerkiksi katsomoväkivalta skandaalit, vahingoittavat puheet tai julkisuus. Kriisitilanteessa tietoa tarvitaan tässä ja nyt heti ja paljon. Organisaation omaaloitteellisuus on avainasemassa, jotta kysyjät saavat heti oikeata tietoa. Ensimmäisistä kriisiuutisista usein rakentuu se kuva, joka asiasta muodostuu niin on jos siltä näyttää. Jos kriisin kohde ei anna tietoa, huhut ja väärät tiedot leviävät. Väärän tiedon korjaaminen voi olla lähes mahdotonta. Tärkeää muistaa: Tiedon on oltava oikeaa ja asiallista ei spekulaatiota, ei vähättelyä valheet paljastuvat aina. On tärkeätä olla rehellinen ja täsmällinen. On kuitenkin muistettava, että on myös asioita, joita ei ole luvallista antaa julkisuuteen (esimerkiksi yksityisyyden suoja ja muut julkistamista rajoittavat lait). Ajattele ensin, puhu sitten. Anna lyhyitä, perusteltuja vastauksia. Älä anna kysyjän pistää sanoja suuhusi. Kriisitilanteessa ei pidä improvisoida tai kehittää uusia ideoita. Kun ollaan syyllisiä, ainoa toimiva strategia on syyllisyyden tunnustaminen. Onnettomuustilanteissa myötätunnon ja osanoton ilmaiseminen on tärkeää. Erityisesti kriisitilanteessa yleisö näkee organisaation inhimillisenä toimijana, jonka odotetaan tuntevan, kärsivän, katuvan, nöyrtyvän ja pyytävän anteeksi niin kuin hyvät ihmiset tekevät. Pahinta, mitä voi tehdä, on sanoa jyrkästi ei, tai jättäytyä faktojen varaan. Kriisitilanteessa yleisö odottaa ymmärrystä, osanottoa ja myötätuntoa, ei lakipykäliä, prosenttilukuja tai asiantuntijalausuntoja. Kuka kommentoi kriisitilanteessa? Kuka on varamies? Onko viestin sisältö yhteisesti sovittu? Kenen tulee saada välitön tieto asiasta? Ovatko yhteystiedot ajan tasalla? Mediaviestinnän toimivuuden varmistamiseksi on syytä etukäteen huolehtia, että oman yhteisön perustiedot päivitetään säännöllisesti mediayhteystiedot ovat ajan tasalla viestintäkäytännöistä on sovittu.
Viestintäkäytännöt (Juholin 2001) ovat menettelytapoja, joista sovitaan etukäteen, esimerkiksi ketkä saavat antaa lausuntoja ja haastatteluja medialle minkä ajan sisällä annetaan ensimmäiset tiedot ja kommentit miten järjestetään tiedotustilaisuus miten annetaan haastatteluja. Joukkoviestinten kanssa toimittaessa kilpaillaan ajan kanssa. Mitä nopeammin median kyselyihin voidaan vastata, sitä paremmin voidaan torjua väärien tietojen leviäminen. Alkutilanteessa vastaukseksi voi riittää lupaus siitä, milloin asiasta annetaan tietoja Kriisiviestinnän muistilista arvioi mahdolliset kriisit nimeä kriisivastaavat laadi toimintaohjeet mieti, kenelle viestitään puhu totta, kerro mitä tiedät, älä spekuloi suunnittele toimet kriisin jälkeen pidä huolta valmiudesta ja silmät auki kriisien ehkäisemiseksi ennalta Tiedotustilaisuus A. Etukäteen sovittava: Kuka tekee kutsun ja lähettää sen Ketä kutsutaan Kuka tekee tiedotteen, kuka lähettää ja kuka hoitaa www-sivuille Tilaisuuden käsikirjoitus (rakenne ja kesto) Kuka on tilaisuuden puheenjohtaja, ketkä vastaavat kysymyksiin Mitä materiaalia tilaisuudessa jaetaan ja kuka siitä vastaa Onko tarjoilua B. Valmiudet tarkistettava Mahdolliset paikat yhteystiedot ajan tasalla Tekniikka: mahdolliset mikrofonit, videotykki, fläppitaulu, nimikyltit, kopiointimahdollisuus, nettiyhteys Taustaseinän sopivuus (esimerkiksi kuvauksia varten) Mahdolliset toimittajien työtilat Haastattelutilat Kuvaajien liikkuminen Varmistus siitä, että paikassa, jossa tiedotustilaisuus pidetään, osataan myös neuvoa, missä ja milloin tilaisuus on (esim. urheilu-halli, ravintolan kabinetti jne.)
Laajasalon palloseurassa kriisitiedotuksesta vastaa seuran puheenjohtaja. Puheenjohtajan estyneenä ollessa kriisitiedotuksesta vastaa seuran varapuheenjohtaja. Kriisitilanteen sattuessa tapahtumien kommentointi medialle seuran edustajana on muilta toimihenkilöiltä kielletty Toimintasuunnitelma kriisitilanteessa: 1. Hallitus kokoontuu välittömästi (sähköpostikokous) 2. Laaditaan yhteisesti hyväksytty tiedote 3. Päätetään tiedotusaikataulusta ja tiedotuksen keinoista 4. Kutsutaan koolle tiedotustilaisuus 5. Lähetetään tiedote medialle