Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 1 AIKA 22.11.2018 klo 17:00-19:00 PAIKKA Kaupungintalo, kokoushuone Sorjonen Nimi Tehtävä Lisätieto Päätöksentekijät Iitiä Markus Puheenjohtaja Ruokoniemi Kimmo Varapuheenjohtaja Hooman Ari Jäsen Jay Clarisse Jäsen Kaijansinkko Leena Pöytäkirjan tarkastaja Papinniemi Markku Jäsen Pulkkinen Tiina Jäsen Räsänen Erkki Jäsen Seppälä Tarja Jäsen Arminen Larisa Jäsen Lukkari Pekka Jäsen Ahvonen Matti Jäsen Muut osallistujat Hietamies Mikko - Tolvanen Katri - Willberg Juha Kaupunginsihteeri Ruotsalainen Ulla - Poissaolevat Hämäläinen Timo S Lpr - Yritystila Oy Alatalo Johanna Kaupunginlakimies Lappalainen Hannu - Murto Pekka - Nousiainen Satu Jäsen Jarva Kimmo Kaupunginjohtaja Kakkola Risto -
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 2 KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 4 3 Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen 5 4 Yhtiökokousten koolle kutsuminen ja yhtiökokousedustajan 6 nimeäminen konserniin kuuluvien yhtiöiden yhtiökokouksiin 5 Kokousaikataulu tammikuu 2019 - elokuu 2019 8 6 Rakennusten hallinnoinnin väliaikaiset järjestelyt veroasioiden 10 muutoksenhaun ajaksi Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin välinen palvelusopimus 7 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n, Lappeenrannan 11 Kuntakiinteistöt Oy:n ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n vuoden 2018 talousarvioiden muuttaminen 8 Williparkki Oy:n tuloutus vuonna 2018 15 9 Lausunto Kalle Saarelan ja Juha Turkian valtuustoaloitteeseen 16 koskien sisäliikuntahallin rakentamista suurempana kuin valmistunut hankesuunnitelma 10 Lausunnon valmistelu valtuustoaloitteeseen koskien 18 Kisapuiston jäähallin peruskorjausaikataulun selvittämistä 11 Lauritsalan uusi koulu, elinkaarikonsultin valinta, 20 oikaisuvaatimus 12 Muut esille tulevat asiat 24 13 Seuraava hallituksen kokous 25 14 Kokouksen päättäminen 26
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 3 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Pj Hallitus Todetaan hallituksen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 4 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Pj Hallitus Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi Leena Kaijansinkko. Valittiin esityksen mukaan.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 5 3 Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Pj Hallitus Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 6 4 Yhtiökokousten koolle kutsuminen ja yhtiökokousedustajan nimeäminen konserniin kuuluvien yhtiöiden yhtiökokouksiin Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Mikko Hietamies 0400 509 611 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali Lappeenrannan Toimitilat Oy:n yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisia yhtiökokouksia pidetään vuosittain kaksi, varsinainen kevätyhtiökokous on pidettävä huhtikuun loppuun mennessä ja varsinainen syysyhtiökokous marraskuun loppuun mennessä. Myös Lappeenrannan Laivat Oy:n yhtiöjärjestysten mukaan varsinaisia yhtiökokouksia järjestetään vuosittain kaksi. Lappeenrannan Yritystila Oy:n, Lappeenranta Free Zone Oy:n Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja Williparkki Oy:n yhtiöjärjestysten mukaan varsinaisia yhtiökokouksia pidetään vuosittain yksi, ja se on pidettävä vuosittain hallituksen määräämänä päivänä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Lappeenrannan Toimitilat Oy:n yhtiökokoukset pidetään Lappeenrannan kaupunginvaltuuston kokouksissa. Yhtiökokouksessa osakkeenomistajan laillisena edustajana toimivat kaupunginvaltuuston kokoukseen osallistuvat kaupunginvaltuuston jäsenet tai varajäsenet. Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii kaupunginvaltuuston kokouksen puheenjohtaja. Yhtiökokouksen päätöksenteossa noudatetaan osakeyhtiölain säännöksiä. Lappeenrannan Yritystila Oy:n, Lappeenranta Free Zone Oy:n Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja Williparkki Oy:n yhtiökokousedustajana on toiminut Johanna Alatalo.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 7 Tj Päätetään kutsua Lappeenrannan Toimitilat Oy:n yhtiökokous koolle pidettäväksi kaupunginvaltuuston kokouksessa 11.12.2018. Lisäksi päätetään kutsua Lappeenrannan Yritystila Oy:n, Lappeenranta Free Zone Oy:n, Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja Williparkki Oy:n ylimääräiset yhtiökokoukset koolle 13.12.2018 ja nimetään yhtiökokousedustaja. Hallitus Päätettiin kutsua Lappeenrannan Toimitilat Oy:n yhtiökokous koolle pidettäväksi kaupunginvaltuuston kokouksessa 10.12.2018, esityksestä poiketen. Yhtiökokousedustajaksi nimettiin kaupungin lakimies Johanna Alatalo.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 8 5 Kokousaikataulu tammikuu 2019 - elokuu 2019 Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Mikko Hietamies 0400 509 611 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali Kokousaikataulu tammikuu 2019 - elokuu 2019 Yhtiökokoukset 3.6. valtuuston kokouksen yhteydessä Tarvittaessa yhtiökokous voidaan järjestää muulloinkin valtuuston kokouksen yhteydessä. Hallituksen kokoukset to 10.1. klo 17 to 31.1. klo 17 to 21.2. klo 17 to 14.3 klo 17 to 4.4. klo 17 to 25.4. klo 17 to 16.5. klo 17 to 6.6. klo 17 to 27.6. klo 17 to 15.8. klo 17 to 29.8. klo 17 Tarvittaessa sovitaan erikseen mahdollisista muista ajankohdista Tj Hallitus päättää merkitä tiedoksi kokousaikataulun tammikuu 2019 - elokuu 2019.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 9 Hallitus Merkittiin tiedoksi.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 10 6 Rakennusten hallinnoinnin väliaikaiset järjestelyt veroasioiden muutoksenhaun ajaksi Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin välinen palvelusopimus Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Mikko Hietamies 0400 509 611 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali 1. PALVELUSOPIMUS_LATO_TILAKESKUS_15.11.2018 Lappeenrannan kaupungin ja LATO-konsernin yhtiöiden välillä on päätetty tehdä rakennusten hallinnoinnin väliaikaisia järjestelyjä veroasioita koskevan muutoksenhaun ajaksi. Päätöksenteon yhteydessä on todettu, että muutoksenhaun aikana kaupunki ostaa Lappeenrannan Toimitilat Oy:ltä investointien ja vuosikorjausten hoitamiseen tarvittavan palvelun samaan tapaan kuin Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy on sen hankkinut Lappeenrannan Toimitilat Oy:ltä. Esityslistan oheismateriaalina on palvelusopimusluonnos Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin välille. Tj Hallitus Hallitus hyväksyy liitteenä olevan sopimusluonnoksen ja oikeuttaa toimitusjohtajan tarvittaessa tekemään sopimusluonnokseen vähäisiä teknisluonteisia tarkistuksia. Hyväksyttiin.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 11 7 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n, Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n vuoden 2018 talousarvioiden muuttaminen Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Mikko Hietamies 0400 509 611 Pekka Murto etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali 1. YritystilakonsTA18muutettu 2. YritystilaOyTA18muutettu 3. LatokonsTA18muutettu 4. LakuTA18muutettu Kaupunginhallitus käsitteli 16.4. ( 176) ja 2.7.2018 ( 306) rakennusten hallinnoinnin väliaikaisia järjestelyjä veroasioiden muutoksenhaun ajaksi. https://kuntamfiles.saita.fi/kokoukset/lappeenranta/11/139/1379/vi ew/20280. Myös ao. yhtiöiden hallitukset ovat käsitelleet samaa asiaa. Kaupunginhallitus päätti 16.4.2018 Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n ja osin Lappeenrannan Yritystila Oy:n verotuksellisen aseman ollessa vielä epäselvä, että mahdollisten suunnittelemattomien verovaikutusten minimoimiseksi on suositeltavaa tehdä eräitä väliaikaisia järjestelyitä kunnes Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n verotuksellisesta statuksesta saadaan lainvoimainen ratkaisu. Väliaikaisissa järjestelyissä päätettiin tehdä seuraavat muutokset: - Kaupungin oman palvelutuotannon käyttöön tulevat uudisrakennukset ja omassa käytössä olevien rakennusten peruskorjaus- ja pieninvestointihankkeet tehdään kaupungin omaan taseeseen
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 12 - Käyttötalouteen kirjattavat vuosikorjaustoimenpiteet tehdään niin ikään kaupungin lukuun o Hallinnointi- ja hoitopalkkion osa muuttui tältä osin sisäiseksi vuokraksi, jonka käyttäjät maksavat kaupungin tilakeskus-taseyksikölle. Kaupunginhallituksen päätöksen mukaan Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy vastaa edelleen ylläpito- ja kunnossapitotehtävästä ja kaupunki maksaa Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:lle näiltä osin hallinnointi- ja hoitopalkkiota. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy sai verohallinnolta 6.6.2018 päivätyn tuloverotuksen ennakkoratkaisun. Ratkaisu ei ollut tavoiteltua organisaatiorakennetta ja toimintamallia tukeva. Näin ollen päädyttiin valmistelemaan lisää muutoksia, jotka käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 2.7.2018 ja ao. yhtiön hallituksen kokouksessa 4.7.2018. Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy kauppasopimus Osa muutoksista päätettiin toteuttaa kaupalla, jossa luovutuksen kohteena on Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n harjoittama toimitilojen hallinnointi- ja hoitotoiminta. Sopimuksen mukaan Kuntakiinteistöt Oy myy aloittamansa, mutta vielä keskeneräiset, uudisrakennus- ja perusparannushankkeet kaupungille. Keskeneräisten investointien kustannukset ovat määrältään 1 509 720,51 euroa. Kaupunki ottaa vastattavakseen kohteiden ylläpidosta ja vuosittaisesta kunnossapidosta johtuvista kuluista 1.1.2018 lähtien. Näiden kulujen määrä on 7 300 284,11 euroa 31.10.2018 saakka. Investointeja koskeva kauppahinta määräytyy Investointien siirtopäivään mennessä syntyneiden kustannusten mukaisesti. Kiinteistöjen ylläpitoa ja vuosittaisia kuluja koskeva siirtyvä vastuu määräytyy 1.1.2018 ja sopimuksen allekirjoitushetken välisellä ajanjaksolla toteutuneiden kulujen mukaisesti. Koska kaupunki on hoito- ja hallinnointisopimuksen mukaisesti suorittanut Kuntakiinteistöt Oy:lle hallinnointipalkkiota, kauppasopimuksen mukaisissa järjestelyissä kaupungin ja Kuntakiinteistöt Oy:n välillä ei liikuteta rahaa muutoin kuin siltä osin kuin kaupungin
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 13 maksamat hallinnointipalkkiot ylittävät kiinteistöjen ylläpitoa ja vuosittaisia kuluja koskevan kauppahinnan. Kuntakiinteistöt Oy palauttaa kaupungille tässä tarkoitetun yli menevän osuuden. Kaikki kolmansien kanssa tehdyt sopimukset, jotka liittyvät kauppasopimuksella kaupungille määriteltyihin velvoitteisiin siirtyvät sopimuksen allekirjoituksin kaupungille. Lappeenrannan Yritystila Oy - vuokrasopimus Kaupungin ja Lappeenrannan Yritystila Oy:n (Yritystila Oy) välisellä vuokrasopimuksella korvataan sopijapuolten välillä 12.6.2017 allekirjoitettu sote- ja pela kohteita koskeva vuokrasopimus. Uusi vuokrasopimus eroaa 12.6.2017 allekirjoitetusta vuokrasopimuksesta siinä, että vuokrasopimuksen kohdeluettelosta on poistettu pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevat kohteet. Kaikki 12.6.2017 allekirjoitetun vuokrasopimuksen mukaiset Yritystila Oy:n vastuut ja velvoitteet liittyen pelastuslaitoksen toimintoihin vuokrattuihin kohteisiin siirretään kaupungille 1.1.2018 lukien. Kaupunki ottaa näiden kohteiden osalta kulut vastattavakseen 1.1.2018 lukien. Osapuolet sopivat erikseen järjestelystä, jolla maksetut vuokrat oikaistaan vastaamaan tilannetta, jossa Yritystila Oy:llä ei ole ollut vuokranmaksuvelvollisuutta enää 1.1.2018 alkaen. Siltä osin kuin vuokrakohteiden ylläpitoa ja vuosittaista kunnossapitoa koskevat sopimukset kolmansien osapuolten kanssa koskevat sopimuksen kohdeluettelosta poistettavia pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevia kohteita, siirtää Yritystila Oy kyseiset sopimukset vastuineen ja velvoitteineen takaisin kaupungille 1.1.2018 lukien. Osapuolet sopivat Yritystila Oy:n sopimusten perusteella maksamien kulujen oikaisuista erikseen. Siltä osin kuin vuokrasopimukset kolmansien osapuolten kanssa koskevat sopimuksen kohdeluettelosta poistettavia pelastuslaitoksen toimintojen käytössä olevia kohteita, siirtää Yritystila Oy kyseiset sopimukset vastuineen ja velvoitteineen takaisin kaupungille 1.1.2018 lukien. Muutoin uuden vuokrasopimuksen ehdot noudattavat olennaisilta osin 12.6.2017 allekirjoitetun vuokrasopimuksen ehtoja. Lappeenrannan Yritystila Oy - vuokrasopimuksen lisälehti Kaupungin ja Yritystila Oy:n välisellä vuokrasopimuksen lisälehdellä muutetaan sopijapuolten välillä 12.6.2017
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 14 allekirjoitettua (muita kuin sote- ja pelakohteita koskevaa) vuokrasopimusta. Lisälehdellä 12.6.2017 allekirjoitettua vuokrasopimusta muutetaan siten, että vuokrasopimuksen vuokrakohdeluettelosta poistetaan kohteet, jotka ovat kaupungin omien toimialojen käytössä sekä kohteet jotka ovat tyhjillään. Samassa yhteydessä liitteessä olevat tiedot vuokran määrästä päivitetään. Kaikki Yritystila Oy:n vastuut ja velvoitteet, jotka on määritelty osapuolten 12.6.2017 allekirjoittamassa sopimuksessa ja jotka koskevat vuokrasopimuksen kohdeluettelosta poistettavia kohteita, siirretään kaupungille 1.1.2018 lukien. Lisälehdellä sovitaan vuokrasopimuksen kohdeluettelosta poistettavien kohteiden osalta vastaavista vastuista, velvoitteista ja menettelyistä kuin mitä edellä esitellyssä uudessa vuokrasopimuksessa on sovittu sopimuksen kohdeluettelosta poistettavien kohteiden osalta noudatettavaksi. Muilta osin 12.6.2017 allekirjoitettu vuokrasopimus jää voimaan alkuperäisensisältöisenä. Edellä mainituista päätöksistä johtuen on tarpeen tehdä tekniset muutokset Lappeenrannan Kuntakiinteistöt Oy:n, Lappeenrannan Yritystila Oy:n ja Lappeenrannan Toimitilat konsernin vuoden 2018 talousarvioihin. Muutetut talousarviotaulukot ovat oheismateriaalina / liitteenä. Tj Hallitus hyväksyy omalta osaltaan muutetut vuoden 2018 talousarviot ja esittää ne yhtiökokousten päätettäväksi. Hallitus Hyväksyttiin.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 15 8 Williparkki Oy:n tuloutus vuonna 2018 Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Mikko Hietamies 0400 509 611 Pekka Murto etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali Williparkki Oy:n vuoden 2018 talousarviossa todetaan, että yhtiölle on asetettu tuloutustavoitteeksi 300 000 euroa. Williparkki voi jakaa osinkoa Lappeenrannan Toimitilat Oy:lle edellisen kauden tuloksista vielä tänä vuonna. Osinko on Lato Oy:lle verovapaata tuloa. Lato Oy ei kuitenkaan voi jakaa vielä vuoden 2018 puolella osinkoja Lappeenrannan kaupungille, koska sillä ei ole vahvistettuja voitonjakokelpoisia varoja. Tj Hallitus Hallitus päättää esittää yhtiökokoukselle, että yhtiökokous päättää jakaa Lappeenrannan Toimitilat Oy:lle osinkoa yhteensä enintään 350 000 euroa. Päätettiin esityksen mukaan.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 16 9 Lausunto Kalle Saarelan ja Juha Turkian valtuustoaloitteeseen koskien sisäliikuntahallin rakentamista suurempana kuin valmistunut hankesuunnitelma Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Mikko Hietamies 0400 509 611 Ilkka Oksman 040 075 3504 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet 1. Valtuustoaloite sisäliikuntahallia koskien 2. Lausunto sisäliikuntahallia koskevaan valtuustoaloitteeseen Oheismateriaali Diaarinro LPR/1862/00.02.10/2018 Valtuustoaloitteesta on pyydetty Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja kaupungin toimitilatoimikunnan lausunnot marraskuun loppuun mennessä. Lappeenrannan Toimitilat Oy:n valmistelema lausuntoluonnos on esityslistan liitteenä. Lausuntoluonnoksessa on kuvattu miten ja millaisin perustein sisäliikuntahallin hankesuunnitelman mukaiseen konseptiin ja toiminnalliseen tilasuunnitelmaan on päädytty. Varsinaisessa 17.9.2018 valmistuneessa ja kaupunginvaltuustossa 29.10.2018 käsitellyssä hankesuunnitelmassa on kaikki muut vielä tarkemmat yksityiskohdat sekä kustannusarviot esitetty. Hankesuunnitelma on myös nähtävillä kaupungin internetverkkosivulla. Sisäliikuntahallin hankesuunnittelussa on ollut tavoitteena mahdollisimman tilatehokas, kompakti ja silti hyvin toimiva sisäliikuntatila, joka täyttää täysin mm. yleisurheilun lajivaatimukset sisähalliolosuhteissa. halli soveltuu myös esim. pesäpallon talviaikaiseen sisäharjoitteluun, jalkapalloon, sekä kymmeniin muihin erilaisiin sisäliikuntalajeihin, koululiikuntaan ja eri lajien monipuoliseen oheisharjoitteluun sisätiloissa. Hankesuunnitelmaa laajempi, isoa Etelä-Karjalan maakunta-
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 17 areenaa koskeva Etelä-Karjalan liiton teettämä esiselvitys valmistui maaliskuussa 2018. Siinä on jo alustavasti tutkittu isomman sisäliikunta-areenan/messu-, konsertti-, yms. ison areenan kokoa ja kustannusarviota. Mallina olivat mm. Joensuun Areenan ja Pajulahti-hallin kokoiset areenat tiloineen. Esiselvitystyöryhmässä olivat mukana Lappeenrannan kaupungin poliittinen ja virkamiesedustus kaupunginhallituksen nimeäminä. Esiselvityksen mukaan iso maakunta-areena maksaisi noin 27 32 miljoonaa euroa. Hankesuunnittelun ohessa ja myös jo aiemmin Etelä-Karjalan liiton esiselvitystyön yhteydessä, on tutkittu erästä viimeisintä isoa sisäliikuntahallihanketta, Mikkelin Saimaa Stadiumia, joka valmistui vuoden 2018 keväällä. Sen rakentamiskustannukset olivat noin 18 miljoonaa euroa. Edellä mainittu Etelä-Karjalan liiton esiselvitys ja esimerkiksi Mikkelin Saimaa Stadiumi hanke antavat kaupungille hyvin hintatietoa siitä, minkä verran sisäliikunnan suurhallit voisivat maksaa. Sisäliikuntahallin koko ja toiminnallinen konsepti riippuu siitä, miten hanke päätetään rahoittaa, löytyykö hankkeelle yksityinen yhteistyökumppani liikuntapalvelutilojen tuottajaksi ja voisiko yhteistyökumppanilla olla oma ehdotuksensa rahoittamansa sisäliikuntahallin kokoon, tiloihin ja toimintaan liittyen sekä onko sijoittajan tarjoama kokonaisuus kaupungille sellainen, että siihen olisi toiminnallisesti ja taloudellisesti kannattavaa sitoutua. Päätöksenteko hallin kokoon ja kustannuksiin sekä operointiin liittyen on edelleenkin lopulta kaupunginvaltuuston päätettävissä. Tj Hallitus Hallitus hyväksyy liitteenä olevan lausuntoluonnoksen ja merkitsee sen tiedoksi. Hyväksyttiin.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 18 10 Lausunnon valmistelu valtuustoaloitteeseen koskien Kisapuiston jäähallin peruskorjausaikataulun selvittämistä Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Ilkka Oksman 040 075 3504 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet 1. Valtuustoaloite Kisapuiston jäähallin peruskorjausaikataulun selvittämisestä Oheismateriaali Valtuustoaloitteesta on pyydetty Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja kaupungin toimitilatoimikunnan lausunnot marraskuun loppuun mennessä. Valtuustoaloitteessa esitetään selvitettäväksi, mikä olisi nykyisen Kisapuiston jäähallin korjausrakentamisen aikataulu, jos se toteutetaan valtuustolle 16.10.2017 esitetyllä tavalla. Selvityksessä tulee huomioida, että työ voitaisiin valtuustoaloitteen mukaan tehdä esim. 24/7 mallilla, jossa töitä tehdään viikon jokaisena päivänä kellon ympäri tai jollakin toisella mallilla, jossa työn eteneminen olisi nopeampaa kuin perinteisellä 8 tuntia viitenä päivänä viikossa toteutettuna. Jäähallin alustavat peruskorjaustarpeet ja katon korjausvaihtoehdot kustannusarvioineen ja alustavat arviot töiden aikatauluista selvitetty ja ne on käsitelty kaupunginvaltuustossa 16.10.2017. Valtuustoaloitteeseen liittyvän vastauksen valmistelu on aloitettu LATO:ssa. Valmistelua tehdään yhteistyössä jäähallin kattotutkimuksissa käytetyn konsultin, Pöyry Oy:n ja muiden asiantuntijatahojen kanssa.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 19 Asiantuntijatahoilta saadaan 26.11.2018 mennessä arviot valtuustoaloitteessa edellytettyihin asioihin. valtuustoaloitteen lausunnossa tullaan arvioimaan, voidaanko korjaukset tehdä SMliigakausien välissä toukokuun lokakuun välisenä aikana, vaikutusten arviointi naapureihin ympärivuorokautisesta työmaasta johtuen, työaikajärjestelyistä johtuvat lisäkustannukset sekä työajoista johtuvat logistiikan lisäkustannukset huomioiden. Alustavissakin arvioissa on jo todettu, että esimerkiksi jäähallin nykyisten seinien, kantavien liimapuupilareiden, katon, talotekniikan, äänentoiston ja mediakuution purkaminen ja kaiken kokonaan uudelleen rakentaminen ei ole mahdollista liigakausien välisenä aikana millään työaikajärjestelyllä. Työ vaatii niin laajat purkutyöt, samaan aikaan muiden rakenteiden (katsomot, kaukalo, muut alueet) suojaukset ja edelleen uuden rakentamisen niin laajana työnä, että kausien välissä työtä ei ole mahdollista tehdä. Tj Hallitus Hallitus merkitsee vastauksen valmisteluvaiheen tiedoksi. Vastaus valtuustoaloitteeseen annetaan marraskuun loppuun mennessä ja se toimitetaan tiedoksi myös LATOn hallitukselle. Merkittiin tiedoksi.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 20 11 Lauritsalan uusi koulu, elinkaarikonsultin valinta, oikaisuvaatimus Esittelijä: Toimitusjohtaja Mikko Hietamies 0400 509 611 Valmistelija/lisätiedot: Katri Tolvanen etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Oheismateriaali 1. WSP Finland Oy_oikaisuvaatimus 2. Inspira Oy_vastine_oikaisuvaatimukseen Kaupunkikehityslautakunta käsitteli 14.11.2018 pidetyssä kokouksessaan Lauritsalan uuden koulun elinkaarikonsultin valintaa koskevan oikaisuvaatimuksen: Asia Päätös hankintaoikaisuvaatimukseen / WSP Finland Oy Hankintapäätös, jota hankintaoikaisuvaatimus koskee Lappeenrannan kaupungin kaupunkikehityslautakunta on tehnyt hankintapäätöksen kokouksessaan 17.10.2018 256 koskien Lauritsalan uuden koulun elinkaarikonsultin valintaa. Lappeenrannan kaupunki on lähettänyt hankintapäätöksen tiedoksi valitulle ja muille tarjouksen jättäneille tiedoksi sähköisesti 19.10.2018. Oikaisuvaatimus- ja valitusaika on päättynyt 2.11.2018. Asianosaiset Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy, WSP Finland Oy Hankintaoikaisuvaatimus Hankintapäätöksessä elinkaarikonsultin tehtäviin on valittu Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy. Tarjouskilpailussa
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 21 toiseksi sijoittunut WSP Finland Oy on lähettänyt sähköpostitse liitteen 1 mukaisen vapaamuotoisen oikaisuvaatimuksen 25.10.2018 Lappeenrannan Toimitilat Oy:n toimitilajohtaja Katri Tolvaselle. Oikaisuvaatimusta ei ole osoitettu hankintapäätöksen liitteenä olleen muutoksenhakuohjeen mukaisesti hankintapäätöksen tehneelle kaupunkikehityslautakunnalle. Kaupunkikehityslautakunta kuitenkin käsittelee oikaisuvaatimuksen, koska se kohdistuu sen tekemään päätökseen. Lappeenrannan kaupunki on pyytänyt hankintaoikaisuun vastineen tarjouskilpailun voittaneelta ja valitulta konsultilta Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy:ltä, jonka vastine on liitteenä nro 2. Oikaisuvaatimuksen käsittely ja vastine: Väite 1 WSP Finland Oy väittää oikaisuvaatimuksessaan, että Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy:n nimeämä vastuullinen elinkaarikonsultti ei täyttäisi tarjouspyynnössä asettuja vähimmäisvaatimuksia ja että hän ei olisi toiminut referenssihankkeissa vastuullisena elinkaarikonsulttina tai että hän ei olisi johtanut hanketta. Vastine Tarjouspyynnössä on vaadittu, että nimetyllä työhön osallistuvalla vastuuhenkilöllä on vähintään kolme referenssiä talonrakennuksen elinkaarihankkeiden elinkaarikonsultin tehtävistä viimeisen 5 vuoden ajalta. Tarjoaja Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy on vastannut tarjouslomakkeella kysymykseen kyllä ja liittänyt tarjoukseensa nimeämänsä vastuuhenkilön referenssiluettelon. Referenssiluettelosta käy ilmi, että nimetyllä vastuuhenkilöllä on yli kolme referenssiä talonrakennuksen elinkaarihankkeiden elinkaarikonsultin tehtävistä. Tarjouspyynnössä ei ole vaadittu, että tähän hankkeeseen nimetyn vastuuhenkilön olisi pitänyt toimia erityisesti nimettynä
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 22 vastuuhenkilönä myös referenssikohteissa tai että hänen olisi pitänyt johtaa kyseistä hanketta. Lappeenrannan kaupunki on tarjouspyynnössä hakenut ensisijaisesti elinkaarihankkeiden osaamista ja kokemusta, projektinjohto on sillä sen omasta organisaatiostaan. Lappeenrannan kaupunki katsoo, että nimetty vastuuhenkilö täyttää tarjouspyynnössä esitetyt vähimmäisvaatimukset. Väite 2 WSP Finland Oy väittää oikaisuvaatimuksessaan, että Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy:n nimeämällä vastuullisella elinkaarikonsultilla ei olisi yli kuutta referenssiä, jolla tarjouksen pisteytyksessä saa 25 pistettä. WSP Finland Oy väittää myös, että osa esitetyistä referensseistä olisi keskeneräisistä kohteista. Vastine Tarjouspyynnössä on pisteytetty nimetyn työhön osallistuvan projektin vastuuhenkilön osaaminen ja kokemus talonrakennuksen elinkaarikonsultin tehtävistä seuraavasti: - Yli kuusi referenssiä 25p - Viisi referenssiä 20p - Neljä referenssiä 10p - Kolme referenssiä (vähimmäisvaatimus) 0p Tarjoaja Rahoituksen neuvontapalvelut Inspira Oy on tarjouksessaan ilmoittanut, että nimetyllä vastuuhenkilöllä on yli kuusi referenssiä talonrakennuksen elinkaarikonsultin tehtävistä. Tarjoaja on liittänyt tarjoukseensa vastuuhenkilön referenssiluettelon. Referenssiluettelosta käy ilmi, että vastuuhenkilöllä on kuusi rakentamisvaiheeseen tai pidemmälle edennyttä referenssiä talonrakennuksen elinkaarihankkeiden elinkaarikonsultin tehtävistä ja lisäksi ainakin kolme kilpailutusvaiheessa olevaa referenssihanketta. Tarjouspyynnössä ei ole vaadittu, että tähän hankkeeseen nimetyn vastuuhenkilön olisi pitänyt toimia erityisesti nimettynä
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 23 vastuuhenkilönä myös referenssikohteissa tai että hänen olisi pitänyt johtaa elinkaarihanketta. Tarjouspyynnössä ei ole vaadittu, että esitettyjen ja pisteytettävien referenssikohteiden tulisi olla valmistuneita tai mihinkään tiettyyn vaiheeseen edenneitä kohteita. Lappeenrannan kaupunki katsoo, että nimetyllä vastuuhenkilöllä on yli kuusi referenssiä talonrakennuksen elinkaarikonsultin tehtävistä ja ei ole syytä korjata tarjouksen pisteytystä. Kaupunkikehityslautakunta päätti hylätä WSP Finland Oy:n oikaisuvaatimuksen Kaupunkikehityslautakunnan päätöksestä 17.10.2018 256: Lauritsalan uusi koulu, elinkaarikonsultin valinta edellä mainituin perustein. Tj Hallitus merkitsee tiedoksi kaupunkikehityslautakunnan päätöksen 14.11.2018 7, joka koskee WSP Finland Oy:n oikaisuvaatimuksen hylkäämistä. Hallitus Merkittiin tiedoksi.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 24 12 Muut esille tulevat asiat - Toimitusjohtajan loma viikoilla 52 ja 1.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 25 13 Seuraava hallituksen kokous Tj Seuraava kokous pidetään 13.12.2018 klo 17:00. Hallitus Hyväksyttiin esityksen mukaan.
Lappeenrannan Toimitilat Oy:n hallitus Pöytäkirja 15/2018 26 14 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19:00.