Lappeenrannan kaupungintalo, Villimiehenkatu 1, kokoushuone Sorjonen 2. kerros. Kaijansinkko Leena. Nousiainen Satu. Pulkkinen Tiina Räsänen Erkki

Transkriptio

1 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY KOKOUSTIEDOT PÖYTÄKIRJA NRO 11/ Aika Torstaina klo Paikka Lappeenrannan kaupungintalo, Villimiehenkatu 1, kokoushuone Sorjonen 2. kerros OSALLISTUJAT ALLEKIRJOITUKSET Iitiä Markus Ruokoniemi Kimmo Arminen Larisa Hooman Ari Jay Clarisse Kaijansinkko Leena Karhu Jari Nousiainen Satu Laitinen Timo Pulkkinen Tiina Räsänen Erkki Cederström Kirsti Vilkko Antti Hietamies Mikko Hämäläinen Timo Immonen Eero Lappalainen Hannu Pietiläinen Päivi Tolvanen Katri puheenjohtaja varapuheenjohtaja vara vara toimitusjohtaja kiinteistöjohtaja lakimies satamajohtaja talouspäällikkö, sihteeri toimitilajohtaja Markus Iitiä puheenjohtaja Päivi Pietiläinen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Erkki Räsänen

2 KÄSITELLYT ASIAT 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajan valinta Edellisen kokouksen nro 10/2017 pöytäkirjan tarkastaminen Talousasiat ja toimitusjohtajan katsaus Wirma Lappeenranta Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin välinen palvelusopimus vuodelle Käräjätalon arkiston ilmanvaihto rakentamispäätös ja LVI-urakoitsijan valinta Monitoimijäähallin tarveselvityksen laatiminen ja hankesuunnittelu ohjausryhmän nimeäminen Talousarvio vuodelle 2018 ja taloussuunnitelma vuosille Muut asiat Seuraava kokous Kokouksen päättäminen... 7

3 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 11/ Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pj. Todetaan hallituksen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Pj. Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastaja. Valittiin kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi Erkki Räsänen. 3 Edellisen kokouksen nro 10/2017 pöytäkirjan tarkastaminen Pj. Merkitään tiedoksi, että kokouksen nro 10/2017 pöytäkirja on tarkastettu. 4 Talousasiat ja toimitusjohtajan katsaus Esitellään konsernin taloustilanne ja katsaus keskeisiin valmisteilla oleviin asioihin. Merkitään taloustilanne ja katsaus tiedoksi. 5 Wirma Lappeenranta Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin välinen palvelusopimus vuodelle 2018 Valmistelija/lisätiedot: Toimitusjohtaja Markus Lankinen, puh Liitteenä 1 on luonnos Wirma Lappeenranta Oy:n ja Lappeenrannan kaupungin väliseksi palvelusopimukseksi vuodelle 2018.

4 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 11/ Merkitään palvelusopimusluonnos tiedoksi. 6 Käräjätalon arkiston ilmanvaihto rakentamispäätös ja LVI-urakoitsijan valinta Valmistelija/lisätiedot: Toimitilajohtaja Katri Tolvanen, puh etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Lappeenrannan Toimitilat Oy on valmistellut yhdessä Lappeen Rakennuttaja Oy:n ja Lappeenrannan museon kanssa Käräjätalon arkiston ilmanvaihto -hankkeen suunnitelmat ja kilpailuttanut näillä suunnitelmilla kohteen rakennus-, LVI - ja sähköurakat. Käräjätalon valokuva-arkistossa säilytetään vanhoja lasinegatiiveja, mm. nitriittiä sisältäviä negatiiveja, filmejä ja paperipohjaisia valokuvia. Säädellyt olosuhteet, erikoisesti viileys, lisäävät merkittävästi aineistojen säilyvyyttä tulevaisuuteen. Nykyisessä arkistossa valokuvat ja negatiivit ovat samassa arkistotilassa, mikä ei mahdollista materiaalin vaatimusten mukaista säilyttämistä. Arkistotilan olosuhteiden vaatimustenmukainen hallinta edellyttää suunnitellun ilmanvaihtohankkeen toteuttamisen. Valokuva-arkiston olosuhteet toteutetaan vaatimusten mukaisiksi ja negatiiveille toteutetaan tilat valokuva-arkiston sisälle. Arkistotilan rakenteet saatetaan arkisto- ja palomääräysten vaatimalle tasolle. Ilmanvaihtoa varten rakennetaan erillinen konehuone ullakolle, mihin sijoitetaan myös arkiston sammutusjärjestelmä, sähköpääkeskus sekä toimistoa palveleva tuloilmakone, jolla korvataan nykyiset kaksi ullakkotilassa olevaa konetta. Lisäksi kaukolämpökeskus siirretään vesivahinkovaaran takia pois arkiston yläpuolisesta tilasta alakertaan. Rakennuksen huonokuntoinen pohjaviemäriosuus korvataan paineviemärillä ja rakennukseen lisätään paloilmoitinjärjestelmä. Tarjouspyynnöt julkaistiin Hilma -palvelussa ja urakkatarjoukset saatiin mennessä. Tarjouspyynnön mukaan urakoitsijan valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen tarjous. LVI-urakassa urakkatarjouksen teki kolme urakoitsijaa. Tarjousten perusteella pidettiin urakkaneuvottelut edullisimman tarjouksen tehneen urakoitsijan kanssa. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tar-

5 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 11/ jouspyyntöasiakirjojen mukaisen LVI-urakkatarjouksen teki Lahden LVI-talo Oy euroa (alv 0 %). Hankkeen kokonaiskustannusarvio on (alv 0 %). päättää toteuttaa Käräjätalon ilmanvaihto -hankkeen ja valitsee LVI-urakoitsijaksi Lahden LVI-talo Oy:n tarjoushinnalla euroa alv 0 %. 7 Monitoimijäähallin tarveselvityksen laatiminen ja hankesuunnittelu ohjausryhmän nimeäminen Liite 2: Kaupunginvaltuuston päätös Kaupunginvaltuusto käsitteli kokouksessaan asiaa Jäähallityöryhmän raportti ja Etelä-Karjalan liiton teettämä Maakunta-areenan esiselvitys. Valtuusto päätti muun muassa, että nykyiselle Kisapuiston pääjäähallille ei tehdä enää peruskorjaus- tai perusparannusinvestointeja, vaan tehdään ainoastaan viranomaisten vaatimat välttämättömät korjaustoimenpiteet. Tilojen käyttöturvallisuus tulee taata lumikuormaa tarpeen mukaan poistamalla. Ulkopuolisille käyttäjille annetaan oikeus kustannuksellaan tehdä halliin tarvitsemiaan kunnostustoimenpiteitä, joita ei hyvitetä, kun hallin toiminta päättyy. Lisäksi valtuusto päätti, että Lappeenrannan Toimitilat Oy:lle (LATO Oy) annetaan tehtäväksi aloittaa heti uuden n istumapaikkaa käsittävän monitoimijäähallin tarveselvityksen laatiminen ja hankesuunnittelu. Valtuuston päätöksen mukaan tarveselvityksessä tulee kuvata ja selvittää pääkäyttötarkoitukseen tarvittavat tilat ja niille asetettavat vaatimukset, tutkia vaihtoehtoiset käyttömahdollisuudet sekä arvioida eri ratkaisujen edullisuus. Erityisesti tulee selvittää kaikki mahdollisuudet tilojen käyttämisestä muuhun toimintaan kuin pääkäyttötarkoitukseen niiden tilojen osalta, joita ei tarvita koko ajan jääurheiluun (katsomoiden alapuoliset tilat, isot aulatilat, jne.). Hankesuunnittelun on käsiteltävä myös vaihtoehto, jossa yleisurheilun ja muun sisäliikunnan harrastushalli sijoitettaisiin uuden jäähallin yhteyteen. Valmisteluun tulee myös sisältyä ratkaisuvaihtoehtoja yleisurheilun ja

6 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 11/ muun sisäliikunnan harrastushallitarpeen ratkaisuksi, mikäli sen toteuttaminen monitoimijäähallin yhteyteen osoittautuu erillisratkaisua kalliimmaksi ja siinä on huomioitava, että Länsialueen palveluverkkouudistuksessa ja Lauritsalan kouluhankkeessa parantuvat myös mm. salibandyn ja koripallon harrastusolosuhteet. LATO Oy:n tulee raportoida tarveselvityksen ja hankesuunnittelun etenemisestä kaupunginhallitusta säännöllisin väliajoin. Kaupunginhallitus antaa tarvittaessa täydentäviä ohjeita hankesuunnittelulinjauksiin. Elinvoiman ja kaupunkikehityksen toimialalle kaupunginvaltuusto antoi tehtäväksi selvittää yhdessä LATO Oy:n ja liikuntatoimen kanssa uuden hallin sijoituspaikka joko niin, että se sijaitsee nykyisen Kisapuiston jääurheilukeskuksen alueella taikka muualla kaupungin keskustan välittömässä läheisyydessä. Kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle tulee viimeistään antaa käsiteltäväksi perusteltu investointipäätösehdotus uuden monitoimijäähallin sijaintipaikasta, tilaohjelmasta, toteuttamisaikataulusta, investointikustannuksista, käyttökustannuksista ja niiden rahoittamisesta. Selvitystyön valmistelevina toimenpiteinä on mm. kuultu vastaavissa hankkeissa mukana olleita asiantuntijoita ja päädytty siihen, että hankkeeseen haetaan kilpailuttamalla konsultti, jolla on ajan tasalla olevaa kokemusta vastaavista hankkeista. Hankkeelle on myös syytä nimetä ohjausryhmä, joka antaa mahdollisimman laaja-alaisen asiantuntemuksen selvitystyön johtamisen tueksi ja jonka keskeisenä tehtävä on seurata, että selvitystyö toteutetaan kaupunginhallituksen ja valtuuston määrittämän toimeksiannon mukaisesti. Kaupunginjohtaja on linjannut, että jäähallityöryhmä jatkaa hankkeen valmistelua ohjaavana ryhmänä entisessä kokoonpanossa. nimeää et monitoimihallihankkeen ohjausryhmään Juha Willbergin, Olli Naukkarisen, Ilkka Oksmanin ja Mikko Hietamiehen lisäksi. Lisäksi hallitus toteaa, että ohjausryhmän lisäksi hankkeella on kaksi valmistelusta vastaavaa työryhmää, joista toisen tehtävänä on selvittää uuden hallin sijoituspaikkaa ym. ja toisen työryhmän tehtävänä on laatia monitoimijäähallin tarveselvitys ja hankesuunnittelu. Nimettiin monitoimihallihankkeen ohjausryhmään Juha Willbergin, Olli Naukkarisen, Ilkka Oksmanin ja Mikko Hietamiehen lisäksi Markus Iitiä, Kimmo Ruokoniemi, Eeva Arvela, Pasi Leimi, Mikko Ojapel-

7 LAPPEENRANNAN TOIMITILAT OY PÖYTÄKIRJA NRO 11/ to, Minna Sutela (yliopiston edustaja) sekä yrittäjien ja kauppakamarin edustajat. 8 Talousarvio vuodelle 2018 ja taloussuunnitelma vuosille Talousarvion (liite 3) kanssa on samanaikaisesti laadittu talonrakennushankkeita koskeva investointien puiteohjelma vuosille (liite 4). Ohjelmaluonnos on laadittu yhteistyössä konsernipalveluiden, Lappeenrannan Toimitilat Oy:n ja toimialojen ja yksiköiden kanssa. Puiteohjelma tulee kaupunginvaltuuston päätettäväksi samanaikaisesti talousarvion kanssa. Strategia- ja rahoitusjohtaja Olli Naukkarinen on pyytänyt puiteohjelmasta toimielinten ja konserniyhtiöiden lausunnot mennessä. Mahdolliset lausuntokierroksen perusteella tehtävät muutokset investointien puiteohjelmaan ja sitä myötä myös Lappeenrannan Toimitilat -konsernin talousarvioon käsitellään yhtiön hallituksessa ja pyritään ottamaan huomioon talousarviossa. Hyväksytään Lappeenrannan Toimitilat -konsernin talousarvio ja esitetään konserniyhtiöiden talousarviot kaupunginhallituksen käsiteltäväksi sekä yhtiökokouksille hyväksyttäviksi. Pitkän tähtäimen investointiohjelmaan mahdollisesti tulevat muutokset pyritään ottamaan huomioon ennen yhtiökokouskäsittelyä. 9 Muut asiat Merkitään tiedoksi päätösluettelo ajalta Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.