YHTEISTYÖTOIMIKUNTA 23 31.05.2018 YHTEISTYÖTOIMIKUNTA 49 07.11.2018 YHTEISTYÖTOIMIKUNTA 3 16.01.2019 HENKILÖSTÖJAOSTO 7 30.01.2019 HENKILÖSTÖJAOSTO 18 27.02.2019 Raahen kaupungin organisaatiorakenteen uudelleentarkastelu 551/01.0100.010002/2018 YTT 23 Kaupunginvaltuusto on velvoittanut tekemään ta voi te/optimi or ga nisaa tio sel vi tyk sen jatkoksi vuoden 2017 or ga ni saa tio uu dis tuk sel le. Ta voit tee na on sel vit tää op ti mi or ga ni saa tio Raahen ko koi sel le kunnal le maa kun ta uu dis tuk sen jälkeiseen tilanteeseen. Selvitykseen pyydettiin mukaan Oulun eteläisen alueen kuntia, joista vain Pyhäntä on ilmaissut halukkuutensa lähteä mukaan. Selvityksen tavoitteena on ensimmäisessä vaiheessa tehdä ti lin päätös tie toi hin liittyvä yleisvertailu väestö-, elinkeino- ja palvelurakenteen mu kais ten verrokkikuntien kanssa. Toisessa vaiheessa tehdään havaittujen seikkojen perusteella tarkem pi analyysi toimialoittain ja kustannuspaikoittain. Selvityksen te kijä laatii koko organisaatiota (kaupunki ja konserni) koskevat pa ran tamis eh do tuk set henkilö- ja euromääräisine vaikutuksineen sekä esityk sen op ti mi or ga ni saa tio mi toi tuk sesta. Alustavan aikataulutuksen mukaan selvitys toteutetaan kesän 2018 ai ka na ja sen tulee olla valmis al ku syk sys tä 2018. Optimiorganisaatioselvityksen tulokset viedään valtuuston kä si tel täväk si ja valtuusto päättää jat ko toi men pi teis tä. Selvityksen tekijä kilpailutetaan. Vs. henkilöstöpäällikkö Anita Myllykoski esittelee asiaa kokouksessa. Päätösesitys: yhteistyötoimikunta merkitsee tiedoksi vs. henkilöstöpäällikkö Anita Myllykosken esit te lyn asiassa. Yhteistyötoimikunta:
YTT 49 Raahen kaupunki on tilannut kuntavertailun ja op ti mi or ga ni saa tio mitoi tuk sen Kuntamaisema Oy:ltä. Selvitys on valmistunut 12.10.2018 ja se sisältää kuntavertailun ja nykytila-analyysin, op ti mi or ga ni saa tioeh do tuk sen, jatkoselvitystarpeet ja -toimenpiteet sekä johtopäätökset. Asiantuntija Taru Aihinen ja analyytikko Jukka Kujala Kuntamaisema Oy:stä esittelevät selvityksen kokouksessa. Kuntavertailu ja optimiorganisaatiomitoitus/luottamuksellinen, liite 1/3. Päätösesitys: yhteistyötoimikunta merkitsee tiedoksi saadun informaation ja selvityksen. Yhteistyötoimikunta: Merkitsi lisäksi tiedoksi, että Liisa Lumijärvi saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana klo 14.10 ja asiantuntija Taru Aihinen poistui net ti yh tey des tä kokoukseen klo 14.33. YTT 3 Kaupunginhallituksen esityslistalla 14.01.2019 yhtenä asiakohtana on Raa hen kau pun gin organisaatiorakenteen uudelleentarkastelu. Julkaistun kaupunginhallituksen esityslistan pe rus teel la kau pun ginhal li tuk sen tavoitteena on asettaa kokouksessa or ga ni saa tio uu distuk sen tavoitteet, hyväksyä projektisuunnitelma ja -aikataulu sekä ni me tä ohjausryhmä, päättää yhteistoimintamenettelyn käynnistämisestä ja toteuttaa uudelleentarkastelu tiiviissä yhteistoiminnassa hen ki lös tön edustajien kanssa yhteistoimintalain edellyttämällä tavalla. Kaupunginjohtaja Ari Nurkkala esittelee asiaa yhteistyötoimikunnalle kau pun gin hal li tuk ses sa esille tulleiden seikkojen ja tehtyjen pää tösten osalta.
Päätösesitys: yhteistyötoimikunta merkitsee tiedoksi kaupunginjohtaja Ari Nurkkalan esittelyn asias sa. Yhteistyötoimikunta: HENK 7 Merkitsi lisäksi tiedoksi, että Anu Ojutkangas esitti kannanoton sii tä, et tä ohjausryhmässä tulisi olla kaikkien järjestöjen edustus. Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 14.1.2019 399 käynnistää yh teis toi min ta me net te lyn koskien Raahen kaupungin or ga ni saa tio raken teen uudelleentarkastelua. Kaupunginhallitus hyväksyi myös orga ni saa tio ra ken teen uudelleentarkastelun aikataulutuksen, työ käynnis tyy ohjausryhmän ensimmäisestä kokoontumisesta 28.1.2019 ja val mis tuu 31.5.2019 mennessä. Kaupunginhallitus nimesi pää tök sellään ohjausryhmän kokoonpanon, ohjausryhmä puolestaan tulee nimeä mään työryhmän, joka tulee tekemään varsinaisen val mis te lutyön. Päätösesitys (henkilöstöpäällikkö Karhu): henkilöstöjaosto merkitsee tiedoksi kaupunginhallituksen päätöksen käynnistää yh teis toi min ta me net te lyn koskien op to mi or ga ni saa tiora ken teen uu del leen tar kas te lua. Henkilöstöjaosto: HENK 18 Organisaatiorakenteen uudelleentarkastelu prosessin päättävänä elime nä toimii kaupunginhallitus. Ohjausryhmä linjaa työryhmän työsken te lyä. Viranhaltijatyöryhmät ovat valmistelevassa roolissa. Organisaatiorakenteen uudelleentarkastelu on vakiopykälänä sekä yh teis työ toi mi kun nas sa, henkilöstöasioiden neuvotteluryhmässä että hen ki lös tö jaos tos sa. Organisaatiorakenteen uudelleentarkastelun ohjausryhmä kokoontui en sim mäi sen kerran 28.1.2019.
Kokouksessa päätettiin, että ohjausryhmän kokouksista laaditaan pöy tä kir ja, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja, viestintäpäällikkö sekä sih tee ri. Pöytäkirja on henkilöstön nähtävillä Loovassa. Pöytäkirjat ovat kaupungin sisäistä viestintää, ei julkisia asiakirjoja. Ari Nurkkala tai Hanna Karhu raportoivat va paa muo toi ses ti kau pungin hal li tuk sen kokouksissa or ga ni saa tio ra ken teen uu del leen tar kas telun tilanteesta. Tarvittaessa laaditaan kir jal li nen raportti. Kaupungin val tuus toa pidetään myös ajantasalla or ga ni saa tio ra ken teen uu delleen tar kas te lun osalta. Ulkopuolisen konsulttiavun käyttämisen osalta päätettiin, että koska Kun ta mai se ma Oy:n on jo kertaalleen kilpailutettu ja heidän kanssaan on mahdollista jatkaa yhteistyötä ilman erillistä kilpailutusta. Tar vit taes sa Kuntamaisema Oy voi teettää osan selvityksistä ali konsul taa tio na. Ohjausrymä nimesi kokouksessaan organisaatiorakenteen uu delleen tar kas te lun työryhmän, jonka hallinnollinen vastuu sekä pu heenjoh ta juus on Ari Nurkkalalla. Hanna Karhu toimii projektipäällikkönä se kä työ ryh män varapuheenjohtajana. Työryhmä koostuu henkilöstöasioiden neuvotteluryhmästä, toi mi alajoh ta jis ta, lautakuntien puheenjohtajista, kaupunginhallituksen ja valtuus ton edustajista. Työryhmä voi käyttää apunaan viranhaltijoista koot ta via alatyöryhmiä toimialaansa koskevissa selvittelyssä. Organisaatiorakenteen uudelleentarkastelun on varattu tietty budjetti, jos sa ei ole huomioitu kokouspalkkioita, ansionmenetyskorvauksia ei kä ylityökorvauksia. Kustannuksia aiheuttavat myös ko ko hen ki löstön se kä esimiehille suunnatut yhteiset koulutustilaisuudet. Kus tannus ten to teu tu mis ta seurataan koko työskentelyn ajan. Kaikkia uudel leen tar kas te luun liittyviä kustannuksia on vielä mahdoton arvioida. Henkilöstöjärjestöjen edustajat edustavat ohjausryhmässä koko henki lös töä, eikä ohjausryhmän toimintaa ole huomioitu heidän luot tamus mies ajan käytössään. Päätettiin, että henkilöstöjärjestöjen edusta jat ovat oikeutettuja kokouspalkkioon ohjausryhmän osalta. Kaupunginjohtaja myöntää henkilöstöpalveluiden henkilöstölle yli työlu van optimiorganisaation uudelleentarkasteluun liittyvien työ teh tävien osalta. Johtavien viranhaltijoiden tehtäviin kuuluu oman toiminnan ke hit tä minen ja tässä vaiheessa ohjausryhmän ja työryhmän jäsenenä toi mimi nen ei aiheuta lisätyötä. Tarvittaessa asiaa tarkastellaan
uudelleen. Henkilöstöä pidetään ajantasalla organisaatiorakenteen uu del leentar kas te lun osalta viestintäpäällikön laatimilla henkilöstön tiedotteilla. Tie do te laaditaan aina ohjausryhmän kokouksen jälkeen ja myös tarvit taes sa. Kaikki organisaatiorakenteen uudelleentarkasteluun liittyvät tie dot teet lähtevät Ari Nurkkalan nimissä. Ulkoisia tiedotteita laa di taan tarpeen mukaan. Työsuojeluvaltuutettujen osallistumiseen varsinaiseen työ ryh mä työsken te lyyn ei nyt nähdä tarvetta, mutta heitä pidetään ajantasalla orga ni saa tio ra ken teen uudelleentarkastelun osalta. Ohjausryhmään kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita esittelemään omia näkökulmiaan valmistelutyössä huomioon otettavista asioista. Hen ki lös tö pal ve lut ovat olleet jo yhteydessä KEVA:n, TE-toimiston ja työ ter veys huol lon edustajiin ja ohjausryhmän valtuutuksella hen ki löstö pal ve lut voi kutsua edellä mainittuja asiantuntijoita sekä muita asian tun ti joi ta tuleviin ohjausryhmän kokouksiin käsiteltävät asiat huo mioi den. Organisaatiorakenteen uudelleentarkastelun työryhmä kokoontui ensim mäi sen kerran 31.1.2019. Kokouksessa päätettiin, että työryhmän kokouksista laaditaan pöy täkir ja, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja, viestintäpäällikkö sekä sihtee ri. Pöytäkirja on henkilöstön nähtävillä Loovassa. Pöytäkirjat ovat kau pun gin sisäistä viestintää, ei julkisia asiakirjoja. Työtyhmän teh tä vä nä on tuottaa ohjausryhmään valmista materiaalia pää tök sen teon poh jak si. Apuna työryhmä käyttää valmistelevia vir ka mies työ ryh miä. Työryhmän tavoitteena on kartoittaa kaupungin palveluverkko ja ti larat kai sut, teh tä vä jär jes te lyt sekä mahdolliset uu del leen kou lu tus tarpeet ja elä köi ty mi set. Kartoituksissa otetaan huomioon tulevaisuuden ikä ra ken ne, palvelutarpeet, laadulliset näkökulmat sekä kau pun ki stra te gia. Kuntamaiseman laatima kuntavertailu ja optimiorganisaatiomitoitusta ei käytetä kartoituksen pohjana vaan tarkastelu tehdään toi mi aloittain, kuitenkin huomioiden toiminnot kaupungin kokonaisuutena. Säästötavoitteena voidaan pitää rakenteellisten toimien osalta 2 miljoo naa ja muiden toimien osalta 2-4 miljoonaa. Projektipäällikkö ja kaupunginjohtaja ohjeistavat viranhaltijoita muo-
dos ta maan valmistelevia työryhmiä, jotka kokoavat toimialaansa kos ke via taustatietoja työryhmän työskentelyn pohjaksi. Työryhmissä on huo mioi ta va myös organisaatiorakenteet ylittävät toiminnot esimer kik si ICT-palvelut. Tarkoituksena ei ole suunnitella kustannusten siirtoa toimialalta toisel le vaan huomioida kustannusten säästöt kokonaisuudessa. Ohjausryhmän rooli on toimia toimintaa koordinoivana elimenä, joka voi tarvittaessa pyytää päätöksenteon tueksi lausuntoja lau ta kun nista. Työryhmässä käytiin keskustelua työsuojeluhenkilöstön osal lis tu mises ta työryhmän työskentelyyn. Työsuojelun osal lis tu mi nen perustuu la kiin työsuojelun valvonnasta, joten työryhmä päätti kut sua työ suoje lu hen ki lös tön seuraavaan työryhmän kokoukseen. Ohjausryhmä kokoontui toisen kerran 18.2.2019. Pöytäkirjantarkastajaksi valittiin lisäksi henkilöstön edustaja Paula Sa lo. Ohjausryhmä hyväksyy työryhmän tekemän linjauksen työsuojelun osal lis tu mi ses ta työryhmän työskentelyyn ja täsmentää työsuojelun hen ki lös töl lä tarkoitettavan työsuojelupäällikköä sekä kahta nimettyä työ suo je lu val tuu tet tua. Varahenkilöinä toimivat nimetyt varahenkilöt. Työ suo je lu pääl li köl le ja -valtuutetuille maksetaan korvaus työ suo je luteh tä vis tä, joten työryhmään osallistumisesta ei makseta erillistä korvaus ta. Toimialajohtajilta on kysytty ajatuksia oman toimialan valmistelun osal ta, mm. millaisia kokonaisuuksia olisi hyvä käsitellä ja keiden viran hal ti joi den/ asiantuntijoiden toivotte osallistuvan asioiden val miste luun ja käsittelyyn. Hanna karhu esitteli saapuneita vastauksia työryh män kokouksessa. Kuntamaiseman kanssa käydyssä puhelinpalaverissa sovittiin, että Kuntamaisemalta tilattavan lisäselvitysten ja työn painopisteinä on 1) palveluverkkotarkastelu 2) henkilöstöorganisaatio Kuntamaiseman edustajat varautuvat olemaan läsnä etäyhteydellä kau pun gin toivomissa ohjausryhmän ja työryhmän kokouksissa aina tar peen mukaan. Ohjausryhmä vahvisti työryhmässä määritellyt säästötavoitteet, raken teel lis ten toimien osalta 2 miljoonaa ja muiden toimien osalta 2-4 mil joo naa. Tavoitteiden toteutumisaika on seuraava valtuustokausi.
Tarkastelu toteutetaan kahtena toimintalinjana, joissa ensimmäinen on karttatarkastelu, jossa ei huomioida olemassa olevia toimipisteitä, vaan selvitetään minimiratkaisu toimipisteiden osalta. Toisessa toimintalinjassa syvennetään jo tehtyä or ga ni saa tio sel vi tystä. Toimenpidesuosituksissa/ -esityksissä otetaan huomioon se, ettei tehos ta mi nen jossain osassa organisaatiota saa aiheuttaa kus tan nuksia toisaalla. Tarkastelut on tarkoitus tehdä helmikuun aikana ja näiden tar kas telu jen pohjalta tehdään arvovalinnat, jotka määräävät työ ryh män/työryh mi en ja ohjausryhmän toimintaa ja jatkossa päätöksentekoa. Seuraavaan ohjausryhmään 11.3.2019 kutsutaan Kevan eri tyisasian tun ti ja Jaana Stenman kertomaan Kevan palveluista. Mah dol lisuuk sien mukaan järjestetään samalle päivälle tilaisuus myös henkilöstön kuul la Kevan palveluista. Seuraavaan ohjausryhmään laaditaan kooste kustannuksista ja se vie dään tiedoksi kaupunginhallitukselle. Mahdollisen lisämäärärahan tar peen osalta noudatetaan olemassa olevia käytäntöjä li sä mää rä rahan hakemisesta. Työryhmä kokoontuu seuraavan kerran 21.2.2019 ja ohjausryhmä 11.3.2019. Kaupunginjohtaja Ari Nurkkala esittelee organisaatiorakenteen uudel leen tar kas te lun tämän hetkisen tilanteen. Päätösesitys (henkilöstöpäällikkö Karhu): henkilöstöjaosto merkitsee tiedoksi kaupunginjohtaja Ari Nurkkalan esittelyn. Henkilöstöjaosto: