1(13) YHTEISVOIMIN KOTONA - HANKKEEN OHJAUSRYHMÄN KOKOUS Aika Ma 12.5.2014 klo 11.30 13.10 Paikka Satakunnan keskussairaala, Laboratorion neuvotteluhuone, sijainti N0. Osoite: Sairaalantie 3, 28500 Pori. Jäsenet ja (varajäsenet) Wanne Olli, johtava ylilääkäri, Satakunnan sairaanhoitopiiri, puheenjohtaja (x, Satakunnan sairaanhoitopiiri, varapuheenjohtaja) Lehtonen Anne, Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä (Rautalammi Sanna, Nakkila/Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä) Hievanen Sari, Huittinen (Ruohola Heli, Huittinen) Siren Gun, Parainen (Varajäsen nimeämättä, Parainen) Laine Hanna, Perusturvakuntayhtymä Akseli, saapui klo 11.38 (Tolppanen Timo, Perusturvakuntayhtymä Akseli) Vanhatalo, Anne, PoSa (Lehtinen Sirkku, PoSa) Heikkilä Hannu, Satakunnan sairaanhoitopiiri Hakanen Katriina, Satakunnan sairaanhoitopiiri Andersson Sirpa, THL Minna-Liisa Luoma, STM Toroska Heli, Pikassos Oy (Häyhtiö Tapio, Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus) Pudas-Tähkä Sanna-Mari, Länsi-Suomen diakonialaitos (Porkka Johanna, Länsi-Suomen diakonialaitos) Teeri Sari, Satakunnan ammattikorkeakoulu Roininen Irma, Satakunnan vanhustuki ry Rahkonen Marja, Varsinais-Suomen ja Satakunnan Muistiluotsi-asiantuntija- ja tukikeskus, Satakunnan toimipiste (Reunanen Minna, Varsinais-Suomen ja Satakunnan Muistiluotsi-asiantuntija- ja tukikeskus, Satakunnan toimipiste) Pakarinen Mikko, Turun kaupunki Harjula Kirsi, projektisihteeri, Satakunnan sairaanhoitopiiri, sihteeri Impilä Kaisa, projektipäällikkö, Satakunnan sairaanhoitopiiri
2(13) Paikalla kutsutuista Niemi Mari, Satakunnan sairaanhoitopiiri Kärki Anu, hanketyöntekijä, Huittinen Mannila Eliisa, hanketyöntekijä, Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä Ahde-Koponen, hanketyöntekijä, PoSa Lukka-Aro Kirsi-Marja, projektisuunnittelija, SATSHP Vahala Niko, projektisuunnittelija, SATSHP Nevalainen Minna, projektisuunnittelija, SATSHP Lindgren Tarja, projektisuunnittelija, SATSHP Suhonen Riitta, Turun yliopiston hoitotieteen laitoksen edustaja ASIALISTA 1/2014 1. Avaus Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Yhteisvoimin kotona hankkeen ohjausryhmään on kutsuttu alla esitetyn mukaisesti ohjausryhmän jäseniä ja varajäseniä. Satakunnan sairaanhoitopiiri nimeää puheenjohtajan ja hänen varajäsenensä Kehittämisosioiden edustajat (varsinainen ja varajäsen) Satakunnan ammattikorkeakoulun edustajat (varsinainen ja varajäsen) Länsi-Suomen Diakonialaitoksen edustajat (varsinainen ja varajäsen) Yliopiston edustaja Yksi tai kaksi asiakasryhmien edustajaa THL:n edustaja STM, hankkeen valvoja Länsi-Suomen Kaste-alueen ohjelmapäällikkö (varsinainen jäsen) Osaamiskeskusten edustajat (varsinainen ja varajäsen) Kolmannen sektorin edustajat (varsinainen ja varajäsen) Ohjausryhmän jäsenten nimeäminen on vielä käynnissä. Aluejohtoryhmän päätöksen mukaisesti myös varajäsenet voivat osallistua kaikkiin kokouksiin. Sosiaali- ja terveysministeriö on nimennyt hankkeen valvojaksi neuvotteleva virkamies Minna Luoman, jolla on oikeus osallistua ohjausryhmän kokouksiin. Ohjausryhmän kokoukseen voidaan lisäksi kutsua muita henkilöitä, kuten esim. hanketyöntekijät ja/tai kehittämisosioiden vastuuhenkilöitä. Ohjausryhmän kokouskäytäntöjen osalta (päätösvaltaisuus, kokouskutsujen lähettäminen ym.) voitaneen noudattaa soveltuvin osin säännöksiä. Kokouskutsu voitaneen lähettää sähköpostilla ja/tai julkaistaan hankkeen kotisivuilla vähintään viisi päivää ennen kokousta. Ohjausryhmän tulee päättää asioiden esittelystä ja pöytäkirjan pitämisestä. Hankkeeseen on palkattu
3(13) projektipäällikkö ja osa-aikainen projektisihteeri, joka on yhteinen Pois syrjästä -hankkeen kanssa. Ehdotus: Ohjausryhmä päättää seuraavaa: 1. Todetaan läsnäolijat. Ohjausryhmän jäsenen ja varajäsenen estyneenä ollessa voi hankkeen pilottia hallinnoiva kunta lähettää nimeämänsä muun henkilön kokoukseen. 2. Ohjausryhmän kokoonpanoa täydennetään jatkossa projektipäällikön ehdotuksen mukaisesti. 3. Kokouskutsun lähettämisen ja päätösvaltaisuuden sekä muiden hallinnointiin liittyvien asioiden osalta noudatetaan soveltuvin osin sääntöjä. Kokouskutsu voidaan kuitenkin lähettää sähköpostilla ja/tai julkaista hankkeen kotisivuilla viisi päivää ennen kokousta. Ohjausryhmälle korvataan matkakulut, mutta kokouspalkkiota ei makseta. 4. Todetaan kokouksen päätösvaltaisuus. 5. Ohjausryhmässä asiat käsitellään projektipäällikön tekemän päätösesityksen pohjalta. 6. Ohjausryhmän kokouksesta laaditaan päätöspöytäkirja ja kokouksen sihteerinä toimii projektisihteeri ja hänen poissa ollessaan projektipäällikkö tai ohjausryhmän puheenjohtajan määräämä muu henkilö. Päätös: Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Yhteisvoimin kotona hankkeen ohjausryhmän varapuheenjohtajaksi nimettiin ylilääkäri Hannu Heikkilä Satakunnan sairaanhoitopiiristä. 2. Yhteisvoimin kotona -hanketta koskevat päätökset Esityslistan liitteet 1. Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelma liitteineen, pvm 25.9.2013 (kustannustaulukot ja kehittämisosioiden suunnitelmat) 2. STM:n hanketta koskeva rahoituspäätös 20.1.2014. 3. Lounais-Suomen aluehallintoviraston ohjauskirje 22.1.2014. 4. Hallinnoijan ja kehittämisosion sopimuspohja hankkeen hallinoinnista ja organisoimisesta 5. Hankkeen hallinnoijan ohjeet Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Sosiaali- ja terveysministeriö on 20.1.2014 tekemällään päätöksellä myöntänyt Yhteisvoimin kotona - hankkeelle Kaste-ohjelman mukaista valtionavustusta enintään 1.520.825 eur. Hankkeen kokonaiskustannuksiksi on hyväksytty 2.027.765 euroa. Lounais-Suomen aluehallintovirasto hoitaa kaikkien valtionavustusta saavien kehittämishankkeiden valvonnan ja maksatuksen. Sosiaali- ja terveysministeriön valtionavustuspäätöksiin on kirjattu hankkeiden toteuttamisajan, valtionavustuksen käytön ja raportoinnin ehtoja. Sosiaali- ja terveysministeriö ja Lounais-Suomen aluehallintovirasto järjestävät käynnistyneille hankkeille ns. ohjaustilaisuudet, joissa käydään läpi menettelyt päätöksiin liittyvistä seikoista sekä Lounais-Suomen aluehallintovirastolle toimitettavista selvityksistä. Ohjaustilaisuus on 13.5.2014 ja siihen osallistuvat Satakunnan sairaanhoitopiiristä projektipäällikkö Kaisa Impilä ja projektisihteeri Kirsi Harjula.
4(13) Esityslistan liitteinä ovat hankkeen tiivistelmä, hankesuunnitelma kustannuksia ja kehittämisosioita koskevine liitteineen sekä STM:n avustuspäätös ja Lounais-Suomen aluehallintoviraston ohjauskirje. Projektipäällikkö esittelee asiaa tarkemmin kokouksessa. STM:lle on lähetetty hankkeen aloitusilmoitus. Hankkeen kehittämisosioiden kanssa on tehty liitteen mukaiset sopimukset, jotka sisältävä myös liitteenä olevat hallinnoijan ohjeet. Hankehallinnoija antaa kehittämisosioille ohjeeksi, että huomattavat talousarvion vuosittaiset muutokset (käytännössä n. 10 % suuremmat) sekä huomattavat pilotin sisältöä koskevat suunnitelman muutokset on neuvoteltava projektipäällikön kanssa ja ne tuodaan tarvittaessa ohjausryhmän hyväksyttäväksi. Hankkeen omien nettisivujen lisäksi kaikilla Kaste-ohjelmassa mukana olevilla toimijoilla on mahdollisuus seurata kaikkea Kaste-ohjelmassa tapahtuvaa STM:n Kaste-sivuilla. Ehdotus: Ohjausryhmä 1. merkitsee tiedoksi Yhteisvoimin kotona -hankkeen rahoituspäätöksen ja siihen liittyvän hankesuunnitelman, Lounais-Suomen aluehallintoviraston ohjauskirjeen, kuntapilottien sopimuspohjan ja hallinnoijan ohjeet sekä hankkeen käynnistymisen 1.1.2014 alkaen, 2. päättää antaa projektipäällikölle valtuudet kehittämisosiokohtaisen talousarvion muutosten hyväksymiseen kehittämisosion kokonaistalousarvion puitteissa sekä kehittämisosion hankesuunnitelman sisällön vähäisiin tarkistuksiin ja 3. päättää, että lähettävä taho maksaa kehittämisosioiden verkostojen ja kehittämispäiviin osallistuvien hanketyöntekijöiden matkakulut. Päätös: Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Projektipäällikkö esitteli hanketta koskevan rahoituspäätöksen. Todettiin, että STM on nimennyt Sirpa Anderssonin THL:stä hankkeen valvojaksi. Hän toimii hankkeen valvojana rahoituspäätöksessä 20.1.2014 hankkeen valvojaksi nimetyn neuvotteleva virkamies Minna- Liisa Luoma tilalla. Sirpa Andersson kutsutaan jatkossa Yhteisvoimin kotona hankkeen ohjausryhmän kokouksiin hankkeen valvojana. Keskustelu: Keskustelussa todettiin hankkeen sisältö tärkeäksi ja ajankohtaiseksi. Hankkeen valvoja Sirpa Andersson muistutti, että rahoittaja eli STM velvoittaa hankkeen ja kehittämisosioiden sekä hyvien käytäntöjen kuvausten tekemistä Innokylään. Todettiin hankkeen tuotosten kuvaaminen tärkeäksi. Keskusteltiin mahdollisesta yhteistyötä hankkeisiin liittyen oppilaitosten edustajien kanssa. Samk ja Turun amk ovat mukana Vata-hankkeessa, jota hallinnoi Arkadia Helsingistä. Sirpa Andersson tiedotti THL:n julkaisemasta raporttista 13/2014 Vanhuspalvelulain 980/2012 toimeenpanon seuranta. Raportissa on kuvattu tilanne ennen vanhuspalvelulain voimaantuloa vuonna 2013. Julkaisu on tilattavissa THL:n kirjakaupasta.
5(13) 3. Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelma Esityslistan liitteet 6. Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelma, pvm 25.9.2013 7. Hanketiivistelmä, projektipäällikkö Kaisa Impilä Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Projektipäällikkö esittelee kokouksessa hankesuunnitelman ja sen pohjalta tehdyn hanketiivistelmän. Esityslistan liitteenä olevaa tiivistelmää ei lähetetä etukäteen, vaan esitellään vasta kokouksessa ja liitetään pöytäkirjaan. Ehdotus: Ohjausryhmä merkitsee tiedoksi Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelman ja tiivistelmän. Päätös: Merkittiin tiedoksi Yhteisvoimin kotona hankkeen hankesuunnitelma ja hanketiivistelmä. Projektipäällikkö Kaisa Impilä esitteli hanketiivistelmän pohjalta hankesuunnitelmaa. Käytiin läpi hankkeen tavoitteet, jotka on esitelty hanketiivistelmässä. Hanketiivistelmä jaettiin kokouksessa läsnä oleville ja pöytäkirjan liite 1. Keskustelu: Puheenjohtaja totesi, että pyritään hyödyntämään jo kehitettyjä toimintamalleja ja sovelletaan niitä tämän hankkeen kehittämisosioiden tavoitteisiin. Heli Toroska korosti osallisuuden huomioimista läpileikkaavana teemana hankkeen toteutuksessa. 4. Yhteisvoimin kotona - hankkeen tilannekatsaus Esityslistan liitteet 8. Tilannekatsaus, projektipäällikkö Kaisa Impilä Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Projektipäällikkö on aloittanut tehtävässään 1.4.2014. Virallinen päätös hankkeen rahoituksesta saatiin 20.1.2014. Tämän jälkeen projektipäällikkö on kiertänyt kehittämisosioissa tapaamassa hanketyöntekijöitä ja vastuuhenkilöitä siten, että kaikissa kunnissa on käyty ainakin kertaalleen 12.5.2014 mennessä. Suurin osa kehittämisosioista on käynnistynyt viimeistään toukokuun aikana. Kehittämisosioilta pyydetään tarkennetut hankesuunnitelmat 30.7 mennessä. Esityslistan liitteenä olevaa tilannekatsausta ei lähetetä etukäteen, vaan esitellään vasta kokouksessa ja liitetään pöytäkirjaan. Esityslistalla on erikseen asiakohdat hankkeen järjestämästä koulutuksesta ja hankkeen arvioinnista ja viestinnästä. Hankkeen työsuunnitelma voidaan esitellä seuraavassa kokouksessa, jolloin kehittämisosioiden hankesuunnitelmat ovat tarkentuneet ja koulutussuunnitelma sekä arviointisuunnitelma ovat valmistuneet.
6(13) Ehdotus: Ohjausryhmä merkitsee tiedoksi Yhteisvoimin kotona -hankkeen tilannekatsauksen. Päätös: Merkittiin tiedoksi Yhteisvoimin kotona hankkeen tilannekatsaus, joka on pöytäkirjan liitteenä 2. Projektipäällikkö esitteli hankkeen tilannekatsauksen, josta esille seuraavaa: Kaikki kehittämisosiot käynnistyvät kesään mennessä. Kuukausittain järjestetään hanketyöntekijöille kehittämispäivä. Kehittämisosioiden koulutussuunnitelmat on pyydetty toimittamaan 30.5 mennessä. Projektipäällikkö työstä arviointisuunnitelmaa. Kehittämisosiolta pyydetään omat arviointisuunnitelmat 30.6 mennessä. Kehittämisosioilta pyydetään tarkennetut hankesuunnitelmat 30.7 mennessä. Hankkeessa kehitettävät uudet toimintamallit otetaan käyttöön kehittämisosioissa syksyntalven 2014-2015 aikana, eikä vasta hankkeen päättyessä. 5. Koulutussuunnitelman laatiminen Yhteisvoimin kotona -hankkeelle Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Hankesuunnitelmassa todetaan, että hankkeen ydin muodostuu kahdesta pääteemasta, jotka koskevat kaikkia hankkeen toimenpiteitä ja tavoitteita moniammatillisen arviointiosaamisen kehittäminen ja yhteisten kuntoutusketjujen kehittäminen. Tavoitteena on, että hankkeen päättyessä hankkeeseen osallistuvilla kunnilla on uutta varmistettua osaamista alueilta, jotka oleellisesti liittyvät näihin pääteemoihin ja vahvistavat näin tavoitteiden saavuttamista ja kehitettyjen toimintamallien juurruttamista. Hankesuunnitelmassa linjataan Toimenpiteessä 7. henkilöstön osaamiseen ja yhteistyön lisäämiseen tähtääviä hankkeessa toteutettavia koulutuksellisia teema-alueita: 1) Geriatrinen ja vanhuspsykiatrinen koulutus 2) Toimintakykyä ylläpitävä, kuntouttava ja ennakoiva työote sekä toimintakyvyn arviointi -koulutus 3) Kirjaaminen ja tiedonsiirto-koulutus 4) Yhteistyö, asenne ja ryhmätyöosaamis koulutus 5) Liikuntasopimuskoulutus 6) Mentorointikoulutus 7) Etälaitteiden tietosuoja- ja käyttökoulutus Koulutusteemoja on avattu tarkemmin hankesuunnitelman s. 15. Hanke järjestää koulutusta mm. kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon, erikoissairaanhoidon henkilöstölle yhteisesti ja lisäksi tarvittaessa myös alue- tai kohderyhmäkohtaisesti. Koulutukseen osallistuvat kaikki asiakkaan hoitoon osallistuvat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset eri toimipisteistä. Koulutusta järjestetään yhteisinä kestoltaan tilanteen mukaan vaihtelevina seminaareina kaikille toimijoille. Koska kaikkien toimijoiden osallistuminen koulutuksiin ei kuitenkaan ole mahdollista, osa koulutuksista toteutetaan muutosagenttikoulutuksena, jolloin avainhenkilöitä ja tiimejä koulutetaan kehittämisosioista ja he toteuttavat omalla toiminta-alueellaan koulutusta henkilöstölle, ikääntyneille sekä
7(13) heidän omaisilleen. Pääosa toteutettavasta koulutuksesta koskee geriatrista tai gerontologista osaamista, jota tarvitaan kaikissa kehittämisosiossa jossain muodossa. Lisäksi kehittämisosiot järjestävät koulutusta omista lähtökohdistaan liittyen hankkeen kehittämiskohteisiinsa. Kehittämisosiot laativat oman koulutussuunnitelmansa, joiden pohjalta projektipäällikkö työstää koko hankkeen koulutussuunnitelman. Kehittämisosioilta on pyydetty koulutussuunnitelmia 30.5 mennessä. Yhteistyö koulutusorganisaatioiden kanssa Alueen oppilaitokset ja tutkimusorganisaatiot otetaan mukaan hankkeeseen. Satakunnan ammattikorkeakoulu ja Turun ammattikorkeakoulu ovat olleet mukana hankkeen valmisteluvaiheessa. Eri oppilaitosten osaamista toivotaan erityisesti koulutusten ja asiantuntijapalveluiden suunnittelussa ja toteutuksessa. Hankkeen puitteissa tullaan toteuttamaan työharjoittelujaksoja, erillisiä kehittämistehtäviä ja opinnäytetöitä. Koulutusorganisaatiot muodostavat omilla toiminta-alueillaan oleellisen työelämän kehittämisresurssin, jota tullaan hyödyntämään hankkeessa. Hyvien käytäntöjen ja vaikuttavien tapojen kehittämiseen ja levittämiseen koulutusorganisaatiot voivat tarjota asiantuntijoita ja muita resursseja. Yhteistyötä tullaan tekemään mm. Vaikuttavat tavat (VATA), näyttöön perustuva toiminta sosiaali- ja terveysalalla hankkeen puitteissa, jonka kokonaistavoitteena on luoda ammattikorkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja työelämän yhteistyönä toimintatapa sekä pysyviä paikallisia verkostoja, jotka edesauttavat sosiaali- ja terveysalaa kehittämään ja käyttämään vaikuttavia menetelmiä palvelutoiminnassaan. Koulutusorganisaatioiden kautta rakennetaan myös kattavaa verkostoa, jolla tavoitetaan hoitotyön tulevat ammattilaiset. Tällä tavalla pyritään yhdessä kouluttajaorganisaatioiden kanssa yhteistyössä vaikuttamaan hoitotyön ammattilaisten asenteisiin, yhteistyöosaamiseen ja moniammatillisten verkostojen luomiseen ja jalkauttamiseen pysyvästi jo opiskeluvaiheessa. Hankkeen kuluessa muodostuu runsaasti koulutus- ja arviointimateriaalia, joka mahdollistaa myös innovatiivisten mallien luomisen tiedon tuotattamiselle ja kokoamiselle. Hankkeen aikana kertyy materiaalia, jota voidaan koulutusorganisaatioiden ja hankkeen toimijoiden yhteistyönä hyödyntää perusopetuksen, täydennyskoulutuksen sekä käytännön toimintamallien kehittämisen tueksi. Projektipäällikkö valmistelee yhdessä kehittämisosioiden kanssa tarkennetun koulutussuunnitelman. Tämä on mahdollista vasta kehittämisosioiden tarkennettujen koulutussuunnitelmien jälkeen, joita on pyydetty 30.5 mennessä. Hankkeen yleisessä osassa on varattu koulutukseen noin 50 000 e yhteiseen koulutukseen koko hankeajalle. Lisäksi kehittämisosiot käyttävät oman talousarvionsa määrärahoja oman paikallisen tarpeen mukaiseen koulutukseen. Ehdotus: Ohjausryhmä käy lähetekeskustelun hankkeen koulutussuunnitelman sisällöstä ja palauttaa asian valmisteltavaksi seuraavaan kokoukseen. Projektipäällikölle annetaan oikeus päättää koulutuksissa ja muissa hankkeessa järjestettävissä tapahtumissa käytettävien asiantuntijoiden hankkimiseen kokouksessa päätettävän määrärahan puitteissa.
8(13) Päätös: Merkittiin tiedoksi ehdotuksen mukaisesti. Projektipäällikkö jatkaa koulutussuunnitelman tekemistä ja koulutussuunnitelma esitellään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Projektipäällikkö esitteli hankkeen hyväksyttävät koulutusteemat. Kehittämisosioiden yhteisistä koulutustarpeiden mukaiset koulutukset järjestetään mahdollisuuksien mukaan yhteiskoulutuksina yhteistyössä projektisihteerin ja kehittämisosioiden kanssa. Koulutussuunnitelma on pyydetty 30.5 mennessä, jotta saadaan jo syksyyn 2014 järjestettyä tarvittavia koulutuksia. Keskustelu: Hannu Heikkilä tutustuu hankesuunnitelmaan kuntoutuksen näkökulmasta ja informoi projektipäällikköä mahdollisista kuntoutukseen liittyvistä koulutustarpeista. Koulutusten osalta toivotaan yhteistyötä Vata-hankkeen ja oppilaitosten kanssa. Irma Roininen kertoi Porissa syksyllä 2014 järjestettävästä ikäihmisten kansalaisraadista. Puheenjohtaja totesi, että kuntajohdon tiedottaminen hankkeesta on tärkeää, koska johto tukee toimintaa. Mikko Pakarinen ehdotti, että ohjausryhmässä olevat oppilaitosten edustajat informoivat projektipäällikköä hyväksi havaituista koulutustavoista tai kouluttajista. Anne Vanhatalo kertoi PoSassa toteutettavasta henkilökunnan kouluttamisesta. Asennekoulutus on ensisijaisen tärkeää. Satakunnan alueelle ollaan nimeämässä Kuntoutuksen alueellisesta ryhmää, joka jatkossa kartoittaa alueen yhteisiä koulutustarpeita ja linjauksia. Tampereen yliopistoon kannattaa tiedottaa mahdollisia graduaiheita hankkeeseen liittyen. Mari Niemi muistutti, että Kaste-rahoituksella järjestettävien koulutusten tulee liittyä hankkeen tavoitteisiin ja pääasiallisesti koulutukset on suunnattu kehittämisosioiden kuntien henkilökunnalle. Koulutuksiin voi osallistua myös mm. ikäihmiset, jos koulutukseen mahtuu mukaan, mutta koulutusta ei voida pelkästään suunnata ikäihmisille. Ikäihmisiä voidaan osallistaa koulutuksiin esim. kouluttajina. 6. Arviointisuunnitelman laatiminen Yhteisvoimin kotona -hankkeelle Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Yhteisvoimin kotona ja Pois Syrjästä hanke ovat käynnistyneet yhtä aikaa ja näiden molempien hankkeiden organisointiin ja toimeenpanoon liittyviä tehtäviä voidaan osin toteuttaa yhtenevin periaattein esimerkiksi arvioinnin toteutuksen suunnittelun osalta. Kummankin hankkeen etenemistä arvioidaan kokonaisvaltaisesti ja systemaattisesti. Molempien hankkeiden ja niiden kaikkien kehittämisosioiden arviointi perustuu sekä määrälliseen että laadulliseen arviointiin. Kummankin hankkeen omat tavoitteet ohjaavat kriteerien ja mittareiden valintaa. Hankkeissa aikaansaatujen muutosten; oppimisen ja muiden vaikutusten lisäksi arvioidaan asiakkaiden kokemaa hyötyä projektin toiminnasta ja aikaansaannoksista. Yhteisvoimin kotona -hankehakemuksessa ohjeistetaan arviointia seuraavasti: Hankkeen käynnistysvaiheessa hankkeelle laaditaan tarkennettu arviointisuunnitelma, joka sisältää myös osakokonaisuuksien arvioinnin. Arviointisuunnitelmassa määritellään indikaattorit, joiden mukaan eri toimenpiteiden onnistumista seurataan. Toimijoiden nykytilanne kartoitetaan. Lähtötilanne selvityk-
9(13) seen kuuluu myös osaamisen arviointi. Hankkeen etenemistä seurataan nimenomaan suhteessa lähtötilanteeseen. Hankkeelle asetetaan aikataulutettuja väliaikatavoitteita. Arvioinnin tarkoituksena on tukea hankehallinnon- ja organisaation sekä kehittämisosioiden työtä tuottamalla ajantasaista tietoa työn tuloksellisuudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Arviointitiedon avulla pystytään kohdentamaan kehittämistyötä oikeaan suuntaan ja valita parhaat keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Arviointia suoritetaan koko hankkeen ajan tapahtuvin väliarvioinnein sekä, hankkeen päättyessä toteutetaan koko hankkeen loppuarviointi. Hankkeen aikana tehtävän arvioinnin perusteella on mahdollisuus tarkistaa hankkeen toimenpiteitä ja niiden oikeaa kohdentumista suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Hankkeen arvioinnin tavoitteet muotoutuvat osahankkeiden tavoitteista ja niiden toteutumisesta, sekä koko hankealueella toteutettavista toimenpiteistä. Kehittämisosiot tekevät oman arviointisuunnitelmansa jossa arvioidaan osakokonaisuuksille asetettujen tavoitteiden toteutumista. Lisäksi hanketta arvioidaan kokonaisuudessa hankkeen loppuvaiheessa. Hankkeessa työskentelevät henkilöt sekä muut hankkeen eri toimenpiteisiin osallistuvat henkilöt tekevät jatkuvaa itsearviointia. Lisäksi hankkeessa tullaan toteuttamaan vertaisarviointia siten, että kehittämisosiot arvioivat toisiaan ennalta sovitun mallin ja metodin mukaan. Hankkeen päättyessä toteutetaan myös ulkoinen arviointi määrätyin osin. Koska hankeen toteuttamisaika on suhteellisen pitkä, arvioinnin kautta toivotaan saatavan myös näyttöä kehitettyjen toimintamallien toimivuudesta, höydyistä sekä kustannusvaikutuksista siltä osin kuin se on hankeaikana mahdollista. Kehittämisosioilta pyydetään arviointisuunnitelmia 30.6 mennessä, joiden pohjalta projektipäällikkö rakentaa koko hankkeen arviointisuunnitelman joka tuodaan ohjausryhmän hyväksyttäväksi. Koska hankkeen onnistuminen on vahvasti kiinni kehittämisosioiden onnistumisesta, on hankkeen kokonaisarviointikin suurelta osin kehittämisosioiden onnistumisen arviointia. Jokainen kehittämisosio laatii oman arviointisuunnitelmansa hankkeen alussa. Kehittämisosioiden onnistumisen määrittelevät arviointikriteerit rakentuvat asetettujen tavoitteiden pohjalta. Arviointia toteutetaan itsearviointina, vertaisarviointina sekä ulkoisena arviointina, hankkeen vaiheesta riippuen. Käytettävät menetelmät ovat moninaiset ja tarkentuvat lopullisessa suunnitelmassa. Yhtenä tärkeänä hankkeen etenemisen arvioijana toimii hankkeen ohjausryhmä. Hankkeen ja sen kehittämisosioiden arvioinnin toteutukseen otetaan mukaan asiakkaita, omaisia ja omaishoitajia ja muita toimijoita. Ehdotus: Ohjausryhmä käy lähetekeskustelun Yhteisvoimin kotona ja Pois syrjästä hankkeiden arvioinnin periaatteista. Lisäksi ohjausryhmä päättää, että projektipäällikkö valmistelee seuraavan ohjausryhmän kokouksen päätettäväksi hankkeen arviointisuunnitelman, joka sisältää erillisen suunnitelman pilottien toteuttamaa arviointia varten hankehakemuksen arviointia koskevien tavoitteiden mukaisesti. Arviointisuunnitelmat valmistellaan yhteistyössä Pois syrjästä hankkeen kanssa. Päätös: Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Projektipäällikkö esittelee arviointisuunnitelmaluonnoksen ohjausryhmälle seuraavassa kokouksessa.
10(13) Projektipäällikkö tekee koko hankkeen arviointisuunnitelman, johon liitetään kehittämisosioiden arviointisuunnitelmat. Hankkeessa toteutetaan ulkoinen arviointi, vertaisarviointia ja itsearviointia. Kehittämisosioissa tehdään nykytilanteen kartoitus, johon arviointia peilataan. Keskusteltiin arvioinnista, josta esille seuraavaa: Arviointia voi olla erilaista. On tiedettävä, mitä arvioidaan. Kehittämisosioissa on ensin tehtävä lähtötilanteen kartoitus. Arviointiraporttiin kuvaus mikä on muuttunut hankkeen aikana. Arviointiraporttiin kuvaus miksi ja miten jokin asia on muuttunut tai ei ole muuttunut tavoitteista huolimatta. Hyödynnetään käytännöntason mittareita arvioinnissa. Sirpa Andersson toi sille Toimintakykyisenä ikääntyminen juurruttamishankkeen arviointiraportin, johon kannattaa tutustua. 7. Viestintäsuunnitelman laatiminen Yhteisvoimin kotona hankkeelle Projektipäällikkö Kaisa Impilä 12.5.2014: Viestintä on tärkeä osa hankkeen toimintaa, se on yksi tulosten saavuttamisen perusedellytyksistä. Viestinnästä on hyötyä kaikille hankkeessa toimiville osallistujille. Hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä auttaa ja nopeuttaa hankkeen käynnistymistä, parantaa näkyvyyttä ja tunnettavuutta, edistää luotujen toimintamallien ja hyvien käytäntöjen levittämistä. (Cimo, Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyönkeskus 2013). Hyvin toimiva viestintä on hankkeille mahdollisuus ja velvollisuus, tarve ja oikeus (Hankeviestinnän opas, Turun ammattikorkeakoulun projektitietokanta 2014). Yhteisvoimin kotona -hankkeen työtavat ovat vahvasti yhteistoiminnallisia ja verkostomaisia. Toteutuksessa ovat mukana ne työntekijät ja myös asiakkaiden edustajat, joita uudet toimintatavat tulevat koskemaan. Hanke sisältää jo itsessään toiminnan levittämistä, koska hankkeessa toimivat asiakastyötä tekevä moniammatillinen henkilöstö, sekä kolmannen sektorin ammattilaiset ottavat käyttöön jo kehitettyjä hyväksi havaittuja toimintatapoja. Yhteisvoimin kotona ja Pois syrjästä hanke ovat käynnistyneet yhtä aikaa ja näiden molempien hankkeiden organisointiin ja toimeenpanoon liittyviä tehtäviä voidaan osin suunnitella ja toteuttaa yhtenevin periaattein, ja viestinnän suunnittelu kuuluu tällaisiin tehtäviin. Hankesuunnitelmassa todetaan viestinnän osalta seuraavaa: Hankkeen etenemisestä tiedotetaan aktiivisesti hyödyntäen eri kanavia. Tuloksia levitetään koko hankkeen ajan sekä kirjallisesti, sähköpostitse ja erilaisten tapahtumien kautta. Hankkeessa eri toimijoita kootaan yhteen siten, että kokemusten jakaminen on mahdollista. Tälläkin tavalla saadaan eri alueilla luotuja hyviä käytäntöjä leviämään. Tärkein tiedon levittämisen kanava on hankkeen kotisivut, jota kautta hankkeen toimenpiteet ovat otettavissa käyttöön valtakunnallisesti. Tiedottamisessa huomioidaan erityisesti ikääntyneen oma osallisuus, joka toteutuu myös niin, että he osallistuvat aktiivisesti hankkeen suunnitteluun ja toteutukseen. Näkyvyyttä hankkeelle ja sen tuloksille saadaan pitämällä tiedotustilaisuuksia kohderyhmään kuuluville joissa kohderyhmään kuuluvat ovat itse mukana esittelemässä hankkeen toimintaa.
11(13) Hankkeen sähköinen viestintä toteutetaan pääosin Internet-sivuston kautta. Teknisestä toteutuksesta vastaa sairaanhoitopiiri ja projektisihteeri päivittää hankkeen kotisivujen sisältöä. Sairaanhoitopiiri huolehtii pääosin tulosten levittämisestä ja tiedottamisesta. Kuitenkin myös hankkeeseen osallistuvat muut tahot huolehtivat tiedottamisesta omalla alueellaan. Satakunnassa ja Varsinais-Suomessa toteutettavien kehittämisosioiden aikaansaannosten leviämisen varmistamiseksi projektin alussa projektipäällikkö laatii koko hankkeen viestintäsuunnitelman. Hankkeen viestintäsuunnitelma tulee sisältämään: 1) viestinnän tavoitteet 2) viestinnän kohderyhmät 3) viestintäkanavat 4) aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset 5) viestinnän tulosten arviointi Viestinnän tavoitteiden määrittely liittyy tiiviisti hankkeen tavoitteisiin. Hankkeen lopussa arvioidaan onko viestinnälle asetetut tavoitteet saavutettu. Viestinnälle asetetut tavoitteet tulevat olemaan esim. tiedon välittäminen, yhteisöllisyyden lisääntyminen, tapahtumista tiedon välittäminen ja hankkeen yleisen tunnettavuuden lisääminen, luotujen toimintamallien tunnetuksi tekeminen ja toimijoiden yhteistyön lisääntyminen yli kuntarajojen. Viestinnän kohderyhmien valinta on tärkeä viestintää ohjaava tekijä. Kohderyhmät määrittelevät pitkälti viestintätavat ja sisällön. Yhteisvoimin kotona hankkeen viestinnän kohderyhmä tulee olemaan laaja. Asiakkaat, omaiset, omaishoitajat, heidän kanssaan työskentelevät ammattiryhmät, kuntapäättäjät, vapaaehtoisryhmät, oppilaitokset, ohjausryhmä, rahoittaja ja kaikki muut hankkeessa mukana toimijat rakentavat muiden muassa hankkeen viestinnän kohderyhmän. Viestintäkanavat tarkentuvat valittujen kohderyhmien mukaan. Viestintäkanavia tässä hankkeessa tulee olemaan mm. tiedotteet, tiedotustilaisuudet, lehtiartikkelit, radio, televisio, esitteet ja julkaisut, sähköpostilistat, sosiaalinen media, koulutustilaisuudet, seminaarit ja messut. Ulkoinen viestintä ja tiedottaminen tapahtuvat lähinnä sähköisten viestimien (esim. internet, sähköposti, sosiaalisen median työkalut) sekä median, kuten lehdistön kautta. Hanketta koskevaa tiedottamista varten on perustettu hankkeen internet sivut. Lisäksi internetissä asiasta viestitään alueellisilla Kastesivuilla ja Innokylä portaalissa. Hankkeelle avataan oma facebook-profiili. Erilaisten koulutusten merkitys on suuri osa hankkeesta viestintää aikaansaannosten levittämis- ja juurruttamisvaiheessa. Oppilaitokset hyödyntävät hankkeessa tuotettuja toimintamalleja osana perusja täydennyskoulutusta. Näin edistetään koulutuksen työelämälähtöisyyttä ja vahvistetaan oppilaitosten ja työelämän välistä yhteistoimintaa. Opiskelijat suorittavat hankkeessa opinnäytetöitä ja harjoittelujaksoja, ja näin osallistuvat hankkeen erilaisiin toimintoihin, joita he levittävät eteenpäin. Viestintäsuunnitelma tulee sisältämään vastuuhenkilöt sekä aikataulun eri toimenpiteille ja arvion kustannuksista. Ulkoisesta viestinnästä vastaa projektipäällikkö. Hankkeesta ja sen vaikuttavista aikaan-
12(13) saannoksista asianmukainen viestintä kuuluu kaikille kehittämisosioille, ja tämä kuvataan lopullisessa viestintäsuunnitelmassa. Viestinnän onnistumista arvioidaan hankkeen eri vaiheissa sekä hankkeen lopulla. Viestinnän tuloksena syntyy erilaisia tuotoksia, joilla hankkeesta on viestitty sidosryhmille kuten esim. esitteitä, tiedotteita ja mediajulkisuutta. Viestintää arvioidaan viestintäsuunnitelmassa sovittujen käytettävien mittareiden avulla. Mittareina tullaan käyttämään esim. verkostotapaamisien ja yhteisten kehittämispäivien määrää, hankkeen medianäkyvyyttä, tuotettujen oppaiden ja tiedotusmateriaalien lukumäärää sekä hankkeen verkkosivuilla kävijöiden lukumäärää. Ehdotus: Ohjausryhmä käy lähetekeskustelun hankkeen viestintäsuunnitelman sisällöstä ja palauttaa asian valmisteltavaksi seuraavaan kokoukseen. Päätös: Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Projektipäällikkö esittelee viestintäsuunnitelmaluonnoksen seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Hankkeen viestinnässä tullaan hyödyntämään sosiaalista mediaa. Hankkeelle ollaan perustamassa oma facebook-profiili. Puheenjohtaja muistutti viestinnästä eri organisaatioiden johdon kanssa. Hankkeen tulosten ja onnistumisten viestintää mahdollisimman monen kanavan kautta. Mikko Pakarinen ohjeisti, että viestintäkanavia valittaessa on hyvä miettiä viestinnän kohderyhmä. Tiedotteita on hyvä lähettää maakunnallisiin lehtiin ja paikallisiin tiedotusvälineisiin. 8. Muut asiat Kokouksessa ei käsitelty muita asioita. 9. Seuraava kokous Kaisa Impilä 12.5.2014: Seuraavaksi ohjausryhmän kokouksen ajankohdaksi ehdotetaan seuraavia päivämääriä 23.9 klo 13 15.00, 24.9 13 15.00 tai 30.9 klo 13 15.00. Kokouspaikka päätetään myöhemmin. Päätettiin, että seuraava kokous pidetään 30.9 klo 13 15.00. Kokouspaikka ilmoitetaan myöhemmin. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.10.
13(13) Pöytäkirjan vakuudeksi Puheenjohtaja Olli Wanne Varapuheenjohtaja Hannu Heikkilä sihteeri Kirsi Harjula Liitteet Liite 1 Hanketiivistelmä, projektipäällikkö Kaisa Impilä Liite 2 Hankkeen tilannekatsaus, projektipäällikkö Kaisa Impilä Jakelu Paikalla olleet Poissa olleet
YHTEISVOIMIN KOTONA ikääntyneiden kotiin annettavien palveluiden ja kuntoutuksen kehittäminen HANKETIIVISTELMÄ Yhteisvoimin kotona hankkeen tavoitteena on, että ihmiset voivat iästään tai kunnostaan riippumatta elää koko elämänsä kotona. Hankeen päätavoitteena on ennakoinnin ja oikea-aikaisten palvelujen kehittäminen. Tarkoituksena on tukea kotona asumista sekä ennaltaehkäistä iäkkäiden muuta palveluntarvetta siten, että tehokaan, tarpeisiin vastaavan kuntoutuksen myötä ikääntyneet selviäisivät arjessa toimintakykyisinä mahdollisimman pitkään. Hankkeen kohderyhmänä ovat kuntoutusta tai kotiin annettavia palveluja tarvitsevat ikääntyneet ja heidän omaisensa. Hanketta hallinnoi kuntayhtymä, vastuullisena johtajana Olli Wanne. Hankkeen valvojaksi on nimetty Sirpa Andersson THL:lta. Hankehallinnon henkilökuntana toimii projektipäällikkö Kaisa Impilä ja projektisihteeri Kirsi Harjula. Hankkeessa mukana: Satakunnan sairaanhoitopiiri, Huittinen, Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä ja sen jäsenkunnat (Eurajoki, Harjavalta, Kokemäki, Luvia, Nakkila), Parainen, Perusturvakuntayhtymä Akseli (Masku, Mynämäki, Nousiainen), Pohjois-Satakunnan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä PoSa (Honkajoki, Jämijärvi, Kankaanpää, Karvia, Pomarkku, Siikainen). Hankesuunnitteluvaiheessa mukana oli myös Rauma, joka kuitenkin jättäytyi hankkeesta. Hankkeessa mukana olevat kunnat ja kuntayhtymät toteuttavat kehittämisosioissaan sovittuja hankkeelle asetettujen tavoitteiden mukaisia toimenpiteitä. Toimenpiteet on esitelty tarkemmin liitteenä olevassa hankesuunnitelmassa. Hankkeen tavoitteet: - Vahvistetaan iäkkään henkilön ja hänen omaistensa mahdollisuutta vaikuttaa hänelle järjestettävien sosiaali- ja terveyspalveluihin sisältöön ja toteuttamistapaan. Lisätään ikääntyneiden ja heidän omaistensa toimijuutta ja osallistumista mm. kehittämällä asiakkaiden palautejärjestelmää. - Luodaan moniammatillinen, organisaatiorajat ylittävä, kuntoutustarpeet huomioiva palvelutarpeen arviointimalli, joka on asiakaslähtöinen ja kokonaisvaltainen. - Yhtenäistetään kuntoutusketjuja, ja kehitetään ennakoivaa kuntoutusta. - Kehitetään joustavan ja nopeasti tarpeisiin vastaava konsultointimalli mm. videoyhteyksiä hyödyntäen. Mahdollistetaan reaaliaikainen etäkonsultaatio esimerkiksi vanhuksen kotona, ja vakiinnutetaan muutakin palveluiden laatua ja kustannustehokkuutta parantavan teknologian käyttöä. - Kehitetään kuntoutus- ja palvelusuunnitelmien seurantaa. - Eri toimijoiden ja erikoisalojen osaajien välille luodaan yhteistyöverkostoja, jotka vahvistavat toimijoiden osaamista kuntoutuksen kokonaisvaltaisessa arvioinnissa ja toteuttamisessa. - Lisätään henkilöstön verkostoitumista, osaamista ja toimintakykyä ylläpitävän työotteen omaksumista.
Hankkeessa hyödynnetään mahdollisimman paljon aiempaa kehittämistyötä, ja otetaan käyttöön muualla jo hyväksi havaittuja toimintamalleja. Hankkeessa tehdään yhteistyötä mm. kunnan eri toimialueiden (sosiaali- ja terveys-, kulttuuri-, liikunta-), muiden viranomaistahojen, järjestökentän, yritysten, koulutusorganisaatioiden ja sosiaalialan osaamiskeskusten kanssa. Hanke toteutetaan ajalla 1.1.2014 31.10.2016. Kokonaiskustannusarvio on 2 027 765 e Kaisa Impilä projektipäällikkö Yhteisvoimin kotona -hanke
YHTEISVOIMIN KOTONA -hanke Ikääntyneiden kotiin annettavien palveluiden ja kuntoutuksen kehittäminen Satakunnan ja Varsinais- Suomen alueella ajalla 1.1.2014 31.10.2016 Ohjausryhmä 12.5.2014, Tilannekatsaus Kaisa Impilä projektipäällikkö Satakunnan sairaanhoitopiiri
Kehittämisosioiden tilanne: Huittinen: hanketyöntekijä Anu Kärki 100% PoSa: hanketyöntekijä Johanna Ahde-Koponen 100% ja yhteyshenkilö Riikka Yli-Törmänen 44% KSTHKY: projektityöntekijä Eliisa Mannila 50% (syksystä 2014 loppuun 100%?) Sote-Akseli: projektityöntekijä Sirpa Levy 100%, aloittaa 6/2014 Parainen: hanketyöntekijä Anne Santapukki 50% SATSHP: projektisuunnittelijat Sari Furuholm 100%, Kirsi Lukka-Aro 100%, Tarja Lindgren 100%, Minna Nevalainen 50% ad. 30.6, 1.7 alkaen 100%, Niko Vahala 50%
Hankkeessa meneillään -> projektipäällikkö aloittanut 1.4.2014 -> kaikki kehittämisosiot käynnistyneet kesään 2014 mennessä -> projektipäällikkö käynyt vähintään kertaalleen kaikissa kehittämisosioissa tapaamassa yhteyshenkilön ja hanketyöntekijän Kevään aikana suunnitteilla: -> 1. yhteinen kehittämispäivä 14.5 -> 2. yhteinen kehittämispäivä 27.6 -> projektipäällikölle Kaste-ohjaustilaisuus 13.5 -> ikä-hankkeiden verkostotapaaminen 19.5 Helsingissä -> kehittämisosioiden koulutussuunnitelmat 30.5 mennessä -> arviointisuunnitelman teko -> kehittämisosioiden hankesuunnitelmien tarkennus, nykytilan kuvaus
Hankkeen aikataulua 2014 ( tulee tarkentumaan myöhemmin) -> kevät-kesä Hankkeen käynnistystä Suunnitelmien tekoa Verkostoitumista Nykytilan kartoitus ja kuvaus -> syksy-talvi Hankkeen suunnitelmien mukaiset toimenpiteet käynnistyvät