YLEISKUVAUS OpusCapita Liquidity
Sisällysluettelo 1. Johdanto... 3 2. Helppokäyttöinen likviditeettiraportointi... 5 2.1 Systemaattinen ennusteprosessi... 6 2.1.1 Lyhyet ennusteet... 7 2.1.2 Pitkät ennusteet... 8 2.1.3 Päivänsisäiset kassaennusteet... 9 2.2 Toteumat... 10 3. Hyödyt... 12 2
1. Johdanto OpusCapita Liquidity on tehokas ratkaisu konsernin kassavirtatietojen hallintaan ja analysointiin. Uusimpaan tietojenkäsittelytekniikkaan perustuva ohjelma mahdollistaa luotettavan ja joustavan likviditeetinhallinnan useista eri näkökulmista. Perinteisiin, manuaalisia työvaiheita sisältäviin työkaluihin verrattuna Liquidity on dynaamisempi ja käyttäjäystävällisempi. Sekä työmäärä että virheet vähenevät, jolloin aikaa ja rahaa säästyy. Liquidity soveltuu erityisesti suurten konsernien käyttöön, mutta myös pienemmät yritykset voivat hyötyä ohjelmasta. OpusCapita Liquidity kerää kassavirtatietoja automaattisesti erilaisista ulkoisista järjestelmistä, kuten pankeista ja reskontrista. Tämän vuoksi lukuja ei tarvitse lisätä ohjelmaan käsin, vaikka manuaalinen tietojen käsittely onnistuukin tarvittaessa. Koska avoin liitettävyys muihin järjestelmiin on yksi OpusCapitan keskeisistä lähtökohdista, Liquidityn voi integroida moniin toiminnanohjaus- ja taloushallintojärjestelmiin. Liquiditystä voi myös muodostaa suorat yhteydet pankkeihin. Ohjelma suoriutuu kaikista automatisoiduista tehtävistä yritysten, ulkoisten järjestelmien ja valuuttojen lukumäärästä riippumatta. Lopputuloksena syntyy ennusteita ja muita raportteja, joilla talouden suunnittelu ja hallinta sujuu entistä systemaattisemmin. OpusCapita Liquidityyn voidaan kerätä keskitetysti kassavirtatiedot kaikista konsernin eri yksiköistä. 3
Koska OpusCapitalla on pitkä kokemus pankkiyhteyksien muodostamisesta, ohjelman pankkiyhteysvalikoima on kattava. Jotta ohjelman käyttö olisi mahdollisimman turvallista, OpusCapita noudattaa tarkasti yleisiä tietosuoja- ja salausstandardeja sekä -käytäntöjä. Tietoturvaa lisäävät myös monipuoliset käyttöoikeusmääritykset. Niillä on helppo kontrolloida, mitä toimintoja eri käyttäjät saavat suorittaa. Tietylle rajatulle käyttäjäjoukolle voi esimerkiksi antaa oikeudet ylläpitää saldotietoja. Liquidityn käyttö tuo yrityksille kahdenlaista taloudellista hyötyä. Toisaalta kassavirtaprosessien automatisoinnilla säästetyn ajan voi kohdistaa tuottavampaan työhön, mikä todennäköisesti kerryttää säästöjä ja lisää tuloja. Toisaalta ohjelman tuottaman tiedon ansiosta varoja on helpompi hoitaa ja sijoittaa mahdollisimman tuottoisalla tavalla. OpusCapita Liquidity ei siis pelkästään auta säästämään rahaa, vaan se myös edesauttaa tavoittelemaan suurempia voittoja. OpusCapita Liquidity -ohjelmasta on saatavilla kolme eri laajuusvaihtoehtoa ja kaksi eri toimitustapaa. Ne vastaavat likviditeetinhallinnan tarpeisiin eri tasoilla. Seuraavassa luvussa kuvataan ohjelman keskeiset toiminnot yleisellä tasolla. Olipa kyseessä sitten pieni ja paikallisella tasolla toimiva yritys tai suuri ja kansainvälinen konserni, OpusCapita Liquidity pystyy vastaamaan sen likviditeetinhallinnan tarpeisiin. Myös muut OpusCapita-tuoteperheen ohjelmat voidaan helposti liittää samaan ohjelmistoon Liquidityn kanssa. 4
2. Helppokäyttöinen likviditeettiraportointi Liquidityyn kerätyistä tiedoista on helppo muodostaa erilaisia raportteja. Nämä raportit ovat tärkein työkalu likviditeettitietojen tarkastelussa ja analysoinnissa. Ohjelmassa voi esimerkiksi muodostaa erilaisia lyhyen ja pitkän aikavälin ennusteita. Myös toteumien tarkastelu onnistuu joustavasti eri näkökulmista: raporteilla voi tarkastella esimerkiksi yhden vuoden kaikkia veroja tai vertailla eri yksiköiden toteutuneita nettomyyntilukuja. Ohjelmassa voi määritellä monin eri tavoin, minkälaisia kassavirtatietoja kullekin raportille sisällytetään. Yksi raportti voi esimerkiksi koskea vain yksittäistä yksikköä, kun taas toinen raportti voi sisältää koko konsernia koskevia lukuja. Jokaiselle raportille on myös mahdollista valita vaikkapa tietyt valuutat, tilit, kassavirrat ja aineistot. Vaikka raportteja voi muodostaa lukuisin eri tavoin, ohjelmassa on myös valmiina tärkeitä perusraportteja, joilla raportoinnissa pääsee alkuun helposti ja vaivattomasti. 5
2.1 Systemaattinen ennusteprosessi Systemaattisen ennusteprosessin käyttöönotto on erittäin suositeltavaa, sillä muuten konserni joutuu yleensä kohtaamaan seuraavat haasteet: Kassavirtatiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, jolloin kokonaisuuden kontrollointi on hankalaa ja kassavirtariskien hallinta perustuu arvauksiin. Konserni joutuu jatkuvasti sille epäedullisiin tilanteisiin; cash pooleihin saattaa esimerkiksi jäädä toistuvasti ylimääräistä rahaa. Tällöin konsernilta jää saamatta mahdolliset korot ja tuotot, jotka ylijäämällä voitaisiin tehdä. Kassavirtaluvut syötetään käsin eri järjestelmiin, vaikka käsin syöttö on tehotonta ja sitä on vaikea seurata. OpusCapita Liquidityn avulla tällaiset tilanteet on helppo selättää. Ohjelma kerää tarvittavat tiedot automaattisesti ja pystyy tuottamaan hyödyllistä informaatiota siitä, missä rahaa milloinkin on. Liquidity voi myös tarvittaessa muuntaa valuuttoja. Valuuttakurssit päivitetään ohjelmassa joka päivä, eli viimeisimmät luvut ovat aina saatavilla. Ennusteprosessin lopuksi tiedetään, miten kassavirrat todennäköisesti muodostuvat. Tällöin on helpompaa varmistaa, että konsernilla on optimaalinen määrä rahaa oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Keskeisimmät ennusteet: Yrityskohtainen ennuste: Yrityskohtainen ennuste on raportti, joka koskee yhtä yritystä tai yksikköä konsernin sisällä. Raportilla näkyy kyseisen yksikön kaikkien tilien saldot valitussa valuutassa. Raportille valittu aikajakso voi olla mikä tahansa. Valuuttaennuste: Valuuttaennuste on raportti, jolle kootaan konsernin eri valuuttojen tiedot. Raportille valittu aikajakso voi olla mikä tahansa. Koottu ennuste: Koottu ennuste on raportti, joka koskee kaikkia konserniin kuuluvia yrityksiä. Raportilla näytetään kaikkien yritysten kaikkien tilien kokonaissaldo valitussa valuutassa. Koottu ennuste on hyödyllinen, kun halutaan analysoida konsernin taloustilannetta kokonaisuutena. Raportille valittu aikajakso voi olla mikä tahansa. 6
2.1.1 Lyhyet ennusteet Lyhyen ennusteen kokoamisprosessi alkaa siitä, kun Liquidity hakee tietoa pankeista ja muista ulkoisista järjestelmistä, jotka ovat yhteydessä ohjelmaan. Nämä toimenpiteet on automatisoitu, ja ne tapahtuvat yleensä päivittäin. Ennustejakson päätteeksi kaikkien yksiköiden tulee tarkistaa ja vahvistaa numerotietojen oikeellisuus. Tarpeen vaatiessa yksiköt voivat tarkentaa tietoja luvut saattavat joskus olla virheellisiä esimerkiksi projektien viivästymisen vuoksi. Mikäli lukuihin täytyy tehdä pieniä tarkennuksia, niiden manuaalinen muokkaus on helppoa. Yllä on kuvattu ennusteprosessi, jonka päätteeksi Liquidity tuottaa lyhyen aikavälin ennusteita. Ohjelma näyttää raportoinnin tilan eli sen, ovatko kaikki yksiköt vahvistaneet tietyn raportointijakson luvut. Raportointijakso voi olla esimerkiksi yksi viikko. Ohjelmassa on selkeästi näkyvillä, milloin kukin raportointijakso alkaa ja päättyy. 7
2.1.2 Pitkät ennusteet Pitkän aikavälin ennustaminen on oleellisen tärkeää, koska se helpottaa investointien suunnittelua sekä tukee konsernin sisäisiä toimintoja ja päätöksentekoa. Vaikka pitkien ennusteiden automaattinen muodostus on yleensä haastavaa, Liquidityn avulla se on mahdollista, riippuen hieman konsernin toimintatavoista. Yksi vaihtoehto pitkän ennusteen automatisointiin on käyttää pohjana olemassa olevaa budjettia. Kun budjetista on generoitu pitkä ennuste, sitä voidaan päivittää Liquidityssa esimerkiksi joka kuukausi. Tuloksena voi syntyä melko tarkka pitkän aikavälin ennuste. Ennusteen aikaväli ja -taso voi olla esimerkiksi 12 kuukautta kuukausitasolla. Toisaalta pitkän ennusteen pohjana voidaan käyttää myös viime vuoden toteumatietoja. Tämän edellytyksenä on, että konserni toimii alalla, jossa kassavirrat ovat melko tasaisia ja/tai systemaattisesti toistuvia. Konsernit kuitenkin päättävät usein, että yksiköiden täytyy lisätä ennusteluvut Liquidityyn manuaalisesti. Koska lukujen lisääminen manuaalisesti vie enemmän aikaa kuin ennusteen muodostaminen automaattisesti, eri kassavirtojen määrä on yleensä pienempi manuaalisyötön yhteydessä. Tämän takia manuaalisesti syötetyistä luvuista ei yleensä saada aikaan niin tarkkaa ennustetta kuin muilla vaihtoehdoilla. Joka tapauksessa konserni näkee tällöin eri yksiköiden ennusteluvut samassa paikassa, minkä ansiosta kassavirtojen hallinta on kokonaisuudessaan helpompaa. Tämä graafi kuvaa eri yksiköiden ennustettuja nettokassavirtoja seuraavalle neljälle kuukaudelle kuukausitasolla. 8
Yksi keskeinen haaste ennustamisessa on, että mitä pidempi ennustettava aikaväli on, sitä epätarkempi ennuste luultavasti on. Tämän takia Liquidityssa voidaan muodostaa samasta ennusteesta erilaisia skenaarioita. Pitkästä ennusteesta voidaan muodostaa vaikkapa skenaario, jossa koko konsernin myynti tippuu 10 % tai jossa myynti kasvaa tietyssä markkinassa 15 % alkuperäiseen ennusteeseen verrattuna. Pitkän ennusteen eri skenaarioiden luomisessa voidaan myös hyödyntää lyhyen ennusteen lukuja. Erilaisten ennusteskenaarioiden analysointi auttaa varautumaan tulevaisuuteen entistä paremmin. 2.1.3 Päivänsisäiset kassaennusteet Liquidity pystyy tuottamaan päivänsisäisiä kassaennusteita. Niillä voidaan seurata, miten kuluvan päivän kassavirtaprosessit todennäköisimmin etenevät. Tällöin saadaan tietää myös päivän mahdollinen kassaylijäämä. Ylijäämä voidaan puolestaan sijoittaa, jolloin lisätuottoa voi syntyä hyvin pienellä työmäärällä. Päivänsisäistä kassaennustetta varten Liquidity noutaa maksutiedot kaikista konsernin pankeista tietojen formaatista riippumatta. Tietojen avulla ohjelma pystyy tuottamaan arviot päivän loppusaldoista pankki-, pankkitili- ja yrityskohtaisesti. Liquidity osaa ottaa arvioissa huomioon myös edellisen päivän toteutumattomat tapahtumat. Kassaennustetta päivitetään useita kertoja päivässä, jotta luotettavat loppusaldoarviot olisivat saatavilla mahdollisimman ajoissa, yleensä iltapäivään mennessä. Näin sijoitusten tekemiseen jää vielä riittävästi aikaa. 9
2.2 Toteumat OpusCapita Liquidity kerää toteumatiedot noutamalla tiliotteet automaattisesti pankeista. Eri yksiköiden toteutuneita kassavirtatapahtumia sekä pankkitilisaldoja voi tämän jälkeen tarkastella ohjelmassa eri näkökulmista. Myös koko konsernin saldon saa helposti näkyviin. Yksi tärkeimmistä Liquidityn ominaisuuksista on toteumat vs. ennusteet -raportti. Tällaisen raportin muodostaminen onnistuu, kun valittu ennuste tai ennusteet ensin jäädytetään. Jäädytetyt ennusteet ovat jo sellaisenaan tärkeitä työkaluja päätöksenteossa, mutta niiden avulla ennustettuja lukuja voi myös verrata toteumiin. Liquidity muodostaa toteumat vs. ennusteet -raportin noudettujen tiliotteiden ja jäädytettyjen ennusteiden pohjalta. 10
Tietojen jäädytyksen voi myös automatisoida tapahtumaan tietyin väliajoin. Aina kun ennuste jäädytetään, siitä tallentuu tieto OpusCapitan lokille. Toteumat vs. ennusteet -raportilla voi kätevästi seurata, mitä on tapahtunut ja kuinka tarkkoja ennusteet ovat olleet. Mahdolliset ongelmatilanteet on helpompi huomata, minkä ansiosta seuraavien ennusteiden tarkkuus todennäköisesti paranee. Tämä taas voi tuoda mukanaan huomattavia etuja, sillä tarkemmat ennusteet auttavat tekemään parempia päätöksiä ja tarkemmin määriteltyjä strategioita. Koska Liquidityllä voi hallinnoida myös budjettia, sillä voi vertailla sitäkin, miten budjetti on linjassa toteumien kanssa. Lisäksi ohjelmalla voi vertailla budjettia, toteumia ja ennusteita toisiinsa. 11
3. Hyödyt OpusCapita Liquidity on tehokas ohjelma seuraaviin prosesseihin: tapahtumien riskinhallinta lähitulevaisuuden sekä keskipitkän ja pitkän aikavälin kassavirtojen ennustaminen toteumatietojen seuranta toteumatietojen vertaaminen ennusteisiin ja päinvastoin kassabudjetointi budjetin vertaaminen toteumatietoihin ja päinvastoin valuuttojen katetapahtumien hallinta. OpusCapita Liquidityn keskeiset hyödyt: Tiedot kerätään keskitetysti ja turvallisesti. Raportointi on selkeää ja yhdenmukaista. Tulevien kassavirtojen ennustettavuus paranee. Valuuttapositioita on helppo tarkastella ja hallita. Tietojen analysointiin jää automatisoinnin ansiosta enemmän aikaa. Tietojen läpinäkyvyys ja kontrolli yksikköihin paranee. Ohjelman tuottamat tiedot tukevat päätöksentekoa ja palautteen antamista. Lue myös seuraavat yleiskuvaukset: OpusCapita Payments OpusCapita Invoices OpusCapita Accounts. 12