RAPORTIT Sisällysluettelo: 1. Yleistä 2. Rekisteristä löytyvät raporttipohjat Normaalit Valmiit Kiinteät raportit ja työkalut 3. Uuden raportin luominen 1. Yleistä Sporttirekisterissä on erittäin monipuolinen raporttityökalu. Raporttien avulla rekisteristä on mahdollista saada ulos käytännössä kaikki jäsenistä tallennettu tieto omavalintaisilla hakuehdoilla, ja raporttien kautta tehdään myös esim. kilpailuluvat ja jäsenlaskutukset. Jäsensihteerien työtä helpottamaan raportteihin on lisäksi tallennettu valmiita raporttipohjia. Rekisterin peruskäyttöön riittää hyvin valmiiden ja kiinteiden raporttien käyttö. Uuden raportin luomisessa on neljä vaihetta: 1. Hakuehtojen valinta 2. Hakuehtojen tarkistus ja mahdollinen tallennus myöhempää käyttöä varten 3. Hakutulosten alustava listaus ja raportin muodon valinta 4. Lopullisella raportilla näytettävien tietojen valinta. Raporttien käyttö Raportteihin päästäksesi klikkaa rekisterin vasemmasta yläkulmasta raportit. Jos haluat luoda uuden oman raportin, klikkaa Lisää uusi. Jos haluat käyttää valmiita pohjia, valitse pudotusvalikosta raporttityyppi (valmiit tai kiinteä) ja klikkaa valitse. a. Valitse haluamasi raportti ja klikkaa käytä raporttia. b. Jos haluat hieman muuttaa raportin hakuehtoja, klikkaa muokkaa. c. Raporttipohjat päivittyvät automaattisesti. Jos esim. tallennat oman raportin jonka hakuehtoina on 0-15-vuotiaat jäsenet, joka kerta käyttäessäsi raporttia se hakee tiedot kyseisen päivän ikätilanteen mukaan.
2. Rekisteristä löytyvät raporttipohjat Normaali Normaaleissa raporteissa on valmiiksi tallennetut hakuehdot, mutta raportti pitää luoda itse loppuun uuden raportin teon kolmannesta kohdasta alkaen. Normaaleihin tallentuvat myös omat raporttisi mikäli tallennat hakuehdot (uuden raportin luominen kohta 2). SRL Aktiiviset jäsenet: Hakuehtona ovat seuranne aktiiviset jäsenet eli jäsenet, joiden jäsenyydellä ei ole päättymispäivää tai se on tulevaisuudessa. Laskutuksen tilalla ei ole väliä. Raporttia voi käyttää jos haluat jäsenlistan jossa on muita kuin sellaisia tietoja, joista on valmiit raportit. Sähköpostin lähettäminen jäsenille suoraan rekisteristä tämän raportin avulla Klikkaa Käytä raporttia. Valinta avaa sivun, jolla pääset alustavasti tarkastelemaan hakutulosta ja valitsemaan raportin muodon (uuden raportin luominen kohta 4). Jos poistat tässä henkilöitä listalta, heille ei lähde viestiä. Valitse toiminto-pudotusvalikosta Sähköposti ja klikkaa valikon alta Käytä. Kirjoita sivun kenttiin viestisi otsikko ja viesti. Lisää ruksi laatikon alle kohtaan ensisijainen e-mail. Klikkaa Lähetä. Viestin lähettäjänä näkyy sinun ensisijainen sähköpostiosoitteesi. Liitetiedostot tai muotoilut eivät ole mahdollisia tätä lähetystapaa käytettäessä. Mikäli haluat lähettää liitteitä, ota jäsenistä exel-raportti ja kopioi siitä osoitteet omaan sähköpostiohjelmaasi. SRL Jäsenet, myös päättyneet: Hakuehtona ovat seuranne jäsenet, sekä eronneet että aktiiviset. Sähköpostin lähettäminen jäsenille suoraan rekisteristä. Valmiit Valmiissa raporteissa ovat raportit, jotka on tallennettu valmiina. Sinne tallentuvat myös omat raporttisi jotka tallennat uuden raportin luomisen kohdassa neljä. SRL Aktiiviset jäsenet Exel: Hakuehtona ovat seuranne aktiiviset jäsenet eli jäsenet, joiden jäsenyydellä ei ole päättymispäivää tai se on tulevaisuudessa, ja henkilölle on tulostunut kuluvan kauden lasku. Monipuolinen perusraportti jäsenistä! Raportti aukeaa valmiina Exel-taulukkona, jossa ovat jäsenistä seuraavat tiedot: jäsennumero, sukunimi, etunimi, syntymäpäivä, suoramarkkinointitieto, osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, ensisijainen puhelin, ensisijainen matkapuhelin, ensisijainen e-mail, seura, jäsenlaji, jäsenyyden alkupäivä, jäsenyyden loppupäivä, kortin painoonmenopäivä, jäsenyyden maksupäivä, suoritettu summa. Raportista näet helposti esim. jäsenmaksutilanteenne. Taulukosta on helppo kopioida jäsenten sähköpostiosoitteet useimpiin sähköpostiohjelmiin. Turhia sarakkeita poistamalla raportista saa helpommin luettavan ja tulostettavan. Jäsenten sähköpostit Taulukkoa muokkaamalla saat helposti erilaisia listoja. Voit lajitella taulukon esim. syntymäaikojen mukaan mikäli tarvitse vain junnujen sähköpostiosoitteet, tai maksupäivän mukaan mikäli haluat
listan maksamattomista jäsenistä. Kokeile rohkeasti! Raportin saa aina otettua rekisteristä uudestaan jos saat sen solmuun! SRL Jäsenet, myös päättyneet: Hakuehtona ovat seuranne jäsenet, sekä eronneet että aktiiviset. Raportti aukeaa valmiiseen Exel-taulukkoon, ks. edellä. SRL_Seuran tehtävänhaltijat: Hakuehtona ovat henkilöt, joilla on seurassa aktiivinen (= ei päättymispäivää tai se on tulevaisuudessa) tehtävä henkilön tiedoissa Tehtävät-välilehdellä. Raportti on hyödyllinen esim. seuran sähköposti-tehtävien päivittämisen ja yhteystietojen ilmoittamisen yhteydessä. Raportti aukeaa valmiina exel-taulukkoon jossa ovat seuraavat tiedot: henkilön jäsennumero, nimi, ensisijainen matkapuhelin, ensisijainen sähköpostiosoite, tehtävänimike sekä tehtävän alku- ja loppupäivät. Taulukosta on helppo tarkistaa seuran yhteyshenkilöiden yhteystietojen ajantasaisuus. Seuran yhteyshenkilö (= saa SRL:n paperipostin) ei tule tälle raportille vaan näkyy organisaation perustiedoissa. Ohje sähköpostitehtävien päivittämiseen löytyy Henkilötiedot-ohjeesta, kohta 2.8. Kiinteät raportit ja työkalut Kiinteissä raporteissa on valmiita raportti- ja työkalupohjia. Työkalut: Nippulisenssi Tätä kautta tehdään D-, B- ja A-kilpailuluvat, ks. erillinen ohje. Työkalut: Jäsenlaskutus seurat (JMP) Työkalulla voi tulostaa jäsenlaskuja. Suositellaan käytettäväksi lähinnä itse laskuttavilla seuroilla vuoden ensimmäisessä laskutuksessa kun rekisteristä otetaan kerralla useita laskuja. Yksittäiset laskut kannattaa tulostaa suoraan jäsenen tiedoista. Tällä työkalulla tehdään myös karhulaskujen tulostus. Laskut ja karhulaskut Valitse jäsenkausi. Laskutus aina vain kuluvalta jäsenkaudelta. Seuroilla ei ole green card jäseniä. Valitse Haluamasi SRL- ja SEURAN -jäsenlajit: klikkaa valituksi ylin haluamasi jäsenlaji ja paina näppäimistösi shift-nappi pohjaan ja kulje nuolella alaspäin siten, että kaikki laskutettavat jäsenlajit muuttuvat sinisiksi. Jos haluat välistä jonkun pois, paina ctrl ja klikkaa hiirellä ko. riviä. Jos menee pieleen, voit aloittaa alusta klikkaamalla ensin yhden rivin valituksi jne. Lisää eräpäivä. Suositus 14 vrk. Valitse osoite-kohtaan seuran tehtävänhaltija. Valitse tehtävä-kohtaan jäsensihteeri. Valitse pudotusvalikosta laskun teksti. Jos tulostat laskuja ensimmäistä kertaa, valitse SRL jäsenlasku 201X suomeksi tai SRL medlemsavgift 201X på svenska. Jos tulostat karhulaskuja, valitse SRL maksumuistutus 201X. Valitse kieli sen mukaan kumman laskupohjan olet valinnut. Jos valitset ruotsi, laskut lähtevät niille jäsenille, joiden kieleksi henkilön tietoihin on merkitty ruotsi. Jos teet karhulaskutusta, valitse kieleksi ei väliä.
Jos teet karhuajoa, lisää ruksi kohtaan karhuajo. Testi-ruksi: Oletuksena on, että ajo on ensin testi jolloin laskut eivät oikeasti kirjaudu. Voit harjoitella ensimmäisen kerran ja kun haluat tehdä todellisen laskutusajon, täytä kaikki yllämainitut kohdat ja ota testi-ruksi pois. Siten saat laskut kirjautumaan järjestelmään. Klikkaa seuraava. Sivulle tulostuvat mahdolliset herjat. Jos esim. jollekin jäsenelle on lisätty jäsenlaji jolle ei teillä ole hintaa rekisterissä, se näkyy tässä. Klikkaa sivun alareunasta Lataa, jolloin laskut aukeavat ruudulle yhtenä pdf-tiedostona tulostusta varten. Raportit: Lisenssiluettelo Raportilla saa listan seuran kilpailuluvista, joko kaikki myönnetyt tai vain maksaneet. Valitse haluamasi kausi. Valitse haluatko vain maksetut luvat vai kaikki myönnetyt. Valitse haluatko raportin pdf:nä vai exelinä. Raportit: Jäsenmaksulaskutuksen tilitysajot Raportin kautta saat tiedon SRL:n seuralle tekimistä jäsenmaksutilityksistä kirjanpitonne liitteeksi. Tilitysraportit Valitse seura (klikkaa siniseksi). kirjanpitoon Valitse pudotusvalikosta haluamasi päivän ajo. Saat Exel-taulukon, jossa on lista ko ajoon kuuluvista jäsenmaksuista eriteltynä. Raportit: Maksaneet jäsenet Raportin kautta saat listan kuluvan tai edellisten vuosien maksaneista tai maksamattomista jäsenistänne. Sillä, onko jäsenyys enää voimassa, ei ole väliä. Huomioithan, että uudet jäsenet tulevat listalle vasta kun lasku on muodostunut rekisteriin (olet tulostanut sen itse tai se on lähtenyt SRL:n ajossa). Raporttia kannattaa käyttää alkuvuodesta edellisen vuoden jäsenmäärän tarkistamiseen. Jäsenmaksutilanne vuosittain Alue- ja seuravalikot voivat olla tyhjät tai niissä voi näkyä seuranne tiedot. Molemmilla tavoilla raportti toimii. Valitse haluamasi jäsenkausi. Valitse Haluamasi SRL- ja SEURAN -jäsenlajit: klikkaa siniseksi ylin haluamasi jäsenlaji ja mikäli haluat useamman samaan raporttiin, paina näppäimistösi shift-nappi pohjaan ja kulje nuolella alaspäin siten, että kaikki laskutettavat jäsenlajit muuttuvat sinisiksi. Jos haluat välistä jonkun pois, paina ctrl ja klikkaa hiirellä ko. riviä. Jos menee pieleen, voit aloittaa alusta klikkaamalla ensin yksi rivi siniseksi jne. Laskutustapa: Valitse JMP Jos haluat tietää maksamattomat, laita ruksi kohtaan Listaa maksamattomat. HUOM! Tätä ei kannata käyttää mikäli haluat listan karhuttavista, sillä tähän raporttiin tulevan mukaan myös ne jäsenet joiden jäsenyys on päätetty (eronneet, jäsenlajin vaihdot). Klikkaa Lataa. Saat Exel-raportin henkilöistä.
Tilastot: Jäsenmäärät sukupuolittain seuroittain Raportti antaa tiedon seuran jäsenmäärästä jäsenlajeittain ja sukupuolittain lajiteltuna. Raportilla saa nopeasti jäsenmäärän sukupuolittain esim. erilaisiin tukihakemuksiin. Valitse jäsenkausi. Valitse, haluatko vain maksaneet vai kaikki avoimet jäsenyydet. Jos haluat tietyllä aikavälillä maksaneet, voit syöttää päivät ko kenttiin. Ne voi jättää tyhjäksi, jolloin saat koko valitsemasi jäsenkauden tilanteen. Raportille tulevat jäsenmäärät jäsenlajeittain. Raportin lopussa äärimmäisenä oikealla on yhteenveto kaikista jäsenlajeista. 3. Uuden raportin luominen Valmiilla raporttipohjilla ja Exelin käyttötaidoilla pärjää pitkälle, mutta rekisterin kautta on mahdollista luoda myös omia raportteja erityisillä hakuehdoilla. Uuden raportin luomisessa on neljä vaihetta. Hakukriteereinä voi käyttää lähes mitä tahansa rekisterissä olevia tietoja, ja samoin valmiille raportille voi poimia laajasti haluamansa tietoja. Esimerkkinä luodaan raportti, jolla haetaan 10-17 -vuotiaita jäseniä, joilla on D-kilpailulupa. Klikkaa rekisterin vasemmasta yläkulmasta raportit ja seuraavaksi Lisää uusi 1. Hakuehtojen valinta Ensimmäisellä sivulla valitaan hakuehdot. Ne on ryhmitelty henkilön tiedoissa olevien välilehtien mukaan. Valitut hakuehdot näkyvät sivun oikeassa yläreunassa pikahaun alla. Rekisteri tuo valmiiksi hakuehdoksi perustiedoista valinnan status: aktiivinen mikä tarkoittaa henkilöitä joille ei ole merkitty kuolinpäivää. Mikäli haluat raportille myös kuolleet henkilöt, poista tämä valinta hakuehdoista. Esimerkkiraportti: o Perustieto-kohta: Syntymäpäivä-kenttiin merkitään 10 ja 17 ja klikataan lisää valinta. o Lisenssit-kohta: Klikkaa hakusanat-kentän alta hae valinnat, jolloin alla olevaan kenttään ilmestyy Suomen Ratsastajainliitto. Klikkaa se valituksi, jolloin kenttiin alemmas ilmestyy tekstiä. Kausi: Valitse kuluvan vuoden lisenssikausi. Lisenssi: Valitse D-kilpailulupa ja lisää valinta. Tila: Valitse maksettu ja lisää valinta. o Jäsenyydet-kohta: Klikkaa hakusanat-kentän alta hae valinnat, jolloin alla olevaan kenttään ilmestyy Suomen Ratsastajainliitto. Klikkaa se valituksi, jolloin kenttiin alemmas ilmestyy tekstiä. Kausi: Valitse kuluva jäsenkausi ja lisää valinta (= laskutettu kuluvana vuonna). Tila: Valitse suoritettu ja lisää valinta (= jäsenmaksu maksettu).
o Siirry sivun yläreunaan ja klikkaa lisättyjen valintojen alta oikeasta reunasta hae valituilla. Samassa kohtaa näet myös alustavasti kuinka monta henkilöä on tulossa raportille. Jos luku on epälooginen, tarkasta hakuehdot. 2. Hakuehtojen tarkistus ja mahdollinen tallennus myöhempää käyttöä varten Näytöllä kerrataan valitut kriteerit. Jos haluat tallentaa hakuehdot myöhempää käyttöä varten, anna raportille nimi. Se tallentuu Normaaleihin raportteihin. Klikkaa Jatka. 3. Hakutulosten alustava listaus ja raportin muodon valinta Näytöllä näkyy listaus henkilöistä. Mikäli poistat henkilön, hän ei tule mukaan raportille. Pudotusvalikoista valitaan minkälainen raportti halutaan. Valittuasi klikkaa käytä. o Exel on muokattava, käyttökelpoinen raportti. Suosittelemme tämän käyttöä. o Tarratuloste tuo nimet ja osoitteet 3x8 tarraa arkille. o Sähköposti: Lähettää sähköpostin suoraan rekisteristä. Ei mahdollista esim. liitetiedostoja. 4. Lopullisella raportilla näytettävien tietojen valinta. Tästä voit valita mitkä tiedot haluat henkilöistä raporteille. Valitut hakuehdot eivät rajoita valintaa tässä kohtaa. Jos haluat esim. vain lähettää sähköpostia henkilöille, riittää että valitset perustiedot kohdasta ensisijainen e-mail. Tällöin saat raportin, jossa on vain tämä tieto. Esimerkkiraportin tapauksessa voidaan valita esim. seuraavasti: o sukunimi, kutsumanimi (tai etunimi) ja syntymäpäivä o Lisenssit-kohdasta kilpailulupa ja maksupäivä Jos haluat tallentaa valmiin raportin, anna sille nimi sivun alareunassa. Tätä kannattaa käyttää mikäli tarvitset tiettyä raporttia usein. Raportti päivittyy aina hakuehtojen perusteella, eli mikäli käytät nyt tekemääsi raporttia viikon kuluttua, silloin saamasi raportti on ko päivän tilanne. Jos tarvitset nyt saamaasi raporttia sellaisenaan myöhemmin, tallenna lopullinen raportti (esim. exeltaulukko) omalle koneellesi. Klikkaa jatka. Raportti aukeaa ruudulle valitsemassasi muodossa. Ole yhteydessä alueassistenttiin mikäli sinulla on kysyttävää raporttien teosta tai toiminnasta!