Pöytäkirja Numero 1 (6) ICT & DIGI alajaosto Aika 16.1.2019 klo 08:00 9:30 Paikka Jäsenet Pohjois-Savon liitto, Sepänkatu 1, Kuopio (Pihlaja) Tarja Miettinen, pj ( x ) Tuomo Pekkarinen, vpj ( x ) Sari Korhonen ( x ) Pauli Kuosmanen ( x ) Jan Blomberg ( x ) Mikko Korhonen ( x ) Muut osallistujat Toni Auvinen, esittelijä ( x ) Tuija Hartikainen, sihteeri ( x ) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1. Osallistujien toteaminen Asia: Alajaoston kokoukseen osallistuvat alajaoston jäsenet, esittelijä ja sihteeri sekä tarvittaessa erikseen kutsuttavat asiantuntijat. Esitys: Todetaan kokoukseen osallistuvat henkilöt ja kirjataan heidät pöytäkirjaan. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 7.59 ja todettiin osallistujat. 2. Esityslistan hyväksyminen Asia: ICT & DIGI alajaoston esityslistan kokoaa ICT- ja digijohtaja yhdessä alajaoston puheenjohtajan kanssa. Kokouksen esityslista lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuville viimeistään neljä päivää ennen kokousta. Esitys: Hyväksytään esityslista esitetyssä muodossa. Päätös: Esitys hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja
Pöytäkirja Numero 2 (6) Asia: Kokouksen pöytäkirja lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuneille neljän päivän kuluessa kokouksesta. Mahdolliset korjaukset tai huomautukset pyydetään tekemään 7vrk:n kuluessa kokouksen päättymisestä, jonka jälkeen pöytäkirja julkaistaan. Näin ollen edellisen kokouksen pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä kokouksessa, mikäli siitä on jo muodostunut yhteisymmärrys tai joku ohjausryhmän jäsen ei sitä erikseen pyydä. Esitys: Sihteeri on tehnyt edellisen kokouksen pöytäkirjaan määräajan sisällä esitetyt muutokset ja tarkennukset, joten pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä tässä kokouksessa. Päätös: Esitys hyväksyttiin. 4. ICMT2020-hankkeen ja hankesalkun tilannekatsaus Valmistelija: Tuija Hartikainen p. 044 717 9767 Asia: ICT & DIGI alajaosto toimii ICMT2020-hankkeen ohjausryhmänä. ICMT2020-hankkeen operatiivisesta johtamisesta vastaa hankeryhmä, jonka puheenjohtajana toimii hankepäällikkö Tuija Hartikainen ja sihteerinä hankepäällikkö Markku Koljonen (Istekki). Hankepäälliköt vastaavat hankesalkun ylläpidosta sekä siihen liittyvästä raportoinnista sekä tilannetietojen antamisesta ohjausryhmänä toimivalle ICT & DIGI alajaostolle. Esitys: Kuullaan hankepäällikkö Tuija Hartikaisen tilannekatsaukset ICMT2020-hankkeen etenemisestä sekä hankesalkussa huomiota vaativista asioista. Tehdään tarvittavat ohjausryhmäpäätökset. Päätös: Hankepäällikön tilannekatsaus merkitään tiedoksi. Ohjausryhmä hyväksyi IdM kartoitusprojektin aikataulumuutoksen (8 htp). Kansalaisen digi-palveluiden asemoitumisesta vastuuvalmisteluun selvitetään Toni Auvisen johdolla. 5. ICMT2020-hankkeen hankeryhmän alajaostolle esittämät käynnistettävät projektit Valmistelija: Tuija Hartikainen p. 044 717 9767 Asia: ICMT2020-hankesalkkuun siirtyvät projektit vaativat käynnistyäkseen, joko hankeryhmän tai alajaoston hyväksymät projektiesitykset. Projektin käynnistymisen hyväksynyt taho vastaa myös projektin seurannasta sekä päättämisestä yhdessä projektin omistajan kanssa. Käynnistettävät projektit, joista hankeryhmä päättää Kaikki suunnitteluprojektit, joilla ei ole vaikutuksia nykyisiin toimintoihin ja joiden kustannukset ovat alle 10% voimassa olevan konsultointipalvelusopimuksen (Istekki) kokonaissummasta tai alle sen euromäärän minkä alajaoston on erikseen määrittänyt. Hankepäälliköt vastaavat valmistelusta projektiesityspohjalle yhdessä substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden / projektien omistajien sekä/tai heidän nimeämien asiantuntijoiden kanssa. Käynnistettävät projektit, joista esitys alajaostolle
Pöytäkirja Numero 3 (6) Kaikki toteutusprojektit, jolla on vaikutuksia nykyisiin toimintoihin sekä suunnittelu- ja toteutusprojektit, joiden kustannukset ovat yli 10% voimassa olevan konsultointipalvelusopimuksen (Istekki) kokonaissummasta tai yli sen euromäärän minkä alajaoston on erikseen määrittänyt. Hankepäälliköt vastaavat valmistelusta projektiesityspohjalle yhdessä substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden / projektien omistajien sekä/tai heidän nimeämien asiantuntijoiden kanssa. Esitys: Hankepäällikkö esittelee ICMT2020-hankkeen hankeryhmän alajaostolle esittämät käynnistettävät projektit. Alajaosto päättää projektin käynnistämisestä sekä määrittää omistajaksi sen substanssiosaamisen vastuuvalmistelijan, jonka valmistelu- ja seurantavastuualueelle projekti kuuluu. Päätös: Hyväksyttiin seuraavat projektiesitykset - ICMT2020_P.2.11.2_PoSKanta - ICMT2020_P2.12.2_PoTKanta - ICMT2020_P4.1_Makufi - ICMT2020_P6.3.7_Hammashuollon raportointi Tableulla YS-Sote Kaikista yli 100 000 toteutusprojekteista tullaan tekemään projektikohtaiset sopimukset Pohjois-Savon liiton ja Istekin välille. Vastuu Toni Auvinen. 6. Valinnanvapauden ICT-vastuuhenkilön hakeminen/nimeäminen Asia: Projektipäällikkö Pia Aikio Ylä-Savon SOTE kuntayhtymästä on lähestynyt Toni Auvista sähköpostilla 9.1.2019 ja tiedustellut valinnanvapausvalmistelun ICT-vastuuhenkilöä. Valinnanvapauden valmistelua ei ole tällä hetkellä määritelty Pohjois-Savon maakunta- ja soteuudistuksen ICT & DIGI valmistelun sisällä kenenkään vastuulle. Valinnanvapauden ICT-vastuuhenkilöä tarvittaisiin asiantuntijana ensin Ylä- Savon SOTE:n kokeiluissa, sitten Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin piloteissa ja myöhemmin maakunnan valinnanvapauspalveluissa. Esitys: ICT & DIGI alajaosto keskustelee ja päättää valinnanvapauden ICT-vastuuhenkilön hakemisesta/nimeämisestä. Pohjaesityksenä on, että kokeiluvaiheen ICT-valmistelusta vastaa Ylä-Savon SOTE. Mikäli valinnanvapauslainsäädäntö etenee, vastaa Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri ICT-vastuuhenkilön hakemisesta/nimeämisestä niin, että henkilöä voidaan myöhemmin hyödyntää maakunnan valinnanvapauspalveluissa. Päätös: Valinnanvapauden ICT vastuuhenkilön hakemisen/nimeämisen osalta päätettiin odottaa päätös valinnanvapauslainsäädännön etenemisestä. 7. ICT & DIGI valmistelun talousarvion laadinta vuodelle 2019 (KP 30400 / KP 30403) Asia: Alajaostossa on vuoden 2018 loppupuolella keskusteltu ICT & DIGI valmistelun talousarvion laadinnasta vuodelle 2019. Talousarvio laadittaisiin kustannuspaikoille 30400 (VM ICT3) ja myöhemmin 30403 (VM ICT4). Tarvetta on suunnitella ainakin henkilöstökustannuksien, ostopalvelujen ja muiden kustannuksien jakautumista.
Pöytäkirja Numero 4 (6) Esitys: Alajaosto käy saatekeskustelun, jonka perusteella Toni Auvinen aloittaa talousarvion laadinnan. Talousarvioluonnosta käsitellään seuraavassa kokouksessa. Päätös: Talousarvion laadinnassa tunnistettiin kaksi linjaa, hankesalkun talouden seuranta ja kustannuspaikkojen kirjanpidon seuranta. Toni Auvinen aloittaa talousarvion laadinnan ja talousarvioluonnosta käsitellään seuraavassa kokouksessa. 8. Vimana Oy:n Visio 2025 - Strategian kommentointi Asia: Vimana Oy on esitellyt uuden strategiansa asiakasneuvottelukunnassa 11.1.2019 ja pyytänyt siitä kommentteja 19.1.2019 mennessä. Esitys: Alajaosto kommentoi esityslistan liitteenä olevaa Vimana Oy:n strategiaa. Toni Auvinen kokoaa ja toimittaa kommentit Vimanalle Pohjois-Savon maakuntavalmistelun nimissä määräaikaan mennessä. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Kommentit toimitettava Toni Auviselle 17.1.2019 mennessä. 9. Ostopalvelusopimukset substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden työpanoksesta Asia: Ostopalvelusopimukset substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden työpanoksesta olivat voimassa 31.12.2018 saakka. Sopimukset tulisi uusia aikavälille 1.1.2019-31.12.2019. Työpanokset korvattaisiin työnantajaorganisaatiolle valtiovarainministeriön ICT-avustuksista. Ennen lakia vahvistumista työpanoksen tulisi olla vähintään 25%, mutta mieluummin 50%. Lakien vahvistumisen jälkeen substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden työpanosta tarvitaan maakuntavalmisteluun 100% työajasta. Esitys: ICT & DIGI alajaosto keskustelee ostopalvelusopimuksien jatkamisesta ja esittää niiden toimeenpanoa Pohjois-Savon liitolle esittelytekstissä kuvatulla tavalla. Päätös: Päätettiin jatkaa ostopalvelusopimuksia nykyisillä työpanoksilla 31.3.2019 asti. Pekka Ruipon osalta tehdään ostopalvelusopimus 25% työpanoksesta. 10. Tiedoksi saatettavat asiat Asia: Tiedoksi saatettavien asioiden kohtaan esityslistalle nostetaan asioita, jotka alajaoston on hyvä tiedostaa, mutta niiden käsittely ei vaadi erillistä päätöksentekoa. Esitys: Kirjataan pöytäkirjaan alajaoston jäsenten tai esittelijän esille nostamia asioita: Alla oleviin kysymyksiin maakuntadigiverkostossa 16.1.2019 annettavat vastaukset:
Pöytäkirja Numero 5 (6) o Vuodenvaihteen muutokset vastuuhenkilöissä ja valmisteluresursseissa Vastaus: 1 kokoaikainen + 4 x 0,25% + ostettavia asiantuntijapalveluja o 2019 etenemissuunnitelma: yleiskuva koko vuodelle ja mitkä ovat keskeisimmät asiat / tehtävät digivalmistelussa kevätkaudella Vastaus: Vuoden 2019 aikana siirrytään monilta osin suunnitelmista projektitoteutuksiin. Keskeisimpinä perustietotekniikka, asiakas- ja potilastietojärjestelmät, toiminnan- ja tuotannonohjaus, maakunnan tietohallintomalli ja tietohallinnon järjestäminen. o Onko tehty tai tekeillä varasuunnitelmia mikäli lakipaketin hyväksyminen siirtyy Vastaus: Kokonaisuuden vastuuvalmistelija on rekrytoitu vuoden 2019 loppuun saakka. Varsinai-nen varasuunnitelmia ei ole lähdetty vielä luomaan. Valmistelussa on lähdetty siitä, että ainakin sote-palvelut tulisivat maakunnallisiksi. ICT-tilannekuvan tiivistelmän tarkistaminen/kommentointi sekä tarkentavat kysymykset: o Mitkä hankkeista ovat toimintaa muuttavia hankkeita? Vastaus: o Herääkö teillä näkemyksiä/täydennyksiä oheiseen muistioon muuten? Vastaus: Muistiossa on useita tarkennusta ja täydennystä vaativia asioita, jotka toimitetaan VM:lle määräaikaan mennessä. Sairaanhoitopiirin hallitukselle valmistellaan päätösesityksiä sitoutumisesta UNA:n kautta tapahtuvaan asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämiseen ja toiminnan- ja tuotannonohjauksen hankepäällikön rekrytoinnissa. Eija Peltonen valmistelee Tiedolla johtamisen hankkeistamista. UNA Oy:n tiedotustilaisuus järjestetään Kysin auditoriossa 7.2.2019 klo 13-16 ja se on avoin maakunnan kuntien ja kuntayhtymien sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstölle ja päättäjille. Kutsua voi jakaa. Päätös: ICT & Digi alajaosto merkitsee esille nostetut asiat tiedoksi. ICT-tilannekuvan kommentit toimitettava Toni Auviselle 17.1.2019 mennessä. Toni kokoaa vastaukset. 11. ICT & DIGI alajaoston kokoukset Asia: ICT & DIGI alajaoston kokouksien ajankohdat päätetään etukäteen noin puolen vuoden ajalle.
Pöytäkirja Numero 6 (6) Esitys: Seuraava kokous: 18.2.2019 klo 14.00-16.00 Tulevat kokoukset: 18.3.2019 klo 14.00-16.00 17.4.2019 klo 8.30-10.30 17.5.2019 klo 8.30-10.30 14.6.2019 klo 8.30-10.30 Päätös: Esitys hyväksyttiin. 12. Kokouksen päättäminen Esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen. Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 9.30