Tarja Miettinen ( - ) Tuomo Pekkarinen, pj ( x ) Sari Korhonen ( x ) Pauli Kuosmanen ( x ) Jan Blomberg ( - ) Mikko Korhonen ( x )

Transkriptio

1 Pöytäkirja Numero 1 (8) ICT & DIGI alajaosto Aika klo 14:00 16:00 Paikka Jäsenet Pohjois-Savon liitto, Sepänkatu 1, Kuopio (Spede) Tarja Miettinen ( - ) Tuomo Pekkarinen, pj ( x ) Sari Korhonen ( x ) Pauli Kuosmanen ( x ) Jan Blomberg ( - ) Mikko Korhonen ( x ) Muut osallistujat Toni Auvinen, esittelijä ( x ) Tuija Hartikainen, sihteeri ( x ) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1. Osallistujien toteaminen Asia: Alajaoston kokoukseen osallistuvat alajaoston jäsenet, esittelijä ja sihteeri sekä tarvittaessa erikseen kutsuttavat asiantuntijat. Esitys: Todetaan kokoukseen osallistuvat henkilöt ja kirjataan heidät pöytäkirjaan. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo ja todettiin osallistujat. 2. Esityslistan hyväksyminen Asia: ICT & DIGI alajaoston esityslistan kokoaa ICT- ja digijohtaja yhdessä alajaoston puheenjohtajan kanssa. Kokouksen esityslista lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuville viimeistään neljä päivää ennen kokousta. Esitys: Hyväksytään esityslista esitetyssä muodossa. Päätös: Esitys hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja

2 Pöytäkirja Numero 2 (8) Asia: Kokouksen pöytäkirja lähetetään alajaoston jäsenille ja muille kokoukseen osallistuneille neljän päivän kuluessa kokouksesta. Mahdolliset korjaukset tai huomautukset pyydetään tekemään 7vrk:n kuluessa kokouksen päättymisestä, jonka jälkeen pöytäkirja julkaistaan. Näin ollen edellisen kokouksen pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä kokouksessa, mikäli siitä on jo muodostunut yhteisymmärrys tai joku ohjausryhmän jäsen ei sitä erikseen pyydä. Esitys: Sihteeri on tehnyt edellisen kokouksen pöytäkirjaan määräajan sisällä esitetyt muutokset ja tarkennukset, joten pöytäkirjaa ei ole tarvetta käsitellä tässä kokouksessa. Päätös: Esitys hyväksyttiin. 4. Hankeryhmän päätöksellä käynnistettävät projektit Asia: ICT & DIGI valmistelun työjärjestyksessä lukee, että hankeryhmä voi päättää suunnitteluprojektien käynnistämisestä, joilla ei ole vaikutuksia nykyisiin toimintoihin ja joiden kustannukset ovat alle 10% voimassa olevan konsultointipalvelusopimuksen (Istekki) kokonaissummasta tai alle sen euromäärän minkä alajaoston on erikseen määrittänyt. Syyskaudella voimassa ollut konsultointisopimus oli arvoltaan euroa, jolloin hankeryhmä voi käynnistää enintään euron arvoisia suunnitteluprojekteja. Vuoden 2019 konsultointisopimus on arvoltaan euroa, josta 10%:in osuus voi olla jopa euroa. Syyskaudella käytössä ollut euron raja on todettu hankeryhmätasolla riittäväksi ja kaikki sitä suuremmat projektit voidaan tuoda päätettäväksi ICT & DIGI alajaostoon. Esitys: ICT & DIGI alajaosto päättää, että hankeryhmä voi jatkossakin päättää alle euron suunnitteluprojektien käynnistämisestä. Sitä suuremmat ja kaikki toteutusprojektit tuodaan alajaoston päätettäväksi. Päätös: Esitys hyväksyttiin. ICT & Digi alajaosto tarkensi, että kyse on alvittomasta euromäärästä. 5. ICMT2020-hankkeen ja hankesalkun tilannekatsaus Valmistelija: Tuija Hartikainen p Asia: ICT & DIGI alajaosto toimii ICMT2020-hankkeen ohjausryhmänä. ICMT2020-hankkeen operatiivisesta johtamisesta vastaa hankeryhmä, jonka puheenjohtajana toimii hankepäällikkö Tuija Hartikainen ja sihteerinä hankepäällikkö Markku Koljonen (Istekki). Hankepäälliköt vastaavat hankesalkun ylläpidosta sekä siihen liittyvästä raportoinnista sekä tilannetietojen antamisesta ohjausryhmänä toimivalle ICT & DIGI alajaostolle. Esitys: Kuullaan hankepäällikkö Tuija Hartikaisen tilannekatsaukset ICMT2020-hankkeen etenemisestä sekä hankesalkussa huomiota vaativista asioista. Tehdään tarvittavat ohjausryhmäpäätökset. Päätös: Hankepäällikön tilannekatsaus merkitään tiedoksi. 6. ICMT2020-hankkeen hankeryhmän alajaostolle esittämät käynnistettävät projektit

3 Pöytäkirja Numero 3 (8) Valmistelija: Tuija Hartikainen p Asia: ICMT2020-hankesalkkuun siirtyvät projektit vaativat käynnistyäkseen, joko hankeryhmän tai alajaoston hyväksymät projektiesitykset. Projektin käynnistymisen hyväksynyt taho vastaa myös projektin seurannasta sekä päättämisestä yhdessä projektin omistajan kanssa. Käynnistettävät projektit, joista hankeryhmä päättää Kaikki suunnitteluprojektit, joilla ei ole vaikutuksia nykyisiin toimintoihin ja joiden kustannukset ovat alle 10% voimassa olevan konsultointipalvelusopimuksen (Istekki) kokonaissummasta tai alle sen euromäärän minkä alajaoston on erikseen määrittänyt. Hankepäälliköt vastaavat valmistelusta projektiesityspohjalle yhdessä substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden / projektien omistajien sekä/tai heidän nimeämien asiantuntijoiden kanssa. Käynnistettävät projektit, joista esitys alajaostolle Kaikki toteutusprojektit, jolla on vaikutuksia nykyisiin toimintoihin sekä suunnittelu- ja toteutusprojektit, joiden kustannukset ovat yli 10% voimassa olevan konsultointipalvelusopimuksen (Istekki) kokonaissummasta tai yli sen euromäärän minkä alajaoston on erikseen määrittänyt. Hankepäälliköt vastaavat valmistelusta projektiesityspohjalle yhdessä substanssiosaamisen vastuuvalmistelijoiden / projektien omistajien sekä/tai heidän nimeämien asiantuntijoiden kanssa. Esitys: Hankepäällikkö esittelee ICMT2020-hankkeen hankeryhmän alajaostolle esittämät käynnistettävät projektit. Alajaosto päättää projektin käynnistämisestä sekä määrittää omistajaksi sen substanssiosaamisen vastuuvalmistelijan, jonka valmistelu- ja seurantavastuualueelle projekti kuuluu. Päätös: Hyväksyttiin seuraavat projektiesitykset - TP7.9_Tableaun käyttöönoton tukeminen, omistajatuomo Pekkarinen - P4.3.1_MAKU-työtila, omistaja Toni Auvinen 7. Pohjois-Savon asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidoinnin kustannushyötyanalyysi (KUHA) Valmistelija: Sari Korhonen p Asia: KUHA:n tuotokset auttavat maakuntaa arvioimaan vaihtoehtoja sote-toimialasidonnaisten tietojärjestelmien, etenkin asiakas- ja potilastietojärjestelmien, yhdistämiselle. Tuotokset keskittyvät asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidointivaihtoehtojen arvioimiseen sosiaali- ja terveydenhuollossa (sosiaalihuolto, perusterveydenhuolto (sis. suunterveydenhuollon), erikoissairaanhoito). Fokuksessa on erityisesti maakuntien ensimmäisen vaiheen, nykyisen järjestelmäkentän konsolidaatio. Konsolidoidut ympäristöt olisivat käytössä vuoteen 2025 saakka tai enintään siihen saakka, kun kilpailutuksen myötä hankittu uusi järjestelmäkokonaisuus palvelee maakuntaa. Kustannusten ja hyötyjen lähteet ovat ylätasolla jokseenkin universaalit, joten pohjaa soveltamalla on mahdollista arvioida myös laajempaa sotejärjestelmäkentän uudistamista ja muita alueen järjestelmähankkeita.

4 Pöytäkirja Numero 4 (8) Järjestelmäkonsolidaation kustannusten ja hyötyjen tarkastelussa on tärkeää rajata laajuus nimenomaan järjestelmien yhdistämisestä johtuviin kustannuksiin ja yhden järjestelmän tuomiin hyötyihin. Huomionarvoista on, että konsolidaation hyötyjä verrataan vaihtoehtoisiin nykyjärjestelmien tuleviin kustannuksiin. Hyötypotentiaali koostuu asiakas- ja potilashyödyistä (asiakkaan- ja potilaan tiedot vähintäänkin palvelukohtaisesti samassa tietojärjestelmässä), toiminallisista hyödyistä toimintaa, että dokumentaatiokäytäntöjä yhdenmukaistamalla ja ICT-toiminnan synergiasta sekä vuosittaisten kustannusten alenemisesta siirryttäessä yksinkertaisempaan järjestelmäkenttään. Taloudellisesti mittavat hyödyt konkretisoituvat järjestelmien käyttäjien, sote ammattilaisten ajansäästönä ja mm. turhien tutkimusten poistumisella. ICT-kustannusten alenemisen hyöty voi jäädä myös arvioitua pienemmäksi, koska konsolidaatioiden yhteydessä osin korjataan teknologista velkaa päivittämällä järjestelmiä- ja palveluita (Lähde: Deloitte / Kuntaliiton ohjeistus). Pohjois-Savon kustannushyötyselvityksessä luotiin analyysi kolmen eri järjestelmien toteutuskokonaisuuden välillä. 1. Jatketaan nykytilan mukaisesti 2. Siirrytään Tieto Oy:n toimittamaan järjestelmäkokonaisuuteen 3. Siirrytään CGI Oy:n toimittamaan järjestelmäkokonaisuuteen Selvityksen johtopäätöksenä on, että CGI Oy:n esittämän järjestelmäkokonaisuuden laajentaminen koko maakunnan alueelle on saatujen tietojen ja olemassa olevien dokumenttien valossa kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu. Laskelmia tulkittaessa on syytä huomioida, että ne perustuvat parhaaseen mahdolliseen ennusteeseen tulevien vuosien kustannuskehityksestä. Ennusteiden laadinnassa on huomioitu sellaisia käsillä olevia tietoja, jotka on arvioitu luotettavimmiksi dokumenteiksi, tulevan kustannuskehityksen arvioinnissa. Toimittajilta saadut alustavat tarjoukset on tietohallinnon kustannusten näkökulmasta todettu tasalaatuisiksi, ja tarjouksiin sisältyvät oletukset on sisällytetty raporttiin sellaisenaan. Uusien järjestelmien hyötypotentiaalia on arvioitu Kuntaliitto/Deloitte ohjeistuksen mukaisesti siten, että sekä Tieto Oy:n sekä CGI Oy:n järjestelmien hyödyt oletetaan saman suuruisiksi, koska niiden laadullisia eroja ei olla tässä vaiheessa prosessia testattu. Ennusteeseen liittyy myös useita epävarmuustekijöitä. Oletuksena kustannushyötylaskelmissa on käytetty, että projektin laajuudessa olevat tietojärjestelmät ovat lähtökohtaisesti tavoitetilassa maakunnan liikelaitoksen ja sote-keskusten oman palvelutuotannon käytössä ja että käytön laajuus sekä volyymi ovat nykyisen kaltaiset. Yksityinen sektori voi kuitenkin käyttää valinnanvapauden piirissä tarjotuille palveluille lähtökohtaisesti omia sote-tietojärjestelmiään, kun taas toimiessaan ulkoistuskumppanina käytössä voivat olla maakunnan järjestelmät. Toisaalta järjestelmiä voidaan maakunnissa jatkossa käyttää myös järjestäjän toimintaan, mikä voi lisätä käyttövolyymiä hieman. (Lähde: Deloitte / Kuntaliiton ohjeistus). Esitys: Kustannushyötyanalyysi saatetaan alajaostolle tiedoksi ja hyödynnettäväksi jatkovalmistelussa. Alajaosto päättää myös kustannushyötyanalyysin esittelemisestä sekä julkaisemisesta. Päätös: ICT & Digi alajaosto merkitsee tehdyn kustannushyötyanalyysin tiedoksi. Kustannushyötyanalyysi on julkinen ja sitä voidaan hyödyntää jatkovalmistelussa. 8. ICT & DIGI valmistelun talousarvion laadinta vuodelle 2019 (KP / KP 30403)

5 Pöytäkirja Numero 5 (8) Asia: Alajaostossa on vuoden 2018 loppupuolella keskusteltu ICT & DIGI valmistelun talousarvion laadinnasta vuodelle Talousarvio laadittaisiin kustannuspaikoille (VM ICT3) ja myöhemmin (VM ICT4). Tarvetta on suunnitella ainakin henkilöstökustannuksien ja palvelujen ostojen käyttöä. Talousarviovalmistelun pohjana käytetään toteutumatietoja aikaväliltä Liitteenä ICT & DIGI talousarvio sekä toteutumatiedot. Esitys: Alajaosto tutustuu Toni Auvisen laatimaan ICT & DIGI talousarvioon ja sen vaihtoehtoisiin etenemismalleihin sekä päättää jatkotoimenpiteistä. Talousarvio viedään järjestäminen ja konsernirakennejaostoon tiedoksi kun se on esittelyvalmis. Päätös: ICT & Digi alajaosto merkitsee ICT & DIGI talousarvion tiedoksi. Lisäksi todettiin, että tulevaa päätöksentekoa varten talousarvioon tulee lisätä aiemmin hyväksytyt ICMT2020 hankesalkun projektien kustannusvaraukset. Vastuu Toni Auvinen. Talousarvio valmistuttua se viedään järjestäminen ja konsernirakennejaostoon tiedoksi. 9. Tietohallinnon järjestäminen Valmistelija: Tuomo Pekkarinen p Asia: Pohjois-Savon maakunnan tietohallinnon järjestämistä on valmisteltu sekä omana toimintana että konsultointityönä. Vaihe 1. on valmistunut ja vaiheista 2. ja 3. on lähetetty tarjouspyynnöt Saatu tarjous esitellään ja käsitellään alajaostossa, joka päättää jatkotoimenpiteistä. Liitteenä 1. vaiheen yhteenveto ja haastatteluaineistot sekä seuraavien vaiheiden tarjouspyyntö ja saatu tarjous. Esitys: ICT & DIGI alajaosto päättää seuraavasti: 1) Saattaa 1. vaiheen yhteenvedon tiedokseen ja toteaa vaiheen valmistumisen. 2) Hyväksyy 2. ja 3. vaiheista saadun tarjouksen mikäli; a. Hankinta voidaan toteuttaa Sansian asiantuntijakilpailutuksen kautta. b. Tarjoaja hyväksyy, että tarjouksen sisällöt voidaan hankkia askel kerrallaan ja mikäli maakunta- ja soteuudistus keskeytyy, voidaan myös hankinnan toteutus keskeyttää. Päätös: Esitys hyväksyttiin. 10. Toiminnan- ja tuotannonohjaushanke osana ICT & DIGI valmistelua Asia: Toiminnan- ja tuotannonohjaus hankkeen hankepäällikön rekrytointi on käynnistetty Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin toimesta. Liitteenä on esitys, kuinka uusi hanke kytkettäisiin osaksi ICT & DIGI valmistelua. Uudessa mallissa kokonaisvalmistelu on jaettu neljään osa-alueeseen, joita ovat:

6 Pöytäkirja Numero 6 (8) Hallinto ja päätöksenteko Vastuualueet ja -henkilöt Hankkeet ja projektit Kansallinen valmistelu ja ylimaakunnallinen yhteistyö Liitteenä päivitetty organisoitumismalli. Esitys: Alajaosto hyväksyy ICT & DIGI valmistelun organisoitumismallin päivittämisen liitteessä esitetyllä tavalla. Muutokset esitellään ICT & DIGI valmistelun työjärjestyksen päivitetyssä versiossa, joka tuodaan seuraavaan alajaoston kokoukseen hyväksyttäväksi. Päivitetty organisoitumismalli saatetaan tiedoksi järjestäminen ja konsernirakennejaostolle. Päätös: Päätettiin, että toiminnan- ja tuotannonohjaushankkeelle muodostetaan oma substanssilähtöinen ohjausryhmä. Vastuu PSSHP:lla. Toiminnan- ja tuotannonohjaushankkeen hankepäällikkö osallistuu ICMT2020 hankeryhmään ja projektit viedään ICMT2020 hankesalkkuun. 11. Asiantuntijatyöpanoksen ostaminen maakunnan ICT & DIGI valmisteluun Valmistelija: Sari Korhonen p Asia: Siilinjärven kunnan sosiaali- ja terveyslautakunta on kokouksessaan päättänyt liittyä maakunnallisesti yhtenäisen AluePegasos potilastietojärjestelmän ja siihen integroituvan suunterveydenhuollon WinHit järjestelmän käyttäjäksi. Liittymiseen valmisteleva selvitystyö on käynnistetty kesällä Tietojärjestelmien suunnittelu- ja käyttöönottotyöhön on välttämätöntä kohdentaa suoraan työpanosta atk-käytönsuunnittelijan tehtävästä 60 %. Atk-käytönsuunnittelija toimii Siilinjärven projektipäällikkönä molempien järjestelmien suunnittelu- ja käyttöönottoprojekteissa. Todennäköistä on, että työaikaa joudutaan kohdentamaan jopa arvioitua enemmän. Liitteenä luonnos sopimukseen kirjattavista asioista. Esitys: Pohjois-Savon liitto laatii sopimuksen ja ostaa Siilinjärven kunnan sosiaali- ja terveyspalveluilta atk-käytönsuunnittelija Leila Auhtolan työpanosta (60 %) kokonaistyöajasta hänen palkanmukaisella summalla. Palvelun myyjä eriyttää Pohjois-Savon liiton ostaman työpanoksen sekä matka- ja majoituskustannukset kirjanpidossaan omalle kustannuspaikalle, niiden todentamista varten. Työn/hankkeen raportointi toteutetaan Pohjois-Savon Maakunnallisen ICMT2020-hankkeen projektityötilaan osana maakunnan ICT & DIGI valmistelua ICT & DIGI alajaoston alaisuudessa. Siilinjärven kunta vastaa Leila Auhtolan esimiestehtävistä, henkilöstöhallinnosta ja siihen liittyvistä palveluista (mm. työterveys) täysimääräisesti. Ostettava työpanos rahoitetaan valtiovarainministeriön ICT-avustuksilla (3. & 4.). Sopimus on voimassa Päätös: Esitys hyväksyttiin. Päätettiin, että sopimus on voimassa alkaen. Sopimukseen kirjataan, että mikäli maakuntavalmistelun rahoitusta ei jatketa, rahoitus asiantuntijatyöpanoksen ostamisesta päättyy. 12. Askelmerkit ja tavoitteet kevätkauden valmistelulle

7 Pöytäkirja Numero 7 (8) Asia: ICT & DIGI alajaoston tulee keskustella kevätkauden valmistelun askelmerkeistä ja tavoitteista. Mm. resursseista, työajankäyttämisestä, tekemisen priorisoinnista, työskentelytavoista jne. o o Seuraava rahoitushaku (VM) on näillä näkymin tulossa kesäkuun paikkeilla ja siitä eteenpäin olettaen, että homma jatkuu. ICT & DIGI valmistelulla tulisi silloin olla valmiudet vastata sähköiseen kyselyyn minkä verran rahaa tarvitaan ja mihin sitä aiotaan käyttää. Aikajana tuossa tarkastelussa tulisi olla ainakin 6-12/2019 ja 1-12/2020, taloussuunnitelma tasolla myös vuodet 2021 ja Hankepäälliköiden kanssa on keskusteltu resursointiprojektista, joka kokoaisi tulevien projektien tarpeet ICTM2020- sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen hankkeista. Tämän projektin tuotos käsiteltäisiin sitten ICT & DIGI alajaostossa ja toimisi VM:n rahahakemuksen pohjana. Väliaikaishallintovaiheen valmistelurungon muodostaisivat: ICT & DIGI kokonaisuuden vastuuvalmistelija (kokoaikainen) Neljä (4) substanssiosaamisen vastuuvalmistelijaa (kokoaikainen) ICMT2020 -hankkeen hankepäällikkö (kokoaikainen) Toiminnan- ja tuotannonohjaushankkeen hankepäällikkö (kokoaikainen) Istekin hankepäällikkö (kokoaikainen) Omat ja Istekin projektipäälliköt sekä nimetyt asiantuntijat Käytettävissä olevat arkkitehtiresurssit Muut myöhemmin tarkentuvat tarpeet Edellä kuvatun valmistelurungon resursseista tehdään esitys järjestäminen ja konsernirakennejaokselle mennessä. Esitys: ICT & DIGI alajaosto hyväksyy valmistelun etenemismallin edellä esitetyillä tavoilla. Päätös: Päätettiin, että resursointiprojektiin liittyvää valmistelua jatketaan. Väliaikaishallintovaiheen valmistelurungon resursseista tehdään esitys järjestäminen ja konsernirakennejaokselle mennessä. 13. Tiedoksi saatettavat asiat Asia: Tiedoksi saatettavien asioiden kohtaan esityslistalle nostetaan asioita, jotka alajaoston on hyvä tiedostaa, mutta niiden käsittely ei vaadi erillistä päätöksentekoa. o Pohjois-Savon Maakunta ICMT2020-hanke Istekki Oy:n väliraportti 07-12/2018. o Vimana Oy liiketoimintasuunnitelma, kommentointimahdollisuus saakka. Esitys: Saatetaan edellä mainitut tiedoksi ja päätetään tarvittavista toimenpiteistä. Päätös: ICT & Digi alajaosto merkitsee esille nostetut asiat tiedoksi. Vimana Oy liiketoimintasuunnitelman kommentit lähettävä Toni Auviselle mennessä.

8 Pöytäkirja Numero 8 (8) 14. ICT & DIGI alajaoston kokoukset Asia: ICT & DIGI alajaoston kokouksien ajankohdat päätetään etukäteen noin puolen vuoden ajalle. Esitys: Seuraava kokous: klo Tulevat kokoukset: klo klo klo Päätös: kokous siirretään pidettäväksi klo , paikka Pihlaja, Maakuntatalo. Muut kokoukset pidetään sovitusti. 15. Kokouksen päättäminen Esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen. Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.48