LIITE 1 JOHTORYHMÄN JÄSENTEN RAPORTIT SISÄISEN VALVONNAN SUUNNITELMAN MUKAISISTA TARKASTUKSISTA 2013 Hallintojohtaja Jarkko Sorvanto Sisäisen valvonnan suunnitelman 2013 mukaan hallintojohtajan tarkastettaviin kuuluvat toimielinten kokousasioiden valmistelu ja pöytäkirjat. Tarkastus on suoritettu otoksena siten, että jokaisen toimielimen (KV, KH, lautakunnat (lukuun ottamatta tarkastuslautakuntaa) ja kaupunkikehitysjaosto) yksi pöytäkirja on käyty läpi sekä hyvän hallinnon edellyttämän valmistelun että oikeudellisen arvioinnin näkökulmasta. Jokaista päätöspöytäkirjapykälää ei kuitenkaan ole yksityiskohtaisesti tarkastettu, vaan tarkastuksessa on tyydytty pöytäkirjapykälien yleisluontoiseen tarkasteluun. Tarkastus on koskenut seuraavia kokouspöytäkirjoja: Kaupunginvaltuusto 23.5.2013 Kaupunginhallitus 16.9.2013 Kaupunkikehitysjaosto 3.4.2013 Asukaslautakunta 10.9.2013 Keskusvaalilautakunta Ei kokouksia Koulutuslautakunta 12.2.2013 Perusturvalautakunta 22.10.2013 Tekninen lautakunta 21.11.2013 Vapaa-aikalautakunta 28.8.2013
Ympäristölautakunta 5.3.2013 Tarkastuksen perusteella tehdyt yleiset havainnot: Tarkastuksen perusteella voidaan todeta, että päätökset valmistellaan pääsääntöisesti hyvän hallinnon edellyttämällä tavalla siten, että selostusosasta käyvät riittävällä tavalla ilmi keskeiset asiaan vaikuttavat seikat. Lisäksi päätösehdotukset on pääsääntöisesti muotoiltu yksiselitteisesti ja riittävän täsmällisesti ja niin, että ne voidaan sellaisinaan hyväksyä. Edelleen voidaan todeta, että päätökset on yleisesti ottaen käsitelty johtosääntöjen määräämän toimivallan mukaisesti. Pöytäkirjoihin on kattavasti liitetty muutoksenhakuohjeistus. Muutoksenhaku on yleisesti ottaen merkitty muutoksenhakuohjeisiin oikein. Kunnan kotisivuilla olleessa vapaa-aikalautakunnan pöytäkirjassa ei ollut muutoksenhakuohjeistusta, joten sen oikeellisuutta ei nyt tarkastettu. Suoritetun tarkastuksen perusteella voidaan esimerkinomaisesti todeta seuraavat yksittäiset havainnot: KV 23.5.2013 Pöytäkirjasta ei ilmene valtuutettujen äänestyskäyttäytyminen. Tällöin sen on ilmettävä pöytäkirjaan liitetystä erillisestä äänestyspöytäkirjasta. Tällaista ei kuitenkaan ole liitetty pöytäkirjaan. Asian otsikko ja päätösehdotus eivät myöskään vastaa toisiaan (kts. esim. 68). KH 16.9.2013 Kaupunginhallituksen laillisuusvalvontaan on viety viranhaltijapäätös etuostooikeuden käyttämättä jättämisestä. Etuostolain mukaan päätöstä ei kuitenkaan saa ottaa. Viranhaltijapäätösten otsikoissa ei Kuntaliiton suosituksen mukaan tulisi käyttää henkilöiden nimiä. Kokouksessa kaupunginhallitus on myös päättänyt, ettei se käytä etuosto-oikeutta tietyissä tehdyissä kiinteistökaupoissa. Johtosäännön mukaan päätösvalta siitä, että etuosto-oikeutta ei käytetä, on kuitenkin delegoitu viranhaltijalle. Kaupunkikehitysjaosto 3.4.2013 Päätösten otsikoissa ei Kuntaliiton suosituksen mukaan tulisi käyttää henkilöiden nimiä. Koulutuslautakunta 12.2.2013 Pöytäkirjan :ssä 12 on päätökseen lisätty toivotusponsi. Laki ei tunne toivomuspontta, mutta valtuuston työjärjestyksessä voidaan määrätä ponsista valtuuston osalta. Muissa toimielimissä ei lähtökohtaisesti tunneta toivomuspontta. Perusturvalautakunta 22.10.2013 Hankintapäätöksestä ( 88) ei käy ilmi hankinnan arvioitua arvoa sopimuskaudelle. Näin ollen ei myöskään voida arvioida hankinnan kynnysarvojen ylittymistä tai hankintapäätöksen johtosäännön mukaisuutta toimivallan näkökulmasta. Tekninen lautakunta 21.11.2013 Muutoksenhakuohje hankintaoikaisu asiassa on virheellinen. Ympäristölautakunta 5.3.2013 Otsikossa ei tulisi käyttää henkilön nimeä, päätösehdotuksen muotoiluun ( 33) olisi syytä kiinnittää huomiota. Pelkkää viittausta (johonkin) aiempaan päätösehdotukseen ei voida pitää hyvän hallinnon mukainen päätösehdotuksena. Kehitys ja laskentapäällikkö Riku Siren Kiinteistörekisterin päivitysprojekti kiinteistöverotulojen kasvattamiseksi käynnistettiin harjoittelijavoimin Länsi-Teiskon alueelta ja jatkuu kesäkaudella 2014.
Talousjohtaja Juha Liinavuori Perinnän tehokkuus, ajantasaisuus ja annettujen ohjeiden noudattaminen. Ylöjärven kaupungin perinnän hoitaa Lindorff oy. Lindorffin kanssa loppuvuodesta 2013 pidetyssä palaverissa ilmeni, että saatavien keskimääräinen ikä on laskussa, mutta edelleenkin korkea 87 päivää. Aika olisi perintätoimiston mukaan hyvä saada vähintäänkin puolitettua. Tällä on keskeinen merkitys perinnän onnistumiseen. Ylöjärven kaupungin perintä- ja laskutusohjeen mukaan maksukehotus lähetetään kahden viikon jälkeen eräpäivästä. Tämä tarkoittaa siis sitä että erääntyvien saatavien aineisto on ajettava säännöllisesti kahden viikon välein. Perintä- ja laskutusohjetta ei kaikin osin oltu noudatettu. Muun muassa perusturvaosastolla kahden viikon syklistä ei oltu pidetty kiinni. Asiasta on muistutettu laskuttajien palavereissa. Myös kaupungin ja perintäyhtiön välisessä prosessissa nähtiin kehitettävää. Jo ensimmäinen muistutus olisi mahdollista lähettää perintäyhtiön toimesta. Myös kaupungin ja Lindorffin väliset tilitysten käsittelyt olisi tarkoituksenmukaista automatisoida. Paperisesta raportoinnista siirryttiin sähköiseen raportointiin. Terveys- ja sosiaalijohtaja Anne Santalahti Tarkastuksen kohde: Ylöjärven palvelusetelien ja kuntakonsultaatioiden ja erityistutkimusten käyttö vuonna 2013 Ylöjärvi on yhdessä muiden kehyskuntien kanssa kilpailuttanut palvelusetelillä hankittavia erikoislääkärikonsultaatioita sekä kuntakonsultaationa hankittavia toimenpiteitä ja erityistutkimuksia.tällä toimintamallilla kuntalaisille saadaan nopeasti ja joustavasti kattava erikoislääkärin konsultaatio. Tällöin vältytään potilaan lähettämiseltä sairaanhoitopiiriin ja hoitovastuu säilyy omassa terveyskeskuksessa ja omalääkärillä. Käyttämällä kilpailutettuja erityistutkimuksia, lähinnä magneettitutkimuksia, saadaan potilaat myös tutkittua laadukkaasti ja hoitosuositusten mukaisesti ilman lähettämistä sairaanhoitopiiriin. Kilpailutettujen tutkimusten hinta on lisäksi edullisempi kuin sairaanhoitopiiristä hankittuna. Lisäksi on kilpailutettu huomattava joukko lähinnä pienkirurgisia toimenpiteitä. Näitä käyttäen potilaiden jonotusaika toimenpiteeseen lyheni ja asiakastyytyväisyys parani. Samoin yksittäisen toimenpiteen kustannus jäi edullisemmaksi kuin sairaanhoitopiirissä vastaava toimenpide kustansi. Tiettyjen toimenpiteiden kuten suonikohjuleikkausten osalta havaittiin olevan ongelmia yksityisten palvelutuottajien ja julkisen palvelun tilaajan toimintamallien yhteensovittamisessa. Lähinnä tämä ilmeni niin, että yksityinen toimija pyrki aina tekemään mahdollisimman vaativan toimenpiteen, vaikka tilaajan ylilääkärin arvion mukaan olisi riittänyt perustoimenpidekin. Lisäksi osa kilpailutetuista toimenpiteistä oli sen kaltaisia, ettei potilaita kuitenkaan uskallettu lähettää päiväkirurgiseen toimenpiteeseen yksityissektorille, esim. tähystysselkäleikkaukset ja eturauhasen toimenpiteet. Näistä syistä päätettiin vuonna 2014 jättää palveluseteli ja kuntakonsultaatiolistasta pois tietyt avosairaanhoidon ylilääkärin suosittamat palvelusetelit ja konsultaatiotpalvelusetelien ja kuntakonsultaatioiden käytön seuranta: Terveyskeskuslääkäri antaa potilaalle palvelusetelin tai lähetteen kuntakonsultaatioon tai erityistutkimukseen. Ylöjärvellä käytetään palvelusetelinä täysin manuaalista paperista palveluseteliä. Tämä aiheuttaa suurta vaikeutta seurata annettujen setelien määrää tai seteleihin sidottua rahamäärää. Palvelusetelien käytön seuranta on myös täysin manuaalista ja sitoo huomattavan määrän palvelusihteerin työaikaa. Käytetyt palvelusetelit kulkevat joka tapauksessa paperipostissa takaisin tuottajalta tilaajalle seurantaa varten.
Vuonna 2013 tuottajat laskuttivat samalla laskulla sekaisin sekä palveluseteleitä että kuntakonsultaatioita, jolloin palvelusetelien käytön seuranta oli vieläkin vaikeampaa jopa mahdotonta. Jos palvelusetelien käyttöä halutaan seurata täysin asianmukaisesti, on tuottajan sähköisen laskun tultua palvelusihteerin tarkistettava, että jokaiseen laskutustapahtumaan löytyy annettu palveluseteli ja tarkistettava, että on laskutettu setelin arvon mukaan ja asiakkaan osuus on oikein peritty. Tämän jälkeen johtavan ylilääkärin on asiatarkastettava kokonaisuus, jotta on toimittu lääkäreille annetun toimintakäytännön mukaan ja seurattava käytettävissä olevan rahamäärän kulumista. Koska vuonna 2013 ei oltu budjetoitu erikseen eri tuottajille rahaa palveluseteleihin ja kuntakonsultaatioihin, ei seurantaa voitu toteuttaa reaaliaikaisesti vaan vasta tammikuussa 2014 jälkikäteisseurantana selvitettiin palveluseteleihin käytetty euromäärä. Tutkimuksiin tai kuntakonsultaatioihin ja toimenpiteisiin käytettyä euromäärää ei pysty selvittämään kuin käymällä kaikki laskut erikseen lävitse. Tämä on suunnaton työ enkä pidä sitä tarkoituksenmukaisena. Tutkimuksiin liittyvien laskujen osalta tein pistokokeina laskujen tarkastusta. Tässä todettiin laskutuksessa esiintyvän yllättävän usein virheitä mm. toimenpiteen tai tutkimuksen kahteen kertaan laskutusta. Tähän voi puuttua vain laskun asiatarkastuksen yhteydessä, jolloin voi vaatia oikaisua ja hyvityslaskua. Kunnolliseen ja perinpohjaiseen laskujen tarkastukseen sitoutuisi huomattavan määrän johtavan ylilääkärin työaikaa. Vuonna 2013 tehtiin vain osittain kaikkien laskujen systemaattinen tarkistus. Koska laskuissa kuitenkin oli virheitä, on vuonna 2014 siirrytty siihen, että palvelusihteeri toimittaa kaikki kuntakonsultaatioiden ja Hatanpään sairaalan laskujen liitteet johtavalle ylilääkärille, joka asia tarkastaa niiden avulla toimenpide- ja kuntakonsultaatiolaskut. Palvelusetelien kohdalla jatketaan palvelusihteerin ja johtavan ylilääkärin yhdessä tekemää asiatarkastusta vaikka se sitoo huomattavan työmäärän. Palvelusetelien käytön seuranta ja oikeellisuus voitaisiin toteuttaa siirtymällä sähköisiin palveluseteleihin esim. Smartumin järjestelmään. Asiaa on alustavasti selvitetty ja järjestelmään siirtymisestä aiheutuisi Ylöjärvelle vuositasolla noin 6000 :n kustannus. Tämä summa kertyy kuitenkin helposti takaisin, koska sihteerin työaikaa säästyy, johtavan ylilääkärin työaikaa säästyy tarkastustoiminnasta, sillä Smartumin järjestelmästä saa seurantaraportit automaattisesti. Sen kautta ei myöskään voi laskuttaa kuin kunnan myöntämän setelin mukaiset kulut. Mikäli palvelusetelituottajien ja kehyskuntien tilaajien kokouksessa yhteisesti sovitaan, voidaan järjestelmään siirtyä jo vuonna 2014. Kuitenkin vuonna 2015 uuden kilpailutuksen jälkeen tähän sähköiseen palvelusetelimalliin kannattaa siirtyä. Toimintamalli on Tampereella käytössä ja saanut sekä palveluntuottajien että tilaajan hyväksynnän. Ylöjärvellä oli vuonna 2013 varattu muuhun erikoissairaanhoitoon, josta siis maksettiin palvelusetelit, kuntakonsultaatiot ja erityistutkimukset, 1 770 000. Siitä käytettiin 1 666 834. Sivistysjohtaja Matti Hursti Tavoite on toteutunut, jollei muuta ole erikseen mainittu. Sivistysjohtaja talouden tasapainotustoimien toteutumisen seuranta ja valvonta 1-3 koulun viranhaltijapäätösten tarkastaminen otannalla - erityisesti määräaikaiset opettajavalinnat ja hankinnat valtuuston asettamien toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen seuranta ja raportointi kaupunki- ja sivistysstrategiassa asetettuihin arviointimittareihin liittyvien vuosittaisten tavoitetasojen seuranta ja raportointi
Vapaa-aikajohtaja talouden tasapainotustoimien toimeenpano otannalla yhden yksikön päätösten ja hankintojen tarkastus valtuuston asettamien toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen seuranta ja raportointi kaupunki- ja sivistysstrategiassa asetettuihin arviointimittareihin liittyvien vuosittaisten tavoitetasojen seuranta ja raportointi Hallintopäällikkö perusopetuksen tarkka kustannusvertailu verrokkikunnan kanssa, esim. Nokia ei toteutunut Opetuspäällikkö suoriteperusteisen budjetoinnin käyttöönoton toimeenpano ja valvonta koulujen tuntikehysvertailu (toteutunut tuntikehys/oppilas) koulujen opetusryhmävertailu (todellinen opetusryhmien koko) Rehtorit yhteissuunnitteluajan suunnitelmallinen ja tehokas käyttö Lukion rehtori selvitys lukion opetusryhmien opiskelijamääristä aineittain ei toteutunut Kirjastotoimenjohtaja Kurun ja Viljakkalan kirjastoresurssien vertailu / käyttöaste ja -määrät Kulttuurisihteeri yhteistyö muiden Pirkanmaalaisten kulttuuripalveluita tuottavien tahojen kanssa alueellisesti kattavan ja monipuolisen kulttuuritarjonnan edistämiseksi kulttuuripalveluiden kustannusvaikuttavuuden ennakoinnin tehostaminen tavoitteet eivät toteutuneet Liikuntakoordinaattori Uimahallin toiminnan uudelleenjärjestelyjen toimeenpano Urheilutalon koko toiminnan uudelleenjärjestelyjen suunnittelu liikuntamaksujen (salimaksujen yms.) kuntavertailua Vastaava nuorisotyöntekijä päiväleiritoiminnan arviointi (toiminta siirtyy Räikälle) - paikka säilyy samana - vastuuhenkilö vaihtuu Iltapäivätoiminnan koordinaattori henkilöstöresurssien suunnittelu uudelleen (yhdistelmätoimet, toimintasuunnitelman muutokset) Kaikkia osastoja ja esimiehiä sitovat organisaation päätöspöytäkirjojen oikeellisuus talousarvion ja siihen liittyvien tavoitteiden seuranta hyväksyttyjen strategisten tavoitteiden toimeenpano ja seuranta
Tekninen johtaja Seppo Heljo Energian käytön kiinteistökohtainen seuranta ja optimoinnin vaikuttavuus käyttöolosuhteisiin. Tilakeskus suorittaa viikoittaista lämpötilojen seurantaa hallinnoimissaan kiinteistöissä. Toimintaa ylläpidetään Haahtelan Res -huoltokirjan avulla. Seurannan piiriin kuuluvat energian-, sähkön ja vedenkulutukset. Kiinteistöjen sisälämpötilat on säädetty 20-21 asteeseen talven 2013-2014 aikana. Hallituilla sisälämpötiloilla on vaikutusta kiinteistöjen energiakulutukseen ja edelleen kaupungin talouteen. Kohtuullisen alhaiset sisälämpötilat parantavat myös sisäilman laatua. Talonrakennuksen hankevalmistelun, suunnittelun ja toteutuksen yhteydessä energiankäytön optimointia mietitään rakennuksen koko elinkaaren kannalta. Järjestelmävalinnoissa pyritään käyttämään kokonaistaloudellisesti edullisia vaihtoehtoja. Talonrakennuksen ensi-investoinnin osuus on 10-15% rakennuksen ylläpidon koko elinkaaren käyttökustannuksista rakennuksen käyttötarkoituksesta riippuen. Ilmastointi-, lämmitys-, sähkö- ja taloautomaatiojärjestelmien virittäminen ja säätäminen toteutetaan kohteen valmistumisen jälkeen huolellisesti aina ensimmäisen pakkaskauden aikana. Tilakeskuksen ylläpitämän kiinteistömassan korjausvelan pitäminen kohtuullisena säästää kustannuksia käyttötaloudessa ylläpidon puolella. Kiinteistöillä tapahtuva säännöllinen ja ennakoiva huolto vähentää myös ennalta arvaamattomien korjauksien ja laitteiden uusimisen tarvetta. Kustannusseuranta on raportoitu säännöllisesti lautakunnalle sekä käsitelty teknisen johtajan ja vastuualueiden esimiesten keskinäisissä seurantapalavereissa. Seurantatyökaluina on käytetty Haahtela-kehitys Oy:n rakennuttamistietojärjestelmää ja kiinteistötietojärjestelmää, kiinteistökohtaista energianseurantajärjestelmää, kohdekohtaista kustannusseurantaa sekä kaupungin kirjanpitojärjestelmää. Kiinteistönhoidossa painopistettä on siirretty käyttäjäpalveluista teknisen huollon suuntaan. Tarkoituksena on ylläpidon keinoin säästää energiaa ja vähentää korjauskustannuksia rakennuksen elinkaaren aikana. Uusien, vähäpäästöisten kiinteistöjen lämmitystapoja on rakennettu ja otettu käyttöön, kuten maalämpö ja ilma- vesilämpöpumppu. Tehokkaan tilaohjelman
merkitys korostuu uusien kohteiden hankesuunnittelussa kokonaistaloudellisuutena. Kiinteistöjen ylläpidon ja asiakaspalautteen seuranta on reaaliaikaista sähköisen seurantajärjestelmän avulla. Sisäisten vuokrien käytöllä saadaan tilojen käyttäjähallintokunnat sisäistämään investointien hankesuunnitteluvaiheessa sekä tilojen käyttöasteessa tehokkaan energiatalouden ja tilojenkäytön merkitys oman toiminnan taloudellisuuteen. Talousarvion, siihen liittyvien tavoitteiden ja vastaavien toimintojen seurantaa on kehitetty parantamalla kirjanpitojärjestelmän yhteensopivuutta Haahtela-järjestelmän kanssa, kehittämällä organisaatioon tarkoituksenmukaista raportointijärjestelmää sekä työnjohdon sisäisellä opastuksella vastuualue- ja työpaikkakokousten yhteydessä.