FORSSAN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJEET
Sisältö 1. Viestintäohjeen tavoitteet 2. Strategiset lähtökohdat 2.1 Viestinnän tavoitteet 2.2 Forssan visio 2025 2.3 Forssan viestinnän visio 2.4 Viestinnän strategiset tavoitteet 3. Vastuut ja organisointi 3.1 Viestinnän koordinaatioryhmä 3.2 Toimialojen viestintävastaavat 3.3 Luottamushenkilöt viestijöinä 3.4 Henkilöstökin viestii 4. Sisäinen viestintä 5. Ulkoinen viestintä 5.1 Mediaviestintä 5.2 Mediatiedotteet 5.3 Tiedotustilaisuus 5.4 Haastattelut ja lähdesuoja 5.5 Kokoustiedottaminen 5.5.1 Julkiset ja salassa pidettävät asiat 5.5.2 Tiedotusvälineiden palvelut 5.5.3 Kokousasioiden julkaisu internet-sivuilla 6. Markkinointiviestintä 6.1 Forssan visuaalinen ilme 6.1.1 Graafinen ohjeisto 6.1.2 Markkinointitunnus 6.1.3 Typografia 6.1.4 Vaakuna 6.2 Markkinointimateriaalit 6.2.1 Lomakkeisto ja powerpoint esitykset 6.2.2 Esitteet 6.3 Markkinoinnin keinot 6.3.1 Messut, näyttelyt, tapahtumat 6.3.2 Ilmoitukset ja mainonta 6.3.3 PR-tuotteet 6.3.4 Kuvapankki 6.3.5 Tiedotuslehti
7. Verkkoviestintä 7.1 Sähköpostin käyttö 7.2 Kaupungin internet-sivut 7.3 Intranet 7.4 Sosiaalinen media 7.4.1 Blogit 8. Kriisiviestintä 9. Projektiviestintä 1. Viestintäohjeen tavoitteet Tämä viestintäohje on laadittu Forssan kaupungin henkilöstön tueksi, mutta erityisesti rungoksi niille, joiden tehtävänkuvaan kuuluvat erilaiset viestinnälliset toimet. Ohjeistus palvelee siis varsinkin esimiehiä, toimialojen viestinnästä vastaavia ja verkkoviestinnästä vastaavia. Viestintäohje perustuu Forssan kaupungin graafiseen ohjeistoon, joka otettiin käyttöön vuonna 2005. Graafinen ohjeisto luotiin yhtenäisen perustan kaupungin graafisen ja visuaalisen ilmeen ylläpitämiseksi. Viestintäohje ja graafinen ohjeisto on tehty työkaluiksi, joilla yhtenäistä ja toimivaa kaupunkikuvaa voidaan yhdessä rakentaa. Kunta ja sen palvelut on luotu asukkaitaan varten. Asukkaiden tulee voida vaikuttaa päätöksentekoon ja kunnan tulee tarjota vuorovaikutuksen kanavat. Kunnan toiminnan tulee myös olla avointa ja tiedottamisen oikea-aikaista niin, että asukkailla on myös ajallisesti mahdollisuus vaikuttaa päätöksentekoon. Kaikki kunnan toiminta on julkista. Tämän vuoksi yhteydenpito tiedotusvälineiden kansaa tulee olla sujuvaa ja häiriötöntä. Viestintäohje antaa käytännön neuvoja mediayhteistyöhön. Viestinnän tärkein kanava on sähköinen tiedonvälitys niin ulkoisesti kuin sisäisestikin. Myös näihin toimintoihin liittyvä ohjeistus malleineen on liitetty tähän viestintäohjeeseen. Viestintäohje liitteineen löytyy osoitteesta K:\TEKSTIT\Kaupungin säännöt.
2. Strategiset tavoitteet 2.1 Viestinnän tavoitteet Forssa on juuriltaan vahva, omaleimainen ja yhteistyökykyinen kasvukeskus Forssa toimii aktiivisesti, vuorovaikutteisesti ja yhteistyökykyisesti. Kaupunki viestii jatkuvasti toiminnastaan sekä sisäisesti että ulkoisesti avoimuutta ja myönteisyyttä painottaen. Kaupungin myönteistä kuvaa, vetovoimaa ja kilpailukykyä rakennetaan määrätietoisesti. Kaupunkistrategia määrää viestinnän linjat. Viestintä toteuttaa kaupungin strategian visioita ja avaintavoitteita. 2.2 Forssan visio 2025 Juuriltaan vahva Forssa tunnetaan omaleimaisena ja mukavana asumisen, osaamisen, palvelujen ja työpaikkojen yhteistyökykyisenä kasvukeskuksena, jonka vahvuuksia ovat ympäristö- ja logistiikkaosaaminen. Elinkeinopoliittisena päätavoitteena on, että Forssa on vuoteen 2025 mennessä Suomen ykkösalue ympäristöliiketoiminnassa. 2.3 Forssan viestinnän visio Forssan kaupungin viestintä on avointa, aktiivista ja vuorovaikutteista. Viestintä edistää myönteisen Forssakuvan voimistumista ja kaupungin tunnetuksi tulemista paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Viestintä edistää kaupunkilaisten sitoutumista ja osallistumista yhteisten asioiden hoitoon. 2.4 Viestinnän strategiset tavoitteet Forssan kaupungin viestinnällä pyritään edistämään kaupunkilaisten hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Kaupungin päätöksenteko on läpinäkyvää ja kaupunkilaisten osallistuminen laajaa.
Forssalaiset asukkaat, yritykset, luottamushenkilöt, kaupungin henkilökunta ja tiedotusvälineet saavat tietoa ajoissa ja ymmärrettävästi eri medioista. Kaupungin hyvä julkisuuskuva tukee Forssan vetovoimaisuutta ja kehittämistä. 3. Vastuut ja organisointi Kaupunginvaltuusto luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden osallistumiselle. Kaupunginhallitus johtaa ja valvoo kunnan viestintää. Kaikissa yksiköissä viestinnästä vastaa yksikön johtaja. Viime kädessä vastuu kaupungin sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä on kaupunginjohtajalla. Forssan kaupungin organisaatiossa viestintä kuuluu hallintojohtajan johtamaan keskushallintoon. Keskushallinnon viestintä linjaa ja kehittää koko konsernin viestintää. Kaupungin noin 1000 hengen organisaation viestintä ei voi toimia ilman toimialojen tukea. Jokainen kunnan organisaatiossa viestii työssään koko ajan. Eri toimialojen yksiköiden ja yhtiöiden viestintää johtavat niiden päälliköt ja johtajat. On tärkeää, että esimiehet huolehtivat oman toimialueensa viestinnän resursseista. Ilman viestintää ei voi johtaa. 3.1. Viestinnän koordinaatioryhmä Forssan kaupungissa työskentelee keskushallinnon johdolla viestinnän koordinaatioryhmä. Viestinnän koordinaatioryhmään kuuluu 9 henkilöä:kaupunginjohtaja, hallintojohtaja, markkinointisihteeri, tietohallintopäällikkö, perusturvajohtaja, sivistystoimenjohtaja, tekninen johtaja, talousjohtaja ja henkilöstöpäällikkö. Koordinaatioryhmän tehtävänä on ohjata ja koordinoida kaupungin viestintää. Hallintojohtaja on koordinaatioryhmän vetäjä. Markkinointisihteeri huolehtii kaupungin ulkoisista suhteista ja markkinoinnista. Tietohallintopäällikkö koordinoi ja kehittää sähköistä viestintää. Tiedottajat hoitavat laaja-alaisesti kaikkia viestinnän käytännön toimia. 3.2 Toimialojen viestintävastaavat Forssan kaupungin koordinaatioryhmän alaisuudessa toimii viestintävastaavien verkosto.
Viestintävastaavat toimivat yhteistyössä toimialansa esimiesten kanssa ja hoitavat oman toimialansa (yhtiönsä) viestintää oto-tiedottajina. Oma motivaatio ja innostus viestintätehtäviin ovat avainasioita tehtävien hoitamiselle. Viestintävastaavan tehtävänä voi olla yhdessä johdon ja esimiesten kanssa mm. huolehtia toimialansa esite- ja esittelymateriaalista huolehtia toimialansa näkyvyydestä henkilöstötiedotteissa ja mediassa rohkaista esimiehiä ja henkilöstöä viestimään ajankohtaisista/kiinnostavista aiheista toimia toimialansa yhdyshenkilönä medialle Tärkeä tehtävä on erityisesti aktivoida esimiehiä ja johtoa oman toimialan verkkosivustojen päivityksistä huolehtimisesta sekä tehdä myös päivityksiä. Päivitys voi olla myös sovittu eri henkilön hoidettavaksi. Viestinnän koordinaatioryhmä järjestää viestintävastaaville alan koulutuksia ja pitää yhteispalavereja viestijöille. Viestintävastaavan tehtävät on mitoitettava ja sovittava kunkin toimialan tilanteen sekä oto-tiedottajan persoonan ja päätyötehtävän mukaan. Viestinnän tulee seurata median kaupunkiin liittyviä kirjoituksia ja lähetyksiä tiiviisti ja pysyä mukana nopeasti vaihtuvissa ajan virtauksissa ja kehityksissä. Tiedottajien tulee huolehtia siitä, että asioista vastaava oikaisee mahdolliset mediassa esiintyneet virheelliset tiedot. 3.3 Luottamushenkilöt viestijöinä Kuntalaisten, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vuoropuhelua tulee edistää. Rakentava vuoropuhelu tuo uusia näkökulmia asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon. Kunnan luottamushenkilöillä on oikeus saada kunnan viranomaiselta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisena, jolleivät ne sisällä salassa pidettäviä tietoja. Toimielimen jäsenenä hänellä on oikeus niihin salassa pidettäviinkin tietoihin, joita tarvitaan toimielimen käsiteltävinä olevissa asioissa. Luottamushenkilön oletetaan ottavan asioista selvää, olevan aloitteellinen, avoin ja rehellinen sekä esiintyvän selkeästi ja puhuvan arkikieltä. 3.4 Henkilöstökin viestii
Työntekijällä on oikeus sananvapauden nojalla julkisuudessa esittää näkemyksiään niistä asioista, joita hän toimiessaan joutuu käsittelemään. Asioiden valmistelun tulee kuitenkin tapahtua organisaation sisällä, ei tiedotusvälineissä. Asioista ulospäin viestiessä on tärkeää, että se tapahtuu yhteisesti hyväksyttyjen pelisääntöjen mukaisesti ja tehtyjä päätöksiä kunnioittaen. Viestinnän tulee olla omaa työyhteisöä ja kuntalaisia arvostavaa. Jokainen kunnan työntekijä on velvollinen opastamaan asukaita oikeiden tietojen ja palvelujen lähteille. Neuvontaan on suhtauduttava asiakkaan näkökulmasta ja oltava valmiina auttamaan asiakasta eteenpäin myös oman vastuualueensa ulkopuolelle menevissä kysymyksissä. Asiakaspalvelu eri yksiköissä on oleellisesti kaupungin imagoon vaikuttava tekijä. Jokainen työntekijä viestii kuvaa Forssan kaupungista. Asiallisesta ja ystävällisestä asiakaspalvelusta sekä kielteisen palautteen hoitamistavoista tullaan antamaan omat erilliset ohjeet. 4. Sisäinen viestintä Hyvä sisäinen viestintä lähtee toisen ihmisen kunnioittamisesta hyvästä käytöksestä ja ystävällisestä vuorovaikutuksesta. Avoin sisäinen viestintä luo kannustavaa, keskustelevaa ja kehittyvää työilmapiiriä. Hyvä sisäinen tiedonkulku auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Työntekijöiden tulee olla selvillä siitä, miten kaupungilla ja sen eri yksiköillä kulloinkin menee, mitkä ovat tulevaisuudennäkymät ja miten mahdolliset muutokset vaikuttavat omaan työhön ja tulevaisuuteen. Kaupungin sisäisen viestinnän tulee olla joustavaa ja avointa sekä organisaatiossa pysty- ja vaakasuorassa suunnassa tapahtuvaa. Suuri vastuu sisäisestä tiedonkulusta on yksiköiden esimiehillä, joiden tulee pitää omaa joukkoaan jatkuvasti ajan tasalla sekä säännöllisin palaverein että päivittäisessä kommunikoinnissa. Niin hyvistä kuin huonoista, erimielisyyttäkin aiheuttavista asioista on kerrottava riittävän varhaisessa vaiheessa ja tasapuolisesti, jolloin ehkäistään huhujen syntyminen. Myös työntekijällä on vastuu ottaa selvää asioista oma-aloitteisesti. Tiedonkulun tulee olla vuorovaikutteista. Sisäinen viestintä voi olla suullista, kirjallista tai sähköistä. Sisäisen viestinnän välineitä ovat mm. työpaikkakokoukset, tiedotustilaisuudet, tiedotteet, yleiskirjeet, pysyväismääräykset, henkilöstölehdet, sähköpostiviestit ja sähköiset julkaisukanavat. Toimialojen omien viestintävastaavien tulee kulkea jatkuvasti viestinnän
silmälasit päässä ja havainnoida viestintää vaativia asioita. 5. Ulkoinen viestintä 5.1 Mediaviestintä Mediaa ei voi hallita, mutta sen toimintamekanismeja voi oppia tuntemaan ja ymmärtämään. Suurin osa tiedonvälityksestä kunnan ja asukkaiden välillä kulkee median kautta. Tiedotusvälineitä on kohdeltava ystävällisesti, aktiivisesti, nopeasti ja luotettavasti. Myös kielteisistä asioista tulee kertoa, mikäli niillä on yleistä merkitystä. Tiedotusvälineitä tulee kohdella tasapuolisesti ja tiedot tulee antaa samanaikaisesti ja samansisältöisinä. Etuoikeus on sillä medialla, joka on ensin havainnut uutisaiheen. Parhaaseen tulokseen päästään avoimella ja myönteisellä suhtautumisella toimittajan työhön. Molemminpuolinen luottamus on tärkeä takuu joustavalle tiedonkululle. Keskeneräisistäkin asioista tiedottaminen lisää asukkaiden luottamusta kunnan hallintoon. Kuntalaisten tulee saada ajoissa kertoa mielipiteistään asioista ja keskustella. Joukkoviestimet toimivat omilla ehdoillaan. Tiedotteet ovat toimitukselle raakamateriaalia, jota heillä on oikeus lyhentää ja muokata, kunhan asiasisältö ei muutu. 5.2 Mediatiedotteet Mediatiedotteessa asiat tulee kertoa selkeästi ja yksinkertaisesti. Tärkein asia kirjoitetaan aina ensimmäisille riveille. Tiedotteessa tulee selkeästi käydä ilmi mitä on tapahtunut, missä ja mitkä ovat asian vaikutukset. Tiedotteelle kannattaa miettiä informoiva ja kiinnostava otsikko. Toimitukset saavat usein paljon materiaalia ja jutut valitaan osin jo otsikon perusteella. Isot mediat lähtevät harvoin liikkeelle pelkän tiedotteen varassa. Kannattaa soittaa toimitukseen tiedotteen perään. Tiedotteen sisällöstä vastaa yksikön esimies. Tiedotteet päivätään ja niissä kerrotaan sen laatija sekä lisätietojen antajan yhteystiedot. Tiedote laitetaan ensin kaupungin verkkosivustoille (internet ja intranet/tulossa) ja sen jälkeen lähetetään sähköpostilla medialle halutussa laajuudessa. Jakelun vaihtoehtoja ovat paikalliset, maakunnalliset tai valtakunnalliset tiedotusvälineet. Malli tiedotteesta löytyy viestintäohjeen liitteistä.
5.3 Tiedotustilaisuus Mikäli asia uutuuden, monimutkaisuuden tai laajuuden vuoksi edellyttää asiantuntijoiden ja toimittajien tapaamista, järjestetään tiedotustilaisuus. Kutsu on hyvä lähettää ainakin viikkoa ennen tilaisuutta. Kutsuun tulee laittaa tilaisuuden aika, täsmällinen paikka sekä asia lyhyesti ja sitä esittelevät henkilöt. Yleensä tilaisuudessa jaetaan medialle laadittu lyhyt tiedote, jossa asiaa selvitetään kirjallisesti, sekä mahdollisesti muuta lisämateriaalia. Kuvat CD-levyllä tai USB-muistitikulla helpottavat toimituksia. Toimituksilla on nykyisin melko pienet henkilöresurssit ja osallistuminen tilaisuuksiin ei aina ole suurta. Mediatiedote kannattaa lähettää heti tilaisuuden jälkeen myös niille, jotka eivät ole päässeet paikalle. Malli tiedotustilaisuuden kutsusta löytyy viestintäohjeen liitteistä. 5.4 Haastattelut ja lähdesuoja Haastatteluun kannattaa valmistautua keräämällä tarpeellista materiaalia ja varaamalla rauhallinen tila. Haastateltavan tulee tietää mihin mediaan haastattelua käytetään sekä miten hänen lausuntojaan käytetään. Haastateltavan pyyntöön jutun tarkistamisesta tulee journalistin ohjeiden mukaan yleensä suostua. Oikeus koskee vain omia lausumia. Journalistista päätösvaltaa ei luovuteta toimituksen ulkopuolelle. Toimitus voi jutuissaan käyttää myös lähdesuojaa. Se on sananvapauteen liittyvä oikeus, jonka tarkoituksena on taata julkiselle sanalle keinot valvoa vallankäyttöä ja tuoda esiin salattuja epäkohtia. Journalistin oikeus ja moraalinen velvollisuus on pitää lähteensä salassa. Tietolähteen ei tarvitse pelätä joutuvansa painostuksen tai kostotoimen kohteeksi. Lähdesuoja antaa viestin laatijalle ja julkaisijalle oikeuden olla paljastamatta lähteen henkilöllisyyttä. Lähdesuoja voidaan kuitenkin tietyissä tapauksissa tuomioistuimen päätöksellä murtaa. 5.5 Kokoustiedottaminen Kuntalaki edellyttää, että kaupunki tiedottaa valmisteilla olevista asioista.
Valmistelun julkisuuteen kuuluu, että päätösesityksiä ja niiden vaikutuksia käsitellään julkisuudessa jo ennen luottamuselinten kokouksia. Kaupungin luottamuselinten esityslistat ovatkin merkittävä tietolähde valmisteilla olevista asioista. Kokoustiedottamisessa on otettava huomioon kuntalain lisäksi myös julkisuuslain salassapitosäännökset, henkilötietolaki sekä Kuntaliiton ohjeet henkilötietojen julkaisemisesta internetissä. 5.5.1 Julkiset ja salassa pidettävät asiat Julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisten asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Salassapito edellyttää aina lakitasoista sääntelyä. Luottamuselimillä tai viranhaltijoilla ei ole valtaa määrätä muita asioita tai asiakirjoja salassa pidettäviksi. Lain mukaan salassa pidettäviä asioita ei anneta julkisuuteen. Julkisuuslaissa on lueteltu salassa pidettävät asiat. Salassa pidettävät asiat ovat yleensä liike- tai ammattisalaisuuksia tai yksityisyyden suojaan liittyviä asioita, esimerkkeinä kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot sekä oppilaan ja hänen perheensä henkilökohtaisia oloja ja oppilashuoltoa koskevat asiat, yksityisen henkilön taloudellinen tilanne, terveydentila sekä sosiaalihuollon etuudet ja tuet. Kokousasiat on pyrittävä kirjoittamaan niin, että käsiteltävä asia on varsinaisessa pykälätekstissä eikä liitteissä. Pykälätekstiin ei tule merkitä henkilötietoja tai lain mukaan salassa pidettäviä tietoja, vaan ne on syytä laittaa kokousasiakirjan (salaisiin) liitteisiin. Listatekstien tulee olla selkeitä ja tiiviitä, perustelujen ja vaihtoehtojen tulee näkyä varsinaisessa listatekstissä ja päätösesitys pohjautuu lyhyenä niihin. 5.5.2 Tiedotusvälineiden palvelu Kaupunki lähettää valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat sekä niiden liitteet yhtä aikaa kaikille paikallisille tiedotusvälineille hyvissä ajoin ennen kokousta. Esityslistat ovat luettavissa samanaikaisesti myös kaupungin internet-sivuilla. Päätöksistä tiedotetaan tiedotusvälineille välittömästi kokouksen jälkeen. Kokouksen sihteeri tai tiedottaja lähettää kokouksen jälkeen tiedotusvälineille tiedotteen, jossa on kerrottu kokouksessa tehdyt päätökset. Tiedotteen loppuun tulee laittaa puheenjohtajiston ja valmistelijoiden yhteystiedot, joilta voi tarvittaessa kysyä asiasta tarkemmin. Kaupungille toimitetut hankinta-, urakka- ja muut vastaavat tarjousasiakirjat sekä viranomaisten laatimat edullisuusvertailulaskelmat tulevat julkiseksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjouspyynnöt tulevat julkisiksi, kun pyyntö on allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen tieto siitä, keneltä
tarjouksia on pyydetty, on julkinen. 5.5.3 Kokousasioiden julkaiseminen internet-sivuilla Valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat liitteineen julkaistaan ennen kokousta kaupungin internetsivuilla. Pöytäkirjat julkaistaan niiden valmistuttua. Kokousasiat julkaistaan pääsääntöisesti liitteineen, mutta mikäli liitteet sisältävät salassa pidettäviä asioita, niitä ei julkaista. Henkilötiedot tai lain mukaan salassa pidettävät tiedot merkitään kokousasian liitteisiin, joita ei julkaista kaupungin internet-sivuilla. Kuntaliitto on antanut kunnille erilliset ohjeet salassa pidettävien asiakirjojen ja henkilötietojen käsittelystä ja internetissä julkaisemisesta. Henkilötietolain mukaan yksityishenkilöiden henkilötunnuksia, osoite-, puhelinnumero- tai muita yhteystietoja ei saa julkaista internetissä, ellei siihen ole asianomaisen suostumusta tai muuta laillista perustetta. Myöskään henkilörekistereitä eli listoja henkilötiedoista ei saa laittaa internetsivuille ilman rekisteröityjen suostumusta tai muuta lakiin perustuvaa syytä. Esimerkiksi luettelot viran- ja toimenhaltijoiden ansioista ja palkankorotuksista tai toimenhakijoista muodostavat henkilörekisterin, jota ei saa viedä internetsivuille. Erityislaissa säädettyyn julkipanomenettelyyn kuuluvat lupapäätöslistat, joita pidetään yleisesti nähtävänä vain lainsäädännön edellyttämän määräajan, eivät muodosta henkilörekisteriä. Tämä koskee mm. maankäyttö- ja rakennuslain mukaisia päätöksiä erilaisten lupien saajista. Siten esimerkiksi tiedot rakennusluvan saajista voi laittaa verkkoon, kunhan laissa säädettyjä julkipanomenettelyn edellytyksiä noudatetaan tarkasti. Henkilötietoja sisältävät kokousasiat on pidettävä internetissä vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan ja ne on poistettava viimeistään kahden vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta. 6. Markkinointiviestintä Markkinointiviestinnän keskeisenä tavoitteena on - vahvistaa myönteistä Forssa-kuvaa - edistää Forssan arvostusta - vaikuttaa tavoitemielikuvan ja maineen saavuttamiseen - määritellä markkinoinnin visiot ja teemat - osoittaa miten eri kohderyhmät saavutetaan
- määritellä tarvittavat keinot ja toimenpiteet sekä niiden toteutus Kaupungin ja koko Forssan seudun hyvä julkinen kuva synnyttää luottamusta ja vetovoimaa. Maineenhallinta on johtamisen ydintoimintoja. Kuva kaupungista syntyy tekojen kautta, mutta myös ulkopuolisten tahojen ja tiedotusvälineiden välittämänä. Mitä johdonmukaisemmin ja toistuvammin kaupunki viestii omia keskeisiä viestejään, sitä todennäköisemmin ne näkyvät myös kaupungin maineessa. Forssan kaupungin hyvä maine ja imago ovat tärkeitä kilpailu- ja vetovoimatekijöitä. Parasta markkinointia ovat hyvin toimivat ja laadukkaat palvelut, terve taloudenpito, toimiva vuorovaikutus ja viihtyisä ympäristö. Kaupungin tietoinen profilointi onnistuu, kun luottamushenkilö- ja virkamiesjohdolla on yhteisesti hyväksytty visio, näkemys tulevaisuudesta sekä sen pohjalta laadittu strategia. Profilointi on kaupungille ominaisten vahvuuksien esiintuomista pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti. Tavoiteltavan kaupunkikuvan on oltava uskottavaa ja sovittava yhteen todellisuuden kanssa, jotta se ei käänny itseään vastaan. Usein markkinointiprojekteja toteutetaan yhteistyössä seutukunnan ja elinkeinoelämän, järjestöjen, oppilaitosten ja muiden toimijoiden kanssa, mikä vaatii yhteistä näkemystä ja sitoutumista. Esimerkkinä seudullisesta ja elinkeinoelämän kanssa toteutetusta markkinoinnista on Forssan seudun elinkeinostrategiaan pohjautuva Järkivihreä Forssan seutu hanke. Markkinointiviestinnän keskeisimpiä tavoitteita ovat Forssan ja palveluiden tunnetuksi tekeminen, matkailun edistäminen, elinkeinoelämän toimintamahdollisuuksien turvaaminen sekä uusien asukkaiden ja työpaikkojen saaminen. 6.1 Forssan visuaalinen ilme Jokainen forssalainen asukas rakentaa kotikaupunkinsa mainetta ehkä vahvemmin kuin mikään ulkoinen merkki tai mainos. Myös kaikki kaupungin tarjoamat palvelut ja asiakkaiden kohtaaminen ovat se pohja, jolle mainetta rakennetaan. Näiden lisäksi tarvitaan myös ulkoisia merkkejä ja tunnuksia tuomaan esiin yhtenäisyyttä ja kertomaan kaupungin toiminnoista. Uskottava ja yhdenmukainen visuaalinen identiteetti parantaa kaupungin tunnettavuutta ja vahvistaa brändiä. Visuaalinen identiteetti on kaupungille pääomaa. Kaupungin organisaation osien
ilmoitusten, nettisivujen, esitteiden ym. tulee olla tunnistettavissa osaksi samaa kaupunkikonsernia. 6.1.1 Graafinen ohjeisto Forssan kaupungin graafinen ohjeisto otettiin käyttöön vuonna 2005. Graafinen ohjeisto luotiin yhtenäisen perustan kaupungin graafisen ja visuaalisen ilmeen ylläpitämiseksi. Graafisen ohjeiston kulmakiviä ovat kaupungin markkinointitunnus ja sen käyttötavat sekä kaupungin oma typografia ja värimaailma. Yhdessä nämä visuaaliset tunnisteet muodostavat Forssan visuaalisen ilmeen. Visuaalisten tunnisteiden johdonmukaisella käytöllä rakennetaan yhtenäistä mielikuvaa kaupungista sekä vahvistetaan viestien perillemenoa. Tavoitteena on, että Forssan tiedotus- ja markkinointimateriaali on tunnistettavaa, yhdenmukaista ja laadukasta, jolla on oma ja erottuva visuaalinen identiteettinsä. Forssan graafinen ohjeisto kokonaisuudessaan löytyy osoitteesta K:\TEKSTIT\Kaupungin säännöt. 6.1.2 Markkinointitunnus Forssan kaupungin tunnus muodostuu kahdesta elementistä: sinivihreästä ja valkoisen joen halkomasta soikeasta liikemerkistä sekä tummansinisestä nimilogosta. Tunnus symboloi Forssaa modernina, rohkeasti tulevaisuuteen katsovana kaupunkina. Tunnuksen elementtejä ja niiden suhteita ei saa muuttaa ja niiden tulee aina olla ohjeistuksen mukaiset. Elementtejä ei myöskään saa käyttää erikseen muutoin kuin joissain poikkeustapauksissa. Tunnuksesta tulee aina käyttää graafisen ohjeiston sähköisiä originaaleja. Graafisesta ohjeistosta löytyvät tarkemmat ohjeet tunnuksen käytöstä. 6.1.3 Typografia
Typografia on yksi yhdenmukaisen visuaalisen ilmeen tunnuselementeistä. Sopivasti persoonalliset, mutta selkeät kirjasimet varmistavat erottuvuuden ja tehostavat siten kaupungin markkinointiviestintää. Forssan kaupungin typografiassa on käytössä kaksi kirjasin-perhettä: Trebuchet MS ja New Century Schoolbook. Trebuchet MS on pääsääntöisesti käytössä otsikoissa, ingresseissä ja muissa lyhyissä teksteissä. New Century Schoolbook - fonttia puolestaan käytetään suurissa tekstimäärissä eli leipäteksteissä. Forssan kaupungin kaikissa painettavissa viestintä- ja markkinointimateriaaleissa käytetään näitä kahta tunnusfonttia. Fontit on asennettu kaikille työasemille. 6.1.4 Vaakuna Kaikilla kunnilla ja kaupungeilla on käytössään heraldinen tunnus eli vaakuna käytettäväksi virallisissa yhteyksissä. Sen lisäksi lähes kaikki kunnat ovat kehittäneet oman markkinointitunnuksen mainontaan ja epävirallisiin asiayhteyksiin. Forssan vaakunan on suunnitellut ja piirtänyt heraldinen taiteilija Olof Eriksson (1911-1987). Vaakuna vahvistettiin vuonna 1962. Sinisessä kentässä oleva hopeinen vesiratas symboloi kosken partaalle syntynyttä teollisuutta. Vaakunan käyttämiseen tarvitaan aina sen omistajan lupa ja Forssan vaakunan käyttöluvan myöntää kaupunginhallitus. Yleisen periaatteen mukaan vaakunaa voidaan käyttää kaikissa muissa tapauksissa, paitsi niissä joissa se joutuu alistettuun tai tallattuun asemaan. Esim. tuolien istuinosassa, ruokaliinoissa ja matoissa vaakunan käyttö ei ole hyväksyttävää. Vaakunan painoväriksi on määritelty: mattapinta = PMS 293U kiiltäväpinta = PMS 293C Netissä = #1860AB Vaakunaa on sovittu käytettäväksi juhlavissa, virallisissa ja kansainvälisissä yhteyksissä, kuten arvokkaiden juhlien yhteydessä, virkaasemaa korostavissa tehtävissä, virallisissa lomakkeissa jne. Mainoksissa ja markkinointiluonteisissa tilanteissa ei käytetä vaakunaa.
6.2 Markkinointimateriaalit 6.2.1 Lomakkeisto ja power point -esitykset Kaupungin graafisen ohjeiston mukainen lomakkeisto on osa viestintää. Sovelluksia esim. valmiita mallipohjia asiakirjoille, kirjeille, saatteille ja tiedotteille on tarkemmin esitelty graafisessa ohjeistossa. Kaupungin sähköisessä esittely- ja presentaatiomateriaalissa käytetään siihen graafisen ohjeiston mukaan suunniteltua powerpoint -pohjaa. Erikseen on määritelty ulkonäkö esityksen aloitussivulle ja muille sivuille. 6.2.2 Esitteet Kaupunki julkaisee vuosittain erilaisia yleisesitteitä Forssasta. Esitteisiin pyritään liittämään tiivistelmiä eri kielillä. Toimialat julkaisevat omia esitteitään tarpeen mukaan kaupungin graafisia ohjeita noudattaen. Kaikista esitteistä on vedosvaiheessa hyvä tiedottaa viestinnästä ja markkinoinnista vastaaville henkilöille. Mahdollisuuksien mukaan esitteistä tehdään myös nettisivuilla julkaistavat versiot. 6.3 Markkinoinnin keinot 6.3.1 Messut, näyttelyt, tapahtumat Kaupunki rakentaa julkisuuskuvaansa myös erilaisilla messuilla, näyttelyissä ja tapahtumissa. Myös niissä käytetään yhtenäistä kaupungin visuaalista ilmettä ja tuodaan esiin sovittuja teemoja ja vetovoimatekijöitä. 6.3.2 Ilmoitukset ja mainonta OHJEISTUS LEHTI-ILMOITTELUUN YHTEISILMOITUS Kaupunginhallitus päätti jo vuonna 1989 keskittää kaupungin ilmoittelun.
Muistutuksena ja ohjeena ilmoittelusta seuraavaa: kaikkien toimialojen ilmoitukset julkaistaan kerran viikossa sunnuntaisin Forssan Lehdessä näyttävänä yhteiskuulutuksena yhteisilmoitus on edullinen tiedottamiskanava, joka ei siis ole vain ns. virallisia kuulutuksia varten yhteisilmoituksissa käytetään Forssan tunnusta ja allekirjoituksena on Forssan kaupunki ja julkaisupäivämäärä yhteisilmoitus julkaistaan mustavalkoisena ilmoitusmalli ja asetteluohjeet on toimitettu Forssan Lehteen julkaistava aineisto toimitetaan keskushallintoon viimeistään perjantaina klo 10.00, josta toimialojen tekstit toimitetaan keskitetysti Forssan Lehteen tekstissä olennainen asia tuodaan esille keveästi ja selkeästi, turhaa juhlavuutta ja mahtipontisuutta tulee välttää, ilmoituksella tulee olla myös lyhyt ja ytimekäs otsikko ilmoitusmallista on jätetty pois viittaus www.forssa.fi/ajankohtaista Sen voi lisätä ilmoituksen tekstiin tarpeen mukaan MUU ILMOITTELU kaikessa ilmoittelussa käytetään pääsääntöisesti Forssa-tunnusta esim. tapahtumailmoittelua voidaan julkaista myös yhden palstan ilmoituksina Forssan Lehden nelossivulla (ilmoituksen yläosaan Forssa-tunnus ja alaosaan häivytys, allekirjoittajana ilmoittajataho) toimialojen kustantamassa esim. rekrytointi-ilmoittelussa on mahdollista käyttää 4-väriilmoittelua tarpeen mukaan kaupungintalon ilmoitustaululle ja Forssan Lehden yhteiskuulutukseen tarkoitetut ilmoitusten varaamiseen ja tekemiseen voi käyttää myös mainostoimiston palveluita (Huom. tuntuva mainostoimistoalennus seudun ulkopuolisissa lehdissä) Forssan kaupungin vaakunan käytöstä ilmoittelussa on aina neuvoteltava kaupunginjohtajan kanssa ilmoitukset lähetetään sähköisinä keskushallinnon kirjaamon sähköpostiin kirjaamo@forssa.fi. Kirjaamon postilaatikkoa lukee
aina joku - lomista riippumatta. Viestissä ilmoitetaan AINA minne kaikkialle keskushallinnon toivotaan ilmoitusta toimittavan. TYÖPAIKKAILMOITUKSET Kaupungin työpaikkailmoitukset laaditaan kaupungin nettisivuille sekä työvoimatoimiston nettisivuille www.mol.fi. Vakinaiset virat ja tehtävät ilmoitetaan kaupungintalon virallisten kuulutusten ilmoitustaululla. Verkossa julkaistaan aina täydellinen työpaikkailmoitus. Lehti-ilmoitus voi olla suppeampi. Työpaikkailmoitukset tehdään kaupungin graafisen ilmeen mukaisesti. Forssan Lehdelle on toimitettu kaupungin graafinen ohjeisto ja sovittu työpaikkailmoittelun asettelusta. Vaikka rekrytointi-ilmoittelu toimii myös markkinointikeinona, tulee muistaa kuitenkin ilmoituksen pääasiallinen tarkoitus houkutella osaavia hakijoita. 6.3.3 PR-tuotteet Toimialat hankkivat tarvitsemansa liikelahjat omien budjettiensa puitteissa. Painatuskeskuksella on myös joitain liikelahjoja sisäisessä myynnissä. Hankittavissa liikelahjoissa tulee soveltaa yhteistä markkinointitunnusta ja graafisia ohjeita. Tavoitteena ovat omaleimaiset ja laadukkaat tuotteet, jotka tavalla tai toisella liittyvät Forssaan ja/tai sen historiaan. Hankinnassa pyritään suosimaan paikallisia valmistajia. 6.3.4. Kuvapankki Kaupungin yhteinen kuvapankki perustetaan valmisteilla olevaan intranettiin. 6.3.5 Tiedotuslehti Forssan kaupungin tiedotuslehti julkaistaan kaksi kertaa vuodessa. Lehti on A4-kokoinen. Lehti on julkinen tiedote, joka jaetaan kaikkiin Forssan kotitalouksiin. Lehdessä esitellään kaupungin palveluja ja ajankohtaisasioita.
Kesällä julkaistava tiedotuslehti jaetaan myös vapaa-ajan asuntoihin. Tiedotuslehteä on jaossa myös kaupungin eri yksiköissä. Tiedotuslehden sisältö ja asiakokonaisuudet päätetään kaupungin johtoryhmässä ja niiden toteutus lehden toimitusneuvostossa. Lehti julkaistaan ilmestyttyään myös kaupungin internet-sivuilla. 7. Verkkoviestintä Sähköpostitse, internetissä, intranetissä, sosiaalisessa mediassa ja tekstiviestien välityksellä tapahtuva viestintä on verkkoviestintää. Kaupunginhallituksen sähköinen kokousjärjestelmä on sähköistä sidosryhmäviestintää. 7.1 Sähköpostin käyttö Sähköpostilla tarkoitetaan Forssan kaupungin sähköpostijärjestelmässä käyttäjien välistä sähköpostiliikennettä ja kaupungin sähköpostijärjestelmästä joko ulospäin tai sisäänpäin tulevaa sähköpostiliikennettä. Sähköinen viesti on sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä informaatiota (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa). Viestin ja asiakirjan raja on joissakin tapauksissa tulkinnanvarainen. Viesti saattaa asiayhteydestä riippuen olla myös asiakirja. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan puolestaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksi antamiseen. Sähköposti on kohdennettu viestinnän väline, jota käytetään yhdelle henkilölle tai rajatulle joukolle suunnattuun viestintään. Internet ja intranet korvaavat sähköpostin laajempia ryhmiä koskevassa viestinnässä. Asiakkaiden palautteisiin ja kysymyksiin vastataan pääasiassa sähköpostin välityksellä, mikäli asiakas on jättänyt osoitteensa eikä vaadi muuta vastaustapaa. YHTENÄINEN SÄHKÖPOSTIKÄYTÄNTÖ Forssan kaupungin sähköpostiosoitteet voivat henkilökohtaisia etunimi.sukunimi (at) forssa.fi tai virallisia kuten kirjaamo(at)forssa.fi sekä toimialojen ja yksiköiden sähköpostiosoitteet.
Poissaoloviestiä käytetään lomien ja muiden poissaolojen aikana. Jos käyttäjä saa toiselle henkilölle tarkoitetun sähköpostiviestin, hänellä on viestistä vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto. Jos työntekijä saa toiselle tarkoitetun sähköpostiviestin, on se siirrettävä oikealle vastaanottajalle. Toiselle henkilölle (esimerkiksi kaimalle) tarkoitettu viesti on ohjattava edelleen oikeaan osoitteeseen, jos osoite on tiedossa. Jos osoitetta ei ole tiedossa, lähettäjälle on hyvän tavan mukaisesti annettava tieto epäonnistuneesta toimituksesta ja saapunut viesti on hävitettävä. Työhön liittyvä sähköposti vastaanotetaan ja ohjataan oman organisaation sähköpostijärjestelmään. Sitä ei saa ohjata organisaation ulkopuolisiin sähköpostijärjestelmiin. Epätavallisia sähköposteja ja liitetiedostoja on syytä varoa eikä niitä kannata avata. Sähköpostiviesti voi tulla myös muualta kuin viestin lähettäjäkentässä näkyvältä taholta. Yleisten tiedotusten lähettäminen laajoilla jakelulistoilla (kaikki käyttäjät) on kiellettyä. Suuret tiedostot täyttävät sähköpostijärjestelmän. Ketjukirjeiden välittäminen eteenpäin on kiellettyä. Sähköpostilaatikon koko on rajallinen. Sähköpostilaatikko on siivottava riittävän usein ja sieltä on poistettava tarpeettomat viestit. 7.2 Kaupungin internet-sivustot Internet-palvelut ovat julkishallinnon suosituin verkkopalvelu. Forssan kaupungin internet-sivuilla on laajasti palveluja. Kaupunkilaiset odottavat löytävänsä sivuilta luotettavaa ja ajankohtaista tietoa sekä vuorovaikutteisia palveluja. Forssan kaupungin internet-sivuilla on suoria palveluita, joita voidaan käyttää kotikoneilta, esimerkiksi kirjaston aineiston varaukset ja lainojen uusinta, päivähoitohakemukset, tapahtumien ilmoittaminen ja tilavaraukset. Internet-sivujen on oltava aina ajan tasalla, uusin tieto päivitetään sivuille heti, kun se on tiedossa. Tiedot julkaistaan internet-sivuilla viimeistään silloin kuin muissakin tiedotusvälineissä. Kukin toimiala vastaa omista sivuistaan itsenäisesti. Toimialoille on nimetty internet-sivuista vastaavat henkilöt ja suurissa sivukokonaisuuksissa nimetään myös eri osien päivittäjiä. Vastuuhenkilöt ilmoitetaan tietohallintopäällikölle. Internet-sivujen pääsivun, avainsivujen ja muiden yleisten sivujen ylläpidosta
vastaavat tietohallintopäällikkö ja atktukihenkilö yhdessä toimialojen verkkovastaavien kanssa. Kaupungin internet-sivut noudattavat Forssan kaupungin graafista ohjeistoa. Internet-sivuilla on kaupunkilaisilla mahdollisuus palautteen antamiseen ja kysymysten esittämiseen. Palautteisiin vastataan viivytyksettä. Internet-palvelujen tärkein kohderyhmä on kaupungin asukkaat. Internet-sivuilla julkaistaan kaikki kaupunkia ja sen palveluja koskeva oleellinen tieto suomeksi. Lisäksi sivuilla on koosteet myös englanniksi, ruotsiksi, saksaksi ja venäjäksi. 7.3 Intranet Forssan kaupungin intranet-sivusto on valmisteilla. 7.4 Sosiaalinen media Sosiaalinen media on tietoverkkoja ja tietotekniikkaa hyödyntävä viestinnän muoto, jossa käsitellään vuorovaikutteisesti ja käyttäjälähtöisesti tuotettua sisältöä, luodaan ja ylläpidetään ihmisten välisiä suhteita (Sanastokeskus TSK, Sosiaalisen median sanasto). Sosiaalisen median mahdollisuudet tiedostetaan ja sitä hyödynnetään markkinoinnissa (esim. tapahtumamarkkinointi) ja muussa toiminnassa, josta siinä on oleellista hyötyä. Päätöksen mukanaolosta tekee tarkoituksen ja hallinnoijan kannalta keskeinen esimies. Sosiaalisen median kautta voidaan tavoittaa väestöryhmiä, joita ei muuten tavoiteta. Sosiaalisessa mediassa mukana olo vaatii jatkuvaa seurantaa, tietojen päivittämistä, palautteisiin vastaamista ja läsnäoloa päivittäin. Vapaa-ajalla kaupungin työntekijöiden tulee muistaa sosiaalisessa mediassa esiintyessään asiallinen käytös, virkaasemansa ja salassapitovelvoitteet. 7.4.1 Blogit Kaupungin internet-sivuilla on tällä hetkellä kaupunginvaltuuston puheenjohtajan, kaupunginhallituksen puheenjohtajan ja kaupunginjohtajan blogit. Luottamushenkilöiden blogit ovat määrittelyltään roolipohjaisia ja