Arviointitoimikunnan toimintakertomus 2012 Arviointitoimikunnan kokoonpano Kokoukset ja käsitellyt asiat Kaupunginhallitus asetti kokouksessaan 10.1.2011 arviointitoimikunnan, jonka tehtävänä on arvioida palvelualueuudistuksen toteutumista. Varsinaiset jäsenet Merja Leppälä puheenjohtaja, Riitta Korhonen varapuheenjohtaja, Björn Cederberg, Pirjo Hentelä-Aho, Juha Hujanen, Markku Söderström ja Antti Tapaninaho. Varajäsenet Kaarina Mönkkönen, Eeva-Liisa Perki-Latvaniemi, Hannu Anttila, Tiina Kaartinen, Hannu Heiskanen, Mauri Kosonen ja Panu Hiekkala. Toimikunnan esittelijänä on toiminut arviointijohtaja Paavo Kaitokari. Arviointitoimikunnan tammikuun kokouksessa oli esillä kotihoitopalvelujen tuotteistaminen ja mittarointi. Osana palvelualueuudistusta päätettiin, että palvelujen tuotteistamisen avulla palvelutuotantoa kehitetään vastaamaan asiakkaiden tarpeita. Se edellyttää palveluiden sisällön, laadun ja kohderyhmän täsmentämistä. Kokouksessa kotihoidon päällikkö Merja Ylönen ja controller Riitta Holmström selostivat kotihoidon palvelujen tuotteistamista ja mittarointia. Kokouksessa käsiteltiin myös Kuopion kaupungin tuottavuusohjelma. Kaupunginjohtaja Petteri Paronen asetti työryhmän laatimaan Kuopion kaupungin tuottavuusohjelman. Työryhmän sihteeri controller Riitta Holmström selosti kokouksessa Kuopion kaupungin tuottavuusohjelmaa. Tammikuun kokouksessa arviointitoimikunta myös hyväksyi arviointitoimikunnan toimintakertomuksen vuodelta 2011. Arviointitoimikunnan helmikuun kokouksessa käsiteltiin palvelualueuudistuksen etenemistä kaupunkiympäristön palvelualueella ja Kuopion kaupungin kuntatekniikkaliikelaitoksessa. Kaupunginhallitus päätti yhdistää katujen ja yleisten alueiden kunnossapidon prosessit yhdeksi toimintakokonaisuudeksi ja eriyttää tilaaja-tuottajatehtävät osana palvelualueuudistusta vuoden 2011 alusta lukien. Kuntatekniikkaliikelaitos vastaa seuraavien alueiden tuottajatehtävistä: - liikenneväylien, viheralueiden, liikuntapaikkojen ja kiinteistöjen ulkoalueiden kunnossapitopalvelut - korjaamo- ja varikkopalvelut - kunnallistekniikan ja yleisten alueiden (puistot, viheralueet, vapaa-ajan alueet, satamat) rakentamispalvelut - rakentamista koskevat tutkimus- ja mittauspalvelut. Kuntatekniikkaliikelaitos aloitti toimintansa vuoden 2011 alusta lukien. Tilaajatehtävät tapahtuvat kaupunkiympäristön palvelualueen rakentamisen ja kunnossapidon palveluiden ja hyvinvoinnin edistämisen palvelualueen omatoimisen hyvinvoinnin palvelut avainprosessien toimesta.
Asiaa selostivat arviointitoimikunnalle kaupunkiympäristön palvelualueen vs.kunnossapitopäällikkö Hannele Kauppinen ja hyvinvoinnin edistämisen palvelualueen asiakkuusjohtaja Janne Hentunen. Kuntatekniikkaliikelaitoksen toimitusjohtaja Seppo Hiekkala selosti asiaa tuottajan puolelta. Arviointitoimikunnan maaliskuun kokouksessa käsiteltiin palvelualueuudistuksen etenemistä tilakeskuksessa. Tilakeskus huolehtii kaupungin omistamista ja hallitsemista sadoista rakennuksista sekä vastaa niiden kiinteistöpalveluista. Tilakeskuksen asiakkaita ovat kaupungin palvelualueiden lisäksi yritykset ja yhteisöt. Palvelualueuudistuksen toteutuminen vuoden 2011 alusta lukien muutti tilakeskuksen asiakkaiden organisointia. Muuten tilakeskuksen toiminta vuonna 2011 jatkui entisissä puitteissa. Vuoden 2012 alussa aloitti toimintansa liikelaitoskuntayhtymä Servica, johon siirtyi merkittävä osa tilakeskuksen henkilöstöstä ja toiminnasta. Tilapalveluiden kannalta tilakeskuksesta muodostui tilaajaorganisaatio ja Servica liikelaitoskuntayhtymästä palvelujen tuottaja. Servica tuottaa kiinteistöpalveluiden lisäksi muita tukipalveluja. Rakennuttajapäällikkö Veli-Matti Paananen ja kiinteistöpalvelupäällikkö Markku Hammar selostivat kokouksessa palvelualueuudistuksen etenemistä tilakeskuksessa. Huhtikuun kokouksessa esillä oli markkinointi, viestintä ja asiakaspalvelu palvelualueuudistuksessa. Osana palvelualueuudistusta tehtiin erillisselvitys markkinointi, viestintä ja asiakaspalvelu palvelualueuudistuksessa. Selvityksen perusteella palvelualueuudistuksessa organisoitiin markkinointi, viestintä ja asiakaspalvelu avainprosessi vetovoimaisuuden palvelualueelle. Avainprosessin omistajana toimii markkinointijohtaja Kirsi Soininen. Avainprosessi jakautuu kolmeen palveluprosessiin: markkinointiin, viestintään ja asiakaspalveluun. Asiakaspalvelun tehtävänä on tukea Kuopion kaupungin uuden organisaation asiakaslähtöisyyden varmistamista. Koko yksikön vastuulla on asiakaspalvelun kaupunkitasoinen kehittäminen ja sen seuranta. Markkinointijohtaja Kirsi Soininen ja asiakaspäällikkö Petri Kervola selostivat kokouksessa arviointitoimikunnalle, kuinka palvelualueuudistukselle asetetut tavoitteet ovat toteutuneet markkinoinnin, viestinnän ja asiakaspalvelun osalta. Arviointitoimikunnan toukokuun kokouksessa käsiteltiin Kuopion kaupungin tilojen kuntalaiskäyttöä. Osana palvelualueuudistusta pyrittiin tehostamaan kaupungin omistamien tilojen käyttöä ja samalla parantamaan asiakaspalveluja tilojen varaamiseen ym. käyttöön liittyen. Asiakkuusjohtaja Janne Hentunen ja tilahallintapäällikkö Erkko Helin selostivat kokouksessa Kuopion kaupungin tilojen kansalaiskäytön periaatteita, käytäntöjä tällä hetkellä ja kehittämistarpeita ottaen huomioon palvelualueuudistukselle asetetut tavoitteet.
Saadun selvityksen perusteella arviointitoimikunta päätti tehdä kaupunginhallitukselle esityksen kaupungin omistamien tilojen kansalaiskäytön parantamiseksi seuraavien asioiden osalta: Kaupungin omistamien tilojen suunnittelun lähtökohtana tulee olla aina tilojen kokonaiskäytön suunnittelu. Esimerkiksi koulutiloja suunniteltaessa tulee huomioida myös koulun ulkopuolinen käyttö. Ulkopuolinen käyttö edellyttää erityyppisiä teknisiä ratkaisuja mm. kulunvalvontaan ja ilmanvaihtoon nähden varsinaisen koulutoimen käytön ulkopuolella. Kaupungin tulee selkiyttää ja yhdenmukaistaa tilojen luovuttamisen periaatteet. Kaupungin tiloilla on oltava yhdenmukaiset periaatteet toiminnan oman käytön osalta esim. miten koulujen liikuntasaleja käytetään koulun oman toiminnan osalta sekä yhdenmukaiset luovutusperiaatteet kuntalaisten käyttöä varten. Tilojen käyttökorvausten osalta tulee laatia kaupungille yhtenäinen maksupolitiikka noudatettavaksi. Tavoitteena on oltava, että ulkopuolisen käytön osalta noudatetaan koko kaupungissa samoja periaatteita ja käytäntöjä. Kesäkuun kokouksessa käsiteltiin palvelualueuudistuksen etenemistä kaavoituksessa. Vuoden 2010 loppuun saakka olivat sekä yleis- että asemakaavoitus sijoitettu organisatorisesti tekniseen toimeen. Palvelualueuudistuksessa vuoden 2011 alusta lukien kaavoitus jaettiin siten, että yleiskaavoitus sijoitettiin organisatorisesti omaksi vastuualueekseen konsernipalveluihin ja asemakaavoitus sijoitettiin kaupunkiympäristön suunnittelupalveluihin. Kokouksessa yleiskaavajohtaja Juha Romppanen, suunnittelujohtaja Tapio Räsänen ja asemakaavapäällikkö Martti Lätti selostivat palvelualueuudistuksen etenemistä kaavoituksessa. Arviointitoimikunta päätti esittää kaupunginhallitukselle asemakaavamääräyksistä pienehköjen poikkeamien delegointia asemakaavapäällikölle. Heinäkuussa arviointitoimikunta ja tarkastuslautakunta pitivät yhteisen kokouksen Vehmersalmella. Yhteiskokouksessa käsiteltiin palvelualueuudistuksen etenemisen tilannetta ja palvelualueuudistuksen vaikutuksia/ennakoitavia vaikutuksia maaseututaajamien palveluihin. Elokuun kokouksessa arviointitoimikunta keskusteli toimikunnan työn jatkamisesta/päättämisestä. Pitkän ja perusteellisen keskustelun jälkeen arviointitoimikunta päätti yksimielisesti esittää kaupunginhallitukselle, että vuonna 2013 alkavalle valtuustokaudelle ei asetettaisi enää arviointitoimikuntaa. Arviointitoimikunnan lokakuun alun kokouksessa käytiin läpi Kuopion kaupungin hankintoja. Kokouksessa hankintasuunnittelija Tiina Tiihonen esitteli toimikunnalle Kuopion kaupungin hankintojen nykytilaa sekä laadittavana olevaa palvelu- ja hankintaohjelmaa. Kokoukseen oli kutsuttu IS-
Hankinta oy:n toimitusjohtaja Jarkko Mattila. Hän esitteli IS-Hankinta Oy:n toimintaa. Lokakuun lopussa pidetyssä arviointitoimikunnan kokouksessa kuultiin palvelualueuudistuksen eteneminen Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymä Servicassa. Vuonna 2010 päättivät Kuopion kaupunki ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä perustaa liikelaitoskuntayhtymän tuottamaan molempien omistajiensa tukipalveluja. Liikelaitoskuntayhtymä Servica aloitti palvelutuotannon 1.1.2012 alkaen ja tuottaa molemmille organisaatioille ruokapalvelut, keskitetyt laitoshuollon palvelut, kiinteistötekniikan ja kiinteistöjen ylläpidon palvelut. Kokouksessa kuultiin toimitusjohtaja Ari Simosen selostus Servican toiminnasta. Simosen esityksen jälkeen arviointitoimikunta kuuli tilaajapuolen esitykset kuinka Servican toiminta on käynnistynyt kaupungin näkökulmasta. Arviointitoimikunta merkitsi selostukset tiedoksi ja päätti tehdä kaupunginhallitukselle seuraavan esityksen: Kuopion kaupungin ja Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymän palvelutuotannon puitesopimuksessa on kohta, jonka mukaan liikelaitoskuntayhtymä vastaa tuottajana tuotantonsa kehittämisestä ja sen tuottavuuden jatkuvasta parantamisesta omistajiensa ja tilaajien asettamien tavoitteiden mukaisesti. Tuottaja määrittää yhteistyössä tilaajan kanssa liiketoimintasuunnitelmassaan tuottavuuden kehittämiseksi seurantamittarit ja raportoi vuosittain niistä. Edellä olevan tavoitteen toteuttamiseksi Kuopion kaupungin tulee pikaisesti yhdessä sairaanhoitopiirin kanssa määrittää tavoitteet liikelaitoskuntayhtymä Servicalle, kuinka se tuottajana kehittää tuotantoaan ja parantaa jatkuvasti toimintansa tuottavuutta. Sen jälkeen kun omistajat ovat sopineet em. tavoitteet, tulee niiden yhdessä Servican kanssa määrittää tuottavuuden kehittämiseksi seurantamittarit ja niiden raportointi omistajille. Omistajien tulee tehostaa yhteistä omistajaohjausta liikelaitoskuntayhtymään, että alkuvaiheen rajapintaongelmat saadaan ratkaistua ja omistajat saavat realisoitua liikelaitoskuntayhtymäratkaisulla tavoittelemiaan merkittäviä kustannus- ja laatuhyötyjä. Marraskuun lopulla pidetyssä kokouksessa arviointitoimikunta kuuli, kuinka palvelualueuudistus näkyy kaupungin taloudessa. Palvelualueuudistuksen keskeisenä tavoitteena oli se, että kaupunki pystyy entistä paremmin vastaamaan yhteiskuntamme haasteisiin: talouden tiukentumiseen, ikärakennemuutokseen, työvoimapulaan, sosiaali- ja terveydenhuoltomenojen paisumiseen ja siirtämään painopistettä ennaltaehkäisevään työhön. Talousarviopäällikkö Pirjo Salmelainen selosti asiaa kokouksessa. Arviointitoimikunta merkitsi asian tiedoksi ja totesi, että edelleen on kehitettävää toimiala- ja palvelualakohtaisessa talouden ennakoinnissa ja seurannassa. Tämä edellyttää erityisesti huomion kiinnittämistä johtamiseen ja johtamiskulttuuriin. Controller Tarja-Leena Tukiainen esitteli vuoden 2012 palvelualuekyselyn, joka toteutettiin 10.10.-2.11.2012. Lisäksi arviointitoimikunta käsitteli toimintakertomustaan vuodelta 2012.
Joulukuun kokouksessa arviointitoimikunta kuuli pääluottamusmiehiä ja työsuojeluvaltuutettuja siitä, kuinka hyvin palvelualueuudistukselle asetetut tavoitteet ovat toteutuneet ja millaisia vaikutuksia palvelualueuudistuksella on ollut yhteistoimintaan ja yhteistoimintaelimiin työnantajan kanssa. Kokouksessa saadun palautteen perusteella arviointitoimikunta päätti esittää kaupunginhallitukselle, että työsuojelu- ja yhteistoimintaelinten toimivuus tulisi arvioida. Arviointitoimikunta käsitteli kokouksessa arviointitoimikunnan toimintakertomusta vuodelta 2012 ja päätti, että toimintakertomus täydennetään 11.12.2012 kokouksella ja että arviointitoimikunta esittää, että kaupunginhallitus käsittelee arviointitoimikunnan toimintakertomuksen ja antaa sen kaupunginvaltuustolle tiedoksi. Palvelualueuudistuskysely Kaupungin henkilöstölle toteutettiin 10.10.-2.11.2012 palvelualuekysely. Edellinen kysely toteutettiin 7.11.-2.12.2011. Vastauksia kuluvan vuoden kyselyyn tuli 2273 kpl ja vastausprosentti oli 52. Vuonna 2011 suoritetussa kyselyssä vastauksia oli 918 kpl eli 25 %. Kyselyiden tulokset olivat samansuuntaisia eikä niissä ole havaittavissa merkittäviä eroja. Myönteisiä tuloksia olivat: Asiakaslähtöisyyden osalta on aika laajasti sovittu toimintatavat asiakkaiden yhteydenottoihin ja asiakkaille kerrotaan, minkälaista ja mitä palveluja meiltä saa ja voi odottaa. Tehokkaiden ja itsenäisten työkokonaisuuksien osalta henkilöstö tietää millainen rooli työyhteisöllä on kaupungin toiminnassa ja mitä minulta työssäni odotetaan. Myös omassa työssä onnistumiseen on hyvät mahdollisuudet. Parannettavina asioina näyttää edelleenkin olevan seuraavat: Asiakaslähtöisyydessä näyttää olevan edelleen kehitettävää yhteisesti sovituissa tavoissa asiakkaan kohtaamiseen, asiakaspalautteen käsittelyyn ja reklamaatioiden käsittelyyn. Arvioinnin ja toiminnanohjauksen osalta koetaan, ettei voida vaikuttaa muuhun organisaatiossamme tapahtuvaan kehittämiseen. Painopisteiden ja ketterän organisaation osalta näyttää edelleen, että säännöllisten asiakas- ja henkilöstökyselyjen tekemistä ei ole lisätty eikä toimintaa kehitetä kyselystä saatujen tulosten perusteella enemmän kuin aiemmin. Tehokkaiden ja itsenäisten työkokonaisuuksien osalta näyttää prosessien kuvauksessa olevan edelleen paljon tehtävää.
Kyselyjen tulokset ovat tällä kertaa hyvin yleistettävissä, koska vastausprosentti kyselytutkimukseen on todella hyvä. Kyselyssä oli kaksi avointa kysymystä: 1. Miten palvelualueuudistus on vaikuttanut työyhteisösi toimintaan? 2. Miten palvelualueuudistus on vaikuttanut sinun toimintaasi? Avoimessa palautteessa annettiin yhteensä 2244 kommenttia. Vastauksista 9 % oli palvelualueuudistuksen tavoitteisiin nähden positiivisia. Vastausten mukaan yhteistyö on tiivistynyt, tiimityö parantanut, asiakaslähtöisyydestä puhutaan enemmän ja palvelualueuudistus on selkeyttänyt toimintaa ja yhdenmukaistanut käytäntöjä. Annetusta palautteesta 28 % oli negatiivista. Kielteisessä palautteessa nähtiin byrokratiaa, monimutkaisuutta ja hajanaisuutta. Muutoksia pidettiin liian nopeina ja työn koettiin lisääntyneen. Nostettiin myös esille, että tiedotus on huonontunut, yleinen epävarmuus, johtajuusongelmat ja yhteistyöongelmat. Annetusta palautteesta 11 % oli palvelualueuudistuksen suhteen neutraalia ja suurin osa 52 % näki, että palvelualueuudistuksella ei ole ollut mitään vaikutusta tai että vastaajat eivät uusina työntekijöinä osaa sanoa palvelualueuudistuksen onnistumisesta mitään, kun aikaisempi vertailupohja puuttuu. Kyselyn tulokset käydään läpi kaupunginjohtajan johtoryhmässä ja toimitetaan palvelualueille ja asiakkuus- ja palveluprosesseille. Kullekin lähetetään omat tarkennetut tuloksensa. Johtopäätökset Arviointitoimikunta näkee, että palvelualueuudistus on lähtenyt hyvin liikkeelle. Hyvin monissa yksiköissä on palvelualueuudistukselle asetetut tavoitteet ohjanneet toiminnan kehittämistä. Palvelualueuudistuksen etenemisen varmistamiseksi toimikunta näkee välttämättömänä, että luottamushenkilöelimet seuraavat säännönmukaisesti palvelualueuudistuksen etenemistä. Poliittisen johdon tulee varmistaa, että palvelualueuudistuksen keskeiset asiat kuten esim. prosessien jatkuva kehittäminen ja tuotteistus viedään läpi koko kaupunkiorganisaation. Arviointitoimikunta pitäisi hyvänä käytäntönä sitä, että kaupunginhallitus kävisi vuosineljänneksittäin systemaattisesti läpi miten palvelualueuudistus on edennyt kaupunkitasolla asetettuihin tavoitteisiin nähden. Lautakuntien tulisi tehdä samanlainen seuranta omien palvelualueittensa osalta. Myös tarkastuslautakunnan, tilintarkastajien ja sisäisen tarkastuksen tulisi omalta osaltaan arvioida vuosittain palvelualueuudistuksen etenemistä. Palvelualueuudistuksen keskeisenä tavoitteena oli se, että kaupunki pystyy entistä paremmin vastaamaan yhteiskuntamme haasteisiin: talouden tiukentumiseen, ikärakennemuutokseen, työvoimapulaan, sosiaali- ja terveysmenojen paisumiseen ja siirtämään painopistettä ennaltaehkäisevään työhön. Arviointitoimikunta kävi läpi myös sitä, kuinka palvelualueuudistus näkyy kaupungin taloudessa. Kuulemansa perusteella arviointitoimikunta toteaa, että edelleen on kehitettävä toimiala- ja palvelualakohtaista talouden ennakointia ja seurantaa. Tämä edellyttää erityisesti huomion kiinnittämistä johtamiseen ja johtamiskulttuuriin. Arviointitoimikunnan mielestä johtamisen onnistumista on arvioitava säännöllisesti. Tuottavuusohjelman toteuttaminen
on keskeinen asia toimintamenojen kasvun hillitsemiseksi. Tuottavuusohjelman toteutumista on seurattava säännöllisesti.