SUOMEN YLIOPISTOKIINTEISTÖT OY HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖ JA YLLÄPITO. Ohje. Versio 1.2

5.11.2014 1 / 34 SUOMEN YLIOPISTOKIINTEISTÖT OY HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖ JA YLLÄPITO Ohje Versio 1.2

5.11.2014 2 / 34 ESIPUHE Tämän ohjeen tarkoituksena on kuvata Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjojen laadintaan, käyttöön ja ylläpitoon liittyvät tehtävät sekä hankkeissa laadittavan huoltokirjan sisällöllinen laatutaso. Tätä ohjeistusta tullaan päivittämään tarvittaessa kampusmanagerien, hankeosapuolien, kiinteistönhoidon palveluntuottajien ja muiden huoltokirjaa käyttävien tahojen esitysten ja toiveiden perusteella. Kehitysehdotukset tähän ohjeistukseen liittyen pyydetään lähettämään Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjavastaavalle. Huoltokirjavastaava Jarmo Perkiö Johtava kiinteistönpidon asiantuntija Suomen Yliopistokiinteistöt Oy jarmo.perkio@sykoy.fi puh. +358 400359414.

5.11.2014 3 / 34 SISÄLTÖ ESIPUHE 2 1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA 5 1.1 Eri osapuolien huoltokirjaan liittyvät tehtävät 5 1.2 Huoltokirjajärjestelmät 7 1.2.1 FacilityInfo 7 2 HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ 8 2.1 Yleistiedot 8 2.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat 9 2.3 Kunnossapito 10 2.4 Tavoiteolosuhteet 10 2.5 Huoltokalenteri 10 2.6 Palvelupyynnöt 10 2.7 Käyttöpäiväkirja, auraus- ja hiekoituspäiväkirja 11 2.8 Kulutusseuranta 11 2.9 Paikantamispiirustukset 11 2.10 Konekortit 11 2.11 Tila- ja rakennekortit 11 2.12 Asiakirjat 11 3 HUOLTOKIRJAN LAADINTA JA KÄYTTÖÖNOTTO 13 3.1 Laadinnan valmistelu 13 3.1.1 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen 13 3.2 Huoltokirjan laadinta investointiprosessissa 15 3.3 Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen 16 3.4 Huoltokirjan käyttöönotto 17 4 HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖ 18 4.1 Huoltokalenteri 18 4.2 Käyttöpäiväkirja, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja 18 4.3 Palvelupyynnöt 19 5 HUOLTOKIRJAN YLLÄPITO 20

5.11.2014 4 / 34 Revisiohistoria Tunnus Tekijä Yritys Pvm. Muutos Versio 1.0 Johanna Jalas, Mikko Hyytinen, Markku Uusitalo, Helena Törmikoski Pöyry Building Services Oy 1.4.2010 Julkaisuversio Versio 1.1 Johanna Jalas, Mikko Hyytinen, Markku Uusitalo, Helena Törmikoski Pöyry Building Services Oy 7.9.2010 Ohjeistuken graafinen ulkoasu muokattu Versio 1.2 Minna Kumpumäki SYK Oy 11.11.2014 Ohjeistuksen graafinen ulkoasu muokattu

5.11.2014 5 / 34 1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA Huoltokirja on työväline kiinteistön koko elinkaaren hallintaan. Huoltokirja on tietolähde kiinteistön omistajalle sekä kiinteistön hoito- ja huoltopalveluiden tuottajille. Toimintamalli, jossa kaikki kiinteistöä käyttävät osapuolet hyödyntävät huoltokirjaa yhteisenä työvälineenä, varmistaa kiinteistötietojen säilymisen ja kiinteistöä koskevan historiatiedon kertymisen kiinteistön koko elinkaaren ajan. Huoltokirjaa käytetään työkaluna kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja laadunvarmistuksessa sekä kunnossapidon ennakoinnissa ja suunnittelussa. Huoltokirjaa käytetään myös kiinteistönhoidon kilpailuttamisessa ja kiinteistönhoitosopimuksen laadinnassa. Huoltokirjan tulee palvella kiinteistön omistajaa ja kiinteistönhoitoorganisaatiota asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Huoltokirjojen laadintaa ja käyttöä on kuvattu Ympäristöministeriön julkaisussa Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit (1999) selkä Rakennustiedon ohjekorteissa Toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinta ja Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö. 1.1 Eri osapuolien huoltokirjaan liittyvät tehtävät Huoltokirjajärjestelmissä sovelletaan erilaisia käyttöoikeusroolijakoja. Eri osapuolet saavat tarvitsemansa käyttöoikeudet ja näkymän huoltokirjaan. Taulukossa 1 on esitetty eri osapuolien huoltokirjaan liittyviä tehtäviä ja vastuita. Tehtävien sisältö vaihtelee jonkin verran riippuen käytössä olevasta huoltokirjajärjestelmästä. Taulukko 1. Eri osapuolten huoltokirjaan liittyvien tehtävien lyhyt kuvaus. Osapuoli Huoltokirjavastaava Huoltokirjakoordinaattori Tehtävien kuvaus Tietokannan avauksen tilaaminen Käyttöoikeushakemusten hyväksyminen Koordinaattorin ja managerin valinta Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta Vastuu huoltokirjan ylläpidosta Huoltokirjan laadinnan ohjeistus, valvonta ja johtaminen Käyttöoikeuksien tilaaminen hankeorganisaatiolle huoltokirjamanagerilta Huoltokirjan sisällön tavoitteiden asettaminen Huoltokirjaan toimitettavan materiaalin tarkistus ja valvonta Huoltosuunnitelman ja palvelukuvauksen laadinta Huoltokirjan luovuttaminen sovitussa laajuudessa ja aikataulussa

5.11.2014 6 / 34 Osapuoli Huoltokirjan laatija Huoltokirjamanageri Hankevastaava Rakennuttajakonsultti Suunnittelija Urakoitsija Talotekniikan asiantuntija Kampusmanageri Palveluntuottaja Asiakas, Tilayhdyshenkilö Ohjelmistotoimittaja Tehtävien kuvaus laatija Huoltokirjan sisällön laatiminen yhteistyössä eri osapuolien kanssa Huoltokirjan käyttöönotto ja koulutus Huoltokirjakoordinaattori voi toimia huoltokirjan laatijana Huoltokirjan toiminnasta vastaaminen ja raportointi Huoltokirjan päivittämis- ja muutostarpeiden koordinointi Koordinaattorin ja laatijan ohjeistus ja uusien huoltokirjojen tarkastus Käyttöoikeuslomakkeiden täyttäminen Huoltokirjan käytön opastus ja neuvonta Koordinaattorin ja laatijan valinta yhdessä huoltokirjavastaavan kanssa Käyttöikätavoitteiden määrittely Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta Tilaajan tehtävät ohjetietokortin RT 18-10713 mukaan Huoltokirjan laadinnan seuranta ja valvonta Käyttöoikeustarpeesta ilmoittaminen managerille tai huoltokirjavastaavalle Tiedottaminen ja tiedonsiirron valvonta Valmiin huoltokirjan luovuttaminen vastaanottotarkastuksessa Suunnittelutietojen toimittaminen ja vienti huoltokirjaan Järjestelmäkuvausten, konekorttipohjien ja paikantamiskuvien laatiminen. Urakoitsijoiden toimittamien tietojen tarkistaminen Järjestelmäkuvausten, konekorttien ja paikantamiskuvien tarkastaminen ja täydentäminen toteutusta vastaavaksi Rakenneosien ja teknisten järjestelmien huolto-ohjeiden ja tuotekorttien toimittaminen ja vienti huoltokirjaan Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen Energiankulutus- ja sisäilmatavoitteiden asettamisesta huolehtiminen Kohteessa tapahtuvista muutos- ja korjaustöistä sekä niistä aiheutuvista päivitystarpeista ilmoittaminen Kiinteistönhoidon kilpailuttaminen huoltokirjan avulla Vastuu palvelukuvauksen laatimisesta Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen Huoltokirjan käytön seuranta Huoltokirjan käyttö Käyttöpäiväkirjan käyttö Huoltokirjan muutos- ja päivitystarpeista ilmoittaminen Tietojen katselu käyttöoikeuksien puitteissa Palvelupyyntöjen tekeminen FacilityInfossa Käyttäjätunnusten ylläpito Asetuksien muokkaaminen Hoidon ja huollon tuotekirjaston ylläpito

5.11.2014 7 / 34 1.2 Huoltokirjajärjestelmät SYK Oy:n kiinteistöjen huoltokirja on FacilityInfo. Kaikkien SYK Oy:n kohteiden palvelupyynnöt jätetään ja hallitaan FacilityInfojärjestelmässä. 1.2.1 FacilityInfo FacilityInfo-huoltokirja on Internetissä toimiva huoltokirjasovellus. Huoltokirjapalvelun toimittamisesta ja kehittämisestä vastaa Buildercom Oy. FacilityInfo avautuu osoitteessa: https://www.buildercom.net/fi/ FacilityInfon käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia. Käyttöoikeudet myöntää huoltokirjavastaava. Käyttöoikeuksien hakeminen on esitetty kohdassa 3.1.1. Käyttäjätunnistuksen perusteella jokainen palvelun käyttäjä saa omaan näkymäänsä luettelon kaikista niistä kiinteistöistä, joiden tietoihin hänellä on käyttöoikeus. Kohdekohtaiset käyttöoikeudet perustuvat käyttäjärooleihin, jotka huoltokirjamanageri ja huoltokirjavastaava määrittelevät tapauskohtaisesti uusille käyttäjille. Buildercom Oy:n tukipalveluun voi välittää FacilityInfoon liittyviä kysymyksiä ja vikailmoituksia. Tiedustelut ja ilmoitukset lähetetään sähköpostitse osoitteeseen support@facilityinfo.fi. Kiireellisissä asioissa voi olla yhteydessä myös Buildercomin puhelintukeen, joka toimii numerossa 0207 578 308.

5.11.2014 8 / 34 2 HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ 2.1 Yleistiedot Tässä osiossa on käsitelty huoltokirjan sisältö pääpiirteissään ja kuvattu huoltokirjan sisältöä yleisesti. Tarkemmat ohjeet huoltokirjan sisällön laadintaan ja käyttöön sekä sisällön laatuvaatimuksia on esitetty liitteissä 1-6. Huoltokirja tehdään ennen kaikkea tukemaan kiinteistön oikeaa käyttöä ja huoltoa. Tämän vuoksi kaikki tiedot, esimerkiksi LVI-järjestelmäkuvaukset, esitetään käytön ja huollon näkökulmasta ja tarvittavalla tarkkuudella. Yleistiedoissa on esitetty kiinteistön perustiedot, rakennusosien ja järjestelmien yleiskuvaukset, yhteystiedot sekä mahdolliset tehdyt selvitykset ja tutkimukset FacilityInfon perustiedoissa esitetään kiinteistön ja sen rakennusten tiedot KH90014 Kiinteistön perustietokortti sisällön mukaisesti. Tampuurissa perustiedot esitetään huoltokirjajärjestelmän kiinteistötiedoissa, kiinteistönhoitokohteet ja yhteystiedot tulosteissa sekä huoltokirjaan liitetyissä dokumenttimuotoisissa asiakirjoissa. Yleiskuvausten tavoitteena kertoa, minkälaisesta rakennuksesta on kysymys. Huoltokirjassa esitetään rakennustekniikan ja taloteknisten järjestelmien sekä laitteiden tiivistetyt kuvaukset siten, että kiinteistöä tuntematonkin ammattilainen saa yleiskuvan kiinteistöstä. Yleiskuvausten tavoitteena kertoa, minkälaisesta rakennuksesta on kysymys. Rakennuksen kantavana pystyrakenteena on betonipilarit ja vaakarakenteena betonipalkit ja ontelolaatat. Rakennuksen pohjoispääty on perustettu betoniteräspaalujen varaan ja muut osat maanvaraisten betonianturoiden varaan. Yleiskuvauksissa on hyvä tuoda esille mahdolliset rakennuksen riskitekijät esimerkiksi rakenteiden tuuletettavuus, lumen- ja jäänpoisto, suuri energian kulutusmahdollisuus. Rakennuksessa on kostutus tiloissa xxx, joka vaatii erityistä huomiota varsinkin kovan pakkaskauden alkaessa ja pakkaskauden aikana. Yleiskuvauksissa kerrotaan myös laitteiden ja rakenteiden huoltoa ja käyttöä palvelevaa informaatiota, esimerkiksi luetellaan huollettavat laitteet ja järjestelmät pääpiirteissään. Rakennuksen koneellinen ilmanvaihto on toteutettu kolmella lämmöntalteenotollalla (pyörivä kenno) varustetulla tulo- ja poistoilmakoneella.

5.11.2014 9 / 34 Suunnittelijan laatimat yleiskuvaukset tulee työmaavaiheessa tarkastaa ja korjata tarvittessa toteutusta vastaavaksi. Korjaus- ja muutostöihin liittyvät yleiskuvausten muutokset ja lisäykset tulee esittää maininnalla hankkeesta ja toteutusajankohdasta esimerkiksi Hanke JY003, 2010. SYK Oy:n rakennusten huoltokirjoissa esitetään turva-, tieto-, puhelin- ja viestintäjärjestelmiin sisältyviä tietoja vain hyvin yleisellä tasolla. Yksityiskohtaisia tietoja ei saa esittää Internet-huoltokirjoissa. Rikosilmoitinjärjestelmän kohdalla esitetään esimerkiksi: Kohteessa on rikosilmoitinjärjestelmä. Tarkempia tietoja laitteistosta saa kohteen kampusmanagerilta tai käyttäjän tilayhdyshenkilöltä. Jos kohteesta on laadittu kuntoarvio, sitä voidaan käyttää hyväksi yleiskuvausten laadinnassa. Huoltokirjassa esitetään tiedot kiinteistölle tehdyistä selvityksistä ja tutkimuksista, joita ovat mm. kuntoarviot, kuntotutkimukset, energiakatselmukset ja asbestikartoitukset. Suoritetuista viranomaistarkastuksista, kuten väestönsuojien, sähköverkon sekä palotarkastuksesta, lisätään tiedot huoltokirjaan. Yhteystietoina esitetään omistajan, kiinteistökohtaisten yhteyshenkilöiden, kunnallisteknisten liittymien, kiinteistönhoidon ja muiden hoidon ja huollon sopimuskumppaneiden tiedot. Hankkeisiin liittyvien konsulttien, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden, laite- ja materiaalitoimittajien, aliurakoitsijoiden, tavarantoimittajien ym. yhteystiedot esitetään hankekohtaisessa asiakirjassa. 2.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat Palvelutuotteet sisältävät kokoelman yleisesti käytettyjä vakiokoodattuja ja - nimettyjä kiinteistöpalveluita eli hoito- ja huoltotehtäviä. Tuotekirjasto toimii huoltokirjajärjestelmän sisällä yhteisenä tietopankkina. Tuotekirjastosta poimitaan tarvittavat tuotteet ja muodostetaan niistä haluttua palvelun laatutasoa vastaavia palvelukokonaisuuksia eli huoltokalenteritehtäviä. Mikäli palvelutuotekirjastosta ei löydy kohteeseen soveltuvaa kiinteistönhoidon palvelutuotetta, tarvittavasta lisäyksestä ilmoitetaan SYK Oy:n huoltokirjavastaavalle.

2.2 Kunnossapito 2.3 Tavoiteolosuhteet 2.5 Huoltokalenteri 2.6 Palvelupyynnöt 5.11.2014 10 / 34 Palvelukokonaisuuksien nimen eteen lisätään teknisen järjestelmän tai huollettavan kohteen luonnetta ilmaiseva kaksikirjaiminen lyhenne seuraavan periaatteen mukaisesti: - Kiinteistönhoidon yleistehtävät [KH] (sisältäen mm. jätehuolto) - Kiinteistönhoidon tuki [KH] (sisältäen mm. mittareiden lukeminen, palaverit, riskien hallinta jne.) - Rakennustekniikka [RA] - Ulkoalueet ja -varusteet [UA] - Ilmanvaihtojärjestelmät [IV] - Vesi- ja lämpöjärjestelmät [LV] - Sähköjärjestelmät [SÄ] - Jäähdytysjärjestelmät [JÄ] - Rakennusautomaatio [SV] - Muut erikoishuollot [ER] (teknisten järjestelmien huollot) Käytetty etuliite ei tarkoita palvelukokonaisuuden suorittajaa vaan se määritellään erikseen järjestelmäkohtaisia ominaisuuksia käyttäen. Kunnossapitoon liittyvät tiedot (kunnossapito-ohjelma ja kunnossapidon vuosisuunnitelma) hallitaan tällä hetkellä KuntoRyhti-moduulissa. Hankekohtaiset rakennusosien ja järjestelmien käyttöikä- ja kunnossapitojaksotiedot esitetään dokumentteina SYK Oy:n huoltokirjoissa. Huoltokirjassa esitetään tavoiteolosuhdetiedot koskien sisäilmastoa, energiankulutusta ja järjestelmien käyntiaikoja sekä asetusarvoja. Tavoiteolosuhdetiedot esitetään erillisessä asiakirjassa. Huoltokirjajärjestelmä generoi kiinteistönhoidolliset tehtävät huoltokalenteriin laaditun palvelukuvauksen perusteella. Huoltokalenterin avulla voidaan organisoida ja valvoa kiinteistön hoito- ja huoltotehtäviä. Huoltokirjakoordinaattorin tehtäviin kuuluu käytön opastuksen yhteydessä opastaa hoito- ja huolto-organisaatio käyttämään huoltokalenteria. Palvelupyyntötoiminnon avulla voidaan ilmoittaa ja hallita mm. vikailmoituksia. SYK Oy:n kaikkien kiinteistöjen palvelupyynnöt hallitaan FacilityInfohuoltokirjassa.

5.11.2014 11 / 34 2.7 Käyttöpäiväkirja, auraus- ja hiekoituspäiväkirja Huoltokirjan käyttöpäiväkirjatoimintoja käytetään mm. poikkeuksellisten havaintojen tai kirjaamista edellyttävien tapahtumien sekä käyttäjien tilaamien vikakorjausten tallentamiseen. Tampuurissa on käyttöpäiväkirjan lisäksi myös auraus- ja hiekoituspäiväkirja, johon kirjataan liukkauden torjuntaan liittyvät toimenpiteet. Käyttöpäiväkirjaan käyttöön liittyvät tehtävät on esitetty tarkemmin kohdassa 4.2. 2.8 Kulutusseuranta Kulutusseurannassa ei käytetä FacilityInfo-järjestelmää. 2.9 Paikantamispiirustukset Paikantamispiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteiden ja tilojen paikantamistiedot. Paikantamispiirustusten selkeyden vuoksi voidaan laatia talotekniikka-alakohtaiset paikantamispiirustukset. Huoltokirjaan tallennetaan PDF-muotoiset paikannuskuvat. DWG-muotoiset paikannuskuvat tallennetaan huoltokirjaan.zip-tiedostona. Paikannuskuvien laadintaan ja päivittämiseen liittyvät tarkemmat ohjeet on esitetty liitteessä 4. 2.10 Konekortit Huoltokirjassa on konekortit niistä laitteista, joihin liittyy kiinteistönhoitoon kuuluvia seuranta-, hoito- ja huoltotoimenpiteitä. Konekorteissa esitetään kiinteistön teknisiin järjestelmiin ja laitteisiin liittyvät yksityiskohtaisemmat tekniset tiedot. Konekorttien laadintaan liittyvät tarkemmat ohjeet on esitetty liitteessä 5. 2.11 Tila- ja rakennekortit Tila- ja rakennekorteissa esitetään tiloihin ja rakenteisiin liittyviä tietoja esim. materiaali- ja määrätietoja. Usein nämä tiedot esitetään suunnitelmaasiakirjoissa eikä niistä tehdä varsinaisia kortteja. 2.12 Asiakirjat Huoltokirjassa esitetään tiedostomuotoisena mm. seuraavia asiakirjoja: - luovutusaineistoluettelot, materiaalitodistukset, tuotekortit, - tuotteiden ja laitteiden käyttö-, hoito- ja huolto-ohjeet, - käyttöturvallisuustiedotteet, hyväksymistodistukset ja tuoteselosteet, - rakennuksen ja sen tiloihin liittyvät ohjeet, kuten käyttäjäopastukset ja rakennusautomaation käyttäjäopas, - kiinteistön pelastussuunnitelma, - poikkeustilanneohjeistus ja - kiinteistöä koskevat viranomaismääräykset. Asiakirjat voivat olla tiedostomuotoisia asiakirjoja tai tieto olemassa olevan paperidokumentin sijainnista. Huoltokirjaan tallennetaan ainoastaan

5.11.2014 12 / 34 loppudokumentteja. Huoltokirjaan tallennetaan kiinteistön käytön ja ylläpidon aikana syntyviä dokumentteja esim. kiinteistönhoidon palaverien muistiot, tarkastuspöytäkirjat, huoltoraportit ja tutkimusraportit. Dokumenttien asianmukaisesta tallentamisesta huoltokirjaan on laadittu erillinen työohje, joka on esitetty tämän ohjeen liitteenä (Liite 2). Kiinteistön pelastussuunnitelman laadinnasta vastaa kampusmanageri. Tilojen käyttäjällä voi olla yleisen pelastussuunnitelman lisäksi oma pelastussuunnitelma. Käyttäjän pelastussuunnitelma voi sisältää luottamuksellista aineistoa ja sitä ei liitetä huoltokirjaan. Mikäli käyttäjän pelastussuunnitelma sisältää kiinteistön hoidon kannalta oleellista tietoa, tulisi siitä laatia luottamuksellisesta aineistosta karsittu versio huoltokirjaan liitettäväksi. Poikkeustilanneohjeistus laaditaan kiinteistönhoitoon liittyviin, ennakoitavissa oleviin poikkeustilanteisiin, joissa aiheutuu vaaraa henkilöturvallisuudelle tai merkittäviä taloudellisia seuraamuksia. Poikkeustilanteita ovat pelastussuunnitelmassa mainittujen tilanteiden lisäksi mm. sähkön ja lämmön jakelun pitkäaikainen keskeytyminen. Yleisluontoisista poikkeustilanneohjeiden laadinnasta vastaa huoltokirjan koordinaattori tai laatija. Mahdollisten kohdekohtaisten erikoisuuksien osalta poikkeustilanneohjeista vastaa kampusmanageri. Huoltokirjaan liitetään myös tiedot kiinteistöä koskevista viranomaismääräyksistä. Koordinaattori toimittaa taulukon viranomaismääräyksistä ja velvoitteista rakennuksen elinkaaren ajalle. Suunnittelijat täydentävät mahdolliset rakennusta koskevat määräykset ja ohjeet. Huoltokirjaan tallennetaan pääsääntöisesti PDF-muodossa olevia tiedostoja. Muokattavat tiedostot, kuten esimerkiksi suodatinluettelot tallennetaan muokattavissa olevassa alkuperäisessä muodossa. Dokumentit voivat olla tiedostomuotoisia asiakirjoja tai tieto olemassa olevan paperidokumentin sijainnista. Huoltokirjaan tallennetaan ainoastaan loppudokumentteja. Mikäli huoltokirjaan halutaan liittää aineistoa www-sivuilta, tehdään halutuista sivuista PDF-tiedosto, joka liitetään huoltokirjaan. Suoria viittauksia wwwsivustoille ei pääsääntöisesti hyväksytä. Asiakirjat tallennetaan huoltokirjaan tallennusmuodoltaan mahdollisimman yleispätevässä muodossa.

3 HUOLTOKIRJAN LAADINTA JA KÄYTTÖÖNOTTO 5.11.2014 13 / 34 Huoltokirjan laadinnan päävaiheet ovat laadinnan valmistelu, varsinainen huoltokirjan laadinta ja huoltokirjan käyttöönotto. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet on esitetty kuvassa Kuva 1. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet. Huoltokirjan tiedot laaditaan joko järjestelmän valmiille WEB-lomakkeille tai asiakirjoiksi, jotka liitetään huoltokirjaan liitteiksi. 3.1 Laadinnan valmistelu Kuvassa 2 on esitetty huoltokirjan laadinnan valmisteluvaiheen tehtävät. Kuva 1. Huoltokirjan laadinnan valmistelu. Uudet huoltokirjat laaditaan FacilityInfo-järjestelmään. SYK Oy:n edustaja (yleensä rakennuttajakonsultti) valitsee ja nimeää hankkeelle huoltokirjakoordinaattorin. Koordinaattori vastaa hankkeen huoltokirjan koordinoinnista ja laadinnasta ja sen etenemisestä sovitussa aikataulussa. Huoltokirjan tietosisällön tarkkuustaso sekä mahdolliset hankekohtaiset linjaukset ja ratkaisut sovitaan koordinoinnin aloituskokouksessa yhdessä rakennuttajakonsultin ja huoltokirjakoordinaattorin kanssa. 3.1.1 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen Huoltokirjakoordinaattori tilaa uuden huoltokirjakohteen perustamisen SYK Oy:n huoltokirjavastaavalta ja välittää tiedon tarvittavista huoltokirjan käyttöoikeuksista laadintatyön vastuuhenkilöille huoltokirjamanagerille.

Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen. 5.11.2014 14 / 34 Kuvassa 3 on esitetty toimintatapa, kun huoltokirjaan pitää lisätä uusi käyttöoikeus tai vanhaa käyttöoikeutta pitää muuttaa. Kuva 3. Toimintatapa, kun tarvitaan uusi käyttöoikeus tai käyttöoikeutta pitää muuttaa. Otetaan tarvittaessa yhteyttä seuraaviin henkilöihin: - Huoltokirjakoordinaattori (hankkeiden huoltokirjat) - Rakennuttajakonsultti (hankkeiden huoltokirjat) - Huoltokirjamanageri (käytössä olevat huoltokirjat) tai - Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n huoltokirjavastaava (jos edellisiä ei ole tiedossa). Huoltokirjamanageri täyttää sähköisen käyttöoikeuslomakkeen perustiedot ja käyttöoikeustiedot. Huoltokirjamanageri tallentaa käyttöoikeuslomakkeen projektipankin kansioon Pyynnöt huoltokirjavastaavan hyväksymistä varten. Projektipankki lähettää sähköposti-ilmoituksen uudesta lomakkeesta huoltokirjavastaavalle. Huoltokirjavastaava tarkistaa lomakkeen tiedot ja hyväksyy tiedot siirtämällä lomakkeen projektipankin kansioon Hyväksytyt. Projektipankki lähettää sähköposti-ilmoituksen järjestelmätoimittajalle tai pääkäyttäjälle uudesta lomakkeesta. Huoltokirjajärjestelmän tuki perustaa huoltokirjaan uuden käyttäjätunnuksen tai muokkaa käyttöoikeutta käyttöoikeuslomakkeen tietojen perusteella. Tuki tiedottaa käyttöoikeuksiin liittyvistä muutoksista asianmukaisia joko sähköpostitse tai kirjeitse ja siirtää lomakkeen projektipankin kansioon Valmiit. Uuden huoltokirjakohteen perustaminen tilataan samalla sähköisellä käyttöoikeuslomakkeella edellä mainitun prosessin mukaisesti.

3.2 Huoltokirjan laadinta investointiprosessissa 5.11.2014 15 / 34 Uudis- ja perusparannuskohteissa huoltokirja laaditaan osana suunnittelu- ja rakentamisprosessia. Kuvassa 4 on esitetty tiivistettynä huoltokirjan laadinnan päävaiheet. Kuva 4. Huoltokirjan laadinta hankkeen aikana. Huoltokirjan laadinnan käynnistäminen ja ohjeistus tapahtuu aloituskokouksessa, jossa nimetään laadintatyöhön osallistuvat henkilöt sekä heidän tehtävänsä. Huoltokirjakoordinaattori antaa tarkemmat ohjeet huoltokirjan laadintaprosessista sekä vastaa huoltokirjajärjestelmän esittelystä ja käytön perusopastuksesta. Huoltokirjakoordinaattori tilaa laadintatyöhön osallistuville henkilöille tarvittavat huoltokirjan käyttöoikeudet huoltokirjamanagerilta tai SYK Oy:n huoltokirjavastaavalta. Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen ja myönnetään henkilöille, jotka sen välttämättä tarvitsevat. Suunnittelijat vastaavat omalta osaltaan huoltokirjan laatimisesta. Suunnitteluvaiheen päättyessä kohteen perustiedot, yleiskuvaukset, konekortit ja muut suunnittelutiedot ovat valmiina. Urakoitsijat täydentävät huoltokirjan tiedot toteutunutta vastaavaksi. Suunnittelijat tarkastavat omalta osaltaan urakoitsijoiden toimittamat tiedot. Huoltokirjan laadinnan ohjaus ja seuranta tulee sisällyttää jokaisen suunnittelu- ja työmaakokouksen asialistalle. Tällöin voidaan ajoissa puuttua mahdollisiin ongelmiin sekä varmistaa työn eteneminen rakennushankkeen mukana ja huoltokirja voidaan ottaa käyttöön heti hankkeen valmistuttua.

5.11.2014 16 / 34 Kampusmanageri, talotekniikka-asiantuntijat ja huoltokirjakoordinaattori laativat yhteistyössä kohteen palvelukuvauksen. Kohteen suunnittelijat ja urakoitsijat osallistuvat tarvittaessa palvelukuvauksen laadintaan. Jos kiinteistönhoito kilpailutetaan huoltokirjan avulla, tulee huoltokirjatietojen olla toimitettu hyvissä ajoin. Huoltokirjan luovutustarkastuksen suorittamisesta vastaavat huoltokirjamanageri ja kampusmanageri. Rakennuttajakonsultti luovuttaa valmiin huoltokirjan. 3.3 Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen Kuvassa 5 on esitetty huoltokirjan laadinnan eteneminen käytössä olevaan kohteeseen. Kuva 5. Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen. Laadinnan käynnistäminen tapahtuu aloituskokouksessa, johon osallistuvat kampusmanageri, huoltokirjakoordinaattori ja kiinteistönhoidon edustajat sekä tarvittaessa SYK Oy:n huoltokirjavastaava. Edellisten lisäksi laadintatyöhön voidaan kytkeä talotekniikka-asiantuntijat ja käyttäjän yhteyshenkilö. Aloituskokouksessa sovitaan huoltokirjan laadinnan aikataulusta ja tarkennetaan laadittavan huoltokirjan sisältö. Käytössä olevan kiinteistön huoltokirjan sisältö laaditaan seuraavien tietojen perusteella: - Tilaajalta ja kiinteistönhoito-organisaatiolta saatavista lähtötiedoista (perustiedot, asiakirjat, kiinteistönhoidon laatutavoitteet, kiinteistönhoitosuunnitelma) - Kiinteistönhoitohenkilökunnan ja tilojen käyttäjien haastatteluista saatavista tiedoista - Mahdollisista erillisselvitysten tiedoista (esimerkiksi kuntoarvio) - Laatijan kiinteistökierroksen aikana tarkastamista tiedoista - Laatijan kokemusperäisistä tiedoista ja lähdekirjallisuudesta Kampusmanageri vastaa kohteen kiinteistönhoidon palvelukuvauksen laatimisesta. Kohteen palvelukuvaus laaditaan talotekniikan asiantuntijoiden, huoltokirjakoordinaattorin ja tarvittaessa kiinteistönhoito-organisaation avustuksella. Käytössä olevan kohteen huoltokirjan luovutustarkastus tehdään sovitun aikataulun mukaisesti. Tarkastuksen suorittamisesta vastaavat huoltokirjamanageri ja kampusmanageri.

5.11.2014 17 / 34 3.4 Huoltokirjan käyttöönotto Kuvassa 6 on esitetty huoltokirjan käyttöönoton eteneminen. Kuva 6. Huoltokirjan käyttöönoton eteneminen. Huoltokirjan käyttöönotto tapahtuu luovutuksen ja vastaanoton jälkeen järjestämällä erillinen huoltokirjan sisältöä ja toimintaa esittelevä perehdyttämistilaisuus. Perehdyttäminen on erityisen merkittävässä roolissa, vaikka huolto-organisaatiolla olisikin aikaisempaa kokemusta huoltokirjojen käyttämisestä. Perehdyttämistilaisuuden tarkoituksena on varmistaa huoltokirjan tavoitteiden mukaisen käytön alkaminen. Tilaisuuden järjestämisestä vastaa huoltokirjan laatinut taho. Tilaisuudessa voivat olla mukana kiinteistönhoito-organisaation edustajien lisäksi myös tilojen käyttäjien edustajat sekä kampusmanageri. Ensimmäinen vuosi käyttöönoton jälkeen on niin sanottu koekäyttövuosi (takuuvuosi). Käyttöönoton jälkeen huoltokirja siirtyy huoltokirjamanageroinnin piiriin. Huoltokirjamanageri suorittaa takuuvuoden aikana huoltokirjan käytöstä johtuvat ylläpitotehtävät ja antaa tarvittavan käyttötuen. Huoltokirjan koekäytön aikana havaittavien virheiden ja puutteiden korjaus- ja täydennystarpeet sisältyvät huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan tehtäviin. Takuuvuoden päätteeksi järjestetään tarvittaessa erillinen koekäytön luovutustarkastus, jossa käydään läpi huoltokirjan käyttöönotto sekä takuuvuoden aikana havaitut puutteet ja tehdyt tarkennukset.

5.11.2014 18 / 34 4 HUOLTOKIRJAN KÄYTTÖ 4.1 Huoltokalenteri Huoltokirjaa käytetään työkaluna esim. kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja valvonnassa sekä suoritettujen kiinteistönhoitotehtävien raportoinnissa. Huoltokirjan sisältämiä asiakirjoja käytetään hyväksi mm. kiinteistönhoidon kilpailuttamisessa, laitteiden ja järjestelmien käytön ja huollon suunnittelussa sekä kuntoarvioiden ja korjaussuunnitelmien laadinnassa. Huoltokirjajärjestelmän toimintoja hyödynnetään esim. palvelupyyntöjen jättämisessä ja erilaisten raporttien luomisessa. Tässä ohjeessa on esitetty muutamien keskeisten työkalujen käyttöön liittyviä tarkempia ohjeita. Huoltokalenteriin muodostuu tehtävät laaditun palvelukuvauksen perusteella. Huoltokalenterin avulla on mahdollista suoritettavien hoito- ja huoltotehtävien tarkastelu ja tulostaminen, tehtyjen töiden kuittaus ja seuranta sekä huoltojen yhteydessä tehtyjen toimenpiteiden kirjaus. Huoltokalenteriin tulee raportoida huoltotoimenpiteiden yhteydessä tehdyt huomiot ja korjaustoimenpiteet. 4.2 Käyttöpäiväkirja, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja Huoltokirjan käyttöpäiväkirjatoimintoa käytetään mm. poikkeuksellisten havaintojen tai kirjaamista edellyttävien tapahtumien sekä käyttäjien tilaamien vikakorjausten tallentamiseen. Käyttöpäiväkirjaan merkitään seuraavat asiat: - Huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät - Viemärin avaukset, rasvanerotuskaivojen ja pihakaivojen tyhjennys - Ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset, säätökäyrien muutokset - Poikkeavat tapahtumat - Ilkivaltahavainnot, murrot, tulipalot jne. - Ympäristöpoikkeamat (esim. rankkasade, myrsky, tulva) - Sähkön- ja lämmönjakelun keskeytymiset - Vikahavainnot ja tehdyt korjaukset - Erillisveloitettavat työt - Esimerkiksi tilatut liputukset, lumien poiskuljetus tontin alueelta, puiden kaato ja valaisinhuolto. - Ulkopuolisten suorittamat huollot ja korjaukset - Palveluntuottajan tehtävänä on valvoa ja raportoida käyttöpäiväkirjaan ns. kolmansien osapuolien tekemät huollot ja korjaukset. Näitä ovat mm. nuohoukset, erikoisliikkeen tekemät huollot ja takuuaikaiset korjaukset.

4.3 Palvelupyynnöt 5.11.2014 19 / 34 - Viranomaistarkastukset - Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteistössä suoritetut ulkopuoliset tarkastukset kuten esim. viranomaistarkastukset. Merkintöihin lisätään erikseen tekijä, jos se ei ole kirjaaja. Liitteessä 3 on esitetty tarkemmat ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen tekemisestä. Huoltokirjan palvelupyyntötoimintoa käytetään esim. kiinteistöissä havaittujen vikojen ja puutteiden, korjaustarpeiden ja lisätyötilausten sekä muiden käyttäjäpalautteiden antamisessa. Palvelupyynnössä tulee kuvata havaitun vian sijainti ja laatu. Palvelupyyntöä tehtäessä tulee valita luokittelunimike, jota havaittu vika tai vaurio tai muu palaute koskee. Pakolliseen kuvauskenttään lisätään aiheeseen liittyvä tarkempi tieto esimerkiksi seuraavalla tavalla. Ala-aulan naisten WC:ssä vuotaa hana. 2. kerroksen kopiohuoneessa ei toimi valaistus. Päärakennuksen keittiön ulko-oven kahva on irronnut. Palvelupyynnöt käsitellään palveluntuottajan kanssa sovitun vasteajan mukaisesti.

5.11.2014 20 / 34 5 HUOLTOKIRJAN YLLÄPITO Käyttövaiheessa on oleellisen tärkeää, että huoltokirjan tietosisältöä päivitetään ja kehitetään. Huoltokirjan tietosisällön ylläpitäminen on jatkuva prosessi, johon osallistuvat kiinteistön omistaja, kiinteistönhoidon palveluntuottajat ja huoltokirjamanageri. Eri osapuolien (esim. kiinteistönhoidon palveluntuottajan, käyttäjän, erikoishuoltoliikkeiden) tulee käyttää huoltokirjaa aktiivisesti ja ilmoittaa havaitsemistaan muutos- ja päivitystarpeista. Huoltokirjamanageroinnin tarkoituksena on varmistaa huoltokirjojen pysyminen ajan tasalla siten, että huoltokirja palvelee sekä tilaajaa että palveluntuottajaorganisaatiota kiinteistön elinkaaren aikana. Manageri suorittaa määrätyt huoltokirjan päivitystehtävät ja vastaa huoltokirjan käyttäjien opastuksesta. Manageri huolehtii huoltokirjan laadinnan ohjauksesta ja valvonnasta sekä huoltokirjatehtävien suorittamisen ohjeistuksesta yhteistyössä tilaajan kanssa. Huoltokirjamanagerille kuuluu mm. seuraavat tehtävät: - Käyttöoikeuksien tilaaminen ja välittäminen - Huoltokirjan tietosisällön ylläpito ja kehittäminen - yhteystietojen päivittäminen - perustietojen, laitetietojen, palvelukuvausten yms. päivittäminen - eri osapuolien toimittamien asiakirjojen tallentaminen - Käyttöaktiivisuuden seuranta - Käytön opastus ja koulutuksen antaminen - Erikseen valitun huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan ohjeistus ja valvonta - Uuden huoltokirjan vastaanottotarkastuksen raportoiminen tilaajalle - Huoltokirjamanagerin tehtävät on kuvattu yksityiskohtaisemmin liitteessä 5. LIITTEET LÄHTEET Liite 1 FacilityInfo-huoltokirjan sisältö ja eri osapuolten tehtävien jako Liite 2 Asiakirjojen sijainti huoltokirjassa Liite 3 Ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen tekemiseen Liite 4 Paikannuskuvien laadinta Liite 5 Konekorttien laadinta Liite 6 Huoltokirjamanagerin tehtävät Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit. Ympäristöministeriö ja Rakennustieto Oy. Suomen ympäristö, rakentaminen nro 349.1999. Toimitilakiinteistön huoltokirjan laadinta. KH 90-00275, RT 18-10713, LVI 01-10302. Rakennustieto Oy. 1999. Toimitilakiinteistön huoltokirjan käyttö. KH 90-00276, LVI 01-10303. Rakennustieto Oy. 1999.

5.11.2014 21 / 34 LIITE 1 Sivu 1/3 FACILITYINFO-HUOLTOKIRJAN SISÄLTÖ JA ERI OSAPUOLTEN TEHTÄVIEN JAKO Valikon osa 1. Yleistiedot Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa 1.1 Perustiedot Kiinteistön ja tontin tiedot web-lomakkeella. Rakennusten tiedot rakennuskorttipohjiin ja tontin tiedot kiinteistökorttipohjiin. 1.2 Yleiskuvaukset D Aluerakenteet E Pohjarakenteet F Rakennustekniikka G LVIjärjestelmät H Sähköjärjestelmät J Tietojärjestelmät 1.3 Selvitykset ja tutkimukset Web-lomake. Haluttujen nimikkeiden lisääminen ja kenttien muokkaaminen. Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen. 1.4 Yhteystiedot Web-lomake tietojen lisäämiseen. Arkkitehti, muut suunnittelijat täydentävät. Suunnittelijat täyttävät, urakoitsijat tarkistavat ja korjaavat tarvittaessa. Hankkeessa suunnittelijat ja urakoitsijat. Kampusmanageri toimittaa käytönaikaiset yhteystiedot ja kiinteistöpalveluihin liittyvät tiedot, jotka koordinaattori syöttää. Koordinaattori vie hankkeen yhteystietolistan PDFmuodossa Asiakirjat - kohtaan. Urakoitsijat toimittavat tärkeimpien aliurakoitsijoiden ja tavarantoimittajien yhteystietolistan koordinaattorille liitettäväksi PDF-muodossa Asiakirjat kohtaan. Huoltokirjan laatija Huoltokirjan laatija Huoltokirjan laatija Kampusmanageri toimittaa kiinteistönhoitoon liittyvien sopimuskumppaneiden tiedot. Laatija täyttää tiedot. Hankekohtaiset yhteystiedot liitetään PDFmuodossa. Valikon osa 2. Palvelut ja rajat Tietojen syöttötapa 2.1 Palvelutuotteet Oletussisältöinen palvelutuoteluettelo, tarpeenmukainen sisällön muokkaaminen ohjeiden mukaisesti. 2.2 Palvelupaketit Web-lomake palvelupakettien luomiseen kampusmanagerin tekemän palvelukuvauksen pohjalta. 2.4 Vastuurajat Web-lomake asiakirjojen tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisten asiakirjojen liittämiseen. Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Oletussisältöinen palvelutuoteluettelo, tarpeenmukainen sisällön muokkaaminen ohjeiden mukaisesti. Koordinoija syöttää tiedot huoltokirjaan kampusmanagerin hyväksymän palvelukuvauksen pohjalta. Hankkeen muut osapuolet kommentoivat. Suunnittelijat ja urakoitsijat avustavat tarvittaessa. Huoltokirjan koordinoija kampusmanagerilta saadun palvelukuvauksen pohjalta. PDF-muodossa olevat palvelukuvaus liitetään tähän kohtaan dokumenttina. Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa Oletussisältöinen palvelutuoteluettelo, tarpeenmukainen sisällön muokkaaminen ohjeiden mukaisesti. Laatija syöttää tiedot huoltokirjaan kampusmanagerin hyväksymän palvelukuvauksen pohjalta. Huoltokirjan laatija kampusmanagerilta saadun palvelukuvauksen pohjalta. PDF-muodossa olevat palvelukuvaus liitetään tähän kohtaan dokumenttina.

5.11.2014 22 / 34 Valikon osa 3. Kunnossapito Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa 3.1 Kunnossapitojaksot Dokumentinhallinta tai vaihtoehtoisesti PTS työkalu. 3.2 Kunnossapito-ohjelma Dokumentinhallinta tai vaihtoehtoisesti PTStyökalu. 3.3 Kunnossapidon vuosisuunnitelma PTS työkalu 3.4 Korjaukset ja takuut Web-lomake tietojen lisäämiseen Huoltokirjan koordinoija täydentää liitetiedoston KH - korttien ym. pohjalta. Suunnittelijat ja urakoitsijat tarkentavat. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Huoltokirjan koordinoija kirjaa kohteen urakat ja niiden takuuajat sekä erillistakuut saamansa tiedon pohjalta. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Kampusmanageri käyttää KuntoRyhti-ohjelmistoa. Huoltokirjan laatija kirjaa kohteen urakat ja niiden takuuajat sekä erillistakuut saamansa tiedon pohjalta. Valikon osa 4. Kiinteistönhoito Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa 4.1 Tavoiteolosuhteet Asiakirjan tietojen lisäys ja tiedostomuotoisten asiakirjojen liittäminen. 4.2 Huoltokalenteri Sovellus: huoltotehtävien raportointi ja kuittaus 4.3 Palvelupyynnöt Sovellus: käyttäjäpalautteiden käsittely 4.4 Käyttöpäiväkirja Web-lomake hakutoiminnolla. Suunnittelijat täyttävät, urakoitsijat tarkentavat mm. asetusarvot ja käyttöajat koordinaattorin toimittamaan tavoiteolosuhdetaulukkoon. Koordinoija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. Koordinoija perehdyttää eri osapuolet. Koordinoija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. Laatija kirjaa kampusmanagerilta ja kiinteistönhoitoyritykseltä saamansa tiedot. Laatija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. Laatija perehdyttää eri osapuolet. Laatija perehdyttää kiinteistönhoidon palveluntuottajan. 4.5 Kulutusseuranta Ei käytössä Ei käytössä Ei käytössä 4.6 Paikannuskuvat Dokumenttien hallinta Weblomakkeella sekä paikannuskuvien katselu. 4.7 Konekortit Web-lomake, sisältää korttien hakutoiminnon. 4.8 Tilakortit Web-lomake tila- ja tilaryhmätietojen hallintaan esim. konekorttien sijaintija vaikutusaluetiedot. 4.9 Rakennekortit Web-lomake kiinteistön rakennusteknisten tietojen hallintaan. Arkkitehti tekee paikantamispiirroksen pohjan koordinoijan antamien ohjeiden mukaisesti. Suunnittelijat laativat. Koordinoija liittää kuvat huoltokirjaan PDFmuodossa ja DWG-kuvat.zipmuodossa. Koordinaattori perustaa konekorttien pohjat koje- ja laiteluettelon perusteella. Urakoitsijat ja laitetoimittajat täydentävät tiedot. Koordinaattori laatii tarvittaessa mallikortit. Suunnittelijat perustavat kortit konekorttien laatimisen yhteydessä tarvittaessa. Arkkitehti- ja rakennesuunnittelija täyttävät tarvittaessa. Laatija tekee ja liittää kuvat huoltokirjaan PDFmuodossa ja DWG-kuvat.zip-muodossa. Laatija perustaa ja täyttää konekortit. Laatija täyttää kortit konekorttien laatimisen yhteydessä tarvittaessa. Laatija täyttää tarvittaessa.

5.11.2014 23 / 34 Valikon osa 5. Asiakirjat Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa 5.1 Asiakirjaluettelo Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen 5.2 Laiteluettelo Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen 5.3 Tuotekortit Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen 5.4 Tilojen käyttö Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen 5.5 Poikkeustilanteet Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen 5.6 Pelastussuunnitelma Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen 5.7 Viranomaismääräykset Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen 5.8 Linkitetyt Dokumentit Web-lomake asiakirjan tietojen lisäämiseen sekä tiedostomuotoisen asiakirjan liittämiseen Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan koordinoija, suunnittelijat ja valvojat. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan laatija. Huoltokirjan laatija. Valikon osa 6. Raportit Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa 6.1 Tiedonhaku 6.2 Vakioraportit Hakutoiminto järjestelmän käytön raporttien ja kiinteistötietojen tulostamiseen Hakutoiminto vakioraporttien tulostamiseen. - - - - Valikon osa 7. Ylläpito Tietojen syöttötapa Täyttäjä uudis- ja peruskorjaushankkeessa Täyttäjä käytössä olevassa kohteessa 7.1 Käyttöoikeudet Käyttäjätunnusten hallinta. - - 7.2 Asetukset Kohteen asetusten hallintatyökalu Huoltokirjan koordinoija tekee tarpeelliset asetusmuutokset Huoltokirjan laatija tekee tarpeelliset asetusmuutokset. 7.3 Osajärjestelmän asetukset Osajärjestelmän asetusten hallintatyökalu Huoltokirjan koordinoija määrittelee tarpeelliset asetusmuutokset. Huoltokirjan laatija määrittelee tarpeelliset asetusmuutokset.

5.11.2014 24 / 34 LIITE 2 Sivu 1/3 ASIAKIRJOJEN SIJAINTI HUOLTOKIRJASSA Kiinteistöjen ylläpitoon liittyviä asiakirjoja ja dokumentteja tuotetaan suunnittelu- ja rakennusvaiheissa sekä varsinaisen kiinteistön ylläpidon aikana. Suomen Yliopistokiinteistöt Oy hyödyntää näiden asiakirjojen tallentamisessa ja käyttämisessä selainpohjaista FacilityInfohuoltokirjoja. Tämän ohjeistuksen tarkoituksena on kuvata, mitä dokumentteja huoltokirjaan liitetään kiinteistön ylläpidon aikana ja kenen vastuulla on niiden liittäminen. SYK Oy on siirtymässä vuoden 2011 alusta lähtien ainoastaan FacilityInfon käyttöön, joten kaikki kiinteistöjen ylläpidossa loppuvuoden 2010 aikana syntyvät dokumentit tallennetaan valmiiksi FacilityInfoon. Ohjeistuksessa on myös esitetty ohjeet, mihin FacilityInfo-huoltokirjajärjestelmän kohtiin em. dokumentit tulee liittää. Huoltokirjojen käytettävyyden ja sisällön selkeyden kannalta on erittäin tärkeää rajata huoltokirjajärjestelmään tallennettavat dokumentit ja linjata niiden nimeämiseen liittyvät pääkäytännöt. Huoltokirjaan liitettävät dokumentit Liitettävät asiakirjat on suotavaa koota järkeviksi kokonaisuuksiksi, jotta huoltokirjojen sisältö pysyy helppolukuisena ja selkeänä. Esimerkiksi kiinteistönhoidon kuukausipalaverimuistiot olisi hyvä koota vuosittaisiksi tiedostopaketeiksi vuoden päätteeksi. Muistiot tulee kuitenkin liittää huoltokirjaan kuukausittain. Käytännöt eri kampuksien välillä saattavat erota toisistaan riippuen sovituista käytännöistä esimerkiksi laadittavista palaverimuistioista ja tarkastuspöytäkirjoista. Taulukossa 1 on esitetty eri osapuolten vastuut dokumenttien liittämisessä. Asiakirjojen luokittelu eri huoltokirjan alakohtiin/kansioihin FacilityInfo-huoltokirjassa voidaan liittää sähköisiä dokumentteja useisiin huoltokirjan alakohtiin. Taulukossa 1 on esitetty osapuolikohtainen jaottelu liitettävistä asiakirjoista ja niiden asianmukaisesta jaottelusta FacilityInfossa. Huoltokirjan kansiorakenteen ja luokittelun muuttaminen ei ole mahdollista. Liitettävien asiakirjojen nimeäminen Liitettävät dokumentit tulee nimetä mahdollisimman yksinkertaisesti ja selkeästi siten, että niiden sisältö käy ilmi niiden nimestä ja mahdollisesta kuvauksesta. FacilityInfossa tulee käyttää tiedoston tunnuksena esim. MUISTIO001, PÖYTÄKIRJA001, LVI001, RAK001. Numeroinnin avulla saman tekstiosuuden omaavat dokumentit saadaan listautumaan järjestyksessä FacilityInfon dokumenttinäkymässä.

5.11.2014 25 / 34 LIITE 2 Sivu 2/3 Esimerkki: Tunnus Nimi Kuvaus Tekijä pvm MUISTIO06 Muistio KH-palaveri 6/2010 Kiinteistönhoitopalaverin Paavo 29.6.2010 muistio kesäkuulta. Palveluesimies Liitettävien asiakirjojen formaatti Jos tiedostoa ei ole tarkoitus muokata jälkeenpäin, tulee se liittää huoltokirjaan PDFmuodossa. Jos tiedostoa on tarkoitus muokata, esim. ilmanvaihdon käyntiaikataulukko, liitetään se huoltokirjaan alkuperäisessä formaatissaan (.doc,.xls,.dwg). Koko kampusaluetta koskevat asiakirjat Koko kampusaluetta koskevat asiakirjat tallennetaan pääsääntöisesti vain yhteen huoltokirjaan. Tällaisia asiakirjoja ovat esim. palaverimuistiot. Kampuskohtaiset päähuoltokirjat ovat: Turku: TY, Hallintorakennus Rauma: TY ROKL, Päärakennus Tampere TaY: Tay, Päätalo Tampere TTY: TTY, Päätalo Jyväskylä Seminaarinmäki: JY, Seminaarinmäki (koko alue) Jyväskylä Mattilanniemi: JY, Mattilanniemi Jyväskylä Ylistönrinne: JY, Ylistönrinne (ilman Ambiotica) Lappeenranta: LTY Kuopio: KuY Canthia Joensuu: JoY, Joensuu Oulu Linnanmaa: OY, Hallintorakennus Oulu Kontinkangas: OY, LTK Laitosrakennus 2 Rovaniemi: LY, Päärakennus Ole yhteydessä huoltokirjamanageriin, kun olet liittämässä huoltokirjaan lukumäärällisesti useampia asiakirjoja tai merkittävää asiakirjakokonaisuutta, ja jos et ole varma niiden asianmukaisesta sijainnista huoltokirjassa. Yhteyshenkilöt: Markku Uusitalo, puh. 010 33 28321, markku.uusitalo@ramboll.fi Johanna Jalas, puh. 010 33 28847, johanna.jalas@ramboll.fi

5.11.2014 26 / 34 LIITE 2 Sivu 3/3 TAULUKKO 1. Dokumenttien liittäminen FacilityInfo-huoltokirjaan. Taulukossa on esitetty osapuolittain liitettävä dokumentti, dokumentin tallennusmuoto sekä huoltokirjan kohta, mihin dokumentti liitetään. Osapuoli Dokumentti Dokumentin tallennusmuoto Kampusmanageri Kiinteistöhoidon PDF palaverimuistiot, muut muistiot Viranomais- ja PDF määräaikaistarkastus-ten pöytäkirjat Raportit (esim. PDF kuntotutkimus) Huoltokirjamanageri Huoltokirjamanagerille PDF, XLS, DOC, DWG toimitetut dokumentit, esim. vuosikorjausten hanketiedot, sopimusasiakirjat, pöytäkirjat. Kiinteistönhoidon palveluntuottaja Erikoishuolto (jos myönnetty huoltokirjan käyttöoikeudet) Talotekninen konsultti Rakennuttajakonsultti Talotekniikkaasiantuntija Suunnittelija (Hankkeet) Urakoitsija (Hankkeet) Huoltokirjan kohta 5.1 Asiakirjaluettelo (luokittelu: kiinteistönhoitopalaveri) 5.7 Tarkastuspöytäkirjat 1.3 Selvitykset ja tutkimukset 1.3 Selvitykset ja tutkimukset 1.4 Yhteystiedot 2.3 Vastuurajat 3.1 Kunnossapitojaksot 4.1 Tavoiteolosuhteet 4.5 Kulutusseuranta 4.6 Paikannuskuvat 5.1 Asiakirjaluettelo 5.2 Laiteluettelot 5.3 Tuotekortit 5.4 Tilojen käyttö 5.5 Poikkeustilanteet 5.6 Pelastussuunnitelma 5.7 Tarkastuspöytäkirjat 5.8 Linkitetyt dokumentit 5.1 Asiakirjaluettelo (luokittelu: kiinteistönhoitopalaveri) Kiinteistönhoidon PDF palaverimuistiot Tarkastuspöytäkirjat PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat Mittauspöytäkirjat PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat (palveluntuottajan omat) Muistio Kiinteistönhoidon PDF 5.1 Asiakirjaluettelo (alakohta laatukierroksesta Laatutarkastukset Tarkastus- ja PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat huoltopöytäkirjat Tarkastus- ja huoltopöytäkirjat Raportit (esim. kuntotutkimus) Tarkastus- ja huoltopöytäkirjat Tarkastus- ja huoltopöytäkirjat Hankekohtaisen huoltokirjakoordinaattorin ohjeistuksen mukaisesti Hankekohtaisesti huoltokirjakoordinaattorin ohjeistuksen mukaisesti PDF PDF PDF PDF PDF PDF 5.7 Tarkastuspöytäkirjat 1.3 Selvitykset ja tutkimukset 5.7 Tarkastuspöytäkirjat 5.7 Tarkastuspöytäkirjat

5.11.2014 27 / 34 LIITE 3 Sivu 1/2 OHJEET KÄYTTÖPÄIVÄKIRJAMERKINTÖJEN TEKEMISEEN Käyttöpäiväkirjamerkintöihin lisätään tekijä erikseen, jos se ei ole merkinnän kirjaaja. 1) Huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät Käyttöpäiväkirjaan merkitään huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät, joita ovat esim. - Viemärin avaukset, rasvanerotuskaivojen ja pihakaivojen tyhjennys - Ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset, säätökäyrien muutokset - Ovien aukioloaikojen muutokset - Lumityöt ja hiekoitus - Lumilippojen ja jääpuikkojen tiputus, lumien tiputus katolta - Nurmikon leikkaus, puuntaimien kastelu - Jäteastioiden pesu Huom. Näiden tehtävien suoritustaajuus huolto-ohjelmassa on usein tarvittaessa. Jos kohteessa on käytössä erillinen hiekoituspäiväkirja, voidaan huoltokirjassa viitata siihen, jolloin merkintää ei tarvitse tehdä erikseen käyttöpäiväkirjaan. 2) Poikkeavat tapahtumat Käyttöpäiväkirjaan merkittäviä tapahtumia ovat mm. - Ilkivaltahavainnot, murrot, tulipalot jne. - Ympäristöpoikkeamat (esim. rankkasade, myrsky, tulva) - Sähkön- ja lämmönjakelun keskeytymiset 3) Vikahavainnot ja tehdyt korjaukset Vikahavainnoista ja niistä eteenpäin ilmoittamisesta tehdään merkintä käyttöpäiväkirjaan. 4) Erillisveloitettavat työt Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteään kuukausihintaan sisältymättömät erikseen tilatut työt. Näitä voivat olla esim. tilatut liputukset, lumien poiskuljetus tontin alueelta, puiden kaato ja valaisinhuolto. Käyttöpäiväkirjaan merkitään työn tilaaja. Huom. Työt vaihtelevat sopimuksen sisällön mukaan. 5) Ulkopuolisten suorittamat huollot ja korjaukset Palveluntuottajan tehtävänä on valvoa ja raportoida käyttöpäiväkirjaan ns. kolmansien osapuolien tekemät huollot ja korjaukset. Näitä ovat mm. nuohoukset, erikoisliikkeen tekemät huollot ja takuuaikaiset korjaukset. 6) Viranomaistarkastukset Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteistössä suoritetut ulkopuoliset tarkastukset kuten esim. viranomaistarkastukset.

5.11.2014 28 / 34 LIITE 3 Sivu 2/2 Esimerkkejä käyttöpäiväkirjamerkinnöistä Päivämäärä Kirjaaja Aihe Sisältö 29.1.2009 Kimmo Kiinteistönhoitaja Valaistus Ruokalan lamppuja palanut, lamput vaihdettu. 20.1.2009 Kimmo Kiinteistönhoitaja Ilmastointi TK 12 jäätymissuoja lauennut, kuitattu. 7.1.2009 Kimmo Kiinteistönhoitaja Huoltoasia Argon-sammutuslaitteet huollettu ja silmukat testattu (Sammutushuolto Oy) 2.1.2009 Kimmo Kiinteistönhoitaja Rakennus Myrskyn aiheuttamien vaurioiden tarkastus katoilta ja piha-alueilta. Kaikki hyvin. 19.12.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Ilmastointi IV-koneiden aikaohjelmien muutos joulun ajaksi suoritettu. 15.12.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Vesikaluste Miesten sosiaalitilojen WC-pönttö vuotaa, korjattu. 11.11.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Muu Ulkoportaat suolattu kirjaus 10.10.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Lämmitys Päärakennuksen työntekijät valittivat kylmyyttä, lisätty lämpöä. 10.10.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Viemäri Rasvakaivo tyhjennetty (Lokaliike Oy) 30.9.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Muu Käyttäjän tilaama erillinen liputus. kirjaus 16.9.2008 Kimmo Kiinteistönhoitaja Muu kirjaus Palotarkastuksen suorittanut Pekka Palotarkastaja.

LIITE 4 Sivu 1/3 PAIKANNUS- JA VAIKUTUSALUEPIIRUSTUSTEN LAADINTA 5.11.2014 29 / 34 Paikannuspiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteiden ja tilojen paikantamistiedot. Poikkeamista on sovittava tapauskohtaisesti huoltokirjavastaavan kanssa. Vaikutusaluepiirustukset laaditaan ilmanvaihtokoneiden ja sähköpääkeskusten vaikutusalueista. Paikannus- ja vaikutusaluepiirustusten laadinnassa tulee huomioida SYK Oy:n suunnitteludokumenttien muotovaatimukset. Paikannuspiirustukset laaditaan asema- ja vesikattopiirustuksesta sekä jokaisesta kerrostasosta. Niissä esitetään hoito- ja huoltokohteet sekä kiinteistönhoidon suunnittelua auttavia asioita. Paikantamispiirustusten selkeyden vuoksi, voidaan laatia talotekniikkaalakohtaiset paikantamispiirustukset. Arkkitehti laatii yksinkertaistetut asemapiirustukset ja kerrospohjat laadittavien paikannuspiirustusten pohjaksi. Arkkitehdin laatimaa pohjaa käytetään referenssinä, jotta paikannuspiirustusten päivittäminen kiinteistön elinkaaren aikana on helpompaa. Luonteeltaan turvakriittisten tilojen paikannuskuvissa tiloja ei rajata pois, korosteta tai esitetä poikkeavasti. Pohjapiirustuksissa ei saa esittää tilojen käyttötarkoitusta. Huonetiloista esitetään ainoastaan tilatunnus. Paikannuspiirustuksissa esitettävät asiat Taulukossa 1 on esitetty osapuolittain asioita, jotka esitetään paikannuspiirustuksissa. Sovellettaessa tätä ohjetta käytössä oleviin ja pienempiin hankkeisiin, voi esitystarkkuudesta neuvotella huoltokirjavastaavan, kampusmanagerin tai huoltokirjakoordinaattorin kanssa. Tarkemittauksista sovitaan olemassa olevien kohteiden osalta aina erikseen. Taulukko 1. paikannuspiirustuksissa esitettäviä asioita. Suunnittelija Asemakuva Kerroskuvat Vesikattokuva Arkkitehti Yksinkertaistettu asema-piirustus, jossa on esitetty mm: Yksinkertaistetut kerros-pohjat, joissa esitetty mm. Yksinkertaistettu vesikattokuva, jossa on - huolto- ja hälytysajo-neuvojen - huonejaot ja numerot esitetty mm. reitit - väestönsuojat - katon pinta-alat osaalueittain - nurmikkoalueet, pensaat ja puistot - kattokaivot - luonnontilaiset alueet mitoitettuna kiinteästä - parkkipaikat pisteestä - alueiden pinta-alat - piha-alueen pinnoitteet ja pintaalat - istutusten nimet sekä puiden ja pensaiden lukumäärä - lumenkasausalueet - ulko-alueiden varusteet, opastetaulut

5.11.2014 30 / 34 - huoltotunnelit ja kanaalit rakennusten välillä Rakennesuunnittelija LVIAsuunnittelija Sähkösuunnittelija Arkkitehdin laatimaan pohjaan lisätään salaojakaivot Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään mm. - lämpö-, vesi- ja viemäriliittymien putket, tonttisulkuventtiilit ja pääsulut rakennuksissa - rakennuksen ulkopuoliset sadevesikaivot, jätevesikaivot, salaojalinjat ja kaivot korkeustietoineen - pintavesikaivot ja muut kaivot mitoitettuna kiinteästä pisteestä - kaivot ja kaivojen kansien korot Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään: - liittymiskaapelit - muuntamot - pääkaapelit, päänousukeskukset - puhelinkaapelit ja pääristikytkentä - tontin, julkisivujen ja opasteiden valaisimet - kaapeleiden varaputket, vetokaivot yms. johtotiet Arkkitehdin laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään mm. - rakennuksen sisäiset salaojat ja kaivot - tekniset tilat - kulutusmittarien sijainnit - kaikki LVI-kojeet ja laitteet mm. IV-koneet, pumput, linjasulku-ventiilit, pumppaamot, lämmönsiirtimet, jäähdytyslaitteet, erillispoistot jne. - rakennusautomaatiolaitteet ja alajakokeskukset Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään: - sähkö-, atk- ja puhelinkeskukset - kaikki sähköjärjestelmien päälaitteet Arkkitehdin laatimaa pohjaa käytetään referenssinä mm. - vesikatolla olevat LVIkojeet ja laitteet mm. huippuimurit, lauhduttimet, erillispuhaltimet - muut tarvittavat laitteet esim. rakennusautomaatioon liittyen Arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan laatimaa pohjaa käytetään referenssinä. Paikannuspiirustuksessa esitetään: - vesikatolla olevat sähkökojeet ja laitteet mm. ohjauskeskukset, lämmityskaapelit yms. DWG-muodossa olevista piirustuksista tulostetaan A4- tai A3-paperikokoon sovitetut PDFtulosteet kerroksittain. Piirustuksia laadittaessa tulee varmistua paikannettavien osien riittävästä erottumisesta. Tulosteissa on huomioitava, että paikannettavissa kohteissa ja nimiössä on riittävän suuri fonttikoko. Huoltokirjaan tallennetaan PDF-muotoiset paikannuspiirustukset. DWG-muotoiset paikannuspiirustukset tallennetaan huoltokirjaan.zip-tiedostona. Paikannuspiirustuksissa käytettävät värit Paikannuspiirustuksiin liittyen suositellaan, että kukin tekniikan ala pyritään esittämään samalla päävärillä ja eri tekniikat esitetään omilla tasoilla. Suositus koskee paikannettavan kohteen lisäksi myös sen selitetekstiä. Taulukossa 2 on esitetty käytettävät päävärit ja tasojen nimet. Paikannuspiirustusten kannalta ylimääräiset tasot sammutetaan. DWG-tiedostojen taustavärinä käytetään mustaa.

5.11.2014 31 / 34 Taulukko 2: Suositus paikannuspiirustuksissa käytettävistä pääväreistä.