TYÖHARJOITTELURAPORTTI Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskus Christina Daous Syventävä perehtyminen festivaali- ja tapahtumatuotantoon (10 op) Kesäkuu 2013
SISÄLLYS 1 Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskus 4 2 Tapahtumat 4 3 Työtehtävät ja tavoitteet 5 4 Mokat, opit ja ahaa-elämykset 7 5 Kehitysehdotuksia ja -ideoita 9 LÄHTEET 12 LIITTEET 13
4 1 Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskus Suoritin työharjoitteluni keväällä 2013 8.4.-31.5. välisenä aikana Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskuksessa. Kyseessä on aktiivinen organisaatio, joka toimii moniammatillisessa toimintaympäristössä. Nuorisoasiainkeskuksen, toimintamuotoja on neljä, jotka ovat alueellinen nuorisotyö, kohdennettu nuorisotyö, kulttuurinen nuorisotyö ja nuorten kansalaistoiminta. Nk tarjoaa nuorille toiminta- ja harrastepalveluja, järjestää tapahtumia sekä tarjoaa töitä nuorille. Nuorisotalot ja monet eri muut toimipaikat ovat Nk:n organisaation sydän, joiden kautta palvelut tarjotaan. Nk työllistää yli 400 työntekijää, joista Nk:n nettisivujen mukaan yli puolet ovat nuoriso-ohjaajia. Tämän lisäksi organisaatiossa on monen alan eri osaajia, suunnittelijoista viestinnän ammattilaisiin sekä talousguruista henkilöstöalan taitajiin. Harjoitteluni sijoittui Nuorisoasiainkeskuksen tapahtumatuotantoyksikköön ja ohjaajanani toimi tuottaja Mari Alamikkelä. Kykyjenetsintäkilpailu Taito 2013, johon minut otettiin pääosin työharjoitteluun, toimii tapahtumatuotantoyksikössä. Neljän tuottajan tiimi työskentelee Helsingin keskustassa Nk:n toimistotiloissa. Neljän tuottajan lisäksi tiimiin kuuluu kolme kulttuurituotannon opiskelijaa harjoittelijoina, joista yksi olen minä, sekä yksi työllistetty. Tuotantotiimin kanssa yhteistyössä työskentelee viestintätiimi, josta Taito-tapahtumassa mukana on kolme henkilöä, tiedottaja, graafinen suunnittelija ja henkilö, joka vastaa muun muassa nettisivuista. 2 Tapahtumat Työharjoitteluni aikana olin kahdessa nuorille suunnatussa tapahtumassa, Taito 2013-kykyjenetsintäkilpailussa ja valtakunnallisessa Teatris-teatterifestivaalissa. Taito 2013 oli Helsingin peruskoulujen välinen kykyjenetsintäkilpailu, joka huipentui finaaliin Kulttuuriareena Gloriassa ja Nosturissa 6.-8.5. Reilu 100 Helsingin ylä- sekä alakoulua olivat järjestäneet maaliskuun 2013 loppuun mennessä karsinnat itse omissa kouluissaan ja huhtikuun aikana ilmoittaneet yhden esityksen Nuorisoasiainkeskuksen ja Opetusviraston yhteystyössä järjestämään finaaliin. Kymmenen tuomariston valitsemaa esitystä pääsivät Gloriassa 8.5. pidettävään Taito-gaalaan, jossa valittiin kärkikolmikko. Gaalassa
5 jaettiin myös kunniakirjat. Tapahtumaan oli koko ajan vapaa pääsy kaikille ja esiintyjien lisäksi paikalla oli jatkuvasti yleisöä kannustamassa mukana, sukulaisia, ystäviä, luokkakavereita ja vanhempia. Taito 2013-tapahtuman vastaava tuottaja oli Tiina Toivonen sekä toisena tuottajana ohjaajani Mari Alamikkelä. Teatris oli valtakunnallinen teatterikatselmus, jossa nuoret pääsivät esiintymään suurille lavoille. Helsingissä tänän vuonna järjestettävä Teatris toimi Kansallisteatterin sekä Musiikkitalon näyttämöillä ja päästäkseen mukaan katselmukseen teatteriryhmät oli valittu aluekohtaisista katselmuksista, esimerkiksi pääkaupunkiseudulla Loistefestarista. Tapahtumaan saapui esiintymään yli 1000 nuorta, jotka pääsivät näyttelemään, katsomaan muita esityksiä sekä osallistumaan työpajoihin. Teatris oli avoin, sekä osallistujille että yleisölle ilmainen tapahtuma. Sen järjestivät Nuori Kulttuuri säätiö, Helsingin, Espoon ja Vantaan nuoriso- ja kulttuuritoimet sekä Opetus- ja kulttuuriministeriö yhteistyökumppaneinaan Kulttuuriasiainkeskus ja Maailma Kylässä 2013 festivaali. Taiteellisina johtajina toimivat näyttelijä Jaana Saarinen ja Kansallisteatterin pääjohtaja Mika Myllyaho. Teatris-tapahtuman vastaava tuottaja oli Susanne Österlund-Toivonen sekä toisena tuottajana toimi Ilona Anttila. 3 Työtehtävät ja tavoitteet Suoritin harjoittelun syventävä perehtyminen festivaali- ja tapahtumatuotantokurssin kautta. Opetussuunnitelmassa opintojaksolle asetetut tavoitteet ovat: Syventää osaamistaan valitsemallaan tuotantoprosessin alueella Laajentaa ammatillisia verkostojaan Vahvistaa ja suuntaa urasuunnitelmaansa Vahvistaa ammatillista identiteettiään Kehittää toimi- ja ammattialan käytäntöjä Omiksi tavoitteikseni asetin: Opin ymmärtämään tapahtumatuotannon kokonaisuutta ja sen eri osa-alueita, selkeämpi kuva nuorille suunnatun tapahtuman järjestämisestä, konkreettista kokemusta moniammatillisessa työssä/tapahtumassa toimimisesta, verkostoitua laajemmin. Työtehtävikseni määriteltiin seuraavat:
6 Koulujen välisen kykykilpailun Taito 2013-tapahtuman tuotannolliset tehtävät: käytännön toteutus itse tapahtumassa, tapahtuman suunnittelu sekä markkinointi ja viestintä. Käytännössä tämä tarkoitti juoksevien asioiden hoitamista, keskustelua viestinnällisistä tavoitteista sekä erilaisten materiaalien tekemistä. Harjoittelun ohessa suoritin myös viestinnän kurssin opintoja, joten sitä kautta pääsin sisälle erityisesti tapahtuman viestinnälliseen puoleen ja tein sen ohella viestintäsuunnitelman, sekä raportin. Vaikka tapahtumalla olikin jo tehty viestintäsuunnitelma sekä selkeä työnjako, käytännössä työt menivät ristiin ja matkan varrella tehtiin muutoksia lennosta. Tietokoneosaaminen ja graafisten ohjelmien ymmärtäminen vahvistivat asemaani viestinnällisesti. Tein graafisia materiaaleja muutaman, muun muassa Taito-kutsun, Taito-kunniakirjan (liite 1), Teatris-iltaohjelman flyerin (liite 2). Työharjoitteluni alussa parantelin myös Taito-skaban nettisivuja. Ennen Taito-tapahtumaa tein myös erilaisia exceltaulukoita, sekä kokosin kansioita, jotta kaikki tieto olisi tallessa oikeilla henkilöillä, kuten esimerkiksi juontajilla oli omat kansiot ja Nosturin sekä Glorian tekniselle henkilökunnalle olivat omat tekniset tiedot. Tehtävikseni tuli myös tehdä kaksi asiakaskyselyä: toinen tapahtuman ajaksi takahuoneeseen ja toinen lähetettäisiin jälkikäteen opettajille. Itse Taito-tapahtuman aikana olin pääosin infotiskin ääressä ja ohjeistin yhdessä muiden työntekijöiden kanssa osallistujia Nosturissa. Otin oma-aloitteisesti kuitenkin roolia myös niin sanotusti lavan takana, jossa seurasin aikataulun kulkua ja siiryttyäni Gloriaan keskiviikoksi 8.5. menin takahuoneeseen yhdessä parin nuoriso-ohjaajan kanssa varmistamaan, että kaikki menevät aikataulun mukaan. Taito-gaalan aikana olin myöskin takahuoneessa, mutta tällä kertaa lavavastaavana, eli henkilönä, joka huolehtii esiintyjän lavalle oikeaan aikaan. Tämä toiminta poiki Teatris-festarissa tehtävän lavapersoonana Willensaunan näyttämöllä, jossa otin vastuun kokonaan lavan aikataulusta ja toiminnasta. Huolehdin juontajista, esiintyjistä ja yhdessä Willensaunan info-pisteen kanssa, jossa pomona toimi nuorisotyön ammattilainen, huolehdimme itsenäisesti kyseisen näyttämön sujuvuudesta. Ennen tämän tehtävän saamista oli tosin hieman epäselvyyksiä roolistani tapahtuman aikana. Heti Taidon jälkeen hyppäsimme (erittäin kovaa) liikkuvan junan kyytiin ja ainoana tehtävänä nappasin itselleni vastuun hoitaa
7 Improteatteriryhmä Kolinan kanssa yhteydenpito sekä varmistaa, että heidän kanssaan sujuu kaikki hyvin. Kolina oltiin buukattu Teatriksen osallistujille suunnattuun iltaohjelmaan ja huomasin, että tuottajilla alkoivat nousta niskakarvat pystyyn tämän asian kanssa. Sitä kautta sain yhden, ehkä pienen, mutta tärkeän, vastuun. Yksikön työllistetty, Anna, oli muuten vastuussa koko iltatapahtumasta ja toimin hänen apuhenkilönään niin ennen kuin myös itse iltaohjelman aikana. Willensaunan lavavastuu oli oikeastaan mielestäni ainoa kokonaisuus, josta olin vastuussa alusta loppuun asti. Muuten olin aika paljon siellä, missä minua tarvittiin, mikä oli omalla tavallaan myös erittäin hyödyllistä. Pääsin sitä kautta avustamaan oikeissa tehtävissä, joita ei oltu keksitty vain siksi, että minua pitäisi työllistää vaan ne olivat asioita, jotka piti hoitaa. Tuntui siltä, että työpanokseni oli toivottua ja haluttua, mikä paransi reilusti työmotivaatiota (jota tästä harjoittelupaikasta löytyi etsimättäkin) ja antoi fiiliksen, että kuulun porukkaan mukaan. 4 Mokat, opit ja ahaa-elämykset Päälimmäisenä mieleen jäänyt asia oli se, että harjoittelun jälkeen olin yhä varmempi siitä, että tuottaja on se ammatti, joka minusta voi hyvin realistisesti tulla. Kyseinen harjoittelu innosti kehittelemään omaa projektia ja ideoimaan uusia hankkeita. Tutustuin rautaisiin alan ammattilaisiin ja koin olevani osa tuotantotiimiä, jonka työpanosta arvostettiin. Arvostin myös selkeää ohjaajien ja harjoittelijoiden välistä roolia. Vaikka työtiimi olikin tasa-arvoinen ja jokainen oli tärkeä osa porukkaa, tuottajat olivat kuitenkin loppukädessä esimiehiä. Tällainen hierarkia on ehdoton erityisesti tapahtuman aikana ja ilman selkeää nokkimisjärjestystä päätöksenteko voi olla hyvin sekavaa eivätkä asiat välttämättä toimi niin kätevästi. Konkreettisena esimerkkinä voin antaa Taitotapahtuman aikana, keskiviikkona, tapahtuneen sekaannuksen. Tapahtuma meni esiintyjien aikataulussa reilusti edellä ja esiintymisten väleihin oli tulossa liikaa turhia taukoja. Glorian takahuoneessa jöötä pitävät nuoriso-ohjaajat tulivat siihen tulokseen, että aikaistetaan esiintymisiä, jotta esiintyjien ja yleisön ei tarvitsisi odottaa. Nimitin itseni juoksupojaksi jo aikaisemmin, sillä takahuoneen, infotiskin ja tuottajien välillä ei ollut muuta kommunikaatiota kuin face-to-face tai
8 radiopuhelimet, jotka olisivat olleet hyödyksi. Tämän päätöksen myötä menin kertomaan myös asiasta muille tahoille, kuten kuvaajille ja tuottajille, jolloin tilanteeseen tuli epäselvyys: ohjeet eivät olleet tulleet takahuoneeseen asti ja nyt esimerkiksi kuvausryhmällä oli kaksi erilaista ohjetta, eivätkä olleet varmoja kumpaa seurata. Myöskään juontajat eivät olleet mukana selkeästi näissä ohjeistuksissa. Tässä vaiheessa päättäjän aseman otti vasta toinen tuottaja, jonka jälkeen ohjeet vietiin eteenpäin. Käytännössä siis kenellekään ei ollut selvää kuka oli johtaja tilanteessa ja koin, että olin tehnyt virheen kuunnellessani nuoriso-ohjaajien ohjeita, sillä minun olisi ensin pitänyt kysyä tuottajalta. Tapahtunut olisi voitu välttää siten, että takahuoneessa olisi selkeästi eroteltu kuka on vastuussa ja tämä henkilö olisi ollut yhteydessä jokaiseen tahoon, kuten tuottajaan ja kuvausryhmään, että mikä päätös on tehty. Sen jälkeen, kun tämä epäselvä tilanne laukesi, niin nuoriso-ohjaajat eivät ottaneet vastuuta päätöksestään, tai siltä se ainakin tuntui. Turhautuneena päätin, että en kuuntele ketään muuta kuin vain ja ainoastaan kahta tuottajaa. Loppujen lopuksi se olikin kaikkein paras vaihtoehto. Koin toimivani tuottajien apukäsinä, mikä edesauttoi ja motivoi tekemään myös asioita, jotka eivät välttämättä olleet minun vahvuuksia. Tällaisia tehtäviä olivat esimerkiksi erilaiset viestinnälliset kirjoitustehtävät. Olin jo ensimmäisen työharjoitteluni aikana todennut, että viestinnällisten tekstien kirjoittamisessa en koe olevani luonnonlahjakkuus ja tässä harjoittelussa pääsin toteamaan sen uudelleen. Osaan käsitellä graafisia ilmeitä ja huomasin sen, että mielestäni sisäistin molempien tapahtumien visuaalisuuden selkeästi ja melko nopeasti, jonka avulla pystyin toteuttamaan graafisia materiaaleja. Niihin materiaaleihin taas viestinnällisen tekstin sisällyttäminen oli haaste. Tämä vaikutti siihen, että olin melko epävarma niissä ja halusin varmistusta moneen otteeseen eri ihmisiltä. Sitä kautta itselleni tuli olo, että en osannut viedä asioita loppuun asti ja mieluummin tein vain luonnoksia, enkä viimeistelyjä. Tarvitsen siis enemmän aikaa, jotta voin kokea olevani ja kuuluvani organisaatioon ennen kuin voisin itsenäisesti esimerkiksi julkaista tekstejä. Työharjoitteluni palapelimaisuus saattoi myös vaikuttaa tähän epävarmuuteen.
9 Kehitin osaamistani erilaisten ohjelmien parissa. Näitä olivat Adobe Photoshop Elements, Webropol ja Wordpress. Vaikka olenkin jokaista käyttänyt aikaisemmin, niitä ei tule käytettyä kovin useasti. Niinpä jokainen mahdollisuus ja kokemus niistä on hyödyksi, joka kerta oppii jotain uutta. Vähiten tuttu näistä ohjelmista oli Adobe Photoshop Elements ja sitä käytin oikeastaan eniten. Ehkä kaikkein eniten arvostan kuitenkin saamaani kokemusta ja konkreettista tapahtumassa mukana olemista. Totun erilaisiin työpaikkoihin ja tiimeihin, tutustun uusiin ihmisiin ja vahvistan omaa identiteettiäni tuottajana ja tuotantoympäristössä. Kaikkein eniten viihdyin Teatriksessa Willensaunan lavapersoonan roolissa, sillä olin saanut jo hieman pohjaa nuorisotapahtumasta Taidossa ja nyt pääsin vahvistamaan sitä pohjaa. Willensauna oli juuri sopiva kokonaisuus minulle ja se oli oikeastaan erinomainen päätös työharjoittelulle. Siitä sain paljon intoa ja motivaatiota sekä käsitystä omasta osaamisestani. 5 Kehitysehdotuksia ja -ideoita Mielenkiintoista työharjoittelussa oli se, että Taito-kykyjenetsintäkilpailu oli kokonaan uusi tapahtuma eikä kenelläkään ollut tieto siitä miten se tulisi menemään. Lopputulos oli kuitenkin erittäin hyvä ja kaikki olivat tyytyväisiä siihen. Tapahtumatuotannon palapeli-julkaisu (2011) antoi minulle hieman ideaa siitä, miten voisin omalta kannaltani lähteä kehittämään Taitoa. Ensinnäkin tapahtuman järjestäjätahot ovat juuri oikeat. Vaikka Nuorisoasiankeskus ei ehkä ole tottunut ekaluokkalaisiin, niin tapahtuman tulee olla avoin ja vapaa, sekä virallisten tahojen järjestämä: tässä tapauksessa siis Helsingin kaupunki ja Opetusvirasto. Siten voidaan taata tapahtuman läpinäkyvyys ja saavutettavuus. Iso-Aho ja Kinnunen puhuvat juuri siitä, että pitäisikö kulttuuritapahtumien olla liiketoiminaa. Tässä tapahtuksessa mielestäni ei. Ainoa tapa, joten Taitotapahtuman voisi pitää samanlaisena, mutta vaihtaa se liiketoiminnaksi, olisi käytännössä mainospaikkojen myynti enkä usko, että niilläkään saisi katettua kuluja. Tapahtumapaikkana erityisesti Gloria oli juuri täydellinen tähän tilaisuuteen. Gloria kuuluu kaupungille ja toimii periaatteessa nuorisokeskuksena. Jatkossa radiopuhelimet tai napit korviin niille, jotka ovat vastuutehtävissä, niin kommunikaatio sujuu kätevämmin ilman juoksemista ja portaita. Nosturi toimi myös hyvin, siellä ainoastaan asiakaskysely kärsi: siihen ei oikeastaan vastannut juuri kukaan. Se oli sijoitettu takahuoneeseen, jota ei
käyttänyt muut kuin juontaja Nuppu Stenros. Parempi sijainti sille olisi ollut artistien yläkerta, eli Nosturin parvi. 10 Teatriksessa taas oli hieman sitä liiketoiminnallista näkökulmaa ja paljon oli sponsoreita, jotka olivat tarjonneet esimerkiksi stipendejä. Kokonaisuus toimi erinomaisesti kaikkien järjestäjätahojen ohelta ja nimenomaan osittainen liiketoiminnallisuus sopi Teatrikseen hyvin. Itse olisin hieman karsinut festivaalia siten, että Musiikkitalo olisi jäänyt pois, vaikka se tarkoittaisi vähemmän esiintyjiä. Käytännössä Teatris on mielestäni yhden sijainnin tapahtuma ja keskittäminen on yleensä kaikkein tehokkain tapa saada tapahtumasta sujuvampi. Tiimissä työskentelystä huomasin erityisesti, että kaikki tapahtumatuotantoyksikössä tekevät tapahtumia liukuhihnalla. Ne tehdään ammattitaidolla, jota nykyään tapahtumissa tarvitaan (Iso-Aho, Kinnunen 2011) ja toimintatavat ovat kutakuinkin aina samanlaisia. Toimivat tavat on vakiinnutettu ja vaikka mukaan tuleekin uusia tapahtumia, ne tehdään kutakuinkin samalla tavalla. Taito-tapahtumasta näin viestintäsuunnitelman ja se oli oikeastaan ainoa suunnitelma, joka oli tehty. Lukiessani Successful Event Management: A Practical Handbook-teosta (2004) ryhdyin jälkikäteen pohtimaan, että tapahtumia ei tehdä suunnitelmien päälle, vaan ne rakentuu täysin tuottajien omian ajatusten mukaan. Vaikka viestintäsuunnitelmakin oli tehty, niin sitä seurasi lähinnä viestintätiimin henkilö. Shone ja Parry tuovat teoksessaan (2004) esille esimerkiksi sen, että jokainen tapahtuma on aina yksilöllinen. Vaikka saman tapahtuman voi järjestää seuraavanakin vuonna, siellä ei ole samanlaista ympäristöä, ilmastoa, samoja ihmisiä eikä mikään toimi tismalleen samalla tavalla. Olin tietysti melko lyhyen aikaa mukana enkä ole ollut Nuorisoasiainkeskuksen järjestämässä samassa tapahtumassa kahteen kertaan, ainakaan tietääkseni, joten käsitykseni siitä, että tapahtuma järjestetään samalla tavalla kuin muutkin, ei välttämättä ole se oikea. Tapahtumat järjestetään hyvin ja ainakaan Taidossa sekä Teatriksessa ei mennyt oikeastaan mikään pahasti pieleen. Jotenkin kuitenkin se tietynlainen epävarmuus tuli tapahtuman aikana esille odotetaan jollain tavalla sitä pahinta. Kyseessä ei ollut siis mikään paniikinomainen toiminta vaan kireys tuli
11 esille hyvin helposti. Täysin ymmärrettävää, että Taito oli hyvin nuorten lasten tapahtuma ja siellä tulee olla tarkka kaikesta, samaan aikaan Teatris oli hyvin laaja ja monipuolinen, joka oli varmasti todella raskasta. Taidossa kuitenkin huomasimme, että siellä oli juuri oikea määrä ihmisiä tekemässä töitä, mikä rauhoitti tilannetta paljon. Väittäisin, että yksilöllisen tapahtuman kokonaisen suunnitelman tekeminen voisi vähentää stressiä. On paljon helpompaa asettaa selkeät tavoitteet, mustavalkoisena paperille ja pyytää kaikkia mukana työskenteleviä saavuttamaan ne. Ainakin minulle tuli sellainen olo, että en ehkä ihan tiennyt mitkä olivat juuri sen tietyn tapahtuman tavoitteet. Toki, nuorisotapahtumissa, erityiseti Taidossa tavoitteina oli luoda elämys ja antaa mahdollisuus päästä esiintymään isolle lavalle, mahtavalla raadille sekä kokeilla siipiään turvallisessa ympäristössä. Mielestäni jokainen tapahtuma tarvitsee omat tavoitteet, joka erottaa sen muista tapahtumatuotantoyksikön tekemistä tapahtumista.
LÄHTEET Iso-Aho, Juha & Kinnunen, Joni 2011. Tapahtumatuotannon Palapeli. HUMAK: Helsinki. http://www.humak.fi/sites/default/files/liitteet/humaktapahtumatuotannon_palapeli.pdf. Sivusto avattu useaan otteeseen 2013 kesä- ja heinäkuun aikana. Shone, Anton & Parry, Brian 2004. Successful Event Management : A Practical Handbook. Thomson Learning. 12
13 LIITTEET Liite 1, Kunniakirja
Liite 2, Teatris-iltaohjelman flyer 14