Office 365 S-posti Pietarsaaren kaupunki It-osasto ja Atk-toimisto 22.3.2013
Microsoftin pilvipalvelu S-posti, kalenteri, yhteystiedot ja tehtävät Lync videoneuvottelu Office 365 SharePoint intra sekä työtilat ja dokumenttien hallinta Office-ohjelmat (word, exel, powerpoint) Kaikki osat toimivat netissä Kirjautumiset Windowsin kautta 2
Toistaiseksi kirjautuminen tavalliseen tapaan, mutta kun uudet Windows-kirjautumiset otetaan käyttöön olet automaattisesti kirjautuneena kaikkiin Office 365-ohjelmiin Käyttöönotto asteittain Lisenssit 3 eri tasolla: - taso 1 = ei s-postia - taso 2 = webversiot s-postista ja office-ohjelmista - taso 3 = outlook sekä office-ohjelmat paikallisesti asennettuna 3
S-posti ja kalenteri Käyttöönotto kevään 2013 aikana Jos tänään käytät webpohjaista s-postia, saat webversion Jos tänään käytät outlookia, niin jatkat outlookin käyttämistä. Effica-käyttäjien pitäisi kuitenkin siirtyä webversioon. Webversiolla pääset s-postiisi kaikista koneista, myös kotoa Outlook-version saa asentaa 5 koneeseen per käyttäjä myös kotiin Osoite on @pietarsaari.fi tai @jakobstad.fi = postiongelma Malmin ja Pietarsaaren välillä korjaantuu 25 GB tilaa/käyttäjä 4
Outlook: Vanha posti siirretään mahd. uuteen postiin. Vaihtoehtoisesti tallennetaan arkistotiedosto koneellesi. Webmail (sekä kaupungin että Malmin): Vanhaa postia ei siirretä vaan jää lukutilaan ja siihen pääsee kuten ennenkin Luettava arkisto useammalle vuodelle Kaikki uudet postit menevät uuteen s-postiin Vanhasta postista voidaan tarvittaessa lähettää postia = lähetä tärkeät kirjeet uuteen s-postiin Kontaktit voidaan siirtää sekä outlookista että webmailista 5
Turvallinen tiedonsiirto, mutta suosittelemme kuitenkin ettei potilastietoja lähetetä s-postitse. (Koska emme voi tietää missä s-posti avataan.) Varmuuskopiot tehdään pilvessä Kaupunki: Esimiehet päättävät ketkä saavat s-postitilin Sote: Sijaiset saavat s-postitilin kun heillä on vähintään 4 kuukauden työsopimus. Vakituiset saavat tilin heti alkaessaan. Kalenterin pystyy jakamaan tarvittaessa muiden kanssa Office 365:n kirjautumisikkunan kieli on selaimen kieliasetusten mukainen. Ota yhteyttä It-osastoon tai Atktoimistoon mikäli tarvitset apua asetuksissa. Itse s-postissa jokainen voi muuttaa kielen oman toivomuksen mukaan 6
Outlook Ne, joilla tänään on outlook paikallisesti asennettuna siirtyvät automaattisesti uuteen outlookiin. Mahdollisesti tarvitaan jotain ylimääräisiä asennuksia Vanha Saapuneet-kansio ja yhteystiedot ovat käytettävissä. Kaikkien Effica-käyttäjien (jolla outlook) pitäisi siirtyä webversioon koska sote:n Windows-versio (XP) ei ole yhteensopiva Outlook version 2013 kanssa. 7
Kirjautuminen Kirjautuminen osoitteessa portal.microsoftonline.com Kirjautumisikkuna voidaan tarvittaessa lisätä suosikkeihin tai työpöydälle Kirjautuminen tapahtuu s-postiosoitteella ja salasanalla Kaupungin kotisivulle sekä sote-portaaliin tulee suora linkki s- postin kirjautumisikkunaan Ohjeet ja video-ohjeet löytyvät myös kaupungin kotisivulta, sote-portaalista sekä YouTubesta Vanhaan webmailiin kirjaudutaan kuten ennenkin Huom! Olet automaattisesti kirjautuneena kun uudet windows-kirjautumiset toimivat 8
Sote-portaali Linkki uuteen s-postiin Linkki ohjeisiin Linkki Video-ohjeisiin Malmin vanha webmaili Pietarsaaren vanha webmaili 9
Näkymä kirjautumisen jälkeen S-postiin Outlooktai Saapuneet-linkin kautta Oma profiili kieli Kirjaudu ulos Lync ja Intra kun toiminnot otetaan käyttöön Ohje kaikilla sivuilla Huom! Latauksia ja asennuksia ehdotetaan, mutta It-osasto huolehtii kyllä näistä 10
Saapuneet 1 Navigointi 1 Päivitä postilaatikko Näytä: Kirje oikeaan reunaan, saapuneet-kansion alapuolelle tai pois käytöstä Suodata mm. merkittyjen, värien tai lähettäjän mukaan Siirrä/kopioi s-posti kansioihin Poista s-posti Kirjoita uusi s-posti tai lähetä kokouspyyntö 11
Saapuneet 2 Navigointi 2 Lajittele saapuneet S-postin haku Päätä mistä haetaan Laajempi haku Merkitse erilaisilla väreillä ja lipuilla Liite Kansiot Mene kalenteriin, yhteystietoihin, tehtäviin sekä takaisin saapuneisiin Takaisin Office 365 aloitusnäkymään Kirjaudu ulos Asetukset Henkilön haku Oma profiili mm. kuvan vaihto, älä häiritse, toiseen postilaatikkoon 12
S-postin luku 1. Klikkaa kirjettä Kirje avautuu saapuneet-kansion alapuolelle tai oikeaan reunaan Näytä-asetusten mukaan 2. Kaksoisklikkaa kirjettä avautuu uuteen ikkunaan 13
S-postin kirjoittaminen 1 Valitse Uusi => Viesti Kirjoita nimi/postiryhmä kenttään Vastaanottaja... tai klikkaa Vastaanottajaotsikkoa avataksesi Kontaktit. Usean vastaanottajan väliin tulee puolipilkku ; Mahd. kopio ja piilokopio Aihe Kirjoita kirje Työkalut tekstinkäsittelyä varten Hae osoitteistosta Lähetä viesti 14
S-postin kirjoittaminen 2 - Navigointi Tallenna ja lähetä myöhemmin (tallentuu Luonnokset-kansioon) Liitä tiedosto Lisää kuva Hae osoitteistosta Nimen tarkistaminen Tärkeys suuri Tärkeys pieni Html tai vain tekstiä (= ilman tekstinkäsittelyä) Lisää allekirjoitus mikäli et ole asetuksissa laittanut automaattista allekirjoitusta päälle Oikeinkirjoituksen tarkistaminen vaihda tarkistuskieli Tämän viestin tietyt asetukset (tärkeys, lukukuittaus, näytä piilokopio) 15
S-postin kirjoittaminen 3 Hae osoitetta Vastaanottaja-kentän kautta Oletuksena avautuu palvelimen osoitteisto Tarvittaessa voit hakea Minun yhteystiedoista Klikkaa nimeä => lukuruutu avautuu oikeaan reunaan (suljet lukuruudun klikkaamalla piilota lukuruutu) Siirrä osoite kirjeikkunaan klikkaamalla otsikoita Vastaanottaja/Kopio/ Piilokopio => Ok Tai kirjoita uusi viesti klikkaamalla kirjekuvaketta 16
Oletuksena avautuu palvelimen osoitteisto S-postin kirjoittaminen 4 Hae osoite osoitteistosta Hae tarvittaessa Omista yhteys-tiedoista Oletuksena näytetään kaikki, mutta valitse henkilöitä tai ryhmiä tarvittaessa Klikkaa ryhmän nimeä tai kirjekuvaketta => avautuu automaattisesti uusi s-postiikkuna jossa ryhmä on vastaanottajana 17
Lähetä kokouspyyntö Uusi => Kokouspyyntö Kirjoita Vastaanottaja, Aihe, Paikka ja Aika => Lähetä Vastaanottaja klikkaa vihreää jos hyväksyy pyynnön ja punaista jos hylkää pyynnön => tieto menee suoraan lähettäjälle ja kalenteriin jos asetus on päällä Hae sopiva aika ja paikka 18
S-postiin vastaaminen 1. Avaa kirje kaksoisklikkaamalla => Vastaa Avautuu uusi s-postiikkuna. Vastaanottaja ja lähettäjä ovat automaattisesti täytettynä. 2. Avaa kirje => Vastaa klikkaamalla lilanväristä nuolta oikeassa reunassa. Tai vastaa kaikille vastaanottajille klikkaamalla lilanväristä kaksoisnuolta => Avautuu uusi s-postiikkuna j.n.e. Lähetä 19
S-postin välittäminen 1. Avaa kirje kaksoisklikkaamalla => Välitä Avautuu uusi s-postiikkuna => Lähettäjä ja aihe ovat automaattisesti täytettynä => kirjoita vastaanottaja 2. Sininen nuoli oikeassa reunassa => Avautuu uusi s-posti-ikkuna j.n.e Lähetä 20
Liite 1 Liitä tekstitiedosto Uusi viesti Liitä tekstitiedosto 21
Liite 2 - Lisää/liitä kuvatiedosto Uusi viesti Liitä kuvatiedosto = kuva avautuu uuteen ikkunaan Lisää kuvatiedosto = kuva samassa ikkunassa viestin kanssa (tekstitiedostoa ei voi lisätä) 22
Liite 3 Liitä teksti-/kuvatiedosto Hae tiedosto omalta koneeltasi Liitä useita tiedostoja samanaikaisesti Liitä tai lisää Peruuta tarvittaessa Liitteen max.koko? 23
Liite 4 Liitetty/lisätty tiedosto Liitetty tiedosto näkyy kohdassa Liitetty Lisätty tiedosto näkyy kirjeessä Poista liite tarvittaessa Poista tarvittaessa lisätty tiedosto => merkitse kuva => paina Delete Lähetä s-posti 24
Liite 5 Liitteen avaaminen Klemmari oikeassa reunassa = liite Klikkaa tiedostoa kohdassa Liitetyt tiedostot Klikkaa Open jos haluat avata Klikkaa Save jos haluat tallentaa tiedoston koneellesi 25
S-postin poistaminen 1. Vedä kirje vasemman hiirinäppäimen avulla Poistettuihin 2. Valitse kirje => vie kursori kirjekuvakkeen kohdalle => muuttuu valintaruuduksi => valitse poistettavat kirjeet Poista Poista Kirjeet siirtyvät Poistettuihin Poista myös Poistetuista jos haluat poistaa lopullisesti. Poista kaikki klikkaamalla otsikkoa Tyhjä 26
Kansio 1 Kansion luonti Kansiosi sijaitsevat nimesi alapuolella Klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella löydät kansiovalikot Klikkaa hiiren kakkospainikkeella nimesi kohdalla => Luo uusi kansio Kansio luodaan => Kirjoita kansion nimi Luo tarvittaessa alakansiot klikkaamalla uutta kansiota => Klikkaa hiiren kakkospainikkeella jne. 27
Kansio 2 Kansion poistaminen 1. Vedä kansio Poistettuihin hiiren avulla 2. Klikkaa kansiota ja valitse poista Kansio 3 Vaihda kansion nimi Klikkaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nimeä uudelleen => Kirjoita uusi nimi Kansio 4 Kansion siirtäminen 1. Vedä kansio toiseen kansioon hiiren vasemman näppäimen avulla 2. Tai klikkaa hiiren kakkospainikkeella kansiota ja valitse Siirrä kansio Avautuu kansiolista => Valitse kansio johon haluat siirtää => Klikkaa Siirrä 28
Kansio 5 S-postin siirtäminen kansioihin 1. Vedä kirjeesi vasemman hiirinäppäimen avulla toivottuun kansioon 2. Tai valitse kirje jonka haluat siirtää Siirrä => Siirrä kansioon Valitse kansio johon haluat siirtää kirjeesi Siirrä 29
Mene kalenteriin Kalenteri voidaan tarvittaessa jakaa muiden käyttäjien kanssa Kalenteri 1 Tullaan yhdistämään puhelinvaihteen kanssa, niin että poissaolot näkyvät Netwisessakin kirjoittamatta tietoja sinne 30
Kalenteri 2 - Navigointi Valitse näkymä: Päivä-näkymä, Työviikko-näkymä, Viikkonäkymä la ja su mukana tai Kuukausinäkymä Kirjoita tapahtuma, lähetä kokouspyyntö tai s-posti. Valitse Yksityinen jos lisäät yksityisiä tapahtumia Poista tapahtuma Mene tähän päivään Jaa kalenterisi, pyyntö s-postitse Näytä lukuruutu oikealla Tulosta Takaisin s-postiin 31
Kalenteri 3 Jaa kalenterisi Jaa => Jaa kalenteri Lähetetään s-postitse sille jolle haluat kalenterin näyttää Valitse mitä haluat näyttää Pyydä lupaa tarkastella vastaanottajan kalenteria 32
Kalenteri 4 Lisää toisen käyttäjän kalenteri Jaa => Lisää kalenteri Hae henkilön nimellä jonka kalenterin haluat nähdä => Ok Kalenteri näkyy oikealla sekä vasemman reunan navigoinnissa Huom! Kuka tahansa voi lisätä kalenterisi itselleen. Valitse sen takia aina Yksityinen jos lisäät yksityisiä tapahtumia 33
Yhteystiedot 1 - Navigointi Luettelo Lisää uusi yhteystieto, ryhmä tai viesti Poista Siirrä kansioon Näytä oikealla tai luettelon alapuolella Päivitä postilaatikko Tuo yhteystiedot olemassa olevasta tilistä Lähettääksesi viestin => klikkaa hiiren kakkospainikkeella => salli ponnahdusikkunat => Uusi viesti. Tai klikkaa kirjekuvaketta uutta viestiä varten Yhteystiedot voidaan lähettää toiselle käyttäjälle käyntikorttina => välitä liitteenä => vastaanottaja voi tallentaa omiin yhteystietoihinsa Huom! Osoitteistossa on myös palvelimen yleinen yhteystietolista 34
Yhteystiedot 2 - Ryhmät 1 Ryhmät näkyvät yhteystietojen alla Kaikissa ja Ryhmissä Ryhmät näkyy vasemmalla, jäsenet näkyy oikealla tai luettelon alapuolella Näytä-asetusten mukaan Luo uusi ryhmä => Uusi => Ryhmä Kaksoisklikkaa ryhmää kun haluat tehdä muutoksia Julkisia ryhmiä luodaan Asetuksien kautta => Ryhmät 35
Yhteystiedot 3 - Ryhmät 2 Kirjoita ryhmän nimi Kirjoita jäsenen nimi ehdottaa jos hän on yhteystiedoissa Lisää ryhmään enterillä tai klikkaamalla otsikkoa Lisää ryhmään Henkilö joka ei ole yhteystiedoissa lisätään samalla tavalla 36
Tehtävät Sinulle kuuluvia tehtäviä. Voidaan lajitella, mm. tärkeysjärjestykseen tai päivän mukaan jolloin tehtävän on oltava valmiina 1. Kirjoita omat tehtävät 2. Liputettu s-posti siirtyy automaattisesti tehtäviin Suoritettu tehtävä näytetään yliviivattuna Myöhässä oleva tehtävä näytetään punaisella 37
Asetukset 1 S-posti, kalenteri, salasanan vaihto, toiseen tiliin yhdistäminen, lomaviestit jne. Asetukset => Näytä kaikki asetukset Valitse teemakuva yläreunaa varten 38
Asetukset 2 - Navigointi Takaisin postilaatikkoon Pikakuvakkeet. Tai valitse vasemmasta reunasta Takaisin tähän näkymään Oman tilin kautta tai Tilin kautta kun olet jossain muussa näkymässä Muokkaa oman profiilin tietoja Tallenna asetukset (löytyy joka sivulta oikeasta reunasta) 39
Asetukset 3 Poissaolo- ja lomaviestit 1 Ilmoita poissaolosta Tai Oma tili => Järjestä s-posti => Automaattiset vastaukset 40
2 vaihtoehtoa: Asetukset 4 Poissaolo- ja lomaviestit 2 Sisäiset viestit ylempään kenttään Ulkoiset viestit alempaan kenttään Tallenna (oikeasta reunasta) 41
Asetukset 5 Välitä s-posti edelleen 1 1. Sinulla on useita tilejä ja haluat lukea kaikki postit samalta tililtä 2. Välitä s-posti edelleen sijaisellesi 3. Yhdistetyt tilit 42
Asetukset 6 Välitä s-posti edelleen 2 Uusi => Kirjoita s-postiosoitteesi Kirjoita s-postiosoite kenelle yllä mainittu s-posti välitetään edelleen Laita ruksi jos haluat säilyttää kopion viestistä Aloita edelleenlähetys 43
Asetukset 7 Vaihda salasanasi Vaihda salasanasi antaa nyt virheilmoituksen 44
Asetukset 8 Importoi yhteystietoja Yhteystiedot viedään vanhasta postista CSV-tiedostolle, joka tuodaan uuteen s-postiin Tallenna CSV-tiedosto haluttuun paikkaan => Tuo yhteystiedot aiemmin luodusta s-postitilistä => Hae tiedosto koneeltasi => Seuraava => Ok Nyt tuodut tiedot sijaitsevat omissa yhteystiedoissa 45
Asetukset 9 Järjestä s-posti Saapuneet-kansion säännöt, automaattiset vastaukset, viestien toimitusraportit ja säilytyskäytännöt 46
Asetukset 10 Julkiset ryhmät Omat postiryhmät tehdään omissa yhteystiedoissa Julkiset ryhmät = ovat kaikkien käytettävissä Näytetään 2 listaa: toisessa näkyy postiryhmät, joihin kuulut. Toisessa näkyy omat postiryhmät, siis itse luodut ja omistamat Voit liittyä ryhmään tai poistua ryhmästä Omistaja voi vaihtoehtoisesti hyväksyä pyynnön, antaa jäsenen itse päättää tai sulkea ryhmän 47
Asetukset 11 Posti-, oikeinkirjoitus-, kalenteri-, yleiset sekä aluekohtaiset asetukset 48
Asetukset 12 Posti allekirjoitus, lukukuittaus Kirjoita toivottu allekirjoitus Sisällytä allekirjoitus automaattisesti Näytetäänkö piilokopio? Valitse fontti Lukukuittaus Milloin posti merkitään luetuksi? Järjestä postilaatikko Tallenna 49
Asetukset 13 - Oikeinkirjoitus Valitse oikeinkirjoitus, millä tavalla ja millä kielellä Ennen kirjeen lähettämistä voit tarkistaa oikeinkirjoituksen klikkaamalla oikeinkirjoituksen kuvaketta. Jos tarkistaminen unohtuu, niin ohjelma ilmoittaa että viesti sisältää sanoja jotka pitäisi tarkistaa ennen lähettämistä. Klikkaa sanaa hiiren kakkospainikkeella => korjaa tai ohita. Suomi vaatii ruotsinkielisten sanojen tarkistusta ja päinvastoin (kieli voidaan vaihtaa viestiruudussa) Tallenna 50
Asetukset 14 - Kalenteri Määritä työviikko, työaika ja millä tavalla tunnit näytetään Määritä viikon ensimmäinen päivä Muistutukset Automaattiset käsittelyt Tallenna 51
Tarjotaanko nimenselvitys ensisijaisesti omista yhteystiedoista vai palvelimen yleisestä osoitteistosta? Tarvitsetko sokeiden tai heikkonäköisten käyttöliittymää? Tallenna Asetukset 15 - Yleiset 52
Asetukset 16 Aluekohtaiset Kieliasetukset Päivämäärä- ja aikamuodot Aikavyöhyke Tallenna 53
Asetukset 17 Puhelin, Estä ja salli Puhelin-asetuksissa voit lisätä puhelimen jonka haluat synkronoida s-postiisi Estä- tai salli-kohdassa voit tehdä roskapostiasetuksia 54
Lycka till! 55