käyttöönotto-opas pääkäyttäjälle Microsoft Office 365:n käytön aloittaminen
OHJE Pääkäyttäjän käyttöönotto-opas Microsoft Office 365:n käytön aloittaminen Johdanto 3 1. Sonera Omat Sivut -tilin luominen 3 2. Sonera Business Apps -hallintaportaalin aktivointi 5 3. Palvelun aktivoiminen 7 4. Käyttäjien lisääminen P- ja M-paketit 10 5. Palvelun lisääminen käyttäjälle tai käyttäjän palvelun vaihto 13 6. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen 15 7. Käyttäjien hallinta E-paketissa 17 8. Käyttöoikeuksien hallinta E-paketissa 19 9. Tapahtumaloki 21 10. Nykyisen sähköpostiratkaisun siirtäminen 21 11. Kirjautuminen Microsoft Office 365 -palveluun 21 12. Sähköpostiasetuksien muuttaminen 23 2/23
Johdanto Microsoft Office 365 -palvelu mahdollistaa sähköpostin, asiakirjojen ja datan käsittelyn käytännöllisesti katsoen missä tahansa. Soneran ja Microsoftin yhteistyön ansiosta voit hoitaa kaikki palveluun liittyvät asiasi yhden kontaktipisteen kautta. Me hoidamme puolestasi yhteydenpidon Microsoftin suuntaan. Saat tukea palvelun käyttöönotossa ja käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa Helpson-tukipalvelun kautta. Office 365 -palveluun sisältyy maksuton noin 10 minuuttia kestävä nk. Tervetuloasoitto, missä Helpson varmistaa kanssanne, että tarvittavat tunnukset palvelun käyttöönottoa varten on saatu. Helpson ohjeistaa puhelun aikana tarvittaessa perusasiat, jotta palvelun käyttöönotto onnistuu tarkoituksenmukaisella tavalla. Helpson-tukipalvelun kautta voit saada myös laajempaa apua palvelun käyttöön liittyen tai nykyisen palvelusi siirtämisessä Office 365 -palveluun, nk. Avaimet Käteen -palvelun kautta. Avaimet Käteen -palvelussa Helpson avustaa sähköpostitilin käyttöönotossa. Aikaisemmat sähköpostit siirretään Office 365 -ympäristöön ja opastetaan käyttöönotto yhdelle mobiililaitteelle. Avaimet Käteen -palvelussa siirretään vanhan sähköpostitilin sisältämät viestit Office 365 -palveluun, mikäli aiemman sähköpostin tekninen toteutus tämän mahdollistaa. Helpson myös opastaa, miten sähköpostitilin lisääminen älypuhelimeen tai tablettiin onnistuu. Palvelu on maksullinen. Katso lisätiedot Helpsonin sivuilta: http://www.helpson.fi/yrityksille tai Helpsonin asiakaspalvelusta 0200 600 600 (pvm/mpm). Tämä ohje sisältää seuraavat kohdat: 1. Sonera Omat Sivut -tilin luominen 2. Sonera Business Apps -hallintaportaalin aktivointi 3. Vaihtoehtoisten palveluiden aktivointi 4. Käyttäjien lisääminen (P- ja M-paketit, E-paketteja koskeva ohje, kts. kohta 7.) 5. Palvelun lisääminen käyttäjälle tai käyttäjän palvelun vaihto (Ohjeessa on käytetty esimerkkinä Office P1- ja/tai P2-paketteja. Sama ohje pätee myös M-paketille). 6. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen 7. Käyttäjien hallinta E-paketissa 8. Käyttöoikeuksien hallinta E-paketissa 9. Tapahtumaloki 10. Nykyisen sähköpostiratkaisun siirtäminen 11. Kirjautuminen Microsoft Office 365 -palveluun 12. Sähköpostiasetuksien muuttaminen 1. Sonera Omat Sivut -tilin luominen A. Avaa selain ja mene osoitteeseen: http://www.sonera.fi/businessapps-reg 3/23
B. Syötä käyttäjätietosi ja klikkaa Jatka. C. Valitse salasana ja klikkaa Jatka. 4/23
2. Sonera Business Apps -hallintaportaalin aktivointi Ensisijaisena pääkäyttäjänä sinun on aktivoitava pääkäyttäjätilisi ja haluamasi lisäpalvelut. Office 365 palvelun hallintaan käytetään paketista riippuen sekä Sonera Business Apps- että Microsoft Online -portaalia (MOP). P- ja M-pakettien käyttäjätietoja hallinnoidaan Sonera Business Apps -portaalissa. E-pakettien lisenssit hallinnoidaan Sonera Business Apps -portaalissa, mutta E-pakettien käyttäjiä hallinnoidaan MOP:ssa. Pääkäyttäjän tulee kuitenkin aktivoida Sonera Business Apps -tunnukset itselleen lisenssien hallintaa varten. Jos et halua olla palvelun ensisijainen pääkäyttäjä, ota yhteys henkilöön, joka palvelusopimuksen on tehnyt. A. Klikkaa käyttäjäkutsun sisältävässä sähköpostiviestissä aktivointilinkkiä (kohta 2). B. Syötä Omat Sivut -tilin käyttäjätunnus ja salasana ja valitse Kirjaudu 5/23
Vinkki! Jos olet unohtanut salasanasi, klikkaa linkkiä Tilaa uusi salasana. Huom! Tässä palvelussa salasanan kysyminen on mahdollista ainoastaan @office-käyttäjätunnuksella. C. Selaimeesi avautuu Sonera Business Apps -portaali ja viesti, joka kertoo sinun hyväksyneen kutsun. Valitse Jatka. D. Siirry palvelunhallintaan klikkaamalla Hallintapaneeli -kuvaketta. 6/23
3. Palvelun aktivoiminen Huom! Palvelun aktivoinnista laskutetaan aina vähintään yhden käyttäjän kuukausimaksu, vaikka palveluun ei olisikaan määritelty käyttäjiä. A. Valitse haluttu palvelu ja aktivoi se klikkaamalla palvelun valikkonuolta ja valitse Aktivoi palvelu B. Lue tietoja palvelusta ja klikkaa Seuraava. 7/23
C. Jotkut palvelut saattavat sisältää lisävalintoja, jotka näet tässä. Tee tarvittaessa haluamasi valinnat ja klikkaa Seuraava. D. Tarkista ja täydennä yrityksesi tiedot ja valitse Seuraava. 8/23
E. Lue ja hyväksy palvelun ehdot ja valitse OK. F. Vahvista tilaus valitsemalla Jatka. 9/23
G. Kuittaa ilmoitus palvelun aktivoinnin alkamisesta klikkaamalla OK. Aktivoinnissa saattaa kestää 1 60 minuuttia. Saat sähköpostitse ilmoituksen aktivoinnin valmistumisesta. 4. Käyttäjien lisääminen P- ja M-paketit Tämä kappale koskee vain P- ja M-paketteja. E-pakettien osalta katso kohta 7. A. Kirjaudu Sonera Business Apps -portaaliin ja klikkaa Hallintapaneeli -kuvaketta. B. Klikkaa Lisää käyttäjä -linkkiä. 10/23
C. Kirjoita sen käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite, jonka haluat kutsua palveluun ja klikkaa OK. D. Vahvista klikkaamalla OK. Kuvake käyttäjän nimen edessä näkyy ensin keltaisena ja muuttuu vihreäksi, kun käyttäjä on hyväksynyt kutsun. Huom! Jos käyttäjällä ei ole ennestään sähköpostiosoitetta, voit tulostaa kutsun pdf-tiedostona. Jos haluat kutsua käyttäjän ilman sähköpostia, jatka kohdasta E. 11/23
E. Kirjoita käyttäjän nimi ja jätä sähköpostiosoite tyhjäksi. Klikkaa OK. F. Klikkaa OK ladataksesi pdf-muotoisen kutsukirjeen. G. Avaa kutsukirje. H. Tulosta kutsukirje ja anna se käyttäjälle. Käyttäjä voi tämän jälkeen kirjautua Sonera Business Apps -portaaliin ja aktivoida palvelun kutsun sisältämien ohjeiden mukaisesti. 12/23
5. Palvelun lisääminen käyttäjälle tai käyttäjän palvelun vaihto Tämä kappale koskee vain P- ja M-paketteja. E-pakettien osalta katso kohta 7. A. Näet hallintapaneelissa listan käyttäjistä ja heille aktivoiduista palveluista. Lisätäksesi palvelun käyttäjälle klikkaa käyttäjän rivillä valintaruutua (harmaa ikoni) käyttäjälle lisättävän palvelun alla. Jos palvelu on vaihtoehtoinen käyttäjällä jo olevan palvelun kanssa (esim. P1 ja P2), vanha palvelu korvautuu automaattisesti uudella. B. Näet kuvauksen palvelusta. Klikkaa Seuraava. 13/23
C. Näet mahdolliset palvelukohtaiset lisävalinnat. Valitse Seuraava. D. Täytä käyttäjän henkilötiedot ja valitse Seuraava. 14/23
E. Valitse Aktivoi. F. Palvelun lisäys käyttäjälle saattaa kestää hetken. Lisäyksen ollessa valmis, vaihtuu käyttäjän kohdalla oleva palveluvalinta vihreäksi. Käyttäjä saa myös tiedon uudesta palvelusta sähköpostitse. 6. Käyttäjän oikeuksien muuttaminen A. Klikkaa käyttäjän nimeä hallintapaneelissa, jolloin käyttäjän tiedot avautuvat. Valitse oikeustaso kohdasta Pääkäyttäjäoikeudet ja klikkaa OK. Tämä antaa pääkäyttäjäoikeudet Sonera Business Apps -portaaliin, mutta valinnalla ei ole vaikutusta Office 365 -palvelun sisäisiin käyttöoikeuksiin. Pääkäyttäjäoikeudet sähköpostiin ja SharePointiin tulee antaa Microsoft Office 365 -portaalin kautta. 15/23
B. Jos vaihdat ensisijaista pääkäyttäjää, tarkista myös yrityksesi yhteystiedot. Klikkaa palvelukuvakkeen alla olevaa valikkonuolta ja valitse Hallinnoi palvelua. C. Valitse Asiakkaan tiedot. D. Tarkista ja korjaa tiedot ja valitse OK. E. Vahvista tiedot valitsemalla Jatka 16/23
7. Käyttäjien hallinta E-paketissa Käytettäessä E-pakettia loppukäyttäjiä ei luoda Sonera Business Apps -portaaliin vaan käyttäjät luodaan Microsoftin Office 365 -portaalin kautta. Pääkäyttäjän tulee kuitenkin aktivoida Sonera Business Apps -tunnukset itselleen lisenssien hallintaa varten. A. Saat palvelun toimituksen yhteydessä sähköpostitse pääkäyttäjätunnuksen ja väliaikaisen salasanan Office 365 -portaaliin (https://portal.microsoftonline.com). Kirjaudu portaaliin käyttäen tunnuksia. B. Palvelu edellyttää väliaikaisen salasanan vaihtoa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. C. Valitse vasemmalla olevasta valikosta käyttäjät ja ryhmät D. Paina +-merkkiä lisätäksesi käyttäjän. 17/23
E. Täytä käyttäjän tiedot ja valitse seuraava F. Valitse haluatko antaa käyttäjälle pääkäyttäjäoikeudet sekä valitse käyttäjän maa ja klikkaa seuraava. G. Valitse haluamasi palvelupaketti käyttäjälle. Valittavana on vain Sonera Business Apps -portaalissa aktivoidut palvelupaketit. Käyttöoikeuksien loppuessa kesken lisää käyttöoikeusmäärää kohdan 7 mukaisesti. Klikkaa seuraava. 18/23
H. Voit lähettää väliaikaisen salasanan käyttäjälle sähköpostitse. Kirjoita käyttäjän sähköpostiosoite nykyisessä sähköpostipalvelussa ja klikkaa luo. I. Käyttäjätunnus on nyt luotu. Klikkaa valmis palataksesi käyttäjälistaan. Löydät tarkempia ohjeita palvelun käyttöönottoon Microsoftin Office 365 -sivuilta: http://office. microsoft.com/fi-fi/office365-suite-help/organisaation-maarittaminen-office-365-enterpriseohjelman-kayttoa-varten-ha102818404.aspx 8. Käyttöoikeuksien hallinta E-paketissa Toimituksen yhteydessä E-pakettiisi on aktivoitu yksi käyttöoikeus. Voit muuttaa käyttöoikeuksien määrää Sonera Business Apps -portaalin kautta. E-paketti laskutetaan portaalissa valitun käyttöoikeusmäärän mukaisesti riippumatta todellisten käyttäjien lukumäärästä. A. Muuttaaksesi käyttöoikeuksien määrää kirjaudu Sonera Business Apps -portaaliin pääkäyttäjänä ja avaa hallintapaneeli (katso kohta 2). B. Klikkaa palvelukuvakkeen alla olevaa valikkonuolta ja valitse Hallinnoi palvelua. 19/23
C. Valitse Palvelun tiedot D. Kirjoita haluamasi käyttöoikeuksien määrä ja klikkaa OK. 20/23
E. Vahvista tiedot valitsemalla Jatka 9. Tapahtumaloki Käyttäjiin ja palveluihin tehtyjä muutoksia voi tarkastella Tapahtumalokilinkin kautta. Syötä kenttiin haluamasi ajanjakso ja paina Hae. 10. Nykyisen sähköpostiratkaisun siirtäminen Yrityksen nykyisen sähköpostipalvelun siirtäminen Office 365 -palveluun on asiakkaan vastuulla. Voit kuitenkin saada neuvoja ja apuja nykyisen palvelusi siirtämisessä Office 365 -palveluun Helpsontukipalvelun kautta. Voit myös hyödyntää Office 365 -palvelun Yhdistetyt tilit ominaisuutta (http://help.outlook.com/fi-fi/140/dd181953.aspx) tai kopioida sähköpostit Outlookissa tililtä toiselle. Kun otat Office 365 -palvelun käyttöön olemassa olevalle verkkotunnukselle, Sonera kääntää uudet sähköpostit saapumaan uuteen palveluun. Sinun tulee kuitenkin luoda haluamasi käyttäjät uuteen palveluun ennen kuin kääntö tehdään. Jos jokin käyttäjä unohtuu luoda uuteen palveluun ennen kääntöä, saa sähköpostien lähettäjä virheilmoituksen virheellisestä sähköpostiosoitteesta. Sonera ottaa sinuun yhteyttä toimitusvaiheessa sähköpostien käännön aikataulun sopimiseksi. Jos käytät sähköpostien lukemiseen asiakasohjelmaa (esim. Outlookia), sen määritykset on muutettava käyttämään Office 365 -palvelua vanhan sähköpostipalvelun sijaan. Ensin sinun on kuitenkin käytävä Sonera Business Apps -portaalissa luomassa salasana kirjautumista varten. 11. Kirjautuminen Microsoft Office 365 -palveluun A. Avaa Sonera Business Apps -portaali ja klikkaa valikkonuolta Office 365 -palvelun kohdalla. Valitse valikosta Aseta salasana. 21/23
B. Kirjoita salasana, jota haluat käyttää kirjautumisessa Microsoftin Office 365 -palveluihin ja klikkaa OK. Näet tästä ikkunasta myös pääkäyttäjäsi sinulle valitseman Office 365 -käyttäjätunnuksen. C. Klikkaa Sulje. D. Avataksesi Office 365 -palveluportaalin klikkaa Office 365 -ikonia tai mene suoraan osoitteeseen https://portal.microsoftonline.com ja syötä Office 365 -tunnuksesi ja edellisessä kohdassa asettamasi salasana. 22/23
E. Aloita Office 365 -palvelun käyttäminen. 12. Sähköpostiasetuksien muuttaminen Kirjautuaksesi Office 365 Exchange -hallintaportaaliin käytä tätä linkkiä: https://www.outlook.com/ecp/?realm=onmicrosoft.com 23/23