SELONTEKO KULTTUURITOIMEN SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTÄMISESTÄ SEKÄ ARVIO MERKITTÄVIMMISTÄ RISKEISTÄ, EPÄVARMUUSTEKIJÖISTÄ JA MUISTA TOIMINNAN KEHITTYMISEEN VAIKUTTAVISTA SEIKOISTA VUODELTA 2011 Kulttuuritoimen johdon vastuulla on huolehtia siitä, että kaupungin kirjastotoimessa, museotoimessa, orkesteritoimessa, teatteritoimessa ja yleisessä kulttuuritoimessa on niiden talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön nähden toimiva sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Sisäinen valvonta jakaantuu: sisäiseen tarkastukseen, joka kuuluu sisäisen tarkastuksen yksikölle, seurantaan, joka kuuluu esimiehille ja luottamushenkilöille ja sisäiseen tarkkailuun, jonka toimivuus on yksikön johdon vastuulla. Kulttuuritoimen seurannasta vastaa tulosalueiden johtajien lisäksi, kulttuuritoimenjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja ja kulttuurilautakunta. Olennainen osa seurantaa on valvoa säännösten, määräysten ja päätösten noudattamista. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Kaupunginvaltuuston hyväksymän talousarvion perusteella kulttuuritoimen tulosalueiden talousvastaavat laativat omien johtajiensa kanssa käyttötaloussuunnitelmat, jotka he lähettävät kulttuuritoimen talouspäällikölle, joka tarkistaa, että esitykset vastaavat kaupunginvaltuuston päätöstä. Tämän jälkeen talouspäällikkö valmistaa tulosalueiden esitysten pohjalta käyttötaloussuunnitelman yhteenvedon kulttuuritoimenjohtajalle ja kulttuurilautakunnalle sekä kaupungin taloushallinnolle. Toimialan taloudellista tilannetta seurataan kuukausittain niin, että talouspäällikkö tekee talousraportin koko toimialan osalta. Raportti lähetetään sekä tulosalueille että kulttuuritoimenjohtajalle. Lisäksi talousraportti jaetaan jokaisessa lautakunnan kokouksessa. Puolivuosittain tulosalueet antavat kulttuuritoimenjohtajalle, taloushallinnolle ja lautakunnalle katsauksen talousarviossa asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Vuositason seuranta toteutuu tilinpäätösten ja toimintakertomusten toimittamisena sekä lautakunnalle, kulttuuritoimenjohtajalle että taloushallinnolle. Kulttuurilautakunnalle toimitetaan tulosalueiden johtajien päätöspöytäkirjat luettavaksi. Tulosalueiden johtajat ja talousvastaavat seuraavat oman tulosalueensa tavoitteiden toteutumista jatkuvan seurannan menetelmällä kuten myös säännösten, määräysten ja päätösten noudattamista. Kehityskeskustelut käydään kerran vuodessa esimiesten ja alaisten välillä. Kulttuuritoimenjohtajan ja tulosalueiden johtajien välisissä kehityskeskusteluissa täsmennetään tulosalueiden tulostavoitteet.
Viranhaltijapäätökset dokumentoidaan Dynastiaan sekä tulosalueiden viranhaltijapäätökset kansioon. Viranhaltijapäätökset viedään tiedoksi lautakunnalle. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehdään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Sisäistä tarkkailua ovat mm. seuraavat toimintarutiinit: Tulosaluejohtajien hankintavaltuudet, nimenkirjoitusoikeudet ja varahenkilöt: Kulttuurilautakunnan päätöksellä tulosalueen johtajalla ja toissijaisesti nimetyillä tulosalueen johtajan varahenkilöillä hankintaraja on 15.000 euroa. Lisäksi maksuliikeasiakirjojen allekirjoitus- ja kuittausoikeudet seuraavasti: Kulttuurilautakunnassa: kulttuuritoimenjohtaja Päivi-Linnea Parviainen, varalla museotoimenjohtaja Päivi Partanen ja kulttuuritoimen talouspäällikkö Raija Tokkola kirjastotoimessa: kirjastotoimenjohtaja Päivi- Linnea Parviainen, varalla palvelujohtaja Leena Priha ja palvelujohtaja Päivi Oikkonen museotoimessa: museotoimenjohtaja Päivi Partanen, varalla amanuenssi Leena Räty, toimistonhoitaja Ulla Loisa yleisessä kulttuuritoimessa: kulttuurisihteeri Jorma Kallio, varalla kulttuurituottaja Helena Hokkanen, toimistonhoitaja Hannu Heikkinen orkesteritoimessa: orkesterin intendentti Milko Vesalainen, varalla toimistosihteeri Tuula Nissinen teatteritoimessa: teatterin talouspäällikkö Raija Tokkola, teatterinjohtaja Jari Juutinen, varalla toimistonhoitaja Raija Summanen Käteiskassat: Kirjaston eri toimipisteiden kassatilitykset tehdään säännöllisesti kerran kuukaudessa. Tilittäjinä ovat toimipisteiden kassavastaavat. Kirjastotoimessa eri toimipisteiden kassantarkistukset tehdään kerran vuodessa. Tarkastajina ovat kirjastotoimenjohtaja, palvelujohtaja ja taloussihteeri Arja Makkonen. Museotoimen lippukassojen tilitys tapahtuu toimistonhoitaja Ulla Loisan ja museoassistentti Vaula Stenbergin toimesta. Avoinna pitäjät laskevat kassat päivittäin ja ottavat raportit päivän tapahtumista. Rahavirran ja kassatositteiden (Maestro-järjestelmä) katkeamattomuus tarkistetaan joka kerran. Kesäaikana rahat tilitetään pankkiin 2-3 kertaa viikossa, talvella kerran viikossa. Yleisellä kulttuuritoimella ei ole käteiskassaa.
Orkesteritoimen lippukassan tilitys tehdään jokaisen konsertin jälkeen. Tuula Nissinen tulostaa myyntiraportit valtakunnallisesta Lippupisteenjärjestelmästä ja tekee muistio/tilisiirron Saitaan, jossa mukana liitteenä pankkikortti- ja luottokorttitositteet sekä maksupäätepalaute. Tilittäjänä Tuula Nissinen, hyväksyjänä Milko Vesalainen. Intendentti tarkistaa pohjakassan puolivuosittain. Lappeenranta-salissa olevan konsertin lipputulot tilittää yösäilöön Auni Välimaa sekä hän myös tulostaa ja täsmäyttää raportin konserttipaikalla myydyistä lipuista. Orkesterin toimistossa Tuula Nissinen tekee Saitaan muistio/tilisiirron konsertin lipputuloista, käsiohjelmista sekä mahdollisesti myydyistä orkesterin Purjein kuutamolla cd-levyistä sekä historiikkikirjasta. Teatteritoimessa teatterin talouspäällikkö tekee kassantarkistukset kaksi kertaa vuodessa. Teatterin lippupisteen käteiskassoja hoitavat lippukassanhoitajat. Lippukassojen myynnit kirjautuvat valtakunnalliseen Lippupisteen järjestelmään, josta päivittäin tulostetaan kassakirjat, joihin liitetään pankki- ja luottokorttitositteet ja maksupäätekoonnit. Kassa lasketaan päivittäin ja kassaan kertyneet rahavarat pussitetaan pankin yösäilöön vietäviksi, jonne ne toimitetaan 3 5 kertaa viikossa. Lippupisteen ohjelmasta otetaan myyntiraportti päivittäin, jonka perusteella tehdään Saitaan toimitettava myynnin kustannuspaikoittainen päivätilitys, johon liitetään kassakirjat liitteineen. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta sekä sopimustoiminta: Yli 5000 euron hankinnat kilpailutetaan Etelä-Karjalan Hankintapalvelun kautta. Lisäksi yli 15.000 euron hankintapäätökset hyväksytetään kulttuurilautakunnassa. Kirjastotoimessa omaisuuden hankinta on käyttöomaisuuden, palveluiden ja kirjastoaineiston hankintaa. Kirjastoaineistovalinnat tehdään maakuntakirjaston toimipisteissä toimipisteille jyvitettyjen määrärahojen puitteissa kulttuurilautakunnan hyväksymin aineistoperiaattein, ja aineistohankinnat suorittaa ja toimituksia valvoo maakuntakirjaston hankintaosasto Etelä-Karjalan hankintapalvelun tekemien sopimusten mukaisesti. Kirjastojärjestelmän avulla seurataan kirjastoaineiston elinkaarta. Käyttöomaisuuden hankinnat ja sopimukset hyväksytetään kirjastotoimenjohtajalla jonka lisäksi kirjastotoimenjohtajan tai palvelujohtajien hyväksyntä tarvitaan kaikkiin laskuihin. Sopimusten toimeenpanosta ja valvonnasta huolehtii henkilökunta tehtäväkuviensa mukaisesti. Sopimukset säilytetään maakuntakirjaston toimistossa. Kirjaston taloustoimistossa seurataan kalustopoistoja. Käyttöarvonsa menettänyt kirjastoaineisto poistetaan tai myydään kirjastotoimenjohtajan päättämin poistohinnoin. Myyntitulot kirjataan kirjastotoimen muihin tuloihin.
Museotoimessa omaisuuden hankinta on käyttöomaisuuden tai palveluiden, mutta myös taide- ja museokokoelmien hankintaa. Hankkijat on nimetty vastuualueittain ja heille on myös laadittu määräraha-arvio, jota seurataan kuukausittain. Hankinnan toteutumisen suunnitellusti varmistaa toimistonhoitaja ko. hankkijalta. Suuremmat hankinnat hyväksytetään etukäteen museotoimenjohtajalla, joka lisäksi hyväksyy kaikki laskut. Käyttöomaisuuden ja kokoelmien hoidon valvonnasta vastaavat nimetyt vastuuhenkilöt ja viime kädessä museotoimenjohtaja. Kaikki sopimukset allekirjoittaa museotoimenjohtaja ja harkinnan mukaan ne tarkistutetaan vielä kaupungin lakimiehellä. Sopimukset säilytetään museon toimistossa. Sopimusten toimeenpanosta huolehtivat erikseen nimetyt vastuuhenkilöt. Yleinen kulttuuritoimi noudattaa hankinnoissa ja omaisuuden luovutuksissa kaupungin ohjeistusta sekä hankintalakia kuten myös sopimustoiminnassa. Orkesteritoimessa omaisuuden hankinta on käyttöomaisuuden ja palveluiden hankintaa, palveluja käytetään esim. konserttikohtaisesti äänentoisto, konserttitoimisto ym. tarpeen mukaan. Omistusnuottimateriaalia hankitaan, mikäli esitettävä teos on edullisempi kuin vuokramateriaali ja jäävät myös siten orkesterin omilla merkinnöillä työkappaleiksi. Orkesterin omistamien soittimien kuntoa sekä muusikkojen työvälineiden sekä orkesterin roudaukseen tarvittavia työvälineitä hankitaan ja korjataan budjetin puitteissa esim. muusikoilta saatujen palautteen mukaan. Yleensä hankinnan suorittaa nuotistonhoitaja-järjestäjä tai toimistosihteeri. Orkesterin intendentti hyväksyy orkesteritoimen kaikki hankintalaskut. Orkesteritoimessa intendentti allekirjoittaa kaikki sopimukset. Orkesterin toimistosihteeri sekä nuotistonhoitaja-järjestäjä huolehtii sopimuksien toimeenpanosta. Teatteritoimessa omaisuuden hankinta on käyttöomaisuuden, näyttämötarvikkeiden tai palveluiden hankintaa, joiden hankkijat on nimetty tehtäväalueittain ja heille on myös laadittu määräraha-arvio, jota seurataan. Käyttöomaisuuden ja näyttämötarvikkeiden vastaanottamisen varmistaa toimistonhoitaja ko. hankkijalta. Suuremmat hankinnat hyväksytetään talouspäälliköllä etukäteen ja lisäksi talouspäällikön hyväksyntä tarvitaan kaikkiin laskuihin. Teatteri on saanut apulaiskaupunginjohtajan 3.8.2010 tekemällä viranhaltijapäätöksellä luvan myydä harkintansa mukaan vanhat, tarpeettomat näyttämötarvikkeet julkisesti joko kirpputori- tai huutokauppamenettelyllä tiloissaan. Myyntitulot kirjataan teatterin muihin tuloihin. Käyttöomaisuuden ja näyttämötarvikkeiden hoidon valvonnasta vastaa näyttämöpäällikkö. Kaikki sopimukset allekirjoittaa talouspäällikkö ja ne laaditaan ensisijaisesti kaupunkiorganisaation määrämuotoisille sopimuspohjille. Sopimukset säilytetään teatterin toimistossa. Sopimusten toimeenpanosta huolehtii toimistonhoitaja, näyttämöpäällikkö ja tuottaja.
Riskit jaetaan tavallisesti liikeriskeihin ja vahinkoriskeihin. Kulttuuritoimen riskienhallinnan pääpaino on vahinkoriskeissä, jotka ryhmitellään yleensä kolmeen ryhmään: henkilöriskit, omaisuusriskit ja toiminnan riskit. Sisäisen valvonnan menetelmillä ja toimilla on pyritty toiminnallisten riskien ennalta ehkäisyyn tai havaitsemiseen. Toimialan sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Talouden ja toiminnan riskienhallinta perustuu niiden jatkuvaan seurantaan ja säännölliseen raportointiin. Kirjastotoimen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa arvioidaan vähintään neljännesvuosittain talouden ja toimintasuunnitelmien seurannan osana. Arvioinnin perusteella maakuntakirjaston sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tila on hyvä. Toiminnan suunnittelussa on huomioitu palvelutuotannon mahdollisia riskejä: henkilöstön ikääntyessä huolehditaan uuden, koulutetun työvoiman rekrytoinnista, toimintojen järjestelyssä huolehditaan siitä, että jokaisella avainhenkilöllä on tehtäviin perehdytetty varahenkilö, kirjastojärjestelmän toimintavarmuuden turvaamiseksi tehdään kaikki se mikä on tehtävissä (varalainausjärjestelmä), mutta kaikki riskit eivät ole kirjaston hallittavissa (ulkoiset käyttöpalvelun tarjoajat). Museotoimen sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty Vakuutusvahinkoyhtiö Ifin laatiman riskienhallinnan laatuarvion ja kaupungin sisäisen ohjeistuksen pohjalta. Museotoimeen on nimetty turvallisuusvastaavat ja suojeluvastaavat työntekijät. Suurnäyttelyiden yhteydessä ohjeistus tarkastetaan ja päivitetään sekä turvallisuustoimet tarkastetaan. Turvallisuussuunnitelmat ja pelastussuunnitelmat on laadittu ja niitä päivitetään. Kesätyöntekijöille järjestetään vuosittain varsinaisen perehdytyksen lisäksi turvallisuuskoulutusta. Museotoimi on arvioinut toimintansa laajuuteen ja rakenteeseen nähden kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita toiminnan kehittämiseen vaikuttavia seikkoja. Arvioinnin esille tulleita merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä ovat huonokuntoiset toimitilat ja kiinteistöt. Museon kokoelmavarastot sijaitsevat erittäin huonokuntoisessa kiinteistössä, jossa on sisäilmaongelmia. Myös vesivahinkoja on sattunut ja kokoelmia on jopa tuhoutunut näiden yhteydessä. Museon tehtävänä on säilyttää kulttuuriomaisuutta tuleville sukupolville, mutta nykyisissä tiloissa kokoelmat ovat tuhoutumassa, mikäli uusia korvaavia tiloja ei saada lähiaikoina. Kiinteistö ei sovellu työterveyshuollon mukaan työtilaksi kokoelmien parissa työskenteleville, joten museon kokoelmatyö ei ole edennyt eikä tavoitteisiin siltä osin ole päästy. Museo toimii vuokralaisena kaupungin tilakeskuksen tiloissa. Työterveyslaitos teki kiinteistöstä sisäilmastoselvityksen 12.10.2010. Raportin mukaan työntekijöiden terveysriski on nykyisellään merkittävä. Tiloissa käymistä pyritään välttämään ja tiloissa käytetään suojahaalareita ja
hengityssuojaimia. Korvaavan tilan tarve on ilmeinen mutta sen saaminen ei ole toistaiseksi edennyt, vaikka ongelmat ovatkin tiedossa. Yleisessä kulttuuritoimessa Henkilöstöriskit: Tapahtumatuotanto toteutetaan pääasiallisesti määräaikaisella työvoimalla, josta syntyy riski: hiljaista tietoa ei ole, kulttuuritoiminnan tavoite, tarkoitus ja työtavat eivät ehdi lyhyessä työsuhteessa selkeytyä työntekijälle. Virheitä ja väärinymmärryksiä tulee. Omaisuusriskit: rakennuksiin (kesäteatteri) ja väliaikaisrakennelmiin kohdistuva ilkivalta sekä rakennuskannan ikääntyminen (Pihatto). Toiminnan riskit: Kaikista tapahtumista tehdään lakisääteinen pelastautumissuunnitelma. Orkesteritoimen taloudellisista riskeistä vastaa intendentti, joka valvoo orkesterin taiteellista ja työllistä toimintaa annettujen resurssien puitteissa. Orkesterin merkittävimpänä riskinä on edelleen sen budjetin rakenneongelma, joka juontuu 1990-luvun lamavuosista. Kun orkesteriin ei ole voitu perustaa uusia vakansseja perusteena jatkuva kaupungin tiukka taloustilanne ja leikkaukset, olisi orkesterin taloudellinen perusta kuitenkin turvattava riittävällä kehysrahoituksella. Vain näin voidaan taata klassisen ja viihdeohjelmiston vaatimat orkesterikokoonpanot 32-50 soittajaan, ammatillisesti korkeatasoinen ja yleisön vaatima taso sekä vertailussa pärjäävä sisältö. Vuonna 2011 orkesterin taloutta pystyttiin paikkaamaan yhteistyösopimuksin vain osittain Sibelius-Akatemian kanssa ja syksyllä kyseisestä oppilaitoksesta ei yllättäen saatu kouluttautujia suunnitelmien mukaisesti kahteen orkesteriperiodiin. Valtionosuuksien kohdentaminen orkesterille on puolestaan jatkossa erittäin tärkeää, vaikka valtionosuuksien korotusten korjausvaikutus on pieni. Ne kuitenkin kohdentuvat suoraan henkilötyövuosiin, jotka ovat jääneet ja jäävät jo päätettyjen v. 2012 VOS leikkausten myötä kehityksessä jälkeen merkittävästi jo pidemmän aikaa. Taloudellinen ongelma jatkuu ja siihen syynä on budjettikehyksen riittämättömyys (puuttuvat orkesterivakanssit, ohjelmiston vaatimat soittajat). Konserttien määrän vähentäminen (toiminnallinen riski) vaikuttaa negatiivisesti sekä tilinpäätöksessä tuloihin (pääsylipputulot), orkesterin säännölliseen toimintaan että julkisuuskuvaan. Fyysiset ja henkiset riskit on kartoitettu ja niihin on olemassa selkeät toimintaohjeet mm. työpaikalla ja konserttitilanteissa. Henkisenä ja fyysisenä riskinä voidaan pitää selvästi myös työntekijöiden ikääntymistä ja työkuormitusta, mikä kasvaa edelleen vaihtomiehityksen puuttuessa. Uusia työntekijöitä ei ole voitu palkata kaupungin linjauksen mukaisesti uusiin vakansseihin ja siksi on jouduttu käyttämään ns. keikkamuusikoita eri periodeissa yleisölle kilpailukykyisen ohjelmiston tuottamiseksi. Teatteritoimen sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuu toimintaprosesseihin sisällytettynä säännöllisinä valvontatoimenpiteinä
ja varmistuksina. Teatterin henkilöstölle ja samalla toiminnalle merkittävin riski on tällä hetkellä huonokuntoinen teatterirakennus. Teatterirakennuksen kuntoa ovat arvioineet eri asiantuntijat ja viranomaiset todeten sen erittäin huonoksi. Lopullinen päätös uudisrakentamisesta tullee vuonna 2012. Ennen lopullisen ratkaisun toteuttamista on tilakeskus pyrkinyt korjaamaan määräysten vastaiset olosuhteet teettämällä korjauksia palo- ja työsuojelutarkastuksissa havaittuihin pahimpiin vikoihin. Lisäksi teatteri on omalta osaltaan osallistunut lipputoimiston työergonomian parantamiseen. Henkilöstöä koulutetaan jatkuvasti taloudellisten resurssien puitteissa sekä ammatillisen taidon, työsuojelun ja työturvallisuuden parantamiseksi. Henkistä hyvinvointia unohtamatta.