Hallitus 3.6.2013, OHEISMATERIAALI 3 GRADUS HUS-TIETOHALLINNON TASEYKSIKÖN TOIMITILAHANKKEEN HANKESUUNNITELMA 21.5.2013 VERSIOHISTORIA versionumero ja tekijä(t) kommentti päivä 0.1 / 14.3.2013 Jouko Virtanen kopioitu Servisin hankesuunnitelma 0.2 / 15.3.2013 Noora von Fieandt 0.8 / 3.4.2013 JV tarkennuksia, lisäyksiä 0.9 / 3.4.2013 Susanna Laaksonen kommentteja 0.91 / 4.4.2013 JV Susannan kommentit tekstiin 0.92 / 29.4.2013 SL 1.0 / 2.5.2013 JV viimeistely
1. YHTEENVETO HANKKEEN NIMI: GRADUS a. KUVAUS HANKKEESTA Tietohallinnon henkilökunnan (poisluettuna Tammisaareen, Lohjalle, Hyvinkäälle ja Porvooseen sijoitettujen henkilökunta) keskittäminen yhteen kiinteistöön. Tavoitteena on saada nykyistä terveellisemmät ja työntekoa paremmin tukevat vuokratilat. HANKEVASTUU HUS Tietohallinnossa IT-kehitysjohtaja Noora von Fieandt (työsuojelupäällikkö) ja projektinjohtaja Jouko Virtanen (henkilöstöpäällikkö) sekä HUS-Tilakeskuksessa kiinteistöjohtaja Hannu Lähteenmäki. VUOKRANANTAJA VUOKRALAINEN OSOITE TMW Pramerica Property Investment GmbH HUS Tietohallinto Paciuksenkatu 25, 00270 Helsinki TOIMINNAT Johto, hallinto, kehittämispalvelut, tuotantopalvelut ja asiakaspalvelut. VUOKRA Vuokra on yhteensä 19 /htm 2 Lisäksi vuokrataan 2 5 pysäköintipaikkaa. Vuokra pysäköintipaikoista 135 euroa / kuukausi / paikka lisätään kun lopullinen pysäköintipaikkojen määrä on selvillä (sama koskee vuokraa mahdollisesta varastotilasta). AIKATAULU Arvioitu muuttoaika on syksy 2013. LAAJUUS Bruttoala 4788 m² TOIMINNAN KÄYNNISTÄMISKUSTANNUKSET ALV. 0% muutosvalmennus 50 000 muutto 50 000 kalusteet 200 000 langaton atk-verkko 10 000 yhteensä 310 000
2. JOHDANTO a.hankkeen NIMI Tässä hankesuunnitelmassa hankkeesta käytetään nimeä Gradus (talon omistajan antama nimi talolle). Hanke käsittää yhteisten toimitilojen vuokraamisen HUS - Tietohallinnolle, Tammisaareen, Lohjalle, Hyvinkäälle ja Porvooseen sijoitettuja toimintoja ja henkilökuntaa lukuun ottamatta. b.työryhmät Hankesuunnitelman alustavan kokoamistyön on suorittanut projektinjohtaja Jouko Virtanen. Suunnittelu on tehty yhteistyössä henkilöstön ja työsuojelun kanssa. Hankesuunnitelman viimeistelyn HUS-Tilakeskuksessa on tehnyt kiinteistöjohtaja Hannu Lähteenmäki. 3. TARVESELVITYS a.nykytila Tietohallinnon johto, asiakaspalvelut, kehittämispalvelut ja tuotantopalvelut sijaitsevat nk. Auratalossa Tukholmankatu 2. Jorvin ja Peijaksen sairaaloissa työskentelee yhteensä n. 10 henkilöä. Pääosa tiloista on vanhanaikaisia koppikonttoreita, jotka ovat viihtyisyydeltään, toimivuudeltaan ja neliötehokkuudeltaan heikkoja. Apotti-hankkeen palaverit pidetään pääosin Tietohallinnon tiloissa, mistä aiheutuu ruuhkaa nykyisissä neuvottelutiloissa. Auratalon erilaisia sisäympäristöongelmia on käsitelty vuodesta 2010. Kosteus- ja homevaurioita on ollut useassa tilassa, ja huoneita on jouduttu laittamaan käyttökieltoon vaurioiden takia. Ilmanvaihtoa on yritetty säätää sopivaksi useaan otteeseen, mutta sen suhteen ei ole päästy hyvään tulokseen ja ongelmat jatkuvat. Auratalo on kesällä kuuma ja talvella kylmä ja vetoinen. b.muuton TOIMINNALLINEN TAVOITE Muuton tavoitteena on saada HUS - Tietohallinnolle nykyistä toimivammat, viihtyisämmät, terveellisemmät sekä paremmin yhteistyötä, tiedonkulkua, työskentelyä ja työtyytyväisyyttä tukevat tilat. Monitoimitilat mahdollistavat sopeutumisen runsaasti vaihtelevaan työntekijämäärään (projektityöntekijät) lisäämällä tai vähentämällä työpisteiden lukumäärää. 4. HANKKEEN VAIKUTUKSET NYKYISIIN TILOIHIN Muuttavilla yksiköillä tiloja on käytössä nykyisin seuraavasti (huoneala): - Tukholmankatu 2, Auratalo 2915 htm 2
- Jorvin sairaala n. 598 m 2 - Peijaksen sairaala n. 504 m 2 - Yhteensä 4017 m 2. Muuton seurauksena yllä olevat tilat vapautuvat. HUS - Tietohallinnon maksama vuokra HUS-Tilakeskukselle kaikista edellä mainituista tiloista on noin 1 047 500 euroa vuodessa. Muuton seurauksena ulkoa vuokrattujen tilojen eli Auratalon 1., 2., 4., 9. ja 11. kerroksen vuokrasopimukset voidaan irtisanoa. Näiden tilojen vuokra on yhteensä n. 700 000 euroa vuodessa. Jorvin ja Peijaksen sairaaloiden tilat voidaan vapauttaa HYKSsairaahoitoalueen käyttöön. 5. TOIMINNALLINEN SUUNNITELMA Muuttavat yksiköt tuottavat tietohallinnon palveluja. Palvelut voidaan tuottaa osittain paikkariippumattomasti ilman välitöntä fyysistä yhteyttä asiakkaisiin. Kuitenkin Tietohallinnon asiantuntijat osallistuvat päivittäin useisiin kokouksiin Meilahden kampuksella, joten n. yhden kilometrin välimatka Meilahden kampukselta ei vielä aiheuta suurta matkustamiseen kuluvaa ajanhukkaa. Lisäksi osaavan henkilöstön rekrytoinnissa keskeinen sijainti lisää työnantajan houkuttelevuutta. Graduksen tilat toteutetaan monitoimitilana, jolloin perinteisiä työhuoneita ei ole vaan kaikki työpisteet ovat avokonttorissa. Tiloissa vakituiselle henkilökunnalle on nimetyt työpisteet ja työpisteiden lähistölle on sijoitettu puhelinkoppeja sekä 1-3 henkilön palaveritiloja luottamuksellisia neuvotteluja (esimerkiksi kehityskeskustelu tai verkkokokous) varten, koska työhuoneissa pidettävät palaverit jäävät pois. Lisäksi tarvitaan suurempia ( 6 10 hlö) neuvotteluhuoneita projektipalavereihin, jatkuvien palvelujen seurantapalavereihin tietojärjestelmätoimittajien kanssa (nyt pidetään usein toimittajien tiloissa ajan ja kustannusten säästö). Koska tavoiteltu kiinteistö on uudempi, ovat näin ollen myös toimitilat nykyisiä huomattavasti energiatehokkaammat. Tämä omalta osaltaan auttaa HUS Tietohallintoa saavuttamaan HUSkonsernin energiansäästötavoitteet HUS:n energiatehokkuutta koskevan toimintasuunnitelman mukaisesti vuoden 2016 loppuun mennessä. Tulevassa kiinteistössä on myös nykyistä paremmat jätteiden lajittelu- ja kierrätysmenetelmät, kuin Auratalossa on nyt. Apotti-hankkeessa työskentelee hankkeen eri vaiheissa vaihteleva määrä HUS:n asiantuntijoita, jotka irroitetaan omista tehtävistään hankkeessa työskentelyn ajaksi. Määräaikaisuudet kestävät muutamista päivistä aina kuukausien mittaisiksi. Tietohallinnossa työskentelee n. 180 vakituista ja 20 80 määräaikaista työntekijää. Määräaikaiset työntekijät ovat eri projektien aikaisia projektityöntekijöitä, jotka eivät tarvitse kiinteää työpistettä, mutta heille on osoitettava työpiste Tietohallinnon tiloista. Edelleen Tietohallinnon sairaanhoitoalueille sijoitetut henkilöt Helsingissä käydessään tarvitsevat hetkellistä työtilaa esimerkiksi kahden palaverin välissä. Lisäksi tilaa tarvitaan 20+1 henkilön koulutustilalle ja 12 henkilön testaustilalle. Keskittämällä toimintoja yhteen kiinteistöön voidaan palveluiden sisäistä ja palvelualueiden välistä yhteistyötä tehostaa sekä johtamista helpottaa.
6. TILAOHJELMA Toimistotilat avokonttori 2201 m2-293 työpistettä kokoushuoneet 679 m2 21 kpl neliöihin sisältyvät myös nk puhelinkopit 12 kpl kahvi- ja taukotilat 100-7 kpl työtä tukevat tilat (tulostimet jne.) 137 m2-10 kpl wc-tilat 31 kpl Muut tilat varastotilaa 100 m 2 siivoustilat 10 m 2 aulat 357 m 2 7. SIJAINTI KOHTEEN SIJAINTI JA KUVAUS Kohde sijaitsee Helsingissä Pikku-Huopalahdessa osoitteessa Paciuksenkatu 25. Kuusikerroksinen talo on valmistunut vuonna 2002. Rakennus on moderni ja sen nykyiset tilaratkaisut tukevat tulevia tietohallinnon tilajärjestelyitä. Aikaisemmin talo on ollut Skanskan pääkonttorina. Tietohallinnolle vuokrattavat tilat sijaitsevat rakennuksen kerroksissa 2-4. Lisäksi kellarikerroksessa sijaitsee pieni n. 30m2 varastotila. Yhteensä tiloja on 4788 m2. Kohteen 1. kerroksessa on erikokoisia neuvottelutiloja, joita vuokralaisen on mahdollista vuokrata tarpeen mukaan käyttöönsä. Kellarikerroksessa on sosiaalitilat ja polkupyörähuone. Kuntosali saunoineen sijaitsee rakennuksen 7. kerroksessa ja on rakennuksessa työskentelevien yhteiskäytössä. Parkkitilaa kohteessa on kellarikerroksen parkkihallissa. Sisäpihalla on muutama vieraspaikka, joita ei voi varata. Kohteessa sijaitsee lounasravintola. Ravintolaoperaattorin kautta on myös mahdollista tilata kahvi- /kokoustarjoilupalvelut. Vuokralainen vastaa tiloihin liittyvistä vastaanottopalveluista. Rakennus sijoittuu Paciuksenkadun varteen toimistotalojen rivistöön, joka erottaa vilkkaan kulkuväylän Pikku-Huopalahden pienkerrostalovaltaisesta asuinalueesta. Talo sijaitsee Meilahden kampusalueen lähistöllä (2 pysäkinväliä raitiovaunulla), mikä on ajankäytön kannalta positiivinen asia, ja sillä on myönteinen vaikutus mm. Tietohallinnon työnantajakuvaan. Kohteen lähelle pääsee useilla eri busseilla ja raitiovaunuilla.
8. KUSTANNUKSET Seuraavissa kohdissa ilmoitetut hinnat ovat arvonlisäverottomia. a.vuokra Vuokra on n. 19 /m 2 /kk (80 478 /kk). Lisävuokra-arvio (3 kplautopaikkaa, varastotilat) on enintään 11 /m 2 /kk (tasataan todelliseen toteumaan). Näin ollen kokonaisvuokra yhteensä enintään 91870 /kk. Vuokra-aika alkaa 1.9.2013. Vuokran maksu alkaa 1.5.2014. Vuokraa tarkistetaan kerran vuodessa elinkustannusindeksin mukaisesti. Perusindeksi syyskuu 2013. Vuokra pysäköintipaikoista 135 euroa / kuukausi / paikka lisätään kun lopullinen pysäköintipaikkojen määrä on selvillä (sama koskee vuokraa mahdollisesta varastotilasta ) Vuokralaisen tulee solmia sopimukset sähkön, jätehuollon ja vastaanottopalveluiden toimittajien kanssa. Vuokrasopimus on voimassa määräaikaisena kymmenen vuotta, siten että ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajankohta on 12 kk ennen kymmenen vuoden vuokrakauden loppua. 10 vuoden määräajan täytyttyä sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana 12 kk:n irtisanomisajalla. b.toiminnan KÄYNNISTÄMISKUSTANNUKSET Toiminnan käynnistämiskustannuksiin kuuluvat mm. kalustaminen, tarvikkeet, varusteet ja laitteet. Niihin ei kuulu kiintokalusteita tai vastaavia kiinteistöteknisiä järjestelmiä, jotka sisältyvät vuokraan. muutosvalmennus 50 000 muutto 50 000 kalusteet 200 000 atk-verkko 10 000 yhteensä 310 000 Kalustamisessa ja muussa varustelussa käytetään mahdollisimman paljon olemassa olevaa tarpeistoa. Uutta kalustusta hankitaan vain siinä tapauksessa, että olemassa oleva kalustus ei ole tarkoituksenmukaista. 9. RAHOITUS Käynnistämiskustannuksiin on varauduttu vuoden 2013 talousarviossa.
10. TOTEUTUS- JA YLLÄPITOVASTUUT Gradus talo on yhteishanke, jonka toteuttamisesta ja sisällön ohjauksesta huolehtii HUS- Tilakeskus. HUS tietohallinnolla on päävastuu tilojen käytöstä ja ylläpidosta. 11. AIKATAULU Ehdotus hankeaikatauluksi: tilasuunnitelman laadinta 3 / 2013 muutostöiden suunnittelu 3 / 2013 muutostöiden toteutus 9-10 / 2013 muutto 11-12 / 2013 12. VERTAILULUKUJA Vertailulukuja Tynnyrintekijänkatu 1 Lattiapinta-ala 4471 Työpisteet 293 Henkilöt 190 m 2 /työpiste 15 Vuokra ( /v) 1 102 440,00 Vuokra ( /htm2/kk)* 20,55 Vuokra ( /hlö/v) 5 802 Ero nykyvuokraan ( /v) 55 000 Ero nykyvuokraan ( /hlö/v) 289 Kalustamisen (muut kulut?) kustannus (arvio) ( ) 200 000