YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Torstai 26.3.2015 kello 18.00 Kokouspaikka Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna Läsnä Timo Kalaja puheenjohtaja Heikki Kilpeläinen varapuheenjohtaja Anniina Iivonen Taisto Jantunen Jorma Lundström Leena Pietilä Ulla Pullola Markku Salmisaari Aila Tapola Juuso Ahonen vara Asko Lindqvist vara Ossi Lapisto vara Suvi Lassila-Mäki vara Kari Malmivaara vara Tuula Moilanen vara Pekka Nissilä vara Erkki Alanen ykv pj Käsitellyt asiat 18 - Marco Björkskog, Timo Kalaja, Kai Kauppinen, Petri Laine, Eija Rantala, Heli Ulvinen, Tapani Vanhanen Allekirjoitukset Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Kai Kauppinen Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2015 Allekirjoitukset Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2015 Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja Otteen Oikeaksi Todistaa:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 18 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 19 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille kirjepostina maanantaina 23.3.2015. Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 20 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 21 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 22 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje 4 / 2015 - Yhdenvertaisuuslainsäädäntö uudistui Kirkkohallituksen yleiskirje 5 / 2015 - Tilastolomakkeiden A7-A9 lähettäminen Kirkkohallitukseen tilastovuodelta 2014 Kirkkohallituksen yleiskirje 6 / 2015 - Väestörekisterikeskus tiedottaa painotuotteiden tilaamisesta - Kirkkohallituksen yleiskirje 7 / 2015 - Lastensuojelulain mukainen ilmoitusvelvollisuus lapsen henkeen ja terveyteen kohdistuvien tekojen osalta Kirkkohallituksen yleiskirje 8 / 2015 - Kunniamerkin nimenmuutos ja esitykset Pro Ecclesia mitalin ja ritarikuntien kunniamerkkien saajiksi itsenäisyyspäivänä 2015 Hauhon seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 1 / 2015 Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 1 / 2015
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 Lammin seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 2 / 2015 Tuuloksen seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 1/ 2015 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouspöytäkirja 7 / 2014 Yhteistyötoimikunnan kokouspöytäkirja 4 / 2014 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistio 3 / 2015 Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 23 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja. Talousjohtajan päätökset numerot 9-10 / 2015 ovat nähtävillä kokouksessa. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy viranhaltijoiden päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin. 24 Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset n liitteenä 1 on yhteisen kirkkovaltuuston kokouspöytäkirja 29.1.2015. Kirkkolain 10 luvun 1 :n 1 momentin 4 kohdan mukaan yhteisen kirkkoneuvoston tehtävänä on huolehtia yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta ja 6 :n mukaan valvoa yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuutta. Yhteinen kirkkoneuvosto toteaa, että yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessaan 29.1.2015 tekemät päätökset ovat täytäntöönpanokelpoisia.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 25 Rengon pappilan kiinteistöjen arviokirja Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 5 / 16.9.2014 / 59 Insinööritoimisto Poutanen Oy / Juha Poutanen on laatinut arviokirjan Rengon pappilan rakennuksista ja maa-alueista. Juha Poutanen tulee kokoukseen selostamaan arviokirjan perusteita ja tuloksia. Johtokunta käy asiasta keskustelun. Johtokunta kävi asiasta pitkän keskustelun. Laaditun arviokirjan perusteella johtokunta suosittelee Rengon pappilan rakennusten myyntiä huomioiden, että päiväkerhotyölle ja partiotyölle osoitetaan korvaavat tilat. Yhteinen kirkkoneuvosto 8 / 8.12.2014 / 94 Kiinteistöpäällikkö ja talousjohtaja selostavat kokouksessa arviokirjan perusteita ja tuloksia. Yhteinen kirkkoneuvosto käy asiasta keskustelun. Yhteinen kirkkoneuvosto kävi asiasta keskustelun. Yhteinen kirkkoneuvosto Insinööritoimisto Poutanen Oy / Juha Poutanen on laatinut arviokirjan Rengon pappilan rakennuksista ja maa-alueista ja hän tulee kokoukseen selostamaan arviokirjan perusteita ja tuloksia. Yhteinen kirkkoneuvosto käy asiasta keskustelun ja päättää jatkotoimenpiteistä. 26 Seurakuntayhtymän vuoden 2014 tilinpäätös ja tasekirja Talous- ja henkilöstöjaosto 1 / 19.3.2015 / 8 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän taloussäännön 22 :n mukaan tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kirkkojärjestyksen sekä kirjanpitolain ja -asetuksen säännösten, kirkkohallituksen ja yhteisen kirkkoneuvoston ja sen talous- ja henkilöstöjaoston antamien ohjeiden sekä taloussäännön määräysten mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen, rahoituslaskelman, talousarvion toteutumisvertailun
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 sekä toimintakertomuksen. Talousarvion toteutumisvertailu koostuu käyttötalous-, tuloslaskelma-, rahoitus- ja investointiosasta. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja talousjohtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä sen valmistuttua. Tilinpäätösaineisto sidotaan tasekirjaksi. Seurakuntayhtymän tilinpäätöstä vuodelta 2014 laadittaessa on sovellettu kirkkohallituksen virastokollegion hyväksymää ohjetta tilinpäätöksen laatimisesta. Myös kiinteistö- ja hallintomenojen kohdentamisesta on laadittu erillislaskelma kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän viides tilikausi oli 1.393.406,43 (vuonna 2012-147.878,03) euroa ylijäämäinen. Talousarviossa ylijäämäksi ennustettiin 38.797 euroa. Ennustettua parempi ylijäämä johtui ennen kaikkea säästöistä toimintamenoissa ja yhteisöveron ennustettua paremmasta toteumasta. Säästöjä kertyi ennen kaikkea henkilöstömenoista. Veronkorotuksen myötä kirkollisveroja tilikaudella kertyi 11.187.124,62 (10.267.419,29) euroa eli 919.705,33 euroa edellistä vuotta enemmän. Yhteisöverotuotot olivat 1.269.705,05 (1.136.596,62) euroa. Verotuloja kertyi yhteensä 12.456.829,67 (11.404.015,91) euroa, mikä on noin 480.000 euroa enemmän kuin mitä talousarviossa ennustettiin ja noin 1.050.000 euroa enemmän kuin vuonna 2013. Toimintatuotot (ilman sisäisiä eriä) olivat 1.675.088,36 (1.1.776.464,76) euroa. Toimintakulut olivat -11.225.662,48 (-11.715.544,21) euroa, joten toimintakate oli -9.550.574,12 (-9.939.079,45) euroa. Rahoitustuottoja kertyi tilikauden aikana 276.068,52 (289.945,05) euroa. Sijoitustoiminnasta kertyi myyntivoittoja 265.824,42 (283.933,94) euroa. Suunnitelman mukaiset poistot olivat tilikaudelta -926.050,15 (-871.943,66) euroa. Tilikauden investoinnit olivat 444.264,89 (2.722.036,79) euroa. Merkittävimmät investoinnit olivat kahden traktorin hankinta sekä Loimalahden leirikeskuksen asunnon muuttaminen kerhotilaksi. Rahoituslaskelma osoittaa, että seurakuntayhtymän rahavarat ovat tilikauden aikana lisääntyneet 1.843.013,66 (-2.039.414,96) euroa. Seurakuntayhtymällä oli tilinpäätöshetkellä noteeratuissa arvopapereissa ja pankkitileillä yhteensä 7.470.511,75 euroa. Seurakuntayhtymän noteeratut sijoitukset ja rahoitusarvopaperit on kirjattu hankinta-arvoon tai sitä alempaan markkina-arvoon. Lyhytaikaista vierasta pääomaa oli 1.623.814,16 euroa. Pitkäaikaista vierasta pääomaa ei seurakuntayhtymällä ole. Liitteenä ovat seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2014 ja valvontatarkastaja Jorma Anttilan 29.1.2015 ja 17.2.2015 päiväämät tilinpäätöstä 2014 koskevat valvontatarkastusmuistiot.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 6 Talous- ja henkilöstöjaosto käsittelee seurakuntayhtymän vuoden 2014 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä lähettää aineiston edelleen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi ja allekirjoitettavaksi Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto Liitteenä 2 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2014 ja liitteenä 3 valvontatarkastaja Jorman Anttilan tilinpäätöstä 2014 koskevat valvontatarkastusmuistiot. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee ja allekirjoittaa seurakuntayhtymän vuoden 2014 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä luovuttaa aineiston edelleen tilintarkastajien tarkastettavaksi. 27 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö on edellisen kerran hyväksytty yhteisessä kirkkovaltuustossa joulukuussa 2010. Ohjesäännön päivittämiseen ovat vaikuttaneet mm. uudet virkamiesoikeudelliset säännökset ja tehtävienjaon tarkastukset yhteisen kirkkoneuvoston, talousja henkilöstöjaoston sekä kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kesken. Ohjesääntöä valmisteltiin jo viime syksynä ja tavoitteena oli saada ohjesääntö hyväksytyksi edellisen valtuustokauden viimeisessä kokouksessa. Tässä aikataulutavoitteessa ei pysytty vaan valmistelutyötä jatkettiin edelleen seurakuntayhtymän johtoryhmän toimesta vuoden 2015 puolella. Liitteenä 4 on esitys Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöksi. Ohjesääntö on yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttävä ja se on edelleen alistettava Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee liitteenä 4 olevan yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntöehdotuksen ja lähettää sen lausunnolle seurakuntien seurakuntaneuvostoille. Seurakuntaneuvostojen tulee antaa lausuntonsa viimeistään 7.5.2015.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 7 28 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntö Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntö on viimeksi hyväksytty vuonna 2006 Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkovaltuuston toimesta. Seurakuntayhtymää perustettaessa vuonna 2009 päätettiin, että seurakuntayhtymässä noudatetaan soveltuvin osin kaikkia niitä ohje- ja johtosääntöjä, jotka on hyväksytty itsenäistä Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaa varten. Johtosääntöä valmisteltiin jo viime syksynä ja tavoitteena oli saada johtosääntö hyväksytyksi edellisen valtuustokauden viimeisessä kokouksessa. Tässä aikataulutavoitteessa ei pysytty vaan valmistelutyötä jatkettiin edelleen seurakuntayhtymän johtoryhmän toimesta vuoden 2015 puolella. Liitteenä 5 on esitys Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntö. Johtosääntö on yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttävä. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee liitteenä 5 olevan kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan johtosääntöehdotuksen ja lähettää sen lausunnolle seurakuntien seurakuntaneuvostoille. Seurakuntaneuvostojen tulee antaa lausuntonsa viimeistään 7.5.2015. 29 Yhteistoimintamenettelyn jatkaminen koskien seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatiota Talous- ja henkilöstöjaosto 1 / 19.3.2015 / 15 Kokouksessaan 29.4.2014 45 talous- ja henkilöstöjaosto päätti seuraavaa: Talous- ja henkilöstöjaosto toteaa, että 1.) seurakuntayhtymän yhteistoimintamenettelyn päättyneeksi ja lähettää yhteistoimintaneuvottelun tuloksen tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvoston (8.5.2014) ja yhteiselle kirkkovaltuuston (22.5.2014.) kokouksille. 2.) yhtään henkilöä ei ole irtisanottu, 3.) avoimeksi julistettavien virkojen/työsuhteiden osalta toimenpiteet on jo aloitettu, 4.) seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaation kehittämistä jatketaan syksyn 2014 aikana esitetyltä pohjalta, 5.) koulutuskielto on edelleen voimassa vuoden 2014 loppuun saakka ja poikkeukset siihen myöntää seurakuntayhtymän johtoryhmä. Päätösesitys hyväksyttiin.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 8 Em. päätöksen esittelyyn oli henkilöstöorganisaation kehittämisestä kirjattu seuraavaa: Seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatiota ei ole muutettu 1.1.2009 aloittaneen seurakuntayhtymän aikana. YT-neuvottelujen aikana palautteita organisaation muutosehdotuksista kerättiin YT-toimikunnan iltä, seurakuntayhtymän johtoryhmältä ja seurakuntayhtymän päälliköiltä. Muutoksille nähtiin tarvetta. Keskeisimmäksi nousivat työn johtamisen tiivistäminen, raja-aitojen purkaminen kiinteistö- ja hautaustoimen välillä sekä eri työpisteiden välisten siirtymisten ajankäytön minimoiminen. Yhteisesti todettiin, että omalla työvoimalla hoidettavia avaintoimintoja ovat ensisijaisesti kirkot ja kappelit ja vastaavasti ulkoalueiden hoidossa nähtiin suurimmat mahdollisuudet toimintojen ulkoistamiselle. Myös tehtävänimikkeiden yhdenmukaistaminen nähtiin tärkeänä. Laaditussa seurakuntayhtymän henkilöstön organisaatiokaaviossa keskeisenä ajatuksena on kiinteistö- ja hautaustoimen puolella ns. kolmen työnjohtajan malli, jolloin em. työnjohtajien keskeisenä tehtävänä on huolehtia, että työntekijät ovat oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Työnjohdon tehostaminen edellyttää työnjohtajien välisen kommunikaation ja yhteistyön tiivistämistä. Kaikkien yhtymän työntekijöiden tehtävänkuvat päivitetään syksyn 2014 aikana ja tavoitteena on ottaa uusi henkilöstöorganisaatio käyttöön 1.1.2015 alusta. Syksyn 2014 aikana pidettiin kaksi yhteistoimintaneuvottelua (10.10. ja 6.11.) ja kolmas sovittu kokous (19.11.) jouduttiin aikataulusyistä perumaan. Samassa yhteydessä todettiin, ettei suunniteltu aikataulu tule pitämään vaan neuvotteluja ehditään jatkamaan vuoden 2015 puolella. Selvitykset ja neuvottelut asiasta jatkuivat tammikuussa ja ne saatiin päätökseen 18.2.2015. Neuvottelujen pohjalta YT-toimikunta yksimielisesti esittää, että seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatio on liitteen kaavion mukainen. Neuvotteluissa kirjattiin tavoite käynnistää uuden organisaatiomallin mukainen toiminta viimeistään 1.5.2015. Työntekijöiden tehtävänkuvaukset päivitetään huhtikuun aikana ja henkilöstön tehtävänimikkeet tarkistetaan samalla yhdenmukaisiksi. YT-toimikunta yksimielisesti toteaa, että tällä esityksellä uudistukselle asetetut tavoitteet tullaan saavuttamaan. Talous- ja henkilöstöjaosto hyväksyy liitteen mukaisen kaavion seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatioksi ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle vahvistettavaksi sekä kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto Yhteinen kirkkoneuvosto vahvistaa liitteen 6 mukaisen kaavion seurakuntayhtymän henkilöstöorganisaatioksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 9 30 Muut asiat 31 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään tiistaina 12.5.2015 klo 18.00 Vanajan seurakuntakodilla. 32 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 33 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.