Palautekooste: JHS XXX eams-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen muutosehdotusten hyväksyminen 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 5 - Arkistolaitos - Yksityishenkilö - Oikeusministeriö - Verohallinto - Keminmaan kunta 2. Yhteyshenkilön tiedot Vastaajien määrä: 5 3. Suositusluonnoksen hyväksyminen työryhmän ehdottamilla muutoksilla Vastaajien määrä: 5 4. Vastustusperusteet - 1. Työryhmän ehdottama eams-rakenne ei vastaa lainsäädännössä omaksuttua rakennetta siitä, miten viranomaisten tehtävistä on säädetty. Esimerkiksi kunnille on säädetty pääsääntöisesti jokin tehtävä, joka jakautuu palvelujen järjestämisvelvoitteisiin, joista puolestaan syntyvät asiankäsittely- ja palveluprosessit. Suositusluonnos lähtee liikenteeseen lainsäädännöstä, mutta työssä ei ole pitäydytty lainsäädännössä, vaan lähdetty kehittämään mallia, joka ei toimi käytännössä suurimmassa osassa viranomaisten toimintaprosesseja (asiankäsittely- ja palveluprosesseja). 2. Osa eams:in sisällytettäviksi tiedoiksi pitää säilyttää myös lokitietoina. Onko tietojen keräämiselle ja säilyttämiselle useampaan kertaan tarvetta. Päällekkäistä tiedonkeräämistähän pitäisi välttää. 3. Suositus on laadittu siten, että ikään kuin kaikki asiakirjatieto syntyisi asiankäsittelyprosesseissa. Näinhän ei kuitenkaan ole, vaan suurin osa esimerkiksi kuntien asiakirja-aineistosta syntyy palvelutuotannon yhteydessä opetus-, sivistys-, terveys- ja sosiaalitoimessa. Kohdassa 5.4 esitetty toimenpiteiden määrittely on irrallaan tosiasiallisesta hallinnon toiminnasta. Se on pääosiltaan käyttökelvoton. Suositusta ei ole laadittu toimintalähtöisesti, vaan teoreettiselta pohjalta yrittäen puristaa asiakirjahallintoa yhteen muottiin, joka on mahdotonta. Työryhmä voisi demonstroida, miten JHS-työssä eams-rakenne toteutetaan. Tämä voisi konkretisoida myös suosituksen käyttöä mm. työryhmätyöskentelyssä ja toimielimissä syntyvän asiakirja-aineiston käsittelyyn. JHS-työryhmän omassa työssä syntyvät aineistot ovat viranomaisen asiakirjoja. Miten niiden sähköinen säilyttäminen on järjestetty? Noudatetaanko JHS-suosituksia? 5. eams-rakenne ei vastaa kuntatieto-ohjelmassa valmisteilla olevaa luokittelurakennetta. Tästä syystä JHS-työssä olisi syytä ensin linjata yhteentoimivuuden periaatteet ennen tämän kuin myöhempien suositusten osalta. Nyt suositustyöt palvelevat yhteentoimimattomuutta esimerkillisesti. JHS-jaostolle kuuluu luonnollisesti tällainen koordinointivastuu tietohallintolain nojalla. 6. Kuvassa 4 on esitetty virheellinen tulkinta hallintolain säännöksissä. Siinä on sotkettu keskenään hallintomenettely ja asiakirjahallinnollinen hallintomenettely. Hallintolain 19 :n mukaan ssia pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla vaatimukset perusteineen. Viranomaisen suostumuksella asian saa panna vireille myös
suullisesti. Hallintolain 20 :n mukaan Hallintoasia tulee vireille, kun asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiseen viranomaiseen tai kun asia on sille suullisen vireillepanon yhteydessä esitetty ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu. Ilmeisesti kuvassa 4 on yritetty hätäisesti kuvat viranomaisen rekrytointiprosessia, johon vaikuttaa kylläkin ensisijaisesti erityislainsäädäntö mm. valtion virkamieslaki ja -asetus. Työryhmä ei ole ottanut huomioon esimerkkiä tehdessään omia suosituksiaan erityislainsäädännön soveltamisesta prosessikuvauksiin. Kaiken kaikkiaan suositus on tehty hätäisesti tuntematta julkisen hallinnon toimintaa riittävällä tavalla. Suosituksessa on sotkettu erilaiset prosessit keskenään ja toisaalta ei ole otettu huomioon viranomaisten toimintaprosessien vaatimuksia asiakirjahallinnolle. Työstä on puuttunut toimintalähtöinen kehittämisote. Suositan JHS-jaostolle, että suositusluonnos jätetään pöydälle niin kauan kuin tehtäväluokituksia koskeva suositus tulee jaoston käsittelyyn, jonka jälkeen yhteentoimivuuden turvaamiseksi suositusluonnokset viimeistellään ja käsitellään jaostossa samanaikaisesti. Tätä ennen työryhmällä on aikaa selvittää esittämänsä mallin soveltuvuus viranomaisten toimintaprosesseihin (asiankäsittely- ja palveluprosessit) 5. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.1 6. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.2 7. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.3 - TEPA-sanastosta puuttuu joitakin suosituksen ymmärtämisen kannalta olennaisia termejä: mm. tiedonohjaus, käsittelyprosessin kuvaus, eams-määritys. rakenneosa 8. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.4 - Exceleistä täytyy päästä eroon. eams:han on vain metatietoja, joten olemme sitä mieltä, että suoraan eams-järjestelmään. Nyt täytyisi yksinkertaistaa ja generoida. "Lisätään metatietomallin loppuun vertailutaulukko SÄHKE2-metatiedot ja eams-rakenteen metatiedot" ->erot pitäisi myös selittää. Normi on aina normi. 9. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.5 10. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.6 11. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.7 - "Lisäksi toimenpidetason poistamisen vaikuttaisi merkittävästi olemassa oleviin tietojärjestelmätoteutuksiin." ->ja on hyvää tiedonhallintatapaa koskevan asetuksen vastainen. Toimenpidetason häivyttäminen ja automatisointi pitäisi ottaa huomioon JHS176-päivityksessä. 12. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.8
- "eams ei edellytä kaikkien tehtävien kattavaa kuvaamista, ainostaan niiden, joita käsitellään tietojärjestelmässä, jonka tietoja eams ohjaa" ->ja silloinkin geneerinen taso riittää. 13. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.9 14. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.10 15. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.11 - TALLENNUSPAIKKA: miksi tällainen tieto on eams:ssa, kun suositusluonnoksessa todetaan, että paperiasiakirjojen hallintaan riittää ams. 16. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.12 17. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.13 18. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.14 19. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.15 20. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.16 - "Poistetaan: natiivimuoto " ->miksi poistetaan, ei pitäisi 21. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.17 22. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.18 23. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.19
24. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.20 25. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.21 26. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.22 27. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.23 28. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.24 29. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.25 30. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.26 31. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.27 32. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.28 33. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.29 34. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.30 35. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.31
36. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.32 37. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.33 38. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.34 39. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.35 40. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.36 41. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.37 42. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.38 43. Kommentit kohtaan Yleiskommentit, kohta 3.39 44. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.1 45. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.2 46. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.3 47. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.4 48. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.5
49. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.6 50. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.7 51. Kommentit kohtaan Yleiset muutosehdotukset 7.8 52. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto, kohta 8.1 53. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto, kohta 8.2 54. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto, kohta 8.3 55. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto, kohta 8.4 56. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta 9.1 57. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta 9.2 58. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta 9.3 - Suosituksen metatietomallissa on viittauksia hybridiaineistoon: jos tiedonohjausta ei näiden osalta tapahdu, miksi näille pitäisi määrittää eams-metatietoja 59. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta 9.4 60. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta 9.5
61. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta 9.6 62. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala, kohta 9.7 - Parannukset erittäin tervetulleita. 63. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 3. Viittaukset, kohta 10.1 64. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 3. Viittaukset, kohta 10.2 65. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 3. Viittaukset, kohta 10.3 66. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.1 67. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.2 68. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.3 69. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.4 70. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.5 71. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.6 72. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.7
73. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.8 - KÄSITTELYVAIHE:Tämä vaatii selkeästi tarkentamista: käsittelyvaihe on tietojärjestelmässä toimenpide, mutta toisaalta eams:aa luotaessa toimenpide (tarkentava) voi olla myös käsittelyvaiheen alle määritettävä alempi taso 74. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.9 75. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.10 76. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.11 77. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.12 78. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.13 79. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.14 80. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.15 81. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.16 82. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.17 83. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.18 84. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.19
85. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.20 86. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.21 87. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.22 88. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.23 89. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.24 90. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.25 91. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.26 92. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.27 93. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.28 94. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.29 95. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.30 96. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.31
97. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.32 98. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.33 99. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.34 100. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.35 101. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.36 - Voisiko eams-taso olla käyttökelpoinen termi eams-määrityksen sijaan? 102. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.37 103. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.38 104. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.39 105. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.40 106. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.41 107. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.42 108. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.43
109. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet, kohta 11.44 110. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.1 111. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.2 112. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.3 - Teknisen eritelmän mukaiset suositukset voitaisiin erottaa selkeämmin muusta tekstistä esim. lukujen loppuun ja lihavoinnilla. "Suositus mahdollistaa sen, että Tehtäväluokitus kuvataan erikseen ja Käsittelyprosessit kuvataan erikseen ja nämä tulevat liitetyksi toisiinsa vasta myöhemmässä vaiheessa" ->Tämän ilmaisun voisi lisätä suositustekstiin sopivaan yhteyteen: luku 5.2.? ->mitä tarkoittaa myöhemmässä vaiheessa? Mihin tarvitaan koko tehtäväluokituksen ja siihen yhdistettyjen kaikkien käsittelyprosessien kuvausta? "Käsittelyprosessin kuvaus voidaan ensin määritellä, ilman että sitä määritellään millekään tietylle tehtävällä. Tämän jälkeen määritellään missä tehtävissä sovelletaan ko. käsittelyprosessin kuvausta eli kuvaus liitetään oikeisiin tehtäviin. " ->Tämä myös osaksi suositustekstiä. 113. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.4 114. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.5 115. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.6 116. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.7
117. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.8 118. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.9 119. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.10 120. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.11 121. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.12 122. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5. eams-rakenteen rakenneosat, kohta 12.13 123. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.1 eams-määrityksen tiedot, kohta 13.1 124. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.1 eams-määrityksen tiedot, kohta 13.2 125. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.1 eams-määrityksen tiedot, kohta 13.3 126. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.1 127. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.2
128. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.3 129. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.4 130. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.5 131. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.6 132. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.7 133. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.8 134. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.9 135. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.10 136. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 Tehtävä, kohta 14.11 137. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.1 - Suosituksessa todetaan, että "Arkistolaitos päättää sähköisessä muodossa säilytettävien asiakirjatietojen pysyvästä säilytyksestä tehtävätasolla". Arkistolaissa ei ole säädetty erikseen sähköisessä muodossa olevien asiakirjatietojen pysyvästä säilyttämisestä, vaan se koskee kaikkia asiakirjoja. Tässä kohdin tarvitaan tarkennusta, mitä tällä tarkoitetaan sekä viittausta suoraan arkistolain nimenomaiseen säännökseen, jonka perusteella arkistolaitos toimii. 138. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.2
139. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.3 140. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.4 - Sähköisen säilyttämisen näkökulmasta ei ole merkitystä asiakirjakohtaisella hävittämisellä (tehtäväkohtaisen seulonnan näkökulma), vaan tulee nimenomaan tarkastella suurempia kokonaisuuksia. 141. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.5 - Toivottavasti esimerkissä otetaan huomioon myös se, onko poikkihallinnollisten prosessien taustalla yksi vai useampi eams-järjestelmä. Esimerkin tulisi perustua jo toteutettuun tai ainakin määriteltyyn tilanteeseen. Vrt. kohta 15.12. 142. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.6 143. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.7 144. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.8 145. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.9 146. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.10 147. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.11
148. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.12 149. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Käsittelyprosessin kuvaus, kohta 15.13 150. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.1 - Kohdassa käytetään edelleen käsitettä "erillislaki". Mitä tällä tarkoitetaan? Suomen oikeusjärjestys sisältää yleislakeja ja erityislakeja. Kohdassa todetaan, että "Hallintolain mukaisten yleisten käsittelyvaiheiden käyttäminen on kaikille yhteinen vähimmäistaso toimenpiteiden määrittelyssä eamsiin. Yhtenäinen toimenpiteiden määrittely mahdollistaa sen, että laadittavat eams-kuvaukset ovat tältä osin yhdenmukaiset koko julkisen hallinnon osalta." Tällaisia vähimmäistason vaatimuksia ei voida toteuttaa pääosin erilaisissa palveluprosesseissa ja tosiasiallisessa hallintotoiminnassa. Tällaisia suosituksia ei pidä antaa ennen kuin ne on koestettu todellisuuden kanssa. Arkistotoimenkin on syystä kohdata hallinnon toiminnan realiteetit, jotta arkistotoimea voidaan pitää mukana hallinnon kehittämishankkeissa. Tällaisella työryhmän teoretisoinnilla arkistoimi ajautuu yhä kauemmaksi toiminnan kehittämisestä. 151. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.2 - "Työryhmän näkemyksen mukaan nämä ovat sovellettavissa myös sisäisissä prosesseissa" ->Tätä on vaikea hahmottaa ilman esimerkkiä siitä, miten hallintolain käsittelyvaiheita voitaisiin soveltaa sisäisiin prosesseihin. Olisiko koulutus esimerkiksi ohjausta/neuvontaa? Tämä idea tuottaa eri tavoin sovellettuja käsittelyvaiheita. 152. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.3 153. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.4 154. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.5 155. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.6 156. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.7 157. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.8
158. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.9 159. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.10 160. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.11 161. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.12 162. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.13 163. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.14 164. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.15 - Pitää selventää, että on myös muita, organisaatio- tai alakohtaisia tapoja kuvata käsittelyprosessi. 165. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.16 166. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.17 167. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.18 168. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.19 169. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Toimenpiteet, kohta 16.20
170. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.5 Asiakirjatiedot, kohta 17.1 171. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.5 Asiakirjatiedot, kohta 17.2 172. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.5 Asiakirjatiedot, kohta 17.3 173. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 5.5 Asiakirjatiedot, kohta 17.4 174. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 6. Metatiedot, kohta 18.1 175. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 6. Metatiedot, kohta 18.2 - Hyvä: organisaatio- ja alakohtaisille metatiedoille on jätettävä mahdollisuus. 176. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 6. Metatiedot, kohta 18.3 177. Kommentit kohtaan Muutosehdotukset kappaleeseen 7. Rakenteen xml-skeema, kohta 19.1 178. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.1 - Toistettavuus terminä ei ole kaikille selvä. Voisiko tämän termin selventää jossakin yhteydessä? 179. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.2 180. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.3 - Sähke 2:n voimassolon päättymisen johdosta parempi olisi kuitenkin mäpätä yhteen JHS 176 -työn ja rekisteritetojen metatieto jhs-työn kanssa. 181. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.4
182. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.5 183. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.6 184. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.7 185. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.8 186. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.9 187. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 1. Metatiedot, kohta 21.10 188. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2. eams-rakenneosien yhteiset metatiedot, kohta 22.1 189. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2. eams-rakenneosien yhteiset metatiedot, kohta 22.2 190. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.2 Tila, kohta 24.1 191. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.2 Tila, kohta 24.2 192. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.3 Rakenneosan versionumero, kohta 25.1 193. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.5 Tietojärjestelmä, kohta 27.1
194. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.6 Muokkausajankohta, kohta 28.1 195. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.6 Muokkausajankohta, kohta 28.2 196. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.7 Laatija, kohta 29.1 197. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.9 Hyväksyjä, kohta 31.1 198. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.9 Hyväksyjä, kohta 31.2 199. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.9 Hyväksyjä, kohta 31.3 200. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.9 Hyväksyjä, kohta 31.4 201. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.9 Hyväksyjä, kohta 31.5 202. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.9 Hyväksyjä, kohta 31.6 203. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.11 Voimassaolon alkamisajankohta, kohta 33.1 204. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 2.12 Voimassaolon päättymisajankohta, kohta 34.1 205. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 3. eams-määrityksen metatiedot, kohta
35.1 206. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 3.2 Yhteyshenkilö, kohta 37.1 207. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 3.2 Yhteyshenkilö, kohta 37.2 - Roolitieto pysyisi henkilötietoa pidempään oikeana. Ehdotus: rooli henkilön sijasta. 208. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 3.3 Versio, kohta 38.1 209. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 4.1 Tunnus, kohta 40.1 210. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 4.1 Tunnus, kohta 40.2 211. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 4.1 Tunnus, kohta 40.3 212. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 4.3 Kuvaus, kohta 42.1 - "Käsittelyprosessinkuvaukselle lisätään metatieto, jolla voidaan erottaa sellaiset prosessit toisistaan, joita ei ole liitetty tehtäväluokkaan." ->Suositustekstin mukaan eams:aan määriteltävien tehtävien tulee kuitenkin liittyä tehtäväluokitukseen sikäli kun tehtävään liittyy käsittelyprosessin kuvauksia. 213. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 4.3 Kuvaus, kohta 42.2 214. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.1 Julkisuusluokka, kohta 43.1 215. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.1 Julkisuusluokka, kohta 43.2 216. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.1 Julkisuusluokka, kohta 43.3
217. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.2 Salassapitoaika, kohta 44.1 218. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.3 Salassapitoperuste, kohta 45.1 219. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.3 Salassapitoperuste, kohta 45.2 - Aikaisemmin hyväksyttiin erityislaki -käsite -> palautteessa termi "erikoislaki" 220. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.3 Salassapitoperuste, kohta 45.3 221. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 46.1 222. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 46.2 223. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 46.3 224. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 46.4 225. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 46.5 226. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 46.6 227. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.4 Salassapidon laskentaperuste, kohta 46.7
228. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.5 Suojaustaso, kohta 47.1 229. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.5 Suojaustaso, kohta 47.2 230. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.5 Suojaustaso, kohta 47.3 231. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.5 Suojaustaso, kohta 47.4 232. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.5 Suojaustaso, kohta 47.5 - "Tarkistetaan arvolistat ja niiden yhdenmukaisuus SÄHKE2-metatietomallin kanssa" ->SÄHKE2- metatietomallin ajantasaisuus ja arvojoukot tältä täytyy myös varmistaa 233. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.6 Turvallisuusluokka, kohta 48.1 234. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.6 Turvallisuusluokka, kohta 48.2 235. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.6 Turvallisuusluokka, kohta 48.3 236. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.7 Henkilötietoja, kohta 49.1 237. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.7 Henkilötietoja, kohta 49.2 238. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.7 Henkilötietoja, kohta 49.3 239. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.7 Henkilötietoja, kohta 49.4
240. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.8 Säilytysajan pituus, kohta 50.1 241. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.8 Säilytysajan pituus, kohta 50.2 242. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.8 Säilytysajan pituus, kohta 50.3 243. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.8 Säilytysajan pituus, kohta 50.4 244. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.8 Säilytysajan pituus, kohta 50.5 245. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.9 Säilytysajan peruste, kohta 51.1 246. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.9 Säilytysajan peruste, kohta 51.2 247. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.9 Säilytysajan peruste, kohta 51.3 248. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.10 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 52.1 249. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.10 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 52.2 250. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.10 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 52.3
251. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.10 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 52.4 252. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.10 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 52.5 253. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.10 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 52.6 254. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.11 Prosessin omistaja, kohta 53.1 255. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.12 Kokoavan prosessitunnuksen lähde, kohta 54.1 256. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.12 Kokoavan prosessitunnuksen lähde, kohta 54.2 257. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.13 Palveluluokka, kohta 55.1 258. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.13 Palveluluokka, kohta 55.2 259. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.13 Palveluluokka, kohta 55.3 260. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.13 Palveluluokka, kohta 55.4 261. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.14 Asiasana, kohta 56.1 262. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.14 Asiasana, kohta 56.2
263. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.16 Päätietoryhmä, kohta 58.1 264. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 5.16 Päätietoryhmä, kohta 58.2 265. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 6.1 Tyyppi, kohta 59.1 266. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 6.1 Tyyppi, kohta 59.2 267. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 6.1 Tyyppi, kohta 59.3 268. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 6.2 Kuvaus, kohta 60.1 269. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta 61.1 270. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta 61.2 - KUVA:hyväksytty ->mitä kuvaa tarkoittaa? 271. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta 61.3 - Selvityspyyntö ja vastinepyyntöhän voivat olla juridisesti eri asia kuin lausuntopyynnöt. Tämä asia voi tulla käyttäjänäkökulmasta eteen -> miksi nämä on hylätty? 272. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta 61.4 273. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta 61.5 274. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.1 Asiakirjatyyppi, kohta 61.6
275. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.2 Asiakirjatyypin tarkenne, kohta 62.1 276. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.3 Julkisuusluokka, kohta 63.1 - SISÄINEN/EI-JULKINEN: Suositellaan täsmennettäväksi, että näissä tapauksissa kyse on viranomaisen sisäisestä tai valmistelussa olevasta asiakirjatiedosta. Julkisuuslain 5 sanoo: Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla. Eli julkisuuslain 5 :ää ei voi samalla tavalla käyttää salassapidon perusteeksi kuin 6 luvun 24 :n kohtia. Ajatuksena tässä se, että viranomaisella voi olla eams:ssa kiusaus laittaa asiakirjatiedolle julkisuusarvoksi EI JULKINEN ilman kunnon perustelua. 277. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.4 Salassapitoaika, kohta 64.1 278. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.5 Salassapitoperuste, kohta 65.1 279. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.5 Salassapitoperuste, kohta 65.2 280. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.5 Salassapitoperuste, kohta 65.3 281. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.6 Salassapidon laskentaperuste, kohta 66.1 282. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.6 Salassapidon laskentaperuste, kohta 66.2 283. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.6 Salassapidon laskentaperuste, kohta 66.3
284. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.7 Suojaustaso, kohta 67.1 285. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.7 Suojaustaso, kohta 67.2 286. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.8 Turvallisuusluokka, kohta 68.1 287. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.9 Henkilötietoja, kohta 69.1 288. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.10 Säilytysajan pituus, kohta 70.1 289. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.10 Säilytysajan pituus, kohta 70.2 290. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.10 Säilytysajan pituus, kohta 70.3 291. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.10 Säilytysajan pituus, kohta 70.4 292. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.10 Säilytysajan pituus, kohta 70.5 293. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.11 Säilytysajan peruste, kohta 71.1 294. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.12 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 72.1 295. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.12 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 72.2
296. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.12 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 72.3 297. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.12 Säilytysajan laskentaperuste, kohta 72.4 298. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.14 Asiasana, kohta 74.1 299. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.17 Julkisuusluokan muutos, kohta 77.1 300. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.19 Asiakirjatiedon tallennuspaikka, kohta 79.1 301. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.19 Asiakirjatiedon tallennuspaikka, kohta 79.2 302. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.19 Asiakirjatiedon tallennuspaikka, kohta 79.3 303. Kommentit liitteen 1. Metatietomalli kappaleeseen 7.21 Suojeluluokka, kohta 81.1 304. Kommentit liitteeseen 2, kohta 82.1 305. Kommentit liitteeseen 2, kohta 82.2 306. Kommentit liitteeseen 2, kohta 82.3
307. Kommentit liitteeseen 3, kohta 83.1 308. Kommentit liitteeseen 3, kohta 83.2 309. Kommentit liitteeseen 3, kohta 83.3 310. Jos haluat kommentoida tätä toisen palautekierroksen teknistä toteutusta, ole hyvä ja kirjoita palautteesi allaolevaan kenttään. - Liian monimutkainen toteutustapa vastaajan näkökulmasta.