YTOL-HAKEMUSPALVELU Käyttöohje 2018
1 Sisällys Yleistä Ytol-hakemuspalvelun käytöstä... 2 Ota yhteyttä... 2 Näin käytät YTOL-hakemuspalvelua... 3 YTOL-hakemuspalvelun osoite... 3 Kirjautumislinkin tilaaminen... 3 Omat tiedot... 4 Uusi hakemus... 6 Hakemuksen muokkaaminen... 8 Hakemusluonnoksen poistaminen... 9 Opettajien lisääminen hakemukseen... 9 1. Lisää uusi opettaja...10 2. Lisää hyväksytty opettaja...12 3. Lisää opettajat myöhemmin...13 Opettajan poistaminen hakemuksesta...14 Ryhmänohjaajan tietojen lisääminen hakemukseen...14 1. Lisää uusi ryhmänohjaaja...15 2. Lisää hyväksytty ryhmänohjaaja...16 3. Lisää ryhmänohjaaja myöhemmin...16 Ryhmänohjaajan poistaminen hakemukselta...16 Opettaja / ryhmänohjaaja: Pätevyystietojen tarkistaminen ja liitetietojen lisääminen..17 Hakemuksen lähettäminen hyväksyttäväksi...20 Hakemuksen tietojen täydentäminen lähettämisen jälkeen...21
2 YLEISTÄ YTOL-HAKEMUSPALVELUN KÄYTÖSTÄ Jokaisesta haettavasta opintokokonaisuudesta tai opintojaksosta tehdään oma hakemus. Hakemuksen täyttäminen kannattaa valmistella etukäteen, jotta täyttäminen sujuu helposti. Kirjautumislinkki on käyttäjäkohtainen. Saman kirjautumislinkin kautta voi tehdä useita hakemuksia YTOL-hakemuspalveluun. o Vain hakemuksen täyttäjä voi hakea uutta kirjautumislinkkiä. o Opettaja ja ryhmäohjaaja saavat uuden kirjautumislinkin ottamalla yhteyttä hakemuksen täyttäjään, joka voi lähettää uuden kirjautumislinkin. o Kirjautumislinkit ovat voimassa yhden kuukauden kerrallaan. Hakemukset tallentuvat YTOL-hakemuspalveluun hakemuksen täyttäjän tietoihin. Muut saman oppilaitoksen edustajat eivät pääse katselemaan hakemuksia. Ota yhteyttä Henkilöstömme antaa lisätietoja opetuksen järjestämisoikeusien hausta: oppiaineiden sisällöllisiin kysymyksiin vastaavat koulutuspäälliköt viestintä- ja kieliopintoihin koulutussuunnittelija Ursula Kaari hakemuspalvelun käyttöön liittyviin kysymyksiin vastaa koulutuspäällikkö Mirva Huovinen (tavoitettavissa 3.-14.12.2018 ja 2.1.2019-).
3 NÄIN KÄYTÄT YTOL-HAKEMUSPALVELUA YTOL-hakemuspalvelun osoite Hakemuspalveluun pääset osoitteesta https://www.avoin.jyu.fi/ytol Kirjautumislinkin tilaaminen YTOL-hakemuspalveluun kirjautuminen edellyttää kirjautumislinkin tilaamista. 1. Syötä YTOL-hakemuspalvelun Kirjautuminen hakemuspalveluun -sivun Sähköpostiosoite-kenttään sähköpostiosoitteesi ja klikkaa Pyydä kirjautumislinkkiä -painiketta. 2. Saat sähköpostiisi viestin osoitteesta noreply@jyu.fi otsikolla Kirjautumislinkki JYAY:n YTOL-hakemuspalveluun. Viesti sisältää kirjautumislinkin YTOL-hakemuspalveluun sekä tiedon kirjautumislinkin voimassaoloajasta. 3. Kirjautumislinkin vanhennuttua, tilaa uusi kirjautumislinkki hakemuspalveluun sähköpostiosoitteellasi. Tallentamasi tiedot ovat tallessa palvelussa.
4 4. Kirjaudu YTOL-hakemuspalveluun klikkaamalla sähköpostiviestissä olevaa linkkiä. Omat tiedot YTOL-hakemuspalvelu täyttää etu- ja sukunimitietosi sähköpostiosoitteestasi päättelemällä. Pääset muokkaamaan tietojasi ja lisäämään edustamasi oppilaitoksen Muokkaa tietoja -painikkeen kautta.
5 Lisää oppilaitoksesi valitsemalla oppilaitoksen nimi Organisaatio-kentässä avautuvasta valikosta. HUOM! Jos et löydä omaa oppilaitostasi listalta, ota yhteyttä Mirva Huoviseen. Kun olet tarkistanut ja täydentänyt omat tietosi, Tallenna.
6 Uusi hakemus Aloita uuden hakemuksen täyttäminen klikkaamalla Lisää hakemus -painiketta, joka löytyy omalla nimelläsi otsikoidun sivun alareunasta. Tekemäsi hakemukset näkyvät listana omien tietojesi alla ennen Lisää hakemus -painiketta. Edellisinä lukuvuosina tekemäsi hakemukset löytyvät klikkaamalla sivun alareunassa olevaa Vanhat hakemukset -otsikkoa. Uuteen hakemukseen tarvitaan seuraavat tiedot: 1. Hakeva organisaatio (alasvetovalikko) haetaan oletuksena omista tiedoistasi, mikäli olet sen sinne tallentanut. 2. Haettava opintokokonaisuus tai opintojakso (alasvetovalikko) 3. Arvioitu opiskelijamäärä 4. Haettava opetuksen järjestämisoikeusaika (alasvetovalikko) 5. Oppilaitoksen perustelut hakemukselle
7 Tiedekunta/kielikeskus arvioi esitettyjä perusteluja tehdessään päätöksiä opetuksen järjestämisoikeuksista. Apukysymyksiä perusteluihin: Miksi oppilaitoksenne hakee ko. opetuksen järjestämisoikeutta? Millainen merkitys oppiaineella on oppilaitoksenne koulutustarjonnassa? Onko alueellanne muita vastaavan opetuksen järjestäjiä? Mikä on opetuksen kohderyhmä? Onko oppilaitoksellanne yhteistyösuunnitelmia muiden alueenne toimijoiden kanssa (esim. oppilaitokset, alueen julkisorganisaatiot, yritykset, kansalaisjärjestöt ja paikalliset asiantuntijat) opetuksen järjestämiseksi? Jos yhteistyösuunnitelmia on, millaisia? HUOM! Tätä tekstikenttää voit käyttää myös lisätietojen kirjoittamiseen. 6. Tallenna = Hakemus on nyt tallennettu luonnos-tilaan YTOL-hakemuspalveluun.
8 7. Voit tallennuksen jälkeen poistua halutessasi YTOL-hakemuspalvelusta sivun oikeassa yläreunassa olevalla Poistu-painikkeella ja palata myöhemmin täydentämään ja muokkaamaan hakemusta. Hakemuksen muokkaaminen Tekemäsi hakemukset näkyvät YTOL-hakemuspalvelussa omissa tiedoissasi. Toiminnotkohdasta näet, missä vaiheessa hakemuksesi ovat: Luonnos = hakemus on kesken, hakemusta ei ole vielä lähetetty. Lähetetty = hakemus on valmis ja lähetty. Arvioitavana = hakemus on saapunut arviointiin. Käsitelty = tämä toiminto ei ole käytössä. Hakemusten käsittelystä ja päätöksistä ilmoitetaan sähköpostilla.
9 Pääset täydentämään ja muokkaamaan luonnos-tilassa olevia hakemuksiasi klikkaamalla hakemuksen nimen päällä. Hakemuksen perustietojen muokkaukseen pääset hakemuksen yläreunassa olevan Muokkaa hakemusta -painikkeen kautta. Muokattuasi perustietoja, tallenna muutokset. Hakemusluonnoksen poistaminen Voit poistaa Luonnos-tilassa olevan hakemuksen alareunasta löytyvällä Poista hakemus painikkeella. Opettajien lisääminen hakemukseen Opettajien lisäämiseen on hakemuksessa kolme vaihtoehtoa: 1. Lisää uusi opettaja = henkilö, jota ei ole vielä hyväksytty kyseisten opintojen opettajaksi. Hakemuksen liitteeksi tarvitaan henkilön pätevyyttä osoittavat dokumentit ja henkilökohtainen kuittaus tietojen oikeellisuudesta.
10 2. Lisää hyväksytty opettaja = henkilö, joka on viime lukuvuonna hyväksytty kyseisten opintojen opettajaksi. Ei pyydetä pätevyystietoja ja kuittausta uudelleen. 3. Lisää opettajat myöhemmin = jos kaikille opintojaksoille ei ole opettajaa vielä tiedossa, voit ilmoittaa puuttuvan opettajatiedon klikkaamalla tätä painiketta. 1. Lisää uusi opettaja Lisää uusi opettaja Lisää opettajalle opintojaksot Lisää yhteystiedot ja Tallenna Lähetä sähköpostikutsu Opettaja lisää pätevyystiedot ja tekee kuittauksen Lähetä hakemus Opintojaksot: Jokaiselle opettajalle pitää asettaa vähintään yksi opintojakso. Lisää opettajalle yksi tai useampi opintojakso seuraavasti:
11 Klikkaa hiirtä/kohdistinta Opintojaksot kentän päällä. Kentästä avautuu valikko, josta näet hakemuksessa haettavan opintokokonaisuuden opintojaksot. HUOM! Mikäli hakemuksessa haetaan yksittäistä opintojaksoa, Opintojaksot-kenttään tulee vain tämä yksittäinen opintojakso, ei valikkoa. Lisää opettajalle opintojaksoja valitsemalla niitä yksitellen valikosta. Lisää kaikki ne opintojaksot, joihin opettajaa tullaan ehdottamaan. Jos opettaja opettaa kaikkia opintokokonaisuuden opintojaksoja, lisää kaikki opintojaksot. Yhteystiedot: Lisää opettajan etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite. Tarkista, että sähköpostiosoite on varmasti oikein, koska sen mukaisesti opettajalle lähetetään sähköpostikutsu pätevyystietojen lisäämiseen hakemukselle. Tallenna Sähköpostikutsu: Kun olet lisännyt hakemukseen opettajan ja hänen tietoihinsa tarvittavat opintojaksot, lähetä opettajalle sähköpostikutsu pätevyystietojen täydentämistä varten.
12 Voit lähettää opettajalle kutsun uudelleen, mikäli hän ei ole vahvistanut pätevyystietojaan tai hän ei jostain syystä ole saanut alkuperäistä kutsuviestiä sähköpostiinsa. Mikäli joudut lähettämään kutsun uudelleen, tarkista, että olet kirjoittanut opettajan sähköpostiosoitteen oikein hakemuksen opettajatietoihin. 2. Lisää hyväksytty opettaja Lisää hyväksytty opettaja Lisää opettajalle opintojaksot Lisää yhteystiedot ja Tallenna Opintojaksot: Ks. Lisää uusi opettaja Yhteystiedot: Ks. Lisää uusi opettaja Tallenna Aiemmin hyväksytylle opettajalle ei lähetetä sähköpostikutsua, vaan opettajan voi liittää hakemukseen ilman uusia pätevyystietoja ja kuittausta.
13 3. Lisää opettajat myöhemmin Hakemus näyttää opettajien lisäämisen yhteydessä ne opintojaksot, joilta puuttuu vielä opettaja. Jos kyseisille opintojaksoille ei ole vielä opettajaa, klikkaa Lisää opettajat myöhemmin -painiketta. HUOM! Painike katoaa tämän jälkeen hakemuksesta. Voit siitä huolimatta jatkaa uusien ja aiemmin hyväksyttyjen opettajien lisäämistä. Voit myös tarvittaessa lähettää hakemuksen ilman yhtään opettajaa, jolloin kaikki opintojaksot jäävät opettajatietoa vaille. Lisää opettajat myöhemmin painike katoaa ja hakemukseen tulee teksti Tämä hakemus voidaan lähettää hyväksyttäväksi ilman riittävää määrää opettajia, mutta otamme yhteyttä opettajien lisäämiseksi myöhemmin.
14 Opettajan poistaminen hakemuksesta Voit poistaa opettajan hakemuksesta painamalla opettajatiedoissa olevaa Poista-painiketta. Jos opettaja on ehtinyt kuitata pätevyystietonsa valmiiksi, Poista-painiketta ei ole näkyvissä. Saat poistettua opettajan hakemuksesta klikkaamalla ensin Peru kuittaus -painiketta, jolloin Poista-painike ilmestyy näkyviin. Klikkaa sitten Poista. Ryhmänohjaajan tietojen lisääminen hakemukseen Ryhmänohjaaja lisätään vain niihin opintokokonaisuuksiin, jotka toteutetaan ryhmänohjausmallilla. Muissa hakemuksissa lisätään aina opettajia. Ryhmänohjaajan lisäämiseen on hakemuksessa kolme vaihtoehtoa: 1. Lisää uusi ryhmänohjaaja = henkilö, jota ei ole vielä hyväksytty kyseisten opintojen ryhmänohjaajaksi. Hakemuksen liitteeksi tarvitaan henkilön pätevyyttä osoittavat dokumentit ja henkilökohtainen kuittaus tietojen oikeellisuudesta. 2. Lisää hyväksytty ryhmänohjaaja = henkilö, joka on viime lukuvuonna hyväksytty kyseisten opintojen ryhmänohjaajaksi. Ei pyydetä pätevyystietoja ja kuittausta uudelleen.
15 3. Lisää ryhmänohjaaja myöhemmin = jos ryhmänohjaajaa ei ole vielä tiedossa, voit ilmoittaa puuttuvan ryhmänohjaajatiedon klikkaamalla tätä painiketta. 1. Lisää uusi ryhmänohjaaja Lisää uusi ryhmänohjaaja Lisää yhteystiedot ja Tallenna Lähetä sähköpostikutsu Yhteystiedot: Lisää ryhmänohjaajan etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite. Tarkista, että sähköpostiosoite on varmasti oikein, koska sen mukaisesti ryhmänohjaajalle lähetetään sähköpostikutsu pätevyystietojen lisäämiseen hakemukselle. Tallenna Sähköpostikutsu: Kun olet lisännyt hakemukseen ryhmänohjaajan, lähetä hänelle sähköpostikutsu pätevyystietojen täydentämistä varten. Voit lähettää ryhmänohjaajalle kutsun uudelleen, mikäli hän ei ole vahvistanut pätevyystietojaan tai hän ei jostain syystä ole saanut alkuperäistä kutsuviestiä sähköpostiinsa. Mikäli joudut lähettämään kutsun uudelleen, tarkista, että olet kirjoittanut ryhmänohjaajan sähköpostiosoitteen oikein hakemuksen ryhmänohjaajatietoihin.
16 2. Lisää hyväksytty ryhmänohjaaja Lisää hyväksytty ryhmänohjaaja Lisää yhteystiedot ja Tallenna Yhteystiedot: Ks. Lisää uusi ryhmänohjaaja Tallenna Aiemmin hyväksytylle ryhmänohjaajalle ei lähetetä sähköpostikutsua, vaan hänet voidaan liittää hakemukseen ilman uusia pätevyystietoja ja kuittausta. 3. Lisää ryhmänohjaaja myöhemmin Jos ryhmänohjaajaa ei ole vielä tiedossa, klikkaa Lisää ryhmänohjaaja myöhemmin - painiketta. Painike katoaa tämän jälkeen hakemuksesta ja hakemukseen tulee teksti Tämä hakemus voidaan lähettää hyväksyttäväksi ilman ryhmänohjaajaa, mutta otamme yhteyttä ryhmänohjaajan lisäämiseksi myöhemmin. Ryhmänohjaajan poistaminen hakemukselta Voit poistaa ryhmänohjaajan hakemukselta painamalla ryhmänohjaajan tiedoissa olevaa Poista-painiketta. Jos ryhmänohjaaja on ehtinyt kuitata pätevyystietonsa valmiiksi, Poista-painiketta ei ole näkyvissä.
17 Saat poistettua ryhmänohjaajan hakemukselta klikkaamalla ensin Peru kuittaus painiketta, jolloin Poista-painike ilmestyy näkyviin. Klikkaa sitten Poista. Opettaja / ryhmänohjaaja: Pätevyystietojen tarkistaminen ja liitetietojen lisääminen 1. Opettaja ja ryhmänohjaaja saa sähköpostiin viestin osoitteesta noreply@jyu.fi otsikolla Opettajan / Ryhmänohjaajan tietojen täydentäminen. Viesti sisältää kirjautumislinkin YTOL-hakemuspalveluun sekä tiedon kirjautumislinkin voimassaoloajasta. Kirjautumislinkin vanhennuttua, opettaja ja ryhmäohjaaja saavat uuden kirjautumislinkin ottamalla yhteyttä hakemuksen täyttäjään, joka voi lähettää uuden kirjautumislinkin hakemuksen kautta. 2. Opettaja / ryhmänohjaaja kirjautuu YTOL-hakemuspalveluun sähköpostiviestissä olevan kirjautumislinkin kautta. 3. YTOL-hakemuspalvelussa näkyvät hakemuksen perustiedot sekä opettajalla ne opintojaksot, joihin hänet on merkitty opettajaksi.
18 4. Opettaja ja ryhmänohjaaja tarkistaa omat tietonsa ja lisää pätevyyttänsä osoittavat tiedot hakemukseen Liitä liitetiedosto painikkeen kautta. Jos hakemuksen täyttäjä on jo valmiiksi lisännyt opettajalle tai ryhmänohjaajalle liitetiedostoja, ne näkyvät listana Liitetiedostot-otsikon alla. Opettajan / ryhmänohjaajan tulee tarkastaa, että liitetyt liitetiedostot ovat oikein. 5. Pätevyyttä osoittavien liitetietojen ja perustelujen jälkeen opettaja / ryhmänohjaaja vakuuttaa tietojensa ajantasaisuuden ja oikeellisuuden ja vahvistaa kuittauksen.
19 6. Kuittauksen jälkeen opettaja / ryhmänohjaaja voi tarvittaessa perua kuittauksen ja muokata tietojaan uudelleen klikkaamalla Peru kuittaus -painiketta. 7. Kun tiedot ovat kunnossa ja kuitattu, opettaja / ryhmänohjaaja voi poistua YTOL-hakemuspalvelusta Poistu-painikkeella.
20 Hakemuksen lähettäminen hyväksyttäväksi Saat sähköpostiisi vahvistusviestin, kun opettaja tai ryhmänohjaaja on käynyt kuittaamassa pätevyystietonsa valmiiksi. Hakemuksella opettajan tai ryhmänohjaajan tietoihin korostuu Toiminnot-kenttään Valmis. Hakemus on valmis lähetettäväksi, kun kaikki hakemuksen perustiedot on täytetty hakemukseen liitetyt opettajat ja/tai ryhmänohjaaja on kuitannut tietonsa valmiiksi. Jos yksikin kuittaus puuttuu, hakemusta ei pääse lähettämään. hakemuksessa on maininta, jos opettaja- /ryhmänohjaajatietoa ei vielä ole. Alla olevassa esimerkkitapauksessa opettaja on tiedossa yhdelle opintojaksolle ja muista tieto vielä puuttuu.
21 HUOM! Tarkasta, että hakemuksen tiedot ovat oikein ennen kuin painat Lähetä hyväksyttäväksi -painiketta. Et pääse enää muokkaamaan hakemustasi lähettämisen jälkeen. LÄHETÄ HYVÄKSYTTÄVÄKSI Hakemuksen tietojen täydentäminen lähettämisen jälkeen Jos havaitset hakemuksen tiedoissa puutteita lähettämisen jälkeen, ota yhteyttä haettavan oppiaineen koulutuspäällikköön/-suunnittelijaan.