Keski-Suomen liiton kokonaisarkkitehtuurikoulutus

Keski-Suomen liiton kokonaisarkkitehtuurikoulutus Jyväskylä 10.2.2015 Kea Kangas-Lång kea.kangas-lang@tiera.fi

KARSTULAN KUNTA Copyright Kuntien Tiera Oy 2

Päivän ohjelma Osa 1 perusteet Mitä kokonaisarkkitehtuuri on? Mihin sitä käytetään ja missä sitä voi hyödyntää? Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisprosessi Osa 2 Julkisen hallinnon KA- työ Mikä tärkeää ja hyödynnettävää kuntien näkökulmasta? Keskeiset viitearkkitehtuurit kunnille Viitearkkitehtuurien hyödyntäminen kuvauksissa Kehittyvä lainsäädäntö - Tietohallintolain velvoitteet ja muu huomioitava keskeinen lainsäädäntö kuntien KA- kehittämisessä Osa 3 Nykytilan ja tavoitetilan kuvaus Keskustelua kuntakohtaisista esimerkeistä Nykytilan kuvaaminen ja tavoitetilan suunnittelu prosessi, ja miten käytännössä kannattaa edetä. Kokonaisarkkitehtuurin kuvausten läpikäynnit (JHS179) mitkä ovat keskeisiä tuotos/mallipohjia hyödynnettäväksi kunnissa. Käytännön kuvauksia (Tieran mallinnuspalveluympäristön avulla esitellen) Osa 4 Käyttöönotto ja jatkuvuus Kokonaisarkkitehtuurin hallinta ja jatkuvuuden varmistaminen Ryhmätyö - Miten konkreettisesti lähteä liikkeelle kokonaisarkkitehtuurityössä Keski-Suomen kunnissa? Copyright Kuntien Tiera Oy 3

Esittelyt

Osa 1 Perusteet Mitä kokonaisarkkitehtuuri on? Mihin sitä käytetään ja missä sitä voi hyödyntää? Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisprosessi

Mitä kokonaisarkkitehtuuri on?

Kokonaisarkkitehtuuri on tapa ajatella, ei sen kummempaa: tapa ajatella kaikkia asioita koko ajan osana suurempaa kokonaisuutta. Kokonaisarkkitehtuuri EI ole ICT- tai tietohallintojuttu! Copyright Kuntien Tiera Oy 7

Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. (JHS179) Kokonaisarkkitehtuurin avulla kuvataan toiminnan, prosessien ja palvelujen tietojen tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne PIDÄ KOKO AJAN MIELESSÄ: Kokonaisarkkitehtuuria voidaan ja on syytäkin tehdä pieni pala kerrallaan Copyright Kuntien Tiera Oy 8

IT-arkkitehtuuri vs. kokonaisarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri on vain jäävuoren huippu 10% Tietojärjestelmien kehittäminen edellyttää selkeää kuvaa Toiminnan tarpeista Palveluista Toimijoista, käyttäjistä, rooleista Prosesseista Toiminnanohjauksesta Käsitteistä, tiedoista 90% eli: kokonaisarkkitehtuuri on kaikkea paitsi ICT- tai tietohallintojuttu! Copyright Kuntien Tiera Oy 9 9

Mitä kokonaisarkkitehtuuri on? 1/2 Kokonaisarkkitehtuuri on konkreettista kokonaisuuden suunnittelua ja hallintaa Organisaatiossa toimintaa ja tietohallintoa kehitetään usealla tasolla ja taholla. Kun kehitys tapahtuu yksittäisinä kehityshankkeina, syntyy osa-optimointia, päällekkäisiä ratkaisuja, keskenään yhteen toimimattomia ratkaisuja, resurssien tuhlausta. Kokonaisarkkitehtuurin lähtökohtana on laajempi katsantokanta ja kokonaissuunnittelu. Kokonaisarkkitehtuurin menetelmät tarjoavat systemaattisen lähestymistavan kuvata toimintaa, toiminnassa tarvittavaa ja tuotettavaa tietoa sekä toimintaa tukevien tietojärjestelmien nykytilaa sekä tavoitetilaa. Kokonaisarkkitehtuuria voidaan käyttää sekä koko käsiteltävää organisaatiota koskevan palveluympäristön että rajatumpien kohteiden kohdealueiden - suunnitteluun. Kokonaisarkkitehtuurilla kuvataan moniselitteisiä asioita konkreettisesti Työssä tuotetaan yhteisiä karttoja ja malleja, joiden avulla tiedetään Missä ollaan - nykytila Mihin halutaan päästä - tavoitetila Mitä reittejä voidaan käyttää - tiekartat Copyright Kuntien Tiera Oy 10

Mitä kokonaisarkkitehtuuri on? 2/2 Näkökulmat: Kokonaisarkkitehtuurin avulla kuvataan, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Kehittäminen on toimintalähtöistä ja lähtee liikkeelle organisaation strategisista tavoitteista ja kuntalaisille tarjottavien palveluiden parantamisesta. Kokonaisarkkitehtuurin keinoin tuotetaan kuvaukset, joiden avulla päästään toiminnan ja IT-ratkaisujen optimaaliseen yhteistoimintaan: kuvaukset tavoitetilasta, nykytilasta ja siirtymäpolusta tavoitetilaan (kehityspolku) toiminta- ja hallintamalli, jonka avulla ohjataan suunnittelua, tunnistetaan riippuvuudet ja poistetaan päällekkäinen kehittämistyö, varmistetaan laatu ja saadaan tehdyt suunnitelmat laajasti uudelleen käytettäviksi Toiminta Palvelut Prosessit Tietojärjestelmät Tietojärjestelmäratkaisut Tiedot Käsitteet Tietomallit Teknologia Teknologiaratkaisut Tietoturva ja integraatio Arkkitehtuurilla tarkoitetaan kokonaisuuden ja sen osien rakennetta ja osien välisiä suhteita, sekä periaatteita ja suuntaviivoja niiden suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. Kokonaisarkkitehtuuri on tehokas, kokonaisvaltainen suunnitelumenetelmä Copyright Kuntien Tiera Oy 11

Mihin kokonaisarkkitehtuuria käytetään ja missä sitä voi hyödyntää?

Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt realisoituvat pitkällä aikavälillä Ymmärrys lisääntyy, riskit pienenevät Arkkitehtuurimenetelmän käyttöönotto Parempi yhteentoimivuus Enemmän samalla rahalla Tavoitetilan suunnittelu Palvelut ja prosessit Tietojärjestelmät Parempi palvelu asiakkaille Tehokkaampi toiminta Elinkaarikustannukset pienenevät Toimintaprosessien toteutus Tietojärjestelmien toteutus Tavoitetilan toimintaprosessit käytössä Tietojärjestelmät hallitusti käytössä Aika Hyöty kasvaa Copyright Kuntien Tiera Oy 13

Kunnan toiminnot ja tietohallinnon palvelut liittyvät irrottamattomasti toisiinsa Vaiheen tarvitsema tieto Vaiheen tarvitsema tieto Vaiheen tarvitsema tieto Prosessivaihe A Prosessivaihe B Prosessivaihe C Prosessivaihe D Prosessivaihe E Vaiheen tuottama tieto Vaiheen tuottama tieto Vaiheen tuottama tieto Vaiheen tuottama tieto Käyttäjien toimintatapakuvaukset Toiminnalliset vaatimukset Ei-toiminnalliset vaatimukset Toiminnan tueksi tarvittava tietojärjestelmä Copyright Kuntien Tiera Oy 14

Miten kokonaisarkkitehtuuria käytetään Kokonaisarkkitehtuuriajattelumallia soveltamalla työn tehokkuutta ja vaikuttavuutta parannetaan toiminnan kehityksen sekä tietojärjestelmien kehittämisen kautta Lainsäädäntö, asetukset Asiakkaat ja heidän tarpeensa Palvelun X tuottaminen Alueelliset, seudulliset ja kuntakohtaiset tarpeet sekä rajoitteet Työntekijät ja heidän tarpeensa Sovellettu kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Toiminta-arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Nykytila: Nykytoiminnan kuvaus ( = prosessit, palvelut) asiakas- ja tarvelähtöisesti Nykytila: Tekijät, roolit, toimintaympäristö Tavoitetilan kuvaus Johtopäätökset ja suositukset toiminnan organisoinniksi. Mitä tietoa tarvitaan palvelussa ja toiminnan tukemiseksi eri rooleissa? Mistä tarvittava tieto saadaan, kuka tuottaa tiedon? Mitä tiedolla tehdään prosessin eri vaiheissa? Kuka tarvitsee mitäkin tietoa toimintaansa / palvelun tuottamiseen? Nykytila: mitä järjestelmiä on käytössä, mikä on niiden elinkaaren vaihe? Tavoitetila: Mitä ICT-ratkaisuja tarvitaan palvelun tuottamiseen asiakas- ja tarvelähtöisesti, toiminnan tukemiseen ja palvelun sähköistämiseen. Johtopäätökset ja suositukset ratkaisujen kehittämiseksi. Copyright Kuntien Tiera Oy 15

Arkkitehtuurityön hyödyt kunnan johtamiselle ja toiminnan kehittämiselle Arkkitehtuurin suunnittelu tukee muutoksia kunnan johtamisessa ja toiminnassa Päätöksenteon pohjana käytettävä tieto paranee Muutosten vaikutuksia voidaan hallita Kehittämisen kokonaisvaltainen suunnittelu poistaa päällekkäisen kehittämisen Arkkitehtuurin suunnittelu varmistaa kunnan toimintaa ja johtamista tukevat tietojärjestelmät Järjestelmäsuunnittelu on osa toiminnan kehittämistä Järjestelmät tukevat arjen työtä ja kunnan palveluiden käyttöä Syntyy yhteinen tapa toimia ja käyttää järjestelmiä Työn tuottavuus ja tehokkuus paranevat ja työn kuormittavuus vähenee Mieti ennen kuin hankit tai teetät uusia ratkaisuja ja malleja: Mitä tarkkaan ottaen tarvitaan ja mihin sitä käytetään ja erityisesti onko meillä tällainen jo? Copyright Kuntien Tiera Oy 16

Tietohallinnon on tuettava kuntien toimintaa ja toiminnan tehostamista ja kehittämistä Tietohallinnon palveluiden ja järjestelmien kehittämisen lähtökohtana oltava kuntatoimijoiden prosessit ja toimintavavat Tietohallinnon tehtävänä on tukea kunnan johtamista ja toiminnan sujumista ja kehittämistä Kokonaisarkkitehtuuri on keskeinen väline, jonka avulla tietohallinto saadaan tukemaan toiminnan tehostamista ja kehittämistä Copyright Kuntien Tiera Oy 17

Kunnan työntekijät Hyvä arkkitehtuurin suunnittelu mahdollistaa kunnan toiminnan kehittämisen kohti parempia ja tehokkaampia palveluita Kuntalaiset Sosiaali ja terveys Opetus ja kulttuuri Asuminen ja ympäristö Hallintotoiminnot Toiminta-arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuuri Copyright Kuntien Tiera Oy 18

Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisprosessi

Toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen PIDÄ KOKO AJAN MIELESSÄ: Kokonaisarkkitehtuuria voidaan ja on syytäkin tehdä pieni pala kerrallaan KA-koulutusprojekti Lähde: JHS 179 Copyright Kuntien Tiera Oy 20

Kokonaisarkkitehtuuri kehittämisprosessin vaiheet PIDÄ KOKO AJAN MIELESSÄ: Kokonaisarkkitehtuuria voidaan ja on syytäkin tehdä pieni pala kerrallaan 1. Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu (mihin tähdätään?) 2. Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi (missä nyt mennään?) 3. Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu (millaisilla ratkaisulla tavoite saavutetaan?) 4. Toimeenpanon suunnittelu (miten ratkaisuun päästään?) työstämisen Lähde: JHS 179 Copyright Kuntien Tiera Oy 21

Kokonaisarkkitehtuuri työstämisen valmistelu Vaiheen tarkoituksena on mm: tunnistaa sidosryhmät ja niiden tavoitteet. tunnistaa ja määritellä kehittämisen tavoitteet. perustella työstämisen tavoitetila. varmistaa toiminnan ja ICT-johdon tuki. rajata ja suunnitella arkkitehtuurin suunnitteluprojekti. tunnistaa olemassa oleva kokonaisarkkitehtuurin sisältö PIDÄ KOKO AJAN MIELESSÄ: Kokonaisarkkitehtuuria voidaan ja on syytäkin tehdä pieni pala kerrallaan työstämisen Copyright Kuntien Tiera Oy 22

Kokonaisarkkitehtuuri nykytilan analysointi Lähde liikkeelle organisaation nykytilan toiminnan analysoinnista. Selvitä organisaation toiminnan, käytettävien tietojen, tietojärjestelmien ja teknologioiden nykytila. Nykytilan analysointi ja sen kuvaus toimivat pohjana tavoitetilan suunnittelulle. työstämisen PIDÄ KOKO AJAN MIELESSÄ: Kokonaisarkkitehtuuria voidaan ja on syytäkin tehdä pieni pala kerrallaan Copyright Kuntien Tiera Oy 23

Kokonaisarkkitehtuuri tavoitetilan suunnittelu Jos kehityskohteen arkkitehtuurisuunnitteluun tarvitaan useampia näkökulmia, suositeltu suunnittelujärjestys on: 1. Toiminta-arkkitehtuuri 2. Tietoarkkitehtuuri 3. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri 4. Teknologia-arkkitehtuuri työstämisen PIDÄ KOKO AJAN MIELESSÄ: Kokonaisarkkitehtuuria voidaan ja on syytäkin tehdä pieni pala kerrallaan Copyright Kuntien Tiera Oy 24

Toimeenpanon suunnittelu Määrittele tavoitetilaan pääsemiseksi vaadittavat kehittämisalueet Laadi ylätason toimeenpanosuunnitelma Muista koko ajan organisaation kokonaiskehittäminen Tarkenna sovitut kehittämisalueet yksityiskohtaisemmiksi kehittämishankkeiksi ja -projekteiksi Arvioi niiden hyödyt ja riskit. PIDÄ KOKO AJAN MIELESSÄ: Kokonaisarkkitehtuuria voidaan ja on syytäkin tehdä pieni pala kerrallaan työstämisen Copyright Kuntien Tiera Oy 25

KA-menetelmän käyttö Kuka tarvitsee ja mitä? Toiminnan tarpeet Miten tukee strategiaa? Mihin tämä muutos vaikuttaa? Miten toimitaan? Yhteentoimivuuden tarpeet Mitä on jo olemassa? Kansalliset määritykset? Mitä tietoa tähän liittyy? Pitäisi kehittää X:ää Tiedon tarpeet Mikä on tiedon päälähde? Mitä tietoa tarvitaan johtamiseen? Mitä tukijärjestelmiä tarvitaan? Tietosuojatarpeet? Teknologian tarpeet Miten korkeaa käytettävyyttä tarvitaan? Mitä ylläpitoa teknologia edellyttää Järjestelmien tarpeet Miten ratkaisut integroidaan? Tietoturvatarpeet Copyright Kuntien Tiera Oy 26

Osa 2 Julkisen hallinnon KA- työ Mikä tärkeää ja hyödynnettävää kuntien näkökulmasta? Keskeiset viitearkkitehtuurit kunnille Viitearkkitehtuurien hyödyntäminen kuvauksissa Kehittyvä lainsäädäntö - Tietohallintolain velvoitteet ja muu huomioitava keskeinen lainsäädäntö kuntien KAkehittämisessä

Mikä tärkeää ja hyödynnettävää kuntien näkökulmasta? Keskeiset viitearkkitehtuurit kunnille Viitearkkitehtuurien hyödyntäminen kuvauksissa

Tärkeää ja hyödynnettävää kuntien näkökulmasta JHS-suositukset ICT-palvelujen kehittäminen sarja: JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen JHS 172 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Näitä täydentää JHS 152 Prosessien kuvaaminen Kuntasektorin viitearkkitehtuurit ja kansalliset viitearkkitehtuurit Copyright Kuntien Tiera Oy 29

Kohdearkkitehtuuri, viitearkkitehtuuri, sidosarkkitehtuuri, ratkaisuarkkitehtuuri?? Viitearkkitehtuuri kuvaa toiminnallisen kokonaisuuden teknologia- ja toimittajariippumattoman tavoitetilan Kohdearkkitehtuuri kuvaa toiminnallisesta kokonaisuudesta rajatun kohteen tavoitetilan Kohteet ovat suuria, toiminnallisesti yhteenkuuluvia kokonaisuuksia Arkkitehtuurin kohdealuejako ei ole yhdenmukainen hallinnon organisaatiorakenteen kanssa. Sidosarkkitehtuuri on muualla määritetty arkkitehtuurilinjaus, joilla on tai voi olla vaikutusta kyseisen organisaation tai toimialueen arkkitehtuurityöhön ja linjauksiin Ratkaisuarkkitehtuuri kuvaa teknologian huomioiden, miten jolla toteutus tehdään Copyright Kuntien Tiera Oy 30

Viitearkkitehtuuri Viitearkkitehtuuri on rajatun arkkitehtuurikokonaisuuden toimittaja- ja toteutusneutraali rakenne Viitearkkitehtuurilla ohjataan kehitettäviä ratkaisuja halutunlaiseen rakenteeseen Viitearkkitehtuuri kuvaa ratkaisussa tarvittavat loogiset rakenneosat (sis. kaikki näkökulmat), niiden suhteet toisiinsa ja sen, miksi niitä tarvitaan Tietyn, tärkeän osa-alueen malliarkkitehtuuri Copyright Kuntien Tiera Oy 31

Viitearkkitehtuurien hyötyjä Hyödynnetään olemassa olevia hyviä käytäntöjä Ei keksitä pyörää uudelleen Luodaan yhteinen käsitteistö, ymmärretään asiat samalla tavalla Viitearkkitehtuurin avulla täsmennetään yhteiset tavoitteet Arkkitehtuurien ja ratkaisujen suunnittelu ja toteuttaminen nopeutuu ja niiden laatu paranee Copyright Kuntien Tiera Oy 32

Julkisen hallinnon yhteisiä viitearkkitehtuureja Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin rakenne ja hallinta asiakkaan palvelutarve ja sitä vastaavat palvelut periaatteet saumattomille palveluketjujen toteutukselle Kansallisen palveluväylän viitearkkitehtuuri periaatteet integraatiokerroksen palveluille palveluympäristöjen välinen integraatio Asianhallinnan viitearkkitehtuuri asianhallinnan yhdenmukaiset prosessit ja käsitteet toteutusratkaisujen pohjaksi Paikkatiedon viitearkkitehtuuri kansallisen paikkatietoinfrastruktuurin ja sen hyödyntämisen tavoitetila Henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri henkilöstöhallinnon yleistettyjen toimintaprosessien, sidosryhmien, roolien, päätietojen ja tietojärjestelmäpalvelujen kokonaisuuden kuvaus. Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri sähköisen asiakaspalvelun suunnittelun tueksi Perustietovarantojen viitearkkitehtuuri yhdenmukainen tavoitetila kansallisten tietovarantojen hyödyntämiselle ja palvelumalleille Taloushallinnon viitearkkitehtuuri Talous yleistettyjen toimintaprosessien, sidosryhmien, roolien, päätietojen ja tietojärjestelmäpalvelujen kokonaisuuden kuvaus. Käyttövaltuushallinnan viitearkkitehtuuri käyttövaltuushallinnan prosessien ja käsitteiden kuvaus toteutusratkaisun yhdenmukaisuuden saavuttamiseksi Yhteentoimivuus-portaalissa MDM-viitearkkitehtuuri master datan hallinnoinnin toimivuus ja yhdenmukaisuus ohje kunnan MDM-kyvykkyyden pystyttämiseksi Julkisen hallinnon yhteinen metatietopalvelun esiselvitys Suuntaviivat yhteisen metatietopalvelun kehittämiselle Kunnat.net-sivustolla Copyright Kuntien Tiera Oy 33

Viitearkkitehtuurien hyödyntäminen kuvauksissa Katsotaan ajan salliessa käytännön tasolla osan 3 lopuksi Viitearkkitehtuurilla ohjataan kehitettäviä ratkaisuja halutunlaiseen rakenteeseen. Viitearkkitehtuuri kuvaa ratkaisussa tarvittavat loogiset rakenneosat (sis. kaikki näkökulmat), niiden suhteet toisiinsa ja sen, miksi niitä tarvitaan. Ei tarvitse tehdä asioita alusta asti itse Lukemalla viitearkkitehtuurin ymmärtää yleensä varsin pitkälle, mitä kannattaa tehdä ja miten kannattaa lähteä liikkeelle ja mitä tekeminen vaatii Copyright Kuntien Tiera Oy 34

Kehittyvä lainsäädäntö Tietohallintolain velvoitteet ja muu huomioitava keskeinen lainsäädäntö kuntien KA- kehittämisessä

Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 10.6.2011/634 Tavoite tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta säätämällä julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämisestä ja varmistamisesta Keino julkisen hallinnon viranomaisella on tietojärjestelmien yhteentoimivuuden varmistamiseksi lakiin perustuva velvollisuus suunnitella ja kuvata kokonaisarkkitehtuurinsa julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. KA-koulutusprojekti v. 1.0 Copyright Kuntien Tiera Oy 36 36

Tietohallintolain KA-velvoitteet Valtiovarainministeriö Huolehtia julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurista Julkisen hallinnon yhteentoimivuuden kuvausten laatiminen ja ylläpito Yhteisten palveluiden ohjaus Ministeriöt Toimialansa tietohallinnon ja tietohallintohankkeiden ohjaus tietohallintolain mukaisesti Huolehdittava, että sen toimialalle laaditaan ja ylläpidetään sen toimialan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset Julkisen hallinnon organisaatiot Suunniteltava ja kuvattava kokonaisarkkitehtuurinsa sekä noudatettava laadittua ja ylläpidettyä kokonaisarkkitehtuuria Saatettava tietojärjestelmät vastaamaan yhteentoimivuuden kuvauksia Käytettävä yhteisiä palveluita 37 Copyright Kuntien Tiera Oy

Kokonaisarkkitehtuuri ja tietohallintolaki Tietohallintolaki painottuu valtion ja kuntien tietojärjestelmien yhteentoimivuuden lisäämiseen Laista aiheutuvat velvoitteet kunnille: 1. Suunnitella ja kuvata tietohallintonsa julkisen hallinnon tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. Aloitus 6 kuukauden kuluessa asetuksen voimaantulosta, ensimmäinen kehityssykli tulee saattaa valmiiksi 3 vuoden kuluessa. 2. Noudattaa tietojärjestelmien yhteen toimivuuden mahdollistamiseksi julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja sen edellyttämiä yhteen toimivuuden kuvauksia ja määrityksiä sekä toimialakohtaisia kuvauksia ja määrityksiä, joiden sisältö määritellään asetuksissa. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityön tuotoksena on syntynyt ja syntyy suuri määrä eri kohdealueita ohjaavia ja yhtenäistäviä periaatteita ja linjauksia. Näiden periaatteiden ja linjausten tarkoituksena on kehittää julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteen toimivuutta kautta linjan. Organisaatioiden tulee ymmärtää ja sisäistää omaa kohdealuetta ohjaavat sidosarkkitehtuurit. Copyright Kuntien Tiera Oy

Kokonaisarkkitehtuuri ja tietohallintolaki Tietohallintolaki painottuu valtion ja kuntien tietojärjestelmien yhteentoimivuuden lisäämiseen 3. Ottaa käyttöön sellaisia sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja, jotka luovat edellytykset yhteen toimivuudelle. Tietojärjestelmähankkeissa kokonaisarkkitehtuurituotosten ymmärrys ja sidosarkkitehtuurien sisäistäminen tulevat olemaan huomattavassa osassa 4. Käyttää yhteisiä valtion tarjoamia sähköisen asioinnin ja hallinnon tukipalveluja, mikäli painavaa perustetta muulle ei ole. Asettaa rajoituksia tietojärjestelmähankkeiden teknologioille esim. julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaate avoimesta lähdekoodista sekä valtiohallinnon tarjoamat infrapalvelut Copyright Kuntien Tiera Oy 39

Kokonaisarkkitehtuuri ja uudistunut kuntalaki Lakiin on lisätty säännökset kunnan ja kuntakonsernin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta Kunnan ja kuntakonsernin sisäiset menettely- ja toimintatavat, joilla varmistetaan toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus. Sisäinen valvonta on osa kunnan johtamisjärjestelmää ja työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskejä Olennaista on, että kunnalla on toimintaansa nähden riittävät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan mekanismit Kunta tarvitsee kokonaisvaltaisen ymmärryksen toiminnastaan ja sen kehittämistarpeista Copyright Kuntien Tiera Oy

Kokonaisarkkitehtuuri ja hyvä tiedonhallintatapa (julkisuuslaki 18 ) Viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että viranomaisen tulee pitää luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä; viranomaisen pitää selvittää tietojärjestelmien käyttöönottoa sekä hallinnollisia ja lainsäädännöllisiä uudistuksia valmisteltaessa suunniteltujen toimenpiteiden vaikutus asiakirjojen julkisuuteen, salassapitoon ja suojaan sekä tietojen laatuun samoin kuin ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin tietoon liittyvien oikeuksien ja tiedon laadun turvaamiseksi sekä asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suojan järjestämiseksi. Kunta tarvitsee kokonaisvaltaisen ymmärryksen toiminnastaan ja tietojärjestelmien kehittämisen vaikutuksesta Copyright Kuntien Tiera Oy

Kokonaisarkkitehtuuri ja lainsäädäntö Kasvavat velvoitteet asettavat kuntien johdolle ja tietohallinnoille huomattavasti lisää johtamis- ja osaamishaasteita Jotta kunnat voivat suoriutua velvoitteista tarvitaan Mahdollisimman tehokasta kansallisen työn hyödyntämistä Organisaation johdon tukea ja osallistumista Työtä ei kannata (edes yrittää) tehdä yksin, vaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti kaikki kansalliset mallit ja yhteiset ratkaisut Hyvään lopputulokseen päästäkseen kunnan on sitouduttava tiettyihin periaatteisiin ja noudatettava niitä kaikissa tietohallinnon toimenpiteissään mahdollisimman hyvin Copyright Kuntien Tiera Oy

Osa 3 Nykytilan ja tavoitetilan kuvaus Nykytilan kuvaaminen ja tavoitetilan suunnittelu prosessi, ja miten käytännössä kannattaa edetä Kokonaisarkkitehtuurin kuvausten läpikäynnit (JHS179) mitkä ovat keskeisiä tuotos/mallipohjia hyödynnettäväksi kunnissa Käytännön kuvauksia

Nykytilan kuvaaminen ja tavoitetilan suunnittelu prosessi, ja miten käytännössä kannattaa edetä

Kokonaisarkkitehtuurityön käynnistäminen organisaatiossa Sitouta johto Nimeä vastuutaho työn käynnistämiselle Hanki ymmärrys kokonaisarkkitehtuurista Organisoi ja resursoi kokonaisarkkitehtuurityö Hanki osaaminen Kuvaa arkkitehtuurin nykytila Valitse arkkitehtuurin tavoitetilan kuvaamisen ensimmäinen kohde Suunnittele arkkitehtuurin kehittämispolku Katsotaan käytännön tasolla osan 4 ryhmätyössä Kytke arkkitehtuurin kehittäminen organisaation johtamiseen Käynnistä kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan kuvaaminen Copyright Kuntien Tiera Oy 45

Kokonaisarkkitehtuurin kuvausten läpikäynnit (JHS179) mitkä ovat keskeisiä tuotos/mallipohjia hyödynnettäväksi kunnissa

JHS 179 kuvauspohjat ja -matriisit JHS 179 Liite 8: Kokonaisarkkitehtuurin kuvauspohjat JHS 179 Liite 9: Kokonaisarkkitehtuurin kuvausmatriisit Se, mitä kannattaa hyödyntää, riippuu siitä, mitä ollaan tekemässä. Mallipohjia kannattaa käyttää, mutta vain niitä, joista oikeasti on työlle hyötyä. Copyright Kuntien Tiera Oy 47

Käytännön kuvauksia

Osa 4 Käyttöönotto ja jatkuvuus Kokonaisarkkitehtuurin hallinta ja jatkuvuuden varmistaminen Ryhmätyö Miten konkreettisesti lähteä liikkeelle kokonaisarkkitehtuurityössä Keski-Suomen kunnissa?

Kokonaisarkkitehtuurin hallinta ja jatkuvuuden varmistaminen

Kokonaisarkkitehtuurin hallinta ja jatkuvuuden varmistaminen miksi? Tehdään kerran ja sitten pidetään ajan tasalla Jatketaan kehitystä Varmistetaan KA-tekemisen ja toiminnan tarpeen kohtaaminen Copyright Kuntien Tiera Oy 51

Arkkitehtuurin hallinnan tarkoitus Arkkitehtuurin hallinnan ei tarvitse olla raskasta, byrokraattista kokoustamista! Varmistaa kehittämisen alkaminen ja jatkuminen Varmistaa kehittämisen johdonmukaisuus Ohjeistaa arkkitehtuurilinjausten soveltaminen projekteissa Määritellä kehittämisen, ylläpidon ja hyödyntämisen vastuut Copyright Kuntien Tiera Oy 52

Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Perusperiaatteet Arkkitehtuurinhallinta on prosessilähtöistä Arkkitehtuurilinjauksia noudatetaan ja hyödynnetään Arkkitehtuurilinjausten vastaisia ratkaisuja ei tehdä, kaikki poikkeamat hyväksytään muutoksenhallintamenettelyn kautta Arkkitehtuurin johtamisprosessit sijoitetaan etukäteen määritettyyn vuosikelloon Jatkuvan kehittämisen periaate. 53 Copyright Kuntien Tiera Oy

Arkkitehtuurihallinnan vuosikello 54 Copyright Kuntien Tiera Oy

Ryhmätyö Miten konkreettisesti lähteä liikkeelle kokonaisarkkitehtuurityössä Keski-Suomen kunnissa?

Ryhmätyön lähtökohta Sähköistä asiointia päätetään lähteä kehittämään: Miten lähtisit liikkeelle KA-suunnittelukehikkoa käyttäen? Kenelle puhuisit ensin? organisaatiorajojen ylittäminen yhteistyö Keski-Suomen liiton ICT-strategia johdon sitouttaminen työn käynnistämisen vastuutaho työn resursoinnin varmistaminen Keitä muita ottaisit mukaan? sidosryhmien tunnistus Mistä lähtisit liikkeelle itse työssä? osaamisen hankkiminen (lukeminen / koulutus) työn resursointi nykytilan kuvaaminen mitä valmista materiaalia hyödyntäisit? tavoitetilan kuvaaminen mitä valmista materiaalia hyödyntäisit? Miten jatkaisit työtä? ratkaisuarkkitehtuurin kuvaaminen ratkaisuarkkitehtuurin toteuttaminen Mitä muuta? miten sidot tekemisen laajempaan kokonaisuuteen? miten sidot tekemisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen? Entä sitten? Copyright Kuntien Tiera Oy 56

Entäs sitten ihan oikeasti? Kaksi käytännön esimerkkiä Mitä halutaan? Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Kaikille osapuolille yhtenäinen käsitys siitä, miten kehitys tehdään ja mihin pyritään Miksi haluttaisiin luoda kaikille yhteinen käsitys siitä, miten kehitys tehdään ja mihin pyritään? Siksi, että voidaan paremmin kohdentaa vähäisiä resursseja keskeiseen ja tärkeään kehittämiseen Siksi, että halutaan vähentää osaoptimointia ja erillään/siiloissa tapahtuvaa kehittämistä Siksi, että pystytään luomaan koko organisaatiota hyödyttäviä ja koko organisaation käytettävissä olevia ratkaisuja Vähentää päällekkäistä kehittämistä Miksi haluttaisiin vähentää päällekkäistä kehittämistä? Siksi, että saadaan käytettävissä olevilla resursseilla aikaan enemmän hyötyä ja tarpeellista muutosta Copyright Kuntien Tiera Oy 57

Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu Mihin tähdätään? Ensin pitää hahmottaa, mikä on työn kohteena/tavoitteena Kaikille osapuolille yhtenäinen käsitys siitä, miten kehitys tehdään ja mihin pyritään Päällekkäisen kehittämisen vähentäminen Sitten pitää miettiä, mitä tarvitaan, jotta tavoitetta kohti päästään Tarvitaan yhteiset linjaukset, yhteinen päätöksenteko ja yhteinen toimintatapa kehittämiselle Yhteisten linjausten luomiseksi tarvitaan 1) arkkitehtuuriperiaatteet Yhteisten päätösten tekemiseksi ja yhteisen toimintatavan aikaansaamiseksi tarvitaan 2) arkkitehtuurin hallinta Tarvitaan näkyvyys kaikkeen organisaatiossa tapahtuvaan kehittämiseen Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Jotta voidaan saada näkyvyys kehittämistoimiin, kehittämistoimien täytyy olla ainakin jossain määrin organisoituja 1) kehittämisen projektointi Näkyvyyden saavuttamiseksi tarvitaan tapa keskitetysti käydä läpi eri alueiden kehittämistoimia/projekteja 2) projektihallinta Copyright Kuntien Tiera Oy 58

Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Missä nyt mennään? Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Sen jälkeen pitää ymmärtää, mikä on tämän hetken tilanne Onko meillä selkeitä, yksinkertaisia periaatteita, jotka ohjaavat (kaikkea) kehittämistä? Jos ei, niin onko meillä jotain sen suuntaista? Mitä? Onko naapurilla jotain? Mitä? Onko meillä tahoa, joka linjaa (kaikkea) kehittämistä? Mitkä ovat sen toimintatavat? Kattaako se koko organisaation? Jos ei, onko meillä jotain sen suuntaista? Mitä? Keitä siellä on mukana? Projektoidaanko meillä (sisäistä) kehittämistä? Miten? Jos ei, niin onko meillä jotain sen suuntaista? Mitä? Onko naapurilla jotain? Mitä? Seulotaanko meillä projekteja jollain tavalla yhtenäisesti? Miten? Kenen toimesta? Seurataanko meillä projekteja jollain tavalla yhtenäisesti? Miten? Kenen toimesta? Copyright Kuntien Tiera Oy 59

Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Minne halutaan päästä? Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Seuraavaksi pitää miettiä, mikä on se tila, jonne lopulta halutaan päästä 1. Kunnassa on yhtenäiset arkkitehtuuriperiaatteet, jotka ohjaavat kehittämistä 2. Kunnassa hallitaan arkkitehtuuria, mikä varmistaa periaatteiden olevan pätevät ja edistää niiden noudattamista 1. Kunnassa tehtävät kehitystoimet tehdään projekteina 2. Kaikkea kehitystä ohjataan ja seurataan yhtenäisen projektihallinnan avulla Copyright Kuntien Tiera Oy 60

Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Miten tavoitteeseen päästään? Ja lopulta päätetään, millä toimenpiteillä ja missä aikataulussa lähdetään toteuttamaan tavoitetta 1. Luotaan ensin arkkitehtuurille hallinta Luodaan malli, jolla arkkitehtuuria hallitaan ja luodaan hallinnalle vuosikello Sekä toisissa kunnissa että muualla on paljon valmiita malleja Varmistetaan, että toiminta lähtee liikkeelle ja luodaan sille jatkumisen edellytykset Selkeä mandaatti, selkeät roolit, vastuulliset rooleihin 2. Luodaan hallinnan rooleja hyödyntäen yhtenäiset arkkitehtuuriperiaatteet Luodaan tai viimeistellään kehittämistä ohjaavat arkkitehtuuriperiaatteet Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Sekä toisissa kunnissa että muualla on paljon valmista materiaalia Tämä ei ole vaikeaa kyse on siitä, halutaanko tehdä organisoidusti vai jotenkin muuten Copyright Kuntien Tiera Oy 61

Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Miten ratkaisuun päästään? Kokonaisarkkitehtuurin työstämisen valmistelu Kokonaisarkkitehtuurin nykytilan analysointi Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan suunnittelu Työstettävän kokonaisuuden toimeenpanon suunnittelu Ja lopulta päätetään, millä toimenpiteillä ja missä aikataulussa lähdetään toteuttamaan tavoitetta 1. Projektointi Luodaan tai viimeistellään kehityshankkeiden projektointikäytäntö Sekä toisissa kunnissa että muualla on paljon käytössä olevia malleja Varmistetaan, että projektointi todella otetaan käyttöön ei enää linjatyönä tapahtuvaa kehittämistä 2. Projektihallinta Luodaan tai viimeistellään projektihallintamalli Sekä toisissa kunnissa että muualla on paljon käytössä olevia malleja Varmistetaan, että toiminta lähtee liikkeelle ja luodaan sille jatkumisen edellytykset Tämä ei ole vaikeaa kyse on siitä, halutaanko tehdä organisoidusti vai jotenkin muuten Copyright Kuntien Tiera Oy 62

Jatko Mitä seuraavaksi? Mikäli kuvatunlainen kokonaisarkkitehtuurityö saadaan käyntiin, syntyvät uudet kehityskohteet kuin itsestään, esim. Jotta kehitysprojekteja voidaan ohjata paremmin, huomataan, että Halutaan parempi kuva siitä, mitä tietoja missäkin tietojärjestelmissä käytetään. Näin löydetään päällekkäisen tiedon ylläpidon ja luomisen paikat ja voidaan kehittyä hyödyntämään samaa tietoa monessa paikassa -> tietovirtakuvaus Halutaan parempi kuva siitä, mitä toiminnallisuuksia missäkin järjestelmässä on. Näin pystytään keskittämään ja laajentamaan sopivien järjestelmien käyttöä uusien hankkimisen sijaan > looginen tietojärjestelmäkuvaus Copyright Kuntien Tiera Oy 63

Esimerkkejä nykytilan kuvauksista Nykytila Tavoitetila Kehittämissuunnitelmat Tietojärjestelmärekisteri keskeisten järjestelmien osalta Ylätason listaus keskeisistä tietojärjestelmistä JHS 179 -suositusten mukaisesti (Excel-dokumentointi) Tietojärjestelmäkartta tietojärjestelmärekisterin perusteella Dokumentointi QPR:llä tai sopivalla välineellä Tietovirtakuvaus Päätietoryhmäkuvaus Ylätason prosessikuvaukset Eri arkkitehtuurin näkökulmien kuvausten välisten riippuvuuksien kuvaus (prosessit järjestelmät, prosessit tiedot,..) Sidosryhmäanalyysi Looginen järjestelmäjäsennys Copyright Kuntien Tiera Oy 64

Esimerkkejä tavoitetilan työstä Nykytila Tavoitetila Kehittämissuunnitelmat Tavoitetilan prosessien kuvaaminen Tavoitetilan looginen tietojärjestelmäkuvaus Arkkitehtuurin hallintamallin kuvaaminen Arkkitehtuuriperiaatteet Yksittäisten arkkitehtuurialueiden kehittämistarpeiden kuvaaminen Perustiedon hallinta Arkkitehtuurivisio Copyright Kuntien Tiera Oy 65

Esimerkkejä kehittämissuunnitelmista Nykytila Tavoitetila Kehittämissuunnitelmat Arkkitehtuurin hallintamalli Projektisalkun hallinta Projektin hallintamalli Copyright Kuntien Tiera Oy 66

Kysymyksiä? Kommentteja? Kiitos Copyright Kuntien Tiera Oy 67