Neuvotteluvakuuttavuus Technopolis 8.3.2018
Neuvotteluvakuuttavuus Päivän päätyttyä olet oppinut Neuvottelijoiden erilaiset roolit Voittavat neuvottelumenetelmät Toimivat prosessit valmistautumiseen, itse neuvotteluun, päätöksentekoon ja neuvottelutuloksen toimeenpanoon Henkilökohtaisen vakuuttavuuden merkityksen neuvottelussa Päivän kulku 09-11 Tavoitteet, johdanto neuvotteluprosessiin ja henkilökohtaiseen vakuuttavuuteen 11-12 Neuvotteluun valmistautuminen (teoria, ryhmäharjoitus ja palaute) 12-13 Lounas 13-14 Neuvottelutapaamisen avaaminen (teoria, ryhmäharjoitus ja palaute) 14-15 Tietojen ja olettamusten varmistaminen (teoria, ryhmäharjoitus ja palaute) 15-16 Neuvottelun päättäminen ja sopiminen (teoria, ryhmäharjoitus ja palaute) 16-17 Kokonaisuuden kertaus, koe ja sertifiointi
Mitä on neuvottelu?
Mitä neuvottelu on? Tilanne, jossa osapuolilla on erilaiset tavoitteet, mutta halu löytää yhteinen molemmille hyväksyttävä lopputulos Konflikti yhteinen ratkaisu Jokainen neuvottelee jatkuvasti
Ristiriitojen ratkaisutapoja Lykkää hoitaako aika? ( lose-lose ) Luovuta helppo, mutta mitä sait? ( lose-win ) Suostuttele / Painosta toimiiko vai tuhoaako suhteen? ( win-lose ) Tee kompromissi mutta saitko mitä hait? ( win-lose / winlose ) Neuvottele käy kauppaa vähemmän tärkeistä asioista saavuttaaksesi tärkeimmät tavoitteet ( win-win ) Sovittele mutta onko ratkaisu hyväksyttävä ( lose-lose ) Korjaa mutta onko ongelma yhteinen? Lähde: Krogerus Tschäppeler: The decision book
Neuvottelutyylejä Kilpailuhenkinen (I win you lose) Alistuva (I lose you win) Välttely (I lose you lose) Kompromissi( I win / lose some you win / lose some) Yhteistyöhaluinen (I win you win) Lähde: Negotiation Conflict Styles by Calum Coburn
Yhteistyöhaluisen neuvottelutyylin hyödyt Parempi lopputulos Sujuvampi yhteistyösuhde Pysyvämpi sitoutuminen Tuloksellisempi toimeenpano Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Milloin sopimus on mahdollinen? Paras vaihtoehto Paras vaihtoehto He Optimitavoite Minimitavoite Minimitavoite Optimitavoite Me Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Voimatasapaino Riippuvuus toisesta osapuolesta - + Mitä voin aiheuttaa? Mitä voin tarjota Mikä on paras vaihtoehtoni? Kyky luoda innovatiivisia ratkaisuja Neuvottelutaidot Johdonmukaisuus: Elä periaatteidesi mukaan! Tiedänkö enemmän kuin he? Muodollinen asema / senioriteetti? Oma vaikuttamiskyky / vakuuttavuus / usko omiin kykyihin Kummalla on enemmän hävittävää, jos sopimus ei synny? Tilanne elää neuvottelun aikana varo ylimielisyyttä!
Hyvä neuvottelu Luopumalla itselle vähemmän tärkeistä asioista pyritään varmistamaan itselle tärkeiden tavoitteiden saavuttaminen Edellyttää hyvää valmistautumista ja luovuutta Pidä mielessä sekä mitä teet neuvottelun aikana että miten teet sen Se mitä tapahtuu sopimuksen syntymisen jälkeen ratkaisee neuvottelun onnistumisen Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Neuvotteluprosessi Valmistautuminen - Omat tavoitteet - Toisen osapuolen tavoitteet Neuvottelutapaaminen - Avaus - Tietojen hankinta - Mahdolliset vaihtoehdot - Ratkaisuehdotus - Päättäminen Jälkihoito
Neuvotteluprosessin vaiheet Valmistautuminen (>50 %) Omat tavoitteet (25 %) Toisen osapuolen tavoitteet (25 %) Neuvottelutapaaminen (<50 %) Avauspuheenvuoro Tietojen hankinta (30 %) Mahdolliset vaihtoehdot Ratkaisuehdotus (20 %) Päättäminen Jälkihoito Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Valmistautuminen
Valmistautuminen (>50 % ajasta) Oma (25 % ajasta) Tiedot ja olettamukset Hankalat kysymykset / näihin en vastaa Tavoitteet (mitä) ja motiivit (miksi) Pakko saada / välttää Nice to have Yhteiset, poikkeavat, ristiriitaiset prioriteetit Myönnytykset Vaihtoehtoiset ratkaisut Paras vaihtoehto Walkaway points Mitä jos sopimus ei synny Roolit Toinen osapuoli (25 % ajasta) Tiedot ja olettamukset Hankalat kysymykset / näihin he eivät vastaa Tavoitteet (mitä) ja motiivit (miksi) Pakko saada / välttää Nice to have Yhteiset, poikkeavat, ristiriitaiset prioriteetit Myönnytykset Vaihtoehtoiset ratkaisut Paras vaihtoehto Walkaway points Mitä jos sopimus ei synny Roolit Lähde: mm. Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Lisää valmistautumista Kuinka monta tapaamista tarvitaan ja mitä kussakin tapaamisessa tapahtuu? Kuka päättää (meillä ja heillä)? Agenda? Koska ja missä neuvottelu käydään? Keitä osallistuu? Riittävä senioriteetti? Kuinka neuvotellaan? Mistä neuvotellaan? Kuinka ristiriidat ratkaistaan? Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Roolit Tiimin jäsenten pitää tuntea eri roolien tehtävät ja sovellettava neuvottelutapa Neuvottelija Tietojen varmistaja ja kysymysten esittäjä Tarkkailija Häirikkö Humoristi Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Avauspuheenvuoro Kannattaa suunnitella ja harjoitella hyvin Neuvotteluilmapiirin luominen Tavoitteet neuvottelulle Rajaukset Odotuksien luominen Tapaamisen alussa ja aina taukojen jälkeen (osin jo ennen tapaamista esim. puhelimessa) Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Neuvottelutapaaminen
Tietojen hankinta (30 %) Kysy ja kuuntele vastaukset Varmista tiedot ja muunna olettamukset tiedoksi Hanki lisätietoja Tunnista mihin et saa vastausta Pyri selvittämään toisen osapuolen motiivit, prioriteetit, huolenaiheet, sopimuksen esteet jne. Näytä, että olet ymmärtänyt toisen osapuolen viestit Tee väliyhteenvetoja Keskustele, älä debatoi Käsittele substanssi ja suhde erillään toisistaan Päivitä tavoitteitasi uuden informaation mukaisesti Anna niin saat Varmista, että toinen osapuoli on ymmärtänyt viestisi Seuraa vihjeitä Joustavat ilmaisut Kysymykset Kehonkieli Pidä taukoja kun tarvitset miettimisaikaa Käy kauppaa tiedoilla Tee myönnytyksiä vähemmän tärkeissä asioissa ja voit saavuttaa tavoitteesi tärkeissä asioissa Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Saatujen tietojen oikeellisuuden varmistaminen Toinen osapuoli ei aina puhu totta tai kerro kaikkea Tutkimuksen mukaan on 54 % mahdollisuus tunnistaa valhe Koska valheen tunnistaminen on vaikeaa, onkin järkevää keskittyä ennakointiin Keinoja ennakointiin Vastavuoroisuus Oikeat kysymykset Huomaa välttely Luottamuksellisuus ei välttämättä edistä Huomaa tietovuodot Lähde: Leslie K. John: How to negotiate with a Liar (HBR July-August 2016
Hankaliin kysymyksiin vastaaminen Älä Valehtele Harhauta / kiertele Pidättäydy vastaamasta Vaan Suuntaa uudelleen Tee vastakysymys / käännä kysymys Vaihda tietoja (jos kerrot, niin minä kerron) Lähde: Leslie K. John: How to negotiate with a Liar (HBR July-August 2016)
Mahdolliset vaihtoehdot Ideoi yhdessä toisen osapuolen kanssa useita molempien tavoitteet ja motiivit täyttävää mahdollista vaihtoehtoa Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Ratkaisuehdotuksen tekeminen
Ratkaisuehdotus (20 %) Tee ehdotus kun olet siihen valmis Valmistele useita ratkaisuvaihtoehtoja Ehdotukset ovat ratkaisuja tarpeisiin, niin omiin kuin toisen osapuolen Ehdotus vie neuvottelua eteenpäin Ensimmäisen ehdotuksen tekijä todennäköisesti pääsee lähemmäksi maksimitavoitettaan Tutkimuksen mukaan ehdotukset ovat tyypillisesti liian vaatimattomia
Ehdotuksen tekeminen Hyvä ehdotus On uskottava, perustuu faktoihin ja voidaan todentaa ulkopuolisilla referensseillä Kattaa kaikki esillä olevat asiat sekä omalta että toisen osapuolen kannalta Riittävän rohkea, oman tavoitteen mukainen ja ainakin parempi kuin paras vaihtoehto Johdanto, esitys, selitys, yhteenveto Pyydä aina vastausta
Ehdotuksen vastaanotto Älä keskeytä vaan kuuntele Kysy ja selvitä perusteet Tarkista vastaavuus omiin tavoitteisiin nähden
Ehdotuksen vastaanotto Älä hylkää epäkiinnostavia osia, vaan parkkeeraa ne ja käy niillä kauppaa Osapuolet voivat yhdessä työstää ehdotusta joka täyttää molempien tavoitteet ja motiivit
Ehdotuksen vastaaminen Välitön vastaus Ei palauttaa aloitteen toiselle osapuolelle Kyllä et saa ehkä kaikkea mikä on mahdollista Oma vastaehdotus (joka ei perustu toisen osapuolen ehdotukseen) johtaa usein kompromissiin tai väittelyyn Pidä tauko ota miettimisaikaa vastauksen muotoiluun Oma yksityiskohtainen vastaus perustuu toisen osapuolen ehdotukseen ja luo edellytyksiä vielä parantaa toisen osapuolen ehdotusta Ehdollinen hyväksyminen millä edellytyksillä olisit valmis hyväksymään toisen osapuolen ehdotuksen
Päättäminen
Päättäminen Testaa onko toinen osapuoli valmis sopimaan Onko vielä muuta? Toisen osapuolen kysymykset vähäarvoisista asioista Kuuluuko kuljetus hintaan? Viimehetken myönnytykset Ehdollisia sopimukselle Täsmällisiä Pieniä (suhteessa sopimukseen)
Varoituksen sana Älä anna neuvottelun viedä mennessään älä tee huonompaa sopimusta kuin paras vaihtoehtosi on! Testaa onko sopimus Realistinen ja riittävän kattava Päätösvallassasi Myytävissä omille joukoille
Varoituksen sana 2 Varo valemuistoja Toisten johdattelevat kysymykset Toisten poikkeavat muistikuvat tapahtumista
Jälkihoito Varmista kirjallisesti heti tapaamisen jälkeen, että kumpikin osapuoli ymmärtää sopimuksen samalla tavalla Korjaa mahdolliset virheet välittömästi Sovi, kuinka sopimus viedään käytäntöön Onnistumisen ratkaisee se, mitä tapahtuu sopimuksen syntymisen jälkeen Pidä palautepalaveri ja mieti mitä voit oppia ja parantaa käydystä neuvottelusta
Yhteenveto
Neuvotteluprosessin vaiheet Valmistautuminen (>50 %) Omat tavoitteet (25 %) Toisen osapuolen tavoitteet (25 %) Neuvottelutapaaminen (<50 %) Avaus puheenvuoro Tietojen hankinta (30 %) Mahdolliset vaihtoehdot Ratkaisuehdotus (20 %) Päättäminen Jälkihoito Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss
Hyvä neuvottelija Hyvin valmistautunut Luova
Hyvä neuvottelu Luopumalla itselle vähemmän tärkeistä asioista pyritään varmistamaan itselle tärkeiden tavoitteiden saavuttaminen Edellyttää hyvää valmistautumista ja luovuutta Pidä mielessä sekä mitä teet neuvottelun aikana että miten teet sen Se mitä tapahtuu sopimuksen syntymisen jälkeen ratkaisee neuvottelun onnistumisen
Hyvä sopimus Täyttää molempien osapuolten tärkeimmät tavoitteet ja tarpeet On paras yhdistelmä esillä olleista vaihtoehdoista On parempi kuin omat vaihtoehdot On reilu molempien osapuolten ja ulkopuolisten mielestä Koostuu selkeistä ja realistisista sitoumuksista On tulos hyvästä kommunikaatiosta Edistää halutun suhteen syntymistä Lähde: Take the lead Manage conflict Get to yes by Jeff Weiss