Neuvotteluvaikutusvoima

Transkriptio

1 Toni Hinkka ja Kai Tihilä Neuvotteluvaikutusvoima Parannamme suomalaista johtamista

2 Neuvotteluvaikutusvoima Vähintään yhtä tärkeää kuin se, mitä tehdään, on se, miten se tehdään, sanotaan. Toisin sanoen: Ei se, mitä sinä sanoit, vaan miten sen sanoit. Neuvottelukontekstissa asian voisi ilmaista seuraavasti: Moni ammattineuvottelija ymmärtää neuvotteluprosessin ja -tekniikat. Taitavat neuvottelijat eivät pilaa tavoittelemaansa tahattomilla vuorovaikutuskömmähdyksillä. Todelliset huippuneuvottelijat osaavat hallita ja vaikuttaa neuvottelutilanteessa toisiin käyttäytymisellään ja psykologisilla tekniikoilla. Me kutsumme tätä neuvotteluvaikutusvoimaksi. (C) CxO Professional Oy - Sivu 1

3 Edellä kuvattu neuvotteluvaikutusvoima perustuu Nobelin palkinnon s aanees een Daniel Kahnemanin oivallukseen ihmisen kahdesta erilaisesta ajattelutavasta. Nämä järjestelmät 1 ja järjestelmä 2 on tiivistetty seuraavaan kuvaan. (C) CxO Professional Oy - Sivu 2

4 Hyväksymisen psykologinen päätösjärjestys On olemassa viisi ostamiseen vaikuttavaa päätöstä, jotka jokainen tekee, kun heille yritetään myydä jotain. Nämä viisi ostamiseen vaikuttavaa päätöstä tehdään aina ja ne noudattavat seuraavaa psykologista järjestystä Samaa logiikkaa voi soveltaa johtamiseen, kouluttamiseen, yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen ja työnhakuun (CV:llä haastatteluun, vaikutusvoimalla valituksi). (C) CxO Professional Oy - Sivu 3

5 Mitä neuvottelu on? Tilanne, jossa osapuolilla on erilaiset tavoitteet, mutta halu löytää yhteinen molemmille hyväksyttävä lopputulos. Tilanne voi olla muodollinen, kuten tyypillisesti esimerkiksi valtioiden välisissä neuvotteluissa on. Samoin yritysten väliset neuvottelut, oli sitten kysymys yritysjärjestelystä tai kaupallisista neuvotteluista, noudattavat usein aika muodollisia reittejä. Arkipäivän neuvottelutilanteet voivat sen sijaan olla aika epämuodollisia, oli sitten kysymys työpaikan käytäväneuvotteluista tai esimerkiksi kotona tapahtuvista iltaohjelmaa koskevista neuvotteluista. Koska kyseessä on erilaisten tavoitteiden yhteensovittamisesta, on kyseessä käsitteellisesti kon iktin ratkaisu. Tämä voi tapahtua usealla eri tavalla. Voi yrittää unohtaa ja antaa ajan hoitaa asia (näin ei käy, joten soveltuu vain hyvin vähäarvoisiin asioihin). Voi esimerkiksi yrittää suostutella (tai painostaa) toista hyväksymään oma näkemys (välttämättä toinen osapuoli ei suostu, ellei tarjous ole sellainen, josta ei voi kieltäytyä ). Tai suostua suoraan toisen ehdotukseen (kannattaako alistua?). Tai pyytää ulkopuolista ratkaisemaan asia (välimies tuomiot voivat olla yllättäviä). Kompromissi voi olla myös mahdollinen, jos intressit eivät ole suuret eikä ole halua käyttää aikaa paljoa. Paras tapa on neuvotteleminen. Ihmiset neuvottelevat, koska katsovat sen olevan heille hyödyllistä, eli uskovat saavuttavansa näin parhaan tuloksen. (C) CxO Professional Oy - Sivu 4

6 Hyvässä neuvottelussa pyritään suojaamaan itselle tärkeimpiä tavoitteita ja niiden saavuttamista luopumalla itselle vähemmän tärkeistä asioista, jotka voivat olla toiselle osapuolelle tärkeitä. Jotta tämä onnistuu, on pitänyt miettiä nämä etukäteen. Siis mitä tavoitellaan ja mistä voi luopua suojellakseen tärkeimpiä tavoitteita. Ja mitä tapahtuu, ellei sopimusta synny. Samat asiat on mietittävä myös toisen osapuolen kannalta, että osaa tarjota asioita, jotka voivat olla heille arvokkaita, mutta itselle kenties vähäarvoisia tai kustannuksiltaan pieniä. Tavoitteita tyypillisesti joutuu myös matkan varrella päivittämään uuden informaation ja toisen osapuolen toimien johdosta. Uusia ratkaisuja pitää pyrkiä rakentamaan luovasti, ottaen huomioon omat ja toisen puolen tavoitteet, prioriteetit ja huolenaiheet. Neuvottelun aikana on hyvä pitää mielessä sekä mitä tekee (eli hallita neuvotteluprosessia) että miten tekee (eli yllä pitää hyvää neuvotteluilmapiiriä). Neuvottelun lopputulos ei ole sopimus vaan se, mitä tapahtuu sopimuksen syntymisen jälkeen. Toteutuuko sovitut asiat ja niiden kautta myös neuvottelulle asetetut tavoitteet. (C) CxO Professional Oy - Sivu 5

7 Voimatasapaino Neuvotteluvoimatasapaino tarkoittaa neuvotteluosapuolten asemaa suhteessa toisiinsa kumpi kokee olevansa vahvempi. Ennen neuvottelupöytään menoa on tarpeen valmistautua hyvin. Itseasiassa valmistaututumiseen pitäisi käyttää vähintään yhtä paljon aikaa kuin mitä itse neuvottelupöydässäkin on tarkoitus viettää. Mitä tärkeämpi neuvottelu, sitä enemmän aikaa käytettään valmistautumiseen. Yksi tärkeä valmistautumiseen kuuluva asia on miettiä mikä on neuvotteluosapuolten voimatasapaino. Helposti ajatellaan, että isommalla osapuolella on automaattisesti enemmän neuvotteluvoimaa. Usein näin onkin, muttei välttämättä aina. (C) CxO Professional Oy - Sivu 6

8 Voimatasapainoon liittyvän valmistautumisen voi rakentaa seuraavien asioiden mukaisesti: mikä on osapuolten riippuvuus toisistaan: positiivinen, negatiivinen, paras vaihtoehtoni? kyky luoda innovatiivisia ratkaisuja? Onko minulla tarjota jotain mikä kasvattaa kakkua? hyvät neuvottelutaidot: kun hallitsee prosessin ja tuntee pahimmat sudenkuopat, on usein jo aika pitkällä johdonmukaisuus, elä arvojesi mukaisesti. Voitko vedota toisen osapuolen ilmoittamiin arvoihin, jotka tukevat omaa näkemystäsi toimii molempiin suuntiin tiedämmekö enemmän kuin he? muodollinen asema/senioriteetti? Voi olla kulttuurisidonnainen, ikä? oma kyky vakuuttaa / usko omiin kykyihin. Psykologinen vaikutus. Voimatasapaino ei ole siis staattinen tila, vaan se elää neuvottelun aikana. Ei siis kannata olla ylimielinen vaan aktiivinen neuvottelun aikana ja pyrkiä hyödyntämään kaikki avautuvat tilanteet, joilla voi kääntää tilannetta eduksi. (C) CxO Professional Oy - Sivu 7

9 Yhteistyöhakuinen neuvottelu Neuvottelut voi pyrkiä viemään läpi usealla tavalla. Toiset haluavat voittaa toisen osapuolen hinnalla millä hyvänsä, eli toimivat kilpailuhenkisesti. Tämä voi olla ihan toimiva, erityisesti jos kyseessä on vain kerran tapahtuva neuvottelu ilman jatkuvuutta. Joskus voi olla niin, että jo lähtötilanteessa ollaan alistuneita ja suostutaan lähes kaikkeen mitä toinen osapuoli vaatii (luultavasti sotien jälkeiset neuvottelut ovat häviäjän kannalta tämmöisiä). Joskus taas neuvottelukumppani voi vältellä neuvottelutilannetta. Usein toistuva ja helppo tapa on myös tehdä kompromissi kirkko keskelle kylää, jaetaan erotus puoliksi. Tällöin ei välttämättä kuitenkaan kumpikaan saa sitä, mitä oli hakemassa. Toimii kyllä, jos intressi ei ole kovin suuri eikä kummallakaan osapuolella ole halua laittaa paljoa aikaa neuvotteluun. Paras tapa on yhteistyöhaluinen neuvottelu, jossa pyritään yhdessä löytämään ratkaisu, jossa on mukana molemmille osapuolille tärkeitä asioita. Yhteistyöhaluinen neuvottelu ei siis tarkoita sitä, että laitetaan riita puoliksi vaan on itseasiassa hyvinkin tavoitteellinen tapa viedä neuvottelua eteenpäin. Parhaimmillaan tässä on mahdollista löytää ratkaisu, joka on kummankin kannalta parempi kuin mitä alun perin tavoiteltiin, eli kakku kasvaa. Yhteistyöhaluisen neuvottelun tunnusmerkkejä mm. ovat hyvä neuvotteluilmapiiri, pyrkimys löytää ratkaisu, joka täyttää molempien osapuolten tärkeimpiä tavoitteita ja lopputulos on sisällöltään enemmän kuin mitä kumpikaan osapuoli alun perin tavoitteli. (C) CxO Professional Oy - Sivu 8

10 Asiaa on myös tutkittu ja todettu, että yhteistyöhaluinen neuvottelu tuo paremman lopputuloksen, sujuvamman yhteistyösuhteen, pysyvämmän sitoutumisen ja tuloksellisemman toimeenpanon. Kuten jo totesin, se mitä tapahtuu sopimuksen syntymisen jälkeen, on ratkaisevaa ja yhteistyöhaluinen neuvottelu näyttäisi tässä suhteessa olevan paras vaihtoehto ja varmistavan myös tavoitteiden viemisen käytäntöön. Helposti ajatellaan, että neuvottelua on vain yhdessä ja saman pöydän ääressä vietetty aika. Se on kuitenkin vain osa, usein jopa pieni osa neuvotteluprosessia. Vähintään puolet suunnitellusta ajasta kannattaisi käyttää valmistautumiseen. Myös sopimuksen toteutus on osa neuvotteluprosessia. Kun tuntee prosessin, tietää milloin pitää kiihdyttää, milloin jarruttaa ja milloin lykätä asiaa eteenpäin. (C) CxO Professional Oy - Sivu 9

11 Hyvä sopimus Täyttää osapuolten tärkeimmät tavoitteet ja tarpeet. Tämä syntyy käymällä vaihtokauppaa toiselle tärkeistä ja itselle ei niin tärkeistä asioista ja varmistaa näin itselle tärkeiden asioiden saavuttaminen. Ja samalla siis m ahdollis taa toiselle osapuolelle sama tilanne. Ei ole kysymys nollasummapelistä. On paras yhdistelmä esillä olleista vaihtoehdoista. Usein hyvään lopputulokseen voidaan päätyä usealla eri tavalla. Kun ratkaisuvaihtoehtoa työstää yhdessä toisen osapuolen kanssa, voidaan löytää paras lopputulos mahdollisten vaihtoehtojen joukosta. On parempi kuin omat vaihtoehdot. Oli siis hyödyllistä neuvotella. On reilu osapuolten ja ulkopuolisten mielestä. Lopputulos voidaan todentaa esim ulkopuolisissa referensseillä hintojen ja muiden ehtojen osalta. Koostuu selkeistä ja realistisista sitoumuksista. Sopimus on siis mahdollista viedä käytäntöön ja siten saavuttaa ne tavoitteet, jotka neuvottelulle oli asetettu. On tulos hyvästä kommunikaatiosta. Neuvottelu käytiin hyvässä hengessä ja se myös edisti halutun suhteen syntymistä. (C) CxO Professional Oy - Sivu 10

12 Ei ole ollenkaan epätavallista, että sopimusta on pidetty hyvänä, mutta sen toteutus ei sitten onnistukaan. Joidenkin arvioiden mukaan esim yrityskaupoista 80 % (ehkä enemmänkin) epäonnistuu. Sopimuksia on neuvottelemassa huipputiimit, sopimus voi olla kattava ja juridisesti mahtava, mutta toteutus ei onnistu. Se ratkaisee, mitä tapahtuu sopimuksen syntymisen jälkeen. Yhteenveto yhteistyöhaluisella neuvottelutavalla saadaan parhaat tulokset neuvotteluun täytyy valmistautua huolellisesti voimatasapaino ei ole stabiili vaan voi muuttua neuvottelun kuluessa neuvottelun tavoite ei ole sopimus vaan se mitä tapahtuu sen jälkeen saavutettiinko halutut tavoitteet Huippuneuvottelijat hallitsevat prosessin lisäksi myös psykologiset toisen osapuolen lukemisen ja häneen vaikuttamisen keinot (C) CxO Professional Oy - Sivu 11