Viestintästrategia 2008-2012

Viestintästrategia 2008-2012

Kotkan kaupunki Hyväksytty kaupunginhallituksessa 21.4.2008 Viestintä- ja suhdetoiminta ja kaupunginvaltuustossa 12.5.2008 Viestintästrategia vuosille 2008-2012 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto 2 Lähtökohdat ja päämäärät 2.1. Perustana Kotkan kaupunkistrategia 2.2. Tiedon saaminen kuuluu perusoikeuksiin 2.3. Viestintä on myös edunvalvontaa 3 Nykytila-analyysi ja toimintaympäristö 3.1. Viestintä- ja suhdetoimintayksikkö 3.2. Muutokset toimintaympäristössä 3.3. Ulkoinen verkosto 4 Viestintästrategia 4.1. Viestinnän visio 2012 4.2. Viestinnän strategiset päämäärät 5 Käytännön viestintä 5.1. Sisäinen ja ulkoinen viestintä 5.1.1. Sisäinen viestintä 5.1.2. Ulkoinen viestintä 5.2. Mediakenttä 5.3. Internet 5.4. Intranet 5.5. Tiedottajaverkosto 5.6. Viestintäyhteistyö Kotka-konsernissa 5.7. Suuret kaupunki-, kulttuuri- ja urheilutapahtumat 5.8. Muut viestinnän kanavat

2 1. Johdanto Suomalainen kuntakenttä on voimakkaassa myllerryksessä. Valtioneuvoston keväällä 2005 käynnistämä kunta- ja palvelurakenneuudistus on muokkaamassa kuntakentän useiden kuntaliitoksien kautta uuteen uskoon ja samalla kuntien palvelurakennetta pyritään uudistamaan nykyaikaisemmaksi ja ennen kaikkea jatkuvasti kiristyvän kuntatalouden vaatimukset täyttäväksi. Vaikka Kotkassa ei tätä kirjoitettaessa ole käynnissä konkreettisia kuntarakenteen muutoksia, tapahtuu kuitenkin lähialueilla koko ajan ja oletettavaa on, että kunta- ja palvelurakenneuudistuksen vaikutukset ulottuvat Kotkaankin tulevien vuosien aikana. Palvelurakenteen uudistamiseksi toki Kotkassakin tehdään suunnitelmia koko ajan. Tässä tilanteessa, jossa muutokset toimintaympäristössä ovat lähes arkipäivää, nousee kunnan viestinnän arvo entistä suuremmaksi. Kotkan kaupunki on valinnut viestintänsä painopistealueiksi ja strategisiksi päämääriksi oikea-aikaisuuden, luotettavuuden, kuntalaisten mahdollisuuden vuorovaikutukseen ja osallistumiseen, kansainvälisyyden, edunvalvonnan, laadukkaan johtamisen, verkottumisen ja kestävän kehityksen. Etenkin juuri nyt, kun kuntakenttä on muutoksien kourissa, on kuntalaisille, kunnan työntekijöille ja yrityksille suunnattavan viestinnän oltava mahdollisimman oikea-aikaista ja ehdottoman luotettavaa. Kuntalaisille on myös annettava mahdollisuus olla vuorovaikutuksessa kuntapäättäjien kanssa ja osallistua keskusteluun kaupungin kehittämisestä. Viestinnän avulla kuntalaiset ymmärtävät Kotkan kansainvälisen aseman ja edelläkävijän roolin monikulttuurisuuden edistämisessä. Viestintä on myös olennainen työkalu kaupungin laadukkaassa johtamisessa ja verkottumisessa eri sidosryhmien ja edunvalvontakohteiden kanssa. Viestinnän avulla kuntalaiset saavat myös jatkuvasti ajankohtaista tietoa kaupungin toimintaa ohjaavan kestävän kehityksen periaatteista. 2. Lähtökohdat ja päämäärät 2.1. Perustana Kotkan kaupunkistrategia Kuntaviestinnän tehtävänä on välittää kuntalaisille tietoa kunnan päätöksenteosta ja toiminnasta sekä lisätä kuntalaisten osallistumista kunnan hallintoon. Kunnan viestintä perustuu muun muassa kuntalakiin, hallintolakiin ja julkisuuslainsäädäntöön. Kotkassa nyt ensimmäistä kertaa laadittu viestintästrategia perustuu paitsi lainsäädäntöön, myös Kotkan kaupunkistrategiaan tavoitteenaan määritellä viestinnän peruslinjat, jotka osaltaan auttavat kaupunkia saavuttamaan strategiset päämääränsä. Kotkan kaupunginvaltuusto hyväksyi 7.11.2005 kaupunkistrategian vuosille 2006 2012 ja samalla kaupungin vision vuonna 2012. Valtuusto päivitti 14.4.2008 kaupunkistrategian vuosille 2008-2016 ja hioi Kaikkien Kotka - vision muotoon, jonka mukaan Merikaupunki Kotka on maailmanlaajuisesti verkostoitunut Suomenlahden vetovoimainen kasvukeskus. Kotkalaisuus on rohkeaa luovuutta, aktiivista osallistumista ja yrittäjyyttä, vahvaa yhteishenkeä sekä persoonallista ja omaleimaista kulttuurielämää. Kotkassa arvostetaan sosiaalista huolenpitoa, elinikäistä oppimista ja viihtyisää ympäristöä. Strategisiksi päämääriksi Kotka on valinnut 1. Kotka on 15 suurimman kaupungin joukossa Suomessa 2. Aktiivinen elinkeinoelämä ja vetovoimainen satama 3. Talous tasapainossa 4. Toimivat ja laadukkaat palvelut 5. Puhdas ja turvallinen elinympäristö

3 Kotkan viestintästrategia määrittelee sekä periaatteet että käytännön työkalut, joiden avulla edellä mainittujen päämäärien saavuttamista voidaan viestinnän keinoin edesauttaa. Kuten kaupungin muut strategiat, myös viestintästrategia on rakennettu Balanced Scorecard -mallin pohjalle, mikä tuo viestinnän suunnitteluun, johtamiseen ja arviointiin tavoitteellisuutta ja kytkee sen kaupunkikokonaisuuteen. Samalla viestinnän tulosten mittaamisen tärkeys korostuu. Kotkan viestintästrategiassa on yhteensä seitsemän strategista päämäärää. Strategisilla päämäärillä tarkoitetaan asioita ja tehtäviä, joissa viestinnän tulee onnistua täyttääkseen asetetun viestintävision. Kriittisille menestystekijöille on määritelty arviointikriteerit ja mittarit, joilla niiden toteutumista voidaan seurata ja arvioida. Uusina täydentävinä mittareina toimivat lisäksi Kuntaliitossa vastikään luodut, viestinnän seurantaan ja arviointiin tarkoitetut konkreettiset työvälineet, joilla voidaan kehittää viestintää ja vuoropuhelua, tukea kunnissa tapahtuvaa muutosta ja ohjata palvelujen kysyntää ja käyttöä sekä varmistaa johtamisen ja edunvalvonnan kehitystä. Järjestelmä mahdollistaa myös viestinnän tulosten vertailun ja hyvien käytäntöjen jakamisen. Kaupunkistrategian jalkauttamisessa paras viestinnän väline on kaupungin henkilöstö, sillä se on jatkuvassa kanssakäymisessä ja vuoropuhelussa asukkaiden, yritysten ja yhteistyöorganisaatioiden kanssa. Viestinnän tehtävänä on sitouttaa henkilöstö mahdollisimman vahvasti kaupunkistrategiassa määriteltyjen tavoitteiden, yhteisten arvojen ja toimintatapojen toteuttamiseen jokapäiväisessä työssä. Viestinnän käytännön työtä ohjaamaan on lisäksi laadittu erillinen Kotkan kaupungin viestintäohje, joka sisältää yksityiskohtaisempaa tietoa mm. kunnan viestintää koskevasta lainsäädännöstä ja julkisuusperiaatteesta, ulkoisesta ja sisäisestä tiedottamisesta, tiedotustilaisuuksien järjestämisestä ja tiedotteiden laatimisesta, sähköisestä viestinnästä ja kriisiviestinnästä. 2.2. Tiedon saaminen kuuluu perusoikeuksiin Tiedon saaminen kuuluu kansalaisen perusoikeuksiin. Sekä Suomen perustuslakiin sisältyvä julkisuusperiaate että kuntalaki määrittelevät velvoitteet, joiden mukaan kunnan on toteutettava asukkailleen suunnattua viestintää. Perustuslain mukaan viranomaisen asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia. Asiakirjojen julkisuutta voidaan rajoittaa vain erikseen lailla ja välttämättömien syiden vuoksi. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Kuntalaki puolestaan korostaa kunnan ja asukkaiden vuorovaikutusta. Valtuusto vastaa kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien järjestämisestä. Laki velvoittaa tiedottamaan asioista jo valmisteluvaiheessa. Samassa yhteydessä on tiedotettava, miten kuntalaiset voivat esittää kysymyksiä ja mielipiteitä asioiden valmistelijoille ja päättäjille. Toisaalta kuntalain tiedotussäännöksessä korostetaan tiedottamista tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Asukkaille on tiedotettava, miten asioita on käsitelty, minkälaisia päätöksiä on tehty ja minkälaisia vaikutuksia niillä on asukkaiden jokapäiväiseen elämään. Myös tutkimuksista ja selvityksistä on tiedotettava. Hallintolaki puolestaan määrittelee, että viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Myös maankäyttö- ja rakennuslaki määrittelee kunnan tiedotusvelvollisuutta. Lain yleistavoitteisiin on kirjattu mm., että turvataan jokaisen osallistumismahdollisuus asioiden valmisteluun, suunnittelun laatu ja vuorovaikutteisuus, asiantuntemuksen monipuolisuus sekä avoin tiedottaminen käsiteltävinä olevista asioista. 2.3. Viestintä on myös edunvalvontaa Viestintää suunniteltaessa on muistettava, että se ei ole ainoastaan kunnan velvollisuus vaan myös hyvän johtamisen väline olennainen osa kunnan edunvalvontaa.

4 Hyvin suunnitellulla viestinnällä kunnan johto, niin johtavat virkamiehet kuin myös luottamushenkilöt voivat edesauttaa kunnan etujen ajamista mm. valtiovallan suuntaan. Olennainen osa edunvalvontaa ja Kotka-kuvan myönteistä esilletuontia on aktiivinen yhteydenpito tärkeisiin medioihin, niiden avaintoimittajiin ja muun muassa erilaisiin ammattijulkaisuihin. Näiden välityksellä Kotkalla on mahdollisuus tuoda julkiseen keskusteluun täällä kehitettyjä innovaatioita ja hyviä käytäntöjä. Tärkeätä kaupungin edunvalvonta on myös seudullisissa ja maakunnallisissa yhteistyöelimissä kuten erilaisissa kuntayhtymissä. Kotkan oman organisaation lisäksi edunvalvontaan osallistuvat kaupungin kumppaneina muun muassa elinkeinoyhtiö Cursor, Kymenlaakson kauppakamari, paikalliset yrittäjäjärjestöt ja tytäryhtiöistä etenkin Kotkan Satama Oy. 3. Nykytila-analyysi ja toimintaympäristö 3.1. Viestintä- ja suhdetoimintayksikkö Kaupungin keskushallinnossa koottiin syksyllä 2005 yhteen viestintä- ja suhdetoimintayksikköön aiemmin erillään olleet toiminnot; tiedotus, markkinointi, yritysyhteydet sekä kansainvälinen ja muu suhdetoiminta. Yksikkö vastaa kaupungin sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä yhdessä vastuualueiden kanssa. Käytännön viestintätyön lisäksi yksikön tehtävänä on viestintästrategian jalkauttaminen kaupungin uuteen, vuoden 2008 alusta lopullisessa muodossa käyttöön otettuun organisaatioon siihen liittyvine tiedotusohjeineen ja vastuineen. Yksikön vastuulla on myös kaupungin graafisen ilmeen toteuttaminen yhteistyössä vastuualueiden kanssa, samoin kaupungin uusitun verkkosivuston kehittäminen ja ylläpito vastuualueiden ja atk-keskuksen kanssa. Yksikön kansainvälinen toiminta käsittää kaupungin kansainvälisten asioiden koordinoinnin, yhteensovittamisen ja kehittämisen. Se avustaa vastuualueita luomaan ja ylläpitämään kansainvälisiä yhteyksiä ja verkostoja. Yksikkö koordinoi myös kaupungin kokonaismarkkinointia yhteistyössä koko Kotkakonsernin kanssa. Lisäksi yksikkö vastaa tärkeimpien kaupunkitapahtumien koordinoinnista. Viestintä- ja suhdetoimintayksikössä työskentelee viisi henkilöä. Yksikköä johtaa viestintäpäällikkö, jonka toimenkuvaan kuuluvat ennen kaikkea kaupungin yritysyhteydet ja elinkeinotoiminnan edistämiseen liittyvät asiat yhteistyössä seudun kehittämisyhtiön Cursor Oy:n kanssa sekä kaupunkimarkkinoinnin kehittäminen ja vastuualueiden avustaminen markkinointiviestinnässä. Tiedotuspäällikkö vastaa kaupungin sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta, mikä käytännössä tarkoittaa mm. yhteydenpitoa mediaan, kaupungin internet- ja intranetsivujen sisällön päivitystä ja koordinointia, vastuualueiden avustamista tiedottamisessa ja henkilöstölehden toimittamista. Suhdetoimintapäällikkö koordinoi kaupungin kansainvälisiä asioita ja vastaa niiden kehittämisestä, avustaa vastuualueita yhteydenpidossa kaupungin sidosryhmiin sekä vastaa kunnallisen demokratian toteuttamiseksi tarvittavien tilaisuuksien järjestämisestä. Viestintäassistentti avustaa edellä mainittuja viran- ja toimenhaltijoita ja internetasiantuntija koordinoi kaupungin internet- ja intranetsivujen graafista kokonaisilmettä ja teknistä toimivuutta. 3.2. Muutokset toimintaympäristössä Viestintä- ja suhdetoimintayksikön toimintaympäristö muuttui vuoden 2008 alussa, kun kaupungin organisaatiouudistuksen myötä toimialat hävisivät ja kaupunki siirtyi prosessiorganisaatioon. Toimialoille alun perin suunniteltu tiedottajaverkosto, jota tiedotuspäällikkö koordinoi, on päivitetty nyt uuden organisaatiomallin mukaisesti.

5 Tiedottajaverkostoa luodessa käytettiin pohjana jo olemassa olevaa päätoimittajaverkostoa, joka tiedotuspäällikön johdolla vastaa kaupungin internetsivujen päivityksestä ja sisällönsyöttäjien ohjaamisesta. Tämä verkosto on avainasemassa myös vuoden 2008 aikana toteutettavassa intranetuudistuksessa. Organisaatiouudistuksen myötä viestintä- ja suhdetoimintayksikön oma asema kaupungin strategisessa johtamisessa vahvistuu, kun viestintä nousee yhdeksi kaupungin ylimmän johdon strategiseksi työkaluksi. 3.3. Ulkoinen verkosto Kotkan viestinnän nykytilaa hahmotettaessa keskeinen elementti on myös ns. ulkoinen verkosto, johon voidaan katsoa kuuluvaksi ainakin Kymenlaakson ammattikorkeakoulun, EKAMI:n, Kotkan-Haminan seudun kehittämisyhtiö Cursorin ja kaupungin omien liiketoimintayhtiöiden kuten Kotkan Satama Oy:n ja Kotkan Energia Oy:n viestintävastaavat. 4. Viestintästrategia 4.1. Viestinnän visio 2012 Kotkan viestintästrategiassa on yhteensä seitsemän strategista päämäärää. Strategisilla päämäärillä ja niiden yhteyteen määritetyillä kriittisillä menestystekijöillä tarkoitetaan asioita ja tehtäviä, joissa viestinnän tulee onnistua saavuttaakseen asetetun viestintävision. Kotkan viestintävisio vuonna 2012 on: Kotka tunnetaan vetovoimaisena ja kansainvälisenä Suomenlahden meri- ja satamakaupunkina, jonka asema Kymenlaakson logistisena keskuksena on kiistaton. Asukkaat, yritykset, matkailijat ja kaupunkiin muuttoa harkitsevat tuntevat Kotkan lisäksi tasapainoisesta taloudesta, laadukkaista palveluista sekä puhtaasta ja turvallisesta ympäristöstä. 4.2. Viestinnän strategiset päämäärät Kotkan viestinnällä on seitsemän strategista päämäärää: 1. Oikea-aikaisuus ja luotettavuus 2. Vuorovaikutus ja osallistuminen 3. Kansainvälisyys 4. Edunvalvonta 5. Laadukas johtaminen 6. Verkottuminen 7. Kestävä kehitys

Strateginen päämäärä Kriittiset menestystekijät Arviointikriteerit/mittarit 6 Oikea-aikaisuus ja luotettavuus Vuorovaikutus ja osallistuminen 1. Kaupungin asukkaat kokevat, että he saavat kaupungin hallinnosta ja päätöksistä oikea-aikaista ja totuudenmukaista tietoa 2. Kaupungin henkilöstö on jatkuvasti tietoinen työnantajansa suunnitelmista, kehitysnäkymistä ja mahdollisesti edessä olevista muutoksista 1. Kaupungin ja sen asukkaiden ja yritysten välille muodostuu säännöllinen yhteydenpitokäytäntö, jossa vuorovaikutus on aitoa ja tehokasta 2. Kaupunkilaiset kokevat, että he voivat osallistua kaupungin kehittämiseen Asioista tiedotetaan kaupunkilaisille säännöllisesti sekä valmisteluvaiheessa että päätösten teon jälkeen Kaupunkilaisille tiedotetaan, miten asioita on käsitelty, minkälaisia päätöksiä on tehty ja minkälaisia vaikutuksia niillä on asukkaiden jokapäiväiseen elämään Kaupungin sisäinen tiedotus toimii säännöllisesti ja henkilöstölle annetaan sisäisten tiedotuskanavien kautta mahdollisimman yksityiskohtaista tietoa jo asioiden valmisteluvaiheessa Asukastilaisuuksien ja suoran kuntalaispalautteen määrä Kaupungin järjestämät, elinkeinoelämään vaikuttavat yritystilaisuudet Kansainvälisyys 1. Kansainvälisyys on luonnollinen osa kaupungin toimintaa ja monikulttuurisuus näkyy aidosti kaupunkikuvassa ja kaupungin ilmapiirissä 2. Kotkassa vahvistuu elävä ja voimakas monikulttuurinen yhteisö Kaupungin ja sen piirissä toimivien eri yhteisöjen kansainväliset tapaamiset ja kaupungissa järjestettävä monikulttuurinen toiminta ja tapahtumat Kansainvälisen taustan omaavien yritysten sijoittuminen Kotkaan Edunvalvonta Laadukas johtaminen 1. Sidosryhmien mielikuva Kotkasta on myönteinen ja tehokkaan edunvalvonnan myötä syntyy konkreetteja tuloksia 2. Tiedotusvälineissä Kotkaa pidetään innovatiivisena ja aktiivisena kaupunkina 1. Viestintä on olennainen osa kaupungin laadukasta johtamista ja kaupunginjohdon tärkeä työkalu 2. Viestintä toteutetaan ammattitaidolla, asiallisesti, selkeästi ja ymmärrettävästi Säännölliset tapaamiset tärkeimpien sidosryhmien kanssa Aktiivinen yhteydenpito tärkeimpiin tiedotusvälineisiin ja niiden avaintoimittajiin Mediaseuranta Viestintäyksikkö on säännöllisesti yhteydessä kaupungin johtoon ja edustettuna kaupunginjohdon strategisessa johtoryhmässä Viestinnän koulutus on säännöllistä ja viestinnästä vastaavat kehittävät jatkuvasti työtään ja toimintatapojaan

Verkottuminen Kestävä kehitys 7 1. Viestintä on verkottunut seudullisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. 2. Etelä-Kymenlaakson alueella seudun viestintäorganisaatiot ovat jatkuvassa yhteistyössä. 1. Kuntalaiset tuntevat ja ymmärtävät kestävän kehityksen periaatteet ja toimenpiteet, joihin Kotka on mm. Aalborgin sopimuksessa sitoutunut sekä ovat tietoisia toimenpiteistä ilmastonmuutoksen ehkäisemiseksi Etelä-Kymenlaakson alueen viestintäorganisaatioiden säännölliset tapaamiset Tiivis kanssakäyminen muiden Suomen suurten kaupunkien viestintäyksiköiden kanssa Yhteydenpito kansainvälisten ystävyyskaupunkien viestintävastaavien kanssa. Viestintäyksikkö tiedottaa säännöllisesti kuntalaisille ja kaupungin henkilöstölle kestävän kehityksen periaatteista ja keinoista, joilla he voivat edesauttaa ympäristöystävällisyyttä ja mm. ilmastonmuutoksen ehkäisemistä 5. Käytännön viestintä 5.1. Sisäinen ja ulkoinen viestintä 5.1.1. Sisäinen viestintä Kaupungin ulkoisen viestinnän onnistumisen tärkeimpiä kulmakiviä on sisäisen viestinnän moitteeton toimiminen. Keskeisenä kohderyhmänä sisäisessä viestinnässä on luonnollisesti kaupungin henkilöstö. Henkilöstön pitäminen ajan tasalla ja kaupungin asioista perillä on paras keino saada heidät sitoutumaan kaupunkistrategiassa asetettuihin tavoitteisiin ja toimintatapoihin. Etenkin henkilöstön omaa asemaa koskevista asioista ja niihin liittyvistä muutoksista on tiedotettava ensin kaupungin sisällä ja vasta sitten esimerkiksi tiedotusvälineille. Hyvin hoidettu sisäinen viestintä vähentää epävarmuutta ja lisää me-henkeä työyhteisössä. Kotkassa sisäinen viestintä ei kaikilta osin vastaa toivottua tilaa, joten se on kaupungin viestinnän kehittämisen suurimpia tulevaisuuden haasteita. Yhtenä epäkohtana on intranet-järjestelmän epäkäytännöllisyys ja vanhanaikaisuus - siksi tähän on jo tartuttu käynnistämällä intranetin uudistamishanke. Uuden intranetin myötä pyritään tehostamaan etenkin sisäisten tiedotteiden ja uutisten tavoittavuutta, oikea-aikaisuutta ja ajankohtaisuutta. Sisäistä viestintää tehostetaan myös muilla keinoilla, mm. lisäämällä esimiesten ja heidän alaistensa vuoropuhelua esimerkiksi säännöllisissä kehityskeskusteluissa, viikkopalavereissa ja työpaikkakokouksissa. Tärkeä sisäisen viestinnän väline on edelleen myös henkilökuntalehti Tarmo, jota kehitetään olemassa olevien resurssien puitteissa. Jatkossa on mm. selvitettävä, onko Tarmon ilmestymistiheyttä lisättävä nykyisestä neljästä numerosta/vuosi, jolloin lehden ajankohtaisuus kasvaisi. Resursseja tähän on mahdollista saada vähentämällä lehden painosmäärää ja jakelua siirtämällä lehteä yhä enemmän luettavaksi intranetin välityksellä. 5.1.2. Ulkoinen viestintä Suurin ja näkyvin osa Kotkan kaupungin viestinnästä kohdistuu kaupungin ulkopuolelle ja toteutuu erilaisten tiedotusvälineiden ja muiden medioiden kautta.

8 Kohderyhminä ulkoisessa viestinnässä ovat sekä kuntalaiset että kaupungin sidosryhmät laajasti ottaen kaikki Kotkan asioista kiinnostuneet ihmiset ja yhteisöt. Merkittävin muutos, joka tällä hetkellä vaikuttaa ulkoisen viestinnän toteuttamiseen, liittyy sen muuttumiseen entistä hektisemmäksi ja nopeammaksi, on-line tyyppiseksi. Tämä edellyttää kaupungin viestinnältä jatkuvaa ajankohtaisuutta ja asioiden reaaliaikaista seuraamista. Reaaliaikainen tiedottaminen on ollut käytäntönä luonnollisesti jo aiemminkin, sillä esimerkiksi sähköiset joukkoviestimet kuten radio ja televisio sekä uutistoimistot päivittävät jatkuvasti uutistarjontaansa ja edellyttävät myös viestien lähettäjiltä nopeutta ja reaaliaikaisuutta. Uusina toimijoina viestintäkenttään ovat viime vuosina tulleet tiedotusvälineiden, etenkin sanomalehtien reaaliaikaiset internetsivustot, jotka päivitetään lähes samaan tahtiin kuin perinteisten sähköisten viestimien uutistarjonta. Tämä edellyttää tiedotteiden laatimisen ja julkaisemisen sekä tiedotustilaisuuksien järjestämisen entistä tarkempaa miettimistä ja ajoitusta. Aikaisempi mielikuva tiedotusvälineiden iltakymmeneen ajoittuvasta määräajasta on häviämässä ja deadline on käytännössä päällä koko ajan. Vaikka varsinainen viestintävastuu niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä on kaupunginjohdolla, -hallituksella ja valtuustolla, on käytännön vastuu sen kehittämisessä ja toimeenpanossa kaupungin viestintä- ja suhdetoimintayksiköllä, joka saa tarvittavan substanssitiedon vastuu- ja palvelualueilta. Tulevaisuudessa on harkittava viestintä- ja suhdetoimintayksikön resurssien lisäämistä ainakin yhdellä graafikon toimella, mikä antaisi yksikölle entistä paremman mahdollisuuden koordinoida ja yhtenäistää kaikkien vastuu- ja palvelualueiden graafista tuotantoa. 5.2. Mediakenttä Toimintaympäristö, jossa Kotkan kaupunki viestintänsä toteuttamista miettii, on jatkuvassa muutoksessa. Tämä koskee myös sitä mediakenttää, jota kaupungin viestintä palvelee ja jonka kanssa se on päivittäin tekemisissä. Kuten edellä on mainittu, suuri osa mediamaailmasta toimii tänä päivänä reaaliajassa ja vaatii myös tiedon tuottajilta, tässä tapauksessa kaupungilta, mahdollisuutta palvella mediaa entistä nopeammin. Esimerkiksi Kymen Sanomat, jonka voidaan sanoa olevan Kotkan kaupungin kannalta merkittävin media tiedon välittämisessä kuntalaisille ja kaupungin sidosryhmille, on nykyaikaistanut verkkosivunsa ja uutisoi siellä kaupunginkin tapahtumista heti tiedon saatuaan. Myös muut merkittävät päivälehdet ovat siirtyneet samanlaiseen järjestelmään, joten kaupungilta vaaditaan tulevaisuudessa yhä parempia valmiuksia reaaliaikaiseen tiedottamiseen. Sähköisille tiedotusvälineille, kuten YLE:n maakuntaradiolle Kymenlaakson Radiolle, reaaliaikaista tietoa on välitetty jo useita vuosia ja kun radion keskustoimitus on nyt sijoittunut Kotkan ydinkeskustaan, lisääntyy kaupungin ja Kymenlaakson Radion välinen yhteistyö jatkossa entisestään. Yleisradio on edelleen myös tärkein yhteistyökumppani mahdollisissa kriisi- ja onnettomuustilanteissa eli sellaisissa tiedotustarpeissa, joissa viesti on saatava välitettyä mahdollisimman nopeasti ja mahdollisimman suurelle väkijoukolle. Kotkan viestinnän kannalta tärkeitä medioita ovat myös ilmaisjakelu-/kaupunkilehdet Ankkuri ja Hiiohoi sekä viikkolehti Eteenpäin, joiden ajankohtaisuutta tosin rajoittaa lehtien ilmestyminen ainoastaan 1-2 kertaa viikossa. Ilmaisjakelulehtien etuna on kuitenkin se, että lehti jaetaan käytännössä kaikkiin Etelä- Kymenlaakson talouksiin, joten viestin saaminen sen kautta muillekin kuin päivälehden tilaajille, on varsin helppoa. Suomen Tietotoimiston aluetoimituksen siirtyminen Kotkasta Lappeenrantaan heikensi jonkin verran kaupungin valtakunnallista medianäkyvyyttä, mutta kaupungin ja STT:n aluetoimituksen tiivis yhteistyö ja kanssakäyminen korvaavat tämän menetyksen. Muista medioista myös Helsingin Sanomat, Yleisradion TV- ja radiouutiset sekä MTV3:n uutiset toimivat nekin Lappeenrannasta käsin, joten myös näiden toimitusten kanssa

9 yhteistyön edelleen tiivistäminen sekä henkilökohtaisten kontaktien ylläpitäminen yksittäisten toimittajien kanssa, on tärkeää. Osa kaupungin kannalta tärkeää mediakenttää ovat myös lähialueella ilmestyvät ja Kotkan asioista aika ajoin kirjoittavat lehdet, kuten Anjalankosken Sanomat ja loviisalainen Östra Nyland sekä kaupallinen radioasema Iskelmäradio. Entistä tärkeämpää on myös seurata aktiivisesti mediassa käytävää julkista keskustelua, kuten yleisönosasto- ja tekstiviestipalstoja, joiden kautta saadaan ainakin pintapuolinen kuva ajankohtaisesta kuntalaiskeskustelusta. 5.3. Internet Kaupunki avasi uudistuneen internet-sivustonsa maaliskuussa 2006. Noin puolitoista vuotta kestäneen kehitystyön tuloksena Kotka sai organisaatiopainotteisen verkkosivustonsa tilalle modernin ja asiakaslähtöisen sivuston, jonka kehitystyö jatkuu edelleen. Olennainen työkalu verkkosivuston jatkuvassa kehittämisessä on lähes päivittäin saatava asiakaspalaute, josta tosin suuri osa ei kohdistu niinkään itse verkkosivuihin vaan kaupungin tarjoamiin peruspalveluihin. Tämä osoittaa kuitenkin, että yksi verkkopalveluiden tärkeimpiä tehtäviä eli vuorovaikutuksen lisääminen kuntalaisten ja kaupungin virkamieskunnan sekä luottamushenkilöiden välillä on toteutunut. Kuntalaisilta tulee verkkosivujen palautekanavan kautta kaupungin keskushallintoon toivomuksia, ehdotuksia ja kritiikkiä, jotka välitetään mahdollisimman nopeasti vastuu- ja palvelualueiden asianosaisille viran- tai toimenhaltijoille jatkotoimenpiteitä varten. Vuonna 2006 tehty tutkimus, jossa selvitettiin mielipiteitä Kotkan uudesta sivustosta, osoitti, että kuntalaiset haluavat asioida verkon välityksellä entistä enemmän ja kiinnostusta verkkoasiointiin on etenkin terveydenhoitoon, liikunta- ja vapaa-aikapalveluihin, koulutukseen ja kirjastoon liittyvissä asioissa. Tulevaisuudessa vuorovaikutusta pyritään edelleen lisäämään luomalla verkkosivuille sähköiseen asiointiin tarvittavia lomakkeita. Vuorovaikutusta pyritään vahvistamaan myös parantamalla sivuston yhteisöllisyyttä ja osallistumismahdollisuuksia, jotka voidaan toteuttaa esimerkiksi erilaisten wikien, blogien ja keskustelupalstojen avulla. Lähivuosien kehityshankkeita on myös internetsivujen kieliversioiden, kuten englannin- ja venäjänkielisten sivujen täydentäminen. 5.4. Intranet Intranet on sisäisen viestinnän tärkeimpiä työkaluja ja vaikka se ei korvaa esimerkiksi työntekijän ja hänen esimiehensä henkilökohtaista tapaamista, on intranet tehokas työväline työyhteisön sisällä kulkevien viestin välittämiseen nopeasti ja luotettavasti. Kotkan kaupungissa pitkään käytössä olleen intranet-järjestelmän suurin puute on ollut sen epäkäytännöllisyys ja vanhanaikaisuus. Intranetin uudistamishanke saatetaan päätökseen vuoden 2008 aikana ja uuden intranetin myötä voidaan jatkossa tehostaa etenkin sisäisten tiedotteiden ja uutisten tavoittavuutta ja ajankohtaisuutta. Lisäksi uusittu intranet antaa tarvittaessa mahdollisuuden pientenkin eli muutaman hengen työyhteisöjen sisäiseen tiedottamiseen ja dokumentinhallintaan. 5.5. Tiedottajaverkosto Kaupungissa muodostettiin organisaatiouudistuksen yhteydessä ns. tiedottajaverkosto, jossa on edustajat kaikilta palvelualueilta. Viestintä- ja suhdetoimintayksikön koordinoiman verkoston tärkein tehtävä on välittää palvelualueiden toimintaan liittyvää ajankohtaista tietoa viestintäyksikön välityksellä kuntalaisille. Käytännössä tämä tapahtuu tiedotusvälineiden ja muiden medioiden, kuten kaupungin internetsivujen kautta.

10 Osa tätä verkostoa ovat kaupungin internet- ja intranetsivujen päätoimittajat, jotka vastaavat omien palvelualueidensa verkkosivujensa päivityksistä ja tietojen pysymisestä ajankohtaisina. 5.6. Viestintäyhteistyö Kotka-konsernissa Kotka-konserniin kuuluu lukuisia tytäryhtiöitä ja muita toimijoita, joiden kanssa konsernihallinnon viestintäyksikkö pyrkii olemaan tulevaisuudessa yhä tiiviimmässä yhteistyössä. Kaupungin kokonaan omistamista tytäryhtiöistä strategisesti tärkeimmät ovat liiketoimintayhtiöt Kotkan Satama Oy ja Kotkan Energia Oy. Niiden toiminnalla on suuri merkitys Kotkan strategisten päämäärien saavuttamisessa ja vision toteutumisessa. Viestintäyhteistyötä kehitetään edelleen myös tuottoa tavoittelemattomien mutta strategisesti tärkeiden tytäryhtiöiden kuten elinkeinoyhtiö Cursor Oy:n, Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n, Kotkan kaupunginteatteri Oy:n, Kymenlaakson Orkesteri Oy:n ja Kotkan Maretarium Oy:n kanssa. Kuntayhtymistä tärkeimmät yhteistyökumppanit ovat Kymenlaakson sairaanhoitopiiri ja Etelä-Kymenlaakson ammatillinen koulutuskuntayhtymä. 5.7. Suuret kaupunki-, kulttuuri- ja urheilutapahtumat Kotkassa järjestetään vuosittain kymmeniä erilaisia kaupunki-, kulttuuri- ja urheilutapahtumia, jotka omalla tavallaan viestivät Kotkasta aktiivisena, vetovoimaisena ja omaleimaisena merikaupunkina. Hyvin toteutettuina niiden merkitys on suuri Kotkan strategisten päämäärien esilletuomisessa ja tavoitteiden toteuttamisessa. Näin ne toimivat myös kaupungin viestintäyksikön strategisena työkaluna kaupungin maineen edistämisessä. Suurista kaupunki- ja kulttuuritapahtumista viestinnällisinä keihäänkärkinä voidaan pitää jokavuotisia Kotkan Meripäiviä ja Kymijoen Lohisoittoa sekä harvemmin järjestettäviä Puuvenemessuja ja Tall Ships Races purjehdustapahtumaa. Urheilutapahtumista suurimman viestinnällisen huomion saavat aika ajoin Kotkassa järjestettävät eri lajien Suomen mestaruuskilpailut. Tärkeä merkitys Kotkan julkisuuskuvalle ovat myös menestyksekkäät palloilujoukkueet kuten FC KooTeePee, KTP Basket, Peli-Karhut ja Titaanit. Samalla tavalla tärkeitä ovat eri lajeissa kansallisesti ja kansainvälisesti menestyvät yksilöurheilijat. 5.8. Muut viestinnän kanavat Kotkalla on lukuisa joukko myös muita viestinnän kanavia, jotka omalla toiminnallaan luovat Kotka-kuvaa toimintaympäristössään. Uusimpana toimijana on kesällä 2008 Kantasatamassa toimintansa aloittava Merikeskus Vellamo, johon sijoittuvat Suomen Merimuseo ja Kymenlaakson Museo. Uuden, arkkitehtonisesti ainutlaatuisen museorakennuksen ja sen näyttelyiden avulla Kotkalla on mahdollisuus ylittää uutiskynnys säännöllisesti ja kohentaa entisestään merikaupunkiimagoaan. Muita Kotkan kannalta myönteistä julkisuuskuvaa edistäviä toimijoita ovat muun muassa Meriturvallisuuden ja -liikenteen tutkimuskeskus Merikotka, akvaariotalo Maretarium, kansallisesti ja jopa kansainvälisesti tunnetut taiteilijat kuten kirjailijat, laulajat, muusikot ja kuvataiteilijat. Positiivisia viestejä kaupungista antavat myös menestyvät yritykset ja vetovoimaiset kauppakeskukset sekä kaupunkikuvan ja keskustojen kehittämisen puolesta työtä tekevät yhdistykset ja viranomaiset. Kotkan kannalta myönteistä viestiä maailmalle vievät myös kotikaupunkinsa puolesta puhuvat entiset kotkalaiset. Parhaita ja asiantuntevimpia viestinviejiä ovat kuitenkin Kotkan asukkaat, jotka kertovat kotikaupunkinsa hyvistä puolista.