SOPIMUSLUONNOS PALVELUSOPIMUS Hankinta-asianro xx xxx Sopimusnumero xx xxxx 1. Sopimuksen osapuolet 1.1. Palveluntuottaja xxxxxxxxxxxxxxx, Y-tunnus xxxxxxx xxxxx xxxxx Vastuuhenkilö: xxxx, p. xxxxx 1.2. Palvelun tilaaja Seinäjoen kaupunki, Y-tunnus 1928736-3 Materiaalihallinto PL 215, Tiedekatu 2, 2. krs 60101 Seinäjoki Vastuuhenkilö: Palvelun sisältö: Kaupalliset asiat: 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on xx.xx.xxxx xx.xx.xxxx. Sopimus päättyy ilman irtisanomista. Tilaaja varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhdellä (1) vuodella (optio), xxx saakka. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. 3. Sopimuksen sisältö ja palvelun kuvaus Hankinnan kohteena ovat Seinäjoen kaupungin lääkkeiden koneellisen, dosetteihin toteutettavan annosjakelun palvelut, liitteessä 1 esitetyn palvelukuvauksen mukaisesti. Tilaaja määrittelee aina asiakkaat, jotka kuuluvat tämän hankinnan piiriin. Tällä hetkellä asiakkaita on 335, mutta määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana. Mikäli annosjakelua tarvitsevien asiakkaiden määrä kasvaa sopimuskauden aikana, tulevat he kuulumaan tämän hankinnan piiriin. Tilaaja ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Annosjakelu on palvelu, jossa apteekki toimittaa asiakkaan säännöllisesti käyttämät lääkkeet jaettuna kerta-annoksiksi kertakäyttöisiin dosetteihin. Lääke-erä on asiakkaan kahden viikon lääkkeet. Lääke-erät toimitetaan tilaajan ilmoittamiin osoitteisiin. Palvelu on terveydenhuoltolaissa määriteltyä sairaanhoitopalvelua ja sitä hankitaan ikäihmisten avopalvelujen asiakkaille.. Tilaajalla on 8 toimipistettä, jakautuen alueittain seuraavasti: Kantakaupunki 4 toimitusosoitetta Nurmon alue 2 toimitusosoitetta
Peräseinäjoen alue Ylistaron alue 1 toimitusosoite 1 toimitusosoite Palveluun sisältyy potilaan kokonaislääkityksen kartoitus yhteistyössä hoitavan lääkärin kanssa sekä potilaalle säännöllisesti toimitettava, ajan tasalla pidettävä lääkityskortti. Asiakkaiden lääkehoitoa hallinnoidaan tällä hetkellä Efficajärjestelmällä. Tilaajalla on oikeus rajata yksittäisiä lääkkeitä/lääkeryhmiä tämän hankinnan ulkopuolelle. Tällaisia ovat esimerkiksi palvelun piiriin kuuluvien asiakkaiden jakelurytmiin soveltumattomat tai erikseen annosteltavat lääkkeet. Tällaisten lääkkeiden tulee sisältyä toimituksiin kuljetusmaksun hinnalla, ilman erillistä toimitusmaksua. Asiakkaat voivat halutessaan hankkia em. lääkkeet tai tuotteet (esim. rasvat, silmätipat, pistoslääkkeet) myös muusta apteekista. Hankinnassa valitaan edullisuusjärjestyksessä seuraaville alueille yksi (1) palveluntuottaja kullekin: 1. Kanta-Seinäjoki 2. Nurmo 3. Peräseinäjoki 4. Ylistaro Valittujen palveluntuottajien tulee tuottaa tarjouspyyntöasiakirjoissa määritelty palvelu valitulla alueella kaikille tilaajan osoittamille asiakkaille, joille kotihoito on myöntänyt lääkkeiden annosjakelupalvelun. Tilaaja tekee tilaukset kullekin alueelle halvimman tarjouksen antaneelta palveluntuottajalta. Toimitusvarmuuden tulee olla 100%. 6. Palvelun hinta Hinnoitteluliitteelle 2 on ilmoitettu hinta kahden (2) viikon lääkeerätoimitukselle yhtä asiakasta kohden (=annosjakelumaksu). Lisäksi on annettu hinta toimitukselle per toimitusosoite. Hinnat on esitetty ilman arvonlisäveroa ja hintaan on sisällytetty kaikki palveluntuottamiseen liittyvät kustannukset. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta periä tilaajalta eikä asiakkaalta muita maksuja tai laskutuslisiä. Hinnat ovat kiinteät sopimuskauden loppuun, xx.xx.xxxx saakka. Mahdolliselle optiokaudelle hintoja voidaan tarkistaa tilaajan tai palveluntuottajan kirjallisella aloitteella, joka on esitettävä toiselle osapuolelle vähintään 12 viikkoa ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hintoja voidaan tarkistaa yleistä kustannuskehitystä vastaavasti ja esittäjän on esitettävä toiselle osapuolelle selvitys hinnanmuutoksen syistä. Hinnanmuutosesitys perusteineen on toimitettava kirjallisena toiselle osapuolelle. Tilaajalle ehdotettu hinnanmuutosesitys toimitetaan kirjallisena materiaalihallintoon, eikä muualle toimitettuja esityksiä hyväksytä. Vetoaminen yleiseen kustannustason nousuun ei ole hyväksyttävä peruste hintojen korottamiselle. 2
7. Vakuutukset Palveluntuottajalla on toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset, kuten potilasvahinko- ja vastuuvakuutus.näistä on pyydettäessä annettava selvitys. Palveluntuottaja vastaa kaikista toimintansa palvelujen saajille aiheuttamista vahingoista. Vakuutusten on oltava riittäviä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. 8. Alihankinnat Palveluntuottaja ei käytä alihankkijoita tämän sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen. TAI Sopimuksen tekohetkellä palveluntuottaja ei käytä alihankkijoita. Mikäli tilanne muuttuu sopimuskauden aikana niin, että alihankkijoita aiotaan käyttää palvelun tuottamisessa, on alihankkijoista annettava etukäteen selvitys tilaajalle. Palveluntuottajan on ilmoitettava alihankkijat ja miltä osin heitä käytetään palvelujen tuottamisessa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Alihankkijoiden tulee täyttää tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusvaatimukset, näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset tilaajalle. TAI Palveluntuottaja käyttää seuraavia alihankkijoita: Firma ja mihin toimintaan Palveluntuottaja vastaa käytettävien alihankkijoiden työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Alihankkijoiden tulee täyttää tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusvaatimukset, näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset tilaajalle. Alihankkijoiden käytössä tapahtuviin muutoksiin on saatava tilaajan suostumus. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä. Alihankinnan ketjuttaminen ei ole sallittua. Palveluntuottaja ei saa siirtää tilaajalle esitettäviä laskuja kolmannelle osapuolelle. Palveluntuottajan on tilaajan vaatimuksesta velvollisuus vaihtaa alihankkija, jos siihen kohdistuu hankintalain 1397/2016 80 tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain 81 :ssä tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen. 3
Jos alihankkijan vaihtaminen ei ole mahdollista, on tilaajalla oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi. 9. Tilat, välineet, palveluvarusteet Palveluntuottaja vastaa kaikista palvelun tuottamiseen tarvittavista tiloista, välineistä ja muista palveluvarusteista. 10. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla, kuukausittain jälkikäteen. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän kuluttua laskettuna laskun saapumispäivästä. Jos palveluntuottaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumispäivästä. Laskutusosoite: Seinäjoen kaupunki XXXkeskus PL 2XX, 60101 SEINÄJOKI. Laskuun viite: tämän sopimuksen numero ja tarvittava teksti Verkkolaskutuksen ohjeet: http://www.seinajoki.fi/verkkolasku/ Viivästyskorko on korkolain mukainen. 11. Seuranta ja raportointi Palveluntuottaja raportoi ilman eri kustannusta oman vastuualueensa osalta yhteenvetotiedot puolivuosittain. Tiedoissa tulee olla esitettynä asiakkaiden lukumäärä toimipisteittäin, toimituskerrat ja annosjakelusta ja kuljetuksesta laskutetut summat. Raportti lähetetään nimetylle yhteyshenkilölle. Palveluntuottaja toimittaa vuosittain XX.XX mennessä tilaajalle ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa www.tilaajavastuu.fi - palvelusta. Toimittaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. 12. Rekisterinpito, asiakirjat, salassapito Tilaaja toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta tilaajan lukuun. Tilaaja vastaa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilörekisterin käsittelytoimista annettavan selosteen laatimisesta sekä rekisteröityjen informoinnista. Valitulla palveluntuottajalla on mahdollisuus e-reseptin käyttöön. 4
Yksityisen palveluntuottajan tulee liittyä valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi erikseen ohjeistetun aikataulun mukaisesti. Kanta-arkisto toimii asiakastietojen pitkäaikaisarkistona. Asiakirjoihin, niiden käsittelyyn, säilytykseen ja luovutukseen sovelletaan lakia potilaan asemasta ja oikeuksista, lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta, tietosuojalakia, lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, lakia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista, muita henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä sekä tilaajan antamia ohjeita. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että palveluja annettaessa ja asiakastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. Kumpikin osapuoli sitoutuu pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet toista osapuolta koskevat liike- ja ammattisalaisuudet. Salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös tämän sopimuksen päätyttyä. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. Palveluntuottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty. Palveluntuottaja noudattaa henkilötietojen käsittelijänä laadittavan sopimuksen liitteeksi tulevaa kuvausta sekä ehtoja henkilötietojen käsittelystä, liitteet X ja X. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan Seinäjoen kaupungin tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa: http://www.seinajoki.fi/tyojayrittaminen/hankinnat/linkit.html Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan. 5
14. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä sopimusasiakirjoissa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, katsotaan se virheelliseksi. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla. Palveluntuottaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan poistamaan palvelussa ilmenevät virheet. Palvelua koskeva muistutus Nopeaa reagointia vaativat, esim. lääkepuutoksia tai virheitä koskevat muistutukset tehdään puhelimitse tai sähköpostilla palveluntuottajalle. Näihin muistutuksiin on palveluntuottajan reagoitava yhden (1) arkipäivän kuluessa. Reklamaatio Tilaajan tekemään kirjalliseen huomautukseen on palveluntuottajan annettava kirjallinen vastine. Mikäli palveluntuottaja ei korjaa toimintaansa tilaajan asettamassa määräajassa, on tilaajalla oikeus sopimussakkoon jokaiselta alkavalta viikolta, jolloin toimintaa ei ole korjattu, osoittamatta, että tästä on syntynyt vahinkoa. Sopimussakko on suuruudeltaan 50% kulloisellakin hetkellä palvelun piirissä olevien asiakkaiden annosjakelun yhteishinnasta. Mikäli palveluntuottaja ei tilaajan kahdesta (2) kirjallisesta huomautuksesta huolimatta korjaa laatutasoaan kahden (2) viikon aikana, johtaa tämä sopimusvelvoitteen rikkomiseen, jolloin tilaaja varaa oikeuden purkaa sopimuksen välittömästi. Palveluntuottaja on tällöin korvausvelvollinen kaikesta aiheuttamastaan haitasta tilaajalle. Kirjallisista huomautuksista veloitetaan seuraavasti: 1. Huomautus, maksuton 2. Huomautus tilaajalla on oikeus periä toisesta ja useammasta huomautuksesta haittakorvausta 2 000,00 / huomautus. Palveluntuottaja kerää tehdyt virheilmoitukset sekä reklamaatiot ja lähettää niistä kirjallisen koonnin kuukausittain sopimuksen yhteyshenkilölle tiedoksi. Palveluntuottaja on velvollinen osallistumaan tilaajan kanssa pidettäviin säännöllisiin kokouksiin sekä ongelmatilanteista johtuviin tapaamisiin tarpeen mukaan. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun tilaajien kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. 15. Kartelliehto Palveluntuottaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tämän sopimuksen tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) kyseistä palvelua koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. 6
Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetun ja maksetun palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 16. Muut ehdot Mikäli lainsäädäntö tai viranomaisohjeistus muuttuu sopimuskauden aikana osapuolet neuvottelevat tähän sopimukseen tarvittaessa tehtävistä muutoksista. 17. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Tilaajan irtisanomisaika on 3 kuukautta. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden 1. päivästä lukien. Irtisanomisaikana noudatetaan ehtoja, jotka olivat voimassa ennen irtisanomisajankohtaa. Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajaa rasittaa hankintalain 1397/2016 80 :ssä mainittu pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain 81 :ssä mainittu harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, vaikka edellä mainitut perusteet olisivat syntyneet vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen. 18. Sopimuksen siirtäminen Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan etukäteen antamaa kirjallista suostumusta siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Jos kaupungin tällä hetkellä tuottamien sosiaali- ja terveystoimen palveluiden tuottaminen siirtyy uudelle organisaatiolle sosiaali- ja terveystoimen palvelujen uudistuksen yhteydessä, siirtyy tämä sopimus sellaisenaan oikeuksineen ja vastuineen uudelle, toimintaa jatkavalle taholle. 19. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 7
20. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä- Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 21. Sovellettavat ehdot ja asiakirjat Sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa järjestyksessä: 1. Tämä sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö x.x.xxxx XXXX XXX/xxxxx 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE2014 Palvelut) 4. Tarjous x.x.xxxx Tarkentuu myöhemmin 22. Allekirjoitukset Tämä sopimus on laadittu kahtena samansisältöisenä kappaleena, yksi kummallekin sopijapuolelle. Seinäjoella.x.2019 paikka.xx.2019 SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO XXXXXX XXXXXXX xxxxxxxxxxxx hankintajohtaja xxxx xxxxxx, toimitusjohtaja Liitteet 8
Henkilötietojen käsittelyn ehdot Hankinta-asia: 18 xxx / xxxx xxx LIITE X 1. Yleistä 1.1. Tämä sopimusliite Henkilötietojen käsittelyn ehdot on osa sopimusta nro, jäljempänä sopimus, jonka tilaaja on tehnyt palveluntuottajan kanssa. 1.2. Tässä sopimusliitteessä määritellään tilaajaa ja palveluntuottajaa sitovasti ne henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti palveluntuottaja tilaajan toimeksiannosta käsittelee henkilötietoja tilaajan puolesta. Näissä ehdoissa kuvatuista palveluntuottajan toimenpiteistä ja velvollisuuksista ei suoriteta erillistä korvausta, ellei toisin ole näissä ehdoissa sovittu. 2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä 2.1. Käsiteltäessä henkilötietoja tilaaja on rekisterinpitäjä ja palveluntuottaja on henkilötietojen käsittelijä (jäljempänä myös käsittelijä ), ellei henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta muuta johdu. Tilaajan henkilötiedoilla tarkoitetaan näissä ehdoissa henkilötietoja, joista tilaaja vastaa rekisterinpitäjänä. 2.2. Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet ja oikeudet kuvataan Käsittelytoimien kuvauksessa tai muussa tilaajan ohjeistuksessa. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan sopimuksessa, käsittelytoimien kuvauksessa ja ohjeistuksessa olevia ehtoja ja kuvauksia. Tilaaja vastaa ohjeistuksen ylläpidosta ja saatavuudesta. 2.3. Jos kohdan 2.2 mukaista käsittelytoimien kuvausta ei ole tehty tai se on puutteellinen, tilaaja laatii tai täydentää käsittelytoimien kuvausta tarvittaessa yhteistyössä palveluntuottajan kanssa. 3. Palveluntuottajan yleiset velvollisuudet 3.1. Palveluntuottaja käsittelee henkilötietoja sopimuksen ja tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti. Ryhmittymän ollessa käsittelijänä tämän sopimusliitteen velvoitteet koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä, ja ryhmittymän käyttämiä alihankkijoita, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn. 3.2. Palveluntuottaja toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se varmistaa, että tilaajan henkilötietojen käsittely tapahtuu sopimuksen vaatimusten ja sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen lainmukainen käsittely sekä käsittelyjärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vikasietoisuus. 3.3. Palveluntuottaja ei käsittele eikä muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella käsittelemiään henkilötietoja muutoin kuin sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa ja laajuudessa. 3.4. Palveluntuottaja nimeää tietosuojavastaavan tai tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön tilaajan henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Palveluntuottaja ilmoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavan tai yhteyshenkilön yhteystiedot tilaajalle. 3.5. Palveluntuottaja saattaa tilaajan saataville tämän pyynnöstä kaikki tiedot, jotka tilaaja tarvitsee rekisterinpitäjälle ja palveluntuottajalle säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla tavalla tilaajan vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien, kuten vaikutustenarvioinnin, laatimiseen ja ylläpitämiseen sekä tietosuoja-asetuksen mukaisen ennakkokuulemisen suorittamiseen. Palveluntuottaja tekee nämä tehtävät sopimuksen mukaisilla hinnoilla, ellei toisin sovita. 3.6. Palveluntuottaja ilmoittaa tilaajalle viipymättä kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Palveluntuottaja ei itse vastaa näihin pyyntöihin. Palveluntuottaja avustaa tilaajaa, jotta tilaaja pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyttää palveluntuottajalta esimerkiksi avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa, käsittelyn ra- 9
joittamisen toteuttamisessa tai rekisteröidyn omien henkilötietojen siirtämisessä järjestelmästä toiseen. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottajalla on oikeus laskuttaa tilaajaa sopimuksessa sovituilla hinnoilla, jos avustaminen aiheuttaa lisäkuluja palveluntuottajalle. Palveluntuottaja on velvollinen ennakolta ilmoittamaan tilaajalle mahdollisesti aiheutuvista lisäkuluista. 3.7. Palveluntuottaja sallii tilaajan tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset sekä osallistuu niihin. Tarkastusmenettelyä koskevat tarkemmat ehdot ovat sopimuksessa. 4. Tilaajan ohjeet 4.1. Palveluntuottaja noudattaa tilaajan henkilötietojen käsittelyssä sopimuksessa ja näissä erityisehdoissa sovittuja ehtoja sekä tilaajan kirjallisia ohjeita. Tilaaja vastaa ohjeiden ylläpidosta ja saatavuudesta. Palveluntuottaja ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä tilaajalle, jos tilaajan antamat ohjeet ovat puutteellisia tai jos palveluntuottaja epäilee niitä lainvastaisiksi. 4.2. Tilaajalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää palveluntuottajalle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu sopimuksen mukaisiin palveluihin liittyviä muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan sopimuksen mukaisessa muutoshallintamenettelyssä. 5. Palveluhenkilöstö 5.1. Palveluntuottaja varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tilaajan henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sopimuksessa sovittuja salassapitoehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus. 5.2. Palveluntuottaja varmistaa, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy tilaajan henkilötietoihin, on tietoinen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelee niitä ainoastaan sopimuksen, näiden erityisehtojen ja tilaajan ohjeiden mukaisesti. 6. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja 6.1. Siltä osin kuin palveluntuottaja käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja, alihankintaan sovelletaan sopimuksen lisäksi tässä sopimusliitteessä kuvattuja ehtoja. 6.2. Jos palveluntuottajan alihankkija käsittelee tilaajan henkilötietoja, alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan ennakkoon kirjallisesti antamaa lupaa. 6.3. Palveluntuottaja tekee alihankkijan kanssa kirjallisen sopimuksen, jossa se sitouttaa käyttämänsä alihankkijat noudattamaan omalta osaltaan sopimuksessa palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita sekä tilaajan antamia kulloinkin voimassa olevia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Palveluntuottaja varmistaa, että sopimuksen mukainen tilaajan tarkastusoikeus voidaan ulottaa alihankkijaan. 6.4. Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelijälle asetettuja velvoitteita. Jos tilaaja perustellusti katsoo, että palveluntuottajan alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, tilaajalla on oikeus vaatia palveluntuottajaa vaihtamaan alihankkijaa. 6.5. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan alihankkijan vaihtamisesta on ilmoitettava tilaajalle etukäteen. Ilmoituksessa tulee kuvata, miten alihankkija käsittelee tilaajan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä vastustaa ehdotettua alihankkijaa. 7. Palvelun paikka 7.1. Ellei palvelun tuottamispaikasta ole toisin sovittu, palveluntuottajalla on oikeus käsitellä tilaajan henkilötietoja ainoastaan Euroopan talousalueella. Mitä sopimuksessa ja näissä erityisehdoissa sovitaan henkilötietojen käsittelystä, koskee myös pääsyn mahdollistamista tilaajan henkilötietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä. 7.2. Jos sopijapuolet sopivat, että palveluntuottajaa saa siirtää tilaajan henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan lainsäädännön mukaisesti. 10
8. Tietoturvaloukkaukset 8.1. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajalle kirjallisesti tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä kuitenkin viimeistään 36 tunnin kuluessa. Lisäksi palveluntuottaja sitoutuu ilmoittamaan tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä muista palvelun häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin. 8.2. Palveluntuottajan on annettava tilaajalle vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta: i. tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa; ii. tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja; iii. kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja iv. kuvaus toimenpiteistä, joita palveluntuottaja ehdottaa tai joita se on jo toteuttanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi. 8.3. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan palveluntuottaja ryhtyy viipymättä sopimuksessa sovittuihin toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoittamiseksi ja korjaamiseksi. 9. Henkilötietojen käsittelyn päättyminen 9.1. Sopimuksen voimassaoloaikana palveluntuottaja ei saa poistaa tilaajan lukuun käsittelemiään henkilötietoja ilman tilaajan nimenomaista pyyntöä. 9.2. Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa palveluntuottaja palauttaa tilaajalle kaikki tilaajan puolesta käsitellyt henkilötiedot sekä hävittää omilta taltioiltaan mahdolliset kopiot henkilötiedoista, ellei muuta ole sovittu. Tietoja ei saa poistaa, jos lainsäädännössä tai viranomaisen määräyksellä on edellytetty, että palveluntuottaja säilyttää henkilötiedot. Tarkentuu myöhemmin 11
TILAAJA TÄYTTÄÄ: Ohje: Jos Palveluntuottaja toimii sellaisten henkilötietojen käsittelijänä, joiden rekisterinpitäjä on Tilaaja, henkilötietojen käsittelyn ehtoihin on liitettävä tämä liite täytettynä. Tässä liitteessä yksilöidään ne Tilaajan henkilötiedot, joita Palveluntuottaja käsittelee Tilaajan lukuun. Täytä tarvittavat kohdat ja poista lopuksi tämä ohje. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMIEN KUVAUS LIITE X HANKINTA-ASIA: 18 xxx xxxxxxxx 1. Osapuolet Tilaaja: Palveluntuottaja: 2. Dokumentin tarkoitus Tilaaja on tehnyt palveluntuottajan kanssa sopimuksen, joka koskee sellaista palvelua, jossa palveluntuottaja toimii tilaajan ylläpitämään henkilörekisteriin kuuluvien henkilötietojen käsittelijänä. Tässä dokumentissa kuvataan käsittelytoimet, joita palveluntuottaja henkilötietojen käsittelijänä tekee tilaajan puolesta, henkilötietojen tyypit sekä käsiteltävät henkilötiedot. Tämä dokumentti liitetään sopimuksen nro liitteeksi nro. Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava palveluntuottajan ja tilaajan välistä sopimusta sekä tilaajan ohjeita. 3. Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät Osapuolet ovat sopineet, että palveluntuottaja käsittelee tilaajan puolesta sopimuksessa sovitun palvelun tuottamiseksi seuraavia asiakkaan henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja. Kirjoita tähän, mitä rekisteröityjen ryhmiä palveluntuottaja käsittelee, Täydennä tähän, mitä henkilötietoja palveluntuottaja käsittelee. 4. Käsittelyn luonne ja tarkoitus Osapuolet ovat sopineet, että palveluntuottaja Kirjoita tähän, miksi ja miten palveluntuottaja käsittelee kyseisiä henkilötietoja. 5. Henkilötietojen käsittelyn kesto Palveluntuottaja käsittelee tässä liitteessä yksilöityjä henkilötietoja seuraavan ajan: xx.xx.xxxx xx.xx.xxxx, mikäli optiokausi käytetään, henkilötietojen käsittelyaika päättyy xx.xx.xxxx. 12